Geografski položaj Boke kotorske vjekovima je određivao njeno veoma dinamično administrativno i političko uređenje. Kada govorimo o Boki kotorskoj u tom kontekstu, uvijek pominjemo sedamnaest raznih uprava – država na ovoj teritoriji, od kada postoji saznanje o prvim ljudskim naseobinama ovdje. Razne civilizacije, nacije i njihove kulture ostavile su značajan trag, pa i danas možemo sa ponosom da govorimo o multikulturalnosti, multinacionalnosti, multikonfesionalnosti, o bogastvu materijalnog i nematerijalnog nasljeđa na relativno malom geografskom području Boke kotorske. Dokazi o civilizacijskim slojevima su veoma vidljivi u arehološkim nalazima, graditeljskom nasljeđu, muzejskim eksponatima… Ono što je manje vidljivo je arhivsko kulturno nasljeđe, odnosno arhivsko kulturno dobro, ako arhivsku građu shvatamo kao poseban oblik javne imovine koja dokumentuje postojanje određene društvene zajednice kao stvaraoca i to u jednom istorijskom trenutku njenog postojanja i razvoja, i koja uz to dokazuje kulturni i nacionalni identitet te zajednice.
Sve države čiji je dio bila i Boka kotorska tokom više stoljeća, vodile su svoju administraciju na njenoj teritoriji, odnosno stvarale su dokumenta tokom rada svojih državničkih tijela. Rečeno današnjom terminologijom, stvarale su spise u redovnom poslovanju svojih lokalnih i državnih organa i institucija upravo na ovom području. U ta dokumenta one su inkorporirale svakodnevni život domicilnog življa: društveni, privredni, politički, kulturni. Tako su spisi nastali u svakodnevnom administrativnom radu neminovno prerastali u važno svjedočanstvo i dokaz o postojanju i životu i pojedinaca i naroda na pomenutoj teritoriji.
Kotor je nakon Risna i starog vijeka postao upravno sjedište regije koja je obuhvatala širi prostor današnje Boke kotorske i tu su djelovale sve centralne službe uprava raznih država tokom više stoljeća. Arhivska građa koja se do danas sačuvala datira od 1309. godine, tačnije u kontinuitetu (sa manjim prazninama) od 1326. god. O starijoj arhivskoj građi nalazimo podatke u literaturi, uključujući i transkribovane prepise nekih dokumenata iz vremena prije najstarijeg sačuvanog dokumenta (uglavnom iz 11. i 12. vijeka).
Tema kojoj treba posvetiti posebnu pažnju je kako sačuvati arhivsko kulturno nasljeđe i/ili arhivsko kulturno dobro u turbulentnim vremenima na određenoj teritoriji. Nije samo problem njegovog očuvanja i zaštite tokom ratova, pohara, pljački, elementarnih katastrofa, već je poseban problem sačuvati ovo nasljeđe u uslovima mijenjaja državno-pravnog statusa određene teritorije, to jest promjene vladara i uprava. U tom smislu neophodno je naglasiti da za razliku od ostalih kultunih dobara, arhivska građa, osim što oblikuje pojedinačno i kolektivno pamćenje, što obezbjeđuje razumjevanje prošlosti i dokumentovanje sadašnjosti, posjeduje važnu funkciju dokaza jer zalazi u sve sfere ljudskog djelovanja, kao što su pitanja građanskih i individualnih prava i sloboda, političkog prava, prava na imovinu, i sl. Bilo kakvo oduzimanje i dislociranje arhivske građe od njenog stvaraoca/imaoca, bilo da je to privremeno ili trajno, a posebno njeno oštećenje i uništenje, dalekosežno i po pravilu krajnje negativno utiče na razvoj određenog društva, trasira budućnost i pojedinaca i čitavih nacija.
Kako znamo, tokom 19. vijeka brigu o arhivskom kulturnom nasljeđu počinju na sebe preuzimati institucije. Tada dolazi do drugačijeg pristupa u vrednovanju arhivskih izvora i počinje se voditi briga i o spisima koji nemaju samo pravno-dokaznu svrhu, već su bitni za širi društveni razvoj, za nauku, kulturu, za ekonomski razvoj. U poziciranju arhivskog kulturnog nasljeđa kao čuvara kolektivnog i individualnog pamćenja i kao bitnog preduslova za izgradnju demokratskog i prosperitetnog društva značajnu ulogu imaju deklaracije, direktive, preporuke raznih međunarodnih organizacija koje se usvajaju nakon Drugog svjetskog rata. Uz moderno arhivsko zakonodavstvo i arhivske institucije čija se djelatnost postavlja isključivo na brizi o očuvanju cjelovitog arhivskog nasljeđa, uspostavljaju se temeljna načela arhivske struke kako bi arhivski izvori dobili na vjerodostojnosti i autentičnosti. Jedno od njih je načelo provenijencije iz koga proizilazi i načelo očuvanja cjelovitosti arhivskog fonda, sa osnovnim ciljem da se pribave istinite, naučno verifikovane informacije i podaci o određenim istorijskim tokovima i istorijskom razvoju određenog društva.
