Arhivi v digitalni dobi – stanje držav članic EU in arhivov Evropske komisije

Izvle­ček:
Pris­pe­vek pred­stav­lja pre­gled naj­po­mem­b­nej­ših razvoj­nih doga­janj na podro­čju arhiv­ske služ­be v okvi­ru čla­nic EU. Pri­ka­zu­je skup­ne aktiv­nos­ti in pro­jek­te, pred­lo­ge za vklju­či­tev arhiv­skih in dru­gih kul­tur­nih usta­nov na delov­no podro­čje Direk­ti­ve o ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja, vključ­no z obvez­nos­t­mi ki jih dolo­ča Zakon o dos­to­pu do infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (ZDIJZ). Pri­ka­zu­je tudi sta­tis­tič­no ana­li­zo upo­ra­be v čital­ni­cah in v okvi­ru splet­ne­ga dos­to­pa čla­nic EU, vlo­go naci­onal­nih arhi­vov v okvi­ru držav­ne upra­ve in razvo­ja e-uprav. Zaje­ma tudi pred­log nove ured­be o var­stvu oseb­nih podat­kov ter novos­ti, ki naj bi zaje­le tudi arhi­ve. V zad­njem delu opi­su­je pred­log Ured­be Sve­ta o spre­mem­bi Ured­be (EGS, Eura­tom) št. 354/83 v zve­zi z depo­ni­ra­njem arhiv­ske­ga gra­di­va ins­ti­tu­cij pri Evrop­skem uni­ver­zi­tet­nem inšti­tu­tu v Firen­cah.

Ključ­ne bese­de:
arhi­vi čla­nic EU, dos­top do gra­di­va, čital­ni­ce, splet­ni dos­top do gra­di­va, ponov­na upo­ra­ba infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja, var­stvo oseb­nih podat­kov, gra­di­vo ins­ti­tu­cij EU

Abs­tract:
Arc­hi­ves in a digi­tal age – con­di­ti­ons in EU mem­ber sta­tes and at the arc­hi­ves of the Euro­pe­an Com­mi­ssi­on

The paper revi­ews the most impor­tant deve­lop­ments in the field of arc­hi­val ser­vi­ce in EU mem­ber sta­tes. It des­cri­bes joint acti­vi­ti­es and pro­jec­ts as well as pro­po­sals for inclu­si­on of arc­hi­val and other cul­tu­ral ins­ti­tu­ti­ons in the fra­mework of the Direc­ti­ve on Re-Use of Public Sec­tor Infor­ma­ti­on by means of the obli­ga­ti­ons sti­pu­la­ted by the Slo­ve­ni­an Act on Access to Infor­ma­ti­on of Public Cha­rac­ter. Also pre­sen­ted are the resul­ts of a sta­tis­ti­cal analysis of access to docu­ments in arc­hi­val reading rooms and on-line in EU mem­ber sta­tes. The impor­tant role that nati­onal arc­hi­ves play in sta­te admi­nis­tra­ti­on and e-admi­nis­tra­ti­on deve­lop­ment is expla­ined as well. The paper fur­t­her­mo­re pre­sents the pro­po­sal of the new Gene­ral Data Pro­tec­ti­on Regu­la­ti­on that is inten­ded to also cover the sphe­re of arc­hi­ves. Final­ly, the paper des­cri­bes the Coun­cil Regu­la­ti­on amen­ding Regu­la­ti­on (EGS, Eura­tom) no. 354/83 regar­ding the depo­si­ting of his­to­ri­cal arc­hi­ves of ins­ti­tu­ti­ons at the Euro­pe­an Uni­ver­sity Ins­ti­tu­te in Flo­ren­ce.

Key-wor­ds:
arc­hi­ves of EU mem­ber sta­tes, access to docu­ments, reading rooms, on-line access, re-use of public sec­tor infor­ma­ti­on, per­so­nal data pro­tec­ti­on, recor­ds of EU ins­ti­tu­ti­ons

Evrop­ska arhiv­ska sku­pi­na (EAG) pri­pra­vi vsa­kih nekaj let za Evrop­ski svet poro­či­lo o sta­nju v arhi­vih ter ugo­to­vi­tve delov­nih sku­pin. Prvo je bilo objav­lje­no v letu 2005 (Report on Arc­hi­ves in the Enlar­ged EU), zatem 2008 (Pro­gress Report to the Coun­cil, on pri­ority acti­ons to incre­ase coope­ra­ti­on in the field of arc­hi­ves in Euro­pe)¹,  zad­nje pa v letu 2012. Poro­či­lo z nas­lo­vom “Arhi­vi v Evro­pi: Izzi­vi digi­tal­ne dobe” je spre­jel EAG na svo­jem ses­tan­ku v Koeben­hav­nu (30. 5. 2012), Evrop­ska komi­si­ja ga je obrav­na­va­la 21. 9. 2012.².

Poro­či­lo zaje­ma nas­led­nje vidi­ke arhi­vov v digi­tal­ni dobi:
— tre­nut­na vlo­ga arhi­vov oz. spre­mi­nja­jo­ča se vlo­ga arhi­vov (vlo­ga v e-upra­vi in e-hram­ba),
— ponov­na upo­ra­ba infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja (t.i. ‘direk­ti­va re-use’),
— dos­top na sple­tu v pri­mer­ja­vi s fizič­nim dos­to­pom v arhi­vih,
— sode­lo­va­nje z Euro­pe­ano in ponud­ba evrop­ske kul­tur­ne dediš­či­ne na sple­tu,
— neka­te­ra vpra­ša­nja finan­ci­ra­nja.
Obli­ke sode­lo­va­nja arhi­vov v Evro­pi in dose­da­nji skup­ni pro­jek­ti – tu je potreb­no ome­ni­ti:
— DLM Forum (http://www.dlmforum.eu/)
— APE­net (http://www.apenet.eu/) Arc­hi­ves Por­tal Euro­pe, skup­ni por­tal pred­sta­vi­tve arhiv­skih fon­dov in zbirk,
— APEx, Arc­hi­ves Por­tal Euro­pe (http://www.apex-projekt.eu/), v letu 2012 nada­lje­va­nje kon­ča­ne­ga pro­jek­ta APE­net, v njem sode­lu­je 28 part­ne­ric pro­jek­ta, kjer prev­la­du­je­jo naci­onal­ni arhi­vi EU,
— mate­ri­al­no var­stvo in pre­ven­ti­va pred nesre­ča­mi.

Digi­tal­na doba spre­mi­nja raz­mer­ja med arhi­vi in ustvar­jal­ci gra­di­va, kot tudi med arhi­vi in upo­rab­ni­ki – vse to vpli­va na vlo­go arhi­vov in arhi­vis­tov, ki naj bi jo v druž­bi izpol­ni­li. Raz­me­re v drža­vah čla­ni­cah so raz­lič­ne zara­di vpli­vov raz­lič­nih arhiv­skih tra­di­cij in raz­lič­ne­ga zako­no­daj­ne­ga oko­lja. Ven­dar pa je kljub temu mogo­če naj­ti dolo­če­ne skup­ne zna­čil­nos­ti. Pri­mar­na vlo­ga veči­ne naci­onal­nih arhi­vov v EU je še ved­no prev­zem gra­di­va jav­ne­ga sek­tor­ja, ko dose­že dolo­če­no dobo, zago­tav­lja­ti infor­ma­ci­je držav­lja­nom kot tudi usta­no­vam, ki so ustva­ri­le gra­di­vo in ga dale v hram­bo. Veči­na arhi­vov je tudi odgo­vor­na za valo­ri­za­ci­jo pre­je­te­ga gra­di­va oz. ima ključ­no vlo­go pri odlo­ča­nju kate­ro gra­di­vo hra­ni­ti. Sko­raj vsi naci­onal­ni arhi­vi izda­ja­jo stan­dar­de in pred­pi­se za uprav­lja­nje gra­di­va jav­ne­ga sek­tor­ja – vključ­no z e-arhi­vi (niso pa ti stan­dar­di ved­no obve­zu­jo­či). Naj­več­krat pa so naci­onal­ni arhi­vi vklju­če­ni v pro­ces odlo­ča­nja uprav­lja­nja gra­di­va, v infor­ma­cij­ski mana­ge­ment ter v poli­ti­ko e-vla­de. Vid­ne pa so raz­li­ke v Evro­pi pri uprav­lja­nju digi­tal­nih skla­dišč – ob tem pa ne bi sme­li pod­ce­nje­va­ti tako pomem­b­nos­ti, kot tudi kom­plek­s­nos­ti pra­vil­ne­ga vzdr­že­va­nja in uprav­lja­nja digi­tal­nih skla­dišč. Tre­nut­no uprav­lja svo­je digi­tal­no skla­diš­če pri­bliž­no polo­vi­ca arhi­vov držav čla­nic – ob tem pa tudi zago­tav­lja sto­ri­tve pre­no­sa (prev­ze­ma), valo­ri­za­ci­je in hram­be e-gra­di­va. Dve tre­tji­ni čla­nic pa ima­ta tudi dru­ge vlo­ge, vključ­no z nad­zor­no vlo­go, zago­tav­lja­njem dos­to­pa in valo­ri­za­ci­jo.

1. Poro­či­lo Komi­si­je Sve­tu, Pov­ze­tek sku­pi­na Evrop­skih arhi­vis­tov: Arhi­vi v Evro­pi: Izzi­vi digi­tal­ne dobe, Dru­go poro­či­lo Sve­tu o napred­ku, Bru­selj, vse­bu­je nas­led­nje skle­pe (str. 6):
   (1)    naci­onal­ni arhi­vi bodo sode­lo­va­li pri obli­ko­va­nju skup­ne digi­tal­ne agen­de za arhi­ve, ki evrop­ske cilje pove­zu­je z naci­onal­ni­mi ambi­ci­ja­mi in pri­za­de­va­nji. Pre­uči­li bodo, kako lah­ko pri­po­mo­re­jo k usta­no­vi­tvi traj­nos­t­ne fun­da­ci­je Arhiv­ske­ga por­ta­la Evro­pe po letu 2015. EAG si bo pri­za­de­va­la spod­bu­ja­ti skup­no arhiv­sko poli­ti­ko v ras­to­čem evrop­skem infor­ma­cij­skem pros­to­ru in bo pre­uči­la, kako vklju­či­ti temelj­ne vred­no­te arhi­vi­ra­nja v razvoj novih digi­tal­nih reši­tev. Poseb­na pozor­nost bo name­nje­na inte­ro­pe­ra­bil­nos­ti, dol­go­roč­ni dos­top­nos­ti podat­kov, traj­nim iden­ti­fi­ka­to­rjem, odpr­tim podat­kom in oce­nje­va­nju;
2. naci­onal­ni arhi­vi bodo sode­lo­va­li, da bi do leta 2015 na sple­tu obja­vi­li:
   –    glav­ne vire, ki držav­lja­nom poma­ga­jo bolje razu­me­ti odno­se med drža­va­mi in admi­nis­tra­ci­ja­mi v zgo­do­vi­ni in pri gra­di­tvi Evro­pe ter raz­no­li­kost naci­onal­nih kul­tur, tra­di­cij in iden­ti­tet,
   –    pomem­b­nej­še arhiv­ske eks­po­na­te vsa­ke drža­ve čla­ni­ce,
   –    zbir­ke, ki se nana­ša­jo na pomem­b­nej­še zgo­do­vin­ske dogod­ke in oblet­ni­ce;
3. naci­onal­ni arhi­vi bodo tes­ne­je sode­lo­va­li z dru­gi­mi orga­ni, da bo zago­tov­lje­no ustrez­no rav­no­ve­sje med arhiv­ski­mi inte­re­si, kot sta ohra­nja­nje gra­di­va in dos­top do nje­ga, ter dru­gi­mi inte­re­si, kot je var­stvo podat­kov. Na pri­mer, zave­zu­je­jo se, da bodo ses­ta­vi­li osnu­tek kodek­sa rav­na­nja za arhi­ve v okvi­ru pred­lo­ga ured­be EU o var­stvu podat­kov; o tem bodo raz­prav­lja­li z dru­gi­mi stran­mi, ki jih to zade­va.

