O vrednotenju in ocenjevanju arhivskih vsebin

1. Uvod

Na področju upravljanja z dokumenti se v obdobju splošne rabe informacijsko-tehnoloških rešitev postavljajo mnoga vprašanja, ki so povezana s temeljnimi arhivskimi strokovnimi usmeritvami in se nanašajo na vrednotenje pomembnih (arhivskih) vsebin v najširšem pomenu besede. Tovrstnih raziskav se morajo lotiti arhivski strokovni delavci sistematično in poglobljeno iz naslednjih razlogov:

področja, ki pred desetletji niso obstajala ali pa še niso bila relevantna za arhivsko teorijo in prakso, postajajo bistvena za dolgoročni obstoj sodobnih oblik dokumentov.
Kompleksna arhivska informativna pomagala, za katerimi stojijo relacijske podatkovne baze, potrebujejo primerljive vrednostne sisteme, ki se izražajo v primerljivih semantičnih elementih posameznih informacijskih rešitev. V nasprotnem tovrstne obdelave podatkov niso mogoče, ali pa rezultati teh obdelav niso relevantni.
V segmentu vzpostavljanja kompleksnih arhivskih informacijskih sistemov za hrambo elektronskih oblik dokumentov, ki so bili rojeni v elektronskem okolju in tam živijo svoj celotni cikel, postanejo tradicionalna izhodišča vrednotenja arhivskega gradiva le delno uporabna, v določenih primerih pa popolnoma neuporabna.
Ob izpostavljenih vsebinsko organizacijskih vprašanjih se pojavljajo še druga, ki so povezana z ustvarjalci arhivskega gradiva in za njih ne najdemo jasnih odgovorov v obstoječih sistemih vrednotenja arhivskih vsebin. Omenimo naj samo kriterije ugotavljanja tistih ustvarjalcev, ki ustvarjajo tako javno kot zasebno arhivsko gradivo v določenem obdobju (npr. področje gospodarskih, političnih, interesnih in drugih dejavnosti, kjer se v času izmenjujejo odločilne vrednosti ugotavljanja statusa arhivskega gradiva).
Pred arhivsko stroko se ob zgornjih vprašanjih pojavljajo še arhivsko metodološka vprašanja v zvezi z vzpostavljanjem postopkov vrednotenja različnih pojavnih oblik arhivskih vsebin. V tem kontekstu je potrebno izpostaviti probleme izgradnje objektivnih vrednostnih lestvic in kriterijev, ki odražajo širše družbene in druge vrednostne sisteme oz. splošno sprejete kriterije sodobnih družb. Te je potrebno danes umestiti v skoraj neobvladljivo množico individualnih interesov oz. interesov formalnih ali neformalnih skupin z različnimi oblikami vplivov in moči v posameznih družbenih sistemih.
Z arhivskega strokovnega stališča je potrebno odgovoriti še na različna arhivska in druga strateška vprašanja, ki so pogosto povezana z odločitvami v zvezi z:
— implementacijo načinov in oblik izvajanja vrednotenja,
— določanja pristojnosti za posamezne aktivnosti v procesih vrednotenja,
— izgradnjo družbenega zaupanja v vzpostavljene oz. uporabljene sisteme vrednotenja.
Odgovore na vprašanja vzpostavitve sprejemljivih razmerij med subjektivističnimi, objektivističnimi, tehnicističnimi in drugimi alternativnimi oblikami in načini vrednotenja različnih arhivskih vsebin bo potrebno iskati v poglobljenih analizah in modelih arhivskih strokovnih aktivnosti.

V nadaljevanju tega prispevka so izpostavljena samo osnovna izhodišča arhivskih strokovnih razmišljanj, ki se nanašajo na postopke vrednotenja arhivskih vsebin, na izvedbo formaliziranih in neformaliziranih vrednostnih lestvic in na oblikovanje kriterijev vrednotenja. Pri tem pa nikakor ne moremo mimo različnih izhodišč vrednotenja pomembnih vsebin. Omenim naj samo njihovo:

upravno-administrativno in evidenčno pomembnost, saj je arhivsko gradivo namenjeno tudi zagotavljanju pravne varnosti oseb;
nacionalno-kulturno pomembnost, saj arhivsko gradivo predstavlja kulturno dediščino z mnogovrstnimi vrednostmi. Omenim naj samo:
— evidenčne,
— informacijske,
— zgodovinske itd. vrednosti.
Poseben segment vrednotenja teh vsebin je povezan s statusi, ki opredeljujejo pomembnosti vira s stališča končnega uporabnika. Ti so lahko:
— primarni,
— sekundarni ali
— tercialni.