U tom smislu posebnu pažnju treba obratiti na pitanje namjernog i/ili nenamjernog uništavanja arhivske građe u smjenama država i njihovih uprava, u promjenama uređenja društvenog sistema, i kako se to odražava na razvoj i podizanje svijesti o sopstvenom nacionalnom i kulturnom identitetu na određenoj teritoriji. Ovom prilikom ne želimo da govorimo o problemima otuđivanja vrijednih spisa, njihove preprodaje, uništavanja zbog nepoznavanja značaja i vrijednosti arhivalija, i slično, već bismo to posmatrali na nivou promjena državnog uređenja na određenom geografskom prostoru. Osnovno pitanje koje se nameće je da li je nasljedniku vlasti na određenoj teritoriji odgovaralo da sačuva određene arhivske spise svog prethodnika (bilo da se tu radilo o porobljavanju silom ili dobijanju teritorije kroz mirovne sporazume, obično dogovorom velikih sila i ratnih pobjednika, što je mnogo puta bio slučaj i sa Bokom kotorskom), i to zbog čitavog niza veoma pragmatičnih razloga.
Jedan veoma važan razlog je bio dalji ekonomski razvoj dobijenog područja, kojeg je trebalo uskladiti sa razvojnim planovima države koja uspostavlja vlast na dobijenoj teritoriji i njenim privrednim interesima. Potom, sljedeće što je bilo važno je potreba za brzom stabilizacijom političkih prilika i za uspostavljanjem sopstvene političke moći na novoj teritoriji. U ostvarivanju takvih ciljeva određeni državnički spisi prethodne uprave mogli su da budu kontraproduktivni i ako se procjenilo da je tako, trebalo ih je ukloniti, obično prepustiti nebrizi i čak namjerno uništiti. Uz to, drugačija upravna i politička organizacija nove države često nije imala nikakav interes da sačuva spise svog prethodnika, s obzirom na to da oni za nju nisu imali više funkcionalnu vrijednost, tačnije nisu imali nikakvu operativnu ulogu i značaj.
U okviru svega što je naprijed rečeno postoji do danas otvoreno pitanje što se u Kotoru i Boki kotorskoj dogodilo sa spisima koji su stvarani na ovom području prije 14. vijeka. Na žalost, još uvijek nije empirijski i pouzdano dokazano postojanje skriptorija u Kotoru i okolici, ali postoje tragovi koji nas navode na pretpostavke gdje su se prepisivali državnički spisi i liturgijske knjige. Što se dogodilo sa spisima iz vremena kada je Boka bila dio istočno-rimskog carstva, odnosno Vizantije, pa kratko ekonomski razvijena i samostalna srednjovjekovna komuna, ili kasnije kada je grad Kotor sa okolicom dio srednjovjekovne srpske države? Posebno je intigrantno kakva je bila sudbina dokumenata iz ovog perioda ako se iz drugih izvora zna da je Kotor doživio veliki i privredni i društveni procvat upravo u razdoblju kada je bio važan privredni centar, to jest velika uvozno-izvozna luka u srednjovjekovnoj srpskoj državi. Ako postoje dokazi da su na dvoru srpskih vladara radile pisarnice i da su postojala spremišta za vrijedna dokumenta, gdje su nestali spisi koji su se u tom vremenu svakodnevno stvarali u Kotoru? Uz to, ako spisi iz privrednih i drugih aktivnosti plemićkih i građanskih porodica nisu sačuvani nakon isteka njihovog operativnog životnog ciklusa, što je sa drugim arhivalijama, posebno raznim privilegijama i državničkim spisima, to jest svim onim dokumentima koji su bili od trajnog značaja za stanovnike i koji su se prenosili sa koljena na koljeno generacijama? Ipak, u tim turbulentnim vremenima kada je srednjovjekovni grad Kotor s mukom branio svoju teritorijalnu cjelovitost i ekonomski stabilan status, propisana je norma o čuvanju važnih dokumenata u tri razna arhivska spremišta u gradu: u Relikvijaru Katedrale sv. Tripuna, opštinskoj kancelariji i kancelariji notara. Ona je kodifikovana u Statutu grada Kotora (Venecija, 1616) godine 1417. članom 435.
