Samo s ustreznim orodjem lahko mojster naredi dober izdelek – Osnovne značilnosti kompleksnih programskih orodij za arhivsko strokovno delo

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

V arhivih se od začetkov uvajanja strojne obdelave podatkov pojavljajo vprašanja v zvezi s tem: kakšno je ustrezno orodje za arhivska strokovna dela v profesionalnih arhivskih institucijah. Odgovorov je veliko, njihova skupna značilnost pa je ta, da odražajo stališča do temeljnih strateških odločitev.Te segajo od izbire strojne in komunikacijske opreme ter operacijskih sistemov pa vse do izbire orodij za vzpostavljanje in upravljanje podatkovnih zbirk. Na arhivskem strokovnem področju pa te segajo od odnosa do arhivskih strokovnih standardov, predvsem pa vprašanj, ki so povezane z realnimi zmožnostmi ustvarjanja podatkov o arhivskem gradivu pa vse do stopnje izvedene podpore posameznim procesom.
V prispevku so izpostavljena nekatera izhodišča izgradnje kompleksnih programskih orodij, ki temeljijo na usmeritvah Komiteja za standarde opisovanja pri Mednarodnem arhivskem svetu in na izkušnjah petletnih aktivnosti pri razvoju in izgradnji ter uvajanju programskega orodja InfoArh 3.0 v slovenskih javnih arhivih.

