Dostop do arhivskega gradiva in njegova uporaba v Republiki Sloveniji

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Abstrakt: Avtorica se v prispevku ukvarja s vprašanjem dostopa do arhivskega gradiva, ki je postalo glede na spremembe, tako družbene kot posledično spremembe zakonodaje, v zadnjih desetih letih ključnega pomena v arhivski teoriji in praksi. Najprej podaja nekaj osnovnih dejstev o pravici do dostopa. Zahteva po dostopu v širšem smislu se je povečano pojavila v zadnjih desetletjih in je spodbudila zakonodajo v mnogih državah. Temu sledijo določila o dostopu do arhivskega gradiva in informacij javnega značaja v Sloveniji. Avtorica v svojem prispevku predstavlja tudi določila, ki določajo varstvo osebnih podatkov. Kot primer avtorica v svojem prispevku podaja tudi nekatere statistične podatke v zvezi z uporabo arhivskega gradiva v Pokrajinskem arhivu Maribor v letih 2001-2005.

1. UVOD

Stopnja odprtosti in javnega dostopa do arhivskega gradiva je zelo različna in je odvisna od različnih nacionalnih tradicij, ki izvirajo iz zgodovinskih izkušenj in pravnih konceptov. Svoboda do informacij in dostopa do arhivskega gradiva nista tradicionalni predmet zakonodaje. Zahteva po dostopu v širšem smislu se je povečano pojavila v zadnjih desetletjih in je spodbudila zakonodajo v mnogih državah. Tako je postal dostop do informacij, in kot posledica tega dostop do arhivskega gradiva, zadeva javnega interesa in tudi zakonodaje.
Prav tako je potrebno omeniti še en razlog, ki je vodil k izdelavi in modifikaciji zakonodaje o dostopu do arhivskega gradiva. Gre za zaščito zasebnih podatkov in zasebnosti, ki je definirana kot pravica pred neavtoriziranim dostopom do informacij, ki jih vsebuje dokumentarno in arhivsko gradivo in se nanašajo na osebne zadeve (Dictionary of Archival Terminology, 1984, 131).
Nepričakovana posledica povečanih pravic dostopa do arhivskega gradiva je neizbežen konflikt med principom odprtega dostopa do informacij in zaščito osebnih pravic. Velikokrat prihaja s pravico dostopa do arhivskega gradiva do vdora v zasebno sfero posameznikov.
S pojavom zbiranja in obdelovanja podatkov s pomočjo računalniških sistemov se je pojavila tudi nevarnost kršenja zasebnih pravic, zato je po vsem svetu prišlo do ustanavljanja posebnih inšpekcijskih in nadzornih služb ter sprejetja ustrezne zaščitne zakonodaje.1
Vprašanje zaščite osebnih podatkov pa predstavlja prav za arhive velik problem. Izziv, ki ga arhivi pri tem sprejemajo, je predvsem izravnava interesov med tistimi, ki zahtevajo informacije, in tistimi, ki so zavezani k njihovemu varovanju. Ta izravnava mora biti dosežena v vsakdanji praksi, prav tako pa mora biti tudi zakonsko določena.2
Kljub vsemu pa je potrebno poudariti, da neomejen dostop do arhivskega gradiva, kot pravi M. Duchein, ni možen.3 Mnogo gradiva, ki nastaja v moderni družbi, se nanaša na zasebno življenje posameznikov, kot npr. zdravstveno stanje, osebni in družinski status, strokovna izobrazba. Zaradi tega je potrebna določena stopnja omejitve dostopa, vendar neka enotna omejitev ni določena, saj koncept »zasebnosti« ni univerzalno razmejen.4
Druga kategorija omejitev izhaja iz potrebe varovanja države, kar ne zajema samo diplomatskih in vojaških tajn, temveč tudi celo vrsto drugih dejavnosti kot npr. boj proti organiziranemu zločinu, terorizmu, mamilom.
V zadnjem času se je povečala potreba po omejitvi dostopa do dokumentov, ki se nanašajo na gospodarstvo, še posebej na področju industrijske tehnologije in znanstvenega raziskovanja, predvsem z namenom, da se zaščitijo nacionalni interesi velikih podjetij proti t.i. industrijski špijonaži, ki vedno bolj ogroža razviti svet.
K omejevanju dostopa do arhivskega gradiva pa vodi tudi občutljivost pisnih podlag, na katerih je ohranjeno arhivsko gradivo, k tem pa ne prištevamo samo papirja in pergamenta, ampak tudi fotografije, film in magnetne medije.
Zaradi vsega naštetega je princip »javnega dostopa« do arhivskega gradiva v veliki večini držav točno določen in omejen.5

1.1. PRAVICA DO DOSTOPA

Pravica svobode informacij in svobode govora izvirajo iz konceptov naravnega prava. Prvič sta bili obe pravici uradno omenjeni v »Deklaraciji o človekovih pravicah« avgusta leta 1789 v začetni fazi francoske revolucije in prvem amandmaju ameriške »deklaracije o neodvisnosti« leta 1791.
Iz samega koncepta univerzalnih človekovih pravic izhaja, da so veljavne na nadnacionalni ravni. Njihovo uresničevanje se izvaja s celo vrsto multinacionalnih sporazumov. Takšne sporazume najdemo v celi vrsti konvencij Sveta Evrope, najbolj relevantna pa je Konvencija Sveta Evrope o varovanju človekovih pravic in osnovnih svoboščin, ki je bila podpisana novembra 1950.
Na nacionalni ravni je bil koncept javnega dostopa kot del splošnih človekovih pravic prvič uveden v Franciji kot niz konkretnih pravil oz. določil. Glede na določila dostop do arhivov ni bil več privilegij, kot je bila to običajna praksa do tedaj, temveč osnovna ljudska pravica.
Pod vplivom francoskih revolucionarnih idej in splošnih človeških pravic je bil koncept pravice javnega dostopa do arhivov v devetnajstem stoletju postopoma vključuje v številne druge nacionalne zakonodaje. Pred tem so bili arhivi, ki so v večini primerov spadali v avtokratsko oblast in njeno administracijo, zavarovani in skoraj nedostopni javnosti.
Treba pa je poudariti, da pravica dostopa kot javna pravica ni bila povsod uvedena na način in v duhu originalne ideje. Pravica državljanov do dostopa k arhivskemu gradivu se je v veliki večini spreobrnila v profesionalno pravico zgodovinarjev. Državam, ki so se držale originalnega principa, se je v zadnjih desetletjih pridružilo veliko število novih, ki so sprejele ustrezno zakonodajo o splošnem dostopu do javnih informacij.

