Arhivi v digitalni dobi – stanje držav članic EU in arhivov Evropske komisije

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Izvleček:
Prispevek predstavlja pregled najpomembnejših razvojnih dogajanj na področju arhivske službe v okviru članic EU. Prikazuje skupne aktivnosti in projekte, predloge za vključitev arhivskih in drugih kulturnih ustanov na delovno področje Direktive o ponovni uporabi informacij javnega sektorja, vključno z obveznostmi ki jih določa Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ). Prikazuje tudi statistično analizo uporabe v čitalnicah in v okviru spletnega dostopa članic EU, vlogo nacionalnih arhivov v okviru državne uprave in razvoja e-uprav. Zajema tudi predlog nove uredbe o varstvu osebnih podatkov ter novosti, ki naj bi zajele tudi arhive. V zadnjem delu opisuje predlog Uredbe Sveta o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah.

Ključne besede:
arhivi članic EU, dostop do gradiva, čitalnice, spletni dostop do gradiva, ponovna uporaba informacij javnega sektorja, varstvo osebnih podatkov, gradivo institucij EU

Abstract:
Archives in a digital age – conditions in EU member states and at the archives of the European Commission

The paper reviews the most important developments in the field of archival service in EU member states. It describes joint activities and projects as well as proposals for inclusion of archival and other cultural institutions in the framework of the Directive on Re-Use of Public Sector Information by means of the obligations stipulated by the Slovenian Act on Access to Information of Public Character. Also presented are the results of a statistical analysis of access to documents in archival reading rooms and on-line in EU member states. The important role that national archives play in state administration and e-administration development is explained as well. The paper furthermore presents the proposal of the new General Data Protection Regulation that is intended to also cover the sphere of archives. Finally, the paper describes the Council Regulation amending Regulation (EGS, Euratom) no. 354/83 regarding the depositing of historical archives of institutions at the European University Institute in Florence.

Key-words:
archives of EU member states, access to documents, reading rooms, on-line access, re-use of public sector information, personal data protection, records of EU institutions

Evropska arhivska skupina (EAG) pripravi vsakih nekaj let za Evropski svet poročilo o stanju v arhivih ter ugotovitve delovnih skupin. Prvo je bilo objavljeno v letu 2005 (Report on Archives in the Enlarged EU), zatem 2008 (Progress Report to the Council, on priority actions to increase cooperation in the field of archives in Europe)1,  zadnje pa v letu 2012. Poročilo z naslovom “Arhivi v Evropi: Izzivi digitalne dobe” je sprejel EAG na svojem sestanku v Koebenhavnu (30. 5. 2012), Evropska komisija ga je obravnavala 21. 9. 2012.2.

Poročilo zajema naslednje vidike arhivov v digitalni dobi:
– trenutna vloga arhivov oz. spreminjajoča se vloga arhivov (vloga v e-upravi in e-hramba),
– ponovna uporaba informacij javnega sektorja (t.i. ‘direktiva re-use’),
– dostop na spletu v primerjavi s fizičnim dostopom v arhivih,
– sodelovanje z Europeano in ponudba evropske kulturne dediščine na spletu,
– nekatera vprašanja financiranja.
Oblike sodelovanja arhivov v Evropi in dosedanji skupni projekti – tu je potrebno omeniti:
– DLM Forum (http://www.dlmforum.eu/)
– APEnet (http://www.apenet.eu/) Archives Portal Europe, skupni portal predstavitve arhivskih fondov in zbirk,
– APEx, Archives Portal Europe (http://www.apex-projekt.eu/), v letu 2012 nadaljevanje končanega projekta APEnet, v njem sodeluje 28 partneric projekta, kjer prevladujejo nacionalni arhivi EU,
– materialno varstvo in preventiva pred nesrečami.

Digitalna doba spreminja razmerja med arhivi in ustvarjalci gradiva, kot tudi med arhivi in uporabniki – vse to vpliva na vlogo arhivov in arhivistov, ki naj bi jo v družbi izpolnili. Razmere v državah članicah so različne zaradi vplivov različnih arhivskih tradicij in različnega zakonodajnega okolja. Vendar pa je kljub temu mogoče najti določene skupne značilnosti. Primarna vloga večine nacionalnih arhivov v EU je še vedno prevzem gradiva javnega sektorja, ko doseže določeno dobo, zagotavljati informacije državljanom kot tudi ustanovam, ki so ustvarile gradivo in ga dale v hrambo. Večina arhivov je tudi odgovorna za valorizacijo prejetega gradiva oz. ima ključno vlogo pri odločanju katero gradivo hraniti. Skoraj vsi nacionalni arhivi izdajajo standarde in predpise za upravljanje gradiva javnega sektorja – vključno z e-arhivi (niso pa ti standardi vedno obvezujoči). Največkrat pa so nacionalni arhivi vključeni v proces odločanja upravljanja gradiva, v informacijski management ter v politiko e-vlade. Vidne pa so razlike v Evropi pri upravljanju digitalnih skladišč – ob tem pa ne bi smeli podcenjevati tako pomembnosti, kot tudi kompleksnosti pravilnega vzdrževanja in upravljanja digitalnih skladišč. Trenutno upravlja svoje digitalno skladišče približno polovica arhivov držav članic – ob tem pa tudi zagotavlja storitve prenosa (prevzema), valorizacije in hrambe e-gradiva. Dve tretjini članic pa imata tudi druge vloge, vključno z nadzorno vlogo, zagotavljanjem dostopa in valorizacijo.

  1. Poročilo Komisije Svetu, Povzetek skupina Evropskih arhivistov: Arhivi v Evropi: Izzivi digitalne dobe, Drugo poročilo Svetu o napredku, Bruselj, vsebuje naslednje sklepe (str. 6):
    (1)    nacionalni arhivi bodo sodelovali pri oblikovanju skupne digitalne agende za arhive, ki evropske cilje povezuje z nacionalnimi ambicijami in prizadevanji. Preučili bodo, kako lahko pripomorejo k ustanovitvi trajnostne fundacije Arhivskega portala Evrope po letu 2015. EAG si bo prizadevala spodbujati skupno arhivsko politiko v rastočem evropskem informacijskem prostoru in bo preučila, kako vključiti temeljne vrednote arhiviranja v razvoj novih digitalnih rešitev. Posebna pozornost bo namenjena interoperabilnosti, dolgoročni dostopnosti podatkov, trajnim identifikatorjem, odprtim podatkom in ocenjevanju;
  2. nacionalni arhivi bodo sodelovali, da bi do leta 2015 na spletu objavili:
    –    glavne vire, ki državljanom pomagajo bolje razumeti odnose med državami in administracijami v zgodovini in pri graditvi Evrope ter raznolikost nacionalnih kultur, tradicij in identitet,
    –    pomembnejše arhivske eksponate vsake države članice,
    –    zbirke, ki se nanašajo na pomembnejše zgodovinske dogodke in obletnice;
  3. nacionalni arhivi bodo tesneje sodelovali z drugimi organi, da bo zagotovljeno ustrezno ravnovesje med arhivskimi interesi, kot sta ohranjanje gradiva in dostop do njega, ter drugimi interesi, kot je varstvo podatkov. Na primer, zavezujejo se, da bodo sestavili osnutek kodeksa ravnanja za arhive v okviru predloga uredbe EU o varstvu podatkov; o tem bodo razpravljali z drugimi stranmi, ki jih to zadeva.

