Orijentacijska lista za javne bilježnike

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

The intro­duc­ti­on part of arti­cle is con­ta­ined by analysis of the notary esta­bli­sh­ment and orga­ni­sa­ti­on, analysis sort of the notary docu­men­ta­ti­on, cri­te­ri­as for the appra­isal of docu­men­ta­ti­on, and met­ho­do­lo­gi­caly carac­te­ris­tics of making this list. The notary ser­vi­ce is rela­ti­vely new part of the public admi­nis­tra­ti­on in Cro­atia (exclu­ding of cour­se the his­to­ri­cal notary until the peri­od of comu­nism 1945.).

It is esta­bli­shed accor­ding the Notary Law (NN 73/93), with basic and most impor­tant fun­c­ti­on to make and issue public acts. This ser­vi­ce is con­tro­led by the Minis­tery of Law and Cro­ati­an Notary Asso­ci­ati­on, sin­ce ter­ri­to­ri­al orga­ni­za­ti­on is con­nec­ted with law courts. The list is com­po­sed of the four seri­es: offi­ces books (fin­ding aids), acts, secon­dary evi­den­ce and acco­un­ting docu­men­ta­ti­on, but each of them refer to cha­rac­te­ris­tic notary docu­men­ta­ti­on. Alt­ho­ugh list of eli­mi­na­ti­on for nota­ri­al docu­men­ta­ti­on have a bran­ch list sig­ni­fi­can­ce, it can be in the same time the indi­vi­du­al list of every notary offi­ce, beca­use of very strict and deta­iled rules for the types of docu­men­ta­ti­on, pres­cri­bed by the Notary Law (NN 78/93), and Notary Stan­ding Orders (NN 38/94).

U član­ku je pri­ka­za­na ori­jen­ta­cij­ska lis­ta sas­tav­lje­na za gra­di­vo koje nas­ta­je radom jav­no­bi­ljež­nič­kih ure­da. Sama je lis­ta podi­je­lje­na na seri­je: knji­ge, spi­si, pomoć­ne evi­den­ci­je te raču­no­vod­stve­na doku­men­ta­ci­ja, ali sve se seri­je odno­se samo na spe­ci­fič­nu jav­no­bi­ljež­nič­ku doku­men­ta­ci­ju. Čla­nak obraz­la­že i poseb­nu zna­čaj­ku ove lis­te, a to je da je ona gran­skog karak­te­ra, no može­mo je sma­tra­ti i poseb­nom lis­tom. Tek­s­tu­al­ni uvod­ni dio ukrat­ko dono­si ana­li­zu ustroj­stva i ovlas­ti jav­nog biljež­niš­tva, zatim ana­li­zu kate­go­ri­ja gra­di­va i kri­te­ri­je nje­go­va vred­no­va­nja te meto­do­lo­ške pos­tup­ke pri izra­di lis­te.