Uvod
Odkar so se v profesionalnih arhivskih institucijah pojavili prvi računalniki moremo slediti dinamičnemu razvoju odnosa posameznikov do pričakovane oz. izvedene računalniške podpore. Ta je bila vedno v odnosu do celostnih postopkov arhivskih strokovnih opravil, kakor tudi do posameznih del v arhivskih institucijah. Rešitve so bile do sedaj v veliki meri odvisne predvsem od razpoložljivih sredstev za nakup ustrezne strojne, komunikacijske, sistemske in aplikativne programske opreme ter potrebnih znanj za njihovo implementacijo v vsakdanje arhivsko strokovno delo.
Na podlagi dosedanjih izkušenj predvsem v Sloveniji, moremo ugotoviti, da problemov v zvezi z uvajanjem procesno podprtih ali novih rešitev ni mogoče hitro in poceni rešiti. Že prvi pogled na strojno obdelavo podatkov v arhivih kaže na njihovo kompleksnost in prepletenost. Tako naj omenim samo razvoj in standardizacijo na področju arhivskih strokovnih opravil, dojemanje vsebin poslanstva arhivske službe v sodobni informacijski družbi, stopnjo formaliziranosti procesov v arhivskih strokovnih institucijah ter zmožnosti posameznih arhivskih delavcev za preslikavo podatkov iz arhivskega gradiva v virtualno arhivsko okolje.
Splošno je znano, da je informacijska tehnologija v zadnjih desetletjih tudi v arhivih doživela velik napredek. Ta je viden tako na področju vzpostavljenih komunikacij in uporabljenih uporabniških vmesnikov, povečanju strojnih in programskih kapacitet ter hitrosti komuniciranja in količini prenesenih podatkov v obeh smereh. Hkrati s tem pa so se pojavile tudi mnoge pasti, ki jih pred desetletjem v arhivih nismo poznali. Omenim naj samo različne vohunske ali destruktivne programe, enostaven dostop do programskih orodij, ki omogočajo efektna manipuliranja z vsebinami v virtualnem okolju in podobno. Vsi ti pojavi v nekem smislu dolgoročno destabilizirajo zaupanje javnosti v arhive in pri njih uporabljene tehnološke rešitve. Slabosti se pogosto kažejo v segmentih sledljivosti dogodkov na sistemu, zaščite avtorstva in konsistentnosti zapisov, varnostnih politikah in podobno.
Danes moremo reči, da bi bilo v arhivih kljub časovni distanci mogoče brez težav za večino aktivnosti vsakdanje splošne uporabe na področju pisanja besedil uspešno uporabiti zastarelo tehnologijo urejevalnikov npr. MS Worda 1.0 ali 2.0, ki sta delovala v okolju Windows 3.1. Prav zaradi tega se moremo vsaj teoretično vprašati, ali morda nismo naredili velike strateškega napake, ko smo vlagali sredstva v hitre računalnike, v najnovejše verzije Windows okolij in v najnovejše programe tipa Office. Ali torej ne bi bilo morda bolje ostati na nivoju tehnologije, ki je zadovoljevala večino  potreb arhivskih strokovnih delavcev v enem segmentu – pisanju besedil na nivoju izpred 10 let in na račun tega razvijati druge segmente. Tako smo v arhivih npr. pri izgradnji podatkovnih zbirk v srednjeevropskem prostoru  pravzaprav v velikem deficitu. To velja tudi za nekdanji skupni prostor, ki se je sicer na arhivskem strokovnem področju že zgodaj srečal z zanimivimi tehnološkimi rešitvami obravnavanja podatkovnih zbirk in ob dejstvu, da so bili bibliotekarji na tem istem področju znatno pred arhivisti.
Odgovorov na taka in podobna vprašanja je več, predvsem pa jih je potrebno iskati globlje, kot se zdijo na prvi pogled tako na arhivskih strokovnih kot tudi pravno-političnih, tehnološko-tehničnih in nenazadnje socioloških področjih.
Če smo na področju standardizacije arhivskih strokovnih opravil dobili prve mednarodno sprejete arhivske strokovne standarde ISAD(G) šele pred nekaj več kot desetletjem, to pomeni, da na področju standardizacije pred tem ni bilo napravljenih večjih strateških premikov na mednarodnem področju. Le malo mlajši so standardi za normativne zapise o privatnih in fizičnih osebah ter družinah ISAAR(CPF). Kljub temu, da so bili tudi v naših sredinah znani standardi kot so AARCR2 ali druga navodila glede oblikovanja in popisovanja arhivskih enot kot npr. angleški MAD, kanadski RAD ali iniciative kot so Dublin Core, se te razen v redkih primerih niso širše uporabljale pri vsakdanjem arhivskem strokovnem delu, pa četudi to ni bilo ustrezno računalniško podprto.
Razlogov za tak odnos do razvoja stroke je več. Med njimi naj omenim stereotipe kot je na primer »arhivistika dekla zgodovine« ter s tem povezanega psevdopartnerstva arhivske stroke s političnimi interesi posameznih političnih elit. V tej zvezi je zanimiva tudi ugotovitev, da so v arhivski stroki bili že od samih začetkov prisotni pojavi »vrtičkarstva« in s tem povezani procesi enačenja posameznikov z arhivskimi informativnimi pomagali. Slednja pa so nastajala le zato, da so si posamezniki zapisovali tiste podatke, ki bodo mogoče zanimivi enkrat v prihodnosti. Njihova objektivna pomembnost pa je bila definirana bolj ali manj na podlagi svobodne presoje posameznikov. Pri tem je prišlo od druge polovice 20. stol. še do drugih procesov v arhivskih službah. Količine znanj, ki so povezane z arhivskim gradivom, se z razvojem stroke in širjenjem aktivnosti v arhivskih institucijah zelo povečujejo in brez dvoma predstavljajo kapital. Kopičenje in organiziranje tihega in predvsem neformaliziranega znanja pa zaradi močne fluktuacije kadra dolgoročno vodi do neustreznega razmerja med celoto primarnega in sekundarnega arhivskega podatkovnega potenciala. S tem pa se dolgoročno zmanjšuje intelektualno-podatkovni kapital arhivskih institucij. Prav zato predstavlja uvajanje vzajemnega arhivskega računalniško podprtega informacijskega sistema tudi vzpostavitev izhodišča za celovito zajemanje in obvladovanje formaliziranega in delno tihega znanja arhivskih delavcev, ki se nanaša na arhivsko gradivo in njegove vsebine.
Pri oblikovanju pogleda na dosedanjo uporabo programskih orodij za arhivsko delo pa moramo opozoriti še na en strokovni odklon, ki se kaže v odnosu do obravnavanja arhivskega gradiva. Starejše arhivsko gradivo je namreč z arhivskega strokovnega stališča bolj arhivsko, kot novejše. Res je, da je starejšemu arhivskemu gradivu s kulturnega, nacionalnega ali historičnega stališča potrebno posvečati potrebno pozornost, ker ga je manj nastalo in se ga je tudi manj ohranilo, in da je mlajšega arhivskega gradiva veliko več, a je to z arhivskega stališča dolgoročno bolj ogroženo kot starejše.
Ob vsem tem pa še v zadnjih letih opažamo trende, da se količina arhivskega gradiva povečuje po več odstotni letni stopnji v razmerju s številom zaposlenih, kar pomeni, da si je potrebno sistemsko prizadevati za racionalno zajemanje čim večjih količin arhivskih podatkov, tudi v času njihovega nastanka pri ustvarjalcih.
S stališča končnega uporabnika arhivskega gradiva pomeni ažurno zajemanje  podatkov o njem poenostavitev dostopa do želenih obravnavanih vsebin. To sicer pomeni možnost boljše priprave raziskovalcev na raziskovanje arhivskega gradiva še pred prihodom v arhivsko institucijo. Hkrati s tem pa tudi dolgoročno zmanjševanje potreb po neposredni uporabi originalnih arhivskih dokumentov. Na drugi strani pa predstavlja univerzalen dostop do arhivskega gradiva eno izmed univerzalnih pridobitev sodobne demokratične družbe, ki jo arhivska služba mora realizirati in se pri tem opreti na ustrezne informacijsko tehnološke rešitve.
Izpostavljeni problemi pa predstavljajo le del problemov, ki so skozi zadnji dve desetletji posredno in neposredno oblikovali odnos do programskih orodij in njihovih rešitev na področju arhivske teorije in prakse. Sodobno programsko orodje mora upoštevati in podpirati vsaj tri kompleksne celote, ki jih oblikuje arhivska služba: arhivske strokovne zahteve, zahteve na področju strojne in programske opreme ter funkcionalne zahteve programskega orodja.

