Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

UVOD

Raz­miš­lja­nje  o opse­gu i stva­ra­nju infor­ma­ci­ja u arhi­vi­ma i šire može­mo zapo­če­ti pita­njem kak­ve su i koli­ko su vri­jed­ne infor­ma­ci­je koje mi arhi­vi ras­po­re­đu­je­mo. Može­mo ih lako podi­je­li­ti na:

A)   infor­ma­ci­je, koje mi stva­ra­mo i za koje smo mi odgo­vor­ni
B)   infor­ma­ci­je, koje su u arhiv­skom gra­di­vu i na njih nema­mo, ili barem ne bismo smje­li ima­ti utje­caj

ad A:

Odgo­vor­nost je sva­kog arhi­vis­ta, a naro­či­to ono­ga koji je u stal­nom dodi­ru s jav­noš­ću, s koris­ni­ci­ma (u naj­ši­rem smis­lu rije­či)  i s arhiv­skim kole­ga­ma (što je, ili bi mora­la biti odgo­vor­na zada­ća) da posre­du­je kva­li­tet­ne  i pro­vje­re­ne infor­ma­ci­je. Na stva­ra­nje tih infor­ma­ci­ja ima­mo naj­ve­ći upliv i odgo­vor­nost. Stva­ra­mo ih na osno­vi dvi­ju razi­na:

I) Opseg zna­nja i ras­po­la­ga­nja s infor­ma­ci­ja­ma o arhiv­skom gra­di­vu = arhiv­skim fon­do­vi­ma (pri tome nam poma­žu pos­to­je­ći popi­si i vodi­či fon­do­va i zbir­ki, u mno­gim slu­ča­je­vi­ma već uz pomoć raču­na­la), odnos­no o infor­ma­ci­ja­ma o arhiv­skom gra­di­vu, koje je čes­to sadr­ža­no u poje­di­nač­nim inven­ta­ri­ma (popi­si­ma).

ARHIVIST DAJE INFORMACIJE NA OSNOVI KOJIH KORISNIK MOŽE ZAPOČETI SVOJA ISTRAŽIVANJA. ZATO MORA IMATI OPSEŽNO ZNANJE ZA USMJERAVANJE KORISNIKA.

 II) Stje­ca­nje dodat­nih infor­ma­ci­ja (od kole­ga u usta­no­vi ili izvan nje)  na osno­vi kojih ćemo omo­gu­ći­ti koris­ni­ci­ma put do oče­ki­va­nog cilja.

ARHIVIST PRIDOBIVA INFORMACIJE U SUBSIDIJARNOM ODNOSU U SVOJOJ SREDINI ILI ŠIRE ( “DANAS TI MENI, SUTRA JA TEBI!” ).

O PROBLEMU LEŽERNOSTI OVDJE NEĆU GOVORITI !

ad B:

Arhiv­sko gra­di­vo i infor­ma­ci­je koje su sadr­ža­ne u arhiv­skom gra­di­vu dos­tup­ne su  pre­ma član­ci­ma zako­na i pod­za­kon­skih aka­ta koje tre­ba pošti­va­ti iako te odred­be nisu uvi­jek razum­lji­ve. Mi arhi­vis­ti na to nema­mo utje­ca­ja (fon­do­vi i arhiv­sko gra­di­vo pa bi naj bili oprem­lje­ni z OPOMBAMI).

OPSEG PRIJENOSA INFORMACIJA

Moje je miš­lje­nje da se pri­je­nos infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i šire odvi­ja u mno­go većem opse­gu nego što smo mi u arhi­vi­ma toga svjes­ni. Pri­je­nos infor­ma­ci­ja među poje­di­nim arhi­vi­ma (zajed­nič­kom pros­to­ru – poku­šaj Arhiv­ske pen­ta­go­na­le) se može odno­si­ti na  niz infor­ma­ci­ja, a naro­či­to:

  •  o arhiv­skom gra­di­vu na tere­nu,
  •  o pre­uzi­ma­nju arhiv­skog gra­di­va,
  •  o sre­đi­va­nju arhiv­skog gra­di­va,
  •  o arhiv­skom gra­di­vu u dru­gim arhi­vi­ma,
  •  o res­ta­ura­ci­ji i kon­zer­va­ci­ji arhiv­skog gra­di­va,
  •  o izlož­ba­ma arhiv­skog gra­di­va,
  •  o vred­no­va­nju i uni­šta­va­nju gra­di­va,
  •  o raz­mje­ni i pro­da­ji,
  •  o pre­se­lje­nju,
  •  o vlas­t­niš­tvu nad arhiv­skim gra­di­vom i slič­no.

