Novi slovenski Zakon o zaštiti registraturnog i arhivskog gradiva i arhivima – skraćeno: ZZRAGA

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Zakon je prihvaćen u Državnem zboru Republike Slovenije 6 ožujka, a stupio je na snagu 7. travnja 2006. godine.

ZZRAGA1 donekle nadograđuje dosadašnji slovenski Zakon o arhivskom gradivu i arhivima2 i na novo uređuje zaštitu registraturnoga i arhivskoga gradiva u fizičkom i elektroničkom obliku, dostupnost arhivskoga gradiva i organizaciju javne arhivske službe u Republici Sloveniji. Neki od nas (uključujući i autora ovoga teksta) su već prije deset godina, kod donošenja ZAGA 1997 godine, upozoravali da je potrebno unijeti elektroničke zapise i njihovo arhiviranje.

ZZRAGA TAKO UREĐUJE: organizaciju, infrastrukturu i izvođenje zaštite i pohrane registraturnoga gradiva u fizičkom i elektroničkom obliku uključujući i pravne učinke pohrane e-gradiva. Zakon uređuje zaštitu i čuvanje javnoga i privatnoga arhivskoga gradiva kao kulturnoga dobra, bez obzira na vrstu, oblik ili nosač zapisa, uvjete njegove uporabe i dostupnosti, zadaće i organizaciju arhivske službe u Republici Sloveniji (RS) te oblike nadzora nad provođenjem zakona.

Zakon pokušava osigurati cjelovitu i učinkovitu zaštitu „elektroničkoga registraturnoga“ i „elektroničkoga arhivskog gradiva“ te u postojeći pravni sustav zaštite arhivskoga gradiva unaša određene promjene i nadopune vezano uz kriterije i postupke vrednovanja i odabiranja javnoga arhivskoga gradiva, zaštitu filmskoga arhivskoga gradiva, arhivske informacijske sustave, kao i uz dostupnost arhivskoga gradiva (što će tek pokazati praksa). Zakon nudi standarde za preuzimanje, čuvanje i dugotrajno arhiviranje elektroničkoga gradiva u digitalnom obliku. S novim zakonom na snazi ostaju, zbog tehnološkog razvoja i arhivistike, dopunjena temeljna načela, koja se već desetljećima poštuje u arhivskoj struci, kod nas i u inozemstvu, odnosno Europskoj Uniji (EU).

Zaštita registraturnoga i arhivskoga gradiva temelji se na načelima čuvanja gradiva odnosno uporabljivosti njegova sadržaja, trajnosti, cjelovitosti, dostupnosti i na zaštiti arhivskoga gradiva kao kulturnoga dobra.

Glavna namjena pohrane registraturnoga i arhivskoga gradiva, po ZVAGA, je čuvanje izvornoga gradiva odnosno njegova upotrebljivost za različite potrebe, što se odnosi i na pohranu elektroničkoga gradiva i čuvanja jednakovrijednih i vjerodostojnih reprodukcija gradiva.

Elektroničke digitalne zapise nije moguće trajno sačuvati u izvornom obliku, kao što je to pravilo za klasične dokumente na papiru i sličnim nosačima, već ih je uz pomoć informacijske tehnologije moguće sačuvati samo uz pomoć presnimavanja na nove nosače odnosno migracijom u nove oblike.

Tehnološki nije moguće odvojiti postupak i uvjete čuvanja elektroničkoga registraturnoga gradiva od elektroničkoga arhivskoga gradiva, kao što je to uobičajeno u dosadašnjoj arhivskoj teoriji i praksi gdje razdvajamo registraturno od arhivskog gradiva u fizičkom obliku. Elektronički podaci, dokumenti i zbirke podataka nakon trideset godina neće postojati ili neće biti čitljivi, ukoliko ih od samog nastanka nećemo ZAJEDNO tretirati kao elektroničko registraturno i arhivsko gradivo.