Međutim, pitanje nestanka važnih dokumenata starijih od 1326. godine je još uvijek na nivou špekulacije, kojoj su u prilog išli i politički događaji iz devedesetih godina prošlog vijeka i tumačenja opterećena nacionalizmom i religijskom podjeljenošću hrišćanske crkve, pa se često laički iznosila pretpostavka da ih je smišljeno uništila mletačka vlast nakon preuzimanja protektorata nad Bokom kotorskom 1420. godine, jer su to dokumenta koja su pravoslavne provenijencije! Ako zanemarimo ovakva tumačenja problema, ipak nije isključeno da je Mletačka republika nakon prihvatanja uprave nad Bokom kotorskom, koji se desio na poziv kotorske vlastele, pokazala određenu nebrigu za očuvanje starijih arhivskih spisa prethodnih vladara. Sasvim je moguće da je mletačka vlast, uz postepeno ukidanje raznih povlastica gradu i plemićima, uprkos što su Kotorani u pregovorima insistirali na očuvanju stečenih prava i sloboda, dokumenta o privilegijama, kao dokazima o ekonomskoj moći plemića i građana Kotora i kao svjedočanstvo o ovoj veoma razvijenoj srednjovjekovnoj komuni, smišljeno prepuštala nebrizi i zaboravu, slijedeći tako ekonomske i političke ciljeve sopstvene države. U prilog tome može da govori i činjenica da je ubrzo nakon ulaska u sastav Mletačke republike Kotor znatno stagnirao i postepeno se iz ekonomski moćnog centra pretvarao u vojno središte, posebno nakon što su Turci osvojili polovinu Bokokotorskog zaliva. Tako se i briga o arhivskom kulturnom nasljeđu, koju je srednjovjekovni grad Kotor kodifikovao u svom statutu: da se važni spisi moraju brižno čuvati i po određenim pravilima, nakon dolaska Mletačke republike više ne pominje kao stroga obaveza koju treba poštovati.
Druga velika opasnost za očuvanje arhivskog nasljeđa na određenoj teritoriji prilikom čestih promjena uprava i vladara je ekonomsko, političko i drugo slabljenje određene države u procesu njene administrativno-političke dezintegracije, što se neminovno i uvijek odražava na propisno vođenje administracije. Tako imamo situaciju da pri kraju svoje uprave Mletačka republika pokazuje određeni nemar prema arhivskoj građi koju je sama stvarala na području Boke. Podaci iz sačuvanih spisa u Kotorskom arhivu kazuju da je u drugoj polovini 18. stoljeća stanje arhivske građe čiji je stvaralac vanredni providur u Kotoru, izuzetno loše. Osim što su se arhivalije bile odložene u vlažnom i neodgovarajućem prostoru zgrade gradske straže, bez ikakvog posebnog obezbjeđenja i dostupne svima, postoji podatak da su ih vojnici koristili u higijenske svrhe. U pomoć je tada pritekao kotorski plemić Marin Vrakjen koji je 1763. godine dukalom zvanično postavljen za arhivistu. Čak je stavio na raspolaganje prostor u svojoj kući kako bi sačuvao već znatno oštećene arhivalije glavnog predstavnika mletačke vlasti u Kotoru. Kao i u primjeru iz odredbe Kotorskog statuta i ovdje je primarno pokazana briga o dokumentima koji se tiču grada Kotora i Boke kotorske od strane domicilnog stanovništva, što ukazuje na njihovu svijest o važnosti i značaju tih arhivalija upravo za njihov opstanak i samobitnost, kao i opstanak čitavog ovog područja.
Praksa da se obezbjedi arhivista nastavljena je i kada je na osnovu preliminarnog mira u Lobenu 18. marta 1797. godine Austrija tajnim ugovorom dobila i Boku kotorsku. Tada je prvo uspostavljena vojna uprava na ovoj teritoriji, a nakon pola godine i civilna. Odmah 1799. godine imenovan je i novi arhivista, Marko Fontana.
Ruska uprava u Boki kotorskoj u svojoj kratkoj vladavini nije mijenjala organizacionu strukturu organa uprave i javnih službi uz poštovanje zatečenih običaja i privilegija domicilnog stanovništva, pa nemamo nikakvih indicija da je došlo do bilo kakvog otuđenja ili uništenja arhivalija. Međutim, Francuska uprava iz temelja je promjenila organizaciju zatečene uprave u Boki kotorskoj kada je posve napušteno feudalno državno uređenje. Na žalost, propast Napoleonovog carstva obilježilo je veliko otuđivanje kulturnog blaga iz Boke kotorske među kojim su sigurno bili i vrijedni arhivski spisi. O tome nemamo precizne podatke, ali lakune u sačuvanim arhivskim fondovima i informacije da se neka vrlo stara dokumenta nastala u Kotoru mogu naći van granica današnje Crne Gore, ukazuju na otuđivanje arhivskog kulturnog nasljeđa iz Boke nakon smjene Francuza.
