Dajemo li pravu informaciju?
– Arhivi i korisnici kroz prizmu Zakona o pravu na pristup informacijama –
Zagrebačko arhivističko društvo na svoj je 1. ZAD – dan 27. studenoga 2004. godine organiziralo stručni skup na temu: Dajemo li pravu informaciju? i podtemu: Arhivi i korisnici kroz prizmu Zakona o pravu na pristup informacijama. Skup se održao u prostorijama nove čitaonice Državnog arhiva u Zagrebu. Osim članova Zagrebačkog arhivističkog društva, skupu su prisustvovali i arhivisti, informacijski specijalisti, bibliotekari, muzealci i gosti iz Maribora, Tuzle, Trsta i Zagreba.
Vrijeme: 27. studenoga 2004. godine
Mjesto: Državni arhiv u Zagrebu, Opatička 29, Zagreb
Organizacijski odbor: Branka Molnar, Mate Rupić
Tehnička podrška: Tomislav Ćepulić
Pokrovitelji: Filmoteka Osijek, Stomatološka poliklinika Apolonija
PROGRAM:
13,30 – 14,00 – REGISTRACIJA SUDIONIKA –
14,00 – 15,30:
- Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire
(prof. dr. Peter Pavel Klasinc, arhivski savjetnik, Predstojnik Međunarodnog instituta arhivskih znanosti Sveučilišta u Mariboru (MIAZ/UM))Nakon što je utvrđeno da informacije koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti možemo podijeliti na informacije koje stvaraju i za koje su odgovorni arhivisti i na informacije koje se nalaze u arhivskom gradivu i na koje arhivisti nemaju, ili barem ne bi smjeli imati utjecaja, naglašeno je da je odgovornost svakog arhivista, a naročito onoga koji je u stalnom dodiru s javnošću, s korisnicima (u najširem smislu riječi) i s arhivskim kolegama (što je, ili bi morala biti odgovorna zadaća) da posreduje kvalitetne i provjerene informacije.Mišljenje je dra. Klasinca da se prijenos informacija među arhivima i šire odvija u mnogo većem opsegu nego što smo mi u arhivima toga svjesni, te da je u današnjem otvorenom društvu potrebno mijenjati još uvijek učestala mišljenja da su arhivi kulturne ustanove u kojima se uvijek nešto skriva.Namjena prijenosa informacija među arhivima, arhivskim službama i šire je da najširim krugovima osigura široku dostupnost podataka o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva. Arhivi moraju biti spremni osigurati informacije za nova i praktična istraživanja koja provode korisnici, naročito iz područja heraldike, sfragistike, veksilologije, te za rodoslovna istraživanja, koja su postala modni trend. Osim toga, treba uspostaviti protok i dotok informacija do nearhivskih ustanova, raznih kolekcionara ili različitih udruga koje raspolažu podacima o gradivu koje sami stvaraju ili prikupljaju i to zato što u zadovoljavajućoj mjeri skoro nikad ne dođu do profesionalnih arhiva. Budući razvoj prijenosa informacija među arhivima i šire teći će putem što boljeg korištenja mogućnosti koje nude nove informacijske tehnologije.
- Razmišljanje o suvremenoj informatici u arhivima – Između Scile i Haribde informacijskih potreba i suvremenog zakonodavstva s arhivističko-informacijskog područja
(dr. M. Novak, Pokrajinski arhiv Maribor)Dr. Novak smatra da upravljanje informacijama u suvremenom društvu predstavlja jedno od ishodišta njegove opstojnosti. Arhivi su kao čuvari zapisanih oblika informacija važan čimbenik tog procesa i istovremeno također karika u lancu mnoštva prijenosa podataka u vremenu i prostoru. Govoreći o suvremenom slovenskom zakonodavstvu, dr. Novak je naglasio da ono omogućuje neposredno korištenje mnogih podataka koji mogu poslužiti kao informacije građanima pri ostvarivanju njihovih demokratskih prava. Zato postoji zakon koji zajedno s podzakonskim aktima uređuje dostupnost informacija javnog značaja, a istovremeno postoji i zakon koji štiti osobne podatke. Problem se pojavljuje ako su oni neodgovarajuće interpretirani. S druge strane, Zakon o elektroničkom poslovanju određuje da su imatelji zbirki podataka, znači i arhivi, odgovorni za zlouporabe podataka koje krajnji korisnici ozrokuju zbog neodgovarajućeg plasiranja podataka iz arhivskih fondova i zbirki. Takva neusklađena strateška usmjerenja iniciraju pojave različitih afera, kao što je nedavno bila npr. “udbanet”. Još veći problem očekuje se s novim slovenskim arhivskim zakonodavstvom koje predviđa neka nestandardna rješenja na području osiguranja i čuvanja arhivskog gradiva.