Stroški in financiranje
Ker je digitalizacija kulturne dediščine zelo draga, poudarja The New Renaissance, Report of the ‘Comité des sages’,3  da je potrebno izpostaviti problematiko financiranja digitalizacije in digitalno dostopnost ne samo na nacionalnih agendah, pač pa tudi v okviru evropskih oblikovalcev politik. Pri natančnejši oceni stroškov za objavo arhivov na spletu je treba upoštevati:
–    tehnično produkcijo digitalnih reprodukcij,
–    strokovno pripravo spletnih predstavitev,
–    hrambo in ohranjanje slikovnih datotek.

Nekaterim arhivskim ustanovam je uspelo te stroške omejiti na primerno raven – za to bodo razviti tudi skupna priporočila in strategije. Vendar pa bo kljub temu potrebno povečanje obstoječih proračunov tudi zaradi virov, potrebnih za ohranjanje originalnih in verodostojnih gradiv. Ker je financiranje digitalizacije tako pomembno za spletno predstavitev evropske kulturne dediščine – je pomembno razviti skupno evropsko agendo financiranja poleg evropskega programa digitalizacije. Ob tem bodo pomembna ne samo vprašanja finančnih modelov za digitalizacijo kulturne dediščine, ampak tudi kakšni sta vloga posrednega ali neposrednega javnega financiranja (donacije, loterije, davčne ugodnosti, programi zaposlitve) ter vloga posrednega ali neposrednega zasebnega financiranja (sponzoriranje, investicije, donacije, volontersko delo). Ključno je tudi vprašanje, ali je pomemben način financiranja za kako posebno vrsto uporabe – npr. za običajno uporabo, za ponovno uporabo za raziskovalne in znanstvenoprojektne namene, za komercialno ponovno uporabo. Dokument ‘The New Renaissance’ vsekakor poudarja, da mora biti informacija digitalizirana z javnimi sredstvi čim bolj široko in prosto dostopna za uporabo ali ponovno uporabo. Prav tako je treba obravnavati problematiko zaračunavanja za dostop do arhivske informacije v primerjavi z prostim dostopom (o tem posebna delovna skupina EAG).

Arhivom se priporoča naslednje (Poročilo Komisije Svetu EU: Arhivi v digitalni dobi, Izzivi digitalne dobe, Drugo poročilo Svetu o napredku, Sklepi (str. 6–7)):

  1. nacionalni arhivi morajo biti partnerji državnih uprav pri določanju standardov za upravljanje elektronskih zapisov. Še naprej naj sodelujejo z drugimi organizacijami javnega in zasebnega sektorja v okviru foruma DLM, da bi spodbudli nadaljnji razvoj smernic in standardov, kot je specifikacija MoReq2010;
  2. nacionalni arhivi naj si izmenjujejo skupne standarde za spletne storitve. Preučiti je treba vse večji pomen družabnih omrežij in njihovega potencialnega vpliva na zagotavljanje arhiviranja;
  3. arhivi naj sodelujejo pri premagovanju ovir in spodbujanju večje ponovne uporabe informacij iz arhivov. Obstaja potreba po razvoju skupnega modela na podlagi obstoječih najboljših praks v Evropi, ki ga je mogoče uporabiti kot okvir za arhive, ki še nimajo politike za ponovno uporabo informacij. Model naj vključuje tudi načine licenciranja vsebine za ponovno uporabo in zagotavljanja avtentičnosti vsebin ter scenarije, kdaj dostop do njih zaračunati oziroma je dostop prost. Arhivi naj si izmenjujejo izkušnje s knjižnicami in muzeji ter izvajajo dodatne raziskave o potrebah strank in potencialnih strank. EAG naj spodbuja najboljše prakse na tem področju in deluje kot predstavnik sektorja, pri tem pa naj poudarja, da imajo arhivi bogato vsebino z možnostjo ponovne uporabe;
  4. nacionalni arhivi naj širijo svoje znanje in izkušnje ter si izmenjujejo informacije o pristopih pri digitalizaciji arhivskega gradiva. Razvoj vseevropske strategije, tudi modelov in skupnih standardov za digitalizacijo, bi arhivom pomagal, da začnejo izvajati programe digitalizacije in prispevajo k večji interoperabilnosti med državami. Prav tako je treba pregledati financiranje programov digitalizacije. Ali naj arhivi dodatne storitve, kot je spletni dostop, računajo? Če je tako, v katerih primerih? EAG naj daje priporočila glede digitalizacije za spletni dostop in spodbuja razvoj ustreznih strategij;
  5. prenos in ohranjanje naraščajočega števila izvorno digitalnih evidenc zahteva okrepljeno sodelovanje ter izmenjavo najboljših praks in rešitev med nacionalnimi arhivi. Kadar je to mogoče, naj razvijajo skupne pristope in rešitve, pri tem pa upoštevajo obstoječe projekte na tem področju.4  Finančna sredstva za izvorno digitalne evidence je treba natančneje opredeliti, da bi arhivi bolje razumeli s tem povezane stroške in potrebo po razdelitvi omejenih proračunov med tradicionalne in digitalne medije. Stroške za ohranjanje izvorno digitalnih evidenc je treba podrobno oceniti, npr. z boljšimi stroškovnimi modeli, da bi bila nacionalnim arhivom zagotovjena boljša orodja za napovedovanje potreb po sredstvih v prihodnosti.

Predlog EU za spremembo direktive o ponovni uporabi informacij javnega sektorja

V okviru EAG je delovna skupina za ponovno uporabo informacij javnega sektorja (vodja delovne skupine George MacKenzie, direktor Nacionalnega arhiva Škotske). Poročilo skupine je bilo osnova in sestavni del Poročila Komisije Svetu EU: Arhivi v digitalni dobi ter je temeljilo na vprašalniku in analizi odgovorov članic EU. Namen te delovne skupine je bilo dejansko ugotoviti možnosti za vključitev arhivskih služb v delovno področje Direktive o  ponovni uporabi informacij javnega sektorja iz leta 2003 (‘re-use direktiva’)5  . Zaradi potreb po razširitvi in dopolnitvi direktive je tudi sama Evropska komisija izvedla obsežnejše analize, odprta posvetovanja in pregled doseženega stanja glede izvajanja direktive po državah članicah. Namen direktive iz leta 2003 je bil odstraniti ovire za ponovno uporabo informacij javnega sektorja ter spodbuditi zasebni sektor, da bi na tej osnovi razvijal dodano vrednost izdelkom in storitvam. V tej direktivi so bili izvzeti tako arhivsko gradivo v arhivih kot tudi gradivo, ki ga hranijo druge kulturne ustanove, izključeno pa je tudi gradivo na katerih imajo intelektualne pravice tretje osebe, če ga hranijo javne ustanove. Do leta 2012 je Evropska komisija pregledala uresničevanje direktive.6 V slovenskih razmerah bo razširitev direktive na področje arhivov pomenilo, da bo za arhive veljal Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ UPB2, Ur.l. RS , št. 51/2006) – in sicer ne za arhive kot javne ustanove, kot velja že sedaj, ampak za arhivsko gradivo, ki ga hranijo. To tudi pomeni, da bo dejansko bilo zajeto skoraj celotno gradivo, kajti definicija ponovne uporabe v direktivi7  je zelo široka: “”ponovna uporaba” pomeni uporabo dokumentov, ki jih hranijo organi javnega sektorja, s strani oseb ali pravnih oseb za komercialne ali nekomercialne namene razen za prvotni namen v okviru javne naloge, zaradi katerega so bili dokumenti izdelani. Izmenjava dokumentov med organi javnega sektorja zgolj za opravljanje javnih nalog ne pomeni ponovne uporabe” 8.
Ob tem je spoštovanje varovanja občutljivih podatkov (osebnih podatkov ipd.) skladno z obstoječimi zakoni in nespremenjeno. Direktiva pomeni minimum enotnih določil (ali minimalni nabor pravil)9,  ki naj bi v EU veljala za urejanje tega področja, hkrati pa ima vsaka članica EU samostojno pravico do nadaljnjega reguliranja tega področja. Predlog za dopolnitev direktive, v smislu vključitve kulturnih ustanov, sta 26. junija 2013 sprejela Evropski Svet in Parlament (Directive 2013/37/EU of the European parliament and of the Council of 26 June 2013 amending Directive 2003/98/EC on the re-use of public sector information)10.

