Primopredaja arhivskoga gradiva

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Pri­mo­pre­da­ja arhiv­skog gra­di­va vrlo odgo­vo­ran i zah­tje­van pos­tu­pak koji zah­ti­je­va dos­ta pret­hod­nih rad­nji i zado­vo­lje­nja raz­nih uvje­ta, prvens­tve­no sto­ga što se mije­nja prav­ni sta­tus gra­di­va. No, taj je prav­ni sta­tus zapra­vo krat­ko­roč­ni raz­log. Dugo­roč­ni pak, možda i važ­ni­ji raz­log jest taj, da je svat­ko od nas koji sudje­lu­je­mo u pri­mo­pre­da­ji gra­di­va na neki način čim­be­nik povi­jes­ti, budu­ći upra­vo od nas ovi­si koje ćemo zapi­se, zna­či podat­ke, a time i oba­vi­jes­ti i infor­ma­ci­je, osta­vi­ti svo­jim potom­ci­ma i sugra­đa­ni­ma.

Uvod
Ovaj će tekst nas­to­ja­ti pojas­ni­ti pojam pri­mo­pre­da­je arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va, te odgo­vo­ri­ti na neka naj­češ­ća i ele­men­tar­na pita­nja o toj pro­ble­ma­ti­ci, koja bismo naj­kra­će mogli pobro­ja­ti kao: gdje, od koga, na koje nači­ne, kada, koje gra­di­vo, pod kojim uvje­ti­ma, i, kad odgo­vo­ri­mo na pret­hod­na pita­nja, odnos­no zado­vo­lji­mo potreb­ne uvje­te, ima li među onim gra­di­vom koje zado­vo­lja­va sve nave­de­ne kri­te­ri­je, ipak nekih pri­ori­te­ta kod pre­uzi­ma­nja u Držav­ni arhiv u Zagre­bu? Za sva nave­de­na pita­nja, kojih će odgo­vo­ri biti raz­ra­đe­ni u ovom tek­s­tu, narav­no pos­to­ji pod­lo­ga u zakon­skim, odnos­no, pod­za­kon­skim akti­ma.
Kako je poz­na­to, arhiv­sko gra­di­vo dio je kul­tur­nih doba­ra Repu­bli­ke Hrvat­ske, i kao tak­vo mora se traj­no čuva­ti u za to odre­đe­nim usta­no­va­ma i pod odre­đe­nim uvje­ti­ma. Te su usta­no­ve držav­ni arhi­vi, t.j., u našem slu­ča­ju, Držav­ni arhiv u Zagre­bu. Upra­vo pri­kup­lja­nje i pre­uzi­ma­nje gra­di­va, jedan je od osnov­nih zada­ta­ka arhi­va, i zapra­vo, može­mo reći da izvr­ša­va­njem tog zadat­ka, arhiv vrši svo­ju druš­tve­nu funk­ci­ju. Naime, budu­ći je arhiv­sko gra­di­vo samim Zako­nom o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (107/95), pro­gla­še­no “od poseb­nog inte­re­sa za Repu­bli­ku Hrvat­sku, te time uži­va nje­nu oso­bi­tu zašti­tu” (čl. 2 st. 1), upra­vo je arhiv­ska služ­ba, odnos­no mre­ža držav­nih arhi­va, nosi­lac te “oso­bi­te zašti­te”.