- Projekt Sustav znanstvenih informacija RH (SZI)
(dr. Jelka Petrak, Medicinski fakultet u Zagrebu, predsjednica Savjeta sustava znanstvenih informacija)Sustav znanstvenih informacija RH je program koji je 1994. godine pokrenulo Ministarstvo znanosti i tehnologije. Program SZI obuhvaća niz djelatnosti i projekata koji za zajednički cilj imaju stvoriti sustav u kojem će bilo koji član akademske i istraživačke zajednice moći doći do znanstvenih informacija. Jezgru tog sustava čine znanstvene i fakultetske knjižnice koje obrađuju i daju na upotrebu informacije potrebne za rad znanstvenika. Sustav organizira knjižnice u podsustave prema području znanosti. Cilj programa je uspostaviti informacijski sustav koji bi pružao sve potrebne informacije znanstvenicima i pretvoriti knjižnice u informacijska središta koja bi obrađivala podatke te pružala usluge pristupa i traženja informacija za znanstveni i akademski rad.
- Korisnik: mjera dileme “perfekcionizam vs. realitet “
(mr. sc. Žaneta Baršić-Schneider, Načelnica Odjela službene dokumentacije Republike Hrvatske, Hrvatska informacijsko-dokumentacijska referalna agencija (HIDRA))
U izlaganju su predstavljene moguće vrste korisnika, komunikaciju u procesu rješavanja korisničkog zahtjeva, etiku rada informacijskog specijalista, te problematika pitanja organizacije znanja u realnim uvjetima našeg društva. Naglašeno je da se pasivnim načinom zakonski regulira mjera dostupnosti informacija u posjedu tijela vlasti ukoliko ih građanin saminicijativno traži, na primjer Zakonom o pravu na pristup informacijama, dok aktivnim načinom država ili bilo koji drugi oblik administrativnog udruživanja, koji može biti i na lokalnoj, područnoj ili međunarodnoj razini, daje svoje dokumente na uvid javnosti u depozitarnim knjižnicama i putem weba (e-government). Također je naglašen značaj empatijske komunikacije i ljubaznosti i opisan položaj “službenika za informiranje” prema Zakonu o pravu na pristup informacijama.
PAUZA
15,45 – 16,45:
- Prijenos informacija izmedju arhiva i pismohrana: komunikacija ili monolog “velikog brata”?
(Ž. Heđbeli, Zagrebačko arhivističko društvo)U izlaganju je analiziran pravni okvir odnosa arhiva i pismohrana. Istaknuto je da na rad pismohrana utječe njihov nizak položaj na hijerarhijskoj ljestvici unutar organizacije kao i nerijetka negativna selekcija službenika. Osim što rad vanjske službe arhiva (obavljanje nadzora) nije standardiziran i reguliran posebnim propisom, postojeći propisi su terminološki i konceptualno neusklađeni, što dovodi do različitih tumačenja i usporava rad pismohrana i arhiva. Također, nije donesen Opći popis gradiva s rokovima čuvanja. Primijetila je da na web stranicama arhiva nema sadržaja propisanog Zakonom o pravu na pristup informacijama: kataloga informacija, odluka i mjera, informacija o radu, uključujući podatke o aktivnostima, organizaciji, troškovima rada i izvorima financiranja, informacija o natječaju i natječajnoj dokumentaciji za javne nabave, itd. Smatra da arhivi još nisu svjesni činjenice kako se građani za gradivo nastalo nakon 1945. vrlo često obraćaju izravno pismohranama i kako se čini da arhivi i pismohrane za sad nisu spremni na partnerski odnos. Arhivi su u tom (ne)odnosu u poziciji moći budući da obavljaju nadzor nad pismohranama. Ono što treba spojiti arhive i pismohrane je temeljni, zajednički cilj – davanje brze i točne informacije.