Ob vsebinskih, metodoloških, strateških in drugih vidikih vrednotenja vsebin pa moramo izpostaviti tudi specialno strokovno terminologijo obravnavanega področja, ki ni zadovoljivo razvita in implementirana v vsakdanji arhivski praksi.

2. Terminologija

Za potrebe tega prispevka je uporabljena arhivska strokovna terminologija s splošno sprejetimi oz. znanimi vsebinami. V nadaljevanju so izpostavljeni le tisti strokovni termini, ki imajo v okviru te razprave posebne pomene in jih je potrebno upoštevati v nadaljevanju.

Arhivske vsebine predstavljajo celoto vsebin, ki jih je potrebno obvladovati v arhivskih strokovnih postopkih vrednotenja. Formalizirane so v obliki arhivskih dokumentov ali pa se pojavljajo kot zapisana ali ugotovljena dejstva o postopkih in stanjih, ki opredeljujejo arhivsko gradivo v njihovih izvornih kontekstih.

Entiteta je objekt, ki obstaja v realnosti ali koncept, o katerem želimo shraniti in obdelovati podatke.

Entiteta vrednotenja je osnovna enota, ki jo je mogoče ovrednotiti ali oceniti v okviru določenega sistema vrednotenja z znanimi kriteriji in postopki vrednotenja.

Formalistično vrednotenje je izvedeno na podlagi predhodno formalno vzpostavljenih vrednostnih lestvic in sistemih vrednotenja. Tovrstna oblika vrednotenja je primerna predvsem za tiste vsebine, kjer ni potrebno upoštevati kompleksnosti in celovitosti vsebin vrednotenja.

Kontekst — z njim označujemo jasno določeno besedno oz. miselno zvezo pa tudi njihovo logično skladnost. Pogosto z njim označujemo tudi del besedila, iz katerega je razviden pomen besed ali stavkov, iztrganih iz celote. V arhivski teoriji in praksi pojem med drugim uporabljamo za označevanje odnosov med podatkovnimi strukturami arhivskega gradiva ali za označevanje povezav med podatkovnimi strukturami v arhivskem gradivu, s podatki o odgovornih osebah za nastanek dokumenta, razlogih in postopkih oz. načinih nastanka dokumenta itd.

Kontekstni vir je tista celota podatkov, ki omogoča razumevanje vsakokratnih razmerij med entitetami znotraj vsebin dokumentov ali zapisov, dokumentov in historičnim okoljem, časom in prostorom itd. Pojavlja se kot različne vrste formaliziranih ali neformaliziranih znanj, množice zapisov, vsebine drugih dokumentov itd.

Kriteriji vrednotenja so dogovorjena ali sprejeta pravila, po katerih izvajamo vrednotenje na podlagi znanih vrednostnih lestvic.

Model je vzorec ali ustaljena oblika, po kateri se izvaja določena aktivnost, npr. preslikave realnega sveta v dokumente in/ali informativna pomagala. Modeli imajo različne oblike in so ustvarjeni za različne namene, zato se realizirajo na različnih nivojih abstrakcije.

Ocenjevanje je postopek, ki ga uporabimo takrat, kadar vrednotenje ni mogoče ali ni smiselno. V tem postopku pride do izraza moč subjektivnega intelektualnega potenciala ocenjevalca. Pojem v arhivski teoriji in praksi pogosto predstavlja neustrezen sinonim za vrednotenje.

Ovrednotena entiteta predstavlja rezultat vrednotenja entitete v okviru postopka vrednotenja oz. predstavlja entiteto vrednotenja v odnosu do vrednostne lestvice in uporabljenih kriterijev.

Podatkovna baza je orodje, osnova za vzpostavitev podatkovne zbirke.

Podatkovna zbirka je celota zbranih in urejenih podatkov v okolju podatkovne baze, ki jih lahko upravljamo z orodji znotraj ali zunaj podatkovne baze.

Postopek je oblika načrtnega, premišljenega dela, delovanja, ravnanja ali mišljenja za dosego določenega cilja.

Povratna zveza predstavlja podatke, s katerimi prejemnik potrdi sporočilo ali zahteva ponovno posredovanje podatkov itd. Povratna zveza ne deluje v vseh primerih. Tako je ni mogoče vzpostaviti v primeru, ko je kot komunikacijski kanal uporabljeno arhivsko gradivo.

Struktura je entiteta, ki je določena z razporeditvijo medsebojno logično vsebinsko povezanih elementov oz. razmerij med elementi, ki sestavljajo neko celoto.

Subjektivistično vrednotenje je izvedeno na podlagi subjektivnih postopkov in subjektivnih vrednostnih lestvic. Rezultat tovrstnega vrednotenja je odvisen predvsem od znanj in izkušenj posameznih arhivskih strokovnih delavcev. Tovrstno vrednotenje je dopustno za vrednotenje kulturnih vsebin.

