Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

UVOD

Razmišljanje  o opsegu i stvaranju informacija u arhivima i šire možemo započeti pitanjem kakve su i koliko su vrijedne informacije koje mi arhivi raspoređujemo. Možemo ih lako podijeliti na:

A)   informacije, koje mi stvaramo i za koje smo mi odgovorni
B)   informacije, koje su u arhivskom gradivu i na njih nemamo, ili barem ne bismo smjeli imati utjecaj

ad A:

Odgovornost je svakog arhivista, a naročito onoga koji je u stalnom dodiru s javnošću, s korisnicima (u najširem smislu riječi)  i s arhivskim kolegama (što je, ili bi morala biti odgovorna zadaća) da posreduje kvalitetne  i provjerene informacije. Na stvaranje tih informacija imamo najveći upliv i odgovornost. Stvaramo ih na osnovi dviju razina:

I) Opseg znanja i raspolaganja s informacijama o arhivskom gradivu = arhivskim fondovima (pri tome nam pomažu postojeći popisi i vodiči fondova i zbirki, u mnogim slučajevima već uz pomoć računala), odnosno o informacijama o arhivskom gradivu, koje je često sadržano u pojedinačnim inventarima (popisima).

ARHIVIST DAJE INFORMACIJE NA OSNOVI KOJIH KORISNIK MOŽE ZAPOČETI SVOJA ISTRAŽIVANJA. ZATO MORA IMATI OPSEŽNO ZNANJE ZA USMJERAVANJE KORISNIKA.

 II) Stjecanje dodatnih informacija (od kolega u ustanovi ili izvan nje)  na osnovi kojih ćemo omogućiti korisnicima put do očekivanog cilja.

ARHIVIST PRIDOBIVA INFORMACIJE U SUBSIDIJARNOM ODNOSU U SVOJOJ SREDINI ILI ŠIRE ( “DANAS TI MENI, SUTRA JA TEBI!” ).

O PROBLEMU LEŽERNOSTI OVDJE NEĆU GOVORITI !

ad B:

Arhivsko gradivo i informacije koje su sadržane u arhivskom gradivu dostupne su  prema člancima zakona i podzakonskih akata koje treba poštivati iako te odredbe nisu uvijek razumljive. Mi arhivisti na to nemamo utjecaja (fondovi i arhivsko gradivo pa bi naj bili opremljeni z OPOMBAMI).

OPSEG PRIJENOSA INFORMACIJA

Moje je mišljenje da se prijenos informacija među arhivima i šire odvija u mnogo većem opsegu nego što smo mi u arhivima toga svjesni. Prijenos informacija među pojedinim arhivima (zajedničkom prostoru – pokušaj Arhivske pentagonale) se može odnositi na  niz informacija, a naročito:

  •  o arhivskom gradivu na terenu,
  •  o preuzimanju arhivskog gradiva,
  •  o sređivanju arhivskog gradiva,
  •  o arhivskom gradivu u drugim arhivima,
  •  o restauraciji i konzervaciji arhivskog gradiva,
  •  o izložbama arhivskog gradiva,
  •  o vrednovanju i uništavanju gradiva,
  •  o razmjeni i prodaji,
  •  o preseljenju,
  •  o vlastništvu nad arhivskim gradivom i slično.

Neka od gore nabrojenih područja bila su u prošlosti razmatrana na mnogim međunarodnim i nacionalnim kongresima, i to više puta s različitih aspekata,  ali nisam zaključio da su navedenu problematiku tretirali kao proces prijenosa informacija među arhivima i šire.
U arhivima smo najbole upoznati s prijenosom informacija koji se odvija među arhivima pri osiguranju dostupnosti i korištenja arhivskog gradiva. To je uvjetovano željama i namjerama korisnika s jedne strane, i s mogućnostima i  pravnim osnovama  arhiva na drugoj strani.

STAJALIŠTA UNUTAR POJEDINOG ARHIVA

Možemo zaključiti da se pri istraživanju prijenosa informacija među arhivima i šire radi o dva temeljna pitanja odnosno o dvije temeljne funkcije prijenosa informacija. Prva je funkcija prijenosa informacija o arhivskom gradivu, druga  je funkcija prijenosa informacija sadržanih u arhivskom gradivu,kao i između onih koji jesu i koji tek uvode nove informacijske tehnologije u arhivski posao.