Arhivske strokovne zahteve
Odgovor na vprašanje, kakšno mora biti dobro orodje za arhivsko strokovno delo v profesionalnih arhivskih ustanovah je z načelnega stališča dokaj enostaven. Orodje mora podpirati vse zahteve arhivistov za strokovna dela pri vseh procesih arhivskega strokovnega dela ter nadzora in uporabe arhivskega gradiva. Za to poenostavljeno zahtevo pa se skrivajo mnoga vprašanja, na katere je potrebno odgovoriti, da lahko določimo nabor zahtev po orodju za podporo arhivskemu strokovnemu delu.

a)    Nivo poslovnih in strokovnih procesov v arhivski instituciji
Prvo vprašanje v tej zvezi se nanaša na definiranje in vzpostavljanje procesov arhivskega strokovnega dela. Te lahko definiramo na različne načine. Eden izmed poenostavljenih je naslednji:

  • zunanja služba in prevzemanje arhivskega gradiva,
  • zajemanje podatkov in obdelava arhivskega gradiva,
  • naročanje in uporaba arhivskega gradiva,
  • materialno varstvo in skladišče,
  • spremljajoča dokumentacija in informacijska podpora arhivskemu strokovnemu delu

Vsak osnovni proces je potrebno v nadaljevanju ustrezno razgraditi, tako da dobimo posamezne zaključene celote, ki jih je mogoče ustrezno računalniško podpreti. Tako je na primer zajemanje podatkov in obdelavo arhivskega gradiva mogoče razgraditi vsaj na naslednje zaključene celote:

  • zajemanje podatkov o arhivskem gradivu,
  • zajemanje podatkov o normativnih kontrolah,
  • izvajanje normativne kontrole,
  • preurejanje strukture,
  • popravljanje in ažuriranje zajetih podatkov,
  • objavljanje/avtorizacija zajetih podatkov,
  • izvajanje popravkov na objavljenih vrednostih
  • objavljanje/avtorizacija popravkov.

Vsak proces je potrebno posebej definirati vključno z odnosi med njimi. Tako izvedene formalizacije je potem potrebno preslikati v »teoretično« okolje, ki ga je mogoče programsko podpreti. S tem pa še arhivskega strokovnega dela nikakor ni konec, saj je v nadaljevanju potrebno formalizirane procese iz “teoretičnega okolja” vpeljati v realno okolje.
O tem, kakšne podatke je potrebno vpisovati v posameznih segmentih, praviloma odloča nivo informacijskega modela, ki ga je potrebno določiti v nadaljevanju.

b)    Nivo informacijskega modela
Na nivoju informacijskega modela mora programsko orodje za podporo arhivskega strokovnega dela v osnovi vključevati vsaj šest vrst podatkovnih celot:

  • celoto podatkov o opisu arhivskega gradiva kot so fond, podfond, serije, združene zadeve in posamezni dokumenti
  • celoto kontekstualnih podatkov, ki opisujejo vsebine in značilnosti ustvarjalcev oz. imetnikov arhivskega gradiva, vključno s funkcijo in aktivnostmi povezanimi z nastankom dokumentov
  • celoto vsebin v obliki tezavrov, ključnih besed, klasifikacijskih načrtov, geografskih informacijskih podsistemov, njihovih tipov oblik in zvrsti
  • celoto podatkov, ki se nanašajo na druge aspekte upravljanja z arhivskim gradivom pred prevzemom v arhiv, konzervacijo in restavracijo ter skladiščenjem arhivskega gradiva v arhivih
  • celoto podatkov, ki se nanaša na druge zunanje entitete, ki vključujejo slike, datoteke in druge oblike, kot so podatkovne zbirke ali knjižnični katalogi
  • celoto podatkov, ki se nanašajo na uporabo arhivskega gradiva v arhivskih čitalnicah, preko interneta, na razstavah itd.

Vsako vrsto podatkovnih celot je potrebno opremiti z relevantnimi vsebinami. V tem kontekstu je s stališča upravljanja celotnega sistema nedopustno, da bilo posameznikom dovoljeno svobodno interpretiranje posameznih polj in vsebin ter zajemanje tistih nestandardiziranih podatkovnih struktur, ki so pomembne za pravilno delovanje celotnega sistema. Prav zaradi tega je potrebno postaviti in sprejeti strokovne usmeritve na področju podatkovnih struktur in vsebin.

c)    Nivo podatkovnih struktur in vsebin
V okviru sistema oz. programskega orodja je potrebno določiti podatkovne elemente in njihove vsebine, in sicer za vsako od njegovih komponent.
Za popisovanje arhivskega gradiva je potrebno upoštevati standard ISAD(g)2 po katerem je predvidenih šestindvajset elementov v kontekstu večnivojskega popisovanja. Pri tem je potrebno obvezno izpolniti šest osnovnih elementov (signatura, naslov, čas, količina, nivo popisa ter ustvarjalca zapisa). Ob njem pa je potrebno vsebine uskladiti še z nacionalnimi in drugimi, širše sprejetimi strokovnimi dogovori (napr. kanadski RAD ali angleški MAD in podobno).
Mednarodni standard ISAAR(CPF) določa splošno sprejet nabor elementov za identifikacijo oseb, družin in organizacij, ki so odgovorne za nastanek gradiva ali se pojavljajo v drugih relacijah do arhivskega gradiva. Vsebina tovrstnih zapisov temelji na nacionalnih in mednarodnih dogovorih ob upoštevanju zakonodaje, ki varuje zasebnost posameznikov, o katerih v arhivih zajemno podatke.
Opisi arhivskega gradiva vključujejo tudi druge podatkovne strukture, kot so klasifikacijski načrti, tezavri, geografska imena, oblike in zvrsti arhivskega gradiva in podobno. Vsi ti podatki so potrebni za razumevanje vsebin in kontekstov, procesov indeksiranja in poizvedovanja po podatkih iz arhivskega gradiva.
Podatke zajemajo arhivisti sami ali drugi specialisti za posamezna področja; pri tem upoštevajo smernice nacionalnih in institucionalnih dogovorov.

Zahteve na področju strojne in programske opreme

a)    Nivo podatkovnega skladišča
Nivo podatkovnega skladišča določa sintakso elektronskega zapisa na medijih. Pri tem je potrebno posebno pozornost posvetiti načinom logičnega in fizičnega organiziranja podatkov in njihovega zapisovanja. Predvideni standardi s tega področja vključujejo vsaj XML zapise, relacijske in objektno orientirane tabele, prosto tekstualne datoteke, generirane z urejevalniki besedil, datoteke zvočnih in slikovnih podatkov ter druge vrste standardnih oblik elektronskih zapisov.
V posameznih institucijah naj bi bili generirani podatki shranjeni in vzdrževani v okviru lokalnih podatkovnih zbirk na določenih lokalnih strežnikih. Tisti, ki pa so namenjeni podpori zajemanja podatkov ob vhodu ali procesom poizvedovanja na izhodu, naj bi bili replicirani še na vzajemnem strežniku. Podatki, ki v osnovi predstavljajo vzajemno okolje, naj bi se generirali na skupnem strežniku in se replicirali na lokalne strežnike.

