Prijenos informacija izmedju arhiva i pismohrana: komunikacija ili monolog “velikog brata”?

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Saže­tak:
Auto­ri­ca ukrat­ko pri­ka­zu­je pos­to­je­ću legis­la­ti­vu rele­vant­nu za pri­je­nos infor­ma­ci­ja izme­đu arhi­va i pismo­hra­na u RH, te sadaš­nje sta­nja s nadom da će uka­zi­va­nje na nedos­tat­ke pomo­ći per­cep­ci­ji stvar­nih pro­ble­ma odnos­no biti poti­caj za refor­me koje će omo­gu­ći­ti stvar­nu imple­men­ta­ci­ju teori­je recor­ds con­ti­nu­uma u hrvat­sku prak­su. Gra­di­vo se čuva i šti­ti kako bi se, onda kada je to potreb­no, mogli pre­tra­ži­va­ti i koris­ti­ti. Odnos pismo­hra­na i arhi­va tre­ba biti part­ner­ski i podre­đen zajed­nič­kom, temelj­nom cilju — dava­nju brze i toč­ne infor­ma­ci­je o odre­đe­nom spi­su, bez obzi­ra tra­ži li se spis 5 mje­se­ci, 50 ili 150 godi­na od nje­go­va nas­tan­ka.

Uvod

skup3Dav­no, u jed­noj od knji­ga Ves­ne Krm­po­tić; naiš­la sam na pre­kras­nu pri­či­cu koja gla­si otpri­li­ke ova­ko:1
“Mla­dić i dje­voj­ka se vole. On kuca na nje­na vra­ta, ona pita: “Tko je?”, mla­dić odgo­va­ra: “Ja sam.”, no dje­voj­ka ne otva­ra vra­ta. Idu­ći dan mla­dić opet kuca na nje­na vra­ta, ona pita: “Tko je?”, mla­dić odgo­va­ra: “Ja sam.”, no dje­voj­ka ne otva­ra vra­ta. Nared­ni put mla­dić opet kuca na vra­ta dje­voj­ke, ona pita: “Tko je?”, a mla­dić odgo­va­ra: “Ti si!” i dje­voj­či­na se vra­ta otva­ra­ju.” Može­mo se pita­ti što pri­ča o lju­ba­vi ima s arhi­vi­ma i pismo­hra­na­ma: naiz­gled, ništa, zapra­vo, sve.

Defi­ni­ci­je poj­mo­va

Kre­ni­mo sa zna­če­njem poje­di­nih ter­mi­na: Infor­ma­ci­ja2 (oba­vi­jest, izvje­štaj, pri­op­će­nje) može biti poda­tak što se može iska­za­ti u sva­kod­nev­nom jezi­ku, ili u spe­ci­ja­li­zi­ra­nim znans­tve­no-teh­nič­kim jezi­ci­ma, oba­vi­jest čuvar­stve­ne pri­ro­de, ili refleks pod­s­vjes­ne rad­nje. Infor­ma­ci­ja je temelj­na jedi­ni­ca druš­tve­ne komu­ni­ka­ci­je, pa je tako i uvjet za sva­ki oblik druš­tve­nos­ti. Dodaj­mo i da je infor­mi­ra­nje bez komu­ni­ka­ci­je indok­tri­na­ci­ja. Komu­ni­ka­ci­ja (saop­ća­va­nje) je sve­ukup­nost raz­li­či­tih obli­ka veza i dodi­ra izme­đu pri­pad­ni­ka druš­tva, pre­no­še­nje ili raz­mje­na sadržaja/materijalnih doba­ra s jed­ne oso­be na dru­gu ili s jed­ne gru­pe na dru­gu. Komu­ni­ka­ci­ja je mogu­ća samo ako subjekt koji saop­ća­va i subjekt koje­mu se saop­ća­va shva­ća­ju odre­đe­ni znak na prin­ci­pi­jel­no jedins­tven način. Komu­ni­ka­ci­ja omo­gu­ću­je pove­za­no dje­lo­va­nje lju­di koje leži u osno­vi svih druš­tve­nih poja­va. Mono­log, samo­go­vor, raz­go­vor je jed­nog lica sa samim sobom. Dija­log je raz­go­vor izme­đu dva ili više lica. Lju­bav su nak­lo­nost, afi­ni­tet i inte­re­si koji se osje­ća za bilo koju oso­bu, pa i stva­ri, umjet­nost, zna­nost, rod­ni kraj, domo­vi­nu itd. Suk­lad­no Zako­nu o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma3 pismo­hra­na je ustroj­stve­na jedi­ni­ca u kojoj se odla­že i čuva arhiv­sko, odnos­no regis­tra­tur­no gra­di­vo do pre­da­je nad­lež­nom arhi­vu, a arhi­vi su usta­no­ve za čuva­nje, zašti­tu, obra­du i kori­šte­nje arhiv­sko­ga gra­di­va.