2. PREDPISI O DOSTOPU DO ARHIVSKEGA GRADIVA V SLOVENIJI

Do sprejetja prvega samostojnega zakona o arhivih in arhivskem gradivu leta 1997 je to področje urejal Zakon o naravni in kulturni dediščini (Ur. l. SRS, št. 1/1981). Zakon je za različne ustvarjalce arhivskega gradiva določal različne roke za prenos gradiva v javni arhiv: pet let za gradivo družbenopolitičnih organizacij; deset let za gradivo delovnih organizacij in drugih organizacij s področja gospodarstva in družbenih dejavnosti; petnajst let za gradivo organov in organizacij družbenopolitičnih skupnosti, samoupravnih interesnih skupnosti in drugih skupnosti; trideset let za gradivo javnih sodišč, javnih tožilstev in javnih pravobranilcev (ZNKD, 1981, člen 66). Pravilnik o pogojih za uporabo arhivskega gradiva, ki je izhajal iz prej omenjenega zakona (Ur. L. SRS, št. 34/1981), je določal da je bilo gradivo splošno dostopno za uporabo, ko je bilo prevzeto v javni arhiv, razen tistega gradiva, ki je bilo posebej označeno z zaupno. Zaupnost je prenehala trideset let po nastanku ali najkasneje petdeset let po nastanku gradiva. Pred potekom navedenih rokov nedostopnosti je bilo gradivo, označeno z zaupno, dostopno le na podlagi posebnih dovoljenj za znanstveno raziskovalne namene (Zupančič 2000, 104).
Od leta 1997 do 2006 je vprašanje dostopa do arhivskega gradiva v Sloveniji urejal Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (Ur. l. RS, 20/1997, 32/1997). Ravnanje z javnim arhivskim gradivom, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti6 , ureja 41. člen, ki določa, da to gradivo postane dostopno za uporabo 30 let po nastanku. V nadaljevanju isti člen določa, da postane dostopno 40 let po svojem nastanku tisto gradivo, »ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve, zadeve s področja nacionalne varnosti, vključno z vzdrževanjem reda in miru, ter na ekonomske interese države in katerih odkritje bi lahko povzročilo škodo.«

Javnopravne osebe morajo gradivo izročiti arhivu najkasneje trideset let po nastanku (ZAGA, člen 22). Izročitelj javnega arhivskega gradiva pa je gradivo dolžan označiti z ustreznimi roki nedostopnosti.

Zakon o arhivskem gradivu in arhivih pa sicer eksplicitno ne določa, katero gradivo naj bi bilo tisto, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti, vendar v praksi to pomeni, da gre za gradivo skoraj celotne državne uprave z izjemo gradiva, ki je bilo že objavljeno ali pa je nastalo v javnosti, kot npr. izjave za javnost in tiskovne konference.

V letu 2006 je prišlo do spremembe arhivske zakonodaje, saj je 7. aprila 2006 stopil v veljavo novi Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – v nadaljevanju ZVDAGA (Ur. l. RS, 30/2006, z dne 23. 03. 2006). Tako 40. člen ZVDAGA določa, da mora javnopravna oseba izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku, in sicer tudi gradivo, »ki vsebuje osebne podatke, vključno z občutljivimi osebnimi podatki; tajne podatke v skladu z zakonom; ki je posebej varovano kot zaupno, če tako določa zakon ali poslovnik državnega organa ali organa samoupravne lokalne skupnosti«.

Javnopravna oseba je »dolžna gradivo označiti z ustreznimi roki nedostopnosti ter v izročitvenem zapisniku posebej navesti morebitne roke nedostopnosti za posamezno javno arhivsko gradivo v skladu s 65. členom« istega zakona (ZVDAGA, člen 40).

Roke nedostopnosti arhivskega gradiva določa 65. člen ZVDAGA. Člen določa, da postane dostopno 40 let po svojem nastanku tisto gradivo, »ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na državno in javno varnost, obrambo, zunanje zadeve ali obveščevalno in varnostno dejavnost države ter njene gospodarske interese ter poslovne in davčne skrivnosti in katerih razkritje bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ter njihove interese.«

Te roke nedostopnosti, ki jih določa zakon (ZVDAGA, člen 65), pa je možno pod določenimi pogoji izjemoma skrajšati, »če je uporaba javnega arhivskega gradiva neizogibno potrebna za dosego predvidenega znanstvenega cilja ter javni interesi prevladujejo nad interesi, ki jih je treba varovati zlasti glede varstva osebnega in družinskega življenja posameznikov« (ZVDAGA, člen 66, 1. odstavek). O izjemnem skrajšanju roka odloči Vlada Republike Slovenije na predlog uporabnika in na podlagi mnenja arhivske komisije, ki jo imenuje Vlada7 . Rok nedostopnosti javnega gradiva pa je možno na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma tudi podaljšati, vendar ne več kot 10 let (ZVDAGA, člen 66, 5 odstavek). Tudi o izjemnem podaljšanju roka nedostopnosti odloča Vlada RS na predlog arhivske komisije.