Prijenosi informacija o arhivskom gradivu imaju novu samo teminologiju. Ponekad su se ti prijenosi odvijali putem izdavanja vodiča arhivskih fondova i zbirki ili izdavanjem raznih inventara (analitičnih i sumarnih), te popisa arhivskog gradiva. Danas se  prijenos informacija među arhivima  u vezi s arhivskim gradivom odvija transparentno na osnovi standarda  i tako pomaže afirmaciji arhivskog rada. Te informacije mogle bi predstavljati osobnu iskaznicu svakog arhiva.

U današnjem otvorenom društvu je potrebno mijenjati još uvijek učestala mišljenja da su arhivi takve kulturne ustanove gdje se uvijek nešto skriva. Uzrok za to možda treba tražiti u dosadašnjoj praksi arhivske službe u nekim državama, gdje su selekcionirano izdavali informacije o pohranjenom arhivskom gradivu.

Rad  arhivskih ustanova i posredovanje informacija o arhivskom gradivu mora postati što više otvoreno i dostupno. Da razvoj ide u tom pravcu pokazalo se posljednih dvadeset godina, kad je veliki broj arhiva odlučio transparentno predstaviti svoj rad i bez selekcioniranja  prezentirati pohranjeno arhivsko gradivo. Pogled na mrežne stranice mnogih arhiva nam potvrđuje taj zaključak. Mnogo puta su arhivi ti koji su vrlo zainteresirani za to da upozore na fondove koje čuvaju u svojim spremištima. Istina je da ih ponekad na to obvežu različiti istraživački projekti, a često puta je to zahtjev financijera (ministarstava, mjesnih ili regionalnih uprava i slično).
Naravno da su informacije o fondovima s obzirom na oblik i sadržaj, bez obzira na standarde, jako različite. Korisnici su ti koji žele uvijek što više takvih informacija. Arhivi i arhivske službe nisu uvijek u stanju brzo dati više informacija tako da ponekad dolazi do mučnih situacija.

Informacije o arhivskim fondovima su relativno dobro raspoređene i njihov sadržaj i opseg je nekako propisan standardima. O ISAD (G) i o ostalim ISO standardima   mnogo je napisanog. Upozorio bih samo na pregledni članak; Wolf Buchmann, Standards and Archives u: Janus 1999/ 1 str. 39. – 49.  Zbog toga bi bilo ovdje i na ovom mjestu neumjesno raspravljati o oblicima i načinima oblikovanja informacija o arhivskom gradivu odnosno pojedinim fondovima. Bez obzira na to, ostaju neka otvorena pitanja među kojima ću nabrojati samo: nacionalne jezične prepreke, različite mogućnosti i razine računalnog pristopa. Evidentirane su razlike u informacijama o arhivskom gradivu koje se nalazi u pojedinom fondu, izbor dopuna i dodatnih informacija. Tako često postoji mogućnost da korisnik osim informacije o pojedinom fondu dobije i informacije iz popisa tehničnih jedinica, to jest o pojedinim dokumentima ili združenim dokumentima oplemenjenim nekim temeljnim podacima koje propisuju i arhivski standardi, da spomenem zajednički naziv arhivskog gradiva, vremenski opseg, količinu, te  kratki sadržaj združenih dokumenata ili dokumenta, s informacijom o jeziku u dokumentima i o autoru zapisa. Takva prezentacija je vrlo česti oblik pri prijenosu informacija o arhivskom gradivu.

Faza koja slijedi je oblikovanje sličnih podataka o pojedinom dokumentu, što tu i tamo već vidimo u modernoj praksi.

O POJEDINIM  INFORMACIJAMA

Sljedeće područje koje želim ovdje predstaviti su podaci o informacijama koje se nalaze u arhivskom gradivu i to usprkos tome da je u arhivskoj teoriji i praksi takva aktivnost tek u početnoj fazi.