Legis­la­ti­va rele­vant­na za rad pismo­hra­na i arhi­va

U Repu­bli­ci Hrvat­skoj Ustav4 je naj­vi­ši prav­no-poli­tič­ki zakon i doku­ment koji odre­đu­je nače­la i obli­ke držav­nog i druš­tve­nog ure­đe­nja i pro­pi­su­je pra­va i duž­nos­ti gra­đa­na. Odred­be Usta­va raz­ra­đu­ju se zako­ni­ma. Zako­ni su nor­ma­tiv­ni akti koje dono­si Sabor po odre­đe­nom pos­tup­ku, a nji­ma se una­pri­jed na neo­dre­đe­ni način regu­li­ra­ju odno­si odnos­no pre­dvi­đa­ju mogu­će situ­aci­je. Odred­be zako­na detalj­ni­je se odre­đu­ju pro­ved­be­nim pro­pi­si­ma, koji mora­ju biti u skla­du sa zako­nom. Svi gra­đa­ni i dru­gi prav­ni subjek­ti tre­ba­ju pos­tu­pa­ti u skla­du s prav­nim pro­pi­si­ma. Pro­pi­si odre­đu­ju odnos (nače­la i meto­de) odnos­no komu­ni­ka­ci­ju izme­đu prav­nih i fizič­kih oso­ba. Nače­lo zako­ni­tos­ti izra­ža­va ide­ju prav­ne ogra­ni­če­nos­ti i odgo­vor­nos­ti svih držav­nih tije­la i pred­stav­lja bra­nu nji­ho­voj samo­vo­lji. Upra­va može čini­ti samo ono na što je zakon odnos­no prav­na nor­ma ovlaš­ću­je.

Pos­lo­vi i obve­ze pismo­hra­na tije­la držav­ne upra­ve i dru­gih držav­nih tije­la, jedi­ni­ca lokal­ne i područ­ne (regi­onal­ne) samo­upra­ve i prav­nih oso­ba koje ima­ju jav­ne ovlas­ti, prvens­tve­no su odre­đe­ni pro­pi­si­ma koji ure­đu­ju ured­sko pos­lo­va­nje5 i to su:

  • sre­đi­va­nje dovr­še­nih pred­me­ta po kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma6 ;
  • poseb­no odla­ga­nje pred­me­ta neuprav­nog pos­tup­ka, a poseb­no pred­me­ta uprav­nog pos­tup­ka.
  • čuva­nje evi­den­ci­ja o akti­ma koji su ozna­če­ni odre­đe­nim stup­njem povjer­lji­vos­ti odvo­je­no, tako da se osi­gu­ra nji­ho­va povjer­lji­vost,
  • pre­uzi­ma­nje pred­me­ta i odgo­va­ra­ju­ćih evi­den­ci­ja, i dru­gih pomoć­nih knji­ga, od unu­traš­njih orga­ni­za­ci­onih jedi­ni­ca koje vode poseb­ne urudž­be­ne zapis­ni­ke odnos­no upis­ni­ke pred­me­ta uprav­nog pos­tup­ka;
  • izda­va­nje pred­me­ta stav­lje­nih u pismo­hra­nu uz pot­vr­du,
  • nad­zor nad akti­ma i dru­gim mate­ri­ja­li­ma kao i sred­stvi­ma auto­mat­ske obra­de poda­ta­ka tije­kom rad­nog vre­me­na, i nji­ho­vo zaklju­ča­va­nje u sto­lo­vi­ma, orma­ri­ma ili u rad­nim pros­to­ri­ja­ma nakon zavr­šet­ka rad­nog vre­me­na.
  • čuva­nje dovr­še­nih pred­me­ta, urudž­be­nih zapis­ni­ka odnos­no upis­ni­ka pred­me­ta uprav­nog pos­tup­ka i dru­gih evi­den­ci­ja, kao i osta­lih mate­ri­ja­li tije­la, u sre­đe­nom sta­nju do pre­da­je nad­lež­nom arhi­vu ili uni­šte­nja.

Zakon o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma odre­đu­je obve­ze stva­ra­te­lja i ima­te­lja jav­no­ga arhiv­sko­ga i regis­tra­tur­no­ga gra­di­va, te su oni duž­ni:

  1. pri­ba­vi­ti miš­lje­nja nad­lež­no­ga držav­nog arhi­va u slu­ča­ju dije­lje­nja ili spa­ja­nja regis­tra­tur­nog gra­di­va zbog pro­mje­ne unu­tar­njeg ustroj­stva stva­ra­te­lja, pre­no­še­nja dije­la ili svih nje­go­vih pos­lo­va na dru­gog stva­ra­te­lja, zbog pre­uzi­ma­nja dije­la ili svih pos­lo­va dru­gog stva­ra­te­lja;
  2. izvi­jes­ti­ti nad­lež­ni držav­ni arhiv o osni­va­nju, pro­mje­ni sta­tu­sa i ustroj­stva stva­ra­te­lja;
  3. savjes­no čuva­ti gra­di­vo u sre­đe­nom sta­nju i osi­gu­ra­va­ti od ošte­će­nja do pre­da­je nad­lež­nom arhi­vu,
  4. dos­tav­lja­ti na zah­tjev nad­lež­no­ga držav­nog arhi­va popis gra­di­va i jav­lja­ti sve pro­mje­ne u sve­zi s njim,
  5. redo­vi­to oda­bi­ra­ti arhiv­sko gra­di­vo iz regis­tra­tur­no­ga gra­di­va,
  6. nakon oda­bi­ra­nja uni­šti­ti neo­da­bra­no (izlu­če­no) regis­tra­tur­no gra­di­vo koje­mu su pro­tek­li roko­vi čuva­nja,
  7. omo­gu­ći­ti ovla­šte­nim dje­lat­ni­ci­ma nad­lež­no­ga držav­nog arhi­va obav­lja­nje struč­nog nad­zo­ra nad čuva­njem nji­ho­va gra­di­va,
  8. pri­dr­ža­va­ti se upu­ta nad­lež­no­ga držav­nog arhi­va gle­de zašti­te gra­di­va.
  9. osi­gu­ra­ti, i nakon što je arhiv­sko gra­di­vo oda­bra­no, osi­gu­ra­ti čuva­nje ono­ga regis­tra­tur­nog gra­di­va u koje­mu još nisu pro­tek­li roko­vi čuva­nja.
  10. osi­gu­ra­ti pri­mje­ren pros­tor i opre­mu za smje­štaj i zašti­tu gra­di­va.
  11. odre­di­ti dje­lat­ni­ka odgo­vor­no­ga za rad pismo­hra­ne, a po potre­bi i dje­lat­ni­ka u pismo­hra­ni.
  12. pre­da­ti nad­lež­nom arhi­vu gra­di­vo u roku koji u pra­vi­lu ne može biti dulji od 30 godi­na od nje­go­va nas­tan­ka,
  13. pri­je pre­da­je gra­di­va nad­lež­nom arhi­vu, stva­ra­te­lji, odnos­no ima­te­lji, duž­ni su oba­vi­ti nje­go­vo oda­bi­ra­nje i sre­đi­va­nje. Oda­bi­ra­nje se obav­lja pre­ma popi­si­ma što ih utvr­đu­ju nad­lež­ni arhiv i ima­telj,
  14. ako je stva­ra­te­lji­ma gra­di­vo potreb­no za redo­vi­to pos­lo­va­nje i nakon iste­ka roka od 30 godi­na stva­ra­te­lji odnos­no ima­te­lji, i nad­lež­ni arhiv će utvr­di­ti popis tak­vo­ga gra­di­va i odre­di­ti rok u kojem će se ono pre­da­ti arhi­vu
  15. kod pre­da­je gra­di­va koje sadr­ži osob­ne podat­ke, kao i gra­di­va za koje je utvr­đen stu­panj taj­nos­ti odre­đen zako­nom ili općim pro­pi­si­ma o čuva­nju taj­nos­ti, tak­vo se gra­di­vo obvez­no poseb­no ozna­ču­je u popi­su i navo­di se rok dos­tup­nos­ti jav­nos­ti.
  16. stva­ra­te­lji i ima­te­lji jav­no­ga arhiv­skog i regis­tra­tur­no­ga gra­di­va duž­ni su ga pre­da­ti nad­lež­nom arhi­vu u izvor­ni­ku, sre­đe­no, ozna­če­no, popi­sa­no, u zaokru­že­nim cje­li­na­ma te teh­nič­ki oprem­lje­no, u skla­du s Pra­vil­ni­kom o pre­da­ji arhiv­sko­ga gra­di­va arhi­vi­ma.

Jedi­no pra­vo koje zakon pre­dvi­đa za stva­ra­te­lje gra­di­va je pra­vo da svo­je gra­di­vo (a koje je pohra­nje­no u arhi­vu) mogu koris­ti­ti bez ogra­ni­če­nja.

Zakon o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma odre­đu­je neko­li­ko nepo­sred­nih obve­za držav­nih arhi­va u odno­su na pismo­hra­ne, odnos­no stva­ra­te­lje i ima­te­lje jav­no­ga arhiv­skog i regis­tra­tur­no­ga gra­di­va:

  • utvr­đi­va­nje popi­sa stva­ra­te­lja i ima­te­lja jav­no­ga arhiv­skog i regis­tra­tur­no­ga gra­di­va na podru­čju svo­ga dje­lo­va­nja,
  • obav­lja­nje arhiv­ske služ­be kao jav­ne služ­be obvez­no na cije­lom podru­čju Repu­bli­ke Hrvat­ske,
  • obav­lja­nje struč­nog nad­zo­ra nad čuva­njem i oda­bi­ra­njem arhiv­sko­ga gra­di­va koje se nala­zi izvan arhi­va i odre­đi­va­nje mje­ra nje­go­ve zašti­te,
  • pre­uzi­ma­nje jav­nog arhiv­skog gra­di­vo,
  • vođe­nje evi­den­ci­je o stva­ra­te­lji­ma i ima­te­lji­ma arhiv­sko­ga i regis­tra­tur­no­ga gra­di­va na svom podru­čju,

te dvi­je obve­ze koje se posred­no odno­se na jav­no arhiv­sko gra­di­vo:

  • izra­đu­ju i objav­lju­ju oba­vi­jes­na poma­ga­la za poje­di­ne arhiv­ske fon­do­ve i zbir­ke,
  • sre­đu­ju, pro­pi­su­ju i objav­lju­ju arhiv­sko gra­di­vo, te ga daju na kori­šte­nje,

Osta­li pro­pi­si koji regu­li­ra­ju komu­ni­ka­ci­ju izme­đu pismo­hra­na i arhi­va su:

Pra­vil­nik o pre­da­ji arhiv­sko­ga gra­di­va arhi­vi­ma7 ,

  • Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­sko­ga gra­di­va8 ,
  • Pra­vil­nik o zašti­ti i čuva­nju arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va izvan arhi­va9 ,
  • Pra­vil­nik o struč­nom usa­vr­ša­va­nju i pro­vje­ri struč­ne ospo­sob­lje­nos­ti dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma10 .