Gdje? (Mjes­to predaje/preuzimanja)
Podru­čje nad­lež­nos­ti Držav­nog arhi­va u Zagre­bu je:  teri­to­rij Gra­da Zagre­ba (kao uprav­no-teri­to­ri­jal­ne jedi­ni­ce sa sta­tu­som župa­ni­je), zatim gra­do­va Dugo Selo, Jas­tre­bar­sko, Samo­bor, Sve­ti Ivan Zeli­na, Veli­ka Gori­ca i Zapre­šić, nada­lje podru­čje današ­nje Zagre­bač­ke župa­ni­je, izu­zev gra­da Vrbov­ca s pri­pa­da­ju­ćim opći­na­ma Pre­se­ka, Rako­vec, Gra­dec, Dubra­va, Far­ka­še­vac i Luka.
U podru­čje nad­lež­nos­ti DAZ-a tako­đer ula­zi (a nije dio već nave­de­nih jedi­ni­ca), Grad Donja Stu­bi­ca s pri­pa­da­ju­ćim opći­na­ma Gor­nja Stu­bi­ca, Oros­lav­lje i Stu­bič­ke Topli­ce u Kra­pin­sko-zagor­skoj župa­ni­ji. Time smo odre­di­li sam fizič­ki, odnos­no zem­ljo­pis­ni pros­tor s kojeg je Držav­ni arhiv u Zagre­bu zakon­ski obve­zan pre­uzi­ma­ti arhiv­sko, a pone­kad i regis­tra­tur­no gra­di­vo.
Jedan od počet­nih zada­ta­ka arhi­va je pri­kup­lja­nje i pre­uzi­ma­nje gra­di­va s podru­čja svo­je nad­lež­nos­ti, a te pos­lo­ve vrši u arhi­vu poseb­na služ­ba — Služ­ba za zašti­tu arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va izvan arhi­va.
Danas je još u kolok­vi­jal­noj upo­tre­bi neka­daš­nji naziv «vanj­ska služ­ba». To je zapra­vo ona služ­ba, odnos­no nje­ni dje­lat­ni­ci, s koji­ma se vi susre­će­te i dola­zi­te u kon­takt. Jas­no da zada­tak te služ­be nije isklju­či­vo pri­mo­pre­da­ja arhiv­skog gra­di­va u arhiv, no ona je sva­ka­ko kraj­nji cilj rada te služ­be. Dapa­če, može­mo upo­tri­je­bi­ti i jači izraz: «kru­na» rada vanj­ske služ­be, narav­no, ako je pro­ve­de­na pre­ma svim zakon­skim stav­ka­ma i struč­nim uzu­si­ma! Pret­hod­ni su zada­ci iste da nad­zi­re pismo­hra­ne redov­nim služ­be­nim pre­gle­di­ma koji mora­ju rezul­ti­ra­ti zapis­ni­kom i rje­še­njem o mje­ra­ma, koje valja pro­ves­ti radi svr­si­shod­ni­je zašti­te gra­di­va, nada­lje vrši kon­tro­lu nad izlu­či­va­nji­ma regis­tra­tur­nog gra­di­va, odo­bra­va lis­te roko­va čuva­nja doku­men­ta­ci­je (naro­či­to poseb­ne lis­te, dak­le one spe­ci­fič­ne za sva­kog poje­di­nog stva­ra­te­lja) i uop­će vrši struč­nu savje­to­dav­nu funk­ci­ju gle­de arhi­vi­ra­nja i zašti­te gra­di­va.