Neka od gore nabro­je­nih podru­čja bila su u proš­los­ti raz­ma­tra­na na mno­gim među­na­rod­nim i naci­onal­nim kon­gre­si­ma, i to više puta s raz­li­či­tih aspe­ka­ta,  ali nisam zaklju­čio da su nave­de­nu pro­ble­ma­ti­ku tre­ti­ra­li kao pro­ces pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i šire.
U arhi­vi­ma smo naj­bo­le upoz­na­ti s pri­je­no­som infor­ma­ci­ja koji se odvi­ja među arhi­vi­ma pri osi­gu­ra­nju dos­tup­nos­ti i kori­šte­nja arhiv­skog gra­di­va. To je uvje­to­va­no želja­ma i namje­ra­ma koris­ni­ka s jed­ne stra­ne, i s moguć­nos­ti­ma i  prav­nim osno­va­ma  arhi­va na dru­goj stra­ni.

STAJALIŠTA UNUTAR POJEDINOG ARHIVA

Može­mo zaklju­či­ti da se pri istra­ži­va­nju pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i šire radi o dva temelj­na pita­nja odnos­no o dvi­je temelj­ne funk­ci­je pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja. Prva je funk­ci­ja pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu, dru­ga  je funk­ci­ja pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja sadr­ža­nih u arhiv­skom gradivu,kao i izme­đu onih koji jesu i koji tek uvo­de nove infor­ma­cij­ske teh­no­lo­gi­je u arhiv­ski posao.

Pri­je­no­si infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu ima­ju novu samo temi­no­lo­gi­ju. Pone­kad su se ti pri­je­no­si odvi­ja­li putem izda­va­nja vodi­ča arhiv­skih fon­do­va i zbir­ki ili izda­va­njem raz­nih inven­ta­ra (ana­li­tič­nih i sumar­nih), te popi­sa arhiv­skog gra­di­va. Danas se  pri­je­nos infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma  u vezi s arhiv­skim gra­di­vom odvi­ja tran­s­pa­rent­no na osno­vi stan­dar­da  i tako poma­že afir­ma­ci­ji arhiv­skog rada. Te infor­ma­ci­je mogle bi pred­stav­lja­ti osob­nu iskaz­ni­cu sva­kog arhi­va.

U današ­njem otvo­re­nom druš­tvu je potreb­no mije­nja­ti još uvi­jek učes­ta­la miš­lje­nja da su arhi­vi tak­ve kul­tur­ne usta­no­ve gdje se uvi­jek nešto skri­va. Uzrok za to možda tre­ba tra­ži­ti u dosa­daš­njoj prak­si arhiv­ske služ­be u nekim drža­va­ma, gdje su selek­ci­oni­ra­no izda­va­li infor­ma­ci­je o pohra­nje­nom arhiv­skom gra­di­vu.

Rad  arhiv­skih usta­no­va i posre­do­va­nje infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu mora pos­ta­ti što više otvo­re­no i dos­tup­no. Da razvoj ide u tom prav­cu poka­za­lo se pos­ljed­nih dva­de­set godi­na, kad je veli­ki broj arhi­va odlu­čio tran­s­pa­rent­no pred­sta­vi­ti svoj rad i bez selek­ci­oni­ra­nja  pre­zen­ti­ra­ti pohra­nje­no arhiv­sko gra­di­vo. Pogled na mrež­ne stra­ni­ce mno­gih arhi­va nam pot­vr­đu­je taj zaklju­čak. Mno­go puta su arhi­vi ti koji su vrlo zain­te­re­si­ra­ni za to da upo­zo­re na fon­do­ve koje čuva­ju u svo­jim spre­mi­šti­ma. Isti­na je da ih pone­kad na to obve­žu raz­li­či­ti istra­ži­vač­ki pro­jek­ti, a čes­to puta je to zah­tjev finan­ci­je­ra (minis­tar­sta­va, mjes­nih ili regi­onal­nih upra­va i slič­no).
Narav­no da su infor­ma­ci­je o fon­do­vi­ma s obzi­rom na oblik i sadr­žaj, bez obzi­ra na stan­dar­de, jako raz­li­či­te. Koris­ni­ci su ti koji žele uvi­jek što više tak­vih infor­ma­ci­ja. Arhi­vi i arhiv­ske služ­be nisu uvi­jek u sta­nju brzo dati više infor­ma­ci­ja tako da pone­kad dola­zi do muč­nih situ­aci­ja.