Zakon o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma

Zakon11 je done­sen pri­je godi­nu dana i slo­bod­no se može reći kako se i usta­no­ve i jav­nost još nisu poče­le u punoj mje­ri, u smis­lu tra­že­nja i dava­nja infor­ma­ci­ja, slu­ži­ti pra­vi­ma i obve­za­ma koje im ovaj zakon daje. Sve infor­ma­ci­je koje posje­du­ju, ras­po­la­žu ili nad­zi­ru tije­la jav­ne vlas­ti mora­ju biti dos­tup­ne zain­te­re­si­ra­nim ovla­šte­ni­ci­ma pra­va na infor­ma­ci­ju. Iznim­no, pra­vo na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma može se ogra­ni­či­ti u slu­ča­je­vi­ma i na način pro­pi­san zako­nom. Infor­ma­ci­ja koju tije­la jav­ne vlas­ti daju, odnos­no objav­lju­ju mora biti pot­pu­na i toč­na. Pra­vo na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma pri­pa­da svim ovla­šte­ni­ci­ma na jed­nak način i pod jed­na­kim uvje­ti­ma i oni su rav­no­prav­ni u nje­go­vom ostva­ri­va­nju.

Tije­la jav­ne vlas­ti obvez­na su omo­gu­ći­ti pris­tup infor­ma­ci­ja­ma:

  • redo­vi­tim objav­lji­va­njem odre­đe­nih infor­ma­ci­ja, kako je to odre­đe­no poseb­nim zako­nom ili dru­gim općim aktom, uz uvjet obja­ve jedan­put mje­seč­no, na pri­mje­ren i dos­tu­pan način radi upoz­na­va­nja jav­nos­ti,
  • nepo­sred­nim pru­ža­njem infor­ma­ci­je ovla­šte­ni­ku koji je pod­nio zah­tjev,
  • uvi­dom u doku­men­te i prav­lje­njem pres­li­ka doku­me­na­ta koji sadr­že tra­že­nu infor­ma­ci­ju,
  • dos­tav­lja­njem ovla­šte­ni­ku koji je pod­nio zah­tjev pres­li­ka doku­men­ta koji sadr­ži tra­že­nu infor­ma­ci­ju,
  • na dru­gi način kojim se ostva­ru­je pra­vo na slo­bo­dan pris­tup infor­ma­ci­ja­ma.

Neo­vis­no o poje­di­nač­nim zah­tje­vi­ma koji­ma se tra­ži ostva­ri­va­nje pra­va na pris­tup infor­ma­ci­ji tije­la jav­ne vlas­ti obvez­na su na prik­la­dan način, u služ­be­nim gla­si­li­ma ili na infor­ma­tič­kom medi­ju obja­vi­ti poseb­no:

  • svo­je odlu­ke i mje­re koji­ma se utje­če na inte­re­se ovla­šte­ni­ka, s raz­lo­zi­ma za nji­ho­vo dono­še­nje,
  • infor­ma­ci­je o svom radu, uklju­ču­ju­ći podat­ke o aktiv­nos­ti­ma, orga­ni­za­ci­ji, tro­ško­vi­ma rada i izvo­ri­ma finan­ci­ra­nja,
  • infor­ma­ci­je o pod­ne­se­nim zah­tje­vi­ma, pred­stav­ka­ma, peti­ci­ja­ma, pri­jed­lo­zi­ma, kao i dru­gim aktiv­nos­ti­ma koje su koris­ni­ci podu­ze­li pre­ma tije­lu jav­ne vlas­ti.
  • infor­ma­ci­je o natje­ča­ju i natje­čaj­noj doku­men­ta­ci­ji za jav­ne naba­ve, u skla­du sa Zako­nom o jav­noj naba­vi.
  • tije­la jav­ne vlas­ti u čijoj je nad­lež­nos­ti izra­da nacr­ta zako­na i pod­za­kon­skih aka­ta duž­na su objav­lji­va­ti nacr­te tih aka­ta te omo­gu­ći­ti ovla­šte­ni­ci­ma da se u pri­mje­re­nom roku o nji­ma oči­tu­ju.

Tije­la jav­ne vlas­ti obvez­na su jav­nost infor­mi­ra­ti o dnev­nom redu zasje­da­nja ili sas­ta­na­ka i vre­me­nu nji­ho­vog odr­ža­va­nja, nači­nu rada tije­la jav­ne vlas­ti i moguć­nos­ti­ma nepo­sred­nog uvi­da u nji­hov rad…
Tije­la jav­ne vlas­ti poseb­nom odlu­kom tre­ba­ju ustro­ji­ti kata­log infor­ma­ci­ja koje posje­du­ju, ras­po­la­žu ili nad­zi­ru, a koji sadr­ži sis­te­ma­ti­zi­ra­ni pre­gled infor­ma­ci­ja s opi­som sadr­ža­ja, namje­nom, nači­nom osi­gu­ra­va­nja i vre­me­nom ostva­ri­va­nja pra­va na pris­tup.
Nad­zor nad pro­vo­đe­njem ovo­ga Zako­na pro­vo­di minis­tar­stvo nad­lež­no za pos­lo­ve opće upra­ve.