Od koga? — (Subjek­ti predaje/preuzimanja)
Među­tim, držav­ni arhi­vi, pa tako ni Držav­ni arhiv u Zagre­bu, na teri­to­ri­ju svo­je nad­lež­nos­ti ne pra­ti, što zna­či struč­no ne nad­zi­re, pismo­hra­ne svih regis­tri­ra­nih prav­nih subje­ka­ta, već to čini samo nad tkz. kate­go­ri­zi­ra­nim stva­ra­te­lji­ma arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va. Naj­kra­će, kate­go­ri­zi­ra­ni stva­ra­te­lji su oni koji pro­du­ci­ra­ju gra­di­vo od poseb­ne povi­jes­ne i znans­tve­ne vri­jed­nos­ti za podru­čje naše nad­lež­nos­ti, ali, zbog spe­ci­fič­nos­ti ulo­ge Zagre­ba, i za ukup­nu kul­tu­ru, druš­tve­ni, uprav­ni, eko­nom­ski i ini razvoj hrvat­skog druš­tva. Tako­vih kate­go­ri­zi­ra­nih stva­ra­te­lja Držav­ni arhiv u Zagre­bu ima 387, za što je nedav­no izvr­še­na revi­zi­ja, te će dotič­ni popis usko­ro biti objav­ljen u jav­nim gla­si­li­ma. Pre­ma stva­ra­te­lju koji je kate­go­ri­zi­ran, Arhiv ima apso­lut­nu i mak­si­mal­nu obve­zu struč­ne pomo­ći i nad­zo­ra, a u konač­ni­ci to zna­či i da kate­go­ri­zi­ra­ni stva­ra­telj bez iznim­ke (i bez obzi­ra u kojem roku) pre­da­je svo­je gra­di­vo Držav­ni arhiv u Zagre­bu. Što zapra­vo zna­či mak­si­mal­na obve­za? Mogli bismo je možda objas­ni­ti u kom­pa­ra­ci­ji sa sma­nje­nom obve­zom. Naime, i sa stva­ra­te­lji­ma koji nisu kate­go­ri­zi­ra­ni, arhiv­ski dje­lat­ni­ci sura­đu­ju po struč­noj savjes­ti, izda­va­njem raz­nih upu­ta, odo­bra­va­njem izlu­či­va­nja i sl., no oni nisu pri­ori­tet, a naj­vje­ro­jat­ni­je nji­ho­vo gra­di­vo nikad neće zavr­ši­ti u arhi­vu.
Pono­vo valja nagla­si­ti: pre­uzi­ma­nje se vrši samo od kate­go­ri­zi­ra­nih stva­ra­te­lja! Od ovog se pra­vi­la može odstu­pi­ti samo u dva iznim­na slučaja(naravno,  nakon valo­ri­za­ci­je)

  • ako je riječ o gra­di­vu pri­je 1945. godi­ne
  • ako je riječ o gra­di­vu koje se na bilo koji način veže uz Domo­vin­ski rat

Način predaje/preuzimanja
Gra­di­vo se može pre­da­ti:

  • po služ­be­noj duž­nos­ti – što odmah aso­ci­ra da se radi o jav­nom arhiv­skom gra­di­vu, dak­le onom nas­ta­lom radom orga­na držav­ne i lokal­ne upra­ve i samo­upra­ve, sud­stva, škol­s­tva, zdrav­s­tva, kul­tur­nih i znans­tve­nih usta­no­va, udru­ga i dr. jav­nih orga­ni­za­ci­ja
  • daro­va­njem ili opo­ru­kom pri­vat­nog vlas­ni­ka – poje­din­ca t.j. gra­đan­sko­prav­ne oso­be, (naj­češ­će su to neke jav­ne lič­nos­ti), ili pak obi­te­lji
  • otku­pom gra­di­va od pri­vat­nog vlas­ni­ka
  • depo­ni­ra­njem gra­di­va u arhiv

Od ova četi­ri osnov­na nači­na preuzimanja/predaje gra­di­va, dak­le: po služ­be­noj duž­nos­ti, daro­va­njem, otku­pom i depo­zi­tom, depo­zit se raz­li­ku­je po prav­no­me sta­tu­su. Naime, pre­da­jom na jedan od prva tri nači­na, pres­ta­ju, u pra­vi­lu, sva dota­daš­nja vlas­nič­ka i posjed­nič­ka pra­va dava­oca, odnos­no, dota­daš­njeg ima­oca arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va. Izu­zet­no arhiv može pre­uze­ti gra­di­vo uz neka ogra­ni­če­nja o nači­nu ili vre­me­nu kori­šte­nja, koja se među­tim, mora­ju u pri­mo­pre­daj­nom doku­men­tu stro­go nor­mi­ra­ti, a o tome će više biti govo­ra pri­li­kom raz­ra­de izra­de pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka. Depo­zi­tom pak, gra­di­vo se samo pre­da­je u arhiv na čuva­nje, a vlas­nik (pri­vat­ni ili jav­ni) zadr­ža­va svo­ja vlas­nič­ka pra­va. Pred­met daro­va­nja ili otku­pa pak, može biti samo pri­vat­no arhiv­sko gra­di­vo.  Nada­lje, predaja/preuzimanje po služ­be­noj duž­nos­ti odno­si se isklju­či­vo na jav­no arhiv­sko gra­di­vo, a može se izvr­ši­ti u neko­li­ko podva­ri­jan­ti, ovis­no o nekim odred­ni­ca­ma koje sam tako­đer u počet­ku spo­me­nu­la, a to su vri­je­me pre­uzi­ma­nja gra­di­va (odnos­no na nje­gov nas­ta­nak), sta­nje gra­di­va, uvje­ti u koji­ma je smje­šte­no, prav­ni sta­tus i dr. Uzi­ma­ju­ći u obzir ove momen­te, može­mo reći da se gra­di­vo po služ­be­noj duž­nos­ti može pre­uze­ti:

Kad?

  • nakon iste­ka zakon­ski pro­pi­sa­nog roka za čuva­nje u regis­tra­tu­ra­ma, koju pre­ma odred­ba­ma čl. 14. , st. 1. 3. i 4.  Zako­na o arh. gra­di­vu i arhi­vi­ma, u pra­vi­lu ne može biti dulji od 30 godi­na
  • nakon uki­da­nja, odnos­no pres­tan­ka rada stva­ra­te­lja (napo­mi­njem opet da se radi samo o kate­go­ri­zi­ra­nim stva­ra­te­lji­ma)
  • pri­sil­no pre­uzi­ma­nje gra­di­va na osno­vi rje­še­nja Držav­nog arhi­va u Zagre­bu, od onih ima­te­lja koji ne osi­gu­ra­va­ju ni mini­mal­ne uvje­te za zašti­tu i osi­gu­ra­nje gra­di­va, te je ono time ugro­že­no i izlo­že­no uni­šte­nju
  • pre­uzi­ma­nje napu­šte­nog gra­di­va za koje se ne može usta­no­vi­ti koji ga je ima­telj dužan zašti­ti­ti i čuva­ti
  • pri­nud­nim pre­uzi­ma­njem od pri­vat­nih oso­ba koji neo­v­la­šte­no drže gra­di­vo (sakup­lja­či, kolek­ci­ona­ri, ili nas­ljed­ni­ci oso­ba jav­ne funk­ci­je, koji posje­du­ju jav­no arhiv­sko gra­di­vo)

Što se tiče u zako­nu spo­me­nu­tog roka od 30 godi­na, valja paž­lji­vo pro­či­ta­ti kako zakon­ski čla­nak gla­si: “Jav­no arhiv­sko gra­di­vo pre­da­je se nad­lež­nom arhi­vu u roku koji u pra­vi­lu ne može biti dulji od 30 godi­na od nje­go­va nas­tan­ka”. Pro­pi­san je, dak­le, naj­du­lji rok nakon kojeg gra­di­vo mora biti pre­da­no. Hoće li se ono pre­da­va­ti rani­je, ovi­si o nizu fak­to­ra, koja ću spo­me­nu­ti kas­ni­je, pri­li­kom objaš­nje­nja uvje­ta pod koji­ma se gra­di­vo pre­da­je, no to je sva­ka­ko stvar dogo­vo­ra stva­ra­te­lja i nad­lež­nog arhi­va, ili, kad je u pita­nju nepo­sred­na ugro­že­nost gra­di­va. Tako­đer, iznim­no se rok može i pro­du­lji­ti uko­li­ko je gra­di­vo i dalje potreb­no u redov­nom pos­lo­va­nju, ali je pri tom nuž­no odre­di­ti novi rok za pre­da­ju.
Valja nagla­si­ti i da je gra­di­vo koje sadr­ži neke osob­ne podat­ke pod­lož­no jed­na­kom reži­mu pre­da­je, kao i gra­di­vo koje je ozna­če­no odre­đe­nim stup­njem taj­nos­ti, budu­ći je arhiv obve­zan čuva­ti taj­nost i povjer­lji­vost doku­me­na­ta koje je kao tako­ve pre­uzeo. Bit­no je, nada­lje, da se dotič­no gra­di­vo u popi­si­ma koji se pri­la­žu, poseb­no ozna­ča­va, te se navo­de roko­vi dos­tup­nos­ti jav­nos­ti.

