Izlučivanjem gradiva kod stvaratelja do preuzimanja gradiva u sređenome stanju

Izlučivanje gradiva ograničenih rokova čuvanja u današnje je vrijeme vrlo važno budući da se povećavaju količine gradiva na papiru iz dana u dan, stoga je briga arhiva da provedu što kvalitetniju edukaciju stvaratelja kako bi postigli željene rezultate. Sljedeći je korak nadzor stvaratelja. Da bi se olakšalo izlučivanje potrebna je izrada Općeg i granskih popisa gradiva koji omogućuju stvarateljima da što adekvatnije sprovedu izlučivanje gradiva. Bez granskog popisa nekim je stvarateljima, kao što je bolnica, problem izlučiti veće količine gradiva jer se prema postojećim listama i popisima gotovo sve gradivo treba čuvati trajno. Kako i možemo li ustrajnim radom vanjskih službi spriječiti dosadašnji način preuzimanja gradiva, kad preuzimamo gotovo sve gradivo i u nesređenom stanju i bez popisa da spriječimo njegovo propadanje.

Ključne riječi: izlučivanje, stvaratelji, edukacija stvaratelja, nadzor stvaratelja, opći popis, granski popis

Uvod
Do 1945. godine zaštita arhivske građe kod stvaratelja bila je jako slaba jer nije bilo posebnih arhivskih propisa. Tek su pojedini stvaratelji (npr. banka, željeznica, carina) izdavali okružnice i naredbe o čuvanju, odabiranju i izlučivanju gradiva u pismohranama, a vrednovanje i izlučivanje gradiva obavljalo se bez sudjelovanja arhiva. Tako se godine 1942. jednom okružnicom ministarstva određuje se da se uništavanje „starih spisa“ vrši uz komisiju, te da izlučivanje gradiva treba odobriti Državni arhiv u Zagrebu.¹
Stupanjem na snagu prvog Općeg zakona o državnim arhima² iz 1952. godine određeno je da će se donijeti i ostali propisi potrebni za primjenu tog zakona. Tako se 1952. godine propisuje Uputstvo o prikupljanju, čuvanju i pravovremenom škartiranju arhivskog materijala.³ To Uputstvo iako je naišlo na mnogobroje kritike malobrojnih stručnjaka ipak je bilo prvo i jedino, a nastavilo se je primjenjivati u Hrvatskoj dugi niz godina, iako je njegova obveznost prestala.⁴
Nakon Uputstva⁵ iz 1952. godine, u Hrvatskoj je tek 1981. godine donesen novi Pravilnik o odabiranju i izlučivanju registraturnog gradiva⁶ nakon stupanja na snagu novog Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima.⁷

Vrlo je zanimljivo da su od 1962. godine vođene rasprave o donošenju republičkog pravilnika o odabiranju i izlučivanju, te je i nakon stupanja na snagu Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima⁸ iz 1965. godine bilo predviđeno donošenje šest provedbenih propisa, doneseno ih je pet, jedino nije donešeno Uputstvo o odabiranju i izlučivanju registraturne građe.⁹
Takva situacija dovela je i do stalnih ukazivanja na probleme u izlučivanju pa tako Marijan Rastić kaže da Zakon o arhivskoj građi i arhivima¹⁰ nije predvidio obveznost provedbe postupka odabiranja i izlučivanja registraturne građe, te da bi se u provedbenom postupku trebalo precizno odrediti koji su to rokovi, odnosno da bi prema kategorizaciji imatelji A kategorije trebali svake godine obvezno provoditi postupak odabiranja i izlučivanja registraturne građe.¹¹
Nakon ukazanih takvih propusta u Zakonu i Pravilniku, u sljedećem Pravilniku o vrednovanju, te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva,¹² koji je donesen tek 2002. godine, piše da su stvaratelji gradiva obvezni “redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.”¹³
Bez obzira na propise vrlo često se i dalje susrećemo sa stvarateljima koji ne izlučuju gradivo redovito. Kako možemo poboljšati situaciju i koji su eventuali koraci koje bi trebali poduzeti da da se stanje popravi pokušat ću izložiti u nastavku.