Popis tije­la jav­ne vlas­ti12 koja su duž­na pos­tu­pa­ti suk­lad­no Zako­nu o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma . objav­ljen je 20. lis­to­pa­da t.g. U popi­su su izri­či­to nabro­ja­ni Minis­tar­stvo kul­tu­re, kul­tur­ne, obra­zov­ne, znans­tve­ne i šport­ske usta­no­ve RH, Hrvat­ski držav­ni arhiv.

Stvar­no sta­nje i pro­ble­mi

Na rad pismo­hra­na utje­če nji­hov nizak polo­žaj na hije­rar­hij­skom ljes­tvi­ci unu­tar orga­ni­za­ci­je kao i neri­jet­ka nega­tiv­na selek­ci­ja služ­be­ni­ka. Tako­đer se, pose­bi­ce u tije­li­ma koja, zbog pri­ro­de svog pos­la, rijet­ko koris­te spi­se i pred­me­te pohra­nje­ne u pismo­hra­ni, pos­lo­vi­ma sla­ga­nja i čuva­nja spi­sa i pred­me­ta ne posve­ću­je dovolj­na paž­nja.

Nad­lež­nih je držav­nih arhi­va malo13 , a dio njih, zbog nedos­tat­ka spre­miš­nog pros­to­ra, ne može izvr­ši­ti svo­ju obve­zu pre­uzi­ma­nja gra­di­va koje je dos­pje­lo za pre­da­ju. Zbog toga se u pismo­hra­na­ma nala­zi i gra­di­vo sta­ri­je od 30 godi­na, što dodat­no opte­re­ću­je pismo­hra­ne, i pri­do­no­si nega­tiv­nom “ima­geu” pismo­hra­na kao pre­tr­pa­nih, praš­nih i prlja­vih, podrumskih/tavanskih pros­to­ri­ja u koji­ma se odla­že nešto što niko­me ne tre­ba i što nit­ko ne koris­ti, a gdje se osim aka­ta odla­žu i dru­ge nepo­treb­ne, otpi­sa­ne stva­ri – raču­na­la, ured­ski namje­štaj, sli­ke.…

Uz nedos­ta­tak pros­to­ra za pre­uzi­ma­nje “zre­log” gra­di­va pro­blem arhi­va su dje­lat­ni­ci. Dje­lat­ni­ka nema dovolj­no, a fluk­tu­aci­ja rad­ne sna­ge je veli­ka.14 Dio dje­lat­ni­ka arhi­vis­ti­ku nije iza­brao kao život­ni poziv već im je to bila jedi­na moguć­nost zapoš­lja­va­nja, dio dje­lat­ni­ka u jav­nim služ­ba­ma posao doživ­lja­va kao sigur­nu sine­ku­ru u kojoj su im pra­va i pogod­nos­ti zajam­če­ni bez obzi­ra na kva­li­te­tu i kvan­ti­te­tu rada. Nor­me rada ne pos­to­je ili se ne pri­mje­nju­ju.

Arhi­vi obav­lja­ju struč­ni nad­zor nad čuva­njem i oda­bi­ra­njem arhiv­sko­ga gra­di­va koje se nala­zi izvan arhi­va i odre­đu­je mje­re nje­go­ve zašti­te (Vanj­ska služ­ba). Nad­zor je uspo­re­đi­va­nje usta­nov­lje­nog sta­nja stva­ri s oče­ki­va­nim odnos­no pro­pi­sa­nim ili nor­ma­tiv­no zah­ti­je­va­nim sta­njem. No nad­zor isto­dob­no zna­či i pre­sud­ni utje­caj na neku poja­vu ili pro­ces, odnos­no moguć­nost nji­ho­va dje­lo­tvor­nog usmje­ra­va­nja.15 Rad vanj­ske služ­be arhi­va (obav­lja­nje nad­zo­ra) nije stan­dar­di­zi­ran i regu­li­ran poseb­nim pro­pi­som. Deša­va se da dje­lat­ni­ci nad­lež­nih arhi­va u pismo­hra­na­ma u koji­ma obav­lja­ju nad­zor rade hono­rar­no. U doma­ćoj struč­noj lite­ra­tu­ri nema rado­va o pona­ša­nju i (ne)etičnosti arhi­vis­ta, ili utje­ca­ju pona­ša­nja arhi­vis­ta na (ne)povjerenje jav­nos­ti u stru­ku.

Pro­pi­si su ter­mi­no­lo­ški i kon­cep­tu­al­no neus­kla­đe­ni16 . Neus­kla­đe­nost pro­pi­sa dovo­di do raz­li­či­tih tuma­če­nja što blo­ki­ra i uspo­ra­va rad pismo­hra­na i arhi­va. Tako­đer, Pra­vil­nik o vred­no­va­nju ne odgo­va­ra stvar­noj i zakon­skoj prak­si.17 Opći popis gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja nije done­sen, iako je to tre­ba­lo biti ura­đe­no do 3. kolo­vo­za 2003. godi­ne.