Stro­ški in finan­ci­ra­nje
Ker je digi­ta­li­za­ci­ja kul­tur­ne dediš­či­ne zelo dra­ga, poudar­ja The New Rena­issan­ce, Report of the ‘Comité des sages’,³  da je potreb­no izpos­ta­vi­ti pro­ble­ma­ti­ko finan­ci­ra­nja digi­ta­li­za­ci­je in digi­tal­no dos­top­nost ne samo na naci­onal­nih agen­dah, pač pa tudi v okvi­ru evrop­skih obli­ko­val­cev poli­tik. Pri natan­č­nej­ši oce­ni stro­škov za obja­vo arhi­vov na sple­tu je tre­ba upo­šte­va­ti:
—    teh­nič­no pro­duk­ci­jo digi­tal­nih repro­duk­cij,
—    stro­kov­no pri­pra­vo splet­nih pred­sta­vi­tev,
—    hram­bo in ohra­nja­nje sli­kov­nih dato­tek.

Neka­te­rim arhiv­skim usta­no­vam je uspe­lo te stro­ške ome­ji­ti na pri­mer­no raven – za to bodo razvi­ti tudi skup­na pri­po­ro­či­la in stra­te­gi­je. Ven­dar pa bo kljub temu potreb­no pove­ča­nje obs­to­je­čih pro­ra­ču­nov tudi zara­di virov, potreb­nih za ohra­nja­nje ori­gi­nal­nih in vero­dos­toj­nih gra­div. Ker je finan­ci­ra­nje digi­ta­li­za­ci­je tako pomem­b­no za splet­no pred­sta­vi­tev evrop­ske kul­tur­ne dediš­či­ne – je pomem­b­no razvi­ti skup­no evrop­sko agen­do finan­ci­ra­nja poleg evrop­ske­ga pro­gra­ma digi­ta­li­za­ci­je. Ob tem bodo pomem­b­na ne samo vpra­ša­nja finan­č­nih mode­lov za digi­ta­li­za­ci­jo kul­tur­ne dediš­či­ne, ampak tudi kak­š­ni sta vlo­ga posred­ne­ga ali nepo­sred­ne­ga jav­ne­ga finan­ci­ra­nja (dona­ci­je, lote­ri­je, dav­č­ne ugod­nos­ti, pro­gra­mi zapos­li­tve) ter vlo­ga posred­ne­ga ali nepo­sred­ne­ga zaseb­ne­ga finan­ci­ra­nja (spon­zo­ri­ra­nje, inves­ti­ci­je, dona­ci­je, volon­ter­sko delo). Ključ­no je tudi vpra­ša­nje, ali je pomem­ben način finan­ci­ra­nja za kako poseb­no vrsto upo­ra­be – npr. za obi­čaj­no upo­ra­bo, za ponov­no upo­ra­bo za razi­sko­val­ne in znans­tve­no­pro­jek­t­ne name­ne, za komer­ci­al­no ponov­no upo­ra­bo. Doku­ment ‘The New Rena­issan­ce’ vse­ka­kor poudar­ja, da mora biti infor­ma­ci­ja digi­ta­li­zi­ra­na z jav­ni­mi sred­stvi čim bolj širo­ko in pros­to dos­top­na za upo­ra­bo ali ponov­no upo­ra­bo. Prav tako je tre­ba obrav­na­va­ti pro­ble­ma­ti­ko zara­ču­na­va­nja za dos­top do arhiv­ske infor­ma­ci­je v pri­mer­ja­vi z pros­tim dos­to­pom (o tem poseb­na delov­na sku­pi­na EAG).

Arhi­vom se pri­po­ro­ča nas­led­nje (Poro­či­lo Komi­si­je Sve­tu EU: Arhi­vi v digi­tal­ni dobi, Izzi­vi digi­tal­ne dobe, Dru­go poro­či­lo Sve­tu o napred­ku, Skle­pi (str. 6–7)):

1. naci­onal­ni arhi­vi mora­jo biti part­ner­ji držav­nih uprav pri dolo­ča­nju stan­dar­dov za uprav­lja­nje elek­tron­skih zapi­sov. Še naprej naj sode­lu­je­jo z dru­gi­mi orga­ni­za­ci­ja­mi jav­ne­ga in zaseb­ne­ga sek­tor­ja v okvi­ru foru­ma DLM, da bi spod­bud­li nadalj­nji razvoj smer­nic in stan­dar­dov, kot je spe­ci­fi­ka­ci­ja MoReq2010;
2. naci­onal­ni arhi­vi naj si izme­nju­je­jo skup­ne stan­dar­de za splet­ne sto­ri­tve. Pre­uči­ti je tre­ba vse večji pomen dru­žab­nih omre­žij in nji­ho­ve­ga poten­ci­al­ne­ga vpli­va na zago­tav­lja­nje arhi­vi­ra­nja;
3. arhi­vi naj sode­lu­je­jo pri pre­ma­go­va­nju ovir in spod­bu­ja­nju večje ponov­ne upo­ra­be infor­ma­cij iz arhi­vov. Obs­ta­ja potre­ba po razvo­ju skup­ne­ga mode­la na pod­la­gi obs­to­je­čih naj­bolj­ših praks v Evro­pi, ki ga je mogo­če upo­ra­bi­ti kot okvir za arhi­ve, ki še nima­jo poli­ti­ke za ponov­no upo­ra­bo infor­ma­cij. Model naj vklju­ču­je tudi nači­ne licen­ci­ra­nja vse­bi­ne za ponov­no upo­ra­bo in zago­tav­lja­nja avten­tič­nos­ti vse­bin ter sce­na­ri­je, kdaj dos­top do njih zara­ču­na­ti ozi­ro­ma je dos­top prost. Arhi­vi naj si izme­nju­je­jo izkuš­nje s knjiž­ni­ca­mi in muze­ji ter izva­ja­jo dodat­ne razi­ska­ve o potre­bah strank in poten­ci­al­nih strank. EAG naj spod­bu­ja naj­bolj­še prak­se na tem podro­čju in delu­je kot pred­stav­nik sek­tor­ja, pri tem pa naj poudar­ja, da ima­jo arhi­vi boga­to vse­bi­no z mož­nos­tjo ponov­ne upo­ra­be;
4. naci­onal­ni arhi­vi naj širi­jo svo­je zna­nje in izkuš­nje ter si izme­nju­je­jo infor­ma­ci­je o pris­to­pih pri digi­ta­li­za­ci­ji arhiv­ske­ga gra­di­va. Razvoj vse­evrop­ske stra­te­gi­je, tudi mode­lov in skup­nih stan­dar­dov za digi­ta­li­za­ci­jo, bi arhi­vom poma­gal, da zač­ne­jo izva­ja­ti pro­gra­me digi­ta­li­za­ci­je in pris­pe­va­jo k večji inte­ro­pe­ra­bil­nos­ti med drža­va­mi. Prav tako je tre­ba pre­gle­da­ti finan­ci­ra­nje pro­gra­mov digi­ta­li­za­ci­je. Ali naj arhi­vi dodat­ne sto­ri­tve, kot je splet­ni dos­top, raču­na­jo? Če je tako, v kate­rih pri­me­rih? EAG naj daje pri­po­ro­či­la gle­de digi­ta­li­za­ci­je za splet­ni dos­top in spod­bu­ja razvoj ustrez­nih stra­te­gij;
5. pre­nos in ohra­nja­nje naraš­ča­jo­če­ga šte­vi­la izvor­no digi­tal­nih evi­denc zah­te­va okrep­lje­no sode­lo­va­nje ter izme­nja­vo naj­bolj­ših praks in reši­tev med naci­onal­ni­mi arhi­vi. Kadar je to mogo­če, naj razvi­ja­jo skup­ne pris­to­pe in reši­tve, pri tem pa upo­šte­va­jo obs­to­je­če pro­jek­te na tem podro­čju.⁴  Finan­č­na sred­stva za izvor­no digi­tal­ne evi­den­ce je tre­ba natan­č­ne­je opre­de­li­ti, da bi arhi­vi bolje razu­me­li s tem pove­za­ne stro­ške in potre­bo po raz­de­li­tvi ome­je­nih pro­ra­ču­nov med tra­di­ci­onal­ne in digi­tal­ne medi­je. Stro­ške za ohra­nja­nje izvor­no digi­tal­nih evi­denc je tre­ba podrob­no oce­ni­ti, npr. z bolj­ši­mi stro­škov­ni­mi mode­li, da bi bila naci­onal­nim arhi­vom zago­to­vje­na bolj­ša orod­ja za napo­ve­do­va­nje potreb po sred­stvih v pri­hod­nos­ti.

Pred­log EU za spre­mem­bo direk­ti­ve o ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja

V okvi­ru EAG je delov­na sku­pi­na za ponov­no upo­ra­bo infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja (vod­ja delov­ne sku­pi­ne Geor­ge Mac­Ken­zie, direk­tor Naci­onal­ne­ga arhi­va Škot­ske). Poro­či­lo sku­pi­ne je bilo osno­va in ses­tav­ni del Poro­či­la Komi­si­je Sve­tu EU: Arhi­vi v digi­tal­ni dobi ter je teme­lji­lo na vpra­šal­ni­ku in ana­li­zi odgo­vo­rov čla­nic EU. Namen te delov­ne sku­pi­ne je bilo dejan­sko ugo­to­vi­ti mož­nos­ti za vklju­či­tev arhiv­skih služb v delov­no podro­čje Direk­ti­ve o  ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja iz leta 2003 (‘re-use direk­ti­va’)⁵  . Zara­di potreb po razši­ri­tvi in dopol­ni­tvi direk­ti­ve je tudi sama Evrop­ska komi­si­ja izved­la obsež­nej­še ana­li­ze, odpr­ta posve­to­va­nja in pre­gled dose­že­ne­ga sta­nja gle­de izva­ja­nja direk­ti­ve po drža­vah čla­ni­cah. Namen direk­ti­ve iz leta 2003 je bil odstra­ni­ti ovi­re za ponov­no upo­ra­bo infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja ter spod­bu­di­ti zaseb­ni sek­tor, da bi na tej osno­vi razvi­jal doda­no vred­nost izdel­kom in sto­ri­tvam. V tej direk­ti­vi so bili izv­ze­ti tako arhiv­sko gra­di­vo v arhi­vih kot tudi gra­di­vo, ki ga hra­ni­jo dru­ge kul­tur­ne usta­no­ve, izklju­če­no pa je tudi gra­di­vo na kate­rih ima­jo inte­lek­tu­al­ne pra­vi­ce tre­tje ose­be, če ga hra­ni­jo jav­ne usta­no­ve. Do leta 2012 je Evrop­ska komi­si­ja pre­gle­da­la ures­ni­če­va­nje direk­ti­ve.⁶ V slo­ven­skih raz­me­rah bo razši­ri­tev direk­ti­ve na podro­čje arhi­vov pome­ni­lo, da bo za arhi­ve veljal Zakon o dos­to­pu do infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (ZDIJZ UPB2, Ur.l. RS , št. 51/2006) – in sicer ne za arhi­ve kot jav­ne usta­no­ve, kot velja že sedaj, ampak za arhiv­sko gra­di­vo, ki ga hra­ni­jo. To tudi pome­ni, da bo dejan­sko bilo zaje­to sko­raj celot­no gra­di­vo, kaj­ti defi­ni­ci­ja ponov­ne upo­ra­be v direk­ti­vi⁷  je zelo širo­ka: ““ponov­na upo­ra­ba” pome­ni upo­ra­bo doku­men­tov, ki jih hra­ni­jo orga­ni jav­ne­ga sek­tor­ja, s stra­ni oseb ali prav­nih oseb za komer­ci­al­ne ali neko­mer­ci­al­ne name­ne razen za prvot­ni namen v okvi­ru jav­ne nalo­ge, zara­di kate­re­ga so bili doku­men­ti izde­la­ni. Izme­nja­va doku­men­tov med orga­ni jav­ne­ga sek­tor­ja zgolj za oprav­lja­nje jav­nih nalog ne pome­ni ponov­ne upo­ra­be” ⁸.
Ob tem je spo­što­va­nje varo­va­nja občut­lji­vih podat­kov (oseb­nih podat­kov ipd.) sklad­no z obs­to­je­či­mi zako­ni in nes­pre­me­nje­no. Direk­ti­va pome­ni mini­mum enot­nih dolo­čil (ali mini­mal­ni nabor pra­vil)⁹,  ki naj bi v EU velja­la za ure­ja­nje tega podro­čja, hkra­ti pa ima vsa­ka čla­ni­ca EU samos­toj­no pra­vi­co do nadalj­nje­ga regu­li­ra­nja tega podro­čja. Pred­log za dopol­ni­tev direk­ti­ve, v smis­lu vklju­či­tve kul­tur­nih usta­nov, sta 26. juni­ja 2013 spre­je­la Evrop­ski Svet in Par­la­ment (Direc­ti­ve 2013/37/EU of the Euro­pe­an par­li­ament and of the Coun­cil of 26 June 2013 amen­ding Direc­ti­ve 2003/98/EC on the re-use of public sec­tor infor­ma­ti­on)¹⁰.

Delov­na sku­pi­na EAG za ponov­no upo­ra­bo infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja je z vpra­šal­ni­kom priš­la do zelo raz­lič­nih mnenj arhi­vov čla­nic. Veči­na jih meni, da obs­ta­ja poten­ci­al­na upo­ra­ba arhiv­ske­ga gra­di­va za ponov­no upo­ra­bo (58%), pre­os­ta­li pa so brez mne­nja o tem (42%). Naj­več zani­ma­nja v tem okvi­ru bi bilo za gene­alo­ško gra­di­vo ter raz­no gra­fič­no (kar­te, zem­lje­vi­di, ipd.) in avdi­ovi­zu­al­no gra­di­vo (foto in film­ski arhi­vi).¹¹  Sicer je za arhiv­sko stro­ko pov­sem logič­no, da pome­ni spod­bu­ja­nje jav­ne upo­ra­be infor­ma­cij, ki jih vse­bu­je arhiv­sko gra­di­vo del naj­šir­še­ga pos­lans­tva naci­onal­nih in dru­gih kul­tur­nih usta­nov. Ven­dar upo­ra­ba te infor­ma­ci­je v zaseb­nem sek­tor­ju spro­ža raz­lič­na vpra­ša­nja kot so pra­vi­ce na pod­la­gi inte­lek­tu­al­ne las­t­ni­ne, varo­va­nje podat­kov, poli­ti­ka zara­ču­na­va­nja ter rav­no­tež­je med jav­ni­mi in zaseb­ni­mi sto­ri­tva­mi. Komer­ci­al­ni inte­res za arhiv­sko gra­di­vo se je pove­čal pre­dv­sem z razvo­jem teh­no­lo­gi­je digi­tal­nih pos­net­kov ter inter­ne­ta – to pa je odpr­lo dos­top do arhiv­skih zbirk na revo­lu­ci­onar­ni način. Gra­di­vo, ki bi bilo zani­mi­vo iz tega vidi­ka zaje­ma tri sklo­pe¹²:

1. zelo dra­go­ce­no gra­di­vo in rari­te­te, ki so razum­lje­ni kot naci­onal­no bogas­tvo (obi­čaj­no pred­met digi­ta­li­za­ci­je in zanje mno­žič­no zani­ma­nje za dos­top),
2. arhiv­sko gra­di­vo, pomem­b­no za gene­alo­ške razi­ska­ve (v neka­te­rih drža­vah je ob zani­ma­nju za dru­žin­sko zgo­do­vi­no nas­tal celo trg ponudb s splet­nim dos­to­pom, digi­ta­li­za­ci­ja matič­nih knjig je v arhi­vih zelo pogos­ta, pone­kod zara­di inte­re­sa tudi v part­ner­stvu z zaseb­nim sek­to­rjem),
3. arhiv­sko gra­di­vo s poudar­kom na avdi­ovi­zu­al­ni pla­ti: zem­lje­vi­di, kar­te, načr­ti, risbe, foto­gra­fi­je (navad­no jih digi­ta­li­zi­ra­jo arhi­vi sami, obs­ta­ja pa tudi pre­cejš­nje zani­ma­nje zaseb­ne­ga sek­tor­ja).
   Naj­bolj razvi­to poli­ti­ko na podro­čju ponov­ne upo­ra­be infor­ma­cij ima­ta Fin­ska in Veli­ka Bri­ta­ni­ja (tam je Urad za infor­ma­ci­je jav­ne­ga sek­tor­ja vklju­čen v Naci­onal­ni arhiv – zato ima ta vodil­no vlo­go v drža­vi za to podro­čje). Bri­tan­ski Naci­onal­ni arhiv zelo uspeš­no sode­lu­je z zaseb­nim sek­to­rjem tako, da so infor­ma­ci­je dos­top­ne tako pre­ko jav­nih kot tudi pre­ko zaseb­nih splet­nih stra­ni (še pose­bej za trg dru­žin­ske zgo­do­vi­ne)

V vpra­šal­ni­ku in ana­li­zi odgo­vo­rov, ki jo je izved­la delov­na sku­pi­na, je zajet poda­tek o zave­da­nju gle­de naci­onal­ne­ga imple­men­ti­ra­nja direk­ti­ve (73% arhi­vov), ven­dar v arhi­vih še ni ose­bja za ta namen (81% čla­nic). Neka­te­ri izde­lu­je­jo stra­te­gi­jo o tem (24%). Zani­mi­vo je tudi, da manj­ši­na zara­ču­na za ponov­no upo­ra­bo (38,5 % čla­nic).¹³
Vse čla­ni­ce pa so naved­le ovi­re za uve­lja­vi­tev direk­ti­ve, med nji­mi so pomanj­ka­nje skup­nih stan­dar­dov, pro­ra­čun­ske ome­ji­tve, način dolo­ča­nja cen, teh­no­lo­ške in jezi­kov­ne ovi­re, pa tudi žgo­če nas­pro­tje med obs­to­je­čo arhiv­sko prak­so ter daja­njem gra­di­va komer­ci­al­nim orga­ni­za­ci­jam (na osno­vi ‘re-use’, z nez­na­ni­mi pos­le­di­ca­mi za arhiv­sko stro­ko). Obe­nem je opo­zo­rje­no na nuj­no pre­vid­nost pri pode­li­tvi licen­ce (oz. pode­li­tvi izključ­ne pra­vi­ce). Teža­va je lah­ko tudi v tem, da bo pri­va­ti­zi­ra­no tis­to, kar je bilo dru­ga­če pros­to dos­top­no, oz. komer­ci­al­na pra­vi­ca za ‘re-use’ bi nado­mes­ti­la pra­vi­co do jav­ne­ga dos­to­pa. Ome­nje­ni so bili dolo­če­ni pred­lo­gi: razvi­ti model za ‘re-use’, izme­nja­va naj­bolj­ših praks, pa tudi zago­to­vi­tev infor­ma­cij o mini­mal­nih stro­ških.¹⁴
Sploš­no mne­nje EAG delov­ne sku­pi­ne za ‘re-use’ pa je, da so našte­ti pro­ble­mi prak­tič­ne nara­ve, ven­dar ne pred­stav­lja­jo temelj­nih ovir za izved­bo določb direk­ti­ve v arhi­vih. Ome­nje­no je tudi vpra­ša­nje, ali lah­ko sploš­ni model za ‘re-use’ jav­ne­ga sek­tor­ja kar­ko­li pri­po­mo­re pri tem (v pome­nu dos­top­nos­ti infor­ma­cij za trg, pa tudi z zaseb­nim sek­to­rjem s pode­lje­va­njem licenc), če so pro­ra­čun­ske ome­ji­tve eden ključ­nih pro­ble­mov.¹⁵

Neka­te­ri arhi­vi seve­da opo­zar­ja­jo na nez­na­ne pos­le­di­ce za arhiv­ske usta­no­ve ob nude­nju gra­di­va trž­nim orga­ni­za­ci­jam. Ven­dar delov­na sku­pi­na meni, da je hkra­ti prav to namen direk­ti­ve, da zaseb­ni sek­tor poiš­če pov­sem nove radi­kal­ne nači­ne ponov­ne upo­ra­be infor­ma­ci­je, ki je pov­sem dru­gač­na od raz­lo­gov za prvot­ni nas­ta­nek gra­di­va. Dru­go neso­gla­sje obs­ta­ja ob pro­ble­mu pri­va­ti­za­ci­je pros­te­ga dos­to­pa do arhi­vov ali dru­ga­če pove­da­no, da bo komer­ci­al­ni dos­top za ‘re-use’ nado­mes­til pra­vi­co do jav­ne­ga dos­to­pa. Čeprav je pov­sem jas­no, da namen direk­ti­ve ni ome­je­va­nje dos­to­pa, ven­dar pa je mogo­če, da bi se ta pro­blem poja­vil kot nena­mer­na pos­le­di­ca. Tre­tji sklop, pri kate­rem so arhi­vi neenot­ni, pa je vpra­ša­nje, ali za ponov­no upo­ra­bo raču­na­ti. Veči­na naci­onal­nih arhi­vov tega ne dela, manj­ši­na pa (veči­no­ma raču­na­jo zgolj osnov­ne stro­ške). Neka­te­ri arhi­vi (čla­ni­ce) so mne­nja, da bi mora­lo arhiv­sko gra­di­vo v nače­lu osta­ti pros­to dos­top­no, dru­gi pa, da so dohod­ki od splet­ne­ga dos­to­pa ter od ponov­ne upo­ra­be infor­ma­cij bis­tve­ni za nada­lje­va­nje dela in inves­ti­ra­nja za nadalj­nji dos­top.¹⁶
Pred­log direk­ti­ve pre­dvi­de­va nekaj temelj­nih zah­tev. Naj opi­šem le pomem­b­nej­še: v zve­zi z dovo­lje­nji in obra­zci dolo­ča, da lah­ko usta­no­va daje podatke/informacije z dovo­lje­nji ali brez njih, ob tem pa je potreb­no odgo­vo­ri­ti v 20-tih dneh, za kom­plek­s­nej­ša vpra­ša­nja in za večjo koli­či­no gra­di­va pa v nas­led­njih 20-tih dneh. Dovo­lje­nja so lah­ko tudi stan­dard­na v e-obli­ki, odpr­ta ter objav­lje­na na sple­tu. Lah­ko pa usta­no­va da podat­ke z dolo­če­ni­mi pogo­ji, kot je na pri­mer zah­te­va­ni citat virov ali napo­ved spre­memb ob ponov­ni upo­ra­bi (tako kot ima­mo arhi­vi zdaj s pogod­bo o upo­ra­bi). Usta­no­va lah­ko izro­či doku­men­te v obs­to­je­čem for­ma­tu ali jezi­ku sku­paj z meta­po­dat­ki (pre­tvor­ba ni potreb­na, pro­si­lec pa lah­ko pove v kak­š­ni obli­ki bi to želel) – če je mogo­če v elek­tron­ski obli­ki in sku­paj z meta podat­ki. Koli­kor usta­no­va pode­li upo­rab­ni­ku dolo­če­ne izključ­ne pra­vi­ce, so lah­ko le-te ome­je­ne na 10 let – za povr­ni­tev inves­ti­ci­je. V tem pri­me­ru jav­no-zaseb­ne­ga part­ner­stva jav­ni organ prej­me eno kopi­jo – ki je jav­no dos­top­na po kon­cu izključ­ne pra­vi­ce.

Gle­de raču­na­nja direk­ti­va dolo­ča nače­lo­ma mini­mal­ne stro­ške za obve­zu­jo­če orga­ne. Izje­ma pa so knjiž­ni­ce, arhi­vi, muze­ji – z višji­mi mož­ni­mi stro­ški, cene pa pri tem ne sme­jo pre­se­ga­ti zbi­ra­nja, pro­duk­ci­je, repro­duk­ci­je, širje­nja, var­stva, ugo­tav­lja­nja avtor­skih pra­vic in povra­či­la inves­ti­cij (na osno­vi objek­tiv­nih, tran­s­pa­rent­nih, pre­ver­lji­vih kri­te­ri­jev). Ob tem je pomem­b­no, da so pogo­ji in stan­dard­ne cene vna­prej jav­no objav­lje­ni – organ pa mora naves­ti osno­vo za objav­lje­ne cene.

Pri­ka­za­la bi kraj­ši pre­gled obvez­nos­ti, ki jih zdaj dolo­ča­ta Zakon o dos­to­pu do infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (ZDIJZ, Ur. l. RS št. 51/2006) ter Ured­ba o posre­do­va­nju in ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (Urad­ni list RS, št. 119/07, EVA 2007–3111-0060, veljav­nost od 8. 1. 2008). Sicer pa dom­ne­va­mo, da bo zakon po spre­je­tju nove direk­ti­ve doži­vel tudi spre­mem­be. Naj našte­jem samo naj­po­mem­b­nej­še. Po zako­nu je mogo­ča pis­na zah­te­va za dos­top in posre­do­va­nje infor­ma­cij (ki ima tudi prav­no var­stvo po ZUP-u), mož­na pa je tudi ust­na zah­te­va (ki nima prav­ne­ga var­stva – to pome­ni da pri­tož­ba ni mož­na). Upo­rab­nik lah­ko dobi infor­ma­ci­jo na vpo­gled, pre­pis, foto­ko­pi­jo ali e-zapis. Organ lah­ko tudi zavr­ne zah­te­vo (ZDIJZ, 6. člen) – oz. dovo­li dos­top, ko je jav­ni inte­res moč­nej­ši od ome­ji­tve dos­to­pa (npr. taj­ni podat­ki). Pro­si­lec opre­de­li, na kak­šen način želi infor­ma­ci­jo (vpo­gled, pre­pis, foto­ko­pi­ja, e-zapis), ni pa mu tre­ba tega prav­no ute­me­lji­ti, opi­sa­ti pa mora tudi na kak­šen način želi prev­ze­ti infor­ma­ci­jo, ki jo želi upo­ra­bi­ti (kla­si­čen, e-zapis ter obli­ka in nosi­lec), prav tako mora pred­sta­vi­ti namen ponov­ne upo­ra­be (pri­do­bit­ni nepri­do­bit­ni) = to so želje pro­sil­ca. Organ ima tri dni časa za odgo­vor, če je vlo­ga nepo­pol­na ali če organ ne hra­ni te informacije/podatka. Sicer pa ima organ 20 dni za odlo­či­tev o dos­to­pu – odlo­ča pred­stoj­nik (po ZUP-u). Za kom­plek­s­nej­še zade­ve je rok podalj­šan na 30 dni. Organ pa mora zago­to­vi­ti vpo­gled (bre­z­pla­čen), pre­pis, foto­ko­pi­jo ali e-zapis – ob tem naj bi si zago­to­vil pokri­tje mate­ri­al­nih stro­škov ali tudi več, odvis­no od vrste posre­do­va­ne infor­ma­ci­je (ZDIJZ, čle­ni 25, 34 in 34a). Ob tem je pomem­b­no, da vla­da pred­pi­še podrob­nej­ša meri­la in pogo­je za dolo­ča­nje cen ter okvir­ni stro­škov­nik (ZDIJZ, 35. člen). Pomem­b­no je tudi, da organ ne raču­na ponov­ne upo­ra­be infor­ma­ci­je – če jih v sve­tov­ni splet posre­du­je bre­z­plač­no (ZDIJZ, 34a). Organ pa mora stro­škov­nik obja­vi­ti v svo­jem kata­lo­gu infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (ZDIJZ, 36. člen).

Splet­ni dos­top in fizič­ni dos­top v arhi­vih

V okvi­ru EAG delu­je Delov­na sku­pi­na za odnos med dos­to­pom na sple­tu in dos­to­pom v arhi­vih. Rezul­ta­te nje­ne razi­ska­ve pa je pred­sta­vi­la Šved­ska pred­stav­ni­ca A. K. Her­mod­sson (EAG V Budim­pe­šti, 11.5.2011). Razi­ska­va je zaje­la ana­li­zo odgo­vo­rov na vpra­šal­nik, tako da so zbra­ni podat­ki glav­ni­ne čla­nic EU, in sicer 26 od takrat 27 čla­nic EU. Za ses­ta­nek je bilo pri­prav­lje­no poseb­no poro­či­lo s sta­tis­tič­ni­mi pri­ka­zi. Osnov­ni podat­ki kaže­jo, da je pov­preč­no 2–5 % arhiv­ske­ga gra­di­va digi­ta­li­zi­ra­ne­ga v veči­ni držav (šti­ri čla­ni­ce pa še niso še niti zače­le digi­ta­li­za­ci­je oz. so v začet­nem pro­ce­su), deset čla­nic ima 1% digi­ta­li­zi­ra­ne­ga gra­di­va, ena čla­ni­ca pa je dose­gla izjem­nih 16%).¹⁷
Med zani­mi­vej­ši­mi odgo­vo­ri je vse­ka­kor celot­na pale­ta odgo­vo­rov na vpra­ša­nji, kate­ro gra­di­vo (papir­no in elek­tron­sko) ter infor­ma­ci­je so na voljo upo­rab­ni­kom v čital­ni­cah arhi­vov, ter kaj je na voljo v digi­tal­ni obli­ki in na sple­tu.

V gra­fič­nem pri­ka­zu so za posa­me­zen stol­pec pri­ka­za­ni odgo­vo­ri oz. št. čla­nic – od 27 čla­nic EU je pri vpra­šal­ni­ku sode­lo­va­lo 26; v hori­zon­ta­li so nave­de­ne raz­lič­ne vrste gra­di­va.

Podat­ki o čital­ni­cah

Tre­nut­no še vse čla­ni­ce EU¹⁸  v čital­ni­cah zago­tav­lja­jo tako sta­rej­še kot tudi mlaj­še jav­no gra­di­vo v tra­di­ci­onal­ni papir­ni obli­ki. Glav­ni­na čla­nic pa seve­da sta­rej­še in mlaj­še jav­no gra­di­vo ponu­ja tudi v digi­tal­ni obli­ki (in sicer 75% za sta­rej­še gra­di­vo ter 58,3% za mlaj­še gra­di­vo). Zgolj 1/3 čla­nic (tj. 8) ima v čital­ni­cah na voljo gra­di­vo, ki je nas­ta­lo v digi­tal­ni obli­ki. Zaseb­no gra­di­vo je v glav­ni­ni na voljo v papir­ni obli­ki (91,7% za sta­rej­še ter 95,8% za mlaj­še gra­di­vo) v digi­tal­ni obli­ki pa je na voljo zaseb­no gra­di­vo v 54,2% čla­nic za sta­rej­še ter 25% čla­nic za mlaj­še gra­di­vo. Zaseb­no gra­di­vo v ori­gi­nal­no digi­tal­ni obli­ki je na voljo zgolj v 16,7% arhiv­skih usta­no­vah v EU (šti­ri usta­no­ve). V čital­ni­cah je na voljo podat­kov­na baza v 91,3% čla­ni­cah ter na sple­tu v 87,5% čla­ni­cah. Zani­mi­vi so tudi sploš­ni odgo­vo­ri naci­onal­nih arhi­vov gle­de spre­memb loka­cij v pove­za­vi s spre­mem­ba­mi, ki jih pri­na­ša digi­tal­no usme­rje­na druž­ba. Tako šest usta­nov (držav) poro­ča o spre­mem­bi loka­ci­je čital­ni­ce, pre­dv­sem zara­di pri­do­bi­tve loče­nih pros­to­rov ali novih ‘digi­tal­nih pos­taj’ za pre­gle­do­va­nje digi­ta­li­zi­ra­ne­ga gra­di­va oz. poseb­nih mest za omo­go­ča­nje splet­ne­ga dos­to­pa (s ponud­bo wi-fi), pa tudi zapi­ra­nje neka­te­rih čital­nic zara­di raz­lo­gov spre­mem­be vzor­ca upo­rab­ni­kov (npr. v Esto­ni­ji). Tako za čla­ni­ce EU velja, da je 25% čla­nic spre­me­ni­lo loka­ci­jo čital­ni­ce, 75% (18) pa ne.

Podat­ki o dos­to­pu na sple­tu

87% čla­nic nava­ja pro­ble­me pri digi­ta­li­za­ci­ji gle­de avtor­skih pra­vic in dos­top­nos­ti gra­di­va. Veči­na jav­ne­ga digi­ta­li­zi­ra­ne­ga gra­di­va čla­nic je dos­top­na na sple­tu – pri 79,2% čla­nic za sta­rej­še gra­di­vo in pri 70,8% čla­nic za mlaj­še gra­di­vo, 20,8% čla­nic pa ima splet­ni dos­top tudi za jav­no gra­di­vo digi­tal­ne­ga nas­tan­ka. Zaseb­no gra­di­vo v jav­nih arhi­vih je digi­ta­li­zi­ra­no, in sicer v 54,2% čla­nic za sta­rej­še gra­di­vo ter v 25% čla­nic za mlaj­še gra­di­vo – na sple­tu je zaseb­no digi­ta­li­zi­ra­no gra­di­vo jav­no dos­top­no v 45,8% čla­nic. Za zaseb­no gra­di­vo je zelo pre­se­net­ljiv poda­tek, da ima sko­raj polo­vi­ca čla­nic (45,8%) do nje­ga splet­ni dos­top (tako do sta­rej­še­ga kot mlaj­še­ga), tri usta­no­ve (12,5%) pa nava­ja­jo splet­ni dos­top do zaseb­ne­ga gra­di­va nas­ta­le­ga v digi­tal­ni obli­ki.

Pri­po­moč­ki za upo­ra­bo

Gle­de pri­po­moč­kov za upo­ra­bo gra­di­va velja, da 2/3 čla­nic (67% ali 16 čla­nic) v čital­ni­cah še ved­no upo­rab­lja tra­di­ci­onal­ne for­ma­te (papir), 1/3 čla­nic (33% ali 8 čla­nic) pa  pri­po­moč­ke objav­lje­ne na sple­tu. Poseb­nost gle­de dos­to­pa pa je finan­č­na ome­ji­tev – samo tri čla­ni­ce (oz. 12,5%) raču­na­jo dos­top do pri­po­moč­kov oz. do arhiv­ske­ga gra­di­va.

Dos­top do arhiv­ske­ga gra­di­va

Veči­na čla­nic (87%) meni, da so potreb­ne dolo­če­ne ome­ji­tve za dos­top do digi­tal­ne­ga gra­di­va (oseb­ni podat­ki ali avtor­ske pra­vi­ce). V čital­ni­cah 70,8% čla­nic dopuš­ča upo­ra­bo digi­tal­nih kamer (ali podob­ne opre­me v čital­ni­cah), 30% čla­nic pa to pre­po­ve­du­je. Upo­rab­ni­ki ima­jo pov­sod v Evro­pi mož­nost (vse čla­ni­ce) pos­la­ti naro­či­lo za gra­di­vo ali kako poizved­bo po gra­di­vu prek elek­tron­ske pošte (za odgo­vo­re na dalja­vo ima 95,8% čla­nic v arhi­vih zapos­le­ne ose­be). Podat­ke o upo­ra­bi gra­di­va na nji­ho­vem sple­tu zbi­ra 83,3% čla­nic. Navad­no velja tudi, da je takrat, ko je digi­tal­no gra­di­vo dos­top­no na sple­tu, zago­tov­ljen kon­ti­nu­iran dos­top – to velja za 79,2% čla­nic.

Sicer pa v naj­bolj sploš­nem vpra­ša­nju – v kak­š­ni obli­ki veči­no­ma daje­jo arhi­vi gra­di­vo v upo­ra­bo (tj. način, ki prev­la­du­je), dobi­mo za celot­no EU odgo­vo­re: še ved­no prev­la­du­je papir­no arhiv­sko gra­di­vo v čital­ni­cah (oz. tra­di­ci­onal­ni for­mat) v 83,3% držav, pre­tež­no digi­tal­ne pos­net­ke zago­tav­lja 4,2% držav, v 12,5% (ali treh drža­vah) pa prev­la­du­je upo­ra­ba arhiv­ske­ga gra­di­va prek sple­ta (to so Špa­ni­ja, Esto­ni­ja in Luxem­bo­urg). Esto­ni­ja poro­ča celo o zapi­ra­nju neka­te­rih čital­nic zara­di pove­ča­ne upo­ra­be gra­di­va prek sple­ta – kot rezul­tat digi­tal­ne revo­lu­ci­je. Edi­na drža­va, v kate­ri prev­la­du­je upo­ra­ba digi­tal­nih pos­net­kov v čital­ni­ci (nad dru­gi­mi nači­ni upo­ra­be), pa je Veli­ka Bri­ta­ni­ja (tj. v gra­fu pri­ka­za­nih 4%).

V čital­ni­cah 70,8% čla­nic dopuš­ča upo­ra­bo digi­tal­nih kamer (ali podob­ne opre­me v čital­ni­cah), 30% čla­nic pa to pre­po­ve­du­je. Za 2/3 vpra­ša­nih čla­nic tudi velja, da upo­rab­ni­ki lah­ko naro­ča­jo digi­ta­li­zi­ra­nje gra­di­va (oz. si izbe­re­jo kaj bi žele­li ime­ti v digi­tal­ni obli­ki). Za digi­ta­li­za­ci­jo ‘male­ga obse­ga’ (tj. nepo­sred­no upo­rab­ni­kov) je pomem­b­no, da ti spo­štu­je­jo  ome­ji­tve za varo­va­nje podat­kov in avtor­skih pra­vic – zato veči­na od 17 usta­nov, ki upo­rab­ni­kom to omo­go­ča­jo pos­kr­bi za osveš­ča­nje o tem, kaj lah­ko upo­rab­lja­jo in na kak­šen način. Neka­te­ri upo­rab­lja­jo tudi vod­ne zna­ke, zato da je zago­tov­ljen pra­vil­no pri­ka­zan vir infor­ma­ci­je. Sicer pa podat­ki o upo­rab­ni­ških poizved­bah prek elek­tron­ske pošte (95,8% arhi­vov ima zapos­le­ne za ta namen) kaže­jo tudi, da upo­rab­ni­ki še ved­no želi­jo in potre­bu­je­jo dolo­če­ne oseb­ne sto­ri­tve s stra­ni arhiv­ske služ­be. Ven­dar pa veči­na čla­nic nima nobe­nih podat­kov o tem, koli­ko časa ose­bje pora­bi za odgo­vo­re na dalja­vo (62,5%) – kar po mne­nju avto­rjev vpra­šal­ni­ka kaže, da še ved­no prev­la­du­je tra­di­ci­ona­len način vsa­kod­nev­ne­ga dela arhi­vis­tov. Zelo zani­mi­vo, pa tudi del­no pro­ble­ma­tič­no je vpra­ša­nje, ali je potreb­no za dos­top do pri­po­moč­kov in arhiv­ske­ga gra­di­va upo­rab­ni­ku kaj pla­ča­ti. Tri čla­ni­ce (oz. 12,5%) so v zve­zi s tem odgo­vo­ri­le pri­tr­dil­no. Namreč sploš­no sta­liš­če Evrop­ske komi­si­je je, da mora­jo jav­ne arhiv­ske usta­no­ve finan­ci­ra­ne s stra­ni jav­nih financ zago­tav­lja­ti pov­sem prost dos­top do arhiv­ske­ga gra­di­va, še pose­bej jav­ne­ga arhiv­ske­ga gra­di­va, ustva­rje­ne­ga v jav­nem sek­tor­ju z jav­ni­mi finan­ca­mi. Pri zago­tav­lja­nju repro­duk­cij (digi­tal­nih in dru­gih kopij) pa je pri­po­ro­če­na mini­mal­na neko­mer­ci­al­na cena stro­škov za izde­la­vo. Ven­dar pa so veli­ko­krat tovr­st­na pla­či­la oz. tak­se pove­za­ne tudi z zago­tav­lja­njem infor­ma­ci­je jav­ne­ga sek­tor­ja za komer­ci­al­ni namen (to je na osno­vi ‘re-use direk­ti­ve’ oz. direk­ti­ve o ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja). Tu gre za pri­pra­vo t.i. ‘licen­č­nih mode­lov’, na osno­vi kate­rih je mogo­če upo­rab­lja­ti dogo­vo­rje­no gra­di­vo za komer­ci­al­ne name­ne in to na dogo­vo­rjen način (to pa je mar­si­kje šele v pri­prav­ljal­nih fazah).¹⁹

Tre­nut­no nobe­na od usta­nov, ki je odgo­vo­ri­la na vpra­šal­nik (26 od 27) ne poro­ča o tem, da bi spre­me­ni­li loka­ci­jo arhiv­ske stav­be kot rezul­tat digi­tal­ne revo­lu­ci­je. Kljub raz­lič­nim vpli­vom, teh spre­memb na nek naci­onal­ni kon­tekst pa kaže, da to za glav­ne infras­truk­tu­re ven­dar­le pome­ni le ome­je­no obli­ko spre­memb.
Gle­de splet­ne­ga dos­to­pa je 19 držav, čla­nic EU (arhi­vov) oz. 79% odgo­vo­ri­lo, da zago­tav­lja­jo kon­ti­nu­iran dos­top do infor­ma­cij in arhiv­ske­ga gra­di­va na sple­tu.

Ob pre­gle­du nači­na omo­go­ča­nja dos­to­pa (splet ali čital­ni­ca) v raz­lič­nih evrop­skih arhi­vih je dobro ome­ni­ti nače­la pri dos­to­pu do arhiv­ske­ga gra­di­va, ki jih je nedav­no obja­vil Med­na­rod­ni arhiv­ski svet. Sicer pa sta dos­top in vses­tran­ska upo­ra­ba arhiv­ske­ga gra­di­va bis­tvo pos­lans­tva arhiv­ske­ga pok­li­ca – zato pri­ka­zu­jem le na krat­ko v 10 toč­kah Nače­la o dos­to­pu do arhiv­ske­ga gra­di­va, ki jih je izdal Med­na­rod­ni arhiv­ski svet (ICA) letu 2011, pot­rje­ni pa so bili na kon­gre­su ICA v Bri­sba­nu.

ICA, Prin­ci­ples of Access to arc­hi­ves (Bri­sba­ne, 2012)²⁰

1. Pra­vi­ca jav­nos­ti do dos­to­pa do arhiv­ske­ga gra­di­va jav­nih orga­nov – tako jav­ne kot zaseb­ne orga­ni­za­ci­je mora­jo čim­bolj omo­go­ča­ti dos­top do gra­di­va, koli­kor je to mogo­če.
2. Usta­no­ve, ki hra­ni­jo gra­di­vo obveš­ča­jo o obs­to­ju gra­di­va, pa tudi o nedos­top­nih gra­di­vih.
3. Usta­no­ve, ki hra­ni­jo arhiv­sko gra­di­vo, sprej­me­jo pro­ak­ti­ven odnos do dos­to­pa.
4. Arhiv­ske usta­no­ve zago­tav­lja­jo jas­ne ome­ji­tve dos­to­pa, časov­no dolo­če­ne, ki teme­lji­jo na pri­pa­da­jo­či zako­no­da­ji ter priz­na­nju pra­vi­ce do zaseb­nos­ti. Usta­no­ve, ki hra­ni­jo arhiv­sko gra­di­vo, zago­tav­lja­jo, da so ome­ji­tve o dos­to­pu jas­ne, časov­no dolo­če­ne in teme­lji­jo na zadev­ni zako­no­da­ji, priz­na­va­nju pra­vi­ce do zaseb­nos­ti in spo­što­va­nju pra­vi­ce do zaseb­nos­ti las­t­ni­kov zaseb­ne­ga gra­di­va
5. Arhiv­sko gra­di­vo je na razpo­la­go vsem z ena­ki­mi pogo­ji.
6. Usta­no­ve z arhiv­skim gra­di­vom o repre­siv­nih reži­mih (po med­na­rod­nem pra­vu) mora­jo z dos­to­pom in upo­ra­bo omo­go­či­ti porav­na­vo kri­vic.
7. Upo­rab­ni­ki ima­jo pra­vi­co do pri­tož­be za zavr­njen dos­top.
8. V arhiv­skih usta­no­vah ope­ra­tiv­ne ovi­re ne bi sme­le one­mo­go­ča­ti dos­to­pa.
9. Arhi­vis­ti ima­jo dos­top do vse­ga nedos­top­ne­ga gra­di­va za oprav­lja­nje svo­jih nalog.
10. Arhi­vis­ti sode­lu­je­jo v pro­ce­sih odlo­ča­nja o dos­to­pu.

Držav­na upra­va in digi­tal­na hram­ba doku­men­tov

Dru­ga delov­na sku­pi­na EAG je obrav­na­va­la temo Digi­tal­na hram­ba doku­men­tov: pos­le­di­ce za držav­no upra­vo in druž­bo ter spre­mi­nja­jo­ča se vlo­ga arhi­vov (pri­pra­vi­la Yvon­ne Bos-Rops, Nizo­zem­ski naci­onal­ni arhiv). Od 27 čla­nic so pre­je­li odgo­vo­re 25 čla­nic. Razi­ska­va se je posve­ti­la sklo­pom: pris­toj­nost, zako­no­da­ja, pozi­ci­ja naci­onal­ne­ga arhi­va ter ope­ra­tiv­na vpra­ša­nja.²¹  Gre za temelj­na vpra­ša­nja, kak­š­na je vlo­ga arhiv­skih služb v digi­tal­nem sve­tu ter kako je mogo­če upo­ra­bi­ti nji­ho­vo stro­kov­no zna­nje. Pomem­b­no je tudi, v kolik­š­ni meri bo osta­la tre­nut­no pomem­b­na vlo­ga arhi­vov, ter kako lah­ko arhi­vi naj­bolj zago­to­vi­jo, da bos­ta nji­ho­va stro­kov­nost in zna­nje tudi v pri­hod­nje upo­rab­na, ter kon­č­no, ali so lah­ko arhi­vi (nuj­ni) neizo­gib­ni part­ner­ji v digi­tal­ni hram­bi doku­men­tov. Odgo­vo­ri na ta vpra­ša­nja so tes­no pove­za­na s podo­bo arhi­vov in arhi­vis­tov v druž­bi, kot tudi z nji­ho­vi­mi odno­si z vla­da­mi ter dru­gi­mi akter­ji v vsa­ki čla­ni­ci.²² Veči­na usta­nov vidi svo­jo vlo­go kot vlo­go prev­zem­ni­ka gra­di­va (20 čla­nic), ko ga jav­ni sek­tor več ne potre­bu­je, ali pa v vlo­gi  ‘infor­ma­ti­on pro­vi­der­ja’ (17 čla­nic). Veči­na naci­onal­nih arhi­vov (79,2%) ima admi­nis­tra­tiv­ne pris­toj­nos­ti za valo­ri­za­ci­jo gra­di­va jav­ne­ga sek­tor­ja ter ima­jo neo­bve­zu­jo­čo sve­to­val­no vlo­go pri uprav­lja­nju doku­men­tar­ne­ga gra­di­va, manj­ši je odsto­tek čla­nic (70,8%), v kate­rih ima­jo arhi­vi nad­zor­no vlo­go pri upo­šte­va­nju stan­dar­dov in pred­pi­sov za uprav­lja­nje gra­di­va v jav­nem sek­tor­ju. 50% čla­nic je pris­toj­no za uved­bo obve­zu­jo­čih stan­dar­dov in pred­pi­sov za ta namen, v 41,7% pa poro­ča­jo o ključ­nih spre­mem­bah v zad­njih 10 letih. Pred­pi­sa­na dolo­či­la za e-arhi­ve so naj­po­gos­te­je tako v arhiv­ski kot dru­gi zako­no­da­ji (63%, od tega 29% zgolj v arhiv­ski zako­no­da­ji). 50% usta­nov uprav­lja digi­tal­no skla­diš­če za arhiv­sko gra­di­vo jav­ne­ga sek­tor­ja. Dve tre­tji­ni arhi­vov pa jih ima tudi dru­gač­no vlo­go kot je le uprav­lja­nje, tj. nad­zor (13), zago­tav­lja­nje dos­to­pa (12), valo­ri­za­ci­ja (9). Veči­na naci­onal­nih arhi­vov ne vidi raz­li­ke med prev­ze­mom digi­tal­ne­ga in papir­ne­ga gra­di­va. Še ved­no pa je to podro­čje uprav­lja­nja gra­di­va, ki je v fazi razvo­ja. Pri­bliž­no polo­vi­ca naci­onal­nih arhi­vov je vklju­če­na v pos­top­ke dolo­ča­nja uprav­lja­nja doku­men­tar­ne­ga gra­di­va, uprav­lja­nja infor­ma­cij ter obli­ko­va­nja poli­ti­ke e-upra­ve. Polo­vi­ca usta­nov tudi zago­tav­lja sto­ri­tve prev­ze­ma, valo­ri­za­ci­je in hram­be digi­tal­nih arhi­vov. V zaključ­kih razi­ska­ve je izpos­ta­vi­la pre­dv­sem, da bi naci­onal­ni arhi­vi več pozor­nos­ti mora­li name­ni­ti for­mal­ne­mu vidi­ku nji­ho­ve­ga dela ter ob upo­šte­va­nju obs­to­je­če zako­no­da­je širi­ti svo­jo vlo­go, še pose­bej v okvi­ru nove­ga uprav­lja­nja e-gra­di­va. Razši­ri­ti bi mora­li svo­je podro­čje uprav­lja­nja digi­tal­ne­ga gra­di­va na celot­ni jav­ni sek­tor.²³

Čeprav so raz­me­re med naci­onal­ni­mi arhi­vi zelo vari­abil­ne, pa obs­ta­ja­jo dolo­če­ne podob­nos­ti.

• Pri­mar­na vlo­ga veči­ne naci­onal­nih arhi­vov je prev­ze­ma­nje gra­di­va jav­ne­ga sek­tor­ja v dolo­če­ni dobi ter zago­to­vi­tev infor­ma­ci­je o gra­di­vu tako usta­no­vam, ki so gra­di­vo ustvar­ja­le in hra­ni­le kot tudi držav­lja­nom. Pre­cejš­nja veči­na arhi­vov je odgo­vor­na tudi za valo­ri­za­ci­jo gra­di­va, ki se ga prev­za­me v traj­no var­stvo.
• Sko­raj vsi naci­onal­ni arhi­vi pos­tav­lja­jo stan­dar­de in izda­ja­jo ured­be za uprav­lja­nje gra­di­va v jav­nem sek­tor­ju, vključ­no z uprav­lja­njem elek­tron­ske­ga gra­di­va (četu­di v neka­te­rih pri­me­rih te regu­la­ti­ve niso obve­zu­jo­če) – sicer pa so arhi­vi vklju­če­ni v pos­top­ke uprav­lja­nja  gra­di­va, uprav­lja­nja infor­ma­cij ter e-upra­vo.
• Veli­ke raz­li­ke med čla­ni­ca­mi pa so pri uprav­lja­nju digi­tal­nih skla­dišč – pre­dv­sem zara­di pomem­b­nos­ti in kom­plek­s­nos­ti pra­vil­no vzdr­že­va­ne­ga in uprav­lja­ne­ga digi­tal­ne­ga skla­diš­ča. Tako tre­nut­no le polo­vi­ca naci­onal­nih arhi­vov čla­nic uprav­lja digi­tal­no skla­diš­če za arhi­ve jav­ne­ga sek­tor­ja (zago­tav­lja­jo prev­zem, valo­ri­za­ci­jo ter hram­bo digi­tal­ne­ga gra­di­va). Dve tre­tji­ni arhi­vov pa ima tudi dru­gač­ne vlo­ge, kot so: nad­zor­na funk­ci­ja, valo­ri­za­ci­ja ter zago­tav­lja­nje dos­to­pa. Pri polo­vi­ci držav čla­nic pa dru­gi orga­ni jav­ne­ga sek­tor­ja uprav­lja­jo digi­tal­na skla­diš­ča.

Pred­log EU o novi ured­bi o var­stvu podat­kov

Na zad­njih ses­tan­kih EAG v Koeben­hv­nu, Niko­zi­ji in Dubli­nu v letih 2012 in 2013 je bila obrav­na­va­na pro­ble­ma­ti­ka pred­lo­ga nove ured­be o var­stvu podat­kov (the Draft Data Pro­tec­ti­on Regu­la­ti­on by the Euro­pe­an Com­mi­ssi­on). Gre za novo ured­bo, ki naj bi nado­mes­ti­la dose­da­njo Direk­ti­vo o varo­va­nju oseb­nih podat­kov (95/46/ES). Raz­li­ka je že v vrsti zako­no­daj­ne­ga akta, namreč Direk­ti­vo so čla­ni­ce ures­ni­če­va­le z naci­onal­no zako­no­da­jo (in so mož­ne raz­lič­ne izved­be, če je dose­že­no, kar direk­ti­va dolo­ča), ured­bo pa je potreb­no izva­ja­ti nepo­sred­no in velja za vse čla­ni­ce ena­ko. V pri­mer­ja­vi z dose­da­njo direk­ti­vo, ki je dopuš­ča­la dolo­če­ne izje­me za arhi­ve in sta­tis­tič­ne razi­ska­ve, pa ured­ba teh izjem ne vse­bu­je več. Iz tega raz­lo­ga je bilo na med­na­rod­ni arhiv­ski rav­ni več pred­lo­gov s pobu­da­mi za pri­la­go­di­tev ured­be (pre­dv­sem 83. čle­na). Tako je pobu­do EURBICE podal njen pred­sed­nik g. Karel Vel­le. Pod­pred­sed­ni­ci Evrop­ske komi­si­je Vivi­ane Reding je pos­lal pismo s pred­la­ga­nim aman­d­ma­jem k 83. čle­nu nove ured­be. Poleg tega naj bi EAG pri­pra­vi­la novi evrop­ski kodeks za obde­la­vo oseb­nih podat­kov v arhi­vih – osno­va za to pa naj bi bil podo­ben kodeks v Veli­ki Bri­ta­ni­ji in Ita­li­ji. Ker je eno od načel Evrop­ske komi­si­je pri tem pred­lo­gu pra­vi­ca do poza­be – je nuj­no opo­zar­ja­ti na vred­nost zgo­do­vin­skih razi­skav za druž­bo in  jo priz­na­va­ti ter vzpos­ta­vi­ti rav­no­tež­je med pra­vi­co posa­mez­ni­ka do poza­be in dol­ž­nos­tjo druž­be za ohra­ni­tev spo­mi­na.

Obs­to­je­či 83. člen omo­go­ča razi­sko­val­no upo­ra­bo doku­men­tov, ven­dar se ukvar­ja bolj z dejan­ski­mi razi­ska­va­mi kot pa s hram­bo in var­stvom arhiv­ske­ga gra­di­va za dolo­če­ne pri­hod­nje razi­ska­ve. Ven­dar pa je vpra­ša­nje ali lah­ko v pred­la­ga­nem čle­nu natan­č­ne­je opre­de­li­mo ‘zgo­do­vin­ski namen’. Tu gre tudi za pred­log ano­ni­mi­za­ci­je podat­kov, vklju­ču­joč tudi doku­men­te v arhi­vih. Prav tako pa gre tudi za pred­log za popra­vek nepra­vil­nih podat­kov v doku­men­tih – to bi arhi­vi ne samo težko izva­ja­li, pač pa bi to pome­ni­lo tudi ogro­ža­nje stro­kov­ne­ga prin­ci­pa ohra­nja­nja avten­tič­nos­ti doku­men­tov. Zato je bil obli­ko­van pred­log, da bi pra­vi­co do poprav­ka ome­ji­li na pri­lo­že­no izja­vo o poprav­ku, tako da bi ori­gi­nal­ni doku­ment ostal nes­pre­me­njen. Za pri­pra­vo etič­ne­ga kodek­sa bo skr­be­la poseb­na delov­na sku­pi­na EAG in upo­šte­va­la tako etič­ni kodeks ICA, kot tudi Sploš­no dek­la­ra­ci­jo o arhi­vih UNESCA ter Pri­po­ro­či­lo Sve­ta Evro­pe o evrop­ski poli­ti­ki gle­de dos­to­pa do arhi­vov – sku­pi­ni bo sve­to­val prof. Eric Kete­la­ar. Tre­nut­no pred­log v okvi­ru EU obrav­na­va Delov­na sku­pi­na za izme­nja­vo podat­kov in var­stvo oseb­nih podat­kov (DAPIX) v okvi­ru Direk­to­ra­ta EK za pra­vo­so­dje. V okvi­ru te delov­ne sku­pi­ne je veči­na držav čla­nic dala pri­pom­be ali zadr­žke na 83. člen oz. pod­pr­la arhiv­ske pred­lo­ge. Tre­nut­no še ni zna­no, v kak­š­no obli­ki bo, dokon­č­no naj bi bila spre­je­ta v letu 2014.

Delo­va­nje arhiv­ske služ­be v sis­te­mu EU

Arhiv­ska služ­ba zno­traj delo­va­nja služb in direk­to­ra­tov Evrop­ska komi­si­je je raz­de­lje­na na dva glav­na sklo­pa:

a) na arhiv­sko služ­bo Evrop­ske komi­si­je, ki delu­je v okvi­ru Sekre­ta­ri­ata Evrop­ske komi­si­je (ime­no­va­na tudi SG-B-2, Docu­ment Manag­ment Policy) ter
b) na arhiv Evrop­ske uni­je v okvi­ru Evrop­ske­ga uni­ver­zi­tet­ne­ga inšti­tu­ta v Firen­cah.

Arhiv­ska služ­ba Evrop­ske komi­si­je je poleg arhi­va for­mal­no odgo­vor­na tudi za pred­pi­so­va­nje pisar­ni­ške­ga pos­lo­va­nja in digi­tal­ne­ga doku­ment­ne­ga sis­te­ma za vse orga­ni­za­cij­ske eno­te Evrop­ske Komi­si­je. Arhiv Evrop­ske uni­je v okvi­ru Evrop­ske­ga uni­ver­zi­tet­ne­ga inšti­tu­ta v Firen­cah prev­ze­ma arhiv­sko gra­di­vo vseh direk­to­ra­tov in dru­gih orga­nov po pre­te­ku dobe za nepo­sred­no pos­lov­no upo­ra­bo – to dejan­sko pred­stav­lja Zgo­do­vin­ski arhiv Evrop­ske komi­si­je. V dru­gi polo­vi­ci leta 2012 je zara­di razvo­ja arhiv­ske služ­be bil pri­prav­ljen pred­log za dopol­ni­tev obs­to­je­čih regu­la­tiv o delo­va­nju te arhiv­ske služ­be ter pre­dv­sem dopol­nil o depo­ni­ra­nju arhiv­ske­ga gra­di­va v Inšti­tu­tu v Firen­cah. Gre za pred­log za Ured­bo Sve­ta, ki je še ved­no v pos­top­ku obrav­na­ve pre­dv­sem v EU Delov­ni sku­pi­ni za infor­mi­ra­nje (WPI – wor­king par­ty on infor­ma­ti­on). V slo­ven­skem okvi­ru je obrav­na­va pred­lo­ga tega doku­men­ta v pris­toj­nos­ti Minis­tr­stva za jav­no upra­vo in pra­vo­so­dje.
Pred­log Ured­be Sve­ta o spre­mem­bi Ured­be (EGS, Eura­tom) št. 354/83 v zve­zi z depo­ni­ra­njem arhiv­ske­ga gra­di­va ins­ti­tu­cij pri Evrop­skem uni­ver­zi­tet­nem inšti­tu­tu v Firen­cah²⁴ dopol­nju­je dose­da­nji sis­tem depo­ni­ra­nja in var­stva arhiv­ske­ga gra­di­va ins­ti­tu­cij EU v Evrop­skem uni­ver­zi­tet­nem inšti­tu­tu v Firen­cah (EUI) (Ured­ba Sve­ta 354/83). Na ta način se zago­tav­lja kar naj­laž­ji in neo­vi­ran dos­top do arhiv­ske­ga gra­di­va evrop­skih usta­nov za vse zain­te­re­si­ra­ne posa­mez­ni­ke ali usta­no­ve pri razi­ska­vah o delo­va­nju teh usta­nov – namen je zago­to­vi­ti dos­top do tega gra­di­va iz ene­ga same­ga mes­ta, ob spod­bu­ja­nju zgo­do­vin­skih razi­skav in pro­mo­vi­ra­nju upo­ra­be arhiv­ske­ga gra­di­va. Od leta 1984 izro­ča (depo­ni­ra) v EUI šest usta­nov, z izje­mo Evrop­ske Cen­tral­ne ban­ke in Evrop­ske­ga sodiš­ča za člo­ve­ko­ve pra­vi­ce,  s tem pa samos­toj­no zago­tav­lja­ta var­stvo za ustva­rje­no gra­di­vo, pre­dv­sem zara­di nači­na dela in pos­lov­nih potreb. Sis­te­ma uprav­lja­nja in hram­be doku­men­tov usta­nov EU se od obi­čaj­nih naci­onal­nih sis­te­mov raz­li­ku­je pre­dv­sem v nači­nu izro­ča­nja gra­di­va, kaj­ti gre za depo­ni­ra­nje gra­di­va – tu gre za način hram­be, dogo­vo­rjen med EUI in EU usta­no­va­mi, ki pa s tem nači­nom var­stva nika­kor ne ome­ju­je nači­na upo­ra­be, razi­skav in dos­to­pa. Pri depo­ni­ra­nju usta­no­ve namreč ohra­ni­jo las­t­niš­tvo in dolo­če­ne poseb­ne pra­vi­ce gle­de upo­ra­be (npr. začas­no vra­či­lo ori­gi­na­lov), prav tako naj bi se v EUI ohra­ni­la že vzpos­tav­lje­na kla­si­fi­ka­ci­ja zadev. EUI je na ta način izva­ja­lec var­stva v skla­du z ured­bo na osno­vi navo­dil usta­nov, ki gra­di­vo depo­ni­ra­jo. Tu je tudi pred­log za zago­tav­lja­nje pove­zav (‘cross lin­ks’) med raz­lič­ni­mi arhi­vi usta­nov ter izde­la­vo pri­po­moč­kov za upo­ra­bo in dru­gih iskal­nih meha­niz­mov – s tem v EUI nas­ta­ja doda­na vred­nost. Doku­ment ome­nja tudi, da se v EUI depo­ni­ra veči­no­ma ori­gi­nal­no papir­no gra­di­vo (ob mikro­film­ski oz. digi­tal­ni kopi­ji), var­stvo digi­tal­ne­ga gra­di­va pa bodo še naprej zago­tav­lja­le usta­no­ve, pri kate­rih je gra­di­vo nas­ta­lo – to pa je spre­jem­lji­vo pre­dv­sem z vidi­ka kom­plek­s­nos­ti var­stva digi­tal­ne­ga gra­di­va. Pred­log je, da bi imel EUI za digi­tal­no gra­di­vo tra­jen dos­top do tega gra­di­va zato, da se zago­to­vi dos­to­pa­nje do tega gra­di­va iz ene same loka­ci­je ter pro­mo­vi­ra nje­go­vo upo­ra­bo. Za nji­ho­vo traj­no var­stvo pa so odgo­vor­ne usta­no­ve pri kate­rih je le-to nas­ta­lo. Iz pos­lov­nih potreb lah­ko dolo­če­ne EU usta­no­ve ne depo­ni­ra­jo dolo­če­ne­ga ori­gi­nal­ne­ga gra­di­va v EUI, pač pa zgolj mikro­film oz. digi­tal­no kopi­jo. Gle­de finan­ci­ra­nja arhiv­ske služ­be v EUI (ki na let­ni rav­ni zna­ša 2,2 mio EUR) je nov pred­log, da se stro­ški pro­por­ci­onal­no deli­jo na šest EU ins­ti­tu­cij (to je novost – gle­de na dose­da­nje finan­ci­ra­nje iz inte­gral­ne­ga pro­ra­ču­na) – oz. na tis­te usta­no­ve, ki depo­ni­ra­jo doku­men­te v arhiv. Tako se nad­gra­ju­je že vzpos­tav­lje­ni part­ner­ski odnos med EUI in Evrop­ski­mi usta­no­va­mi, obe­nem pa se zago­tav­lja s stra­ni Evrop­ske komi­si­je cen­tra­li­zi­ran način nepo­sred­ne­ga uprav­lja­nja z gra­di­vom. Ob čemer mora­jo usta­no­ve EU na osno­vi te ured­be tudi spre­je­ti inter­na pra­vi­la za hram­bo in odpi­ra­nje gra­di­va, pa tudi za var­stvo oseb­nih podat­kov. Usta­no­ve mora­jo tudi same čim bolj zago­tav­lja­ti jav­ni dos­top prek IKT, prav tako pa tudi hra­ni­ti doku­men­te v poseb­nih obli­kah (npr. Bra­il­lo­va pisa­va ipd.), če te obs­ta­ja­jo.
Na orga­ni­zi­ran način se tako zago­tav­lja pri­ča­ko­va­na raven traj­ne­ga var­stva gra­di­va usta­nov EU (tako kla­sič­ne­ga papir­ne­ga kot digi­tal­ne­ga), z enot­no vstop­no toč­ko pa kar naj­šir­ši dos­top raz­lič­nim upo­rab­ni­kom in razi­sko­val­cem (tako držav­lja­nom EU kot tudi dru­gim) do doku­men­tov o zgo­do­vi­ni usta­nov EU, pa tudi kot dokaz pos­lo­va­nja in tran­s­pa­rent­nos­ti delo­va­nja usta­nov EU.

Zaklju­ček

V digi­tal­ni dobi se spre­mi­nja­jo raz­mer­ja v arhiv­ski služ­bi na več rav­neh – raz­li­ke pa so vid­ne tudi med drža­va­mi čla­ni­ca­mi EU, in to zara­di stop­nje v razvo­ju in mož­nos­ti. Nedvom­no je pri­so­ten inte­res za sode­lo­va­nje arhi­vov čla­nic v raz­lič­nih pro­jek­tih EU ne samo zara­di finan­č­nih raz­lo­gov, ampak tudi zara­di razvo­ja stan­dar­dov in izme­nja­vo praks. Sta­tis­tič­na ana­li­za arhiv­skih čital­nic kaže, da digi­tal­na doba pri­na­ša dolo­če­ne spre­mem­be ne samo v večji splet­ni dos­top­nos­ti in upo­ra­bi digi­tal­nih kamer – pač pa tudi v spre­mem­bi loka­ci­je čital­nic. Z novo direk­ti­vo o ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja bo zelo verjet­no priš­lo do vklju­či­tve arhi­vov in dru­gih kul­tur­nih usta­nov v njen delo­krog, s čemer se ne bo bis­tve­no spre­me­ni­lo pos­lo­va­nje arhi­vov – bo pa to nedvom­no dodat­na sto­ri­tev za upo­rab­ni­ke, poleg tega bo obs­ta­ja­la mož­nost dodat­ne­ga zara­ču­na­va­nja (in licen­ci­ra­nja) za obsež­nej­še in stro­škov­no draž­je zah­te­ve. Gle­de digi­tal­nih arhi­vov je v vseh čla­ni­cah vid­na aktiv­na vklju­če­nost naci­onal­nih arhi­vov v razvoj e-uprav ter nji­ho­va večja vlo­ga v tej stra­te­gi­ji. Gle­de nove Ured­be o var­stvu oseb­nih podat­kov poga­ja­nja raz­lič­nih strok, ki jih to podro­čje zade­va (sta­tis­ti­ka, notra­nje zade­ve ipd.) še pote­ka­jo. Upa­mo, da bodo dolo­če­ni pred­lo­gi arhiv­ske stro­ke spre­je­ti, pre­dv­sem za ohra­ni­tev izbra­ne­ga arhiv­ske­ga gra­di­va z oseb­ni­mi podat­ki. Kon­č­na obli­ka ured­be se pri­ča­ku­je v letu 2014. Gle­de delo­va­nja arhiv­ske služ­be v sis­te­mu EU novi doku­ment o depo­ni­ra­nju arhiv­ske­ga gra­di­va v Inšti­tu­tu v Firen­cah pri­na­ša dopol­ni­tev obs­to­je­čih dogo­vo­rov z omo­go­ča­njem večje­ga dos­to­pa ter dogo­vor za digi­tal­no gra­di­vo. Nedvom­no je, da razvoj na raz­lič­nih podro­čjih (pre­dv­sem upra­ve in na teh­nič­nem podro­čju) tudi za arhi­ve pome­ni vklju­če­nost v šte­vil­ne razvoj­ne spre­mem­be – veči­na pa pome­ni dodat­ne ugod­ne sto­ri­tve za držav­lja­ne EU in za prav­ne ose­be, to pa je nedvom­no v šir­šem inte­re­su arhiv­ske stro­ke.

Viri in lite­ra­tu­ra

Viri:
Direc­ti­ve 2013/37/EU of the Euro­pe­an par­li­ament and of the Coun­cil of 26 June 2013 amen­ding Direc­ti­ve 2003/98/EC on the re-use of public sec­tor infor­ma­ti­on, http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2013:175:0001:0008:EN:PDF.
Direk­ti­va 2003/98/ES Evrop­ske­ga par­la­men­ta in Sve­ta z dne 17. novem­bra 2003 o ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja (UL L 345, 31.12.2003, str. 90–96).
Poro­či­lo Komi­si­je Sve­tu, Pov­ze­tek sku­pi­na Evrop­skih arhi­vis­tov: Arhi­vi v Evro­pi: Izzi­vi digi­tal­ne dobe, Dru­go poro­či­lo Sve­tu o napred­ku, Bru­selj, 21.9.2012, COM(2012) 513 final, slo­ven­skem jezi­ku na: http://eur-lex.europa.eu/Result.do?arg0=Arhivi+v+Evropi%3A+Izzivi+digitalne+dobe&arg1=&arg2=&titre=titreettexte&chlang=sl&RechType=RECH_mot&Submit=Iskanje.
Pred­log ured­be Sve­ta o spre­mem­bi Ured­be (EGS, Eura­tom) št.  354/83 — depo­ni­ra­nje arhiv­ske­ga gra­di­va ins­ti­tu­cij pri EUI v Firen­cah (Bru­ssels 16.8.2012, COM (2012) 456 final).
Pro­gress Report to the Coun­cil, on the imple­men­ta­ti­on of Coun­cil recom­men­da­ti­on 2005/835/ec, of 14 Novem­ber 2005, on pri­ority acti­ons to incre­ase coope­ra­ti­on in the field of arc­hi­ves in Euro­pe (Bru­ssels, 1.8.2008, SEC(2008) 2364).
Pro­po­sal for a Direc­ti­ve of the Euro­pe­an Par­li­ament and of the Coun­cil amen­ding Direc­ti­ve 2003/98/EC on re-use of Public sec­tor infor­ma­ti­on, http://ec.europa.eu/information_society/policy/psi/library/index_en.htm.
Report from the Com­mi­ssi­on to the Coun­cil, Sum­mary Euro­pe­an Arc­hi­ves Gro­up: Arc­hi­ves in Euro­pe: Facing the chal­len­ges of the digi­tal era, 2nd Pro­gress Report to the Coun­cil, Bru­ssels, 21.9.2012, COM(2012) 513 final
Ured­ba o posre­do­va­nju in ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (Urad­ni list RS, št. 119/07, EVA 2007–3111-0060, veljav­nost od 8.1.2008).
Zakon o dos­to­pu in upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja (UPB2, Ur.l. RS , št. 51/2006).

Lite­ra­tu­ra:
Draft report of the wor­king gro­up on the On-site ver­sus On-line Access to Arc­hi­ves, 5.5.2011, pred­stav­ljen 11. 5. 2011 na ses­tan­ku EAG v Budim­pe­šti.
Draft report of the wor­king gro­up Digi­tal Record Keeping and the Chan­ging Role of Arc­hi­ves, 5.5.2011.
Draft report of the wor­king gro­up The Re-use of Public Sec­tor Infor­ma­ti­on, 5.5.2011
ICA, PRINCIPLES OF ACCESS TO ARCHIVES (Bri­sba­ne, 2012).
http://www.ica.org/10109/toolkits-guides-manuals-and-guidelines/list-of-toolkits-guides-manuals-and-guidelines-doc.html.
Nata­li­ja Gla­žar: Novos­ti o delu sku­pi­ne EAG v Bru­s­lju, Arhi­vi 32 (2009), str. 237–247.
The New Rena­issan­ce. Report of the ‘Comité des sages’, Reflec­ti­on Gro­up on brin­ging Europe’s cul­tu­ral heri­ta­ge onli­ne, Bru­ssels 10 Janu­ary 2011.

---

1. Pro­gress Report to the Coun­cil, on the imple­men­ta­ti­on of Coun­cil recom­men­da­ti­on 2005/835/ec, of 14 Novem­ber 2005 [↩]
2. Poro­či­lo Komi­si­je Sve­tu, Pov­ze­tek sku­pi­na Evrop­skih arhi­vis­tov: Arhi­vi v Evro­pi: Izzi­vi digi­tal­ne dobe,  2012 [↩]
3. The New Rena­issan­ce. Report of the ‘Comité des sages’ 2011 [↩]
4. Npr. pro­jek­ti PLANETS, PRESTOSPACE in Digi­tal Pre­ser­va­ti­on Euro­pe [↩]
5. Direc­ti­ve 2013/37/EU amen­ding Direc­ti­ve 2003/98/EC on the re-use of public sec­tor infor­ma­ti­on, 2013 [↩]
6. O tem glej tudi čla­nek N. Gla­žar: Novos­ti o delu sku­pi­ne EAG v Bru­s­lju, Arhi­vi 32, 2009 (o pro­ble­ma­ti­ki ponov­ne upo­ra­be infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja ter situ­aci­ja arhi­vov) [↩]
7. Defi­ni­ci­ja v Slo­ven­skem zako­nu (ZDIJZ) pa je: »Ponov­na upo­ra­ba infor­ma­cij jav­ne­ga zna­ča­ja pome­ni upo­ra­bo s stra­ni fizič­nih oseb ali prav­nih oseb za pri­do­bit­ne ali nepri­do­bit­ne name­ne razen za prvot­ni namen v okvi­ru jav­ne nalo­ge, zara­di kate­re­ga so bili doku­men­ti izde­la­ni. Upo­ra­ba infor­ma­cij za izva­ja­nje jav­nih nalog v orga­nu ali izme­nja­va infor­ma­cij med orga­ni za izva­ja­nje jav­nih nalog se ne šte­je za ponov­no upo­ra­bo infor­ma­cij.« (ZDIJZ, člen 4, 3 odsta­vek). Za kak­šen namen se želi infor­ma­ci­jo ponov­no upo­ra­bi­ti (pri­do­bit­ni ali nepri­do­bit­ni namen) pa je dolo­če­no v čle­nu 17/4 , ZDIJZ [↩]
8. Direk­ti­va 2003/98/ES o ponov­ni upo­ra­bi infor­ma­cij jav­ne­ga sek­tor­ja, 2003 člen 2/4 [↩]
9. Direk­ti­ve on Public Sec­tor Infor­ma­ti­on (PSI), 2003, člen 1/1 [↩]
10. Direc­ti­ve 2013/37/EU amen­ding Direc­ti­ve 2003/98/EC on the re-use of public sec­tor infor­ma­ti­on, 2013 [↩]
11. Draft report of the EAG wor­king gro­up The Re-use of Public Sec­tor Infor­ma­ti­on [↩]
12. Report to the Coun­cil: Arc­hi­ves in Euro­pe, Facing the Chal­len­ges of the Digi­tal Era, 2011 [↩]
13. Draft report of the EAG wor­king gro­up The Re-use of Public Sec­tor Infor­ma­ti­on [↩]
14. Prav tam, Draft report of the EAG wor­king gro­up The Re-use of Public Sec­tor Infor­ma­ti­on [↩]
15.  Report to the Coun­cil: Arc­hi­ves in Euro­pe, Facing the Chal­len­ges of the Digi­tal Era, 2011 [↩]
16. Report to the Coun­cil: Arc­hi­ves in Euro­pe, Facing the Chal­len­ges of the Digi­tal Era, 2011 [↩]
17. Vsi sta­tis­tič­ni podat­ki in gra­fi vključ­no z neka­te­ri­mi komen­tar­ji so objav­lje­ni v poro­či­lu Anne Karin Her­mod­sson, Naci­onal­ni arhiv Šved­ske, z nas­lo­vom: Draft report of the wor­king gro­up on the On-site ver­sus On-line Access to Arc­hi­ves, 5. 5. 2011, pred­stav­ljen 11. 5. 2011 na ses­tan­ku EAG v Budim­pe­šti [↩]
18. Odgo­vo­ri­lo je 26 čla­nic EU od 27 [↩]
19. Več o tem glej podat­ke v tem pris­pev­ku, kar se nana­ša na ponov­no upo­ra­bo infor­ma­cij [↩]
20. ICA, PRINCIPLES OF ACCESS TO ARCHIVES (Bri­sba­ne, 2012) [↩]
21. Draft report of the wor­king gro­up Digi­tal Record Keeping and the Chan­ging Role of Arc­hi­ves, 2011 [↩]
22.  Report to the Coun­cil: Arc­hi­ves in Euro­pe, Facing the Chal­len­ges of the Digi­tal Era, 2011 [↩]
23. Vsi sta­tis­tič­ni podat­ki so pov­ze­ti po Draft report of the wor­king Digi­tal Record Keeping and the Chan­ging Role of Arc­hi­ves, 2011 [↩]
24.  Pred­log ured­be Sve­ta – depo­ni­ra­nje arhiv­ske­ga gra­di­va ins­ti­tu­cij pri EUI v Firen­cah (Bru­selj, 2012); Svet EU je  pred­log potr­dil 21. 3. 2013 [↩]