Svi znamo kako je teško iz arhivskog gradiva izabrati one informacije koje će zanimati eventualne korisnike. To  nas može podsjetiti na ona nastojanja zadnjih pedeset godina kad smo se na području vrednovanja morali odlučiti o tome što je arhivsko gradivo i što će biti za korisnika za toliki i toliki broj godina zanimljivo, odnosno koji stvaratelji arhivskog i dokumentarnog gradiva će biti valorizirani i vrednovani, a drugi  ne,  te zašto ne. Početne teškoće povezane su s  pitanjima odabira pri kreiranju i dobivanju informacija iz arhivskog gradiva. Mnogo različitih informacija javlja se  u određenom spisu, dokumentu, te vrednovanje i izbor tih nije uopće lak posao.

Rješavanje tih problema je moguće danas tražiti u pokušajima digitalizacije i skeniranja pojedinih dokumenata, što je već dalo  dobre rezultate, na primer pri obradi srednjovjekovnih isprava. Njih su u nekim razvijenijim arhivima već digitalizirali, kaže se da su ih skenirali i  tako ih pripremili za široko uporabu. Isprave je tako moguće prezentirati s pomoću računala u prostorima za korištenje arhivskog gradiva ili pa ga davati na uporabu drugim arhivskim ustanovama i različitim istraživačima preko inteneta ili putem kopija na modernih medijima (CD).

Možemo zaključiti da je da je glavni put prijenosa informacija među arhivima i šire zapravo u mogućnostima koje nudi moderna informacijska tehnologija, koja zapravo ne predstavlja prepreku nego više potiče arhiviste k aktivnostima s kojima će omogoćiti što većem broju korisnika pristup k informacijama o arhivskom gradivu i pristup informacijama koje su zapisane u arhivskom gradivu. Ali, prijenosi informacija među arhivima ne završavaju s gore navedenim područjem jer postoje neke prakse prijenosa informacija među arhivima i šire, koje su jednako tako važne.

KAKVE INFORMACIJE RAZMJENJUJEMO?

Spomenuo bih prijenose informacija među arhivima, koji se odvijaju često puta putem osobnih kontakata, ili putem telefona odnosno elektroničke pošte. Iako ne postoji neka posebna evidencija ili analiza tih prijenosa informacija među arhivima, mi smo ih u okviru tog istraživanja lako evidentirali. Da spomenem samo neke. Npr. služba javne vlasti se uzajamno obavještava i dopunjuje informacije glede mogućnosti rješenja pojedinog zahtjeva građana ili određene državne službe gdje se rješava određen upravni postupak. Ovdje bih naveo u Sloveniji važne aktivnosti vezane za denacionalizaciju i naknadu ratne štete. Najčešće se zahtjevi građana odnose na radni staž, nesreće na radu, beneficirani radni staž, vlastništvo nad  nekretninama – stanovima  i slično. U razvoju djelovanja stvaratelja odnosno pojedinih poduzeća ili ustanova je njihovo arhivsko gradivo dolazilo na osnovi teritorijalne nadležnosti u arhivska spremišta sad jednog, sad drugog arhiva. Zbog tega je nužno uspostaviti dobre i dinamične načine razmjene istovrsnih informacija među arhivima na jednoj strani i ustanovama koje vode postupke na drugoj strani.

Prijenos informacija među arhivima i različitim državnim organima je težak zbog različitih teminologija, oblika i opsega traženih i posredovanih informacija o arhivskom gradivu. Možemo  evidentirati  situacije kad arhivi  posreduju podatke državnim organima, naročito Zavodu za zdravstveno osiguranje, Zavodu za invalidsko i mirovinsko osiguranje, raznim sudovima,  zemljišnoknjižnim i katastarskim uredima i slično.

PRI  KORIŠTENJU

Potrebno je da osim praktične uporabe arhivskog gradiva spomenem i područje povijesnih istraživanja. Istraživač pojedinog područja mora dobiti gore spomenute informacije uz pomoć arhivista jednog arhiva, koji mu može ponuditi podatke o gradivu u drugem arhivu, odnosno uspostaviti takozvani link prijenosa informacija među arhivima. Te informacije su mnogo puta oplemenjene posredovanjem informacija o stučnoj literaturi i objavljenim stručnim tekstovima koje lokalni arhivisti poznajo bolje nego netko iz udaljenih područja. Naravno, nastavak prijenosa  informacija ove vrste je uključenje u te linkove i drugih ustanova koje čuvaju arhivsko gradivo. To su muzeji, knjižnice i neke galerije, te stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva.