Nebriga za arhivsku građu nastalu tokom Mletačke uprave, ali i za onu tokom ruske, francuske, crnogorske vlasti u Boki, nastavila se i tokom Druge austrijske uprave. Polovinom 19. vijeka ove arhivalije su se nalazile pomješane sa drugim otpadom u neadekvatnom prostoru, kasnije u vlažnom podrumu zgrade Sreskog načelstva u Kotoru. Organi Austrijske uprave u Zadru (Namjesništvo dalmatinsko) je došlo na ideju da se 1883. godine formira centralni arhiv za Dalmaciju. Tako je iz Kotora do 1887. godine odnesen arhivski fond vanrednog providura nastao u radu njegove kancelarije u Kotoru tokom nekoliko stoljeća Mletačke vlasti, ali i onaj koje su stvarali organi drugih država prisutnih u Boki do 1826. godine, ukupno 305 svezaka arhivalija. Takvom odlukom austrijskih vlasti Kotor i Boka su oko 70 godina bili lišeni svog vrijednog arhivskog nasljeđa, za njih nezamjenjivog i jedinstvenog svjedočanstva o upravno-političkom i drugim oblicima života na vlastitoj teritoriji. Svjesni loših posljedica ovakvog čina za sveukupni razvoj i napredak svog kraja, kulturni poslenici iz Boke kotorske su pred kraj Austrijske uprave krenuli da traže povraćaj svog pisanog kulturnog blaga. Tako su 1816. godine napravili detaljan popis onoga što se godinama unazad obrelo u Zadru.
Treba napomenuti da je Rapalski ugovor (23. oktobar 1922.) između ostalog predviđao i podjelu spisa dalmatinskih arhiva. Na žalost, zbog nekonsultovanja arhivskih stručnjaka nije se propisala restitucija arhivalija po svim dalmatinskim gradovima, već samo je bio predviđen povraćaj Zadru i to neke još uvijek operativne arhivske građe. Članom 31 Ugovora, Italijani su zadržali pravo na onaj dio arhivalija iz zadarskog arhiva koje su nastale tokom Mletačke uprave u Dalmaciji. Tu su se nalazili i spisi vanrednog providura u Kotoru i njegove kotorske kancelarije, kao i izmješano sa ovim i spisi drugih država koji su nakon Mlečana vršili vlast u Boki kotorskoj. Pokušaj Kotorske opštine da na osnovu ovog ugovora izvrši povraćaj svog arhivskog nasljeđa nije uspio.
Na žalost, odnošenje arhivskog kulturnog blaga iz Boke kotorske nije se završio na ovome. Nakon kapitulacije Italije 1943. godine, Kotor ostaje bez svog bogatog i veoma značajnog arhivskog materijala koji je vjekovima stvaran u kotorskoj notarskoj kancelariji. Rad notarske kancelarije u Kotoru, koji je po podacima i informacijama značajan za šire područje, čak i ono van Boke kotorske, (uvezan u 182 svežnja, raspon godina 1326–1795) je odnesen bez ikakve mogućnosti da stvaraoci, odnosno imaoci ove arhivske građe, odnosno grad Kotor, utiču na takvu odluku italijanskih vlasti. Obrazloženje je bilo „zaštita od eventualne ratne opasnosti“. Predsjednik Okružnog suda Kotor je bio prisljen da preda ovaj arhivski fond rukovodiocu arhivske službe za Dalmaciju, prof. Giorgio Cencetti. Iz Zadra su ove arhivalije prenesene u Veneciju i tamo su bile pohranjene do 20. januara 1949. god. Nakon dužih međudržavnih pregovora između Federativne Republike Jugoslavije i Italije, a na osnovu Priškog mira iz 1947, izvršen je povraćaj ovih arhivalija, ali u Zadar. Uslov da se arhivalije iz Zadra vrate u mjesto njihovog nastanka je bilo otvaranje arhivske institucije u Kotoru, tačnije Državnog arhiva u Kotoru, što je i urađeno 30. novembra 1949. god., a vrijedan arhivski fond upakovan u 12 drvenih sanduka je dopremljen u novoosnovanu arhivsku instituciju.