Brez omejitev, »razen arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke, ki so bili pridobljeni s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij«, pa je dostopno arhivsko gradivo, nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, ki se nanaša na nekdanje družbenopolitične organizacije, kot so npr. Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva, Zveza sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije itd., organi notranjih zadev, pravosodni organi in obveščevalne varnostne službe (ZVDAGA, člen 65).
Rok nedostopnosti arhivskega gradiva, ki vsebuje tajne podatke in je nastalo po 17. maju 1990, pa se na predlog javnopravne osebe lahko podaljša. Takšen predlog mora vsebovati pisno oceno morebitnih škodljivih posledic v primeru, če bi bilo gradivo dostopno javnosti. O podaljšanju roka nedostopnosti odloča Vlada RS na predlog arhivske komisije (ZVDAGA, člen 66, 4. odstavek).
Omejitve dostopa do arhivskega gradiva, ki jih navaja 65. člen tega zakona, pa ne veljajo za »uporabo posamičnih dokumentov in zadev, če gre za postopke, ki jih vodijo državni organi, organi lokalnih samoupravnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava.« Osebe, »ki nastopajo kot stranke v postopkih ali izkažejo svoj pravni interes za uvedbo ali udeležbo v postopkih« pa imajo pravico do »vpogleda v arhivsko gradivo« (ZVDAGA, člen 68).
V zvezi z roki nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, »ki vsebuje občutljive osebne podatke (podatki o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v politični stranki ali sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence), postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku ali 10 let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan in v kolikor ni z drugimi predpisi določeno drugače.« (ZVDAGA, člen 65, 2. odstavek). Pod določenimi pogoji pa je na predlog uporabnika možno izjemoma ta rok tudi skrajšati (ZVDAGA, člen 66, 3.odstavek).

2.1. DOSTOP DO INFORMACIJ JAVNEGA ZNAČAJA IN VARSTVO OSEBNIH PODATKOV V SLOVENIJI

Pravico dostopa do informacij javnega značaja v Sloveniji že od leta 1991 predvideva 2. odstavek 39. člena Ustave RS, ki določa svobodo izražanja, svobodo tiska in drugih oblik javnega obveščanja. Iz te določbe izhaja tudi obveza državnih organov, da vsakomur zagotovijo dostop do javnih informacij, kot to opredeljuje zakon. Pravico do dostopa pa je prvič natančno uredil šele leta 2003 sprejeti Zakon o dostopu do informacij javnega značaja8 . V Evropi ga, za razliko od Slovenije, nekatere države, kot npr. Švedska, poznajo že več kot dvesto let.
Zakon, sprejet leta 2003, ureja postopek, ki vsakemu posamezniku omogoča prost dostop do informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti in drugi organi (ZDIJZ, člen 1). Njegov namen pa je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov, s tem pa omogočati uresničevanje pravic in interesov posameznikov, za kar si morajo javni organi tudi prizadevati (ZDIJZ, člen 2). K informacijam javnega značaja prištevamo tiste informacije, ki izvirajo iz delovnega področja organa in se kažejo v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva, ki ga je izdelal organ sam ali pa pridobil od drugih organov ali oseb (ZDIJZ, člen 4).
Zakon temelji na načelu prostega dostopa do informacij javnega značaja, kar pomeni, da so glede na določbe dostopne vse informacije, razen izjem, ki so posebej navedene v zakonu. Zakon sicer ne določa jasne definicije, kaj sodi med »informacije javnega značaja«, saj navaja, da so dostopne vse informacije, razen izjem.
Tako v zakonu iz leta 2003 najdemo med izjemami pod peto točko 6. člena tudi »podatek, ki se nahaja v javnem arhivskem gradivu, ki je skladno z zakonom, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljen kot zaupen.«
Ravnanje z javnim arhivskim gradivom, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti9 , ureja 41. člen Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Ur. l. RS, št. 20/1997 in št. 32/1997 – popravek), ki določa, da to gradivo postane dostopno za uporabo 30 let po nastanku. V nadaljevanju isti člen določa, da postane dostopno 40 let po svojem nastanku tisto gradivo, ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve, zadeve s področja nacionalne varnosti, vključno z vzdrževanjem reda in miru, ter na ekonomske interese države in katerih odkritje bi lahko povzročilo škodo. Izročitelj javnega arhivskega gradiva pa je gradivo dolžan označiti z ustreznimi roki nedostopnosti.
Roke nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, ki jih določa zakon10 , pa je možno pod določenimi pogoji izjemoma skrajšati11 ali pa na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšati12 , vendar ne več kot 10 let.
Zakon določa, da se roki nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, ki jih določa 41. člen, nanašajo na gradivo, nastalo po letu 199113 . Brez omejitev, razen podatkov, določenih v tretjem odstavku 41. člena, pa je dostopno arhivsko gradivo bivših družbenopolitičnih organizacij (Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva, Zveza sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije)14 . Prav tako so nične vse vrste in stopnje zaupnosti, označene na dokumentih, nastalih v organih in drugih organizacijah bivše SFRJ15 .

Zakon o arhivskem gradivu in arhivih sicer eksplicitno ne določa, katero gradivo naj bi bilo tisto, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti.

Zakon o dostopu do informacij javnega značaja pa v 45. členu določa, da z njegovo uveljavitvijo preneha veljati prvi odstavek 38. člena16 in prvi odstavek 40. člena17 Zakona o arhivskem gradivu in arhivih.

Pri tem gre za določilo, s katerim se arhivska stroka nikakor ni mogla strinjati, saj smo poleg zakona o dostopu do javnih informacij zavezani tudi k upoštevanju Zakona o varstvu osebnih podatkov. Razen tega pa bi nespoštovanje 38. člena ZAGA vneslo v arhivsko teorijo in prakso velik nered in kaos v poslovanje arhivov v tistem delu dejavnosti, v kateri se zagotavljajo usluge uporabnikov v namene zadovoljevanja pravnih interesov.

Tako je v letu 2005 prišlo do sprejema Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS., št. 61/05), s katerim je prišlo do za arhive pomembne spremembe glede definicije informacije javnega značaja. Tako 4. člen omenjenega zakona v svoji drugi alinei navaja da “arhivsko gradivo, ki ga hrani v okviru javne arhivske službe pristojni arhiv v skladu z zakonom, ki ureja arhive, ni informacija javnega značaja po tem zakonu” (ZDIJZ-UPB1, člen 4).

