Samo s ustreznim orodjem lahko mojster naredi dober izdelek — Osnovne značilnosti kompleksnih programskih orodij za arhivsko strokovno delo

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

V arhi­vih se od začet­kov uva­ja­nja stroj­ne obde­la­ve podat­kov pojav­lja­jo vpra­ša­nja v zve­zi s tem: kak­š­no je ustrez­no oro­dje za arhiv­ska stro­kov­na dela v pro­fe­si­onal­nih arhiv­skih ins­ti­tu­ci­jah. Odgo­vo­rov je veli­ko, nji­ho­va skup­na zna­čil­nost pa je ta, da odra­ža­jo sta­liš­ča do temelj­nih stra­te­ških odlo­či­tev.Te sega­jo od izbi­re stroj­ne in komu­ni­ka­cij­ske opre­me ter ope­ra­cij­skih sis­te­mov pa vse do izbi­re oro­dij za vzpos­tav­lja­nje in uprav­lja­nje podat­kov­nih zbirk. Na arhiv­skem stro­kov­nem podro­čju pa te sega­jo od odno­sa do arhiv­skih stro­kov­nih stan­dar­dov, pre­dv­sem pa vpra­šanj, ki so pove­za­ne z real­ni­mi zmož­nos­t­mi ustvar­ja­nja podat­kov o arhiv­skem gra­di­vu pa vse do stop­nje izve­de­ne pod­po­re posa­mez­nim pro­ce­som.
V pris­pev­ku so izpos­tav­lje­na neka­te­ra izho­diš­ča izgrad­nje kom­plek­s­nih pro­gram­skih oro­dij, ki teme­lji­jo na usme­ri­tvah Komi­te­ja za stan­dar­de opi­so­va­nja pri Med­na­rod­nem arhiv­skem sve­tu in na izkuš­njah petlet­nih aktiv­nos­ti pri razvo­ju in izgrad­nji ter uva­ja­nju pro­gram­ske­ga orod­ja Info­Arh 3.0 v slo­ven­skih jav­nih arhi­vih.