Delovna skupina EAG za ponovno uporabo informacij javnega sektorja je z vprašalnikom prišla do zelo različnih mnenj arhivov članic. Večina jih meni, da obstaja potencialna uporaba arhivskega gradiva za ponovno uporabo (58%), preostali pa so brez mnenja o tem (42%). Največ zanimanja v tem okviru bi bilo za genealoško gradivo ter razno grafično (karte, zemljevidi, ipd.) in avdiovizualno gradivo (foto in filmski arhivi).11  Sicer je za arhivsko stroko povsem logično, da pomeni spodbujanje javne uporabe informacij, ki jih vsebuje arhivsko gradivo del najširšega poslanstva nacionalnih in drugih kulturnih ustanov. Vendar uporaba te informacije v zasebnem sektorju sproža različna vprašanja kot so pravice na podlagi intelektualne lastnine, varovanje podatkov, politika zaračunavanja ter ravnotežje med javnimi in zasebnimi storitvami. Komercialni interes za arhivsko gradivo se je povečal predvsem z razvojem tehnologije digitalnih posnetkov ter interneta – to pa je odprlo dostop do arhivskih zbirk na revolucionarni način. Gradivo, ki bi bilo zanimivo iz tega vidika zajema tri sklope12:

  1. zelo dragoceno gradivo in raritete, ki so razumljeni kot nacionalno bogastvo (običajno predmet digitalizacije in zanje množično zanimanje za dostop),
  2. arhivsko gradivo, pomembno za genealoške raziskave (v nekaterih državah je ob zanimanju za družinsko zgodovino nastal celo trg ponudb s spletnim dostopom, digitalizacija matičnih knjig je v arhivih zelo pogosta, ponekod zaradi interesa tudi v partnerstvu z zasebnim sektorjem),
  3. arhivsko gradivo s poudarkom na avdiovizualni plati: zemljevidi, karte, načrti, risbe, fotografije (navadno jih digitalizirajo arhivi sami, obstaja pa tudi precejšnje zanimanje zasebnega sektorja).
    Najbolj razvito politiko na področju ponovne uporabe informacij imata Finska in Velika Britanija (tam je Urad za informacije javnega sektorja vključen v Nacionalni arhiv – zato ima ta vodilno vlogo v državi za to področje). Britanski Nacionalni arhiv zelo uspešno sodeluje z zasebnim sektorjem tako, da so informacije dostopne tako preko javnih kot tudi preko zasebnih spletnih strani (še posebej za trg družinske zgodovine)

V vprašalniku in analizi odgovorov, ki jo je izvedla delovna skupina, je zajet podatek o zavedanju glede nacionalnega implementiranja direktive (73% arhivov), vendar v arhivih še ni osebja za ta namen (81% članic). Nekateri izdelujejo strategijo o tem (24%). Zanimivo je tudi, da manjšina zaračuna za ponovno uporabo (38,5 % članic).13
Vse članice pa so navedle ovire za uveljavitev direktive, med njimi so pomanjkanje skupnih standardov, proračunske omejitve, način določanja cen, tehnološke in jezikovne ovire, pa tudi žgoče nasprotje med obstoječo arhivsko prakso ter dajanjem gradiva komercialnim organizacijam (na osnovi ‘re-use’, z neznanimi posledicami za arhivsko stroko). Obenem je opozorjeno na nujno previdnost pri podelitvi licence (oz. podelitvi izključne pravice). Težava je lahko tudi v tem, da bo privatizirano tisto, kar je bilo drugače prosto dostopno, oz. komercialna pravica za ‘re-use’ bi nadomestila pravico do javnega dostopa. Omenjeni so bili določeni predlogi: razviti model za ‘re-use’, izmenjava najboljših praks, pa tudi zagotovitev informacij o minimalnih stroških.14
Splošno mnenje EAG delovne skupine za ‘re-use’ pa je, da so našteti problemi praktične narave, vendar ne predstavljajo temeljnih ovir za izvedbo določb direktive v arhivih. Omenjeno je tudi vprašanje, ali lahko splošni model za ‘re-use’ javnega sektorja karkoli pripomore pri tem (v pomenu dostopnosti informacij za trg, pa tudi z zasebnim sektorjem s podeljevanjem licenc), če so proračunske omejitve eden ključnih problemov.15

Nekateri arhivi seveda opozarjajo na neznane posledice za arhivske ustanove ob nudenju gradiva tržnim organizacijam. Vendar delovna skupina meni, da je hkrati prav to namen direktive, da zasebni sektor poišče povsem nove radikalne načine ponovne uporabe informacije, ki je povsem drugačna od razlogov za prvotni nastanek gradiva. Drugo nesoglasje obstaja ob problemu privatizacije prostega dostopa do arhivov ali drugače povedano, da bo komercialni dostop za ‘re-use’ nadomestil pravico do javnega dostopa. Čeprav je povsem jasno, da namen direktive ni omejevanje dostopa, vendar pa je mogoče, da bi se ta problem pojavil kot nenamerna posledica. Tretji sklop, pri katerem so arhivi neenotni, pa je vprašanje, ali za ponovno uporabo računati. Večina nacionalnih arhivov tega ne dela, manjšina pa (večinoma računajo zgolj osnovne stroške). Nekateri arhivi (članice) so mnenja, da bi moralo arhivsko gradivo v načelu ostati prosto dostopno, drugi pa, da so dohodki od spletnega dostopa ter od ponovne uporabe informacij bistveni za nadaljevanje dela in investiranja za nadaljnji dostop.16
Predlog direktive predvideva nekaj temeljnih zahtev. Naj opišem le pomembnejše: v zvezi z dovoljenji in obrazci določa, da lahko ustanova daje podatke/informacije z dovoljenji ali brez njih, ob tem pa je potrebno odgovoriti v 20-tih dneh, za kompleksnejša vprašanja in za večjo količino gradiva pa v naslednjih 20-tih dneh. Dovoljenja so lahko tudi standardna v e-obliki, odprta ter objavljena na spletu. Lahko pa ustanova da podatke z določenimi pogoji, kot je na primer zahtevani citat virov ali napoved sprememb ob ponovni uporabi (tako kot imamo arhivi zdaj s pogodbo o uporabi). Ustanova lahko izroči dokumente v obstoječem formatu ali jeziku skupaj z metapodatki (pretvorba ni potrebna, prosilec pa lahko pove v kakšni obliki bi to želel) – če je mogoče v elektronski obliki in skupaj z meta podatki. Kolikor ustanova podeli uporabniku določene izključne pravice, so lahko le-te omejene na 10 let – za povrnitev investicije. V tem primeru javno-zasebnega partnerstva javni organ prejme eno kopijo – ki je javno dostopna po koncu izključne pravice.