Tudi koncept varstva osebnih podatkov v Republiki Sloveniji izhaja iz Ustave Republike Slovenije, natančneje njenega 38. člena. Ta določa, da mora zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnih podatkov določati poseben zakon, poleg tega pa mora biti varovanje osebnih podatkov urejeno tudi v posameznih področnih zakonih. Prav tako Ustava Republike Slovenije v svojem 38. členu prepoveduje uporabo osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja in daje vsakomur pravico, da se seznani z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj, ter pravico do sodnega varstva ob njihovi zlorabi.

Temeljni zakon, ki ureja varstvo osebnih podatkov je Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 57/2001 in 59/2001). Kot sistemski zakon določa le splošna pravila, obveznosti in ukrepe, s katerimi preprečujemo nezakonite in neupravičene posege v zasebnost posameznika pri obdelavi osebnih podatkov.

Vrste osebnih podatkov, način zbiranja, čas shranjevanja, varstvo tajnosti osebnih podatkov ter morebitne omejitve pravic posameznika pa morajo jasno določiti zakoni, ki urejajo posamezna področja.

Zakon o varstvu osebnih podatkov definira »osebni podatek«18 kot katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Osebni podatki pa se najpogosteje vodijo v raznih zbirkah podatkov, arhivih, ali pa so sestavni del različnih upravnih, kazenskih in drugih postopkov.
Ko osebne podatke zbiramo in uporabljamo za namene vodenja raznih postopkov, je potrebno upoštevati določbe procesnih zakonov ter določbe zakonov, ki urejajo posamezna področja, saj se lahko pojavljajo razlike med posameznimi določili.

Po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja je omogočen dostop do vseh informacij, razen tistih, ki so določene kot izjeme. Tako se lahko zavrne dostop tudi v primeru, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu za zakonom o varstvu osebnih podatkov.
Če bi posredovane informacije lahko kršile varstvo osebnih podatkov, je potrebno ločiti posredovanje podatkov, ki izvirajo oziroma so sestavni del zbirk podatkov, od posredovanja osebnih podatkov, ki so sestavni del nekega postopka. Ne glede na to, kje se osebni podatki nahajajo, pa jih je, glede na določbe Zakona o varovanju osebnih podatkov, dovoljeno posredovati na način in v obliki, ki ne omogoča identifikacije posameznika.

3. UPORABA ARHIVSKEGA GRADIVA

3.1. SLOVENSKI ARHIVI IN VELJAVNI PREDPISI O UPORABI ARHIVSKEGA GRADIVA

Javno arhivsko gradivo se v arhivih uporablja za znanstveno-raziskovalne, kulturne in publicistične namene, za predstavitve arhivskega gradiva in za izobraževanje, potreb sodnih, upravnih in drugih uradnih postopkov ter za druge namene (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, člen 108) Uporabo javnega arhivskega gradiva v arhivih tako v prvi vrsti določajo 63. – 70. člen zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Ur. l. RS, št. 30/2006). Zakon določa, da je javno arhivsko gradivo na podlagi pisne zahteve ali prek objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur (ZVDAGA, člen 63, 1. odstavek). Podrobnejše pogoje uporabe arhivskega gradiva v slovenskih arhivih pa določajo106-123 člen Uredbe o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Ur.l. RS, št. 86/2006).
Uporabnik lahko prijavi uporabo arhivskega gradiva pisno, telefonsko ali preko faksimilnih naprav, elektronske pošte ali pa neposredno v čitalnici arhiva. Prijava pa mora vsebovati identifikacijsko oznako uporabnika, arhivsko gradivo, ki ga uporabnik želi uporabljati, namen uporabe gradiva in tema, oziroma področje, ki ga uporabnik želi raziskovati. Arhiv pa mora prijavo uporabe potrditi in uporabnika obvestiti o času , kraju in načinu uporabe želenega gradiva (Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, člen 110).
Pred pričetkom uporabe arhivskega gradiva mora uporabnik arhivskega gradiva izpolniti matični list, na katerem so navedeni njegovi identifikacijski podatki (ime, datum rojstva in naslov). Vsak matični list vsebuje tudi besedilo izjave uporabnika, da je seznanjen z zahtevami o varstvu osebnih podatkov in avtorskih pravic. S tem se uporabnik zaveže, da bo ta določila spoštoval. Matični list za pooblaščene ali zaposlene osebe pravnih oseb pa mora poleg omenjenih podatkov vsebovati še identifikacijske podatke pravne osebe (ime in sedež pravne osebe, matična številka vpisa v poslovni ali sodni register). Uporabnika pa je pred pričetkom dela potrebo seznanil tudi s pogoji uporabe arhivskega gradiva in s čitalniškim redom arhiva (prav tam, člen 109).

Posebni pogoji pa so predpisani za uporabnike, mlajše od 16 let, ki morajo ob prijavi uporabe navesti tudi mentorja, ki bo prisoten ob uporabi arhivskega gradiva. Uporabniki, starejši od 16 in mlajši do 18 let, pa morajo predložiti potrdilo šole o temi, ki jo proučujejo (prav tam, člen 111).
Uporabnik naroči arhivsko gradivo v čitalnici ali po elektronski pošti z naročilnico, na kateri se nahajajo identifikacijska oznaka uporabnika, številka prijave uporabe, signatura arhivske enote ali oznake tehničnih enot, datum naročila arhivskega gradiva, datum izdaje in vrnitve arhivskega gradiva, podpis uporabnika in podpis pooblaščenega delavca, ki je izročil gradivo v uporabo (prav tam, člen 112).

Arhiv mora uporabniku posredovati vsa dostopna informacijska sredstva o arhivskem gradivu ter ga seznaniti z gradivom, v katerem je pričakovati podatke, ki jih išče. Pred uporabo pa mora arhivist uporabnika tudi opozoriti, da je za zlorabo osebnih podatkov in kršenje avtorskih pravic odgovoren sam. Ta mora pred uporabo gradiva, ki je pod varstvom avtorskih pravic, sam urediti razmerja v zvezi z uporabo z avtorjem ali njegovimi pravnimi nasledniki (prav tam, člen 113).
Členi 114-116 določajo načine uporabe in posledice nepravilne uporabe. Uporabniki lahko arhivsko gradivo uporabljajo praviloma le v čitalnici arhiva. Gradiva arhiv pod nobenimi pogoji uporabnikom ne izposoja na dom. Čitalnica je za uporabnike odprta vse dneve poslovanja arhiva, najmanj pa šest ur dnevno. Podrobnejši potek uporabe arhivskega gradiva in ostala določila povezana z uporabo gradiva po določi arhiv s čitalniškim redom.