Infor­ma­ci­je o arhiv­skim fon­do­vi­ma su rela­tiv­no dobro ras­po­re­đe­ne i nji­hov sadr­žaj i opseg je neka­ko pro­pi­san stan­dar­di­ma. O ISAD (G) i o osta­lim ISO stan­dar­di­ma   mno­go je napi­sa­nog. Upo­zo­rio bih samo na pre­gled­ni čla­nak; Wolf Buc­h­mann, Stan­dar­ds and Arc­hi­ves u: Janus 1999/ 1 str. 39. – 49.  Zbog toga bi bilo ovdje i na ovom mjes­tu neumjes­no ras­prav­lja­ti o obli­ci­ma i nači­ni­ma obli­ko­va­nja infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu odnos­no poje­di­nim fon­do­vi­ma. Bez obzi­ra na to, osta­ju neka otvo­re­na pita­nja među koji­ma ću nabro­ja­ti samo: naci­onal­ne jezič­ne pre­pre­ke, raz­li­či­te moguć­nos­ti i razi­ne raču­nal­nog pris­to­pa. Evi­den­ti­ra­ne su raz­li­ke u infor­ma­ci­ja­ma o arhiv­skom gra­di­vu koje se nala­zi u poje­di­nom fon­du, izbor dopu­na i dodat­nih infor­ma­ci­ja. Tako čes­to pos­to­ji moguć­nost da koris­nik osim infor­ma­ci­je o poje­di­nom fon­du dobi­je i infor­ma­ci­je iz popi­sa teh­nič­nih jedi­ni­ca, to jest o poje­di­nim doku­men­ti­ma ili zdru­že­nim doku­men­ti­ma ople­me­nje­nim nekim temelj­nim poda­ci­ma koje pro­pi­su­ju i arhiv­ski stan­dar­di, da spo­me­nem zajed­nič­ki naziv arhiv­skog gra­di­va, vre­men­ski opseg, koli­či­nu, te  krat­ki sadr­žaj zdru­že­nih doku­me­na­ta ili doku­men­ta, s infor­ma­ci­jom o jezi­ku u doku­men­ti­ma i o auto­ru zapi­sa. Tak­va pre­zen­ta­ci­ja je vrlo čes­ti oblik pri pri­je­no­su infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu.

Faza koja sli­je­di je obli­ko­va­nje slič­nih poda­ta­ka o poje­di­nom doku­men­tu, što tu i tamo već vidi­mo u moder­noj prak­si.

O POJEDINIM  INFORMACIJAMA

Slje­de­će podru­čje koje želim ovdje pred­sta­vi­ti su poda­ci o infor­ma­ci­ja­ma koje se nala­ze u arhiv­skom gra­di­vu i to uspr­kos tome da je u arhiv­skoj teori­ji i prak­si tak­va aktiv­nost tek u počet­noj fazi.

Svi zna­mo kako je teško iz arhiv­skog gra­di­va iza­bra­ti one infor­ma­ci­je koje će zani­ma­ti even­tu­al­ne koris­ni­ke. To  nas može pod­sje­ti­ti na ona nas­to­ja­nja zad­njih pede­set godi­na kad smo se na podru­čju vred­no­va­nja mora­li odlu­či­ti o tome što je arhiv­sko gra­di­vo i što će biti za koris­ni­ka za toli­ki i toli­ki broj godi­na zanim­lji­vo, odnos­no koji stva­ra­te­lji arhiv­skog i doku­men­tar­nog gra­di­va će biti valo­ri­zi­ra­ni i vred­no­va­ni, a dru­gi  ne,  te zašto ne. Počet­ne teško­će pove­za­ne su s  pita­nji­ma oda­bi­ra pri kre­ira­nju i dobi­va­nju infor­ma­ci­ja iz arhiv­skog gra­di­va. Mno­go raz­li­či­tih infor­ma­ci­ja jav­lja se  u odre­đe­nom spi­su, doku­men­tu, te vred­no­va­nje i izbor tih nije uop­će lak posao.

Rje­ša­va­nje tih pro­ble­ma je mogu­će danas tra­ži­ti u poku­ša­ji­ma digi­ta­li­za­ci­je i ske­ni­ra­nja poje­di­nih doku­me­na­ta, što je već dalo  dobre rezul­ta­te, na pri­mer pri obra­di sred­njo­vje­kov­nih ispra­va. Njih su u nekim razvi­je­ni­jim arhi­vi­ma već digi­ta­li­zi­ra­li, kaže se da su ih ske­ni­ra­li i  tako ih pri­pre­mi­li za širo­ko upo­ra­bu. Ispra­ve je tako mogu­će pre­zen­ti­ra­ti s pomo­ću raču­na­la u pros­to­ri­ma za kori­šte­nje arhiv­skog gra­di­va ili pa ga dava­ti na upo­ra­bu dru­gim arhiv­skim usta­no­va­ma i raz­li­či­tim istra­ži­va­či­ma pre­ko inte­ne­ta ili putem kopi­ja na moder­nih medi­ji­ma (CD).