Edukacija stvaratelja
Jedan od prvih koraka koje bsmoi trebali provesti da se redovito vrši izlučivanje gradiva svakako je edukacija stvaratelja. Prvi korak u edukaciji stvaratelja su tečajevi i ispiti za djelatnike u pismohranama, na kojima im trebamo ukazati na nužnost savjesnog postupnja s dokumentacijom, na pravne propise koji se odnose na rukovanje s dokumentacijom u pismohrani, ali i na važnost urednoga vođenja uredskog poslovanja.
Vrlo je važno da se stvarateljima ukaže na povezanost vođenja uredskog poslovanja, vrednovanja i izlučivanja gradiva. Ukoliko se prilikom izrade klasifikacijskih planova, za obveznike uredskog poslovanja, ili drugih razredbenih planova pri odlaganju spisa ne misli na vrednovanje, ali i izlučivanje spisa, vrlo je teško izvršiti vrednovanje, a još teže izlučivanje spisa. Ukoliko se prilikom razvrstavanja spisa na klase ili određene razredbene planove ne misli na vrijednost pojedinog spisa, te se spise ne odlaže i po rokovima čuvanja, a ne samo po sadržaju, nemoguće je bez mnogo truda i vremena odjeliti spise za neko buduće izlučivanje budući da je u takvim slučajevima potrebno čitanje svih spisa kako se ne bi izlučili spisi koji imaju duže rokove čuvanja ili čak spisi koji se trajno čuvaju. Pored toga je bitno naglasiti da bez odzira što arhivi odobravaju njihove posebne popise i prijedloge za izlučivanje posljedice nesavjesnog izlučivanja spisa snose stvaratelji sami, a također smatram da je nužno prilikom tečaja i nadzora naglasiti povijesnu važnost pojedine dokumentacije, ali i posljedice koje mogu snositi zbog nesavjesnog rukovanja spisima. Stoga bi idealan bio onaj plan klasifikacijskih ili razredbenih oznaka koji bi uz svaku klasifikacijsku ili razredbenu oznaku i opis vrste gradiva koja se odlaže pod tu klasifikacijsku ili razredbenu oznaku imao i rokove čuvanja te klasifikacijske odnosno razredbene oznake.
Edukacijom bi stvaratelje trebalo navesti da počnu razmišljati o vrednovanju gradiva, ali i o značaju izlučivanja gradiva, jer samo izlučivanjem gradiva možemo sačuvati i preuzeti ono gradivo koje će biti nama i istraživačima bitno za daljnja istraživanja. Poznato je da čuvajući sve ne čuvamo ništa, naročito u današnje vrijeme reprodukcije velike količine spisa, kako u pisanom tako u posljednje vrijeme sve veće količine građe u digitalnom obliku.
Kako bismo ukazali stvarateljima na vrijednost gradiva, treba provesti adekvatnu edukaciju stvaratelja koji vrlo često zaborave na važnost pojedinih dokumenata. S obzirom na količinu gradiva koja nastaje svakodnevno, često se zaboravi da pojedini dokumenti imaju i povijesnu vrijednost. Najčešći primjer takvog stava vidi se u školama kojima je bitno da sačuvaju kurikulume koji su vrlo vrijedno gradivo za istraživanje povijesti pojedine škole, ali isto tako zaboravljaju da su časopisi i novine koje izdaju svake godine budućim istraživačima možda i vredniji od kurikuluma jer sadrže radove učenika škole, zabilježena su sva zbivanja u školi koja su popraćena fotografijama, a navode i druge bitne podatke o pojedinoj školskoj godini. S obzirom da se prilikom istraživanja povijesti pojednih škola danas oslanjamo na spomenice škola, mišljenja sam da nam u današnje vrijeme časopisi ili novine koje izdaje većina škola daju više podataka od kurikuluma ili spomenica, budući da su sva događanja popraćena i fotografijama, nadalje se spominju rezultati učenika na raznim natjecanjima, te drugi podatci koji bi mogli zatrebati istraživačima, a koji nisu zabilježeni u drugim dokumentima škole. Iako tiskovine ne spadaju u arhivsko gradivo, bitno je stvarateljima ukazati i na vrijednost takve vrste građe budući da pojedini stvaratelji nemaju sačuvane primjerke tiskovina koje izdaju kao ni materijale koji su korišteni za pripremu za tisak tih tiskovina.