Tako je bila prihvaćena odluka da se u ZZRAGA unesu određeni specifični tehnološki postupci i uvjeti preuzimanja, odgovorne pretvorbe i sigurne dugotrajne pohrane elektroničkoga registraturnog i arhivskog gradiva bez obzira na njegovu primarnu ili sekundarnu vrijednost.

ZZRAGA određuje načelo trajnosti što znači da s pohranom moramo garantirati trajnost izvornoga arhivskoga gradiva ukoliko je ono u fizičkom – klasičnom obliku odnosno trajnost reprodukcije njegova sadržaja ukoliko se radi o elektroničkom registraturnom gradivu, svakako uz čuvanje njegove cjelovitosti, koja se temelji na nepromjenjivosti, autentičnosti i integralnosti gradiva odnosno reprodukcije njegova sadržaja, odgovoriti na zahtjeve uređenosti registraturnog gradiva odnosno njegova sadržaja i na zahtjeve gradiva kao dokaza odnosno provenijencije gradiva. Na tim se načelima već danas temelji evidencija arhivskoga gradiva u javnim arhivima to jest javni registar arhivskih fondova i zbirki, čuvanje javnoga i privatnoga arhivskoga gradiva prije preuzimanja u arhiv, stručna obrada arhivskoga gradiva u arhivima i arhivski informacijski ustavi.

S obzirom na načela čuvanja, odnosno reprodukcije njegova sadržaja, gradivo mora biti cijelo vrijeme pohrane zaštićeno od gubljenja, oštećenja ili uništenja koje mogu prouzrokovati prirodne katastrofe, kvarovi opreme, ljudski faktor i drugi štetni utjecati, dostupnost gradiva određuju i propisi o zaštiti od neautoriziranog korištenja gradiva i zloupotreba.

Vezano uz odnos prema znanosti, kulturi i trajnoj pravnoj zaštiti arhivskoga gradiva kao kulturnoga dobra ZZRAGA određuje da je arhivsko gradivo spomenik kulture i kao takvo mora biti zaštićeno – arhivsko je gradivo kao spomenik kulture stoga posebno zaštićeno kako ovim zakonom tako i drugima (npr. kaznenopravnim). Iz tog su načela također izvedene nadležnosti, zadaća i organizacija javne arhivske službe i obaveze vlasnika privatnoga arhivskoga gradiva.

Zakon određuje registraturno gradivo, koje je izvorno ili reproducirano pisano, crtano, tiskano, fotografirano, snimano, fonografirano, magnetski, optično ili kako drugačije zapisano gradivo, koje je bilo zaprimljeno ili je nastalo radom pravih odnosno fizičkih osoba. Vezano uz oblik zapisa, kojeg određuju nosač i način zapisa, registraturno se gradivo dijeli na fizičko (papirnato) i na elektroničko u digitalnoj ili analognom obliku. Podjela gradiva prema nosaču informacija je i najveća ishitrenost ovoga zakona.3
U vezi sa definicijama gradiva su u ZZRAGA predstavljeni postupci zaštite arhivskoga gradiva kao kulturnoga spomenika bez obzira na vrstu medija kao i postupke valorizacije registraturnoga gradiva, odabiranje arhivskoga gradiva, predaju nadležnome arhivu, stručnu obradu arhivskoga gradiva u arhivima, arhivski informacijsku sustav, inspekcijski nadzor i odredbe o dostupnosti i uporabi arhivskoga gradiva u istraživačke, studijske i kulturne svrhe kao i za potrebne službenih postupka te za različite poslovne i osobne namjene.

Dopunjen je sustav čuvanja filmskoga arhivskoga gradiva, koje zahtijeva specifične odredbe i poseban način tretiranja zbog samog načina nastajanja i zapletenih vlasničkih i autorskih odnosa. Posebno je uređeno pitanje itermediata. U skladu s preporukama Vijeća Europe i Međunarodnog arhivskog vijeća određuje se opći 30-ogodišnji rok dostupnosti arhivskoga gradiva u javnim arhivima i određuje demokratična dostupnost gradiva sa sustavom zaštite svih vrsta tajnosti i osjetljivih osobnih podataka, kao što je uvaženo u državama EU, uključivo i nekadašnje države realsocijalizma.