Tehnicistično vrednotenje je izvedeno s pomočjo informacijske tehnologije na podlagi znanih algoritmov ter pripravljenih in v algoritme vgrajenih vrednostnih lestvic. Tovrstno vrednotenje je primerno predvsem za velike količine istovrstnih zajetih vsebin vrednotenja.

Transformacija podatkov je preoblikovanje podatkovnih struktur; običajno iz strukturiranih oblik v nestrukturirane, ali iz nestrukturiranih v strukturirane oblike. S pojmom označujemo tudi preoblikovanja podatkovnih struktur na podlagi odvzemanja ali dodajanja posameznih delov teh podatkovnih struktur.

Vloga je to, kar nekdo ali nekaj opravlja glede na namen, za dosego vnaprej določenega cilja.

Vrednostna lestvica predstavlja sistem nadrejenih oz. podrejenih pojmov, ki jim moremo pripisati določene veličine pomembnosti, ustreznosti, zahtevnosti itd. Na tej osnovi omogočajo določanje vrednosti in razvrščanje entitet vrednotenja v postopku samega vrednotenja.

Vrednotenje je postopek določanja oz. ugotavljanja vrednosti, pomena ali kakovost česa, na podlagi znanih kriterijev.

3. Splošni model postopka vrednotenja

Z gotovostjo lahko trdimo, da se vrednotenje kot splošna in zavestna pojavna oblika človekovih aktivnosti pojavi ob začetku človeške civilizacije. Predstavlja osnovo na področju splošnega medčloveškega komuniciranja in s tem vseh tistih dejavnosti, ki so povezane s človekovimi aktivnostmi ne glede na čas, kraj ali kompleksnost medčloveških odnosov posameznih družbenih sistemov.

Vrednotenje lahko definiramo kot splošno človeško sposobnost opredeliti določene značilnosti entitet in zmožnost, da na tej osnovi vzpostavi neposreden odnos med eno ali več entitetami in posameznikom ali tudi med eno ali več entitetami in opredeljeno ali neopredeljeno skupino. Pomembna značilnost vrednotenja je tudi, da se osnovna paradigma njegovega procesa skozi zgodovino ne spreminja, spreminjajo pa se entitete vrednotenja, vrednostne lestvice, v določenih primerih tudi vrednostni sistemi, zato se v času ali prostoru praviloma spreminjajo tako rezultati vrednotenja iste entitete kot tudi posredni ali neposredni odnos do teh entitet.

Slika1: Poenostavljeni model relacij med sestavnimi deli procesa vrednotenja

Izhodišče modela vrednotenja temelji na predpostavki, da je to vedno postopek, ki ima svoj začetek, logiko delovanja in sklep ali rezultat (Slika 1). Izvajamo ga za potrebe različnih vrst odločanja, to pa ima neposredno posledico za celoto entitet, ki predstavljajo predmet vrednotenja. Modeli in predstave o izvajanju vrednotenja v vsakdanjem življenju so različni in so odvisni od mnogih dejavnikov. Za potrebe vrednotenja arhivskih vsebin je potrebno oblikovati njegovo standardno obliko ali model z vsemi potrebnimi atributi vrednotenja, ki jih je mogoče poljubno spreminjati.

Smisel izvajanja postopka vrednotenja je v pričakovanem rezultatu, ki je praviloma sprožilec novega ali ponovnega vrednotenja iste ali druge entitete, iste ali druge aktivnosti ali rezultata, bodisi te ali druge aktivnosti, v kateri obstaja kot glavni ali kot pod postopek (Slika 2).

Predstavljeni model postopka vrednotenja predstavlja tako osnovna razmerja med elementi procesa vrednotenja, ki ga bolj ali manj intuitivno izvajamo vsak dan, ko se je potrebno odločati v različnih situacijah o različnih entitetah vrednotenja. V informacijski družbi pa se postavlja vprašanje, kako procese vrednotenja podpreti s pomočjo informacijske tehnologije in v katerih fazah postopka se naj to izvede na tak način, da bi naročniku entitete vrednotenja tehnologija pri tem pomagala in ga ne ovirala.

Z načelnega stališča je to mogoče izvesti predvsem v segmentu obvladovanja kriterijev vrednotenja, vrednostnih lestvic in obvladovanja stanj entitete vrednotenja in ovrednotene entitete. Samo odločanje oz. določanje ovrednotenja pa je mogoče prepustiti računalniški podpori le v tistih primerih, kjer so kriteriji vrednotenja in tudi vrednostna lestvica izvedeni na ta način, da ne predstavljajo dvomov glede ovrednotene entitete in jih je mogoče opredeliti kot avtomatizem.