Glede računanja direktiva določa načeloma minimalne stroške za obvezujoče organe. Izjema pa so knjižnice, arhivi, muzeji – z višjimi možnimi stroški, cene pa pri tem ne smejo presegati zbiranja, produkcije, reprodukcije, širjenja, varstva, ugotavljanja avtorskih pravic in povračila investicij (na osnovi objektivnih, transparentnih, preverljivih kriterijev). Ob tem je pomembno, da so pogoji in standardne cene vnaprej javno objavljeni – organ pa mora navesti osnovo za objavljene cene.

Prikazala bi krajši pregled obveznosti, ki jih zdaj določata Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Ur. l. RS št. 51/2006) ter Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 119/07, EVA 2007-3111-0060, veljavnost od 8. 1. 2008). Sicer pa domnevamo, da bo zakon po sprejetju nove direktive doživel tudi spremembe. Naj naštejem samo najpomembnejše. Po zakonu je mogoča pisna zahteva za dostop in posredovanje informacij (ki ima tudi pravno varstvo po ZUP-u), možna pa je tudi ustna zahteva (ki nima pravnega varstva – to pomeni da pritožba ni možna). Uporabnik lahko dobi informacijo na vpogled, prepis, fotokopijo ali e-zapis. Organ lahko tudi zavrne zahtevo (ZDIJZ, 6. člen) – oz. dovoli dostop, ko je javni interes močnejši od omejitve dostopa (npr. tajni podatki). Prosilec opredeli, na kakšen način želi informacijo (vpogled, prepis, fotokopija, e-zapis), ni pa mu treba tega pravno utemeljiti, opisati pa mora tudi na kakšen način želi prevzeti informacijo, ki jo želi uporabiti (klasičen, e-zapis ter oblika in nosilec), prav tako mora predstaviti namen ponovne uporabe (pridobitni nepridobitni) = to so želje prosilca. Organ ima tri dni časa za odgovor, če je vloga nepopolna ali če organ ne hrani te informacije/podatka. Sicer pa ima organ 20 dni za odločitev o dostopu – odloča predstojnik (po ZUP-u). Za kompleksnejše zadeve je rok podaljšan na 30 dni. Organ pa mora zagotoviti vpogled (brezplačen), prepis, fotokopijo ali e-zapis – ob tem naj bi si zagotovil pokritje materialnih stroškov ali tudi več, odvisno od vrste posredovane informacije (ZDIJZ, členi 25, 34 in 34a). Ob tem je pomembno, da vlada predpiše podrobnejša merila in pogoje za določanje cen ter okvirni stroškovnik (ZDIJZ, 35. člen). Pomembno je tudi, da organ ne računa ponovne uporabe informacije – če jih v svetovni splet posreduje brezplačno (ZDIJZ, 34a). Organ pa mora stroškovnik objaviti v svojem katalogu informacij javnega značaja (ZDIJZ, 36. člen).

Spletni dostop in fizični dostop v arhivih

V okviru EAG deluje Delovna skupina za odnos med dostopom na spletu in dostopom v arhivih. Rezultate njene raziskave pa je predstavila Švedska predstavnica A. K. Hermodsson (EAG V Budimpešti, 11.5.2011). Raziskava je zajela analizo odgovorov na vprašalnik, tako da so zbrani podatki glavnine članic EU, in sicer 26 od takrat 27 članic EU. Za sestanek je bilo pripravljeno posebno poročilo s statističnimi prikazi. Osnovni podatki kažejo, da je povprečno 2-5 % arhivskega gradiva digitaliziranega v večini držav (štiri članice pa še niso še niti začele digitalizacije oz. so v začetnem procesu), deset članic ima 1% digitaliziranega gradiva, ena članica pa je dosegla izjemnih 16%).17
Med zanimivejšimi odgovori je vsekakor celotna paleta odgovorov na vprašanji, katero gradivo (papirno in elektronsko) ter informacije so na voljo uporabnikom v čitalnicah arhivov, ter kaj je na voljo v digitalni obliki in na spletu.

graf_1

V grafičnem prikazu so za posamezen stolpec prikazani odgovori oz. št. članic – od 27 članic EU je pri vprašalniku sodelovalo 26; v horizontali so navedene različne vrste gradiva.

Podatki o čitalnicah

Trenutno še vse članice EU18  v čitalnicah zagotavljajo tako starejše kot tudi mlajše javno gradivo v tradicionalni papirni obliki. Glavnina članic pa seveda starejše in mlajše javno gradivo ponuja tudi v digitalni obliki (in sicer 75% za starejše gradivo ter 58,3% za mlajše gradivo). Zgolj 1/3 članic (tj. 8) ima v čitalnicah na voljo gradivo, ki je nastalo v digitalni obliki. Zasebno gradivo je v glavnini na voljo v papirni obliki (91,7% za starejše ter 95,8% za mlajše gradivo) v digitalni obliki pa je na voljo zasebno gradivo v 54,2% članic za starejše ter 25% članic za mlajše gradivo. Zasebno gradivo v originalno digitalni obliki je na voljo zgolj v 16,7% arhivskih ustanovah v EU (štiri ustanove). V čitalnicah je na voljo podatkovna baza v 91,3% članicah ter na spletu v 87,5% članicah. Zanimivi so tudi splošni odgovori nacionalnih arhivov glede sprememb lokacij v povezavi s spremembami, ki jih prinaša digitalno usmerjena družba. Tako šest ustanov (držav) poroča o spremembi lokacije čitalnice, predvsem zaradi pridobitve ločenih prostorov ali novih ‘digitalnih postaj’ za pregledovanje digitaliziranega gradiva oz. posebnih mest za omogočanje spletnega dostopa (s ponudbo wi-fi), pa tudi zapiranje nekaterih čitalnic zaradi razlogov spremembe vzorca uporabnikov (npr. v Estoniji). Tako za članice EU velja, da je 25% članic spremenilo lokacijo čitalnice, 75% (18) pa ne.

graf_2

Podatki o dostopu na spletu

87% članic navaja probleme pri digitalizaciji glede avtorskih pravic in dostopnosti gradiva. Večina javnega digitaliziranega gradiva članic je dostopna na spletu – pri 79,2% članic za starejše gradivo in pri 70,8% članic za mlajše gradivo, 20,8% članic pa ima spletni dostop tudi za javno gradivo digitalnega nastanka. Zasebno gradivo v javnih arhivih je digitalizirano, in sicer v 54,2% članic za starejše gradivo ter v 25% članic za mlajše gradivo – na spletu je zasebno digitalizirano gradivo javno dostopno v 45,8% članic. Za zasebno gradivo je zelo presenetljiv podatek, da ima skoraj polovica članic (45,8%) do njega spletni dostop (tako do starejšega kot mlajšega), tri ustanove (12,5%) pa navajajo spletni dostop do zasebnega gradiva nastalega v digitalni obliki.