Može­mo zaklju­či­ti da je da je glav­ni put pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i šire zapra­vo u moguć­nos­ti­ma koje nudi moder­na infor­ma­cij­ska teh­no­lo­gi­ja, koja zapra­vo ne pred­stav­lja pre­pre­ku nego više poti­če arhi­vis­te k aktiv­nos­ti­ma s koji­ma će omo­go­ći­ti što većem bro­ju koris­ni­ka pris­tup k infor­ma­ci­ja­ma o arhiv­skom gra­di­vu i pris­tup infor­ma­ci­ja­ma koje su zapi­sa­ne u arhiv­skom gra­di­vu. Ali, pri­je­no­si infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma ne zavr­ša­va­ju s gore nave­de­nim podru­čjem jer pos­to­je neke prak­se pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i šire, koje su jed­na­ko tako važ­ne.

KAKVE INFORMACIJE RAZMJENJUJEMO?

Spo­me­nuo bih pri­je­no­se infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma, koji se odvi­ja­ju čes­to puta putem osob­nih kon­ta­ka­ta, ili putem tele­fo­na odnos­no elek­tro­nič­ke pošte. Iako ne pos­to­ji neka poseb­na evi­den­ci­ja ili ana­li­za tih pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma, mi smo ih u okvi­ru tog istra­ži­va­nja lako evi­den­ti­ra­li. Da spo­me­nem samo neke. Npr. služ­ba jav­ne vlas­ti se uza­jam­no oba­vje­šta­va i dopu­nju­je infor­ma­ci­je gle­de moguć­nos­ti rje­še­nja poje­di­nog zah­tje­va gra­đa­na ili odre­đe­ne držav­ne služ­be gdje se rje­ša­va odre­đen uprav­ni pos­tu­pak. Ovdje bih naveo u Slo­ve­ni­ji važ­ne aktiv­nos­ti veza­ne za dena­ci­ona­li­za­ci­ju i nak­na­du rat­ne šte­te. Naj­češ­će se zah­tje­vi gra­đa­na odno­se na rad­ni staž, nesre­će na radu, bene­fi­ci­ra­ni rad­ni staž, vlas­t­niš­tvo nad  nekret­ni­na­ma – sta­no­vi­ma  i slič­no. U razvo­ju dje­lo­va­nja stva­ra­te­lja odnos­no poje­di­nih podu­ze­ća ili usta­no­va je nji­ho­vo arhiv­sko gra­di­vo dola­zi­lo na osno­vi teri­to­ri­jal­ne nad­lež­nos­ti u arhiv­ska spre­mi­šta sad jed­nog, sad dru­gog arhi­va. Zbog tega je nuž­no uspos­ta­vi­ti dobre i dina­mič­ne nači­ne raz­mje­ne isto­vr­s­nih infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma na jed­noj stra­ni i usta­no­va­ma koje vode pos­tup­ke na dru­goj stra­ni.

Pri­je­nos infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i raz­li­či­tim držav­nim orga­ni­ma je težak zbog raz­li­či­tih temi­no­lo­gi­ja, obli­ka i opse­ga tra­že­nih i posre­do­va­nih infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu. Može­mo  evi­den­ti­ra­ti  situ­aci­je kad arhi­vi  posre­du­ju podat­ke držav­nim orga­ni­ma, naro­či­to Zavo­du za zdrav­s­tve­no osi­gu­ra­nje, Zavo­du za inva­lid­sko i miro­vin­sko osi­gu­ra­nje, raz­nim sudo­vi­ma,  zem­ljiš­nok­njiž­nim i katas­tar­skim ure­di­ma i slič­no.

PRI  KORIŠTENJU

Potreb­no je da osim prak­tič­ne upo­ra­be arhiv­skog gra­di­va spo­me­nem i podru­čje povi­jes­nih istra­ži­va­nja. Istra­ži­vač poje­di­nog podru­čja mora dobi­ti gore spo­me­nu­te infor­ma­ci­je uz pomoć arhi­vis­ta jed­nog arhi­va, koji mu može ponu­di­ti podat­ke o gra­di­vu u dru­gem arhi­vu, odnos­no uspos­ta­vi­ti tako­zva­ni link pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma. Te infor­ma­ci­je su mno­go puta ople­me­nje­ne posre­do­va­njem infor­ma­ci­ja o stuč­noj lite­ra­tu­ri i objav­lje­nim struč­nim tek­s­to­vi­ma koje lokal­ni arhi­vis­ti poz­na­jo bolje nego net­ko iz uda­lje­nih podru­čja. Narav­no, nas­ta­vak pri­je­no­sa  infor­ma­ci­ja ove vrste je uklju­če­nje u te lin­ko­ve i dru­gih usta­no­va koje čuva­ju arhiv­sko gra­di­vo. To su muze­ji, knjiž­ni­ce i neke gale­ri­je, te stva­ra­te­lji i ima­te­lji arhiv­skog gra­di­va.