Uporabnik lahko praviloma uporablja izvirno arhivsko gradivo, razen v primeru, ko je gradivo v tako slabem materialnem stanju, da se lahko ob uporabi trajno poškoduje. V takšnem primeru uporabnik dobi na vpogled kopije tega gradiva. Filmsko in zvočno arhivsko gradivo pa je v vsakem primeru mogoče uporabljati samo v obliki študijskih kopij. Gradivo v digitalni obliki pa se daje v uporabo na ustrezni programski in strojni opremi.

Pri uporabi gradiva imajo tisti uporabniki, ki gradivo uporabljajo za potrebe poslovanja in vodenje uradnih postopkov prednost pred tistimi uporabniki, ki gradivo uporabljajo za raziskovalne in druge namene. Vsak uporabnik arhivskega gradiva je dolžan ob uporabi arhivskega gradiva poskrbeti za to, da se gradivo ohrani v urejenem stanju in da se ne poškoduje. V primeru poškodovanja gradiva, ki je nastalo kot posledica nepravilnega ravnanja, je uporabnik dolžan pokriti stroške restavratorskih in konservatorskih posegov, ki jih je potrebno opraviti na gradivu.

Takšna nepravilna uporaba arhivskega gradiva pomeni kršitev čitalniškega reda, zato lahko pooblaščeni delavec arhiva v takšnem primeru tudi ukrepa. Najprej sledi opozorilo uporabniku, ki se zapiše na matični list uporabnika, če pa ta s svojim početjem nadaljuje, ga lahko pooblaščeni delavec odstrani iz čitalnice ter mu prepove nadaljnje delo.

Uporabnik arhivskega gradiva lahko po potrebi arhivsko gradivo tudi kopira, vendar le za svoje lastne potrebe. Kopiranje lahko naroči s posebno naročilnico, ki mora vsebovati identifikacijsko oznako uporabnika, opredelitev načina reprodukcije, signaturo ali ime arhivske enote, datum naročila, izjavo uporabnika, da gradiva ne bo uporabljal za objavo ali drugo javno predstavitev, podpis uporabnika, dovoljenje za reproduciranje, datum reproduciranja, podpis delavca in število kopij. Zaradi zagotavljanja materialnega varstva gradiva, pa lahko arhiv določi način in metodo izdelave reprodukcije.(prva tam, člen 118).

Uporaba arhivskega gradiva pa ni zmeraj mogoča. To velja predvsem za gradivo, ki se v tistem trenutku nahaja v procesu strokovne obdelave, ko je izvirno gradivo tako močno poškodovano, da njegova uporaba ni možna, niso pa še izdelane kopije ali pa celo niso dosegljive ali ko gre za tajni ali kako drugače zaščiten podatek (prav tam, člen 117).

Arhivsko gradivo se, kot smo omenili že na začetku, uporablja tudi za razstavne in publicistične namene. Pri uporabi za razstavne namene lahko arhiv svoje gradivo tudi izposodi. Izposoja gradiva je mogoča samo na podlagi posebne pogodbe, s katero so natančno določeni pogoji izposoje arhivskega gradiva. Iz pogodbe mora biti natančno razviden namen izposoje gradiva, priložen pa mora biti tudi natančen seznam izposojenega gradiva. Določen mora biti tudi način zavarovanja gradiva in čas izposoje ter morebitno nadomestilo za porabo gradiva. V pogodbi se mora uporabnik tudi zavezati, da bo povrnil morebitne stroške konservacije in restavracije poškodovanega ter plačal odškodnino za morebitno uničenje arhivskega gradiva.

Glede na to, da vsaka izposoja gradiva izven arhiva predstavlja določen riziko, je potrebno gradivo, ki se izposoja, pred tem varnostno skenirati ali mikrofilmati. Prav tako pa je potrebno pred izposojo arhivskega gradiva poskrbeti za njegovo zavarovanje pri zavarovalnici, zavarovalno vsoto pa mora poravnati izposojevalec.

Pri objavi takšnega izposojenega gradiva, bodisi v obliki razstave ali pa spremljajoče publikacije, je oseba ali institucija, ki si je gradivo izposodila, dolžna poskrbeti za to, da se natančno navede arhiv, iz katerega izvira gradivo in ime in signaturo fonda, v katerem se nahaja razstavljeno ali publicirano gradivo (prav tam, člen 119).

Nova uredba pa v 120 členu določa tudi pogoje za trajno uporabo digitalnih kopij. Prav in javnopravne oseba lahko namreč na podlagi pisne pogodbe, sklenjene s pristojnim arhivom, pridobijo pravico o trajne uporabe digitalnih kopij javnega arhivskega gradiva. Takšna pogodba mora vsebovati seznam gradiva, za katerega velja pravica trajne uporabe, namen uporabe in izjavo uporabnika, da bo gradivo uporabljal samo za v pogodbi določene namene. Uporabnik se v pogodbi zaveže tudi k temu, da arhivu v primeru objave gradiva izroči en izvod publikacije, prav tako pa pogodba določan tudi varstvo uporabnikovih pravic intelektualne lastnine.

Arhivi pa svojih uslug ne nudijo samo raziskovalcem, saj izdajajo tudi “potrdila oziroma druge listine o dejstvih, o katerih se je vodila uradna evidenca, ki je sedaj arhivsko gradivo” in “overovljene izpise, prepise in kopije dokumentov v fizični in elektronski obliki, s katerimi se potrdi istovetnost z izvirnim dokumentom, ki ga hrani arhiv” (prav tam, člen 122). V primeru takšne uporabe arhivskega gradiva morajo tako fizične kot pravne osebe, ki želijo uporabiti arhivsko gradivo iz 65. člena zakona, v svoji prijavi za uporabo izkazati pravni interes. Če namesto stranke v postopku za dostop do gradiva zaprosi pravni ali drug zakonit zastopnik, mora predložiti pooblastilo o zastopanju, saj mu pooblaščeni delavec le tako lahko dovoli vpogled v arhivsko gradivo. V primeru, da ni izkazanega pravnega interesa ali če ni predloženega ustreznega pooblastila, se lahko dostop do gradiva zavrne.