Slika 2: Poenostavljeni model relacij med procesi vrednotenj

Ko določenih značilnosti entitet ne moremo ali ne znamo izmeriti, jih je potrebno oceniti. Ocenjevanje praviloma izvajamo na podlagi intuicije, izkušenj, domnev itd. Razmerja med ocenjevanjem in vrednotenjem lahko opredelimo na različne načine. Eden izmed njih je na podlagi lege glede na stopnjo formalizacije postopka.

4. Teoretična izhodiščna vrednotenja v arhivistiki

Splošni arhivski strokovni pogled na vrednotenje arhivskega gradiva izhaja iz definicije samega pojma. Tako se arhivsko gradivo razlikuje od dokumentarnega gradiva ali drugih zapisov, ki nastajajo v procesih dokumentiranja po »statusu«, ki opredeljuje pojavno obliko dokumentacije kot »arhivsko gradivo«. Podobno velja za vrednotenje ustvarjalcev arhivskega gradiva, pa tudi za množico sistemov in entitet vrednotenja, ki so potrebni v okviru postopkov zbiranja, materialnega varovanja, popisovanja in uporabe arhivskega gradiva. V vseh primerih ovrednotene entitete dobijo statuse, ki jih opredeljujejo kot entitete posebnega pomena in s tem entitete s statusom oz. entitete brez statusa.

S praktičnega stališča izvajanja vrednotenja lahko opazovalec dobi občutek, da se arhivski strokovni delavci preveč naslanjajo na »ad hoc« vzpostavljene vrednostne sisteme ali na sisteme, ki temeljijo na sistemih vrednot v povezavah z lastnimi interesi, znanji, prepričanji, izkušnjami…. Tipično takšno izhodišče predstavlja stališče izpred 20 let, ko se je pri popisovanju arhivskega gradiva temeljijo na dejstvu, da je potrebno v popisu izpostaviti »vsebine, ki se arhivistu zdijo pomembne«. Podobo mnenje obstaja v zvezi z vrednotenjem arhivskega gradiva, kjer je pogosto prepuščeno posameznikom, da odločajo o usodah dokumentov po določenih inercijah.

Drugi podoben scenarij vrednotenja temelji na podlagi »zahtev avtoritet«, ki vrednotenja ne izvajajo na podlagi arhivskih strokovnih načel, ampak na podlagi političnih, gospodarskih itd. interesov.

V vrsti mogočih scenarijev pa naj omenim še scenarij neizvajanja vrednotenja in s tem proglasitve celot nastale dokumentacije za pomembno arhivsko gradivo. Ta scenarij je običajno dopolnjen še s prepuščanjem vrednotenja dokumentov »naravnemu izboru«. V tem primeru nekateri dokumenti preživijo zgolj zaradi slučajnosti, drugi pa prav zaradi tega tudi propadejo. Vse te pristope k vrednotenju lahko poimenujemo kot »subjektivistične«, ker temeljijo na subjektivnih principih vrednotenja.

Predstavljenih scenarijev in metodologij subjektivističnega vrednotenja arhivskih vsebin ne smemo vedno sprejemati kot ustreznih in jih je potrebo velikokrat v praksi odkloniti. Kljub temu pa lahko rečemo, da med slabimi rešitvami zadnji izmed scenarijev predstavlja kratkoročno boljšo rešitev kot npr. implementacija rešitev na podlagi zahtev avtoritet. S tem namreč arhivsko gradivo »dobi možnost«, da ga ustrezno ovrednotijo v drugem času ali v drugem prostoru. Dolgoročno gledano pa med obema rešitvama ni bistvenih razlik.

Alternativo subjektivističnim pristopom moremo opredeliti formalistične pristope vrednotenja. Osnovo teh pristopov predstavljajo formalizirane vrednostne lestvice in kriteriji vrednotenja za vnaprej določene skupine entitet vrednotenja. Te vrste vrednotenja so z izvedbenega stališča relativno preproste, saj je potrebno ugotavljati le dve vrednosti: ustrezno/neustrezno, da/ne in podobno. V arhivski praksi so ti pristopi namenjeni predvsem uporabi tipskih in drugih oblik seznamov, naborom znanih vrednosti, klasifikacij in klasifikacijskih sistemov itd.

Napredno obliko formalističnih pristopov vrednotenja predstavljajo različne oblike tehnicističnih pristopov vrednotenja. Pri njih na podlagi izkušenj izvajanja formalističnih pristopov vrednotenja skušajo protagonisti tehnicističnih pristopov dobiti podobne rezultate s pomočjo vgrajenih algoritmov v programski opremi za izvajanje tehnicističnih pristopov vrednotenja. Kot korektivni algoritmi se pojavljajo izračuni določenega odstotka istovrstne dokumentacije glede na obdobje, vsebino, kraj ali njihovo kombinacijo.