Lani smo potr­vr­di­li zaključ­ke o mul­ti­dis­ci­pli­nar­nos­ti arhiv­skog gra­di­va, ove godi­ne može­mo pot­vr­di­ti činje­ni­cu da infor­ma­ci­je o arhiv­skom gra­di­vu i iz arhiv­skog gra­di­va koris­ti sve veći broj istra­ži­va­ča, koji nisu naj­bli­že pove­za­ni s povi­ješ­ću u općem smis­lu rije­či. To su tako­đer lju­di koje jed­nos­tav­no zani­ma proš­lost odre­đe­nog podru­čja. Među nji­ma u pos­ljed­nje vri­je­me može­mo pri­mi­je­ti­ti i arhi­tek­te, zašti­ta­re oko­li­ša, geogra­fe, inži­nje­re teh­nič­kih zna­nos­ti, povjes­ni­ča­re umjet­nos­ti, tako­đer i prav­ni­ke i eko­no­mis­te, soci­olo­ge i slič­no. Svi oni  koris­te gore nave­de­na nače­la pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja tako iz arhiv­skog gra­di­va i o arhiv­skom gra­di­vu, koje se nala­zi u arhiv­skim usta­no­va­ma gdje  istra­žu­ju. Pomo­ću njih  omo­go­ćen im je pris­tup do infor­ma­ci­ja u susjed­nim i dru­gim arhiv­skim usta­no­va­ma.

IZLOŽBE I RAZMJENA INFORMACIJA

Poseb­no važ­no poglav­lj, koje vidim pri pri­je­no­su infor­ma­ci­ja među arhi­vi­ma i pri­je sve­ga šire, je zapra­vo izlož­be­na aktiv­nost arhi­va. Pri izlož­ba­ma ne radi se samo raz­ra­di poje­di­nog tre­nut­ka, oso­be i slič­no, nego je ovak­vu aktiv­nost potreb­no pred­sta­vi­ti i s aspek­ta pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja o arhiv­skom gra­di­vu i iz arhiv­skog gra­di­va. Izlož­be su nami­je­nje­ne naj­ši­roj jav­nos­ti. I dalje s u nače­lu loci­ra­ne u pros­to­ru nami­je­nje­nom za izlož­be u arhi­vu, koji je izlož­bu pri­pre­mio. Kas­ni­je, ako se izlož­ba seli u dru­ge kra­je­ve pri tome dola­zi do važ­nog pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja u dru­ge kul­tur­ne sre­di­ne.

POSEBNA AKTIVNOST MIAZ

Na osno­vi ugo­to­vi­tev kaj sve pri­je­no­si infor­ma­ci­ja među arhi­vi pome­ni­jo želim tudi na tem mes­tu opo­zo­ri­ti še na neka­te­re obli­ke kla­sič­ne­ga pre­na­ša­nja infor­ma­ci­ja. Čeprav ta obli­ka dejan­sko izgub­lja na pome­nu je prav, da opo­zo­rim na dejav­nost, ki jo izva­ja naš MIAZ = Među­na­rod­ni inšti­tut arhiv­skih zna­nos­ti. Knjiž­ni­ca Inšti­tu­ta vsa­ko leto pri­do­bi oko­li 30 enot stro­kov­ne lite­atu­re iz raz­lič­nih delov sve­ta, v raz­lič­nih jezi­kih in raz­lič­ni­mi teh­nič­ni­mi obli­ka­mi. Skup­no šte­vi­lo knjig zna­ša oko­li 2000 enot od kate­ih jih je pri­bliž­no polo­vi­ca vpi­sa­na v kata­log COBISS. Deli­mo jih na tri podro­čja.

Prvo podro­čje so sve­ka­kor arhiv­ska stro­kov­na lite­atu­ra, stro­kov­ni časo­pi­si in stro­kov­ne revi­je, ki so v glav­nem sve lokal­no arhi­vis­tič­no narav­na­ne. Ana­li­ze posa­mez­nih član­kov pa poka­že­jo viso­ko znans­tve­no in štu­dij­sko vred­nost te kaže­jo na pri­za­de­va­nja po razvo­ju arhiv­ske teori­ji in prak­se v sre­di­ni kjer delu­je­jo. To pri­za­de­va­nje je potreb­no pohva­li­ti oce­no objav­lje­nih član­kov pa pri­la­go­di­ti lokal­nim zna­čil­nos­tim poli­tič­ne­ga, kul­tur­ne­ga, etno­graf­ske­ga, geograf­ske­ga, gos­po­dar­ske­ga in dru­ge­ga razvo­ja.