- Evidencije Odsjeka za nadzor nad pismohranama i Zakon o pravu na pristup informacijama
(S. Babić, Hrvatski državni arhiv)U izlaganju je istaknuto da Zakon o pravu na pristup informacijama ne razlučuje jasno odredbe koje se tiču prava na informacije koje nastaju radom ustanove u obavljanju nadležnosti koje su joj pripisane, od onih informacija koje se tiču samog funkcioniranja ustanove kao proračunskoga tijela (pr. informacije o troškovima rada, javnoj nabavi, …) te da je način provedbe ovih prava, kako ih je definirao Zakon, više nego upitan. Ukoliko ovaj Zakon stavimo u suodnos Zakona o zaštiti tajnosti podataka, Zakona o zaštiti osobnih podataka, Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (koji, primjerice, kaže da je gradivo koje bi ugrozilo nacionalnu sigurnost, obranu, međunarodne odnose, održavanje reda i mira te gospodarski interes Hrvatske, dostupno tek nakon 50 godina), očito je da se postavlja pitanje mjerodavnoga tumačenja odredbi. Osim toga, u primjeni čl. 8. Zakona, koji se odnosi na slučajeve uskrate informacije “ako postoji osnova sumnje”, mogućnost subjektivna tumačenja izrazito je velika, te time kao stvorena za manipulaciju, tim više što je nejasno kako bi se velik dio negativnih posljedica davanja informacije, koje su opisane u čl. 8. mogle uopće predvidjeti, kad ovlaštenik nije dužan navesti razloge traženja informacije. Popis tijela javne vlasti objavljen u NN 146/04, sukladno čl. 3. st. 2. Zakona o pravu na pristup informacijama nepotpun je i nesustavan. Iako je ovaj Zakon, sastavljen na sadašnji način, prilično nepotreban, ne može se zanijekati da sadrži odredbe koje bi arhivistima dugoročno mogle biti korisne.
- Pismohrana Gradskog ureda za opću upravu nakon Zakona o pravu na pristup informacijama
(Josip Špacir, voditelj Odsjeka za poslove pismohrane u Gradskom uredu za opću upravu Grada Zagreb)U izlaganju je opisano kako se u praksi primjenjuje Zakon o pravu na pristup informacijama u radu pismohrane u Gradskom uredu za opću upravu Grada Zagreba. Osim što su djelatnici Pismohrane, kao i svi drugi javni službenici u ophođenju s javnošću dužni pridržavati se načela zakonitosti, nediskriminacije i ravnopravnosti, učinkovitosti, ekonomičnosti, primjerenosti, dosljednosti, objektivnosti, nepristranosti i dostupnosti informacija, gradske službe su ustrojene i organizirane na način da javnost najbrže dođe do tražene informacije. Osim što se pri telefonskoj centrali nalazi služba za informiranje koja stranku upućuje u nadležnu službu, postoji i posebna Služba za odnose s javnošću i protokol u Stručnoj službi Gradonačelnika i Gradskog poglavarstva.
Služba za odnose s javnošću i protokol uspostavlja komunikaciju s javnošću, organizira konferencije za novinare, davanje intervjua i izvješća, dostavlja informacije elektronskim i drugim medijima. Posebna se pažnja posvećuje razvijanju i unapređivanju komunikacije s građanima te su postavljeni informacijski stupovi u Gradu, organizirane dežurne službe, telefonske linije, knjige žalbi, sandučići za prijedloge i predstavke građana, a uspostavom web stranice Grada Zagreba ubrzano je elektonsko komuniciranje gradskih službenika s javnošću. Da bi se pravo na pristup informacijama što brže i učinkovitije ostvarilo na svim lokacijama postoje prijemne kancelarije u kojima je omogućen neposredan prijem stranaka, gdje je moguće stranku saslušati, pružiti pomoć u ispunjavanju zahtjeva, odnosno uputiti stranku ako je za traženu informaciju nadležna druga služba.
PAUZA
17,00 – 18,00:
- Il mutismo dei documenti (Nemost dokumentov)
(Dr. Valentina Petaroš, nezavisna istraživačica za Associazione Dalmata di Storia Patria u Pokrajinskom arhivu Koper)U izlaganju je naglašeno koliko je povjesničaru istraživaču važno da su dokumenti koje proučava pravilno klasificirani i sređeni jer tako može prepoznati “genealogiju dokumenata” i utvrditi tijek povijesnog zbivanja koje istražuje. Putem precizne identifikacije rukopisa, filologija može pružiti veliku pomoć u pravilnoj dataciji dokumenata i čitanju njegova sadržaja.