Pripomočki za uporabo

Glede pripomočkov za uporabo gradiva velja, da 2/3 članic (67% ali 16 članic) v čitalnicah še vedno uporablja tradicionalne formate (papir), 1/3 članic (33% ali 8 članic) pa  pripomočke objavljene na spletu. Posebnost glede dostopa pa je finančna omejitev – samo tri članice (oz. 12,5%) računajo dostop do pripomočkov oz. do arhivskega gradiva.

graf_3

Dostop do arhivskega gradiva

Večina članic (87%) meni, da so potrebne določene omejitve za dostop do digitalnega gradiva (osebni podatki ali avtorske pravice). V čitalnicah 70,8% članic dopušča uporabo digitalnih kamer (ali podobne opreme v čitalnicah), 30% članic pa to prepoveduje. Uporabniki imajo povsod v Evropi možnost (vse članice) poslati naročilo za gradivo ali kako poizvedbo po gradivu prek elektronske pošte (za odgovore na daljavo ima 95,8% članic v arhivih zaposlene osebe). Podatke o uporabi gradiva na njihovem spletu zbira 83,3% članic. Navadno velja tudi, da je takrat, ko je digitalno gradivo dostopno na spletu, zagotovljen kontinuiran dostop – to velja za 79,2% članic.

graf_4

Sicer pa v najbolj splošnem vprašanju – v kakšni obliki večinoma dajejo arhivi gradivo v uporabo (tj. način, ki prevladuje), dobimo za celotno EU odgovore: še vedno prevladuje papirno arhivsko gradivo v čitalnicah (oz. tradicionalni format) v 83,3% držav, pretežno digitalne posnetke zagotavlja 4,2% držav, v 12,5% (ali treh državah) pa prevladuje uporaba arhivskega gradiva prek spleta (to so Španija, Estonija in Luxembourg). Estonija poroča celo o zapiranju nekaterih čitalnic zaradi povečane uporabe gradiva prek spleta – kot rezultat digitalne revolucije. Edina država, v kateri prevladuje uporaba digitalnih posnetkov v čitalnici (nad drugimi načini uporabe), pa je Velika Britanija (tj. v grafu prikazanih 4%).

graf_5

V čitalnicah 70,8% članic dopušča uporabo digitalnih kamer (ali podobne opreme v čitalnicah), 30% članic pa to prepoveduje. Za 2/3 vprašanih članic tudi velja, da uporabniki lahko naročajo digitaliziranje gradiva (oz. si izberejo kaj bi želeli imeti v digitalni obliki). Za digitalizacijo ‘malega obsega’ (tj. neposredno uporabnikov) je pomembno, da ti spoštujejo  omejitve za varovanje podatkov in avtorskih pravic – zato večina od 17 ustanov, ki uporabnikom to omogočajo poskrbi za osveščanje o tem, kaj lahko uporabljajo in na kakšen način. Nekateri uporabljajo tudi vodne znake, zato da je zagotovljen pravilno prikazan vir informacije. Sicer pa podatki o uporabniških poizvedbah prek elektronske pošte (95,8% arhivov ima zaposlene za ta namen) kažejo tudi, da uporabniki še vedno želijo in potrebujejo določene osebne storitve s strani arhivske službe. Vendar pa večina članic nima nobenih podatkov o tem, koliko časa osebje porabi za odgovore na daljavo (62,5%) – kar po mnenju avtorjev vprašalnika kaže, da še vedno prevladuje tradicionalen način vsakodnevnega dela arhivistov. Zelo zanimivo, pa tudi delno problematično je vprašanje, ali je potrebno za dostop do pripomočkov in arhivskega gradiva uporabniku kaj plačati. Tri članice (oz. 12,5%) so v zvezi s tem odgovorile pritrdilno. Namreč splošno stališče Evropske komisije je, da morajo javne arhivske ustanove financirane s strani javnih financ zagotavljati povsem prost dostop do arhivskega gradiva, še posebej javnega arhivskega gradiva, ustvarjenega v javnem sektorju z javnimi financami. Pri zagotavljanju reprodukcij (digitalnih in drugih kopij) pa je priporočena minimalna nekomercialna cena stroškov za izdelavo. Vendar pa so velikokrat tovrstna plačila oz. takse povezane tudi z zagotavljanjem informacije javnega sektorja za komercialni namen (to je na osnovi ‘re-use direktive’ oz. direktive o ponovni uporabi informacij javnega sektorja). Tu gre za pripravo t.i. ‘licenčnih modelov’, na osnovi katerih je mogoče uporabljati dogovorjeno gradivo za komercialne namene in to na dogovorjen način (to pa je marsikje šele v pripravljalnih fazah).19

graf_6

Trenutno nobena od ustanov, ki je odgovorila na vprašalnik (26 od 27) ne poroča o tem, da bi spremenili lokacijo arhivske stavbe kot rezultat digitalne revolucije. Kljub različnim vplivom, teh sprememb na nek nacionalni kontekst pa kaže, da to za glavne infrastrukture vendarle pomeni le omejeno obliko sprememb.
Glede spletnega dostopa je 19 držav, članic EU (arhivov) oz. 79% odgovorilo, da zagotavljajo kontinuiran dostop do informacij in arhivskega gradiva na spletu.

graf_7

Ob pregledu načina omogočanja dostopa (splet ali čitalnica) v različnih evropskih arhivih je dobro omeniti načela pri dostopu do arhivskega gradiva, ki jih je nedavno objavil Mednarodni arhivski svet. Sicer pa sta dostop in vsestranska uporaba arhivskega gradiva bistvo poslanstva arhivskega poklica – zato prikazujem le na kratko v 10 točkah Načela o dostopu do arhivskega gradiva, ki jih je izdal Mednarodni arhivski svet (ICA) letu 2011, potrjeni pa so bili na kongresu ICA v Brisbanu.

ICA, Principles of Access to archives (Brisbane, 2012)20

  1. Pravica javnosti do dostopa do arhivskega gradiva javnih organov – tako javne kot zasebne organizacije morajo čimbolj omogočati dostop do gradiva, kolikor je to mogoče.
  2. Ustanove, ki hranijo gradivo obveščajo o obstoju gradiva, pa tudi o nedostopnih gradivih.
  3. Ustanove, ki hranijo arhivsko gradivo, sprejmejo proaktiven odnos do dostopa.
  4. Arhivske ustanove zagotavljajo jasne omejitve dostopa, časovno določene, ki temeljijo na pripadajoči zakonodaji ter priznanju pravice do zasebnosti. Ustanove, ki hranijo arhivsko gradivo, zagotavljajo, da so omejitve o dostopu jasne, časovno določene in temeljijo na zadevni zakonodaji, priznavanju pravice do zasebnosti in spoštovanju pravice do zasebnosti lastnikov zasebnega gradiva
  5. Arhivsko gradivo je na razpolago vsem z enakimi pogoji.
  6. Ustanove z arhivskim gradivom o represivnih režimih (po mednarodnem pravu) morajo z dostopom in uporabo omogočiti poravnavo krivic.
  7. Uporabniki imajo pravico do pritožbe za zavrnjen dostop.
  8. V arhivskih ustanovah operativne ovire ne bi smele onemogočati dostopa.
  9. Arhivisti imajo dostop do vsega nedostopnega gradiva za opravljanje svojih nalog.
  10. Arhivisti sodelujejo v procesih odločanja o dostopu.