Nadzor pismohrana

Redovitim nadzorom pismohrana osim što vodimo brigu o gradivu u nastajanju i upozoravamo stvaratelje odnosno imatelje gradiva na propise kojih su se dužni držati, brinemo i o tome da se ta građa sačuva i sredi do predavanja u arhiv. Da bismo dobili uvid u gradivo koje nastaje u pismohranama, stvaratelji nam moraju dostaviti popise gradiva prema kojima možemo izračunati eventualne količine gradiva koje ćemo preuzeti jednog dana u arhiv. Provedbom nadzora upozoravamo stvaratelje na odgovorno ponašanje prema gradivu u nastajanju, ali isto tako je vrlo važno da im prilikom nadzora propisujemo mjere obveznog izlučivanja gradiva s ograničenim rokovima čuvanja.
Pojedini stvaratelji vrlo se teško odlučuju na izlučivanje gradiva u pismohrana. Dio stvaratelja ne provodi izlučivanje gradiva s ograničenim rokovima čuvanja zbog nemara i nebrige o gradivu u nastajanju, pa ako još k tome imaju i dovoljno mjesta u pismohrani ne izlučuju ga dugi niz godina, iako im je Pravilnikom¹⁴ propisana obveza odabiranja i izlučivanja gradiva kojemu je istekao rok čuvanja i to najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.((Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva,“Narodne novine“ br. 90/02, čl. 12, st. 1.)) Pojedini se stvaratelji zbog straha od mogućih posljedica izlučivanja gradiva ne odlučuju na izlučivanje pa bi izradom općeg i granskih popisa trebalo odagnati njihov strah od izlučivanja gradiva.
Iz bilo kojih razloga da stvaratelji ne izlučuju gradivo s ograničenim rokovima čuvanja moramo se pobrinuti da ipak obavljaju izlučivanje gradiva redovito. Vjerojatno je najjednostavniji način na koji ih se može natjerati na izlučivanje gradiva da im se prilikom nadzora propiše mjera obaveznog izlučivanja gradiva u što kraćem razdoblju pa da ih se na taj način upozori na obvezu redovitog izlučivanje gradiva s ograničenim rokovima čuvanja budući da je zakonski i određeno redovito i obvezno izlučivanje.

Općim i granskim popisima do cilja

U Hrvatskoj je izrađen Opći popis gradiva s rokovima čuvanja¹⁵ koji je velika pomoć stvarateljima pri izradi posebnih popisa. U izradi su i granski popisi koji bi trebali pomoći stvarateljima pri izlučivanju gradiva. Opći popis pomogao je stvarateljima, ali i arhivistima da što lakše odrede rokove čuvanja općem gradivu, odnosno gradivu koje se stvara kod svih stvaratelja, a arhivima je vrlo često potreban jer je preuzeto vrlo mnogo gradiva u nesređenom stanju da bi se gradivo spasilo od nemarnog rukovanja i uništenja.
Granski popisi za pojedine grupe stavratelja su nužni, jer nije gradivu svih stvaratelja zakonski određen rok čuvanja. Ona grupa stvaratelja koja ima najviše problema s izlučivanjem gradiva su zdravstvene ustanove, budući da je prema postojećim propisima, a i tendenciji arhiva gotovo sva medicinska dokumentacija se trajno čuva. Nadam se da ćemo uskoro izraditi granski popis barem za zdravstvene ustanove jer se u bolnicama stvaraju velike količine gradiva svakodnevno, a količina gradiva gotovo iz dana u dan raste. U Hrvatskoj postoji Orijentacijska lista medicinske dokumentacije za bolničke ustanove¹⁶ koja može poslužiti kao temelj za izradu posebnog popisa pojedine zdravstvene ustanove, posebno tu mislim na bolnice. Iako se navedenom orijentacijskom listom skratio rok čuvnja pojedinog gradiva u bolnicama, gradiva koje se treba čuvati trajno još je uvijek vrlo mnogu, iako sam autor navodi da je vrlo vrijedne dokumentacije za istraživače u bolnicama čak 25%,¹⁷, kad usporedimo količine gradiva koje će se čuvati trajno kod drugih stvaratelja čiji se omjeri prema izračunima stručnjaka nekih zemlja kraću od niskih 1% do 5% do maksimalno 20%, iz čega se vidi značaj medicinske dokumentacije,¹⁸, a ako se uzme u obzir da uništenjem pojedine medicinske dokumentacije može doći do gubitka ili umanjenja prava pojedinaca ili gubitka prava stvaratelja, ali i do prekršajnih odnosno kaznenih sankcija, problem određivanja rokova čuvanja medicinskoj dokumentaciji se čini još veći.