Arhivsko gradivo, nastalo prije konstituiranja Skupštine Republike Slovenije 17. svibnja 1990. g. koje se odnosi na društveno-političke organizacije (npr. Zvezo komunistov Slovenije, Socialistično zvezo delovnega ljudstva, Zvezo sindikatov Slovenije, Zvezo socialistične mladine Slovenije), organe unutarnjih poslova (npr. policiju), pravosudne organe (npr. sudove, tužilaštva, zatvore) i obavještajno-sigurnosne službe, po novom je zakonu dostupno bez ograničenja, osim gradiva koje sadrži osjetljive osobne podatke, a do kojih se došlo kršenjem ljudskih prava i temeljnih sloboda i odnose se na osobe koje nisu obnašale javne funkcije. Pored toga su pravne osobe javnoga prava dužne dostaviti osobne i druge podatke o oduzimanju života pojedinaca u razdoblju od 1.9.1939. do 31.12.1953. g. korisnicima u javnom sektoru, koji ih koriste za znanstvena istraživanja i u povijesne svrhe.

Poslovanje s elektroničkim podacima u RS od godine 2000. uređuju: Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, koji zajedno sa Zakonom o splošnem upravnem postopku, Uredbom o upravnem poslovanju, Sodnim redom, Slovenskimi računovodskimi standardi, Zakonom o davku na dodano vrednost, Zakonom o davčnem postopku kao i nekim drugim propisima određuje postupke elektronskoga poslovanja, kao i djelomično postupke i uvjete pohrane elektroničkih podataka i dokumenata u digitalnom obliku (magnetski ili optički nosači). ZZRAGA u skladu s preporukama Europske komisije MoReq4 prilagođuje čuvanje registraturnog i arhivskog gradiva novim tehnologijama i načinom poslovanja u informacijskom društvu te poboljšava dosadašnje uređenje zaštite arhivskoga gradiva i djelovanje arhivske službe (posebice glede elektroničkog državnog arhiva). Informacijska tehnologija je donijela brojne novosti u državno upravo kao i u privatnom sektoru. Jednako tako se i u životu i radu svih pojedinaca susrećemo s brojnim pitanjima, koje donosi rad s registraturnim gradivom u digitalnom obliku, među koja spadaju i pitanja elektroničkog čuvanja registraturnog gradiva i elektroničko arhiviranje. Noi zakon tako određuje preuzimanje, pretvorbu, čuvanje i reproduciranje s kojima bi trebala biti garantirana uporabljivost, dostupnost, nepromjenjivost, cjelovitost sadržaja i oblika, autentičnost, vjerodostojnost, prenosivost i slično. S podzakonskim će aktima, prihvaćenim na temelju ovoga novog zakona, biti određeni načini izvođenja uvjeta i tehnoloških zahtjeva i standarda za preuzimanje, pretvorbu, čuvanje, dostupnost, reproduciranje odnosno pohranu digitalnih zapisa.