Nakon ovoga Kotor i Boka su nastavili borbu da im se povrate ostale arhivalije odnesene prije mnogo godina, što se ostvarilo 1952. godine. Tako je vraćen mletački arhiv iz kancelarije vanrednog providura, kao i upravni i politički spisi drugih država čiji je Boka kotorska bila dio u prvim decenijama 19. stoljeća. Na žalost, svaki transport arhivalija ako se ne obavlja pod idealno bezbjednim uslovima znači i trajno oštećenje spisa i njihovo gubljenje. Ono što danas znamo o tome je da su u ovim seljenjima arhivalija nestala dva svežnja vrijednih dokumenata iz dva različita i veoma značajna arhivska fonda. O ostalim prazninama samo možemo da nagađamo što se dogodilo.
Možda je suviše pretenciozno tvrditi da je ostajanje bez arhivskog nasljeđa, kao svjedočanstva o višestoljetnom životu na području Boke kotorske, znatno doprinijelo i kulturnoj, naučnoj, tehničkoj, i uopšte društvenoj i privrednoj stagnaciji ovog regiona tokom druge polovine 19. vijeka u odnosu na druge dalmatinske okruge. Međutim, neke činjenice govore u prilog održivosti ovakve teze, srećom sagledane u svom pozitivnom ishodu. Naime, kada je nakon 1949, to jest 1952. godine velika količina najznačajnije arhivske građe vraćena u mjesto njenog nastanka — u Kotor, gdje i pripada, zabilježen je nagli procvat istoriografske djelatnosti, i uopšte drugih aktivnosti, posebno onih na polju nauke i kulture. Uz osnivanje arhivske institucije i angažovanja velikog broja stručnjaka za sređivanje i obradu povraćenih arhivalija, otkrivaju se novi podaci iz viševjekovne istorije ovog područja, njegovog šireg zaleđa, ali i drugih država u čijem je upravnom radu nastajala ova dokumentacija, o čemu se do tada nije znalo gotovo ništa ili vrlo malo. Podaci su se ticali svih područja društvenog i privrednog djelovanja o kojima se bez dokumenata i pisanih dokaza moglo samo spekulisati na osnovu sjećanja i usmene tradicije.
Tada je u Kotoru, Boki, pa i Crnoj Gori, pokrenut veći broj stručnih i naučnih časopisa gdje se objavljuju manji i veći prilozi iz pomenute arhivske građe, organizuju se brojna predavanja, konferencije, izložbe dokumenata, i sl. Intezivno se počela razvijati i međunarodna saradnja u kojoj je Boka kotorska sa svojim arhivskim kulturnim nasljeđem bila ravnopravni partner. Publikovanjem ovih arhivskih izvora značajno se obogatilo naučno saznanje čitavog crnogorskog društva u čijem sastavu je nakon 1945. god. bila i Boka kotorska. Nesumnjivo je da se kroz sve to mijenjala i izgrađivala svijest o sopstvenom kulturnom i nacionalnom identitetu. Jer, društvo bez svog kulturnog nasljeđa je društvo bez korijenja i čvrstih uporišta i teško da može da stremi bilo kakvom napretku. Tada obnovljena Crna Gora kao posebna republika u saveznoj državi, prihvatila je ovo pisano nasljeđe koje je stvarano administriranjem raznih država tokom više stoljeća u Boki kotorskoj, kao važan dio svoje baštine, u kojem su se našli i najstariji sačuvani dokazi o postojanju stare države Crne Gore, o aktivnostima njenih državnih i crkvenih vladara, uopšte podaci o društvenom i privrednom razvoju čitave teritorije mnogo prije nego što je dobila zvanično status nezavisne države odlukom Bečkog kongresa.
Na žalost, zadnjih godina je primjetan problem savremenog crnogorskog društva, čak i u obnovljenoj državi Crnoj Gori nakon 2006. god., da prihvati kulturno nasljeđe stvarano na teritoriji Boke kotorske kao važan i nezaobilazan segment sopstvene kulturne baštine, odnosno svog kulturnog blaga (dobra). Međutim, važno je imati izgrađenu svijest o tome da države kroz istorijski razvoj ljudske civilizacije nastaju i nestaju, mijenja se državna organizacija i struktura njihove političke i upravne vlasti, ali stvoreno kulturno nasljeđe na određenoj teritoriji treba da se čuva u cjelosti sa korijenjem koje je pustilo ondje gdje je stvoreno. Bez ovoga nema niti slobodnog pojedinca, niti zajednice koja je nacionalno i kulturno u potpunosti osvješćenja. A sve to je ključni preduslov izgradnje demokratije čemu se u savremenom trenutku civilizacijskog razvoja stremi.