Uredsko poslovanje i registraturni sustavi središnjih tijela Banske Hrvatske od 1848. do 1868. godine

Ljud­ska vrsta od samog svog pos­tan­ka nas­to­ji zapam­ti­ti odre­đe­ne doga­đa­je i poja­ve koje drži zna­čaj­nim iz bilo kojeg raz­lo­ga. Doga­đa­je se memo­ri­ra raz­nim i mno­gim nači­ni­ma: usme­nom pre­da­jom, crte­ži­ma na sti­je­na­ma, ukra­si­ma na gli­ne­nom posu­đu, rova­ši­ma, sus­ta­vom uzlo­va, zapi­si­ma, gra­đe­vi­na­ma itd. Poja­va pri­vat­nog vlas­niš­tva i zako­ni­ma ure­đe­nih dru­šta­va dovo­di do bilje­že­nja poda­ta­ka o imo­vi­ni ili oso­bi koja vla­da. Iz naj­ra­ni­jeg su nam doba saču­va­ne oba­vi­jes­ti o posjed­ni­ku, koli­či­ni imo­vi­ne, pore­zi­ma, pre­su­da­ma, osva­ja­či­ma i vla­da­ri­ma nad odre­đe­nim podru­čjem i sl. ure­za­ne u kame­nu, gli­ne­nim plo­či­ca­ma ili ugra­đe­ne u dije­lo­ve gra­đe­vi­na. Sred­nji vijek za bilje­že­nje svje­do­čans­ta­va pored kame­na naj­češ­će koris­ti per­ga­me­nu. Rijet­ka pisme­nost i skup medij bilje­že­nja i pohra­ne poda­ta­ka odre­đu­je oblik čuva­nja doka­za o odre­đe­nom doga­đa­ju: pove­lju. Pove­lje su sas­tav­lje­ne pre­ma zada­nim i stal­nim pra­vi­li­ma, te im upra­vo takav, zada­ni i odre­đe­ni oblik daje prav­nu sna­gu.

Razvoj moder­nih drža­va, kapi­ta­li­zam i moder­ni obli­ci pos­lo­va­nja pove­ća­va­ju broj doga­đa­ja koje tre­ba zabi­lje­ži­ti ili ure­di­ti, što dovo­di do sve većeg stva­ra­nja pisa­nog gra­di­va čija je zada­ća da odre­đe­ne poja­ve, činje­ni­ce, doga­đa­je, pra­va i prav­ne pos­lo­ve pisme­no fik­si­ra i zabi­lje­ži radi osi­gu­ra­nja doka­za ili pru­ža­nja oba­vi­jes­ti. Spi­si pra­te prav­ni posao odnos­no pru­ža­ju činje­nič­no sta­nje o pred­me­tu kojim se bave, poka­zu­ju o čemu se radi, slu­že pri­pra­vi ili izvr­še­nju nekog pos­la. Pove­ća­na potre­ba za bilje­že­njem dovo­di do sve veće upo­ra­be papi­ra (jefit­ni­jeg medi­ja bilje­že­nja i pohra­ne poda­ta­ka), pove­ća­nja pisme­nos­ti, razvo­ja teh­ni­ka umna­ža­nja i uprav­nog apa­ra­ta te sus­ta­va ured­skog pos­lo­va­nja čiija je glav­na zada­ća orga­ni­za­ci­ja doku­me­na­ta, odnos­no brzo i učin­ko­vi­to pro­na­la­že­nje spi­sa.

Temelj­ni poj­mo­vi ured­skog pos­lo­va­nja

Dje­lat­nost moder­nih drža­va dije­li se zako­no­dav­nu, sud­sku i izvr­š­nu ili uprav­nu. Za sva­ku od nave­de­nih dje­lat­nos­ti pos­te­pe­no se razvi­ja­ju spe­ci­ja­li­zi­ra­ni orga­ni. U ustav­nim drža­va­ma zako­no­dav­nu dje­lat­nost obav­lja­ju par­la­men­ti, sud­skom se bave sudo­vi, a uprav­nom uprav­ni apa­rat ili admi­nis­tra­ci­ja. Upra­va, putem pro­ved­be zako­na, obu­hva­ća cje­lo­ku­pan život drža­ve i gra­đa­na, osim podru­čja sud­be­ne i zako­no­dav­ne vlas­ti.

Upra­vu defi­ni­ra­mo dvo­ja­ko: u smis­lu orga­ni­za­ci­je i u smis­lu dje­lat­nos­ti. Upra­va u smis­lu orga­ni­za­ci­je podra­zu­mi­je­va usta­no­ve u koji­ma služ­be­ni­ci obav­lja­ju uprav­ne pos­lo­ve, odnos­no sus­tav­ni orga­ni­zam minis­tar­sta­va i oblas­ti, koje ima­ju zada­nu orga­ni­za­ci­ju i dje­lat­nos­ti. Minis­tar­stva i oblas­ti dje­lu­ju ma teme­lju odre­đe­nih nače­la: nače­la: samos­tal­nos­ti, zako­ni­tos­ti, kon­ti­nu­ite­ta (traj­nos­ti), duž­nos­ti pru­ža­nja uslu­ga, jed­na­kos­ti uži­va­la­ca uslu­ga, jav­nos­ti, nemer­kan­til­nos­ti (usta­no­ve ne obav­lja­ju dje­lat­nost radi koje su osno­va­ne zbog stje­ca­nja dobi­ti). Upra­va u smis­lu dje­lat­nos­ti su uprav­ni čino­vi, bri­ga drža­ve oko pro­mi­ca­nja i una­pri­je­đe­nja inte­re­sa drža­ve i nje­nih gra­đa­na, dje­lo­va­nje drža­ve u cilju ops­tan­ka i razvo­ja drža­ve kao zajed­ni­ce, te pobolj­ša­nja una­pre­dje­nja živo­ta nje­nih čla­no­va. Uprav­ne se dje­lat­nos­ti s vre­me­nom sve više dife­ren­ci­ra­ju, tj. iz zada­ta­ka koji su u počet­ku jedins­tve­ni i koje obav­lja jedins­tve­na uprav­na orga­ni­za­ci­ja izdva­ja­ju se poje­di­ni dije­lo­vi u samos­tal­ne zadat­ke koje vrše poseb­ne orga­ni­za­ci­je. Dife­ren­ci­ja­ci­ja upra­ve je ver­ti­kal­na i hori­zon­tal­na. Ver­ti­kal­no je raš­čla­nji­va­nje stva­ra­nje novih vrsta teri­to­ri­jal­nih jedi­ni­ca unu­tar jedins­tve­nog sus­ta­va upra­ve (npr. župa­ni­je, okru­zi, kota­ri …).

Nakon gra­đan­skih revo­lu­ci­ja u upra­vi se uvo­de služ­be­nič­ki sus­ta­vi kak­vi su se  zadr­ža­li do danas, tzv. kari­jer­ni služ­be­nič­ki sis­tem, što zna­či da su oso­be koje rade u upra­vi pro­fe­si­onal­ci tj. svoj rad shva­ća­ju kao svoj život­ni poziv, i ins­tru­men­ti su upra­ve. Upra­va je poziv poseb­no defi­ni­ra­nih kari­je­ra, koja služ­be­ni­ci­ma za nji­ho­ve rad­ne obve­ze pru­ža odre­đe­ne garan­ci­je i pri­vi­le­gi­je. Služ­be­ni­ci ško­lo­va­njem sti­ču naobraz­bu za obav­lja­nje svog pos­la, nji­ho­ve su pla­će ure­đe­ne zako­nom, rad­na mjes­ta su raz­vr­sta­na pre­ma una­pri­jed utvr­đe­nim kri­te­ri­ji­ma, a pre­ma višim hije­rar­hij­skim mjes­ti­ma se u nače­lu kre­ću auto­mat­ski, pro­to­kom vre­me­na u kojem se pret­pos­tav­lja da je služ­be­nik ste­kao odre­đe­no iskus­tvo.

U pra­vi­lu, dje­lat­nost uprav­nih tije­la odvi­ja se putem ured­skog pos­lo­va­nja što zna­či pri­kup­lja­nje poda­ta­ka o rele­vant­nim činje­ni­ca­ma, te oda­bi­ra­nje i kla­si­fi­ci­ra­nje pri­kup­lje­nih poda­ta­ka sa gle­di­šta koris­nos­ti, nji­ho­vo čuva­nje na način koji osi­gu­ra­va brzo kom­ple­ti­ra­nje i kori­šte­nje, pre­tra­že­nje i traž­nje u cilju obra­de i dono­še­nja ključ­nih i dru­gih odlu­ka. Ured­sko pos­lo­va­nje obu­hva­ća pri­ma­nje i pre­gle­da­nje pošte, zavo­đe­nje spi­sa, nji­ho­vo dos­tav­lja­nje u rad, admi­nis­tra­tiv­no — teh­nič­ku obra­du, otpre­ma­nje pošte, razvo­đe­nje spi­sa, kao i nji­ho­vo odla­ga­nje u arhiv (arhi­vi­ra­nje) i čuva­nje.

Uprav­na tije­la su za obav­lja­nje ured­skih pos­lo­va razvi­la poseb­ne jedi­ni­ce, pisar­ni­cu i pismo­hra­nu (regis­tra­tu­ru), pro­pi­se koji­ma se regu­li­ra pos­tu­pak zapo­či­nja­nja i rje­ša­va­nja pred­me­ta i nji­ho­va ula­ga­nja u regis­tra­tu­ru, te sus­ta­ve za odla­ga­nje spi­sa (regis­tra­tur­ne sus­ta­ve). Pisar­ni­ca je orga­ni­za­ci­oni dio uprav­nog tije­la koji obav­lja pri­ma­nje, otva­ra­nje, pre­gle­da­nje i ras­po­re­đi­va­nje pošte, odnos­no spi­sa, nji­ho­vo regis­tri­ra­nje i čuva­nje. Pismo­hra­na (regis­tra­tu­ra) je sas­tav­ni dio pisar­ni­ce, mjes­to u kojem se regis­tra­tur­no gra­di­vo (zavr­še­ni pred­me­ti, pomoć­ne ured­ske knji­ge i osta­li doku­men­ta­cij­ski mate­ri­jal) čuva do pre­da­je nad­lež­nom držav­nom arhi­vu ili do uni­šte­nja. Regis­tra­tu­ra nije samo mjes­to pohra­ne nego i skup poda­ta­ka u izvor­nom ili repro­du­ci­ra­nom obli­ku koje čuva jed­na prav­na oso­ba radi sva­kod­nev­nog kori­šte­nja.

Regis­tra­tur­ni plan je sus­tav kla­si­fi­ka­ci­je spi­sa, na teme­lju oda­bra­nog nače­la, po kojem se gra­di­vo odla­že, čuva i pro­na­la­zi. U regis­tra­tur­nom pla­nu sva­ki spis, odnos­no komad regis­tra­tur­nog gra­di­va dobi­va svo­ju ozna­ku (abe­ced­nu, nume­rič­ku, abe­ced­no­nu­me­rič­ku, zem­ljo­pis­nu, pred­met­nu, deci­mal­nu, kro­no­lo­šku… ) putem koje se odla­že i pro­na­la­zi. Regis­tra­tur­ni plan omo­gu­ću­je lako i brzo nala­že­nje potreb­nog doku­men­ta, te bolje upoz­na­va­nje samog mate­ri­ja­la pohra­nje­nog u regis­tra­tu­ri.

U moder­nom smis­lu spis, ili akt, je sva­ki pisa­ni sas­tav kojim se pokre­će, dopu­nju­je, mije­nja, pre­ki­da ili zavr­ša­va neka služ­be­na dje­lat­nost odre­đe­ne prav­ne ili fizič­ke oso­be. Spi­su mogu biti pri­lo­že­ni, radi dopu­ne, objaš­nje­nja ili doka­zi­va­nja sadr­ža­ja spi­sa, raz­ni pisa­ni sas­ta­vi ili fizič­ki pred­met koje nazi­va­mo pri­lo­zi­ma. Pred­met je skup svih spi­sa i pri­lo­ga koji se odno­se na isto pita­nje, zada­tak i slič­no i čine poseb­nu cje­li­nu, dosi­je je skup pred­me­ta koji se odno­se na istu mate­ri­ju ili na istu prav­nu ili fizič­ku oso­bu, fas­cikl je skup više pred­me­ta ili dosjea koji se pos­li­je zavr­šen­go pos­tup­ka čuva­ju sre­đe­ni u istom omo­tu.

Spi­si nas­ta­je tako da fizič­ka ili prav­na oso­ba pre­da ili poša­lje odre­đe­nom tije­lu upra­ve svoj pisa­ni pod­ne­sak (zamol­bu ili tuž­bu). Na počet­ku pod­ne­ska tre­ba naz­na­či­ti ime ure­da kome se piše, ime oso­be koja piše, krat­ki sadr­žaj i broj pri­lo­ga što se sve zajed­no zove rubrum. No, spis može biti i nared­ba, okruž­ni­ca, oglas i sl. koje je ured izra­dio iz vlas­ti­te pod­bu­de. Uprav­no tije­lo pri­ma pod­ne­sak i stav­lja na nje­ga svo­ju zabi­lje­šku ili pot­vr­du o pri­mit­ku (exi­bi­tum ili pra­esen­ta­tum). Ta zabi­lje­ška sadr­ži dan pri­mit­ka pod­ne­ska i red­ni (teku­ći ili pos­lov­ni broj) pod kojim je spis upi­san u dje­lo­vod­nik (urudž­be­ni zapis­nik). Jed­na­ko se pos­tu­pa i sa spi­si­ma koji potje­če iz samog uprav­nog tije­la. Teku­ći broj poči­nje na počet­ku godi­ne i teče po redu tokom cije­le godi­ne. Pod­ne­sak se upi­su­je u urudž­be­ni zapis­nik (pro­to­col­lum exhi­bi­to­rum, dje­lo­vod­nik) koji obič­no ima 5 rubri­ka: red­ni broj, datum kada je pod­ne­sak prim­ljen u ured, ime ono­ga koji pod­ne­sak pre­da­je, sadr­žaj pod­ne­ska ili pred­me­ta, broj pri­lo­ga. Upi­si­va­nje u dje­lo­vod­nik vrši pri­jem­ni ured, potom se pod­ne­sak pre­da­je služ­be­ni­ku ili refe­ren­tu koji ga rje­ša­va (uko­li­ko je pod­ne­sak važan nje­ga može rje­ša­va­ti i kole­gi­jal­ni organ). Refe­rent sas­tav­lja kon­cept (nacrt) rje­še­nja spi­sa i daje ga na odo­bre­nje (pot­pis) služ­be­ni­ku ovla­šte­nom, u ime uprav­nog tije­la, za pot­pis aka­ta. Odo­bre­ni (pot­pi­sa­ni) kon­cept, zvan minu­ta, ide u otprem­niš­tvo ili expe­dit, gdje se pre­pi­su­je učis­to (čis­to­pis, mun­dum) i srav­nju­je s kon­cep­tom (kola­ci­oni­ra). Zatim se čis­to­pis, zajed­no s evet­nu­al­nim pri­lo­zi­ma daje ovla­šte­no­me služ­be­ni­ku na pot­pis i otpre­ma, odnos­no pre­da­je (eks­pe­di­ra) pri­ma­ocu, dak­le oso­bi koja je pod­ni­je­la prvot­ni spis. Na kon­cept se stav­lja zabi­lje­ška o pri­je­pi­su, kola­ci­oni­ra­nju i otpre­mi (datum i ozna­ka služ­be­ni­ka za sva­ku od tih rad­nji), te koli­ko ima ara­ka kon­cep­ta, broj pri­lo­ga i pred­spi­sa. U poseb­nu knji­gu (otprem­na knji­ga) ubi­lje­ža­va­ju se spi­si koji se otpre­ma­ju, broj urudž­be­nog zapis­ni­ka, dan otpre­me i kome se spis otpre­ma.

Nakon otpre­me čis­to­pi­sa kon­cept se spi­sa, s pri­lo­zi­ma koji osta­ju, i pred­spi­si­ma pre­da­je na pohra­nu regis­tra­tu­ri (pisma­ri ili pismo­hra­ni). Regis­tra­tu­ra pri­ma­ju­ći spis u pohra­nu stav­lja na nje­ga svo­ju zabi­lje­šku o danu pri­mit­ka, a pot­kraj toga kra­tak sadr­žaj spi­sa i broj ara­ka odnos­no lis­to­va. Pone­kad se to radi tin­tom crve­ne boje. Potom se spis zapi­su­je u regis­tra­tur­ni popis (reper­to­rij, elenk) i to s datu­mom kada je pre­dan regis­tra­tu­ri i poseb­nim regis­tra­tur­skim bro­jem (koji nije broj urudž­be­nog zapis­ni­ka). Iz spi­sa se pri­je ula­ga­nja izva­de pred­spi­si, ako ih ima, i upu­te na svo­je mjes­to. U kas­ni­jem razvit­ku ured­skog pos­lo­va­nja spi­si su se pri­je ula­ga­nja zapi­si­va­li u regis­tra­tur­ni indeks ili kaza­lo. U kaza­lo se spi­si upi­su­ju po abe­ced­nom redu ime­na oso­ba, mjes­ta, stva­ri, poj­mo­va. U kaza­lu su naj­če­še tri rubri­ke. U prvu se upi­su­je ime mjes­ta, oso­be, stva­ri, u dru­goj sadr­žaj spi­sa i u tre­ćoj pos­lov­ni broj spi­sa. Ako se više spi­sa odno­si na istu oso­bu, mjes­to, stvar, pone­kad se u kaza­lo upi­su­ju zajed­no svi bro­je­vi od naj­ni­že­ga do naj­vi­še­ga. Na kra­ju je konač­no na spis stav­lje­na regis­tra­tur­na ozna­ka (sig­na­tu­ra) po kojoj je spis stav­ljen u odgo­va­ra­ju­ći sve­žanj, koji ima svo­je mjes­to u regis­tra­tur­nom spre­mi­štu.

Ure­di se u svom radu slu­že pomoć­nim ured­skim knji­ga­ma, koje dije­li­mo na dvi­je vrste. Pro­to­kol je skup lis­to­va koji su pri­je upi­si­va­nja zajed­no uve­za­ni za služ­be­nu upo­tre­bu tako da se lis­to­vi ne mogu nak­nad­no vadi­ti ni ume­ta­ti. Upi­si­va­nje se u pro­to­ko­le vrši kro­no­lo­škim redom. Urudž­be­ni zapis­nik (dje­lo­vod­nik) je vrsta pro­to­ko­la koja slu­ži za bilje­že­nje spi­sa koje je ured ili usta­no­va pri­mi­la ili otpre­mi­la. Regis­tar je skup lis­to­va na koje se po odre­đe­nom sus­ta­vu (pred­met­ni­ca­ma) bilje­že poje­di­ni spi­si odnos­no pred­me­ti koje je usta­no­va pri­mi­la ili otpre­mi­la. Regis­tar naj­češ­će slu­ži kao pod­sjet­nik ili poma­ga­lo za brzo pre­tra­ži­va­nje spi­sa. Lis­to­vi regis­tra se prvo ispi­su­ju, a potom ispi­sa­ni uve­zu­ju. Naj­češ­će je abe­ced­no kaza­lo u kojem su abe­ced­nim redom upi­sa­na ime­na oso­ba, nazi­va usta­no­va, mjes­ta i stva­ri.(…)

→ link na cijeli članak