Uvod
Odkar so se v pro­fe­si­onal­nih arhiv­skih ins­ti­tu­ci­jah poja­vi­li prvi raču­nal­ni­ki more­mo sle­di­ti dina­mič­ne­mu razvo­ju odno­sa posa­mez­ni­kov do pri­ča­ko­va­ne oz. izve­de­ne raču­nal­ni­ške pod­po­re. Ta je bila ved­no v odno­su do celos­t­nih pos­top­kov arhiv­skih stro­kov­nih opra­vil, kakor tudi do posa­mez­nih del v arhiv­skih ins­ti­tu­ci­jah. Reši­tve so bile do sedaj v veli­ki meri odvis­ne pre­dv­sem od razpo­lo­ž­lji­vih sred­stev za nakup ustrez­ne stroj­ne, komu­ni­ka­cij­ske, sis­tem­ske in apli­ka­tiv­ne pro­gram­ske opre­me ter potreb­nih znanj za nji­ho­vo imple­men­ta­ci­jo v vsak­da­nje arhiv­sko stro­kov­no delo.
Na pod­la­gi dose­da­njih izku­šenj pre­dv­sem v Slo­ve­ni­ji, more­mo ugo­to­vi­ti, da pro­ble­mov v zve­zi z uva­ja­njem pro­ces­no pod­pr­tih ali novih reši­tev ni mogo­če hitro in poce­ni reši­ti. Že prvi pogled na stroj­no obde­la­vo podat­kov v arhi­vih kaže na nji­ho­vo kom­plek­s­nost in pre­ple­te­nost. Tako naj ome­nim samo razvoj in stan­dar­di­za­ci­jo na podro­čju arhiv­skih stro­kov­nih opra­vil, doje­ma­nje vse­bin pos­lans­tva arhiv­ske služ­be v sodob­ni infor­ma­cij­ski druž­bi, stop­njo for­ma­li­zi­ra­nos­ti pro­ce­sov v arhiv­skih stro­kov­nih ins­ti­tu­ci­jah ter zmož­nos­ti posa­mez­nih arhiv­skih delav­cev za pres­li­ka­vo podat­kov iz arhiv­ske­ga gra­di­va v vir­tu­al­no arhiv­sko oko­lje.
Sploš­no je zna­no, da je infor­ma­cij­ska teh­no­lo­gi­ja v zad­njih dese­tle­tjih tudi v arhi­vih doži­ve­la velik napre­dek. Ta je viden tako na podro­čju vzpos­tav­lje­nih komu­ni­ka­cij in upo­rab­lje­nih upo­rab­ni­ških vmes­ni­kov, pove­ča­nju stroj­nih in pro­gram­skih kapa­ci­tet ter hitros­ti komu­ni­ci­ra­nja in koli­či­ni pre­ne­se­nih podat­kov v obeh sme­reh. Hkra­ti s tem pa so se poja­vi­le tudi mno­ge pas­ti, ki jih pred dese­tle­tjem v arhi­vih nismo poz­na­li. Ome­nim naj samo raz­lič­ne vohun­ske ali des­truk­tiv­ne pro­gra­me, enos­ta­ven dos­top do pro­gram­skih oro­dij, ki omo­go­ča­jo efek­t­na mani­pu­li­ra­nja z vse­bi­na­mi v vir­tu­al­nem oko­lju in podob­no. Vsi ti poja­vi v nekem smis­lu dol­go­roč­no des­ta­bi­li­zi­ra­jo zaupa­nje jav­nos­ti v arhi­ve in pri njih upo­rab­lje­ne teh­no­lo­ške reši­tve. Sla­bos­ti se pogos­to kaže­jo v seg­men­tih sled­lji­vos­ti dogod­kov na sis­te­mu, zaš­či­te avtor­stva in kon­sis­tent­nos­ti zapi­sov, var­nos­t­nih poli­ti­kah in podob­no.
Danes more­mo reči, da bi bilo v arhi­vih kljub časov­ni dis­tan­ci mogo­če brez težav za veči­no aktiv­nos­ti vsak­da­nje sploš­ne upo­ra­be na podro­čju pisa­nja bese­dil uspeš­no upo­ra­bi­ti zas­ta­re­lo teh­no­lo­gi­jo ure­je­val­ni­kov npr. MS Wor­da 1.0 ali 2.0, ki sta delo­va­la v oko­lju Win­dows 3.1. Prav zara­di tega se more­mo vsaj teore­tič­no vpra­ša­ti, ali mor­da nismo nare­di­li veli­ke stra­te­ške­ga napa­ke, ko smo vla­ga­li sred­stva v hitre raču­nal­ni­ke, v naj­no­vej­še ver­zi­je Win­dows oko­lij in v naj­no­vej­še pro­gra­me tipa Offi­ce. Ali torej ne bi bilo mor­da bolje osta­ti na nivo­ju teh­no­lo­gi­je, ki je zado­vo­lje­va­la veči­no  potreb arhiv­skih stro­kov­nih delav­cev v enem seg­men­tu – pisa­nju bese­dil na nivo­ju izpred 10 let in na račun tega razvi­ja­ti dru­ge seg­men­te. Tako smo v arhi­vih npr. pri izgrad­nji podat­kov­nih zbirk v sred­nje­evrop­skem pros­to­ru  prav­za­prav v veli­kem defi­ci­tu. To velja tudi za nek­da­nji skup­ni pros­tor, ki se je sicer na arhiv­skem stro­kov­nem podro­čju že zgo­daj sre­čal z zani­mi­vi­mi teh­no­lo­ški­mi reši­tva­mi obrav­na­va­nja podat­kov­nih zbirk in ob dej­stvu, da so bili bibli­ote­kar­ji na tem istem podro­čju znat­no pred arhi­vis­ti.
Odgo­vo­rov na taka in podob­na vpra­ša­nja je več, pre­dv­sem pa jih je potreb­no iska­ti glob­lje, kot se zdi­jo na prvi pogled tako na arhiv­skih stro­kov­nih kot tudi prav­no-poli­tič­nih, teh­no­lo­ško-teh­nič­nih in nena­zad­nje soci­olo­ških podro­čjih.
Če smo na podro­čju stan­dar­di­za­ci­je arhiv­skih stro­kov­nih opra­vil dobi­li prve med­na­rod­no spre­je­te arhiv­ske stro­kov­ne stan­dar­de ISAD(G) šele pred nekaj več kot dese­tle­tjem, to pome­ni, da na podro­čju stan­dar­di­za­ci­je pred tem ni bilo naprav­lje­nih večjih stra­te­ških pre­mi­kov na med­na­rod­nem podro­čju. Le malo mlaj­ši so stan­dar­di za nor­ma­tiv­ne zapi­se o pri­vat­nih in fizič­nih ose­bah ter dru­ži­nah ISAAR(CPF). Kljub temu, da so bili tudi v naših sre­di­nah zna­ni stan­dar­di kot so AARCR2 ali dru­ga navo­di­la gle­de obli­ko­va­nja in popi­so­va­nja arhiv­skih enot kot npr. angle­ški MAD, kanad­ski RAD ali ini­ci­ati­ve kot so Dublin Core, se te razen v red­kih pri­me­rih niso šir­še upo­rab­lja­le pri vsak­da­njem arhiv­skem stro­kov­nem delu, pa četu­di to ni bilo ustrez­no raču­nal­ni­ško pod­pr­to.
Raz­lo­gov za tak odnos do razvo­ja stro­ke je več. Med nji­mi naj ome­nim ste­re­oti­pe kot je na pri­mer »arhi­vis­ti­ka dek­la zgo­do­vi­ne« ter s tem pove­za­ne­ga psev­do­part­ner­stva arhiv­ske stro­ke s poli­tič­ni­mi inte­re­si posa­mez­nih poli­tič­nih elit. V tej zve­zi je zani­mi­va tudi ugo­to­vi­tev, da so v arhiv­ski stro­ki bili že od samih začet­kov pri­sot­ni poja­vi »vrtič­kar­stva« in s tem pove­za­ni pro­ce­si ena­če­nja posa­mez­ni­kov z arhiv­ski­mi infor­ma­tiv­ni­mi poma­ga­li. Sled­nja pa so nas­ta­ja­la le zato, da so si posa­mez­ni­ki zapi­so­va­li tis­te podat­ke, ki bodo mogo­če zani­mi­vi enkrat v pri­hod­nos­ti. Nji­ho­va objek­tiv­na pomem­b­nost pa je bila defi­ni­ra­na bolj ali manj na pod­la­gi svo­bod­ne pre­so­je posa­mez­ni­kov. Pri tem je priš­lo od dru­ge polo­vi­ce 20. stol. še do dru­gih pro­ce­sov v arhiv­skih služ­bah. Koli­či­ne znanj, ki so pove­za­ne z arhiv­skim gra­di­vom, se z razvo­jem stro­ke in širje­njem aktiv­nos­ti v arhiv­skih ins­ti­tu­ci­jah zelo pove­ču­je­jo in brez dvo­ma pred­stav­lja­jo kapi­tal. Kopi­če­nje in orga­ni­zi­ra­nje tihe­ga in pre­dv­sem nefor­ma­li­zi­ra­ne­ga zna­nja pa zara­di moč­ne fluk­tu­aci­je kadra dol­go­roč­no vodi do neus­trez­ne­ga raz­mer­ja med celo­to pri­mar­ne­ga in sekun­dar­ne­ga arhiv­ske­ga podat­kov­ne­ga poten­ci­ala. S tem pa se dol­go­roč­no zmanj­šu­je inte­lek­tu­al­no-podat­kov­ni kapi­tal arhiv­skih ins­ti­tu­cij. Prav zato pred­stav­lja uva­ja­nje vza­jem­ne­ga arhiv­ske­ga raču­nal­ni­ško pod­pr­te­ga infor­ma­cij­ske­ga sis­te­ma tudi vzpos­ta­vi­tev izho­diš­ča za celo­vi­to zaje­ma­nje in obv­la­do­va­nje for­ma­li­zi­ra­ne­ga in del­no tihe­ga zna­nja arhiv­skih delav­cev, ki se nana­ša na arhiv­sko gra­di­vo in nje­go­ve vse­bi­ne.
Pri obli­ko­va­nju pogle­da na dose­da­njo upo­ra­bo pro­gram­skih oro­dij za arhiv­sko delo pa mora­mo opo­zo­ri­ti še na en stro­kov­ni odk­lon, ki se kaže v odno­su do obrav­na­va­nja arhiv­ske­ga gra­di­va. Sta­rej­še arhiv­sko gra­di­vo je namreč z arhiv­ske­ga stro­kov­ne­ga sta­liš­ča bolj arhiv­sko, kot novej­še. Res je, da je sta­rej­še­mu arhiv­ske­mu gra­di­vu s kul­tur­ne­ga, naci­onal­ne­ga ali his­to­rič­ne­ga sta­liš­ča potreb­no posve­ča­ti potreb­no pozor­nost, ker ga je manj nas­ta­lo in se ga je tudi manj ohra­ni­lo, in da je mlaj­še­ga arhiv­ske­ga gra­di­va veli­ko več, a je to z arhiv­ske­ga sta­liš­ča dol­go­roč­no bolj ogro­že­no kot sta­rej­še.
Ob vsem tem pa še v zad­njih letih opa­ža­mo tren­de, da se koli­či­na arhiv­ske­ga gra­di­va pove­ču­je po več odstot­ni let­ni stop­nji v raz­mer­ju s šte­vi­lom zapos­le­nih, kar pome­ni, da si je potreb­no sis­tem­sko pri­za­de­va­ti za raci­onal­no zaje­ma­nje čim večjih koli­čin arhiv­skih podat­kov, tudi v času nji­ho­ve­ga nas­tan­ka pri ustvar­jal­cih.
S sta­liš­ča kon­č­ne­ga upo­rab­ni­ka arhiv­ske­ga gra­di­va pome­ni ažur­no zaje­ma­nje  podat­kov o njem poenos­ta­vi­tev dos­to­pa do žele­nih obrav­na­va­nih vse­bin. To sicer pome­ni mož­nost bolj­še pri­pra­ve razi­sko­val­cev na razi­sko­va­nje arhiv­ske­ga gra­di­va še pred pri­ho­dom v arhiv­sko ins­ti­tu­ci­jo. Hkra­ti s tem pa tudi dol­go­roč­no zmanj­še­va­nje potreb po nepo­sred­ni upo­ra­bi ori­gi­nal­nih arhiv­skih doku­men­tov. Na dru­gi stra­ni pa pred­stav­lja uni­ver­za­len dos­top do arhiv­ske­ga gra­di­va eno izmed uni­ver­zal­nih pri­do­bi­tev sodob­ne demo­kra­tič­ne druž­be, ki jo arhiv­ska služ­ba mora reali­zi­ra­ti in se pri tem opre­ti na ustrez­ne infor­ma­cij­sko teh­no­lo­ške reši­tve.
Izpos­tav­lje­ni pro­ble­mi pa pred­stav­lja­jo le del pro­ble­mov, ki so sko­zi zad­nji dve dese­tle­tji posred­no in nepo­sred­no obli­ko­va­li odnos do pro­gram­skih oro­dij in nji­ho­vih reši­tev na podro­čju arhiv­ske teori­je in prak­se. Sodob­no pro­gram­sko oro­dje mora upo­šte­va­ti in pod­pi­ra­ti vsaj tri kom­plek­s­ne celo­te, ki jih obli­ku­je arhiv­ska služ­ba: arhiv­ske stro­kov­ne zah­te­ve, zah­te­ve na podro­čju stroj­ne in pro­gram­ske opre­me ter funk­ci­onal­ne zah­te­ve pro­gram­ske­ga orod­ja.