Uz Hrvat­ski držav­ni arhiv, sre­diš­nju i matič­nu arhiv­sku usta­no­vu u RH, svo­je web stra­ni­ce ima pet­po­druč­nih držav­nih arhi­va,18 te dvi­je arhiv­ske udru­ge. Pre­gle­dom arhiv­skih web stra­ni­ca19 , vid­lji­vo je da su infor­ma­ci­je koje se nude dos­ta štu­re i dje­lo­mi­ce neažur­ne, te se npr. samo na web stra­ni­ci Hrvat­skog arhi­vis­tič­kog druš­tva može naći Pra­vil­nik o zašti­ti i čuva­nju arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va izvan arhi­va, objav­ljen u svib­nju t.g., dok osta­li nude sta­ri pra­vil­nik iz 1988. g. koji je pres­tao važi­ti. Na web stra­ni­ca­ma nema naj­a­va teča­ja i ispi­ta za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma, nema nikak­vih prak­tič­nih upu­ta pismo­hra­na­ma (uspo­red­be radi kak­ve bi tak­ve upu­te mogle biti može pos­lu­ži­ti novi pri­ruč­nik za gra­di­vo NGO-a Među­na­rod­nog arhiv­skog vije­ća), ili pre­po­ru­ka za dobav­lja­če arhiv­skih kuti­ja ili pro­gra­ma za pohra­nu elek­tro­nič­kih zapi­sa. Na web stra­ni­ca­ma nema popi­sa stva­ra­te­lja i ima­te­lja jav­no­ga arhiv­skog i regis­tra­tur­no­ga gra­di­va na podru­čju dje­lo­va­nja odre­đe­nog arhi­va. Jedi­no se na stra­ni­ci DA Rije­ka može naći popis gra­di­va na tere­nu.

Infor­ma­ci­je o radu Hrvat­skog arhiv­skog vije­ća može se naći na web stra­ni­ci HDA, ali su info neažur­ne – dani su poda­ci o sjed­ni­ca­ma od pro­sin­ca 2000. do srp­nja 2002., a nema nikak­vih poda­ta­ka o sjed­ni­ca­ma nakon toga, mada se sjed­ni­ce redo­vi­to odr­ža­va­ju. Web stra­ni­ca Minis­tar­stva kul­tu­re20 tako­đer ne daje zapis­ni­ke sjed­ni­ca Vije­ća, niti pri­jed­lo­ge budu­ćih pro­pi­sa i pra­vil­ni­ka.

Na web stra­ni­ca­ma arhi­va nema ni jed­ne stva­ri pro­pi­sa­ne Zako­nom o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma: kata­lo­ga infor­ma­ci­ja, odlu­ka i mje­ra, infor­ma­ci­ja o radu, uklju­ču­ju­ći podat­ke o aktiv­nos­ti­ma, orga­ni­za­ci­ji, tro­ško­vi­ma rada i izvo­ri­ma finan­ci­ra­nja, infor­ma­ci­ja o natje­ča­ju i natje­čaj­noj doku­men­ta­ci­ji za jav­ne naba­ve, nacr­ta zako­na i pod­za­kon­skih aka­ta…

Arhi­vi čini se, nisu svjes­ni činje­ni­ce kako se gra­đa­ni za gra­di­vo nas­ta­lo nakon 1945. g. vrlo čes­to obra­ća­ju direk­t­no pismo­hra­na­ma. Naj­češ­će se radi o upi­ti­ma poput: “Čuj­te, moji­ma su 1953. g. uze­li zem­lji­šte…” Mno­go bi se pos­la ušte­dje­lo, arhi­vi­ma i pismo­hra­na­ma, kada bi se na web stra­ni­ca­ma arhi­va moglo naći dovolj­no rele­vant­nih poda­ta­ka o gra­di­vu, od toga za koje se gra­di­vo sa sigur­noš­ću zna da nije saču­va­no, koji je gra­di­vo pohra­nje­no u kojem arhi­vu, koji se doku­men­ti mogu uis­ti­nu naći u poje­di­nom fon­du… Da i ne govo­ri­mo o koris­ni­ci­ma koji bi brže dobi­li infor­ma­ci­ju koja ih zani­ma. Web stra­ni­ce arhi­va s poda­ci­ma o gra­di­vu su izra­zi­to štu­re, čak ne ni na razi­ni “Sivog vodi­ča” iz 1984.g.21 U arhiv­skom zako­nu nije odre­đen rok u kojem arhi­vi gra­di­vo koje su pre­uze­li tre­ba­ju struč­no obra­di­ti i omo­gu­ći­ti nje­go­vo kori­šte­nje. Arhi­vi ne doživ­lja­va­ju pismo­hra­ne ni kao koris­ni­ke gra­di­va ni kao kole­ge koji tako­đer daju infor­ma­ci­je o gra­di­vu, te kao tak­vi tre­ba­ju biti pove­za­ni s arhi­vi­ma u jedins­tve­ni infor­ma­cij­ski sus­tav, uklju­ču­ju­ći u opći infor­ma­cij­ski sus­tav Repu­bli­ke Hrvat­ske i u među­na­rod­ne sus­ta­ve pri­je­no­sa oba­vi­jes­ti.

U arhiv­skoj se teori­ji u zad­nje vri­je­me govo­ri o teori­ji recor­ds con­ti­nu­uma22 kao novom gle­da­nju na arhiv­sku pro­fe­si­ju koju više ne tvo­re, kao u rani­joj teori­ji o tri živo­ta arhiv­sko­ga doku­men­ta (aktiv­ni, polu­ak­tiv­ni i pasiv­ni) tri pro­fe­si­je: dje­lat­ni­ci u pisar­ni­ca­ma, dje­lat­ni­ci u pismo­hra­na­ma i arhi­vis­ti, već se sada radi o jed­noj pro­fe­si­ji, ali o raz­li­či­tim odgo­vor­nos­ti­ma, odnos­no cje­lo­vi­toj bri­zi o zapi­si­ma od tre­nut­ka nas­tan­ka do nji­ho­va kori­šte­nja.