Državna uprava in digitalna hramba dokumentov

Druga delovna skupina EAG je obravnavala temo Digitalna hramba dokumentov: posledice za državno upravo in družbo ter spreminjajoča se vloga arhivov (pripravila Yvonne Bos-Rops, Nizozemski nacionalni arhiv). Od 27 članic so prejeli odgovore 25 članic. Raziskava se je posvetila sklopom: pristojnost, zakonodaja, pozicija nacionalnega arhiva ter operativna vprašanja.21  Gre za temeljna vprašanja, kakšna je vloga arhivskih služb v digitalnem svetu ter kako je mogoče uporabiti njihovo strokovno znanje. Pomembno je tudi, v kolikšni meri bo ostala trenutno pomembna vloga arhivov, ter kako lahko arhivi najbolj zagotovijo, da bosta njihova strokovnost in znanje tudi v prihodnje uporabna, ter končno, ali so lahko arhivi (nujni) neizogibni partnerji v digitalni hrambi dokumentov. Odgovori na ta vprašanja so tesno povezana s podobo arhivov in arhivistov v družbi, kot tudi z njihovimi odnosi z vladami ter drugimi akterji v vsaki članici.22 Večina ustanov vidi svojo vlogo kot vlogo prevzemnika gradiva (20 članic), ko ga javni sektor več ne potrebuje, ali pa v vlogi  ‘information providerja’ (17 članic). Večina nacionalnih arhivov (79,2%) ima administrativne pristojnosti za valorizacijo gradiva javnega sektorja ter imajo neobvezujočo svetovalno vlogo pri upravljanju dokumentarnega gradiva, manjši je odstotek članic (70,8%), v katerih imajo arhivi nadzorno vlogo pri upoštevanju standardov in predpisov za upravljanje gradiva v javnem sektorju. 50% članic je pristojno za uvedbo obvezujočih standardov in predpisov za ta namen, v 41,7% pa poročajo o ključnih spremembah v zadnjih 10 letih. Predpisana določila za e-arhive so najpogosteje tako v arhivski kot drugi zakonodaji (63%, od tega 29% zgolj v arhivski zakonodaji). 50% ustanov upravlja digitalno skladišče za arhivsko gradivo javnega sektorja. Dve tretjini arhivov pa jih ima tudi drugačno vlogo kot je le upravljanje, tj. nadzor (13), zagotavljanje dostopa (12), valorizacija (9). Večina nacionalnih arhivov ne vidi razlike med prevzemom digitalnega in papirnega gradiva. Še vedno pa je to področje upravljanja gradiva, ki je v fazi razvoja. Približno polovica nacionalnih arhivov je vključena v postopke določanja upravljanja dokumentarnega gradiva, upravljanja informacij ter oblikovanja politike e-uprave. Polovica ustanov tudi zagotavlja storitve prevzema, valorizacije in hrambe digitalnih arhivov. V zaključkih raziskave je izpostavila predvsem, da bi nacionalni arhivi več pozornosti morali nameniti formalnemu vidiku njihovega dela ter ob upoštevanju obstoječe zakonodaje širiti svojo vlogo, še posebej v okviru novega upravljanja e-gradiva. Razširiti bi morali svoje področje upravljanja digitalnega gradiva na celotni javni sektor.23

Čeprav so razmere med nacionalnimi arhivi zelo variabilne, pa obstajajo določene podobnosti.

  • Primarna vloga večine nacionalnih arhivov je prevzemanje gradiva javnega sektorja v določeni dobi ter zagotovitev informacije o gradivu tako ustanovam, ki so gradivo ustvarjale in hranile kot tudi državljanom. Precejšnja večina arhivov je odgovorna tudi za valorizacijo gradiva, ki se ga prevzame v trajno varstvo.
  • Skoraj vsi nacionalni arhivi postavljajo standarde in izdajajo uredbe za upravljanje gradiva v javnem sektorju, vključno z upravljanjem elektronskega gradiva (četudi v nekaterih primerih te regulative niso obvezujoče) – sicer pa so arhivi vključeni v postopke upravljanja  gradiva, upravljanja informacij ter e-upravo.
  • Velike razlike med članicami pa so pri upravljanju digitalnih skladišč – predvsem zaradi pomembnosti in kompleksnosti pravilno vzdrževanega in upravljanega digitalnega skladišča. Tako trenutno le polovica nacionalnih arhivov članic upravlja digitalno skladišče za arhive javnega sektorja (zagotavljajo prevzem, valorizacijo ter hrambo digitalnega gradiva). Dve tretjini arhivov pa ima tudi drugačne vloge, kot so: nadzorna funkcija, valorizacija ter zagotavljanje dostopa. Pri polovici držav članic pa drugi organi javnega sektorja upravljajo digitalna skladišča.

Predlog EU o novi uredbi o varstvu podatkov

Na zadnjih sestankih EAG v Koebenhvnu, Nikoziji in Dublinu v letih 2012 in 2013 je bila obravnavana problematika predloga nove uredbe o varstvu podatkov (the Draft Data Protection Regulation by the European Commission). Gre za novo uredbo, ki naj bi nadomestila dosedanjo Direktivo o varovanju osebnih podatkov (95/46/ES). Razlika je že v vrsti zakonodajnega akta, namreč Direktivo so članice uresničevale z nacionalno zakonodajo (in so možne različne izvedbe, če je doseženo, kar direktiva določa), uredbo pa je potrebno izvajati neposredno in velja za vse članice enako. V primerjavi z dosedanjo direktivo, ki je dopuščala določene izjeme za arhive in statistične raziskave, pa uredba teh izjem ne vsebuje več. Iz tega razloga je bilo na mednarodni arhivski ravni več predlogov s pobudami za prilagoditev uredbe (predvsem 83. člena). Tako je pobudo EURBICE podal njen predsednik g. Karel Velle. Podpredsednici Evropske komisije Viviane Reding je poslal pismo s predlaganim amandmajem k 83. členu nove uredbe. Poleg tega naj bi EAG pripravila novi evropski kodeks za obdelavo osebnih podatkov v arhivih – osnova za to pa naj bi bil podoben kodeks v Veliki Britaniji in Italiji. Ker je eno od načel Evropske komisije pri tem predlogu pravica do pozabe – je nujno opozarjati na vrednost zgodovinskih raziskav za družbo in  jo priznavati ter vzpostaviti ravnotežje med pravico posameznika do pozabe in dolžnostjo družbe za ohranitev spomina.