Dru­go podro­čje, ki ga vidim v tej izme­nja­vi infor­ma­ci­ja je v aktiv­nos­ti izda­ja­nja  raz­nih vod­ni­kov, inven­ta­rjev, gra­div in podob­no. Ana­li­za teh pa poka­že dolo­če­no raz­no­li­kost pri nači­nih poda­ja­nja infor­ma­ci­ja, popi­so­va­nju kar pa ne ško­di osnov­ne­mu name­nu. Vsi vod­ni­ki, inven­tar­ji in gra­di­va nače­lo­ma opra­vi­či­jo svo­jo namem­b­nost, svoj obs­toj te sred­stva, ki so bila vlo­že­na za reali­za­ci­jo in izda­jo knji­ge.

Tre­tje podro­čje, ki ga među knji­ga­mi Inšti­tu­ta naj­več­krat dobi­va­mo pa so eno­te, ki jih lah­ko opre­de­li­mo kot pre­zen­ta­ci­je arhiv­skog gra­di­va. Gre za kata­lo­ge raz­s­tav ali pa za obja­ve celot­ne zbir­ke npr. zna­ne­ga foto­gra­fa, arhi­tek­ta itd.

Pri tem pos­lo­va­nju, ki sem ga zgo­raj ome­nim in ga teko­če evi­den­ti­ram v knjiž­ni­ci Među­na­rod­nem inšti­tu­tu arhiv­skih zna­nos­ti pa lah­ko nave­dem neke vrste poseb­nos­ti kaj­ti zra­ven zani­mi­vih ovit­kov je pogos­to eno­ta pos­la­na brez sprem­ne­ga dopi­sa iz nje same pa je vča­sih prav težko izluš­či­ti infor­ma­ci­je o tem kdo je eno­to izdal, od kod je bila pos­la­na, kdo je avtor, kje je bila nare­je­na in podob­no.
Zara­di tega ker za neka­tee publi­ka­ci­je ni mož­no odkri­ti nas­lo­va izda­ja­te­lja se za take niti zahva­li­ti ne more­mo. Taki pri­me­ri pov­z­ro­ča­jo dolo­če­ne teža­ve. Pri obde­lo­va­nju podat­kov so nam ti zelo potreb­ni če želi­mo to lite­atu­ro, objav­lje­no arhiv­sko gra­di­vo ali infor­ma­ci­je o arhiv­skom gra­di­vu pra­vil­no obde­la­ti, ovred­no­tit in jih nare­di­ti dos­top­ne za upo­rab­ni­ke. Kako pomem­b­no je, da se tako gra­di­vo pra­vil­no opi­še in vne­se v  raču­nal­ni­ške baze podat­kov kaže­jo neka­tei pri­me­ri upo­ra­be  zbra­ne­ga gra­di­va v knjiž­ni­ci Među­na­rod­nem inšti­tu­tu arhiv­skih zna­nos­ti ko je priš­lo do uspeš­nih posre­do­vanj v među knjiž­nič­ni izme­nja­vi.

SKLEPI IN ZAKLJUČKI

Naj na kon­cu v zve­zi z pre­no­som infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šire dodam nekaj svo­jih mis­li.