Arhiv­ske stro­kov­ne zah­te­ve
Odgo­vor na vpra­ša­nje, kak­š­no mora biti dobro oro­dje za arhiv­sko stro­kov­no delo v pro­fe­si­onal­nih arhiv­skih usta­no­vah je z načel­ne­ga sta­liš­ča dokaj enos­ta­ven. Oro­dje mora pod­pi­ra­ti vse zah­te­ve arhi­vis­tov za stro­kov­na dela pri vseh pro­ce­sih arhiv­ske­ga stro­kov­ne­ga dela ter nad­zo­ra in upo­ra­be arhiv­ske­ga gra­di­va. Za to poenos­tav­lje­no zah­te­vo pa se skri­va­jo mno­ga vpra­ša­nja, na kate­re je potreb­no odgo­vo­ri­ti, da lah­ko dolo­či­mo nabor zah­tev po oro­dju za pod­po­ro arhiv­ske­mu stro­kov­ne­mu delu.

a)    Nivo pos­lov­nih in stro­kov­nih pro­ce­sov v arhiv­ski ins­ti­tu­ci­ji
Prvo vpra­ša­nje v tej zve­zi se nana­ša na defi­ni­ra­nje in vzpos­tav­lja­nje pro­ce­sov arhiv­ske­ga stro­kov­ne­ga dela. Te lah­ko defi­ni­ra­mo na raz­lič­ne nači­ne. Eden izmed poenos­tav­lje­nih je nas­led­nji:

  • zuna­nja služ­ba in prev­ze­ma­nje arhiv­ske­ga gra­di­va,
  • zaje­ma­nje podat­kov in obde­la­va arhiv­ske­ga gra­di­va,
  • naro­ča­nje in upo­ra­ba arhiv­ske­ga gra­di­va,
  • mate­ri­al­no var­stvo in skla­diš­če,
  • sprem­lja­jo­ča doku­men­ta­ci­ja in infor­ma­cij­ska pod­po­ra arhiv­ske­mu stro­kov­ne­mu delu