1. Uvod

Ori­jen­ta­cij­ska lis­ta jav­no­bi­ljež­nič­kog gra­di­va, kao i sve dru­ge lis­te za bilo koju vrstu jav­nog arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va, prav­no je ute­me­lje­na na čl. 11. st 2. Zako­na o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (NN105/97), pre­ma koji­ma se “… oda­bi­ra­nje obav­lja pre­ma popi­si­ma što ih utvr­đu­ju nad­lež­ni arhiv i ima­telj.” Nada­lje, čl. 12 dotič­nog Zako­na odre­đu­je da će “… pota­nje pro­pi­se o mje­ri­li­ma, način vred­no­va­nja, izra­du popi­sa gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja, …” utvr­di­ti pose­ban pra­vil­nik koji, među­tim, još nije done­sen, pa se u izra­di ove lis­te koris­tio još uvi­jek važe­ći Pra­vil­nik o oda­bi­ra­nju i izlu­či­va­nju regis­tra­tur­ne gra­đe s Općom lis­tom za izlu­či­va­nje (NN 36/81), te Uput­stvo o vred­no­va­nju regis­tra­tur­ne gra­đe (NN 33/87), narav­no, uva­ža­va­ju­ći sve pro­mje­ne i spe­ci­fič­nos­ti koje su u među­vre­me­nu nas­tu­pi­le. Lis­ta je sas­tav­lje­na kao orjen­ta­cij­ska, budu­ći se radi o gra­di­vu koje je krat­ko vri­je­me pri­sut­no kao jav­no arhiv­sko i regis­tra­tur­no gra­di­vo, sto­ga prak­sa još uvi­jek može poka­za­ti even­tu­al­ne dru­ga­či­je potre­be. Valja napo­me­nu­ti da lis­tu čine sis­te­ma­ti­zi­ra­ne vrste samo spe­ci­fič­nog jav­no­bi­ljež­nič­kog gra­di­va, dok za osta­lu doku­men­ta­ci­ju koja nas­ta­je (raču­no­vod­stve­nu, finan­cij­sku, …) valja kon­zul­ti­ra­ti osta­le zako­ne i pro­pi­se, o čemu će kas­ni­je biti više rije­či. Po svo­joj obu­hvat­nos­ti, lis­ta je gran­skog karak­te­ra, budu­ći se odno­si na jed­nu poseb­nu dje­lat­nost, a to je jav­no biljež­niš­tvo. Među­tim, ovu lis­tu može­mo ujed­no sma­tra­ti i poseb­nom lis­tom sva­kog jav­no­bi­ljež­nič­kog ure­da, budu­ći svi oni pre­ma Zako­nu o jav­nom biljež­niš­tvu (NN 78/93), te pre­ma Jav­no­bi­ljež­nič­kom pos­lov­ni­ku (NN 38/94), vode toč­no pro­pi­sa­ne iden­tič­ne vrste ured­skih knji­ga i doku­men­ta­ci­je. Nada­lje, po svo­joj kon­cep­ci­ji, ova je lis­ta mje­šo­vi­ta, što zna­či da sadr­ža­va sve vrste doku­men­ta­ci­je koju pro­du­ci­ra­ju jav­no­bi­ljež­nič­ki ure­di, i onu traj­ne vri­jed­nos­ti, i onu s ogra­ni­če­nim roko­vi­ma čuva
Gra­di­vo je sis­te­ma­ti­zi­ra­no u četi­ri sku­pi­ne:

  • knji­ge koje se jav­lja­ju u jav­no­bi­ljež­nič­kom pos­lo­va­nju (upis­ni­ci, ime­ni­ci,…);
  • jav­no­bi­ljež­nič­ki spi­si — kako je već nave­de­no — oni spe­ci­fič­ni za tu služ­bu;
  • pomoć­ne evi­den­ci­je;
  • raču­no­vod­stve­na doku­men­ta­ci­ja — opet ne sva koja se jav­lja kod dje­lat­nos­ti pos­lov­nih subje­ka­ta svih vrsta, već samo ona spe­ci­fič­na za rad jav­nih biljež­ni­ka.

Unu­tar nave­de­nih sku­pi­na, vrste gra­di­va teku vri­jed­nos­nim sli­je­dom, što zna­či da su naj­pri­je nave­de­ne vrste doku­men­ta­ci­je nami­je­nje­ne traj­nom čuva­nju, a zatim pos­tup­no one sa sve kra­ćim obvez­nim roko­vi­ma čuva­nja.

2. Ustroj­stvo i ovlas­ti jav­nog biljež­niš­tva

Jav­no­bi­ljež­nič­ka služ­ba ustro­je­na je i zapo­če­la radom teme­ljem Zako­na o jav­nom biljež­niš­tvu (NN 78/93), i kao tak­va pred­stav­lja jed­nu rela­tiv­no novu jav­nu služ­bu u Repu­bli­ci Hrvat­skoj. Ona je dje­lo­mi­ce pre­uze­la neke opće uprav­ne pos­lo­ve koje su vrši­li neka­daš­nji općin­ski orga­ni, dje­lo­mi­ce neke pra­vo­sud­no-odvjet­nič­ke pos­lo­ve, ali i neke spe­ci­fič­no nove zadat­ke i ovlas­ti, pro­iziš­le iz pro­mje­ne poli­tič­ko-gos­po­dar­skog sus­ta­va nakon 1990., odnos­no 1991. godi­ne. Nad­zor nad jav­no­bi­ljež­nič­kom služ­bom vrši Minis­tar­stvo pra­vo­su­đa Repu­bli­ke Hrvat­ske, te Jav­no­bi­ljež­nič­ka komo­ra, a teri­to­ri­jal­ni ustroj vezan je uz sudo­ve. Naime, pre­ma Zako­nu o jav­nom biljež­niš­tvu, na podru­čju sva­kog zako­nom odre­đe­nog suda mora pos­to­ja­ti barem jedan jav­no­bi­ljež­nič­ki ured, odnos­no, uko­li­ko je na dotič­nom podru­čju veli­ka kon­cen­tra­ci­ja sta­nov­niš­tva, po jedan na sva­kih 20 000 sta­nov­ni­ka.