  1. Temu podro­čju bi kaza­lo v bodo­če posve­ti­ti več pozor­nos­ti. Pri tem se rad spo­mi­njam prve­ga posku­sa pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja s pomo­čjo raču­nal­ni­ka, ki sva ga pred mno­gi­mi leti sku­paj z dr. Nova­kom izved­la među Mes­t­nim arhi­vom Duna­ja in pa Pokra­jin­skim arhi­vom v Mari­bo­ru. Ne toli­ko zara­di uspe­ha, ki sva ga pri tem dose­gla ampak zara­di prvih kora­kov na tem podro­čju in ide­je te naj­i­ne­ga pre­pri­ča­nja, da so pri­je­no­si infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šire nuj­ni.
  2. Sre­ča­nja obmej­nih arhi­vov, ki so pred leti dobro zaži­ve­la prav zara­di zago­tav­lja­nja pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi v tem pros­to­ru in so dala rezul­ta­te. Neka­te­re ugo­to­vi­tev smo obja­vi­li tudi v poseb­nih publi­ka­ci­jah. To bi kaza­lo nada­lje­va­ti.
  3. Namen pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi, arhiv­ski­mi služ­ba­mi in šire je zago­to­vi širok dos­top do podat­kov o arhiv­skom gra­di­vu in iz arhiv­skog gra­di­va naj­šir­šim kro­gom.
  4. Po mojem osta­ja naša per­ma­nent­na iska­ti nove obli­ke pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šir­še, pose­bej v tis­te sre­di­ne, ki so mor­da malo odmak­nje­ne od pri­za­de­vanj in razi­sko­vanj zgo­do­vi­ne.
  5. Pri­prav­lje­ni mora­mo biti zago­to­vi­ti infor­ma­ci­je za nove in prak­tič­ne razi­ska­ve, ki jih izva­ja­jo upo­rab­ni­ki među katee sodi­jo tudi tis­te pri kate­ih sem sam v zad­njem času sode­lo­val in sicer heral­di­ka, sfra­gis­ti­ka, vek­si­lo­lo­gi­ja in podob­ne vede. Te razi­ska­ve se moč­no razvi­ja­jo v drža­vah Evro­pe in izven nje te zah­te­va­jo kva­li­tet­ne pre­no­se infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šir­še.
  6. Zgo­raj našte­tim je potreb­no doda­ti rodos­lov­ne razi­ska­ve, ki so pos­ta­le mod­na muha te že zdru­žu­je­jo anga­ži­ra­ne razi­sko­val­ce, ki si  že sami pri­prav­lja­jo celo vrsto pri­po­moč­kov za izde­la­vo rodos­lov­nih dre­ves, infor­ma­ci­ja o matič­nih knji­gah,  pri­po­moč­kih te lite­atu­ri. Prav je da so o tem obveš­če­ni tudi arhi­vi.
  7. Vzpos­ta­vi­ti pre­tok in dotok infor­ma­ci­ja do ne arhiv­skih usta­nov, raz­nih zbi­ral­cev ali raz­lič­nih zdru­ženj, ki razpo­la­ga­jo s podat­ki o gra­di­vu, ki ga sami ustvar­ja­jo ali zbi­ra­jo in to zara­di tega ker ti v zados­t­ni meri sko­raj niko­li ne pri­de­jo do pro­fe­si­onal­nih arhi­vov.

V pre­no­su infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šire obs­ta­ja še cela vrsta pro­ble­mov, ki jih bodo, v to sem pre­pri­čan, v večji ali manj­ši meri obde­la­li tudi kole­gi in čla­ni Inšti­tu­ta na letoš­nji kon­fe­ren­ci.

ppk_zad_2004

NOVOSTI IN ZAKON

Na kon­cu naj vizi­onar­sko napo­vem razvoj pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šir­še, ki naj pote­ka v čim bolj­ši izra­bi mož­nos­ti ki jih nudi­jo nove infor­ma­ci­ja­ske teh­no­lo­gi­je. O tem kaj lah­ko pri­ne­se razvoj infor­ma­ci­ja­skih teh­no­lo­gij v tak­š­nem regi­onal­nem arhi­vu kot je bil reci­mo v mari­bor­skem pri­me­ru nam z kva­li­tet­nim član­kom pred­sta­vi naš spo­što­va­ni kole­ga dr. Miros­lav Novak, ki je v svo­jem pris­pev­ku o zgo­do­vin­skem razvo­ju infor­ma­ti­za­ci­je Pokra­jin­ske­ga arhi­va Mari­bor ( Zbor­nik ob 70 let­ni­ci arhi­va — 2003 ) nave­del nekaj takih izho­dišč, ki nas nava­ja­jo z opti­miz­mom, ko govo­ri­mo o tran­s­pa­rent­nos­ti infor­ma­ci­ja, ki jih hra­ni­jo arhi­vi.