Posebno ravnanje pa je potrebno v primeru, ko gre za uporabo gradiva, ki vsebuje osebne podatke, le-ti pa se ne nanašajo na prosilca, ampak tudi na zasebnost drugih posameznikov. V tem primeru je potrebno v prijavi natančno opredeliti sorodstvene vezi z osebo, na katero se podatki nanašajo in priložiti pisno pooblastilo ali soglasje te osebe. Če pa se gradivo nanaša na že umrlega posameznika, je potrebno navesti čas smrti te osebe (prav tam, člen 121).

123. člen Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva pa prinaša določila v zvezi s stroški uporabe arhivskega gradiva. Le-te nosi uporabnik arhivskega gradiva. Višina stroškov je določena v posebni tarifi uporabe, ki zajema stroške kopiranja arhivskega gradiva na kopirnih aparatih, mikrofilmanje, skeniranje, fotografiranje ali drugačno reproduciranje arhivskega gradiva, uporabo in kopiranje filmskega arhivskega gradiva in arhivskega gradiva na magnetnih, optičnih in drugih medijih ter konzervacijo in restavracijo arhivskega gradiva.

Letos sprejeta Uredb o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva pa prinaša tudi novost, saj v členih 125 in 126 prinaša določila v zvezi z dostopnostjo arhivskega gradiva na svetovnem spletu. Glede na omenjene člene morajo arhivi na svetovnem spletu omogočiti brezplačno dostopnost pomagal, ki so nastala v elektronski obliki ali so dostopna v digitalizira obliki, evidenc fondov zbirk arhivskega gradiva, vodnika po fondih in zbirkah arhivskega gradiva ter javnega arhivskega gradiva, ki je dostopno v digitalni obliki, v skladu s tehničnimi možnostmi arhivov. Arhiv Republike Slovenije pa mora na svetovnem spletu omogočiti še brezplačno dostopnost zbirne evidence fondov in zbirk arhivskega gradiva, registra potrjenih notranjih pravil in potrjenih vzorčnih pravil, registra ponudnikov opreme in storitev ter registra akreditirane opreme in storitev.

Uporabnikom se dostop do podatkov na svetovnem spletu omogoči na podlagi spletne prijave uporabnika, ki mora v ta namen arhivu posredovati svoj elektronski naslov in uporabniško ime. O takšni uporabi pa morajo arhivi voditi evidenco.

Uporaba gradiva v čitalnici je v slovenskih arhivih brezplačna, čeprav arhivska praksa nekaterih držav že pozna plačilo, neke vrste plačilo uporabe gradiva v čitalnicah. Nam najbližji primer je Štajerski deželni arhiv v Gradcu, Avstrija, kjer je za uporabo gradiva v čitalnici potrebno plačati nadomestilo. Konzultacije z arhivistom, brez uporabe gradiva, so brezplačne. Vsak uporabnik, ki uporablja arhivsko gradivo v čitalnici, dobi svojo matično številko uporabnika, ter t.i. »Archivkarte«. Ta je lahko celoletna, njena cena pa znaša 20 €. Vstop v čitalnico s takšno izkaznico je za uporabnika neomejen. Za tiste uporabnike, ki gradivo uporabljajo bolj poredko, pa je možno dobiti dnevno karto, katere cena znaša 1€. Sredstva, ki jih arhiv na ta način zbere, se smatrajo kot njihovi lastni prihodki, arhiv pa na ta način pokriva stroške in izdatke, ki niso v okviru proračunskih sredstev; le-ta arhivu zagotavlja deželna vlada, katere sestavni del je arhiv. Podobno ureditev kot v Gradcu so uvedli tudi v Državnem arhivu na Dunaju.

3.2. UPORABNIKI IN UPORABA ARHIVSKEGA GRADIVA V POKRAJINSKEM ARHIVU MARIBOR

Uporabo arhivskega gradiva spremljajo v čitalnici in v službi za izdajo dokumentov, letno pa se pripravi tudi statistika uporabe gradiva. Na ta način pridobiva arhiv informacije o gradivu, ki se najpogosteje pregleduje. Te informacije služijo za pripravo seznama prioritetnih ureditev in popisovanja arhivskega gradiva. Izpolnjevanje vseh obrazcev, ki jih predpisuje arhivska zakonodaja, dobi pravi smisel ob možnosti priprave statistike. Do sedaj je bilo potrebno statistike pripravljati ročno, program COBISS/Izpisi pa omogoča računalniško obdelavo uporabe arhivskega gradiva in drugih dejavnosti v čitalnici. Pripravo nekaterih statistik omogoča tudi program COBISS/Izposoja. Za statistično obdelavo so zanimivi podatki o uporabi arhivskega gradiva, o plačilih za izdelavo kopij in o prodaji publikacij, ki jih arhiv izdaja, o obiskih uporabnikov za delo v čitalnici ali samo iskanje informacij ter o uporabnikih.

Uporabniki arhivskega gradiva, ki prihajajo v čitalnico Pokrajinskega arhiva Maribor, predstavljajo klasične kategorije, med katere lahko prištejemo osnovnošolce, srednješolce, redne in izredne študente, zaposlene, t. i. svobodne poklice in nezaposlene osebe.

Analiza uporabnikov v zadnjih petih letih, od leta 2000-2005, je pokazala, da je arhivsko čitalnico v tem času obiskalo skupno 762 posameznih uporabnikov19 .

zsrcl02

Najštevilčnejšo skupino predstavljajo redni študentje (v glavnem Pedagoške fakultete Maribor), ki predstavljajo 37% vseh uporabnikov. Tej najštevilčnejši skupini sledijo zaposleni z 32 %, upokojenci s 16%, srednješolci 6%, izredni študentje 5%, svobodni poklici z 2%, osnovnošolci in nezaposleni pa z 1%. Pri tem gre v glavnem za Slovence, vendar pa med uporabniki PAM najdemo tudi nekaj tujcev.