Vsak osnov­ni pro­ces je potreb­no v nada­lje­va­nju ustrez­no raz­gra­di­ti, tako da dobi­mo posa­mez­ne zaklju­če­ne celo­te, ki jih je mogo­če ustrez­no raču­nal­ni­ško pod­pre­ti. Tako je na pri­mer zaje­ma­nje podat­kov in obde­la­vo arhiv­ske­ga gra­di­va mogo­če raz­gra­di­ti vsaj na nas­led­nje zaklju­če­ne celo­te:

  • zaje­ma­nje podat­kov o arhiv­skem gra­di­vu,
  • zaje­ma­nje podat­kov o nor­ma­tiv­nih kon­tro­lah,
  • izva­ja­nje nor­ma­tiv­ne kon­tro­le,
  • pre­ure­ja­nje struk­tu­re,
  • poprav­lja­nje in ažu­ri­ra­nje zaje­tih podat­kov,
  • objavljanje/avtorizacija zaje­tih podat­kov,
  • izva­ja­nje poprav­kov na objav­lje­nih vred­nos­tih
  • objavljanje/avtorizacija poprav­kov.

Vsak pro­ces je potreb­no pose­bej defi­ni­ra­ti vključ­no z odno­si med nji­mi. Tako izve­de­ne for­ma­li­za­ci­je je potem potreb­no pres­li­ka­ti v »teore­tič­no« oko­lje, ki ga je mogo­če pro­gram­sko pod­pre­ti. S tem pa še arhiv­ske­ga stro­kov­ne­ga dela nika­kor ni konec, saj je v nada­lje­va­nju potreb­no for­ma­li­zi­ra­ne pro­ce­se iz “teore­tič­ne­ga oko­lja” vpe­lja­ti v real­no oko­lje.
O tem, kak­š­ne podat­ke je potreb­no vpi­so­va­ti v posa­mez­nih seg­men­tih, pra­vi­lo­ma odlo­ča nivo infor­ma­cij­ske­ga mode­la, ki ga je potreb­no dolo­či­ti v nada­lje­va­nju.

b)    Nivo infor­ma­cij­ske­ga mode­la
Na nivo­ju infor­ma­cij­ske­ga mode­la mora pro­gram­sko oro­dje za pod­po­ro arhiv­ske­ga stro­kov­ne­ga dela v osno­vi vklju­če­va­ti vsaj šest vrst podat­kov­nih celot:

  • celo­to podat­kov o opi­su arhiv­ske­ga gra­di­va kot so fond, pod­fond, seri­je, zdru­že­ne zade­ve in posa­mez­ni doku­men­ti
  • celo­to kon­tek­s­tu­al­nih podat­kov, ki opi­su­je­jo vse­bi­ne in zna­čil­nos­ti ustvar­jal­cev oz. imet­ni­kov arhiv­ske­ga gra­di­va, vključ­no s funk­ci­jo in aktiv­nos­t­mi pove­za­ni­mi z nas­tan­kom doku­men­tov
  • celo­to vse­bin v obli­ki teza­vrov, ključ­nih besed, kla­si­fi­ka­cij­skih načr­tov, geograf­skih infor­ma­cij­skih pod­sis­te­mov, nji­ho­vih tipov oblik in zvr­sti
  • celo­to podat­kov, ki se nana­ša­jo na dru­ge aspek­te uprav­lja­nja z arhiv­skim gra­di­vom pred prev­ze­mom v arhiv, kon­zer­va­ci­jo in res­ta­vra­ci­jo ter skla­diš­če­njem arhiv­ske­ga gra­di­va v arhi­vih
  • celo­to podat­kov, ki se nana­ša na dru­ge zuna­nje enti­te­te, ki vklju­ču­je­jo sli­ke, dato­te­ke in dru­ge obli­ke, kot so podat­kov­ne zbir­ke ali knjiž­nič­ni kata­lo­gi
  • celo­to podat­kov, ki se nana­ša­jo na upo­ra­bo arhiv­ske­ga gra­di­va v arhiv­skih čital­ni­cah, pre­ko inter­ne­ta, na raz­s­ta­vah itd.

Vsa­ko vrsto podat­kov­nih celot je potreb­no opre­mi­ti z rele­vant­ni­mi vse­bi­na­mi. V tem kon­tek­s­tu je s sta­liš­ča uprav­lja­nja celot­ne­ga sis­te­ma nedo­pus­t­no, da bilo posa­mez­ni­kom dovo­lje­no svo­bod­no inter­pre­ti­ra­nje posa­mez­nih polj in vse­bin ter zaje­ma­nje tis­tih nes­tan­dar­di­zi­ra­nih podat­kov­nih struk­tur, ki so pomem­b­ne za pra­vil­no delo­va­nje celot­ne­ga sis­te­ma. Prav zara­di tega je potreb­no pos­ta­vi­ti in spre­je­ti stro­kov­ne usme­ri­tve na podro­čju podat­kov­nih struk­tur in vse­bin.