Lani smo potrvrdili zaključke o multidisciplinarnosti arhivskog gradiva, ove godine možemo potvrditi činjenicu da informacije o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva koristi sve veći broj istraživača, koji nisu najbliže povezani s poviješću u općem smislu riječi. To su također ljudi koje jednostavno zanima prošlost određenog područja. Među njima u posljednje vrijeme možemo primijetiti i arhitekte, zaštitare okoliša, geografe, inžinjere tehničkih znanosti, povjesničare umjetnosti, također i pravnike i ekonomiste, sociologe i slično. Svi oni  koriste gore navedena načela prijenosa informacija tako iz arhivskog gradiva i o arhivskom gradivu, koje se nalazi u arhivskim ustanovama gdje  istražuju. Pomoću njih  omogoćen im je pristup do informacija u susjednim i drugim arhivskim ustanovama.

IZLOŽBE I RAZMJENA INFORMACIJA

Posebno važno poglavlj, koje vidim pri prijenosu informacija među arhivima i prije svega šire, je zapravo izložbena aktivnost arhiva. Pri izložbama ne radi se samo razradi pojedinog trenutka, osobe i slično, nego je ovakvu aktivnost potrebno predstaviti i s aspekta prijenosa informacija o arhivskom gradivu i iz arhivskog gradiva. Izložbe su namijenjene najširoj javnosti. I dalje s u načelu locirane u prostoru namijenjenom za izložbe u arhivu, koji je izložbu pripremio. Kasnije, ako se izložba seli u druge krajeve pri tome dolazi do važnog prijenosa informacija u druge kulturne sredine.

POSEBNA AKTIVNOST MIAZ

Na osnovi ugotovitev kaj sve prijenosi informacija među arhivi pomenijo želim tudi na tem mestu opozoriti še na nekatere oblike klasičnega prenašanja informacija. Čeprav ta oblika dejansko izgublja na pomenu je prav, da opozorim na dejavnost, ki jo izvaja naš MIAZ = Međunarodni inštitut arhivskih znanosti. Knjižnica Inštituta vsako leto pridobi okoli 30 enot strokovne liteature iz različnih delov sveta, v različnih jezikih in različnimi tehničnimi oblikami. Skupno število knjig znaša okoli 2000 enot od kateih jih je približno polovica vpisana v katalog COBISS. Delimo jih na tri področja.

Prvo področje so svekakor arhivska strokovna liteatura, strokovni časopisi in strokovne revije, ki so v glavnem sve lokalno arhivistično naravnane. Analize posameznih člankov pa pokažejo visoko znanstveno in študijsko vrednost te kažejo na prizadevanja po razvoju arhivske teoriji in prakse v sredini kjer delujejo. To prizadevanje je potrebno pohvaliti oceno objavljenih člankov pa prilagoditi lokalnim značilnostim političnega, kulturnega, etnografskega, geografskega, gospodarskega in drugega razvoja.

Drugo področje, ki ga vidim v tej izmenjavi informacija je v aktivnosti izdajanja  raznih vodnikov, inventarjev, gradiv in podobno. Analiza teh pa pokaže določeno raznolikost pri načinih podajanja informacija, popisovanju kar pa ne škodi osnovnemu namenu. Vsi vodniki, inventarji in gradiva načeloma opravičijo svojo namembnost, svoj obstoj te sredstva, ki so bila vložena za realizacijo in izdajo knjige.

Tretje področje, ki ga među knjigami Inštituta največkrat dobivamo pa so enote, ki jih lahko opredelimo kot prezentacije arhivskog gradiva. Gre za kataloge razstav ali pa za objave celotne zbirke npr. znanega fotografa, arhitekta itd.