b)    Komunikacijski nivo
Za realizacijo komunikacij mora biti zagotovljen protokol TCP IP. Samo prenašanje podatkov med podatkovnimi bazami mora biti izvedeno po varnih protokolih npr. https. Priporočena hitrost komunikacije ne sme biti nižja od 1 Mb/s. Lokalni in globalni strežniki morajo biti »non stop online«.

c)    Nivo aplikacije klienta
Določa funkcionalnost programske opreme na strani uporabnika. Ta omogoča kreiranje, uvažanje, shranjevanje, indeksiranje, objavljanje in povpraševanje po podatkih, izpisovanje in izvažanje podatkov. Zagotavljati mora modularnost, enostavno uporabnost z znanimi vzorci obnašanja in uporabniške logike, ter funkcionalnost. Omogočiti mora dodatne funkcionalnosti v zvezi z upravljanjem sistema, vzpostavljanjem hierarhije in implementacije alternativnih načinov vnosa podatkov.

d)    Nivo lokalne podatkovne zbirke
Uresničuje se na lokalnem podatkovnem strežniku. Na tem nivoju se zagotavljajo aktivnosti zajemanja, obdelovanja in vzdrževanja lokalno pomembnih podatkov, pa tudi postopki njihovega varnostnega kopiranja, zagotavljanja online dostopnosti in upravljanje pristojnosti v okviru posameznih institucij.

e)    Nivo vzajemne podatkovne zbirke
Določa funkcionalnost programske opreme, ki različnim institucijam zagotavlja dostop do celote prednastavljenih vsebin v obliki tezavrov, ključnih besed, klasifikacijskih načrtov, geografskih informacijskih podsistemov, tipov oblik in zvrsti, njihovega zajemanja in izpopolnjevanja. Nivo zagotavlja servise in podpore, ki so potrebne tako za centralizirano kot tudi za decentralizirano zajemanje, obdelavo in ohranjanje podatkov ter za dostop uporabnikov do potrebnih podatkov opisov.

Funkcionalne zahteve programskega orodja
Funkcionalne zahteve programskega orodja je mogoče obravnavati z naslednjih zornih kotov:
a)    splošne neobhodno potrebne zahteve
b)    zahteve vhoda podatkov (vnašanje ali uvažanje podatkov)
c)    zahteve izhoda podatkov (okolje za predstavitev podatkov)
d)    zahteve izmenjave podatkov (komunikacijsko okolje)