c)    Nivo podat­kov­nih struk­tur in vse­bin
V okvi­ru sis­te­ma oz. pro­gram­ske­ga orod­ja je potreb­no dolo­či­ti podat­kov­ne ele­men­te in nji­ho­ve vse­bi­ne, in sicer za vsa­ko od nje­go­vih kom­po­nent.
Za popi­so­va­nje arhiv­ske­ga gra­di­va je potreb­no upo­šte­va­ti stan­dard ISAD(g)2 po kate­rem je pre­dvi­de­nih šes­tin­dvaj­set ele­men­tov v kon­tek­s­tu več­ni­voj­ske­ga popi­so­va­nja. Pri tem je potreb­no obvez­no izpol­ni­ti šest osnov­nih ele­men­tov (sig­na­tu­ra, nas­lov, čas, koli­či­na, nivo popi­sa ter ustvar­jal­ca zapi­sa). Ob njem pa je potreb­no vse­bi­ne uskla­di­ti še z naci­onal­ni­mi in dru­gi­mi, šir­še spre­je­ti­mi stro­kov­ni­mi dogo­vo­ri (napr. kanad­ski RAD ali angle­ški MAD in podob­no).
Med­na­rod­ni stan­dard ISAAR(CPF) dolo­ča sploš­no spre­jet nabor ele­men­tov za iden­ti­fi­ka­ci­jo oseb, dru­žin in orga­ni­za­cij, ki so odgo­vor­ne za nas­ta­nek gra­di­va ali se pojav­lja­jo v dru­gih rela­ci­jah do arhiv­ske­ga gra­di­va. Vse­bi­na tovr­st­nih zapi­sov teme­lji na naci­onal­nih in med­na­rod­nih dogo­vo­rih ob upo­šte­va­nju zako­no­da­je, ki varu­je zaseb­nost posa­mez­ni­kov, o kate­rih v arhi­vih zajem­no podat­ke.
Opi­si arhiv­ske­ga gra­di­va vklju­ču­je­jo tudi dru­ge podat­kov­ne struk­tu­re, kot so kla­si­fi­ka­cij­ski načr­ti, teza­vri, geograf­ska ime­na, obli­ke in zvr­sti arhiv­ske­ga gra­di­va in podob­no. Vsi ti podat­ki so potreb­ni za razu­me­va­nje vse­bin in kon­tek­s­tov, pro­ce­sov indek­si­ra­nja in poizve­do­va­nja po podat­kih iz arhiv­ske­ga gra­di­va.
Podat­ke zaje­ma­jo arhi­vis­ti sami ali dru­gi spe­ci­alis­ti za posa­mez­na podro­čja; pri tem upo­šte­va­jo smer­ni­ce naci­onal­nih in ins­ti­tu­ci­onal­nih dogo­vo­rov.

Zah­te­ve na podro­čju stroj­ne in pro­gram­ske opre­me

a)    Nivo podat­kov­ne­ga skla­diš­ča
Nivo podat­kov­ne­ga skla­diš­ča dolo­ča sin­tak­so elek­tron­ske­ga zapi­sa na medi­jih. Pri tem je potreb­no poseb­no pozor­nost posve­ti­ti nači­nom logič­ne­ga in fizič­ne­ga orga­ni­zi­ra­nja podat­kov in nji­ho­ve­ga zapi­so­va­nja. Pre­dvi­de­ni stan­dar­di s tega podro­čja vklju­ču­je­jo vsaj XML zapi­se, rela­cij­ske in objek­t­no ori­en­ti­ra­ne tabe­le, pros­to tek­s­tu­al­ne dato­te­ke, gene­ri­ra­ne z ure­je­val­ni­ki bese­dil, dato­te­ke zvoč­nih in sli­kov­nih podat­kov ter dru­ge vrste stan­dard­nih oblik elek­tron­skih zapi­sov.
V posa­mez­nih ins­ti­tu­ci­jah naj bi bili gene­ri­ra­ni podat­ki shra­nje­ni in vzdr­že­va­ni v okvi­ru lokal­nih podat­kov­nih zbirk na dolo­če­nih lokal­nih strež­ni­kih. Tis­ti, ki pa so name­nje­ni pod­po­ri zaje­ma­nja podat­kov ob vho­du ali pro­ce­som poizve­do­va­nja na izho­du, naj bi bili repli­ci­ra­ni še na vza­jem­nem strež­ni­ku. Podat­ki, ki v osno­vi pred­stav­lja­jo vza­jem­no oko­lje, naj bi se gene­ri­ra­li na skup­nem strež­ni­ku in se repli­ci­ra­li na lokal­ne strež­ni­ke.

b)    Komu­ni­ka­cij­ski nivo
Za reali­za­ci­jo komu­ni­ka­cij mora biti zago­tov­ljen pro­to­kol TCP IP. Samo pre­na­ša­nje podat­kov med podat­kov­ni­mi baza­mi mora biti izve­de­no po var­nih pro­to­ko­lih npr. htt­ps. Pri­po­ro­če­na hitrost komu­ni­ka­ci­je ne sme biti niž­ja od 1 Mb/s. Lokal­ni in glo­bal­ni strež­ni­ki mora­jo biti »non stop onli­ne«.

c)    Nivo apli­ka­ci­je kli­en­ta
Dolo­ča funk­ci­onal­nost pro­gram­ske opre­me na stra­ni upo­rab­ni­ka. Ta omo­go­ča kre­ira­nje, uva­ža­nje, shra­nje­va­nje, indek­si­ra­nje, objav­lja­nje in pov­pra­še­va­nje po podat­kih, izpi­so­va­nje in izva­ža­nje podat­kov. Zago­tav­lja­ti mora modu­lar­nost, enos­tav­no upo­rab­nost z zna­ni­mi vzor­ci obna­ša­nja in upo­rab­ni­ške logi­ke, ter funk­ci­onal­nost. Omo­go­či­ti mora dodat­ne funk­ci­onal­nos­ti v zve­zi z uprav­lja­njem sis­te­ma, vzpos­tav­lja­njem hierar­hi­je in imple­men­ta­ci­je alter­na­tiv­nih nači­nov vno­sa podat­kov.

d)    Nivo lokal­ne podat­kov­ne zbir­ke
Ures­ni­ču­je se na lokal­nem podat­kov­nem strež­ni­ku. Na tem nivo­ju se zago­tav­lja­jo aktiv­nos­ti zaje­ma­nja, obde­lo­va­nja in vzdr­že­va­nja lokal­no pomem­b­nih podat­kov, pa tudi pos­top­ki nji­ho­ve­ga var­nos­t­ne­ga kopi­ra­nja, zago­tav­lja­nja onli­ne dos­top­nos­ti in uprav­lja­nje pris­toj­nos­ti v okvi­ru posa­mez­nih ins­ti­tu­cij.

e)    Nivo vza­jem­ne podat­kov­ne zbir­ke
Dolo­ča funk­ci­onal­nost pro­gram­ske opre­me, ki raz­lič­nim ins­ti­tu­ci­jam zago­tav­lja dos­top do celo­te pred­nas­tav­lje­nih vse­bin v obli­ki teza­vrov, ključ­nih besed, kla­si­fi­ka­cij­skih načr­tov, geograf­skih infor­ma­cij­skih pod­sis­te­mov, tipov oblik in zvr­sti, nji­ho­ve­ga zaje­ma­nja in izpo­pol­nje­va­nja. Nivo zago­tav­lja ser­vi­se in pod­po­re, ki so potreb­ne tako za cen­tra­li­zi­ra­no kot tudi za decen­tra­li­zi­ra­no zaje­ma­nje, obde­la­vo in ohra­nja­nje podat­kov ter za dos­top upo­rab­ni­kov do potreb­nih podat­kov opi­sov.