V praksi lahko posameznim entitetam določimo statuse na različne načine in pri tem uporabimo različne metode vrednotenja. S stališča informacijske podpore posameznim arhivskim postopkom se pojavi problem, da teh ni mogoče v vseh primerih enoznačno opredeliti. Prav zato si arhivski strokovni delavci pri tem pomagajo z mnogimi strokovnimi osnovami (dognana strokovna izhodišča oz. strokovna načela), tipskimi ali posamičnimi listami oz. seznami ovrednotenih vsebin ter z neposrednimi strokovnimi navodili izvajanja vrednotenja. Pogosto tudi to ni dovolj, zato je potrebno izvajati neposredne analize vsebin in pojavnih oblik dokumentov. Vse to skupaj predstavlja osnovo vrednotenja oz. ocenjevanja dokumentov glede na njegov trajni pomen za znanost, kulturo ali/in za pravno varstvo.

Sistem postopkov vrednotenja nastalega dokumentarnega gradiva pa se ne začenja v pristojni arhivski ustanovi, ampak že veliko prej, v okviru drugih sistemov vrednotenja pri ustvarjalcih. Zato je v arhivski praksi potrebno opredeliti odnos vrednotenja do »celote nastale dokumentacije« ter odnos do vrednotenja »obstoječe/ohranjene dokumentacije«. V prvem primeru je tako potrebno upoštevati dejstvo, da na gradivu ni bil opravljen noben poseg. Za razliko od drugega primera, ko je bil ta že izveden in je zato potrebno poznati uporabljene kriterije in vrednostne lestvice predhodno izvedenih vrednotenj. V nasprotnem lahko arhivski strokovni delavci izvedejo napačno vrednotenje vsebin in s tem sprožijo neustrezne arhivske strokovne postopke.

V profesionalnih arhivskih postopkih se pred procesi vrednotenja arhivskih vsebin izvajajo vrednotenja na nivoju potencialnih ustvarjalcev arhivskega gradiva. Arhivske strokovne odločitve v teh primerih temeljijo na pridobljenih spoznanjih in izkušnjah vrednotenja ustvarjalcev arhivskega gradiva. Te pa na podlagi že izvedene velike količine arhivskega gradiva pri sorodnih oz. enakih ustvarjalcih ali njihovih predhodnikih. Metodološko neoporečno izhodišče ima teoretično vsaj eno pomanjkljivost. Izhaja namreč iz pojavne oblike arhivskega gradiva, ki je v principu unikatno, tako po pojavnosti kot tudi glede na kontekst, v katerem se pojavlja. V tem kontekstu je potrebno izpostaviti, da tovrstna vrednotenja zahtevajo visoko stopnjo abstrakcije velikih količin podatkov, ki so pridobljeni na različne načine. Prav zato so rezultati vrednotenja teoretično neprimerljivi, in s tem se dejansko oddaljujemo od področja vrednotenja in se približujemo področju ocenjevanja.

Znano je, da se tovrstno vrednotenje dejansko širi v prostor svobodne interpretacije abstrahiranih podatkov, kar vodi neposredno v visoko stopnjo subjektivizacije. Rezultati strokovnih procesov so zaradi uporabljene metodologije neposredno medsebojno le pogojno primerljivi. To ne predstavlja večjega problema v praksi vrednotenja arhivskega gradiva kot kulturne dediščine ali virov znanstveno raziskovalnega dela, saj je morebitne nevalorizirane in s tem neohranjene vsebine mogoče kompenzirati na različne načine (npr. študiji primerov, abstrakcije ugotovitev itd). Problem pa je evidenten s stališča celovitosti ohranjenega arhivskega gradiva v segmentu zagotavljanja pravnega varstva oseb ali vrednotenja elektronskih pojavnih oblik arhivskega gradiva in v tem kontekstu vrednotenja potrebnih kontekstnih vsebin arhivske vrednosti. Ob upoštevanju slednjega je potrebno ustrezno uskladiti tudi arhivsko strokovno terminologijo s tega področja.