ZZRAGA određuje postupke arhiviranja elektroničkoga gradiva i to od preuzimanja različitih klasičnih, analognih i digitalnih vrsta zapisa i pretvorbe u standardizirani digitalni oblik, uključivo skeniranje dokumenata na papiru, uništavanje izvornika po obavljenoj pretvorbi u digitalni oblik, usporedno čuvanje arhivskoga gradiva i trajnoga registraturnoga gradiva u fizičkom obliku na papiru, ukoliko je gradivo nastalo u izvornom obliku na papiru, postupak zapisa digitalnih informacija za dugotrajnu elektroničku pohranu, migracije digitalnih zapisa na nove nosače elektroničkih zapisa i njihove formate, ispunjavanje uvjeta za sigurno i vjerodostojno arhiviranje s očuvanjem dokazne i pravne vrijednosti gradiva u digitalnom obliku, omogućavanje dostupnosti, kopiranja i slanja kao i uvjete uporabe elektroničkih podataka i dokumenata, postupaka primjene, izvađanja i promjene unutarnjih pravila pravnih i fizičkih osoba za elektroničko arhiviranje, standardizacija informacijske tehnologije odnosno strojne i programske opreme i usluga za elektroničko arhiviranje, akreditacija i nadzor nad javnim i privatnim izvođačima odnosno prodavača opreme i usluga elektroničkoga poslovanja i arhiviranja, vođenje registra unutrašnjih pravila, registra prodavača opreme i usluga, registra akreditiranih prodavača opreme i usluga, zaštitu (čuvanje i pohranu) elektroničkoga arhivskoga gradiva kao spomenika kulture u državnim arhivima te stručni nadzor države nad elektroničkim arhiviranjem.

Elektronička pohrana odnosno elektroničko arhiviranje prema ZZRAGA znači čuvanje to jest pohranu elektroničkih zapisa uz pomoć informacijske tehnologije u standardiziranom digitalnom obliku (s određenim formatom, kodom, odvojivosti itd.), na magnetskim odnosno optičkim nosačima zapisa kao što su magnetske trake, diskovi, diskete, CD, DVD, magnetsko-optički diskovi, UDP nosači itd. tako da je omogućena dugotrajna pohrana kako elektroničkoga dokumenta tako i elektroničkoga arhivskoga gradiva. Pri sigurnoj dugotrajnoj pohrani elektroničkih podataka i dokumenata moraju nosač zapisa i oblik zapisa osiguravati i omogućavati njihovu dostupnost, čitljivost, uporabljivost, slanje, prepisivanje te migraciju na nove nosača i nove formate, koji moraju garantirati neizbrisivost, nepromjenjivost, cjelovitost, vjerodostojnost i neokrnjenost sadržaja i oblika elektroničkih podataka i dokumenata, uključivo i pohranu metapodataka.

Određeno je da svaka pravna ili fizička osoba, koja bi preuzimala, pretvarala ili čuvala gradivo u digitalnom obliku, obvezna slijediti točno određene faze pripreme odnosno organizacije preuzimanja i pohrane te da će biti dužna prihvatiti posebna unutarnja pravila i uskladiti ih s podzakonskim propisima i dokumentima koje određuje zakon.

Ta će pravila potvrđivati državni arhiv, koji će provjeravati njihovu usklađenost sa zahtjevima zakona, i na njemu temeljenim podzakonskim propisima i jedinstvenim tehnološkim zahtjevima, te pravilima struke, pri čemu će takvo postupanje biti obavezno za sve javnopravne osobe. Moguće će biti preuzimanje unaprijed pripremljenih potvrđenih unutarnjih pravila te postupke kontrole njihovoga izvađanja.

Sigurna pohrana izvornoga registraturnoga gradiva u digitalnom obliku mora omogućavati dostupnost izvornoga gradiva, upotrebljivost, autentičnost, dokazljivost i njegovu cjelovitost. Isto tako sigurna pohrana preuzetog registraturnog gradiva u digitalnom obliku mora cijelo vrijeme omogućavati reprodukciju sadržaja izvornoga registraturnog gradiva, i ispunjavati zakonom predviđene uvjete u jednakoj mjeri kao i izvorno gradivo.