Obstoječi 83. člen omogoča raziskovalno uporabo dokumentov, vendar se ukvarja bolj z dejanskimi raziskavami kot pa s hrambo in varstvom arhivskega gradiva za določene prihodnje raziskave. Vendar pa je vprašanje ali lahko v predlaganem členu natančneje opredelimo ‘zgodovinski namen’. Tu gre tudi za predlog anonimizacije podatkov, vključujoč tudi dokumente v arhivih. Prav tako pa gre tudi za predlog za popravek nepravilnih podatkov v dokumentih – to bi arhivi ne samo težko izvajali, pač pa bi to pomenilo tudi ogrožanje strokovnega principa ohranjanja avtentičnosti dokumentov. Zato je bil oblikovan predlog, da bi pravico do popravka omejili na priloženo izjavo o popravku, tako da bi originalni dokument ostal nespremenjen. Za pripravo etičnega kodeksa bo skrbela posebna delovna skupina EAG in upoštevala tako etični kodeks ICA, kot tudi Splošno deklaracijo o arhivih UNESCA ter Priporočilo Sveta Evrope o evropski politiki glede dostopa do arhivov – skupini bo svetoval prof. Eric Ketelaar. Trenutno predlog v okviru EU obravnava Delovna skupina za izmenjavo podatkov in varstvo osebnih podatkov (DAPIX) v okviru Direktorata EK za pravosodje. V okviru te delovne skupine je večina držav članic dala pripombe ali zadržke na 83. člen oz. podprla arhivske predloge. Trenutno še ni znano, v kakšno obliki bo, dokončno naj bi bila sprejeta v letu 2014.

Delovanje arhivske službe v sistemu EU

Arhivska služba znotraj delovanja služb in direktoratov Evropska komisije je razdeljena na dva glavna sklopa:

a) na arhivsko službo Evropske komisije, ki deluje v okviru Sekretariata Evropske komisije (imenovana tudi SG-B-2, Document Managment Policy) ter
b) na arhiv Evropske unije v okviru Evropskega univerzitetnega inštituta v Firencah.

Arhivska služba Evropske komisije je poleg arhiva formalno odgovorna tudi za predpisovanje pisarniškega poslovanja in digitalnega dokumentnega sistema za vse organizacijske enote Evropske Komisije. Arhiv Evropske unije v okviru Evropskega univerzitetnega inštituta v Firencah prevzema arhivsko gradivo vseh direktoratov in drugih organov po preteku dobe za neposredno poslovno uporabo – to dejansko predstavlja Zgodovinski arhiv Evropske komisije. V drugi polovici leta 2012 je zaradi razvoja arhivske službe bil pripravljen predlog za dopolnitev obstoječih regulativ o delovanju te arhivske službe ter predvsem dopolnil o deponiranju arhivskega gradiva v Inštitutu v Firencah. Gre za predlog za Uredbo Sveta, ki je še vedno v postopku obravnave predvsem v EU Delovni skupini za informiranje (WPI – working party on information). V slovenskem okviru je obravnava predloga tega dokumenta v pristojnosti Ministrstva za javno upravo in pravosodje.
Predlog Uredbe Sveta o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah24 dopolnjuje dosedanji sistem deponiranja in varstva arhivskega gradiva institucij EU v Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah (EUI) (Uredba Sveta 354/83). Na ta način se zagotavlja kar najlažji in neoviran dostop do arhivskega gradiva evropskih ustanov za vse zainteresirane posameznike ali ustanove pri raziskavah o delovanju teh ustanov – namen je zagotoviti dostop do tega gradiva iz enega samega mesta, ob spodbujanju zgodovinskih raziskav in promoviranju uporabe arhivskega gradiva. Od leta 1984 izroča (deponira) v EUI šest ustanov, z izjemo Evropske Centralne banke in Evropskega sodišča za človekove pravice,  s tem pa samostojno zagotavljata varstvo za ustvarjeno gradivo, predvsem zaradi načina dela in poslovnih potreb. Sistema upravljanja in hrambe dokumentov ustanov EU se od običajnih nacionalnih sistemov razlikuje predvsem v načinu izročanja gradiva, kajti gre za deponiranje gradiva – tu gre za način hrambe, dogovorjen med EUI in EU ustanovami, ki pa s tem načinom varstva nikakor ne omejuje načina uporabe, raziskav in dostopa. Pri deponiranju ustanove namreč ohranijo lastništvo in določene posebne pravice glede uporabe (npr. začasno vračilo originalov), prav tako naj bi se v EUI ohranila že vzpostavljena klasifikacija zadev. EUI je na ta način izvajalec varstva v skladu z uredbo na osnovi navodil ustanov, ki gradivo deponirajo. Tu je tudi predlog za zagotavljanje povezav (‘cross links’) med različnimi arhivi ustanov ter izdelavo pripomočkov za uporabo in drugih iskalnih mehanizmov – s tem v EUI nastaja dodana vrednost. Dokument omenja tudi, da se v EUI deponira večinoma originalno papirno gradivo (ob mikrofilmski oz. digitalni kopiji), varstvo digitalnega gradiva pa bodo še naprej zagotavljale ustanove, pri katerih je gradivo nastalo – to pa je sprejemljivo predvsem z vidika kompleksnosti varstva digitalnega gradiva. Predlog je, da bi imel EUI za digitalno gradivo trajen dostop do tega gradiva zato, da se zagotovi dostopanje do tega gradiva iz ene same lokacije ter promovira njegovo uporabo. Za njihovo trajno varstvo pa so odgovorne ustanove pri katerih je le-to nastalo. Iz poslovnih potreb lahko določene EU ustanove ne deponirajo določenega originalnega gradiva v EUI, pač pa zgolj mikrofilm oz. digitalno kopijo. Glede financiranja arhivske službe v EUI (ki na letni ravni znaša 2,2 mio EUR) je nov predlog, da se stroški proporcionalno delijo na šest EU institucij (to je novost – glede na dosedanje financiranje iz integralnega proračuna) – oz. na tiste ustanove, ki deponirajo dokumente v arhiv. Tako se nadgrajuje že vzpostavljeni partnerski odnos med EUI in Evropskimi ustanovami, obenem pa se zagotavlja s strani Evropske komisije centraliziran način neposrednega upravljanja z gradivom. Ob čemer morajo ustanove EU na osnovi te uredbe tudi sprejeti interna pravila za hrambo in odpiranje gradiva, pa tudi za varstvo osebnih podatkov. Ustanove morajo tudi same čim bolj zagotavljati javni dostop prek IKT, prav tako pa tudi hraniti dokumente v posebnih oblikah (npr. Braillova pisava ipd.), če te obstajajo.
Na organiziran način se tako zagotavlja pričakovana raven trajnega varstva gradiva ustanov EU (tako klasičnega papirnega kot digitalnega), z enotno vstopno točko pa kar najširši dostop različnim uporabnikom in raziskovalcem (tako državljanom EU kot tudi drugim) do dokumentov o zgodovini ustanov EU, pa tudi kot dokaz poslovanja in transparentnosti delovanja ustanov EU.