Pri tem poslovanju, ki sem ga zgoraj omenim in ga tekoče evidentiram v knjižnici Međunarodnem inštitutu arhivskih znanosti pa lahko navedem neke vrste posebnosti kajti zraven zanimivih ovitkov je pogosto enota poslana brez spremnega dopisa iz nje same pa je včasih prav težko izluščiti informacije o tem kdo je enoto izdal, od kod je bila poslana, kdo je avtor, kje je bila narejena in podobno.
Zaradi tega ker za nekatee publikacije ni možno odkriti naslova izdajatelja se za take niti zahvaliti ne moremo. Taki primeri povzročajo določene težave. Pri obdelovanju podatkov so nam ti zelo potrebni če želimo to liteaturo, objavljeno arhivsko gradivo ali informacije o arhivskom gradivu pravilno obdelati, ovrednotit in jih narediti dostopne za uporabnike. Kako pomembno je, da se tako gradivo pravilno opiše in vnese v  računalniške baze podatkov kažejo nekatei primeri uporabe  zbranega gradiva v knjižnici Međunarodnem inštitutu arhivskih znanosti ko je prišlo do uspešnih posredovanj v među knjižnični izmenjavi.

SKLEPI IN ZAKLJUČKI

Naj na koncu v zvezi z prenosom informacija među arhivi in šire dodam nekaj svojih misli.

  1. Temu področju bi kazalo v bodoče posvetiti več pozornosti. Pri tem se rad spominjam prvega poskusa prijenosa informacija s pomočjo računalnika, ki sva ga pred mnogimi leti skupaj z dr. Novakom izvedla među Mestnim arhivom Dunaja in pa Pokrajinskim arhivom v Mariboru. Ne toliko zaradi uspeha, ki sva ga pri tem dosegla ampak zaradi prvih korakov na tem področju in ideje te najinega prepričanja, da so prijenosi informacija među arhivi in šire nujni.
  2. Srečanja obmejnih arhivov, ki so pred leti dobro zaživela prav zaradi zagotavljanja prijenosa informacija među arhivi v tem prostoru in so dala rezultate. Nekatere ugotovitev smo objavili tudi v posebnih publikacijah. To bi kazalo nadaljevati.
  3. Namen prijenosa informacija među arhivi, arhivskimi službami in šire je zagotovi širok dostop do podatkov o arhivskom gradivu in iz arhivskog gradiva najširšim krogom.
  4. Po mojem ostaja naša permanentna iskati nove oblike prijenosa informacija među arhivi in širše, posebej v tiste sredine, ki so morda malo odmaknjene od prizadevanj in raziskovanj zgodovine.
  5. Pripravljeni moramo biti zagotoviti informacije za nove in praktične raziskave, ki jih izvajajo uporabniki među katee sodijo tudi tiste pri kateih sem sam v zadnjem času sodeloval in sicer heraldika, sfragistika, veksilologija in podobne vede. Te raziskave se močno razvijajo v državah Evrope in izven nje te zahtevajo kvalitetne prenose informacija među arhivi in širše.
  6. Zgoraj naštetim je potrebno dodati rodoslovne raziskave, ki so postale modna muha te že združujejo angažirane raziskovalce, ki si  že sami pripravljajo celo vrsto pripomočkov za izdelavo rodoslovnih dreves, informacija o matičnih knjigah,  pripomočkih te liteaturi. Prav je da so o tem obveščeni tudi arhivi.
  7. Vzpostaviti pretok in dotok informacija do ne arhivskih ustanov, raznih zbiralcev ali različnih združenj, ki razpolagajo s podatki o gradivu, ki ga sami ustvarjajo ali zbirajo in to zaradi tega ker ti v zadostni meri skoraj nikoli ne pridejo do profesionalnih arhivov.