3. Ana­li­za kate­go­ri­ja gra­di­va i kri­te­ri­ji nje­go­va vred­no­va­nja

Ana­li­zom kate­go­ri­ja gra­di­va koje nas­ta­ju radom jav­no­bi­ljež­nič­kih ure­da, vrlo se tran­s­pa­rent­no mogu pro­či­ta­ti sve vrste pos­lo­va koje obav­lja­ju jav­ni biljež­ni­ci, a ujed­no donek­le i sam način odvi­jaj­na tog pos­lo­va­nja. Tu su, kao prvo, raz­ni upis­ni­ci (i nji­ho­vi ime­ni­ci) koji­ma se otva­ra neki pred­met; zatim spi­si koji nas­ta­ju kao rezul­tat vrše­nja jav­no­bi­ljež­nič­ke služ­be, kao i raz­ne pomoć­ne evi­den­ci­je radi lak­šeg pos­lo­va­nja; zatim po dovr­še­nju pred­me­ta raz­na izvješ­ća koja nas­ta­ju kao skup­ni rezul­tat ana­li­ze pos­lo­va­nja (sta­tis­tič­ka izvješ­ća, godiš­nja izvješ­ća,…); te spe­ci­fič­na raču­no­vod­stve­na doku­men­ta­ci­ja, mahom veza­na uz raz­ne polo­ge stran­ka. Kod valo­ri­za­ci­je pri­mje­nji­va­ni su svi oni uobi­ča­je­ni arhi­vis­tič­ki kri­te­ri­ji, koji­ma se koris­ti­mo kod vred­no­va­nja regis­tra­tur­nog gra­di­va: sadr­žaj­na fizi­ono­mi­ja gra­di­va (vri­jed­nost poda­ta­ka koje odre­đe­na vrsta doku­me­na­ta sadr­ži); stu­panj kon­cen­tra­ci­je poda­ta­ka; uni­kat­nost i auten­tič­nost poda­ta­ka; repre­zen­ta­tiv­nost; poseb­ne vri­jed­nos­ti i dr.. O vri­jed­nos­ti poda­ta­ka nije potreb­no poseb­no govo­ri­ti budu­ći je taj kri­te­rij jasan. Stu­panj kon­cen­tra­ci­je poda­ta­ka utje­če na vred­no­va­nje u smis­lu da nam je zna­čaj­ni­je gra­di­vo (a time su dulji i roko­vi čuva­nja) koje sadr­ži inten­ziv­no-eks­ten­ziv­ne doku­men­te (dak­le, koje sadr­ži mnoš­tvo poda­ta­ka o mnoš­tvu predmeta/osoba). Uni­kat­nost i auten­tič­nost poda­ta­ka odno­si se na činje­ni­cu jesu li poda­ci ponov­lje­ni u više doku­me­na­ta ili su sadr­ža­ni samo u dotič­noj doku­men­ta­cjii. Repre­zen­ta­tiv­nost kao kri­te­rij naro­či­to dola­zi do izra­ža­ja kad su u pita­nju raz­ni upis­ni­ci, budu­ći se upra­vo kroz njih (već i kroz same nji­ho­ve nazi­ve) naj­bo­lje može pra­ti­ti za koga i koje sve vrste pos­lo­va obav­lja­ju jav­ni biljež­ni­ci, te su pre­ma tome gra­di­vo traj­nog karak­te­ra. Poseb­ne vri­jed­nos­ti tica­le bi se onog jav­no­bi­ljež­nič­kog gra­di­va, koje bi se even­tu­al­no odno­si­lo na neke poz­na­te i zna­čaj­ne jav­ne oso­be i slič­no.

4. Meto­do­lo­gi­ja izra­de ori­jen­ta­cij­ske lis­te za jav­ne biljež­ni­ke

Meto­do­lo­gi­ja izra­de ove ori­jen­ta­cij­ske lis­te teme­lji­la se na neko­li­ko ele­me­na­ta:

  • ana­li­zi zna­ča­ja poje­di­nih kate­go­ri­ja jav­no­bi­ljež­nič­kog gra­di­va (izvr­še­no je dak­le vred­no­va­nje dotič­nog regis­tra­tur­nog gra­di­va);
  • surad­nji i kon­zul­ta­ci­ja­ma s Jav­no­bi­ljež­nič­kom komo­rom, te poje­di­nim jav­nim biljež­ni­ci­ma;
  • ana­li­zi zakon­skih i pod­za­kon­skih pro­pi­sa (arhiv­skih i near­hiv­skih)
  • pro­uča­va­nju struč­ne lite­ra­tu­re (doma­će i stra­ne);

Vode­ći raču­na o rezul­ta­ti­ma svih tri­ju pro­ve­de­nih meto­do­lo­ških pos­tu­pa­ka, sas­tav­lje­na je lis­ta koja je orjen­ta­cij­skog karak­te­ra. Ona je tak­va sto­ga što se valo­ri­za­ci­ja mora i dalje kon­ti­nu­ira­no pro­vo­di­ti, budu­ći je pro­tek­lo vri­je­me u kojem je nas­ta­ja­lo dotič­no gra­di­vo, s arhi­vis­tič­kog gle­di­šta pre­krat­ko za dono­še­nje nekih defi­ni­tiv­nih sta­vo­va. Iako Uput­stvo o vred­no­va­nju regis­tra­tur­ne gra­đe (NN 33/87) pre­dvi­đa lis­tu teme­lje­nu na kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma, ova je lis­ta sas­tav­lje­na po vrsta­ma doku­men­ta­ci­je, budu­ći još uvi­jek ne pos­to­ji kon­zis­ten­tan kla­si­fi­ka­cij­ski sus­tav, koji bi bio pod­lo­ga izra­di lis­te. Kao i sva­ka mje­šo­vi­ta lis­ta, i ova ima svo­ju ulo­gu ne samo pri­li­kom izlu­či­va­nja gra­di­va za poni­šte­nje, već i kod same zašti­te gra­di­va, budu­ći je logič­no da će se gra­di­vu traj­ne vri­jed­nos­ti posve­ti­ti veća paž­nja pri čuva­nju.

5. Napo­me­ne pri kori­šte­nju Lis­te

Kako je već u uvo­du reče­no, lis­ta sadr­ži samo karak­te­ris­tič­nu doku­men­ta­ci­ju koja nas­ta­je radom jav­no­bi­ljež­nič­kih ure­da, dok za svu osta­lu mogu­ću doku­men­ta­ci­ju valja rabi­ti: Opću lis­tu za izlu­či­va­nje regis­tra­tur­ne gra­đe (NN 36/81); zatim odred­be Zako­na o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (NN 105/97); Zakon o jav­nom biljež­niš­tvu (NN 78/93 i 29/94); zatim napo­se Jav­no­bi­ljež­nič­ki pos­lov­nik (NN 38/94), kao i Izmje­ne i dopu­ne isto­ga (NN 37/96); te konač­no Pra­vil­nik o jav­no­bi­ljež­nič­kim pro­tes­t­nim upis­ni­ci­ma (NN 38/94). Za poje­di­ne vrste doku­men­ta­ci­je valja koris­ti­ti i važe­će: Zakon o raču­no­vod­stvu, Zakon o sudo­vi­ma, Sud­ski pos­lov­nik, i dr. Potreb­no je još napo­me­nu­ti da za svu doku­men­ta­ci­ju roko­vi čuva­nja poči­nju teći od kra­ja godi­ne u kojoj je gra­di­vo nas­ta­lo, a za upis­ni­ke to zna­či od kra­ja godi­ne u kojoj je izvr­šen pos­ljed­nji upis. Na kra­ju, valja još istak­nu­ti da je gra­di­vo koje nas­ta­je radom jav­no­bi­ljež­nič­kih ure­da po svom karak­te­ru tak­vo da pod­li­je­že član­ku 34. Pra­vil­ni­ka o oda­bi­ra­nju i izlu­či­va­nju regis­tra­tur­ne gra­đe (NN 36/81), odnosno:”…sadrži podat­ke objav­lji­va­njem kojih bi mogao biti povri­je­đen jav­ni inte­res, ili inte­res poje­din­ca”, valja poseb­nu pozor­nost obra­ti­ti nači­nu nje­go­va uni­šte­nja po iste­ku roko­va čuva­nja. U nas je uobi­ča­je­no da se gra­di­vo (još uvi­jek veći­nom na konven­ci­onal­nim medi­ji­ma), po izlu­či­va­nju pre­da­je u indus­trij­sku pre­ra­du — kon­kret­no tvrt­ki “Uni­ja­pa­pir”, a koja je sli­je­dom potre­ba svo­jih koris­ni­ka uve­la i pose­ban pos­tu­pak za uni­šte­nje tak­ve vrste gra­di­va. Pos­tu­pak karak­te­ri­zi­ra poseb­na zašti­ta pri pre­uzi­ma­nju izlu­če­nog gra­di­va, zatim zašti­ta pri tran­s­por­tu (zatvo­re­ni kon­tej­ne­ri), zašti­ta pri­je pre­ša­nja u balu (gra­di­vo odmah ide u trgač papi­ra), zašti­ta odla­ga­nja (u tvor­ni­ci papi­ra papir se odmah reže u niti 2–5 mm), te tije­kom svih ovih rad­nji poseb­no nad­zi­ra­nje i pro­ma­tra­nje cje­lo­kup­nog pro­ce­sa uni­šte­nja. Tako­đer, ova­kav karak­te­ris­ti­čan način uni­šte­nja gra­di­va valja i una­pri­jed naru­či­ti, kako bi u dogo­vo­re­nom ter­mi­nu poni­šte­no gra­di­vo odmah ušlo u pro­ces recik­la­že, čime se dodat­no sma­nju­ju moguć­nos­ti zlo­upo­ra­be.

Ori­jen­ta­cij­ska lis­ta za jav­ne biljež­ni­ke

(elementi opisa:  redni broj.  vrsta gradiva:    rok čuvanja;   obrazloženje)

I. KNJIGE

1. Opći pos­lov­ni upis­nik (Reper­to­ri­um), “OU” :  traj­no;   čl. 11. JBP
2. Upis­nik o ovje­ra­ma i pot­vr­da­ma,  “OV”:   traj­no;   čl. 12..JBP
3. Upis­nik povje­re­nih pos­lo­va,   “UPP”:  traj­no;   čl.14. JBP
4. Depo­zit­na knji­ga,   “DK”:  traj­no;    čl. 16. JBP
5. Ime­nik pre­da­nih  ras­po­lož­bi za slu­čaj smr­ti,    “IR”:   traj­no;   čl. 15. JBP
6. Zajed­nič­ki abe­ced­ni ime­nik:   traj­no;   čl. 18. JBP
7. Upis­ni­ci (Regis­tri) o pro­tes­ti­ma,   “PR” :  10 godi­na;  čl. 10. Pra­vil­ni­ka o JB pro­tes­t­nim upis­ni­ci­ma

II. SPISI

8. Spi­si o sas­tav­lje­nim jav­no­bi­ljež­nič­kim akti­ma, povje­re­nim izja­va­ma pos­ljed­nje volje, dru­gi spi­si koji su zbog svog sadr­ža­ja ili zbog oso­ba na koje se odno­se od oso­bi­tog povi­jes­nog, znans­tve­nog ili poli­tič­kog zna­če­nja:  traj­no;  čl. 87. JBP
9. Ugo­vo­ri o ure­đe­nju imo­vin­skih odno­sa:  traj­no;   čl. 87. JBP
10. Ugo­vo­ri o ras­po­la­ga­nju imo­vi­nom:  traj­no;   čl. 87. JBP
11. Darov­ni u govo­ri:   traj­no;   čl. 87. JBP
12. Osta­li spi­si raču­na­ju­ći od dana služ­be­ne rad­nje:   12 godi­na;  čl. 87. JBP
13. Spi­si povje­re­nih pos­lo­va o čijim se pred­me­ti­ma vodi pos­tu­pak pred sudom ili dru­ge vlas­ti: kao na sudu ili dru­ge vlas­ti;  čl. 7. Izmje­na i dopu­na JBP