Zaključek

V digitalni dobi se spreminjajo razmerja v arhivski službi na več ravneh – razlike pa so vidne tudi med državami članicami EU, in to zaradi stopnje v razvoju in možnosti. Nedvomno je prisoten interes za sodelovanje arhivov članic v različnih projektih EU ne samo zaradi finančnih razlogov, ampak tudi zaradi razvoja standardov in izmenjavo praks. Statistična analiza arhivskih čitalnic kaže, da digitalna doba prinaša določene spremembe ne samo v večji spletni dostopnosti in uporabi digitalnih kamer – pač pa tudi v spremembi lokacije čitalnic. Z novo direktivo o ponovni uporabi informacij javnega sektorja bo zelo verjetno prišlo do vključitve arhivov in drugih kulturnih ustanov v njen delokrog, s čemer se ne bo bistveno spremenilo poslovanje arhivov – bo pa to nedvomno dodatna storitev za uporabnike, poleg tega bo obstajala možnost dodatnega zaračunavanja (in licenciranja) za obsežnejše in stroškovno dražje zahteve. Glede digitalnih arhivov je v vseh članicah vidna aktivna vključenost nacionalnih arhivov v razvoj e-uprav ter njihova večja vloga v tej strategiji. Glede nove Uredbe o varstvu osebnih podatkov pogajanja različnih strok, ki jih to področje zadeva (statistika, notranje zadeve ipd.) še potekajo. Upamo, da bodo določeni predlogi arhivske stroke sprejeti, predvsem za ohranitev izbranega arhivskega gradiva z osebnimi podatki. Končna oblika uredbe se pričakuje v letu 2014. Glede delovanja arhivske službe v sistemu EU novi dokument o deponiranju arhivskega gradiva v Inštitutu v Firencah prinaša dopolnitev obstoječih dogovorov z omogočanjem večjega dostopa ter dogovor za digitalno gradivo. Nedvomno je, da razvoj na različnih področjih (predvsem uprave in na tehničnem področju) tudi za arhive pomeni vključenost v številne razvojne spremembe – večina pa pomeni dodatne ugodne storitve za državljane EU in za pravne osebe, to pa je nedvomno v širšem interesu arhivske stroke.

Viri in literatura

Viri:
Directive 2013/37/EU of the European parliament and of the Council of 26 June 2013 amending Directive 2003/98/EC on the re-use of public sector information, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:175:0001:0008:EN:PDF.
Direktiva 2003/98/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. novembra 2003 o ponovni uporabi informacij javnega sektorja (UL L 345, 31.12.2003, str. 90–96).
Poročilo Komisije Svetu, Povzetek skupina Evropskih arhivistov: Arhivi v Evropi: Izzivi digitalne dobe, Drugo poročilo Svetu o napredku, Bruselj, 21.9.2012, COM(2012) 513 final, slovenskem jeziku na: http://eur-lex.europa.eu/Result.do?arg0=Arhivi+v+Evropi%3A+Izzivi+digitalne+dobe&arg1=&arg2=&titre=titreettexte&chlang=sl&RechType=RECH_mot&Submit=Iskanje.
Predlog uredbe Sveta o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št.  354/83 – deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI v Firencah (Brussels 16.8.2012, COM (2012) 456 final).
Progress Report to the Council, on the implementation of Council recommendation 2005/835/ec, of 14 November 2005, on priority actions to increase cooperation in the field of archives in Europe (Brussels, 1.8.2008, SEC(2008) 2364).
Proposal for a Directive of the European Parliament and of the Council amending Directive 2003/98/EC on re-use of Public sector information, http://ec.europa.eu/information_society/policy/psi/library/index_en.htm.
Report from the Commission to the Council, Summary European Archives Group: Archives in Europe: Facing the challenges of the digital era, 2nd Progress Report to the Council, Brussels, 21.9.2012, COM(2012) 513 final
Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 119/07, EVA 2007-3111-0060, veljavnost od 8.1.2008).
Zakon o dostopu in uporabi informacij javnega značaja (UPB2, Ur.l. RS , št. 51/2006).

Literatura:
Draft report of the working group on the On-site versus On-line Access to Archives, 5.5.2011, predstavljen 11. 5. 2011 na sestanku EAG v Budimpešti.
Draft report of the working group Digital Record Keeping and the Changing Role of Archives, 5.5.2011.
Draft report of the working group The Re-use of Public Sector Information, 5.5.2011
ICA, PRINCIPLES OF ACCESS TO ARCHIVES (Brisbane, 2012).
http://www.ica.org/10109/toolkits-guides-manuals-and-guidelines/list-of-toolkits-guides-manuals-and-guidelines-doc.html.
Natalija Glažar: Novosti o delu skupine EAG v Bruslju, Arhivi 32 (2009), str. 237–247.
The New Renaissance. Report of the ‘Comité des sages’, Reflection Group on bringing Europe’s cultural heritage online, Brussels 10 January 2011.


  1. Progress Report to the Council, on the implementation of Council recommendation 2005/835/ec, of 14 November 2005 []
  2. Poročilo Komisije Svetu, Povzetek skupina Evropskih arhivistov: Arhivi v Evropi: Izzivi digitalne dobe,  2012 []
  3. The New Renaissance. Report of the ‘Comité des sages’ 2011 []
  4. Npr. projekti PLANETS, PRESTOSPACE in Digital Preservation Europe []
  5. Directive 2013/37/EU amending Directive 2003/98/EC on the re-use of public sector information, 2013 []
  6. O tem glej tudi članek N. Glažar: Novosti o delu skupine EAG v Bruslju, Arhivi 32, 2009 (o problematiki ponovne uporabe informacij javnega sektorja ter situacija arhivov) []
  7. Definicija v Slovenskem zakonu (ZDIJZ) pa je: »Ponovna uporaba informacij javnega značaja pomeni uporabo s strani fizičnih oseb ali pravnih oseb za pridobitne ali nepridobitne namene razen za prvotni namen v okviru javne naloge, zaradi katerega so bili dokumenti izdelani. Uporaba informacij za izvajanje javnih nalog v organu ali izmenjava informacij med organi za izvajanje javnih nalog se ne šteje za ponovno uporabo informacij.« (ZDIJZ, člen 4, 3 odstavek). Za kakšen namen se želi informacijo ponovno uporabiti (pridobitni ali nepridobitni namen) pa je določeno v členu 17/4 , ZDIJZ []
  8. Direktiva 2003/98/ES o ponovni uporabi informacij javnega sektorja, 2003 člen 2/4 []
  9. Direktive on Public Sector Information (PSI), 2003, člen 1/1 []
  10. Directive 2013/37/EU amending Directive 2003/98/EC on the re-use of public sector information, 2013 []
  11. Draft report of the EAG working group The Re-use of Public Sector Information []
  12. Report to the Council: Archives in Europe, Facing the Challenges of the Digital Era, 2011 []
  13. Draft report of the EAG working group The Re-use of Public Sector Information []
  14. Prav tam, Draft report of the EAG working group The Re-use of Public Sector Information []
  15.  Report to the Council: Archives in Europe, Facing the Challenges of the Digital Era, 2011 []
  16. Report to the Council: Archives in Europe, Facing the Challenges of the Digital Era, 2011 []
  17. Vsi statistični podatki in grafi vključno z nekaterimi komentarji so objavljeni v poročilu Anne Karin Hermodsson, Nacionalni arhiv Švedske, z naslovom: Draft report of the working group on the On-site versus On-line Access to Archives, 5. 5. 2011, predstavljen 11. 5. 2011 na sestanku EAG v Budimpešti []
  18. Odgovorilo je 26 članic EU od 27 []
  19. Več o tem glej podatke v tem prispevku, kar se nanaša na ponovno uporabo informacij []
  20. ICA, PRINCIPLES OF ACCESS TO ARCHIVES (Brisbane, 2012) []
  21. Draft report of the working group Digital Record Keeping and the Changing Role of Archives, 2011 []
  22.  Report to the Council: Archives in Europe, Facing the Challenges of the Digital Era, 2011 []
  23. Vsi statistični podatki so povzeti po Draft report of the working Digital Record Keeping and the Changing Role of Archives, 2011 []
  24.  Predlog uredbe Sveta – deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI v Firencah (Bruselj, 2012); Svet EU je  predlog potrdil 21. 3. 2013 []