Registraturno se gradivo dugotrajno pohranjuje u digitalnom obliku zapisa (formatu) i na nosaču zapisa za dugotrajnu pohranu (mediju) koji garantira dugotrajnu pohranu sadržaja. To je takav oblik zapisa koji garantira sve uvjete pohrane gradiva u digitalnom obliku i svakako duže od 5 godina i omogućava, po tom razdoblju, pretvorbu (migraciju) u novi digitalni oblik koji će tada ispunjavati uvjete sigurne pohrane gradiva. Jednako vrijedi za nosače zapisa koji garantiraju sve uvjete sigurne pohrane gradiva i omogućavaju neograničeni broj prijepisa s postojećih na buduće nosače informacija.

Za jedinicu sigurne pohrane gradiva u digitalnom obliku se računa ona jedinica koja je jednaka pojedinačnoj jedinici izvornoga gradiva i nastala je tako da su preuzimanje i sigurna pohrana izvedeni u skladu s propisima .

Pravne i fizičke osobe su kao stvaratelji elektroničkoga registraturnoga gradiva, prema ZZRAGA, dužne osigurati i dugotrajno pohranu elektroničkoga arhivskoga gradiva, održavati ga, prepisivati na nove nosače (migrirati) u standardiziranom formatu sve do predaje elektroničkoga arhivskog gradiva nadležnom arhivu, u pravilu nakon što budu baze podataka zatvorene, elektronički predmeti do kraja dovršeni, pri čemu će naravno rokovi predaje gradiva biti različiti. Nadležni će arhivi organima ili drugima osobama, koje čuvaju arhivsko gradivo kod sebe, dozvoliti pohranu arhivskoga gradiva i njegove infrastrukture i nakon roka koji je određen za predaju arhivskoga gradiva. To je određeno zbog pohrane onoga specifičnoga gradiva u digitalnom obliku, za koje je potrebna posebna informacijsko komunikacijska tehnologija (na primjer za opsežne javne evidencije) te je razumnije osigurati pohranu gradiva u istom okruženju u kojem je ono nastalo i najviše se koristi.

Zadaća će državnoga arhiva biti da, skupa s organima nadležnim za informatizaciju uprave u sklopu državne informacijsko-komunikacijske mreže (HKOM) i zajedničkog informacijskog centra, osigura informacijsko komunikacijsku infrastrukturu za pohranu arhivskoga gradiva u digitalnom obliku, kao i izvođenje arhivskog jedinstvenog informacijskog sustava.

Kako bi pohrana gradiva u digitalnom obliku bila jedinstvena zakon predviđa da će državni arhiv i organ, nadležan za informatizaciju uprave na temelju javnoga natječaja odrediti osposobljene prodavača opreme i usluga za dugotrajnu pohranu registraturnoga gradiva u digitalnom obliku.

Javna bi uprava trebala obezbediti najnužniju splošno infrastrukturu za čuvanje svojih važnih podatkov dok će se za ostalu elektroničku pohranu uspostaviti tržište posebne infrastrukture za privatni i javni sektor. Tako će državni arhiv biti nadležan za vođenje registra prodavača opreme i usluga, izdavanje akreditacija, vođenje registra akreditiranih prodavača i izvođenje stručnoga nadzora. Vlada RS će sa svojima, a državni arhiv sa stručnim uputama, potanko odrediti uvjete i načine pohrane registraturnoga gradiva u fizičkom i digitalnom obliku te sigurne pretvorbe u digitalni oblik gradiva za dugotrajnu pohranu.

