Na temelju čl. 14. st. 3. Statuta Zagrebačkog arhivističkog društva Skupština Zagrebačkog arhivističkog društva donosi dana 12. 01. 1998.
POSLOVNIK O RADU SKUPŠTINE ZAGREBAČKOG ARHIVISTIČKOG DRUŠTVA
I. UVODNA ODREDBA
čl. 1.
Ovim Poslovnikom uređuje se način rada Skupštine Zagrebačkog arhivističkog društva (u daljnjem tekstu: Društvo), a posebno:
- sazivanje sjednice Skupštine,
- vođenje sjednice Skupštine,
- odlučivanje na sjednici Skupštine,
- izbor predsjednika Društva, dopredsjednika, tajnika i članova Nadzornog odbora,- sazivanje sjednice Skupštine,
- vođenje i dostava zapisnika.
Odredbe ovog Poslovnika odnose se kako na redovnu, tako i na izvanrednu Skupštinu.
II. SAZIVANJE SJEDNICE SKUPŠTINE
čl. 2.
Skupštinu saziva Upravni odbor Društva, a u slučaju iz čl. 12. st. 5. Statuta Društva Nadzorni odbor.
Poziv za sjednicu mora biti dostavljen članovima Društva najkasnije 15 dana prije održavanja Skupštine. S pozivom se dostavlja prijedlog dnevnog reda, te po potrebi i odgovarajući materijali za predloženi dnevni red.
III. TIJEK SKUPŠTINE
čl. 3.
Pola sata prije održavanja sjednice Skupštine svi članovi Društva koji će prisustvovati sjednici prijavljuju se tajniku Društva. Svakom članu Društva nazočnom na sjednici Skupštine tajnik izdaje karton za glasovanje i glasačke listiće, ako je Skupština izborna.
čl. 4.
Sjednicu Skupštine otvara predsjednik Društva, a u slučaju njegove spriječenosti dopredsjednik (dalje: predsjedatelj). Na početku sjednice predsjedatelj daje potrebna objašnjenja u svezi s radom Skupštine i obavještava o drugim prethodnim pitanjima. Prije prelaska na dnevni red predsjedatelj izvještava o ukupnom broju nazočnih članova. Nakon toga predsjedatelj predlaže dnevni red, nakon čega poziva nazočne članove da daju prijedloge za dopunu dnevnog reda. Nazočni članovi glasuju o svakom prijedlogu za dopunu dnevnog reda, kao i o dnevnom redu u cjelini. Prijedlozi za dopunu, kao i dnevni red u cjelini, prihvaćaju se većinom nazočnih članova.
Glasovanje na sjednici Skupštine u pravilu je javno, ukoliko se prilikom utvrđivanja dnevnog reda većinom nazočnih članova ne utvrdi da će glasovanje o pojedinim točkama dnevnog reda biti tajno. Na kraju sjednice obvezna je točka dnevnog reda koja će omogućiti nazočnim članovima da predsjedniku Društva, dopredsjedniku, tajniku i članovima Nadzornog odbora postavljaju pitanja o radu Društva
čl. 5.
Red na Skupštini osigurava predsjedatelj. Za povredu reda na Skupštini predsjedatelj može svakog nazočnog opomenuti ili mu oduzeti riječ. Osobu, koja grubo ometa rad sjednice može se isključiti sa sjednice. Nitko ne može govoriti na sjednici Skupštine prije nego što zatraži i dobije riječ od predsjedatelja. Govornik može govoriti samo o temi o kojoj se raspravlja i po utvrđenom dnevnom redu.
čl. 6.
Rad na sjednici Skupštine teče po utvrđenom dnevnom redu tako da izvjestitelj za svaku pojedinu točku dnevnog reda ukratko izlaže predmet odnosne točke dnevnog reda. Nakon izlaganja izvjestitelja, predsjedatelj otvara raspravu po odnosnoj točki dnevnog reda.
Prijavljivanje za riječ po pojedinim točkama dnevnog reda vrši se kada predsjedatelj objavi da se po njima otvara rasprava. Predsjedatelj daje riječ po redu prijave.
Nitko nema pravo prekidati sudionika u njegovoj raspravi i upadati mu u riječ. Jedino predsjedatelj može skrenuti pozornost sudioniku u raspravi da se drži određenog predmeta raspravljanja i raspoloživog vremena za raspravu.
Nakon završetka izlaganja svih prijavljenih sudionika, predsjedatelj zaključuje raspravu. Nakon rasprave predsjedatelj će odlučiti da li će se o predmetu iz točke dnevnog reda glasovati odmah ili na kraju nakon rasprave po svim točkama dnevnog reda.
IV. GLASOVANJE
čl. 7.
Skupština odlučuje većinom nazočnih članova, ako Statutom Društva nije propisana neka druga većina. Članovi glasaju tako da se dizanjem kartona izjašnjavaju najprije “za”,a potom “protiv” prijedloga.
Tajno glasovanje provodi se na glasačkim listićima. Glasovanje se provodi zaokruživanjem riječi “za” ili “protiv” ispod prijedloga odluke.
Tajnik Društva, a u slučaju njegove nenazočnosti zapisničar, utvrđuje broj glasova “za” i “protiv” prijedloga i rezultat priopćava predsjedatelju, koji ga objavljuje.
čl. 8.
Ukoliko po istom predmetu postoji dva ili više prijedloga predsjedatelj odlučuje kojim će se redom o njima glasovati. Čim se za jedan prijedlog izjasni potrebna većina nazočnih članova obustavlja se glasovanje o drugim prijedlozima. Ako niti jedan prijedlog ne dobije potrebnu većinu, predsjedatelj može dati na ponovljeno glasovanje prijedlog koji je dobio relativnu većinu. Ako niti prilikom ponovljenog glasovanja prijedlog ne dobije potrebnu većinu, odluka u odnosnoj točki dnevnog reda nije donesena.
V. IZBORNA SKUPŠTINA
čl. 9.
Pod izbornom Skupštinom podrazumijeva se svaka redovna ili izvanredna sjednica Skupštine na kojoj se u skladu sa Statutom bira predsjednik Društva, dopredsjednik, tajnik ili članovi Nadzornog odbora.
čl. 10.
Izbornoj Skupštini prethodi kandidacijski postupak.
Kandidacijski se postupak otvara najkasnije dva mjeseca prije isteka mandata aktualnim dužnosnicima. U slučajevima potrebe provedbe izbora iz drugih razloga (prestanak članstva u Društvu, ostavka, razrješenje i sl.) taj rok može biti i kraći, ali ne kraći od mjesec dana.
čl. 11.
Kandidacijski postupak inicira Upravni odbor Društva, odnosno Skupština ako za to postoje posebni razlozi, pozivom članstvu da predloži kandidate za predsjednika Društva, dopredsjednika, tajnika i/ili članove Nadzornog odbora. Prijedloge kandidata treba dostaviti u roku od 15 dana od poziva Upravnog odbora. Prijedlog za pojedinog kandidata je pravovaljan, ako ga pismeno podrži najmanje 10 članova Društva.
čl. 12.
Predloženi kandidati pozivaju se da u roku od 15 dana dostave izjavu o prihvaćanju kandidature. Uz izjavu se prilaže i kratka biografija sa opisom stručne djelatnosti, a kandidati za predsjednika Društva prilažu i osnovne smjernice programa rada za naredno mandatno razdoblje.
čl. 13.
Popis kandidata, koji su prihvatili kandidaturu, sa osnovnim biografskim podacima o svakom kandidatu, dostavljaju se članovima Društva za izbornu Skupštinu zajedno s pozivom i dnevnim redom.
čl. 14.
Izborna Skupština obvezno imenuje tročlanu izbornu komisiju koja utvrđuje rezultate glasovanja. Glasovanje se obavlja na glasačkim listićima. Glasački listići sadržavaju naziv funkcije ili tijela Društva, popis kandidata po abecednom redu prezimena i koliki se broj kandidata bira. Glasačke listiće priprema tajnik Društva.
Član glasa tako da na glasačkom listiću zaokružuje redni broj ispred imena kandidata za koga glasuje. Nevažećim se smatra glasački listić na kojem je zaokružen redni broj ispred imena većeg broja kandidata od broja koji se bira, nepopunjeni ili precrtani glasački listić, kao i glasački listić koji je popunjen tako da se ne može sa sigurnošću utvrditi za koje je kandidate član glasovao.
Glasački listići se predaju članovima izborne komisije. Izabran je onaj kandidat, koji je dobio najveći broj glasova, odnosno oni kandidati za Nadzorni odbor, koji su dobili najveći broj glasova. Nakon utvrđivanja rezultata glasovanja jedan od članova komisije ih objavljuje.
čl. 15.
U slučaju da dva ili više kandidata dobiju jednaki broj glasova, glasovanje za nepopunjena mjesta se ponavlja, tako da se ponovo glasuje samo za te kandidate. Ponovljeno glasovanje provodi se po istom postupku kao i prvo glasovanje.
VI. ZAPISNIK O RADU SKUPŠTINE
čl. 16.
O radu Skupštine vodi se zapisnik. Na početku rada Skupština imenuje zapisničara. U zapisniku se navode mjesto i vrijeme održavanja sjednice Skupštine, a zapisniku se prilaže popis nazočnih članova.
Zapisnik obvezno sadrži odluke po pojedinim točkama dnevnog reda, uključujući način i rezultat glasovanja, a može u kratkim crtama sadržavati i stajališta sudionika u raspravi. Zapisnik supotpisuju zapisničar i predsjedatelj.
čl. 17.
O odlukama Skupštine članovi Društva obavještavaju se putem informativnog biltena, a ako žele bit će im na njihov trošak dostavljen i kompletan zapisnik sa sjednice Skupštine.
VII. ZAVRŠNA ODREDBA
čl. 18.
Ovaj Poslovnik stupa na snagu osmog dana nakon što ga Skupština donese.
Predsjednik Zagrebačkog arhivističkog društva