Mesečna statistika obiskov20 v letu 2005 po kategorijah članov v čitalnici upošteva osem kategorij uporabnikov, ki jih vodimo v statistiki uporabnikov, in sicer po številu obiskov, od najpogostejših obiskov do najmanj obiskov: zaposleni, redni študenti, zaposleni v arhivu, upokojenci, izredni študenti. Statistika pokaže, da so študenti prihajali v arhiv najpogosteje meseca novembra, marca, aprila in decembra. Upokojenci so obiskovali arhiv enakomerno skozi vse leto, razen v juniju in juliju, ko skoraj ni bilo obiskov. Še najbolj enakomeren obisk je bil pri kategoriji zaposlenih.

zd_3

zsrcl04

Grafični prikaz obiskov v čitalnici v letu 2005 prikazuje največje število obiskovalcev v mesecu novembru, nekoliko manjše pa v mesecu marcu in decembru. Prav tako je razvidno, da ni obdobja, ko v čitalnici ne bi bilo obiskovalcev. V mesecu juliju, ko je bilo najmanj obiskov, jih je bilo kljub temu 24. Pri tem je potrebno upoštevati tudi to, da prihajajo v čitalnico tudi stranke, ki pregledujejo arhivsko gradivo v upravno pravne namene, ki pa tukaj niso upoštevane, saj se vodi samo-stojna evidenca za delo s strankami. Za kategorijo uporabnikov zaposleni je bilo pripravljenih 690 tehničnih enot arhivskega gradiva, za kategorijo redni študenti 372 tehničnih enot in za kategorijo upokojenci 242.

Podatki so povzeti iz statistike transakcij članov po kategorijah članov.

Čitalnica Pokrajinskega arhiva Maribor, na lokaciji Glavni trg 7, je odprta dnevno od 8.00 do 14.00 ure. Zaradi hrambe gradiva na več lokacijah je potrebna vnaprejšnja najava in naročanje gradiva.

V čitalnici arhiva je število uporabnikov gradiva v znanstveno raziskovalne namene znašalo 3.690, v upravne namene pa je gradivo potrebovalo 11.644 strank.

To pomeni, da je bilo 76% uporabnikov v pravne in samo 24% uporabnikov v znanstveno raziskovalne namene.

V petih letih je zaslediti nekoliko manjšo uporabo gradiva, tako v znanstveno raziskovalne namene, kakor tudi v pravne. Posledično pa je bilo izdano tudi manj potrdil oz. overjenih prepisov.

Ob tem vsekakor velja tudi omeniti, da je bil v letu 2005 uveden računalniški način evidentiranja uporabe arhivskega gradiva v znanstveno raziskovalne namene. Povečalo pa se je tudi število povpraševanj po telefonu in elektronski pošti.

V letu 2005 je bilo pozitivno rešenih 1.269 vlog, kar znaša 71,8% vseh prispelih vlog, negativno pa 498 vlog, kar v odstotkih znaša 28,2%.

zsrcl06

zsrcl07

Uporabnikom je bilo skupno izdanih 11.662 potrdil oz. overjenih prepisov, ki so bili izdani za potrebe uveljavljanja statusa žrtev vojnega nasilja, prijavo vojne škode, postopke denacionalizacije, šolanja, delovne dobe, državljanstva, gradbenih zadev in drugo. Iz podatkov je razvidno, da med izdanimi potrdili prednjačijo tista, izdana za uveljavljanje statusa žrtev vojnega nasilja in prijavo vojne škode, premoženjsko pravnih zadev, delovne dobe in šolanja.

zsrcl08

Uporabniki so v štirih letih skupno uporabili in pregledali 1.162 fondov in zbirk, od tega 1.107 tekočih metrov spisovnega gradiva, 648 mikrofilmskih kolutov in 11.438 kosov fotografij.

zsrcl09

V letu 2005 je bilo pripravljeno za uporabo 117 arhivskih fondov v skupni izmeri 175 tekočih metrov arhivskega gradiva. Pripravljeno pa je bilo tudi 3.566 kosov fotografij, ki jih je pregledovalo 21 obiskovalcev. Vseh transakcij arhivskega gradiva je bilo 2.992, to pomeni 1.496 škatel ali kosov pripravljenega in nato vrnjenega gradiva. Vseh transakcij, tudi knjižnega gradiva, vključno s transakcijami za zaposlene, pa je bilo 3.966.

Uporabniki so v letu 2005 v čitalnici najpogosteje posegli po fondih s področja uprave, sledili so rodbinski fondi z zbirkami, zbirke, politične in družbenopolitične organizacije in društva, prosveta, kultura in znanost, pravosodje, notarji in odvetniki, gospoščine, zemljiška posestva, veleposesti in najmanj po fondih s področja gospodarstva in bančništva.

zsrcl10

zsrcl11

Najpogosteje je bila poleg zbirke Fototeka uporabljena Zbirka listin (173), sledijo pa fondi Mestna konferenca Socialistične zveze delovnega ljudstva Maribor (115), Uprava za gradnje in regulacijo Maribor (83), Mestni ljudski odbor Maribor (54), Mestna občina Maribor (53). Med prvimi desetimi fondi, ki so jih uporabniki najpogosteje pregledovali, so tudi trije osebni fondi (Kovačič Franc, Rosina Fran, Stegenšek Avguštin).

zsrcl12

 VIRI IN LITERATURA:

  1. DUCHEIN, Michel (1994). Legal Problems of Public Access to Archives. V: P. P. Klasinc… et al (Ur.), Atlanti 4 (str. 62 – 67). Maribor: Mednarodni inštitut arhivskih znanosti.
  2. Dictionary of Archival Terminology (1984). Pariz: International Cuncil on Archives.
  3. KEČEK, Zdenka (1998). Pravni vidiki uporabe računalnika v arhivih. V: P. P. Klasinc… et al (Ur.), Sodobni arhivi’98. XX. Posvetovanje o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih: referati s posvetovanja v Radencih ( str. 156-167). Maribor: Pokrajinski arhiv.
  4. SEMLIČ RAJH, Zdenka (1998). Dostop do arhivskega gradiva – evropska scena. V: P. P. Klasinc… et al (Ur.), Sodobni arhivi’98. XX. posvetovanje o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih: referati s posvetovanja v Radencih (str. 169-175). Maribor: Pokrajinski arhiv, Mednarodni inštitut arhivskih znanosti, Arhivsko društvo Maribor.
  5. SEMLIČ RAJH, Zdenka (1998). Nove informacijske tehnologije – izziv pri uporabi arhivskega gradiva. V: M. Kafol … et al (Ur.), Arhivi in računalništvo: 18. posvetovanje arhivskih delavcev Slovenije, Gozd Martuljek 1998 (str. 73 – 76). Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije.
  6. SEMLIČ RAJH, Zdenka. (1999). Dostop do arhivskega gradiva, njegova uporaba in moderne informacijske tehnologije. V: Čufer, S. (Ur.), Sistemi za upravljanje z dokumenti in upravljanje z znanjem, DOK_SIS`1999, Portorož, 19.-21. maj 1999 : zbornik referatov (str. 26-36/V). Ljubljana: Media.doc..
  7. SEMLIČ RAJH, Zdenka. (1999). Zagotavljanje dostopa do arhivskega gradiva. V: P. P. Klasinc… et al (Ur.),Sodobni arhivi’99. XXI. posvetovanje o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih: referati s posvetovanja v Radencih (str. 138–147). Maribor: Pokrajinski arhiv, Mednarodni inštitut arhivskih znanosti, Arhivsko društvo Maribor;
  8. Uredba o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva, Ur.l. RS, št. 86/2006.
  9. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih, Ur.l. RS, št. 20/1997, popravek Ur.l. RS št. 32/1997.
  10. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, Ur.l. RS, št. 24/2003, 61/2005, 109/2005, 113/2005 in 28/2006.
  11. Zakon o naravni in kulturni dediščini, Ur. l. SRS, št. 1/1981.
  12. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Ur.l. RS, št. 30/2006.
  13. Zakon o varstvu osebnih podatkov, Ur. l. RS, št. 57/2001, 59/2001 in 86/2004.
  14. Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, Ur. l. RS., št. 61/05.

(Izlaganje je održano 25. studenoga 2006. na 2. ZAD – danu)


  1. Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 57/2001 in 59/2001). []
  2. Določbe zakona o varstvu osebnih podatkov zavezujejo upravljalce zbirk podatkov (tudi arhiviste) in druge subjekte, ki lahko v skladu z zakonskimi predpisi obdelujejo osebne podatke, da v svojih notranjih aktih določijo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. V notranjih aktih se torej ne ureja varstvo podatkov, temveč njihovo zavarovanje v smislu določitve organizacijskih in ustreznih logično tehničnih postopkov in ukrepov. Prim: Keček, Zdenka (1998). Pravni vidiki uporabe računalnika v arhivih. V: P. P. Klasinc… et al (Ur.), Sodobni arhivi’98, XX. Posvetovanje o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih: referati s posvetovanja v Radencih ( str. 156-167). Maribor: Pokrajinski arhiv. []
  3. Primerjaj Duchein,Michel (1994). Legal Problems of Public Access to Archives. V P. P. Klasinc… et al (Ur.), Atlanti 4 (str. 62 – 67). Maribor: Mednarodni inštitut arhivskih znanosti. []
  4. Duchein v svojem delu (paragraf 2.5.2) navaja kot zasebne zadeve: civilni status (rojstvo, poroka, ločitev, smrt); zdravje; davki; kazenske in kriminalne zahteve; strokovna dejavnost; politična, filozofska in religiozna opredelitev; osnovni statistični podatki; čast; policijski zapisniki; zaupni podatki. []
  5. Prim: Semlič-Rajh, Zdenka (1998). Dostop do arhivskega gradiva – Evropska scena. V P. P. Klasinc… et al (Ur.), Sodobni arhivi’98, XX. Posvetovanje o strokovnih in tehničnih vprašanjih v arhivih: referati s posvetovanja v Radencih ( str. 172). Maribor: Pokrajinski arhiv. []
  6. Beri: zaupno javno gradivo. []
  7. ZVDAGA, člen 67. []
  8. Zakon je stopil v veljavo 22. marca 2003. []
  9. Beri: zaupno javno gradivo. []
  10. Glej ZAGA, člen 41. []
  11. Glej ZAGA, člen 42. Rok je možno skrajšati, če je uporaba javnega gradiva nujno potrebna za dosego predvidenega znanstvenega cilja in če javni interesi prevladujejo nad interesi, ki jih je potrebno varovati. []
  12. Glej ZAGA, člen 43. []
  13. Glej ZAGA, člen 65. []
  14. Glej ZAGA, člen 66. []
  15. Glej ZAGA, člen 67. []
  16. Prvi odstavek 38. člena ZAGA določa, da se javno arhivsko gradivo v arhivih lahko uporablja v znanstveno-raziskovalne, kulturne in publicistične namene, za predstavitev arhivskega gradiva in za izobraževanje. Pravne in fizične osebe pa lahko poleg teh namenov uporabljajo javno arhivsko gradivo, če izkažejo pravni interes. []
  17. Prvi odstavek 40. člena ZAGA določa, da se javno arhivsko gradivo uporablja v dovoljene namene na podlagi prijave uporabe upravičenca arhivu. []
  18. Glej ZVOP, člen 6. []
  19. Upoštevani so uporabniki, evidentirani v evidenčnem listu uporabe gradiva, ki pa so v enem letu lahko opravili več obiskov v arhivu. []
  20. Upoštevani so vsi obiski uporabnikov arhivskega in knjižničnega gradiva, kar pomeni, da je posamezni uporabnik opravil več obiskov na mesec. []