Zaključak

Izlučivanje gradiva vrlo je značajan proces koji se treba provoditi u pismohranama, posebno u današnje vrijeme velike reprodukcije spisa. Da bismo u arhive preuzeli samo gradivo koje se treba čuvati trajno vrlo je važno provoditi redovito izlučivanje gradiva, da se ne bi dogodilo da arhivi preuzmu cjelokupno gradivo kao ranije. Kako bi se spasilo gradivo od uništenja, bitno je da se na vrijeme inzistira na brizi o gradivu u nastajanju, a jedna od briga o gradivu u nastajanju je osim da ga u pismohranama čuvaju od uništenja i da redovito vrše izlučivanje gradiva s ograničenim rokovima čuvanja.
Prema svemu dosad navedenom za izlučivanje gradiva, da bi preuzeli gradivo u sređenom stanju u arhive potrebna je provesti sljedeće mjere:
a) edukacija stvaratelja – da ih se upozna sa zakonskim obvezama;
b) redoviti nadzor stvaratelja, prilikom kojeg se izriču rješanja o obaveznom izlučivanju gradiva u što kraćem roku;
c) izrada općeg i granskih popisa.

Kako bi se izlučivanje gradiva moglo vršiti redovito vrlo je važna stavka uredno vođenje uredskog poslovanja. Stoga je prilikom edukacije i nadzora vrlo važno upozoriti na pravilno vođenje uredskog poslovanja. Bez pravilnog vođenja uredskog poslovanja vrlo je teško vršiti izlučivanje dokumentacije, osim naravno financijske dokumentacije. Stoga bi bilo dobro da se u Hrvatskoj donese novi plan klasifikacijskih oznaka, jer je na snazi još uvijek klasifikacijski plan iz 1988. godine,¹⁹ kojim nije predviđena mogućnost spajanja klasifikacijske oznake s rokom čuvanja gradiva.

Summary:
Records disposal is a very important process that should be carried out in record offices, especially in today’s times of high production of records. In order to accession only the material with unlimited retention period, it is very important to carry out the disposal of records regulary. In order to avoid that the archives accession entire holdings, as it has happened before, to save the material from destruction, it is very important to insist on taking care for current records on time and this care, besides preserving them from destruction in record offices, also includes regular disposal of records with limited retention period.
According to everything we have said about records disposal, in order to transfer the material in good order into the archives, it is necessary to implement the following measures:
a) Education of the creators – they should be familiar with legal requirements;
b) Regular monitoring of creators, during which decisions about mandatory disposal of material are issued as soon as possible;
c) Creation of General and Special lists.
In order to carry out records disposal regularly, it is very important to have proper and neat records management. Therefore, during the training and monitoring it is very important to draw attention to the proper conduct of records management, because without the proper conduct of records management it is very difficult to carry out the disposal of documentation.

Bačić Stjepan: O propisima za odabiranje i izlučivanje registraturne građe, „Arhivski vjesnik“ br. 15, Zagreb, 1972., str. 255. [↩]
Opći zakon o državnim arhima, „Službeni list FNRJ“ br. 12/50, čl. 14. [↩]
Uputstvo o prikupljanju, čuvanju i pravovremenom škartiranju arhivskog materijala, “Službeni list FNRJ” br. 8/52. [↩]
Bačić Stjepan: O propisima za odabiranje i izlučivanje registraturne građe, „Arhivski vjesnik“ br. 15, Zagreb, 1972., str. 256. [↩]
Uputstvo o prikupljanju, čuvanju i pravovremenom škartiranju arhivskog materijala, „Službeni list FNRJ“ br. 8/52 [↩]
Pravilnik o odabiranju i izlučivanju registraturnog gradiva, “Narodne novine“ br. 36/81 [↩]
Zakon o zaštiti arhivske građe i arhivima, „Narodne novine“ br.25/78 [↩]
Zakon o zaštiti arhivske građe i arhivima, „Narodne novine“ br. 31/65 [↩]
Bačić Stjepan: O propisima za odabiranje i izlučivanje registraturne građe, „Arhivski vjesnik“ br. 15, Zagreb, 1972., str. 256. [↩]
Zakon o zaštiti arhivske građe i arhivima, “Narodne novine“ br.25/78 [↩]
Rastić Marijan: Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu, “Arhivski vjesnik“ br. 29, Zagreb, 1987., str. 43. [↩]
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, “Narodne novine“, br. 90/02 [↩]
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 12, st. 1 [↩]
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“ br. 90/02 [↩]
http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm [↩]
Darko Rubčić: Orijentacijske lista medicinske dokumentacije za bolničke ustanove „Arhivski vijesnik“ br. 39, Zagreb, 1996, str. 103–115 [↩]
Josip Kolanović: Vrednovanje arhivskog gradiva u teoriji i praksi, „Arhivski vijesnik“ br. 38, Zagreb, 1995, str. 8. [↩]
Darko Rubčić: Orijentacijske lista medicinske dokumentacije za bolničke ustanove „Arhivski vijesnik“ br. 39, Zagreb, 1996, str. 106 [↩]
Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata, “Narodne novine“ br. 38/88 [↩]