Funk­ci­onal­ne zah­te­ve pro­gram­ske­ga orod­ja
Funk­ci­onal­ne zah­te­ve pro­gram­ske­ga orod­ja je mogo­če obrav­na­va­ti z nas­led­njih zor­nih kotov:
a)    sploš­ne neo­b­hod­no potreb­ne zah­te­ve
b)    zah­te­ve vho­da podat­kov (vna­ša­nje ali uva­ža­nje podat­kov)
c)    zah­te­ve izho­da podat­kov (oko­lje za pred­sta­vi­tev podat­kov)
d)    zah­te­ve izme­nja­ve podat­kov (komu­ni­ka­cij­sko oko­lje)

a)    Sploš­ne neo­b­hod­no potreb­ne zah­te­ve

  • Pro­gram­sko oro­dje naj omo­go­či vklju­če­va­nje novih upo­rab­ni­kov, poseb­no tis­tih, ki varu­je­jo in hra­ni­jo arhiv­sko gra­di­vo, pa ne sodi­jo npr. med jav­ne ali zaseb­ne pro­fe­si­onal­ne arhiv­ske ins­ti­tu­ci­je.
  • Pro­gram­sko oro­dje naj omo­go­ča izgrad­njo on-line podat­kov­nih zbirk o ustvar­jal­cih arhiv­ske­ga gra­di­va in arhiv­skem gra­di­vu v skla­du z naci­onal­no arhiv­sko zako­no­da­jo.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti dos­top­nost in upo­rab­nost enkrat vne­se­ne­ga podat­ka vsem sode­lu­jo­čim v sis­te­mu, ter s tem dol­go­roč­no zni­že­va­nje stro­škov vna­ša­nja podat­kov.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora omo­go­ča­ti sta­len dos­top do jav­no dos­top­nih podat­kov­nih zbirk , ob upo­šte­va­nju veljav­ne zako­no­da­je.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora omo­go­ča­ti nad­grad­nje v skla­du z razvo­jem infor­ma­cij­ske teh­no­lo­gi­je, ob upo­šte­va­nju sploš­ne­ga razvo­ja teh­no­lo­ške in komu­ni­ka­cij­ske infras­truk­tu­re  z zago­tav­lja­njem stal­nih kadrov­skih in finan­č­nih virov za njen razvoj in napre­dek.
  • V okvi­ru izgrad­nje sis­te­ma si je potreb­no pri­za­de­va­ti za stan­dar­di­zi­ra­nje stroj­ne, pro­gram­ske in komu­ni­ka­cij­ske opre­me, na kate­ri pro­gram­sko oro­dje delu­je sta­bil­no in s pri­mer­no odziv­nos­tjo.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti povez­lji­vost z dru­gi­mi podob­ni­mi oz. kom­ple­men­tar­ni­mi sis­te­mi .
  • Pro­gram­sko oro­dje mora omo­go­ča­ti vzpos­ta­vi­tev arhi­va dogod­kov na sis­te­mu in s tem sled­lji­vos­ti posa­mez­nim pro­ce­som.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora upo­šte­va­ti stan­dar­di­za­ci­jo arhiv­skih stro­kov­nih pos­top­kov, pod­po­ro sku­pin­ske­mu in pro­jek­t­ne­mu delu.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti hierar­hi­jo funk­ci­onal­nih pris­toj­nos­ti  ter pode­lje­va­nje in pre­na­ša­nje pra­vic na teme­lju hierar­hi­je odgo­vor­nih oseb v sis­te­mu in v arhi­vih .
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti izve­de­no tako, da uva­ja ničel­no admi­nis­tra­ci­jo .
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti izve­de­no v skla­du s stan­dar­do­ma ISAD(g)2 in ISAAR(CPF)2. Omo­go­ča naj več­ni­voj­sko popi­so­va­nje, pri tem pa mora­jo raz­mer­ja med enti­te­ta­mi zago­tav­lja­ti odnos: mno­gi pro­ti mno­gim.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti zas­tav­lje­no tako, da odgo­var­ja zah­te­vam dodat­nih naci­onal­nih in ins­ti­tu­ci­onal­nih stan­dar­dov in pred­pi­som.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora gene­ri­ra­ti for­mat podat­kov v elek­tron­ski obli­ki, ki je neo­dvi­sen od pro­gram­ske opre­me in ope­ra­cij­skih sis­te­mov.
  • Pro­gram­sko oro­dje in doku­men­ta­ci­ja mora­ta biti dos­top­na zain­te­re­si­ra­nim v skla­du z dogo­vo­ri.
  • Pri zago­tav­lja­nju dos­to­pov do podat­kov na nivo­ju vmes­ni­kov mora biti upo­šte­va­no nače­lo večje­zič­nos­ti.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti pri­la­god­lji­vo, tako za veli­ke arhiv­ske ins­ti­tu­ci­je kakor tudi za zelo maj­h­ne.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora omo­go­ča­ti tran­sfe­re podat­kov in funk­ci­onal­nos­ti v dru­ga obs­to­je­ča in bodo­ča pro­gram­ska orod­ja zara­di nad­grad­nje ali zara­di izve­de­nih izbolj­šav.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti meha­niz­me za obo­jes­tran­ske pove­za­ve z zuna­nji­mi podat­kov­ni­mi viri.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti spo­sob­no vklju­če­va­ti ali pove­zo­va­ti kon­tro­li­ra­ne podat­kov­ne struk­tu­re, tako v seg­men­tu vna­ša­nja kakor tudi poizve­do­va­nja podat­kov.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti izde­la­no na tak način, da zago­tav­lja v okvi­ru teh­no­lo­gi­je mak­si­mal­no var­nost in sta­bil­nost na nivo­ju stroj­ne opre­me, komu­ni­ka­cij, ope­ra­cij­ske­ga sis­te­ma in apli­ka­ci­je.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora ime­ti vzpos­tav­ljen sis­tem za zago­tav­lja­nje kva­li­te­te zaje­tih podat­kov.