- Rodoslovac – amater na vratima arhiva
(Mladen Paver, voditelj radionice “K svojim korijenima” na Pučkom otvorenom učilistu u Zagrebu)U izlaganju je opisan način rada rodoslovnih istraživača – amatera. Naglašeno je da arhivi unapređuju svoje kontakte s istraživačima genealogija, upućujući korisnike na raspoloživu građu, prvenstveno matične knjige. Pokazale su se vrlo korisnim kratke tiskane instrukcije u obliku letaka. Mikrofilmiranje i digitalizacija matičnih knjiga, izrada aplikacija za unos, pretraživanje i ispis podataka o osobama, stavljanje popisa matičnih knjiga na internet, samo su neki od načina na koji arhivi mogu pomoći rodoslovcima u njihovim istraživanjima.
Okrugli stol: Dostupnost informacija
(moderatori: Tibor Toth, Štefanija Kasabašić, Branka Molnar)
Zaključci Okruglog stola
(sastavio: mr. sc. Tibor Toth)
- Konačno je i u Hrvatskoj donesen “Zakon o pravu na pristup informacijama” (NN 172/03). Postojanje takvog zakona je pozivitna stvar, bez obzira na njegove brojne manjkavosti i slabosti, koje treba ispraviti. Također, zakonodavac treba uvidjeti kako provedba Zakona iziskuje finacijska sredstva, koja treba predvidjeti u proračunu;
- Kod građana treba razvijati svijest o postojanju Zakona. Pravo na pristup informacijama je elementarno ljudsko pravo, no građane treba educirati o njihovom pravu slobodnog služenja ovim Zakonom;
- O Zakonu se mnogo govori, posebno uoči Dana ljudskih prava. Za punu primjenu Zakona potrebno je educirati upravu u smislu da se kod njegove primjene ne radi o dobroj volji državne i ostale administracije da to pravo “eto, omogućuje” nego je omogućavanje prava na pristup informacijama Zakonom određena dužnost uprave;
- Da sve pravne osobe, i njihovi čelnici, kojima je zadaća osigurati preduvjete za punu primjenu Zakona, sasvim jasno i nedvojbeno shvate kako im je dužnost “živjeti taj zakon” u svakodnevnom poslu;
- Arhivisti su počeli shvaćati da Zakon postoji te da i oni sami, odnosno arhivi kao ustanove, imaju obveze spram ispunjavanja slova i duha Zakona;
- Korisnici arhivskog i bibliotečnog gradiva pohranjenog u arhivima imaju pravo na pristup pohranjenim informacijama, to bez posebnog obrazloženja, osim kada se to pravo ne može ostvariti zbog Zakonom točno određenih izuzetaka (vremenski embargo, zaštita privatnosti i sl.);
- Ne treba postavljati pitanje “dajemo li pravu informaciju?”, već se arhivi/arhivisti trebaju upitati “dajemo li informacije s kojima raspolažemo, na način kako to korisnicima najbolje odgovara?”, i to:
a. Odgovara li radno vrijeme arhiva korisnicima? (korisnici gradiva pohranjenog u arhivima se gradivom ne mogu koristiti u poslijepodnevnim satima, subotom i nedjeljnom odnosno online),
b. Koriste li arhivi suvremenu informacijsku tehnologiju kako bi korisnicima osigurali, kao minimum, detaljan uvid u obavijesna pomagala i kataloge bogatog kulturnog blaga koje čuvaju, 7 dana u tjednu 24 sata (online posredstvom mreže), kada već zbog nedostatka financijskih sredstava nije moguće digitalizirati i same dokumente (ali je i to potrebno hrabro započeti)?,
c. Imaju li arhivi dovoljno sredstava i stručnih kadrova da korisnicima uistinu osiguraju pristup svojim dokumentima i informacijama?,
d. Jesu li arhivi počeli koristiti suvremeni marketing i upoznali građanstvo (svoje potencijalne korisnike) s kakvim dokumentima i informacijama raspolažu? - Arhivisti trebaju, unutar svojih strukovnih udruga, formulirati sve svoje primjedbe na Zakon i dostaviti ih odgovarajućim službama, kako bi se na temelju tih primjedbi Zakon poboljšao i provela njegova novelacija;
- Arhivisti trebaju početi tretirati djelatnike u pismohranama, u praksi, a ne samo u teorijskim raspravama, kao kolege i sudionike u istom, zajedničkom procesu arhivističkog rada, budući da djelatnici u pismohranama najbolje poznaju svoje gradivo i najbolje ga mogu stručno obraditi još tijekom njegova nastajanja.
- Budući da je Zagrebačko arhivističko društvo (ZAD) bilo organizator ovog skupa, očito je da je ZAD prepoznao važnost ovog zakona za arhivističku struku.