V prenosu informacija među arhivi in šire obstaja še cela vrsta problemov, ki jih bodo, v to sem prepričan, v večji ali manjši meri obdelali tudi kolegi in člani Inštituta na letošnji konferenci.

ppk_zad_2004

NOVOSTI IN ZAKON

Na koncu naj vizionarsko napovem razvoj prijenosa informacija među arhivi in širše, ki naj poteka v čim boljši izrabi možnosti ki jih nudijo nove informacijaske tehnologije. O tem kaj lahko prinese razvoj informacijaskih tehnologij v takšnem regionalnem arhivu kot je bil recimo v mariborskem primeru nam z kvalitetnim člankom predstavi naš spoštovani kolega dr. Miroslav Novak, ki je v svojem prispevku o zgodovinskem razvoju informatizacije Pokrajinskega arhiva Maribor ( Zbornik ob 70 letnici arhiva – 2003 ) navedel nekaj takih izhodišč, ki nas navajajo z optimizmom, ko govorimo o transparentnosti informacija, ki jih hranijo arhivi.

Prizadevanja v Slovenije pa se kažejo tudi v spreminjanju arhivske zakonodaje. Za to po mojem ni potrebe, ker ni toliko novih elementov. Zaradi uvajanja informacijaske tehnologije in na osnovi nje kreiranega dokumentarnega in arhivskog gradiva na novimi međuiji pač ni potrebno opredeljevati v zakonu. Takšne stvari se v urejenih državah delajo z uradnimi uredbami v kateih se precizno določijo odnosi među dokumentarnim gradivom ne oziraje se na to ali je to klasično ali na modernih međuijih. Z odredbami se precizno določi kako vrednotiti in določiti arhivsko gradivo, ki najbolj zanima profesionalne arhivske ustanove. Trajno se naj določi organizacija arhivov in se naj nebi iz leta v leto spreminjala organizacijska struktura arhivov odnosno pripadnost temu ali onemu ministrstvu, tej ali oni službi. Te tendence premikanja arhivskih ustanov znotraj lokalnih uprav ali državnih uradov povzroča težave pri afirmaciji arhivskih ustanov kar je sicer tema drugega dela naše konference.

Sam pa vidim nekake skupne elemente pri obravnavanju vprašanj v zvezi s prijenosi informacija in dolgoročnega zastavljanja projektov organizacijske strukture posameznih arhivov. V vsaki spremembi sicer težimo k boljšim in kvalitetnejšim rezultatom, vendar je potrebno analizirati ali je vložen trud v te premike upravičen glede na rezultate.

Temeljni pogoj prijenosa informacija je dolgoročna ne spreminjajoča se struktura projekta. Vsaka sprememba pomeni izgubo določenih informacija, ki so bile že  pripravljene sam transfer teh informacija pa zahteva dosti časa in denarja. Mnogokrat pa tudi ni več kompatibilnosti među starejše ali prej obdelanimi informacijami in načini zapisov te Prijenosi teh z novimi tendencami. Arhivske službe naj z novimi informacijaskimi pristopi rešijo prenose informacija među arhivi in šire vendar morajo vztrajati na tem, da se opravljeno delo naj ne razvrednoti. Če bo stroka međusebojno kompatibilna, bodo tudi prijenosi informacija među arhivi kompatibilni. Beseda se kar pogosto uporablja vendar je vprašanja če se za to kompatibilnostjo ne skriva dostikrat beseda nedorečenost ali nedoslednost. V trenutku uporabe in prijenosa informacija, posebej če je ta uspešen lahko šele govorimo o kvalitetnem izvajanju informacijskih sistemov ki take prenose omogočajo.

Stanje nedostopnosti ali ugotovitev da prenos ni mogoč kažejo na probleme, ki so lahko strokovne ali tehnične narave. Strokovne probleme prijenosa informacija so dolžni rešiti profesionalni arhivski strokovnjaki. Tehnična vprašanja so vprašanja, ki jih naj rešujejo ljudje s primerno izobrazbo. V sodelovanju obeh vidim rešitve podobne onim o kateih sem pred leti razpravljal ko sem govoril o sodelovanju među arhitekti in arhivisti. Tako danes ugotavljam, da je za ugodne in uspešne prenose informacija među arhivi in šire potrebno kvalitetno sodelovanje arhivistov in informatikov s čemer tudi končujem moje razmišljanja v zvezi s to temo.

(Izlaganje je održano 27. studenoga 2004. na 1. ZAD – danu)

One thought on “Opseg informacija koje arhivi raspoređuju u okviru svoje djelatnosti i šire