b)    Zah­te­ve vho­da podat­kov

  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti upo­rab­ni­ško kar naj­bolj pri­jaz­no . Vhod­ne ekran­ske sli­ke naj bodo pre­pros­te in infor­ma­cij­sko jas­ne, pomoč na ekra­nu mora biti ved­no dos­top­na.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti osnov­ni nabor vhod­nih pred­nas­ta­vi­tev in na zah­te­ve omo­go­ča­ti dru­ge. Pred­nas­ta­vi­tve mora­jo ime­ti vgra­je­ne meha­niz­me zago­tav­lja­nja nji­ho­ve kva­li­te­te.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora ugo­di­ti zah­te­vam enos­tav­nos­ti in pre­pros­tos­ti, a hkra­ti s tem tudi kom­plek­s­nos­ti, na ta način, da zago­tav­lja vsaj osnov­ni nabor stan­dard­nih opis­nih ele­men­tov.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora pod­pi­ra­ti vnos opi­sov arhiv­ske­ga gra­di­va kate­re­ko­li pro­ve­ni­en­ce in upo­šte­va­ti tako pri­vat­no, kot tudi jav­no sfe­ro, omo­go­ča­ti mora opi­so­va­nje vseh oblik doku­men­tov in nji­ho­vih nosil­cev ne gle­de na nji­ho­ve fizič­ne in logič­ne struk­tu­re in zna­čil­nos­ti.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti pod­sis­te­me za uva­ža­nje podat­kov od raz­lič­nih eks­ter­nih virov v stan­dard­ni for­mat. Pri tem spa­da­jo med eks­ter­ne vire raz­lič­ne zapuš­či­ne, sis­te­mi za uprav­lja­nje s podat­ki, obs­to­je­či bibli­ograf­ski sis­te­mi, geograf­ski infor­ma­cij­ski sis­te­mi itd.

c)    Sploš­ne neo­b­hod­no potreb­ne zah­te­ve izho­da

  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti upo­rab­ni­ško pri­jaz­nost pri poizve­do­va­nju, tako da omo­go­ča intu­itiv­no navi­ga­ci­jo v podat­kov­nih zbir­kah in med nji­mi. Ekran­ske sli­ke mora­jo biti nedvo­um­ne, pomoč mora biti ved­no doseg­lji­va.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti spo­sob­no kre­ira­ti raz­lič­ne vmes­ni­ke za kon­č­ne upo­rab­ni­ke. Zago­tav­lja­ti mora osnov­ni nabor pri­ka­zov ekran­skih slik z mož­nos­tjo lokal­ne pri­la­go­di­tve ali ustvar­ja­nja novih ekran­skih slik. Podat­ki mora­jo biti izpi­sa­ni v ber­lji­vi in atrak­tiv­ni obli­ki.
  • Kon­č­ne­mu upo­rab­ni­ku mora biti omo­go­če­no shra­nje­va­nje, tiska­nje pre­na­ša­nje rezul­ta­tov nje­go­ve­ga poizve­do­va­nja.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora pod­pi­ra­ti raz­lič­ne stra­te­gi­je navi­ga­ci­je in meha­niz­mov poizve­do­va­nja, kot npr.: po pros­tem tek­s­tu, kon­tro­li­ra­nih vno­sih, indek­s­no poizve­do­va­nje in Boolo­ve ope­ra­to­rje.

d)    Sploš­ne neo­b­hod­no potreb­ne zah­te­ve za izme­nja­vo podat­kov

  • Pro­gram­sko oro­dje mora pod­pi­ra­ti avto­mat­sko izme­nja­vo podat­kov med lokal­nim in cen­tral­nim sis­te­mom.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora pod­pi­ra­ti obs­to­je­če arhiv­ske stan­dar­de za raču­nal­ni­ško pod­pr­to komu­ni­ka­ci­jo vključ­no z EAD (Enco­ded Arc­hi­val Des­crip­ti­on) in EAC (Enco­ded Arc­hi­val Con­text).
  • Pro­gram­sko oro­dje mora biti flek­si­bil­no in spo­sob­no upo­rab­lja­ti sin­tak­se podat­kov, kot npr. XML in HTML itd.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora ugo­di­ti zah­te­vam šir­še zas­tav­lje­nih stan­dar­dov za izme­nja­vo podat­kov, kot npr. Dublin Core in MARC, kar pome­ni, da mora ime­ti spo­sob­nost konver­zi­je izbra­nih podat­kov v raz­lič­ne meta­po­dat­kov­ne for­ma­te za potre­be nji­ho­ve šir­še izme­nja­ve.
  • Pro­gram­sko oro­dje mora zago­tav­lja­ti usme­rje­val­ne infor­ma­ci­je vključ­no s kon­tak­ti in dos­to­pi do vsa­ke­ga posa­mez­ne­ga vira. Te infor­ma­ci­je je mogo­če uprav­lja­ti v obli­ki poro­čil za vsak vir pose­bej.