Pri­za­de­va­nja v Slo­ve­ni­je pa se kaže­jo tudi v spre­mi­nja­nju arhiv­ske zako­no­da­je. Za to po mojem ni potre­be, ker ni toli­ko novih ele­men­tov. Zara­di uva­ja­nja infor­ma­ci­ja­ske teh­no­lo­gi­je in na osno­vi nje kre­ira­ne­ga doku­men­tar­ne­ga in arhiv­skog gra­di­va na novi­mi među­iji pač ni potreb­no opre­de­lje­va­ti v zako­nu. Tak­š­ne stva­ri se v ure­je­nih drža­vah dela­jo z urad­ni­mi ured­ba­mi v kate­ih se pre­ciz­no dolo­či­jo odno­si među doku­men­tar­nim gra­di­vom ne ozi­ra­je se na to ali je to kla­sič­no ali na moder­nih među­ijih. Z odred­ba­mi se pre­ciz­no dolo­či kako vred­no­ti­ti in dolo­či­ti arhiv­sko gra­di­vo, ki naj­bolj zani­ma pro­fe­si­onal­ne arhiv­ske usta­no­ve. Traj­no se naj dolo­či orga­ni­za­ci­ja arhi­vov in se naj nebi iz leta v leto spre­mi­nja­la orga­ni­za­cij­ska struk­tu­ra arhi­vov odnos­no pri­pad­nost temu ali one­mu minis­tr­stvu, tej ali oni služ­bi. Te ten­den­ce pre­mi­ka­nja arhiv­skih usta­nov zno­traj lokal­nih uprav ali držav­nih ura­dov pov­z­ro­ča teža­ve pri afir­ma­ci­ji arhiv­skih usta­nov kar je sicer tema dru­ge­ga dela naše kon­fe­ren­ce.

Sam pa vidim neka­ke skup­ne ele­men­te pri obrav­na­va­nju vpra­šanj v zve­zi s pri­je­no­si infor­ma­ci­ja in dol­go­roč­ne­ga zas­tav­lja­nja pro­jek­tov orga­ni­za­cij­ske struk­tu­re posa­mez­nih arhi­vov. V vsa­ki spre­mem­bi sicer teži­mo k bolj­šim in kva­li­tet­nej­šim rezul­ta­tom, ven­dar je potreb­no ana­li­zi­ra­ti ali je vlo­žen trud v te pre­mi­ke upra­vi­čen gle­de na rezul­ta­te.

Temelj­ni pogoj pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja je dol­go­roč­na ne spre­mi­nja­jo­ča se struk­tu­ra pro­jek­ta. Vsa­ka spre­mem­ba pome­ni izgu­bo dolo­če­nih infor­ma­ci­ja, ki so bile že  pri­prav­lje­ne sam tran­sfer teh infor­ma­ci­ja pa zah­te­va dos­ti časa in denar­ja. Mno­go­krat pa tudi ni več kom­pa­ti­bil­nos­ti među sta­rej­še ali prej obde­la­ni­mi infor­ma­ci­ja­mi in nači­ni zapi­sov te Pri­je­no­si teh z novi­mi ten­den­ca­mi. Arhiv­ske služ­be naj z novi­mi infor­ma­ci­ja­ski­mi pris­to­pi reši­jo pre­no­se infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šire ven­dar mora­jo vztra­ja­ti na tem, da se oprav­lje­no delo naj ne raz­vred­no­ti. Če bo stro­ka među­se­boj­no kom­pa­ti­bil­na, bodo tudi pri­je­no­si infor­ma­ci­ja među arhi­vi kom­pa­ti­bil­ni. Bese­da se kar pogos­to upo­rab­lja ven­dar je vpra­ša­nja če se za to kom­pa­ti­bil­nos­tjo ne skri­va dos­ti­krat bese­da nedo­re­če­nost ali nedos­led­nost. V tre­nut­ku upo­ra­be in pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja, pose­bej če je ta uspe­šen lah­ko šele govo­ri­mo o kva­li­tet­nem izva­ja­nju infor­ma­cij­skih sis­te­mov ki take pre­no­se omo­go­ča­jo.

Sta­nje nedos­top­nos­ti ali ugo­to­vi­tev da pre­nos ni mogoč kaže­jo na pro­ble­me, ki so lah­ko stro­kov­ne ali teh­nič­ne nara­ve. Stro­kov­ne pro­ble­me pri­je­no­sa infor­ma­ci­ja so dol­ž­ni reši­ti pro­fe­si­onal­ni arhiv­ski stro­kov­nja­ki. Teh­nič­na vpra­ša­nja so vpra­ša­nja, ki jih naj rešu­je­jo lju­dje s pri­mer­no izo­braz­bo. V sode­lo­va­nju obeh vidim reši­tve podob­ne onim o kate­ih sem pred leti raz­prav­ljal ko sem govo­ril o sode­lo­va­nju među arhi­tek­ti in arhi­vis­ti. Tako danes ugo­tav­ljam, da je za ugod­ne in uspeš­ne pre­no­se infor­ma­ci­ja među arhi­vi in šire potreb­no kva­li­tet­no sode­lo­va­nje arhi­vis­tov in infor­ma­ti­kov s čemer tudi kon­ču­jem moje raz­miš­lja­nja v zve­zi s to temo.

(Izla­ga­nje je odr­ža­no 27. stu­de­no­ga 2004. na 1. ZAD — danu)

One thought on “Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire