S obzirom da se u današnje vrijeme razvojem tehnologije pojednostavnila i pojeftinila izrada velike količine pisanog i elektronskog gradiva, neophodno je i vrednovanje kod stvaratelja, da se redovito odabire gradivo sa ograničenim rokovima čuvanja, kako bi se u arhiv ubuduće preuzelo samo gradivo od trajnog značenja. U članku se obrađuje stanje na terenu s kojim se susrećemo prilikom vrednovanja gradiva i izrade posebnih popisa koje su dužni obaviti stvaratelji.
Ključne riječi: arhiv, popisi, stvaratelji, vrednovanje, izlučivanje
Uvod
Kao samostalne ustanove arhivi počinju djelovati u 18. st. kada im je osnovna djelatnost u pravilu bila trajno čuvanje gradiva. Razvojem tiskarstva i novih tehnologija započela je era velike produkcije spisa, kojom su arhivi uvidjeli da nije dovoljno samo čuvati gradivo već je potrebno voditi računa o gradivu u nastajanju. S obzirom da je nakon 1945. godine uništena velika količina arhivskog gradiva za razdoblje od 1850. do 1945. godine uvidjela se važnost postojanja arhiva i povezanost arhivske službe i pismohrana. Iako se u tadašnje vrijeme nastojalo spasiti arhivsko gradivo od uništenja zbog premalog broja arhiva i arhivskih djelatnika došlo je do samovoljnog i neodgovornog uništavanja arhivskog gradiva, pa je tako prema nekim izračunima uništeno čak 90% cjelokupnog arhivskog gradiva 1850–1945. godine s područja sjeverne Hrvatske.1
Takav razvoj događaja nakon 1945. doprinio je osnivanju većeg broja arhiva u kojima se osim brige o arhivskom gradivu unutar arhiva, počinje voditi i briga o gradivu u nastajanju te se unutar arhiva osnivaju takozvane vanjske službe koje su ustrojene radi zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva.2 Od tada se pokušavaju donijeti propisi koji bi potaknuli stvaratelje na brigu o gradivu u nastajanju.
S obzirom na razvoj događaja, postupno se uvidjela nužnost vrednovanja gradiva, te se pokušavaju utvrditi uloge arhivista u vrednovanju arhivskoga gradiva koje je dovelo do „različitih teorija, ciljeva i metodologije vrednovanja, pri čemu imamo tri osnovna tipa teorijskog pristupa:
a) uprava određuje što će se čuvati, a arhivisti su samo čuvari onoga što su dobili od uprave (naglasak je na primarnoj vrijednosti zapisa);
b) arhivisti utvrđuju vrijednost svih zapisa (polazi se prvenstveno od sekundarne vrijednosti) i
c) suradnja uprave i arhivista ili rad profesionalnih arhivista u tijelima stvaratelja arhivskog gradiva“3
Takav teorijski pristup koji se počeo razvijati u 19. i 20. stoljeću aktualan je i danas, s tim da smo u sustav uveli obvezu dostave posebnog popisa i popisa gradiva za izlučivanje na odobrenje arhivima, čime smo potvrdili odabir teorije suradnje uprave odnosno stvaratelja i arhiva. No je li to doista tako i u praksi?
Kako bismo ustanovili koji su to dokumeniti značajni za povijest i druge društvena potrebe, stvaratelji gradiva se prema Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva4 svrstavaju u tri osnovne kategorije prema kojima se utvrđuje značaj cjeline gradiva koje nastaje njihovim djelovanjem. Samim time što se prema kategorizaciji određuju i „kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi te pojedinačna i šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku određenog roka.“5 Također je istim Pravilnikom6 propisano da stvaratelji trebaju izraditi posebni popis gradiva s rokovima čuvanja, što samim time zahtijeva i vrednovanje pojedine vrste gradiva. Problem postaje to veći što prema nekim procjenama „samo u posljednjih 50 godina više se negoli ustostručila količina zapisa na papiru.“7
Zakonska obveza stvaratelja
Iako je zakonom propisano da kategorizirani stvaratelji trebaju izraditi posebni popis s rokovima čuvanja, tek stupanjem na snagu zakona i uredbi o fiskalnoj odgovornosti dio stvaratelja je shvatio da trebaju izraditi vlastiti Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva s posebnim popisom. Pa tek sad i oni koje su arhivi ranije upozorili prilikom nadzora na zakonsku obvezu izrade pravilnika s posebnim popisom s rokovima čuvanja, pristupaju izradi pravilnika. Tako da arhivi sada dobivaju češće upite stvaratelja trebaju li i oni izradi pravilnik.8 Vrlo je zanimljivo da neki stvaratelji koji nisu upisani u kategorizaciju traže od arhiva dozvolu za izlučivanje gradiva pa stoga izrade i pravilnik s posebnim popisom budući da ne mogu izlučiti gradivo bez pravilnika, a isto tako nažalost kategorizirani stvaratelji izlučuju gradivo bez odobrenja arhiva.
Kako izrada pravilnika zahtijeva puno truda, jer je Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva9 postupak vrednovanja propisan ovako: “Vrednova nje je postupak kojim se procje njuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do koje ga će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja”.10 To bi značilo da stvaratelji trebaju ući u svoja spremišta i popisati pojedine vrste gradiva koje posjeduju, što nekima ne pada na pamet, jer misle da je to nepotrebno, drugi nemaju vremena za to, a treći misle da to ionako nije nikoga briga, da je to njihovo gradivo i da će oni bez obzira na sve raditi s gradivom što se njima prohtije. Pri tome naravno zaboravljaju na zakonsku obvezu prema kojoj bi trebali voditi brigu o gradivu u nastajanju.
Iako smo do danas donijeli veliki broj zakona i pravilnika, je li se stanje na terenu promijenilo i jesmo li uspjeli natjerati stvaratelje da se odgovornije odnose prema gradivu?
Izrada Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva kod stvaratelja
Iako smo dosad zaključili da ima problema oko toga što stvaratelji ne znaju za obvezu izrade pravilnika, neki arhivi su se odlučili obavijestiti ih pisanim putem o njihovoj obvezi.11
No prilikom izrade pravilnika dolazi do dodatnih problema. Mnogim stvarateljima je izrada pravilnika koji bi im trebao pomoći u radu opterećenje, a ne pomoć s obzirom da je zakonska obveza svakog stvaratelja provoditi izlučivanje gradiva kojemu je istekao rok čuvanja najkasnije svakih 5 godina od posljednjeg provedenog postupka12 , no bez obzira na zakone mnogi stvaratelji se ne odlučuju na izlučivanje gradiva dok god nisu primorani izvršiti ga zbog premalo spremišnog prostora, a neki se čak i hvale da ništa ne bacaju te na taj način izbjegavaju obvezu vrednovanja gradiva, a samim time i obvezu izrade pravilnika i posebnog popisa s rokovima čuvanja.
Najčešće stvaratelje prisili, osim novodonesenih zakona i uredbi, na izradu pravilnika, pretrpano spremište, te se nakon toga, ako su svjesni odgovornosti koju sa sobom nosi izlučivanje gradiva, primorani izraditi pravilnik s posebnim popisom i zatražiti odobrenje nadležnog arhiva kako je to zakonom propisano. Uz to moramo naglasiti da pojedini stvaratelji nisu svjesni odgovornosti koju za sobom povlači izlučivanje gradiva, pa pojedini stvaratelji izluče gradivo na svoju ruku, a kad ih se pita što ukoliko se zakon ponovno promjeni i produže se rokovi čuvanja kako će oni dokazati koje su i kada gradivo izlučili. K tome trebamo reći da pojedini stvaratelji nisu čuli da je izašao novi Zakon o računovodstvu, koji i nije tako novi s obzirom da je iz 2007. godine, kojim su se produžili rokovi čuvanja financijsko-računovodstvenoj dokumentaciji, koja zapravo ne bi trebala interesirati arhive, već prvenstveno stvaratelje, jer zbog nje mogu snositi financijske gubitke. Kako zapravo natjerati stvaratelje na njihove obveze vezane uz arhivsko gradivo kad ih ne brine ni registraturno gradivo zbog kojeg mogu snositi financijske gubitke?
Kad se stvaratelji odluče na izradu pravilnika s posebnim popisom susreću se s novim problemima prilikom izrade posebnog popisa s rokovima čuvanja, jer najčešće stvaratelji ne razumiju bit izrade tih popisa. Tako da stvaratelji najčešće prepisuju pravilnike i posebne popise od drugih stvaratelja, i dobro je kada su to stvaratelji srodne djelatnosti, jer se u protivnom izrade posebni popisi koji su prilikom izlučivanja gradiva gotovo neupotrebljivi. Pojedini stvaratelji traže da im arhivi izrade pravilnik i posebni popis uz određenu naknadu, a pojedini stvaratelji shvate bit izrade posebnih popisa te ih izrade sami uz pomoć arhivista.13
Prilikom izrade posebnog popisa stvaratelji koji nisu obvezni primjenjivati Uredbu o uredskom poslovanju imaju većih problema sa izradom posebnih popisa jer osobe koje su zadužene za pisarnicu i pismohranu često imaju neodgovarajuće obrazovanje i ne poznaju uredsko poslovanje, a nadređeni na tečajeve za djelatnike u pismohrani pošalju djelatnika koji odrađuje samo jedan dio poslova vezan na primjer uz čuvanje gradiva u pismohrani. Tek se prilikom nadzora ustanovi da zapravo ni nije moguće izraditi upotrebljiv popis jer gradivu zbog neadekvatnog vođenja uredskog poslovanja i nepostojanja nikakvog razradbenog plana nije ni moguće izraditi upotrebljiv popis, iako se prema Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva navodi da: “izradba posebnog popisa s rokovima čuvanja sukladno razredbenom nacrtu obveza je svakog stvaratelja gradiva.“14
Angažmanom arhiva oko izrade popisa shvaćaju li stvaratelji vrijednost gradiva?
Arhivi se trude pomoći stvarateljima prilikom izrade popisa. Izrađen je Opći popis gradiva sa rokovima čuvanja15 koji može pomoći stvarateljima kod određivanja rokova čuvanja za dokumentaciju koja nastaje obavljanjem općih i administrativnih poslova, a „namijenjen je prvenstveno stvarateljima javnog arhivskog i registraturnog gradiva i ostalim kategoriziranim stvarateljima, no koristiti ga mogu svi.“16 Neki arhivi su čak za pojedine kategorije stvaratelja izradili ogledne primjerke posebnih popisa koje im daju kao pomoć pri izradi njihovih pravilnika.
Kad pogledamo situaciju na terenu pitamo se hoće li stvaratelji bez obzira na sav naš trud uspjeti izraditi posebne popise? Stvaratelji koji nemaju razrađen razradbeni plan, a u tu grupu stvaratelja spada većina stvaratelja koji nisu obveznici Uredbe o uredskom poslovanju, jer oni koji nemaju izrađen nikakav razredbeni plan, vrlo često spise dijele ili na ulaznu i izlaznu poštu, opće spise, ili se spisi jednostavno odlažu prema rednom broju iz urudžbenog zapisnika, tako da se zapravo ni ne formiraju predmeti, a kamoli neke dokumentacijske cjeline. Pojedini stvaratelji koji i jesu obveznici Uredbe o uredskom poslovanju koriste manje od 10 kasa za cjelokupno poslovanje, što je s obzirom na posao koji obavljaju zasigurno premalo. Da bi se pomoglo stvarateljima pri izradi klasifikacijskih planova čak je i Opći popis gradiva sa rokovima čuvanja17 izrađen tako da prema tom popisu stvaratelji mogu izraditi klasifikacijski plan dokumentacije, jer je popis uređen hijerarhijski.
S obzirom na tako kaotičnu situaciju u vođenju uredskog poslovanja pitamo se bi smo li možda trebali pomoći stvarateljima oko izrade klasifikacijskih planova, ukoliko se oni ne budu mogli snaći i odrediti rokove čuvanja gradivu prema Općem popisu gradiva sa rokovima čuvanja?18 Kakav cilj zapravo arhivi misle postići takvim svojim angažmanom? S obzirom na sve navedeno jesmo li uspjeli uvjeriti stvaratelje u vrijednost gradiva koje kod njih nastaje?
Odgovornost arhiva i stvaratelja pri vrednovanju gradiva
Arhivi se trude pomoći stvarateljima kako savjetima vezanim uz opremanje spremišta, tako i uz davanje sugestija pri izradi pravilnika i posebnih popisa, kod izlučivanja gradiva, pa čak i kod vođenja uredskog poslovanja. No vide li stvaratelji bit tog našeg angažmana? Znaju li da arhivi to čine samo da bi zaštitili trajno gradivo?
Nekako se čini da većina stvaratelja ne vidi koja je njihova odgovornost pri vrednovanju gradiva jer ih uglavnom zanimaju rokovi čuvanja za gradivo s ograničenim rokovima čuvanja, koje zapravo arhive i ne bi trebalo zanimati, a u isto vrijeme zanemaruju arhivsko gradivo. S obzirom da dio stvaratelja nema djelatnika zaduženog za pismohranu, a ukoliko neki djelatnik i ima to zaduženje nema položen ispit za djelatnika u pismohrani, tako da većina i ne shvaća što je zapravo arhivsko, a što registraturno gradivo, a ne znaju ni odrediti koje gradivo je od povijesne važnosti, te kojih se arhivskih zakona i propisa moraju držati. Neki arhivi koji aktivno pomažu stvarateljima u izradi pravilnika i posebnih popisa osim što primjenjuju arhivska načela često čitaju zakone vezane uz stvarateljevu djelatnost da bi odredili rokove čuvanja određenom gradivu i popunili nedostatke koji su nastali zbog još neizrađenih granskih popisa.19 A vrlo često arhivisti i prilikom odobravanja pravilnika moraju otkrivati koje se gradivo krije iza određenih naziva.
Zbog svega navedenog stvaratelji olako shvaćaju svoju odgovornost pri vrednovanju gradiva i krivo tumače da su arhivi odgovorni ukoliko se utvrdi neki nedostatak. Tek se pri izlučivanju ustanovi da su rokovi čuvanja iz posebnog popisa prekratki, smatraju da su arhivi odgovorni, ako oni izluče gradivo kojem nije istekao rok čuvanja, a desilo se u nekoliko slučajeva da su arhivi dobili prigovor zbog povrede interesa pojedinaca.20 S obzirom na takvu situaciju na terenu možemo primijetiti da uloga arhiva u očima javnosti nije onakva kakva bi trebala biti jer bi se po pravilu arhivi trebali brinuti da se zaštiti i čuva gradivo trajnog značenja, a ne da su arhivi odgovorni za vrednovanje i izlučivanje gradiva s ograničenim rokovima čuvanja, po nekima možda i više od stvaratelja iako bi stvaratelji trebali biti odgovorni za poštivanje zakonom propisanih rokova, za gradivo s ograničenim rokom čuvanja.
Većinu stvaratelja zanimaju baš rokovi čuvanja gradiva s ograničenim rokovima čuvanja, i to najčešće za financijsko-računovodstvenu dokumentaciju zbog koje mogu snositi materijalnu odgovornost, a i prilikom odobravanja pravilnika stvaratelji najčešće krivo odrede rokove čuvanja upravo financijsko-računovodstvenoj dokumentaciji.
Zaključak
Vrednovanje gradiva izvan arhiva postalo je ključno, s obzirom da nastaje sve veća količina gradiva u današnje vrijeme, a arhivi često preuzimaju aktivnu ulogu u vrednovanju gradiva, jer stvaratelji nisu svjesni vrijednosti pojedinog gradiva. S obzirom da smo izradili Opći popis gradiva sa rokovima čuvanja,21 a trebali bi izraditi i granske popise, vrlo često obavimo i posao stvaratelja, te im izrađujemo čitave pravilnike i posebne popise. Ne mislimo li da bi bilo bolje da se ograničimo na izradu popisa koji bi se odnosili samo na trajno gradivo jer promjenom pojedinih zakona promjenit će se i rokovi čuvanja gradiva sa ograničenim rokom čuvanja i mi ćemo opet morati izrađivati novi opći i granske popise.
Stvaratelji bi trebali sami odrediti vrijednost gradivu koje kod njih nastaje,22 a arhivi upotpunjavati vrednovanje koje predlože stvaratelji primjenom općih arhivskih načela, s tim da bi se ti prijedlozi trebali odnositi prvenstveno na trajno gradivo. To bi prema prije navedenim teorijskim pristupima značilo suradnju arhiva i stvaratelja, da arhivi odrede vrijednost gradivu od povijesnog značenja, a stvaratelji gradivu s ograničenim rokovima čuvanja.
No arhivi su prisiljeni s obzirom na nezainteresiranost većine stvaratelja brinuti o cjelokupnom gradivu u nastajanju pa se pitamo s obzirom da arhivi pomalo preuzimaju posao stvaratelja pri vrednovanju gradiva, jesu li arhivi spremni preuzeti i odgovornost za moguće neželjene posljedice koje su moguće zbog neadekvatnog vrednovanja gradiva, a kojima se mogu oštetiti javni interesi i interesi pojedinaca. Ne bi li bilo bolje da ostavimo stvaratelje da sami određuju rokove čuvanja gradivu s ograničenim rokom čuvanja i na taj način ih natjeramo da sami snose odgovornost, a i posljedice vrednovanja i izlučivanja gradiva, pa bi se možda i oni počeli s odgovornošću odnositi prema gradivu, a ne da arhivi odrađuju umjesto njih sve poslove koji su vezani uz vrednovanje gradiva, i ne samo to nego ih još i molimo da se odgovornije odnose prema gradivu koje je u nastajanju. Je li to doista smisao arhiva?
Summary:
The creators who nowadays produce large amounts of records due to the rapid development of technology are obliged to appraise their records and the archives ought to help them in doing that. However, situation in the field is quite different, the archives take on more and more duties, from making general and branch lists to helping in making special lists and appraising the material with limited storage period together with the records of archival value. Should the situation really be like this or should the Archives only focus to making general and branch lists which would comprise only the records of archival value?
Now, when we have created general and are creating branch lists, will the problem of appraisal be solved considering the situation in record offices where creators lightly accept their duty to produce the special list with retention periods, which is intended to be a help in their work, not a burden, so they shift the obligation to the Archives and the Archives, in order to preserve the records with permanent value, also take over the care to evaluate all emerging material, therefore, there is an impression in the public that Archives also bear responsibility for the damage caused by the disposal of records with limited storage periods, although legally this responsibility lies on the creator.
- Krešimir Nemeth: O nekim pitanjima organizacije arhivske službe u NR Hrvatskoj, „Arhivski vjesnik“, br. 1, Zagreb, 1958., str. 394 [↩]
- Darko Rubčić: Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj, „Arhivski vjesnik“, br. 45, Zagreb, 2002., str. 11 [↩]
- Josip Kolanović: Vrednovanje arhivskog gradiva u teoriji i praksi, „Arhivski vjesnik“ br. 38, Zagreb, 1995., str. 11 [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 5 [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 3 [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 11 [↩]
- Josip Kolanović: Vrednovanje arhivskog gradiva u teoriji i praksi, „Arhivski vjesnik“ br. 38, Zagreb, 1995., str. 8 [↩]
- U tekstu su korišteni podatci koje smo dobili prilikom anketiranja voditelja vanjskih službi u siječnju 2012. godine. [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02 [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 2, st. 1. [↩]
- Podatak dobiven anketiranjem voditelja vanjskih službi u siječnju 2012. godine. [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 12 [↩]
- Podatak dobiven anketiranje voditelja vanjskih službi u siječnju 2012. godine. [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 11, st. 3. [↩]
- http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm [↩]
- http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm, Opći popis gradiva s rokovima čuvanja str. 2 [↩]
- http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm [↩]
- http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm [↩]
- Podatak dobiven anketiranjem voditelja vanjskih službi u siječnju 2012. godine [↩]
- Podatak dobiven anketiranjem voditelja vanjskih službi u siječnju 2012. godine [↩]
- http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm [↩]
- Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, „Narodne novine“, br. 90/02, čl. 14 [↩]