5. Teoretični model vrednotenja arhivskih vsebin

Glede na količine in pojavne oblike entitet vrednotenja, ki so povezane s postopki vrednotenja arhivskih vsebin, moremo uporabiti kompleksen model preslikave podatkov iz izvornega v ponorni sistem. Različnost rezultatov vrednotenja lahko interpretiramo na dva diametralno nasprotna načina, ki predstavljata uporabo različnih izhodišč izvajanja postopkov vrednotenja. Prvo izhodišče vrednotenja lahko imenujemo »ad-hoc«, »svobodno« ali tudi neformalizirano izvajanje vrednotenja entitet. Na podlagi tega izhodišča ima arhivski strokovni delavec, ki izvaja procese vrednotenja, relativno veliko svobodo odločanja glede uporabljenih kriterijev in tudi vrednostnih lestvic v samem postopku vrednotenja. Tako izhodišče ima svoje pozitivne učinke, ki se kažejo na nivoju sistema kot izražena različnost ovrednotenih vsebin istovrstnih postopkov. S tem je zagotovljena večja primerljivost rezultatov npr. v segmentu preslikav resničnega sveta v dokumente arhivske vrednosti. Primerno je za postopke vrednotenja tistih entitet, katerim je težje določiti vrednostne lestvice in s tem tudi kriterije vrednotenja. V shemi sistemizacije metod in načinov vrednotenja je tovrstne izvedbe mogoče postaviti na prehod med vrednotenjem in ocenjevanjem.

Slika 3: Poenostavljeni model odnosa med ocenjevanjem in vrednotenjem

Drugo izhodišče vrednotenja entitet pa predstavlja »formalizirano« izhodišče vrednotenja. To je po svoji pojavnosti in rezultatih postopka vrednotenja popolno nasprotje »ocenjevanju«. V tem primeru želimo s postopki vrednotenja določenih entitet dobiti na podlagi jasno opredeljenih kriterijev in natančno določene vrednostne lestvice medsebojno nedvoumno primerljive rezultate. Tako izhodišče je uporabno predvsem pri dvojiških opisnih vrednostih (npr.: pri določanju vrednosti »da«, »ne«), pri natančno izmerjenih vrednostih (npr. količina gradiva v tekočih metrih), ki so izražene v numerični obliki ali pri prednastavljenih večvrednostih, iz katerih je mogoče izbrati eno ali več vrednosti.

V primeru, da značilnosti entitete ne moremo ovrednotiti ali tega ne znamo izvesti, vrednosti ocenimo. To v sistemu vrednotenja arhivskih vsebin predstavlja največkrat le približke, ki jih je mogoče definirati kot signalne informacije v procesih odločanja.

Tega pa v arhivski teoriji in praksi ni mogoče dopustiti za vrednotenja, ki so kakorkoli povezana z vsebinami in konteksti arhivskega gradiva.

Postopki vrednotenja so sestavni deli arhivskih strokovnih postopkov. Pri tem lahko ugotovimo, da rezultati vrednotenja predstavljajo sprožilce za druge strokovne akcije ali za druge postopke vrednotenja (Slika 2). Natančno definiranje arhivskih strokovnih postopkov predstavlja predpogoj za njihovo računalniško podporo. Pri tem se pojavljajo problemi v segmentih oblikovanja vrednostnih lestvic, še večji problemi pa se pojavljajo pri računalniško podprtem ocenjevanju. (Slika 4).

S tega stališča predstavlja vrednotenje v arhivski teoriji in praksi enega najpomembnejših arhivskih strokovnih opravil. Tega arhivski strokovni delavci običajno izvajajo na intuitiven način. To pomeni, da si za posamezne probleme izdelajo neko vrednostno lestvico, ki zagotavlja ovrednotene entitete na podlagi njihovih lastnih kriterijev. Na podlagi tega izvedejo ovrednotenje in poznejše razvrščanje entitet vrednotenja. Ovrednotena entiteta odgovarja torej predstavam in kriterijem posameznikov, ki so postopek izvedli.

Slika 4: Primer preslikave iz izvornega v ponorni sistem z elementi vrednotenja uspešnosti izvedbe postopka

Dokler je bilo arhivsko gradivo sistemsko opredeljeno kot kulturna dediščina, ki je pomembna za znanost in kulturo, je bilo mogoče pristati na tovrstne rešitve in izvedbe postopkov vrednotenja. Sodobne definicije pa tega opredeljujejo kot kulturno dediščino in kot sredstvo zagotavljanja pravne varnosti oseb. V tem primeru pa zgornja izhodišča ne zadostujejo iz preprostega razloga, ker ni jasnih kriterijev vrednotenja in usmeritev ocenjevanja arhivskega gradiva na mikro nivoju.

Podoben problem je mogoče zaznati že na nivoju vrednotenja ustvarjalcev arhivskega gradiva, kjer v postopkih vrednotenja zaradi strokovno nezadostne teoretične podpore lahko kaj kmalu pridemo v navzkrižje s temeljnimi principi arhivske teorije in prakse – predvsem celovitosti arhivskega fonda. Ta problem se je pojavil v tranzicijskem obdobju in se nanaša na določanje ustvarjalcev dokumentarnega gradiva, ki na podlagi svojega poslanstva in aktivnosti ter statusa ustvarjajo arhivsko gradivo. Če je torej tak ustvarjalec v svojem obdobju spremenil status iz javno pravne v zasebno pravno osebo ali obratno, potem se postavi vprašanje, kaj z arhivskim gradivom, kako ga ovrednotiti, kako upoštevati arhivske strokovne principe itd.

Podobno paradigmo moremo v nadaljevanju opaziti na področju izvajanja vrednotenja arhivskega gradiva kot zaključenih celot in nenazadnje tudi na nivoju vrednotenja posameznih arhivskih dokumentov oz. vsebin iz dokumentov. Za razumevanje vrednotenja tako z vsebinskega kot tudi procesnega stališča je potrebno razumeti model vrednotenja, ki ga je mogoče uporabiti v različnih procesih vrednotenja. Ti se pojavljajo tako v segmentu prevzemanja arhivskega gradiva, njegove obdelave, hrambe in nenazadnje tudi uporabe. Pri tem imajo pomembno vlogo v relaciji med posameznimi vrstami oz. vsebinami vrednotenja. Opazimo jih lahko pri preprostih izvajanjih fotokopiranja, skeniranja, fotografiranja, pa tudi pri popisovanjih, prepisovanjih in drugih oblikah izvajanja preslikav (Slika 5).

Slika 5: Model relacij med oblikami vrednotenj v arhivski teoriji in praksi

Kot primer vrednotenja v izseku arhivskega strokovnega postopka naj služi preprosto razvrščanje ustvarjalcev arhivskega gradiva v tri skupine – tiste , ki so pomembni na lokalnem, nacionalnem in na mednarodnem nivoju. Kriteriji vrednotenja morajo biti hierarhično odvisni. Vrednostno lestvico sestavljat le dve vrednosti — »ustreza kriteriju« ali ne »ustreza kriteriju«.
Kriteriji so:

Ustvarjalci arhivskega gradiva na lokalnem nivoju – sem prištevamo vse tiste, ki zadovoljujejo osnovne organizacijske ali druge formalno-pravne kriterije lokalne organizacije (te ugotavljamo v posebnem podpostopku) in je njihov pomen prvenstveno lokalno omejen (kriterije statusa lokalno omejen je potrebno določiti v posebnem podpostopku).
Ustvarjalci arhivskega gradiva na nacionalnem nivoju – sem prištevamo vse tiste, ki zadovoljujejo osnovne organizacijske ali druge formalno-pravne kriterije državne ali nacionalne organizacije (te ugotavljamo v posebnem podpostopku) in je njihov pomen prvenstveno omejen z državnimi ali nacionalnimi interesi (kriterije statusa »državni ali nacionalni interes« je potrebno določiti v posebnem podpostopku).
Ustvarjalci arhivskega gradiva na globalnem ali internacionalnem nivoju – sem prištevamo vse tiste, ki zadovoljujejo osnovne organizacijske ali druge formalno-pravne kriterije mednarodne organizacije (te ugotavljamo v posebnem podpostopku) in je njihov pomen prvenstveno omejen z mednarodnimi ali globalnimi interesi (kriterije statusa »mednarodni ali globalni interesi« je potrebno določiti v posebnem podpostopku).

6. Zaključek
Vrednotenje arhivskih vsebin predstavlja dogovorjen ali splošno sprejeti postopek dodeljevanja veličin entitetam vrednotenja. Sam postopek praviloma ni sam sebi namenjen, ampak predstavlja osnovo za odločanje na področju upravljanja z entitetami vrednotenja, ki so kakorkoli povezani s procesi obravnavanja arhivskega gradiva.

Posebne izzive s področja vrednotenja predstavlja vzpostavitev strokovne terminologije in metod ter načinov izvajanja različnih vrst vrednotenja ne glede na njihovo izvedbo, namen, cilje vrednotenja ali kriterije oz. njihove vrednostne lestvice.

Na postopke vrednotenja je v arhivski teoriji in praksi mogoče gledati iz različnih zornih kotov. Omenim naj le:

- vsebinsko–kontekstne,
— tehnološko–tehnične,
— pojavno–materialno–varstvene,
— upravljavsko–strateške,
— uporabniško–strokovne in druge.

Vsako izmed zgornjih izhodišč ima svoje razloge za izvajanje vrednotenja različnih entitet, ki so kakorkoli povezani z istimi pojavnimi oblikami arhivskega gradiva ter vsebinskimi, pojavnimi in drugimi konteksti, ki pogojujejo obstoj arhivskega gradiva kot družbeno pomembne pojavne oblike rezultatov človeškega udejstvovanja.

Vprašanja, ki so povezana s pojmom »vrednotenje« na področju arhivske teorije in prakse, so različna in jih je na podlagi dostopne literature mogoče sistemizirati v določene vsebinsko in metodološko zaključene skupine. Omenim naj:

- vprašanja vrednotenja ustvarjalcev arhivskega gradiva,
— vprašanja vrednotenja vsebin in pojavnih oblik arhivskega gradiva,
— vprašanja vrednotenja tehnične opreme in prostorov za ohranjanje arhivskega gradiva,
— vprašanja vrednotenja kontekstov, ki so kakorkoli povezani z arhivskim gradivom itd.

V vseh primerih se pojem »vrednotenje« ali tudi »valorizacija«, ki ga arhivski strokovni delavci običajno razumejo na načelni ravni na enak ali podoben način, izvajajo drugače skladu s svojimi osebnimi dojemanji, kriteriji in vrednostmi lestvicami. Rezultati strokovnih aktivnosti, ki izhajajo iz v naprej opredeljenih procesov naj bi teoretično dati pod istimi pogoji enake oz. primerljive rezultate. Vendar temu ni tako. Tako izhodišče je v okviru arhivske teorije in prakse mogoče tolerirati v določenih primerih, v drugih ga je potrebno popolnoma odkloniti. V tem kontekstu se postavlja nekaj teoretičnih vprašanj. Omenim naj samo naslednja:

ali je za razvoj arhivske dejavnosti smotrno ali celo potrebno razvijati splošne modele postopkov vrednotenja vsebin?
Ali je za potrebe praktičnega vrednotenja arhivskih vsebin zadostna formalizacija dveh osnovnih postopkov vrednotenja, in sicer vrednotenje ustvarjalcev arhivskega gradiva in vrednotenje samega arhivskega gradiva?
Ali je smotrno razvijanje računalniške podpore postopkom vrednotenja v arhivskih strokovnih ustanovah?

Odgovore na zgornja vprašanja moramo iskati vsaj na dveh nivojih. En nivo predstavlja izvajanje arhivskih strokovnih postopkov vrednotenja, ki so temeljili na papirni dokumentaciji. V teh primerih je bil prag tolerance vrednotenja relativno visok. Pogosto je bil izveden ad hoc in v skladu z vrednotami in kriteriji posameznika – arhivskega strokovnega delavca.

Z računalniško podporo arhivskim strokovnim postopkom pa sledimo vedno jasnejšim zahtevam po nižanju praga tolerance. Druga značilnost računalniške podpore postopkom vrednotenja v arhivskih strokovnih postopkih pa kaže tendenco po večji formalizaciji samih postopkov vrednotenja, hkrati s tem pa tudi zahteve po abstrakciji postopkov vrednotenja. Predvsem abstrakcije postopkov vrednotenj praviloma služijo kot osnove za izvedbe računalniško podprtega vrednotenja in za poglobljeno računalniško podporo arhivskih strokovnih postopkov.

S strateškega stališča si arhivski strokovni delavci morajo odgovoriti na vprašanje v katerih primerih je dejansko potrebno izvajati poglobljene procese vrednotenja in kdaj zadovoljijo strokovne potrebe na podlagi subjektivnih procesov vrednotenja in kdaj zadostuje zgolj ocenjevanje arhivskih vsebin.

7. Viri in literatura

KOŽAR, A. (2009). O jednom kriteriju vrednovanja arhivske građe. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 167–177). Maribor: Pokrajinski arhiv.
KUŠEN, D. (2009). »Total Archives« strategija u teoriji in praksi . V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 105–117). Maribor: Pokrajinski arhiv.
NOVAK, M. (2003). Tehnološko-tehnična podpora arhivskemu strokovnemu delu v Pokrajinskem arhivu Maribor. V: M. Novak … [et al.] (ur.), Hraniti in ohraniti: jubilejni zbornik (str. 375–427). Maribor: Pokrajinski arhiv.
NOVAK, M. (2007). Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih. Maribor: Pokrajinski arhiv.
PEARCE-MOSES, R. (2004). A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: Society of American Archivists.
PIVKA, M. (1996). Kakovost v programskem inženirstvu. Izola: Desk.
ŠABOTIĆ, I. (2009). Arhivist između »klasičnog« i »suvremenog«. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 127–132). Maribor: Pokrajinski arhiv.
TATO, G. (2009). The Valorisation of Cultural Goods in Archives, Libraries and Museums. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 179–186). Maribor: Pokrajinski arhiv.
ZULIĆ, Z. (2009). Vrednovanje i zaštita investicijsko tehničke dokumentacije u tranzicijskom periodu. V: S. Tovšak … [et al.] (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 187–192). Maribor: Pokrajinski arhiv.

One thought on “O vrednotenju in ocenjevanju arhivskih vsebin”