Budu­će arhi­vis­te obra­zu­je Filo­zof­ski fakul­tet Sve­uči­li­šta u Zagre­bu, Odsjek za infor­ma­cij­ske zna­nos­ti, kate­dra arhi­vis­ti­ka i doku­men­ta­lis­ti­ke. Pre­ma infor­ma­ci­ja koje nala­zi­mo na toj stra­ni­ci23 diplo­mi­ra­ni će arhi­vis­ti radi­ti u povi­jes­nim arhi­vi­ma, a dio će ih se zapos­li­ti kao spi­so­vo­di­te­lji (recor­ds mana­ger) u raz­li­či­tim tije­li­ma jav­ne upra­ve (minis­tar­stva, župa­ni­je, gra­do­vi), u gos­po­dar­stvu (ban­ke, tvor­ni­ce, podu­ze­ća), obra­zov­nim ins­ti­tu­ci­ja­ma (sve­uči­li­šta, vele­uči­li­šta) u sek­to­ru spi­so­vod­stva (recor­ds mana­ge­ment). Na istoj se Web stra­ni­ci pre­dvi­đa i dono­še­nje zakon­ske obve­ze da sve veće držav­ne usta­no­ve mora­ju ima­ti fakul­tet­ski obra­zo­va­ne spi­so­vo­di­te­lje. Ni jedan važe­ći pro­pis ne koris­ti ter­min “spisovoditelj”/“spisovodstvo”, a upra­va nema saz­na­nja o dono­še­nju zakon­ske obve­ze da sve veće držav­ne usta­no­ve mora­ju ima­ti fakul­tet­ski obra­zo­va­ne spi­so­vo­di­te­lje. Ter­min pismo­hra­na / dje­lat­nik u pismo­hra­ni se na ovoj Web stra­ni­ci uop­će ne spo­mi­nje.

Odnos arhi­va pre­ma pismo­hra­na­ma je, naj­bla­že reče­no, pokro­vi­telj­ski. Komu­ni­ka­ci­ja je jed­nos­tra­na, nema dija­lo­ga. Uko­li­ko pre­gle­da­mo bro­je­ve časo­pi­sa Arhiv­ski vjes­nik una­trag zad­njih deset godi­na naići ćemo na vrlo malo čla­na­ka koji poma­žu pismo­hra­na­ma u radu.24 Malo je dje­lat­ni­ka pismo­hra­na učla­nje­no u arhi­vis­tič­ke udru­ge. Dje­lat­ni­ke pismo­hra­na se rijet­ko pozi­va kao auto­re na struč­na savje­to­va­nja. Kon­tak­ti, izu­zev nad­zo­ra, izme­đu pismo­hra­na i arhi­va su sla­bi. Arhi­vi ne doživ­lja­va­ju pismo­hra­ne kao dio vlas­ti­tog tima koji radi na istom zadat­ku i ima isti cilj — pro­na­la­že­nje potreb­nog spi­sa ili pred­me­ta, bilo to 5 mje­se­ci, 20 ili 100 godi­na od nje­go­va nas­tan­ka. Dio arhi­vis­ta ima sni­shod­ljiv stav pre­ma pismo­hra­na­ma, i ne pre­poz­na­je ih kao dio vlas­ti­te stru­ke. Pismo­hra­ne pak drže da arhi­vi ne poz­na­ju u dovolj­noj mje­ri pro­pi­se, ured­sko pos­lo­va­nje i “stvar­ni život” upra­ve.

Zaklju­čak

Vra­ti­mo se na pri­ču o lju­ba­vi s počet­ka ovog rada, koja govo­ri o „ja i ti“ i odno­su izme­đu nas dvo­je. Čini se da arhi­vi i pismo­hra­ne za sada nisu sprem­ni na part­ner­ski odnos. Obje stra­ne ima­ju za to svo­ja objaš­nje­nja i izgo­vo­re, zamjer­ke upu­će­ne dru­goj stra­ni… Arhi­vi su u tom (ne)odnosu u pozi­ci­ji moći – obav­lja­ju nad­zor nad pismo­hra­na­ma. Vra­ti­mo se i na objaš­nje­nje lju­ba­vi kao nak­lo­nos­ti, afi­ni­te­ta i inte­re­sa koje se osje­ća za neko­ga ili nešto. Ono što tre­ba spo­ji­ti arhi­ve i pismo­hra­ne je temelj­ni, zajed­nič­ki cilj — dava­nje brze i toč­ne infor­ma­ci­je o odre­đe­nom spi­su, bez obzi­ra tra­ži li se spis 5 mje­se­ci, 50 ili 150 godi­na od nje­go­va nas­tan­ka. Nadaj­mo se da će nak­lo­nost, afi­ni­tet i inte­res za gra­di­vo potak­nu­ti arhi­ve i pismo­hra­ne na dija­log i istin­sku komu­ni­ka­ci­ju u kojoj će koris­ni­ci gra­di­va igra­ti ulo­gu “veli­kog bra­ta”.