Na podlozi prihvaćenog ZZRAGA treba čim prije donije podzakonske akte s kojima će se u praksi osigurati izvođenje propisanoga to jest standardiziranoga sustava kao i uvjeta za dugotrajno elektroničko arhiviranje registraturnoga gradiva pravnih i fizičkih osoba. One će morati do predaje elektroničkoga arhivskoga gradiva nadležnome arhivu osiguravati njegovo arhiviranje. Tako će nastati svojevrsni „elektronički državni arhiv“ za kojega će uz postojeću biti predviđena i dodatna infrastruktura i osposobljeni kadar. Nadležne arhive je potrebno dodatno osposobiti za nadzor, valorizaciju, preuzimanje, čuvanje i korištenje javnoga elektroničkoga arhivskoga gradiva te za zadaće koje im određuje ZZRAGA u vezi sa zaštitom elektroničkoga registraturnoga i arhivskoga gradiva prije preuzimanja u nadležni arhiv, prvenstveno u svezi s potvrđivanjem i nadzorom izvođenja unutrašnjih pravila za elektroničko arhiviranje pravnih i fizičkih osoba, provjerom odgovaranja strojne i programske opreme, izdavanjem akreditacija, vođenjem registra unutarnjih pravila i registra prodavača opreme i usluga i slično. Arhivi će morati, skupa s organom, nadležnim za informatizaciju javne uprave, osiguravati informacijsko komunikacijsku infrastrukturu za čuvanje arhivskoga gradiva u digitalnom obliku i povezivanje arhiva u jedinstveni informacijski sustav. U određenim će slučajevima u skladu s ovim zakonom prepuštati čuvanje elektroničkog arhivskog gradiva pojedinačnim javnopravnim osobama i njihovoj infrastrukturi i nakon roka koje je određen (ili će biti određen) a predaju arhivskoga gradiva u nadležni arhiv.

Za izvođenje propisanoga elektroničkoga arhiviranja će pravne i fizičke osobe koristiti postojeću odnosno planiranu informacijsku infrastrukturu (strojna i programska oprema) ili će to izvođenje ugovorima prepustiti registriranim ili akreditiranim prodavačima opreme i usluga. Arhiv RS će koristiti infrastrukturu s kojom već raspolaže ministarstvo za kulturu odnosno ono koje je nadležno za informatizaciju javne uprave.

U ovom kratkom prikazu ZZRAGA ostavljam po strani razmišljanja koja su izrazili neki neki slovenski a i strani arhivisti koji su upozorili na niz nedorečenosti te predviđaju skorašnje promijene Zakona, a skeptični su i prema mogućnostima kvalitetnoga stručnoga rada kako u državnom tako i u nadležnim arhivima s obzirom na to da u arhivima nema zaposlenih arhivista informatičara.

(Izlaganje je održano 25. studenoga 2006. na 2. ZAD – danu)


  1. Uradni list R. Slovenije št. 30/ 2006 []
  2. ZAGA – Uradni list R. Slovenije št. 20/1997 []
  3. Vidi Heđbeli, Ž. Položaj, uloga i promjene pismohrana i arhiva kao posljedica širenja elektroničke uprave. Magistarski rad, Zagreb, 2005. – Tijekom zadnjih desetak godina svjetska je arhivska zajednica dosta i često raspravljala o elektroničkim zapisima. Općeniti je zaključak kako se elektronički zapisi po svom konceptu ne razlikuju od klasičnih: „Zapis je pisana evidencija o pravnom činu, napisana u skladu s odgovarajućom formom, utvrđenom kako bi je učinila vjerodostojnom i kako bi je obdarila snagom dokaza.” (Definiciju zapisa prema Luciani Duranti u Guercio, M. Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 247-278.). Korištenje IT nije promijenilo osnovnu prirodu stvaranja dokumenta, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih procesa. Nije promijenjena niti temeljna uloga arhiva, sačuvati dokumente kao evidenciju aktivnosti. ICA je 1997. g. utemeljila radnu grupu za pravna pitanja vezana uz elektroničke zapise. Grupa je proučila glavne projekte o elektroničkim zapisima i zaključila da projekata o elektroničkim zapisima ima dosta ali je njihova veza sa legislativom slaba, a zakonodavci nemaju koristi od rezultata projekata. Projekte je potrebno evaluirati kako bi se znanje koje je rezultat projekata prenijelo arhivistima. []
  4. Model zahtjeva za upravljanje s elektroničkim dokumentima []

One thought on “Novi slovenski Zakon o zaštiti registraturnog i arhivskog gradiva i arhivima – skraćeno: ZZRAGA