Zaklju­ček
Pra­vi moj­ster lah­ko nare­di dober izde­lek tudi z zelo pre­pros­tim oro­djem, če le to zago­tav­lja mini­mal­ne zah­te­ve pos­top­ka izde­la­ve same­ga izdel­ka. Pro­blem, ki se pri tem pojav­lja, je čas, ki ga moj­ster potre­bu­je za to delo. Podob­no velja tudi za podat­kov­ne struk­tu­re, ki jih je potreb­no gene­ri­ra­ti v pro­ce­sih obde­la­ve, hram­be in upo­ra­be arhiv­ske­ga gra­di­va. Če jav­na arhiv­ska služ­ba res­nič­no želi ures­ni­če­va­ti svo­je pos­lans­tvo v sodob­ni infor­ma­cij­ski in demo­kra­tič­ni druž­bi, potre­bu­je tak­š­no oro­dje, s kate­rim bo mogla tudi v prak­si izves­ti pos­tav­lje­ne cilje.
Pred­stav­ljen kon­cept pro­gram­ske­ga orod­ja za potre­be arhiv­ske­ga stro­kov­ne­ga dela v pro­fe­si­onal­nih arhiv­skih ins­ti­tu­ci­jah in izgrad­nje vza­jem­nih podat­kov­nih zbirk zah­te­va viso­ko stop­njo inte­gri­ra­nos­ti lokal­nih in skup­nih funk­cij, pre­dv­sem pa zane­s­lji­vo delo­va­nje raču­nal­ni­ške in komu­ni­ka­cij­ske ter sis­tem­ske in apli­ka­tiv­ne pro­gram­ske opre­me. Ob tem mora biti vzpos­tav­ljen sis­te­ma izo­bra­že­va­nja arhiv­skih stro­kov­nih delav­cev vključ­no z nji­ho­vim nagra­je­va­njem. Le tako bo mogo­če ob stan­dar­di­za­ci­ji arhiv­skih stro­kov­nih pos­top­kov in viso­ko stop­njo pro­fe­si­ona­li­za­ci­je arhiv­skih stro­kov­nih delav­cev zago­to­vi­ti dol­go­roč­no kva­li­tet­no in sploš­no upo­rab­nost v arhi­vih ustva­rje­nih podat­kov­nih zbirk.

Viri in lite­ra­tu­ra:

  1. Com­mit­tee on Des­crip­ti­ve Stan­dar­ds, Report of the Ad Hoc Com­mit­tee for Deve­lop­ment of a Stan­dar­di­zed Tool for Enco­ding Arc­hi­val Fin­ding Aids, s splet­ne­ga nas­lo­va  http://www.icacds.org.uk/eng/encoded.pdf, sne­to dne 3. 12. 2006.
  2. Novak, M. (2003). Nor­ma­tiv­ne podat­kov­ne struk­tu­re v arhiv­ski teori­ji in prak­si. V: S. Tov­šak … et al. (ur.), Teh­nič­ni in vse­bin­ski pro­ble­mi kla­sič­ne­ga in elek­tron­ske­ga arhi­vi­ra­nja: Zbor­nik refe­ra­tov z dopol­nil­ne­ga izo­bra­že­va­nja (str. 328–340). Mari­bor: Pokra­jin­ski arhiv.
  3.  Novak, M., Drob­njak, V. (2002). Zas­no­va in stra­te­ške usme­ri­tve slo­ven­ske­ga vza­jem­ne­ga arhiv­ske­ga infor­ma­cij­ske­ga sis­te­ma. V: S. Tov­šak … et al, (ur.), Teh­nič­ni in vse­bin­ski pro­ble­mi kla­sič­ne­ga in elek­tron­ske­ga arhi­vi­ra­nja: Zbor­nik refe­ra­tov z dopol­nil­ne­ga izo­bra­že­va­nja (str. 322 – 333). Mari­bor: Pokra­jin­ski arhiv.
  4. Novak, Miros­lav. (2006). Arhi­vis­tič­ni pogle­di na bese­dil­ne, nebe­se­dil­ne in kom­bi­ni­ra­ne podat­kov­ne zbir­ke. V: S. Tov­šak … et al. (ur.), Teh­nič­ni in vse­bin­ski pro­ble­mi kla­sič­ne­ga in elek­tron­ske­ga arhi­vi­ra­nja: Zbor­nik refe­ra­tov z dopol­nil­ne­ga izo­bra­že­va­nja (str. 372 – 383). Mari­bor: Pokra­jin­ski arhiv.
  5. Ple­vel D., Škof­lja­nec, J. (2002). Zas­no­va Info­Arh-a. V: S. Tov­šak … et al. (ur.), Teh­nič­ni in vse­bin­ski pro­ble­mi kla­sič­ne­ga in elek­tron­ske­ga arhi­vi­ra­nja: Zbor­nik refe­ra­tov z dopol­nil­ne­ga izo­bra­že­va­nja, (str. 334 – 340). Mari­bor: Pokra­jin­ski arhiv.
  6. Škof­lja­nec, J., Drob­njak, V. (2002). Slo­ven­ski arhiv­ski infor­ma­cij­ski sis­tem “aeriss” in “info­arh” kot oro­dje za nje­go­vo pod­po­ro. V: E. Sko­čir … et al. (ur.), Sis­te­mi za uprav­lja­nje z doku­men­ti: Zbor­nik posve­to­va­nja DOK_SIS 2002 (str. III-67 – III-73). Ljub­lja­na: Media.doc.
  7. Žumer, V. (2003). Pogle­di na stro­kov­no zas­no­vo INFO­ARH-a. V: S. Tov­šak … et al. (ur.), Teh­nič­ni in vse­bin­ski pro­ble­mi kla­sič­ne­ga in elek­tron­ske­ga arhi­vi­ra­nja, Zbor­nik refe­ra­tov z dopol­nil­ne­ga izo­bra­že­va­nja, (str. 241 – 256). Mari­bor: Pokra­jin­ski arhiv.

(Izla­ga­nje je odr­ža­no na 2. ZAD — danu, Zagreb, 2006.)

One thought on “Samo s ustreznim orodjem lahko mojster naredi dober izdelek — Osnovne značilnosti kompleksnih programskih orodij za arhivsko strokovno delo