(Izla­ga­nje je odr­ža­no 27. stu­de­no­ga 2004. na 1. ZAD — danu)


  1. Naža­lost, ne sje­ćam se u kojoj je toč­no Knji­zi pri­či­ca objav­lje­na  jer bih je rado i sama opet pro­či­ta­la. []
  2. Objaš­nje­nja svih poj­mo­va dana su suk­lad­no Općoj encik­lo­pe­di­ji Jugos­la­ven­skog lek­si­ko­graf­skog zavo­ra, Zagreb, 1978. []
  3. NN 105/1997, 64/2000 []
  4. NN 41/2001, 55/2001 []
  5. Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju NN 38/1987, 42/1988, Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju NN 49/1987, 39/1988 []
  6. Pret­hod­ni pro­pi­si o ured­skom pos­lo­va­nju: Ured­ba o kan­ce­la­rij­skom pos­lo­va­nju (Služ­be­ni list 50/1957), Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju (Služ­be­ni list 59/1957), Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju (NN 53/1974), Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju (NN 3/1974) odre­đi­va­li su da se svr­še­ni pred­me­ti stav­lja­ju se u arhiv i sre­đu­ju po arhiv­skim zna­ko­vi­ma. Arhiv­ski znak sas­to­ji se od ozna­ke unu­traš­nje orga­ni­za­ci­one jedi­ni­ce koja je pred­met rije­ši­la i ozna­ke gru­pe pos­lo­va u koju pred­met spa­da po svom sadr­ža­ju. []
  7. NN 90/2002 []
  8. NN 90/2002 []
  9. NN 63/2004 []
  10. NN 93/2004 []
  11. NN 172/03 []
  12. NN 146/2004, 152/2004 []
  13. Uz sre­diš­nji, Hrvat­ski držav­ni arhiv, podru­čje RH pokri­va mre­ža od 13 držav­nih arhi­va. []
  14. Vidi Hre­lja, D. Krat­ki pri­kaz aktu­al­nih pro­ble­ma Držav­nog arhi­va u Vara­ždi­nu. / Sre­ča­nje obmej­nih arhi­vov. Mari­bor : Pokra­jin­ski arhiv Mari­bor. 1999, str. 56–60. []
  15. Pusić, E. Nauka o upra­vi, X. izmi­jenj. i dop. izda­nje. Zagreb : Škol­ska knji­ga, 1993. []
  16. Heđ­be­li, Ž., Pri­je­nos infor­ma­ci­ja izme­đu arhi­va i jav­nos­ti u Repu­bli­ci Hrvat­skoj, Atlan­ti 1–2/2004, str. 16–33, Vuko­vić, M. Pri­log tuma­če­nju Zako­na o arhiv­sko­me gra­di­vu i arhi­vi­ma te nje­go­vih pro­ved­be­nih pro­pi­sa. Arhiv­ski vjes­nik. 45/2002, str. 191–197 []
  17. Rub­čić, D. Sta­nje i pri­ori­te­ti rada arhiv­ske vanj­ske služ­be u Hrvat­skoj. // Arhiv­ski vjes­nik. 45 (2002). str. 11–17. []
  18. HDA – http://www.arhiv.hr, DA Osi­jek — http://www.dao.hr/, DA Pazin — http://www.dapa.hr, DA Rije­ka — http://www.riarhiv.hr/, DA Vara­ždin — http://www.dav.hr/, DA Zagreb — http://www.daz.hr/, Zagre­bač­ko arhi­vis­tič­ko druš­tvo — http://www.daz.hr/zad/, Hrvat­sko arhi­vis­tič­ko druš­tvo -http://www.had-info.hr/ []
  19. na dan 28.10.2004. []
  20. http://www.min-kulture.hr/ []
  21. Arhiv­ski fon­do­vi i zbir­ke u SFRJ : SR Hrvat­ska. Beograd : Savez arhiv­skih rad­ni­ka Jugos­la­vi­je, 1984. []
  22. Kola­no­vić, J. Recor­ds con­ti­nu­um i arhiv­ska prak­sa. URL: http://www.had-info.hr/kolanovic.htm, 12.11.2004. []
  23. http://www.ffzg.hr, 12.11.2004. []
  24. Rub­čić, D. Ori­jen­ta­cij­ska lis­ta medi­cin­ske doku­men­ta­ci­je za bol­nič­ke usta­no­ve. // Arhiv­ski vjes­nik. 39 (1996). str. 103–115., Vali­džić, Damir. Pri­jed­log lis­te arhiv­ske gra­đe za viso­ko­škol­ske usta­no­ve. // Arhiv­ski vjes­nik. 37 (1994). str. 87–99. Ras­tić, M., Rub­čić, D. Ori­jen­ta­cij­ska lis­ta regis­tra­tur­ne gra­đe za općinske/gradske orga­ne upra­ve. // Arhiv­ski vjes­nik. 36 (1993). str. 25–58., Vali­džić, D. Pri­jed­log lis­te arhiv­ske gra­đe za znans­tve­no-istra­ži­vač­ku dje­lat­nost. // Arhiv­ski vjes­nik. 36 (1993). str. 59–68., Rub­čić, D. Ori­jen­ta­cij­ska lis­ta za jav­ne biljež­ni­ke. // Arhiv­ski vjes­nik. 43 (2000). str. 29–36., Heđ­be­li, Ž. Kon­cept vital­nih doku­me­na­ta u ured­skom pos­lo­va­nju. // Arhiv­ski vjes­nik. 43 (2000). str. 47–54., Razum, S. Kako ure­di­ti žup­ni arhiv?. // Arhiv­ski vjes­nik. 44 (2001). str. 195–208. []