a)    Splošne neobhodno potrebne zahteve

  • Programsko orodje naj omogoči vključevanje novih uporabnikov, posebno tistih, ki varujejo in hranijo arhivsko gradivo, pa ne sodijo npr. med javne ali zasebne profesionalne arhivske institucije.
  • Programsko orodje naj omogoča izgradnjo on-line podatkovnih zbirk o ustvarjalcih arhivskega gradiva in arhivskem gradivu v skladu z nacionalno arhivsko zakonodajo.
  • Programsko orodje mora zagotavljati dostopnost in uporabnost enkrat vnesenega podatka vsem sodelujočim v sistemu, ter s tem dolgoročno zniževanje stroškov vnašanja podatkov.
  • Programsko orodje mora omogočati stalen dostop do javno dostopnih podatkovnih zbirk , ob upoštevanju veljavne zakonodaje.
  • Programsko orodje mora omogočati nadgradnje v skladu z razvojem informacijske tehnologije, ob upoštevanju splošnega razvoja tehnološke in komunikacijske infrastrukture  z zagotavljanjem stalnih kadrovskih in finančnih virov za njen razvoj in napredek.
  • V okviru izgradnje sistema si je potrebno prizadevati za standardiziranje strojne, programske in komunikacijske opreme, na kateri programsko orodje deluje stabilno in s primerno odzivnostjo.
  • Programsko orodje mora zagotavljati povezljivost z drugimi podobnimi oz. komplementarnimi sistemi .
  • Programsko orodje mora omogočati vzpostavitev arhiva dogodkov na sistemu in s tem sledljivosti posameznim procesom.
  • Programsko orodje mora upoštevati standardizacijo arhivskih strokovnih postopkov, podporo skupinskemu in projektnemu delu.
  • Programsko orodje mora zagotavljati hierarhijo funkcionalnih pristojnosti  ter podeljevanje in prenašanje pravic na temelju hierarhije odgovornih oseb v sistemu in v arhivih .
  • Programsko orodje mora biti izvedeno tako, da uvaja ničelno administracijo .
  • Programsko orodje mora biti izvedeno v skladu s standardoma ISAD(g)2 in ISAAR(CPF)2. Omogoča naj večnivojsko popisovanje, pri tem pa morajo razmerja med entitetami zagotavljati odnos: mnogi proti mnogim.
  • Programsko orodje mora biti zastavljeno tako, da odgovarja zahtevam dodatnih nacionalnih in institucionalnih standardov in predpisom.
  • Programsko orodje mora generirati format podatkov v elektronski obliki, ki je neodvisen od programske opreme in operacijskih sistemov.
  • Programsko orodje in dokumentacija morata biti dostopna zainteresiranim v skladu z dogovori.
  • Pri zagotavljanju dostopov do podatkov na nivoju vmesnikov mora biti upoštevano načelo večjezičnosti.
  • Programsko orodje mora biti prilagodljivo, tako za velike arhivske institucije kakor tudi za zelo majhne.
  • Programsko orodje mora omogočati transfere podatkov in funkcionalnosti v druga obstoječa in bodoča programska orodja zaradi nadgradnje ali zaradi izvedenih izboljšav.
  • Programsko orodje mora zagotavljati mehanizme za obojestranske povezave z zunanjimi podatkovnimi viri.
  • Programsko orodje mora biti sposobno vključevati ali povezovati kontrolirane podatkovne strukture, tako v segmentu vnašanja kakor tudi poizvedovanja podatkov.
  • Programsko orodje mora biti izdelano na tak način, da zagotavlja v okviru tehnologije maksimalno varnost in stabilnost na nivoju strojne opreme, komunikacij, operacijskega sistema in aplikacije.
  • Programsko orodje mora imeti vzpostavljen sistem za zagotavljanje kvalitete zajetih podatkov.

b)    Zahteve vhoda podatkov

  • Programsko orodje mora biti uporabniško kar najbolj prijazno . Vhodne ekranske slike naj bodo preproste in informacijsko jasne, pomoč na ekranu mora biti vedno dostopna.
  • Programsko orodje mora zagotavljati osnovni nabor vhodnih prednastavitev in na zahteve omogočati druge. Prednastavitve morajo imeti vgrajene mehanizme zagotavljanja njihove kvalitete.
  • Programsko orodje mora ugoditi zahtevam enostavnosti in preprostosti, a hkrati s tem tudi kompleksnosti, na ta način, da zagotavlja vsaj osnovni nabor standardnih opisnih elementov.
  • Programsko orodje mora podpirati vnos opisov arhivskega gradiva katerekoli provenience in upoštevati tako privatno, kot tudi javno sfero, omogočati mora opisovanje vseh oblik dokumentov in njihovih nosilcev ne glede na njihove fizične in logične strukture in značilnosti.
  • Programsko orodje mora zagotavljati podsisteme za uvažanje podatkov od različnih eksternih virov v standardni format. Pri tem spadajo med eksterne vire različne zapuščine, sistemi za upravljanje s podatki, obstoječi bibliografski sistemi, geografski informacijski sistemi itd.

c)    Splošne neobhodno potrebne zahteve izhoda

  • Programsko orodje mora zagotavljati uporabniško prijaznost pri poizvedovanju, tako da omogoča intuitivno navigacijo v podatkovnih zbirkah in med njimi. Ekranske slike morajo biti nedvoumne, pomoč mora biti vedno dosegljiva.
  • Programsko orodje mora biti sposobno kreirati različne vmesnike za končne uporabnike. Zagotavljati mora osnovni nabor prikazov ekranskih slik z možnostjo lokalne prilagoditve ali ustvarjanja novih ekranskih slik. Podatki morajo biti izpisani v berljivi in atraktivni obliki.
  • Končnemu uporabniku mora biti omogočeno shranjevanje, tiskanje prenašanje rezultatov njegovega poizvedovanja.
  • Programsko orodje mora podpirati različne strategije navigacije in mehanizmov poizvedovanja, kot npr.: po prostem tekstu, kontroliranih vnosih, indeksno poizvedovanje in Boolove operatorje.