14. Osta­li spi­si koji se odno­se na toč­ku 13.:   5 godi­na;   čl. 7. Izmje­na i dopu­na JBP
15. Spi­si ovje­ra i pot­vr­da:   3 godi­ne;  čl. 7. Izmje­na i dopu­na JBP

III. POMOĆNE EVIDENCIJE

16. Sta­tis­ti­ka — godiš­nja:   traj­no;   čl. 85. JBP
17. Izvješ­ća — godiš­nja:   traj­no;    čl. 85. JBP
18. Knji­ga otpre­me (pošte):  5 godi­na;   čl. 26. JBP
19. Dos­tav­na knji­ga za poštu (mjes­to):   5 godi­na;   čl. 26. JBP
20. Ovje­re:    3 godi­ne;      čl. 50. JBP
21. Pot­vr­de:   3 godi­ne;     čl. 42. JBP
22. Dos­tav­ni­ce :   3 godi­ne;    čl. 26. JBP
23. Povrat­ni­ce:    3 godi­ne;    čl. 26. JBP

IV. RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA

24. Kon­tov­nik goto­vin­skih polo­ga:  10 godi­na;  čl. 59. st. 6. JBP
25. Dnev­nik goto­vin­skih polo­ga: 10 godi­na;    čl. 59. st. 6. JBP
26. Kon­tov­nik nego­to­vin­skih polo­ga:   10 godi­na;  čl. 65. JBP
27. Dnev­nik nego­to­vin­skih polo­ga:   10 godi­na;   čl. 65. JBP
28. Pot­vr­de o napla­će­noj jav­no­bi­ljež­nič­koj nagra­di:   5 godi­na;   čl. 84. JBP
29. Bla­gaj­nič­ki izvje­šta­ji:  5 godi­na;    čl. 59. st. 4. JBP

Objaš­nje­nja:
Upis­ni­ci iz toč­ke 3. (Upis­ni­ci povje­re­nih pos­lo­va “UPP”), pored općih ozna­ka iz toč­ke 1. do 4. i 7. ove lis­te, nosit će i ozna­ku suda ili dru­ge vlas­ti i to:
“OS” — općin­ski sud;
“ŽS” — župa­nij­ski sud;
“TS” — trgo­vač­ki sud;
“ŽU” — župa­nij­ski ured. *
Uz upis­ni­ke pod toč­ka­ma 1., 2. i 4., u 1995-oj i 1996-oj godi­ni, vođe­ni su i poseb­ni ime­ni­ci, koji se ima­ju čuva­ti traj­no .

*JBP odno­si se na Jav­no­bi­ljež­nič­ki pos­lov­nik NN 38/94; Pra­vil­nik o jav­no­bi­ljež­nič­kim pro­tes­t­nim upis­ni­ci­ma NN 38/94; Izmje­ne jav­no­bi­ljež­nič­kog pos­lov­ni­ka NN 37/96.
*Za osta­lu doku­men­ta­ci­ju koja nije obu­hva­će­na ovom lis­tom kate­go­ri­ja gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja, a even­tu­al­no se susre­će kod jav­no­bi­ljež­nič­kog pos­lo­va­nja, kao ori­jen­ta­ci­ju pri­li­kom oda­bi­ra­nja, valja rabi­ti Opću lis­tu (NN 36/81), zatim odred­be Zako­na o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (NN 105/97), te dru­ge odnos­ne pro­pi­se kako je nave­de­no i član­kom 87. Jav­no­bi­ljež­nič­kog pos­lov­ni­ka (NN 38/94), kao i Izmje­na­ma i dopu­na­ma isto­ga (NN 37/96). Po potre­bi valja kon­zul­ti­ra­ti i Zakon o jav­nom biljež­niš­tvu (NN 78/93 i NN 29/94).