d)    Splošne neobhodno potrebne zahteve za izmenjavo podatkov

  • Programsko orodje mora podpirati avtomatsko izmenjavo podatkov med lokalnim in centralnim sistemom.
  • Programsko orodje mora podpirati obstoječe arhivske standarde za računalniško podprto komunikacijo vključno z EAD (Encoded Archival Description) in EAC (Encoded Archival Context).
  • Programsko orodje mora biti fleksibilno in sposobno uporabljati sintakse podatkov, kot npr. XML in HTML itd.
  • Programsko orodje mora ugoditi zahtevam širše zastavljenih standardov za izmenjavo podatkov, kot npr. Dublin Core in MARC, kar pomeni, da mora imeti sposobnost konverzije izbranih podatkov v različne metapodatkovne formate za potrebe njihove širše izmenjave.
  • Programsko orodje mora zagotavljati usmerjevalne informacije vključno s kontakti in dostopi do vsakega posameznega vira. Te informacije je mogoče upravljati v obliki poročil za vsak vir posebej.

Zaključek
Pravi mojster lahko naredi dober izdelek tudi z zelo preprostim orodjem, če le to zagotavlja minimalne zahteve postopka izdelave samega izdelka. Problem, ki se pri tem pojavlja, je čas, ki ga mojster potrebuje za to delo. Podobno velja tudi za podatkovne strukture, ki jih je potrebno generirati v procesih obdelave, hrambe in uporabe arhivskega gradiva. Če javna arhivska služba resnično želi uresničevati svoje poslanstvo v sodobni informacijski in demokratični družbi, potrebuje takšno orodje, s katerim bo mogla tudi v praksi izvesti postavljene cilje.
Predstavljen koncept programskega orodja za potrebe arhivskega strokovnega dela v profesionalnih arhivskih institucijah in izgradnje vzajemnih podatkovnih zbirk zahteva visoko stopnjo integriranosti lokalnih in skupnih funkcij, predvsem pa zanesljivo delovanje računalniške in komunikacijske ter sistemske in aplikativne programske opreme. Ob tem mora biti vzpostavljen sistema izobraževanja arhivskih strokovnih delavcev vključno z njihovim nagrajevanjem. Le tako bo mogoče ob standardizaciji arhivskih strokovnih postopkov in visoko stopnjo profesionalizacije arhivskih strokovnih delavcev zagotoviti dolgoročno kvalitetno in splošno uporabnost v arhivih ustvarjenih podatkovnih zbirk.

Viri in literatura:

  1. Committee on Descriptive Standards, Report of the Ad Hoc Committee for Development of a Standardized Tool for Encoding Archival Finding Aids, s spletnega naslova  http://www.icacds.org.uk/eng/encoded.pdf, sneto dne 3. 12. 2006.
  2. Novak, M. (2003). Normativne podatkovne strukture v arhivski teoriji in praksi. V: S. Tovšak … et al. (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 328-340). Maribor: Pokrajinski arhiv.
  3.  Novak, M., Drobnjak, V. (2002). Zasnova in strateške usmeritve slovenskega vzajemnega arhivskega informacijskega sistema. V: S. Tovšak … et al, (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 322 – 333). Maribor: Pokrajinski arhiv.
  4. Novak, Miroslav. (2006). Arhivistični pogledi na besedilne, nebesedilne in kombinirane podatkovne zbirke. V: S. Tovšak … et al. (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (str. 372 – 383). Maribor: Pokrajinski arhiv.
  5. Plevel D., Škofljanec, J. (2002). Zasnova InfoArh-a. V: S. Tovšak … et al. (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja, (str. 334 – 340). Maribor: Pokrajinski arhiv.
  6. Škofljanec, J., Drobnjak, V. (2002). Slovenski arhivski informacijski sistem “aeriss” in “infoarh” kot orodje za njegovo podporo. V: E. Skočir … et al. (ur.), Sistemi za upravljanje z dokumenti: Zbornik posvetovanja DOK_SIS 2002 (str. III-67 – III-73). Ljubljana: Media.doc.
  7. Žumer, V. (2003). Pogledi na strokovno zasnovo INFOARH-a. V: S. Tovšak … et al. (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja, (str. 241 – 256). Maribor: Pokrajinski arhiv.

(Izlaganje je održano na 2. ZAD – danu, Zagreb, 2006.)

One thought on “Samo s ustreznim orodjem lahko mojster naredi dober izdelek – Osnovne značilnosti kompleksnih programskih orodij za arhivsko strokovno delo