Još su dva nači­na pre­uzi­ma­nja u arhiv po služ­be­noj duž­nos­ti :

  • raz­mje­na gra­di­va s dru­gom arhiv­skom ili inom usta­no­vom
  • povrat gra­di­va iz ino­zem­s­tva, na osno­vi među­na­rod­nog spo­ra­zu­ma (res­ti­tu­ci­je)

Koje gra­di­vo? 
Odgo­vor na pita­nje koje gra­di­vo pre­uzi­ma­ju arhi­vi u svo­ja spre­mi­šta (narav­no, od onih napri­jed spo­me­nu­tih kate­go­ri­zi­ra­nih stva­ra­te­lja, sa svog podru­čja nad­lež­nos­ti, nakon iste­ka odre­đe­nog vre­men­skog peri­oda, i po odre­đe­nom prav­nom reži­mu), vrlo je jed­nos­ta­van : arhi­vi pre­uzi­ma­ju arhiv­sko gra­di­vo. Odgo­vor pak na pita­nje: što je arhiv­sko gra­di­vo?  nima­lo nije jed­nos­ta­van. Radi se o slo­že­nom pita­nju, na kojeg se odgo­vor dobi­va prvens­tve­no pro­ce­som vred­no­va­nja. Budu­ći se pri­li­kom pri­mo­pre­da­je gra­di­va pret­pos­tav­lja da je pos­tu­pak vred­no­va­nja već pro­ve­den, samo ću krat­ko spo­me­nu­ti da je ono dje­lo­mi­ce (čak u osno­vi!) pro­ve­den samom kate­go­ri­za­ci­jom stva­ra­te­lja, zatim je nas­tav­ljen izra­dom opće, gran­skih i poseb­nih lis­ta s roko­vi­ma čuva­nja gra­di­va, koje odre­đu­ju gra­di­vo traj­nog karak­te­ra, a konač­no vred­no­va­nje ipak mora­ju pro­ves­ti struč­nja­ci arhi­vis­ti, koji ima­ju uku­pan uvid u sku­pi­ne arhiv­skih fon­do­va u samom arhi­vu, kao i van nje­ga.
Upra­vo se iz tog raz­lo­ga i nad­zi­re izlu­či­va­nje gra­di­va iz regis­tra­tu­ra, bez obzi­ra na even­tu­al­no usvo­je­nu poseb­nu lis­tu. Možda jedan banal­ni pri­mjer: rok za čuva­nje pr. inter­ne dos­tav­ne knji­ge zna­mo da je tri godi­ne. Među­tim, ako se pro­na­đe tako­va knji­ga pri­mje­ri­ce za tvor­ni­cu “Fran­ck”  iz 1926. godi­ne, iz koje godi­ne ne posje­du­je­mo nikak­vu dru­gu doku­men­ta­ci­ju, narav­no da će nam i dotič­na knji­ga otkri­va­ti odre­đe­ne podat­ke i oba­vi­jes­ti, te je ni u kom slu­ča­ju neće­mo izlu­či­ti kao bez­vri­jed­no gra­di­vo.
Supro­tan je pri­mjer zapra­vo jed­na dubi­oza, a to je činje­ni­ca da nije sve ono što zove­mo «traj­nim» gra­di­vom, ujed­no i arhiv­sko gra­di­vo. Prvens­tve­no se to odno­si na per­so­nal­nu doku­men­ta­ci­ju (matič­ne knji­ge zapos­le­ni­ka, isplat­ne lis­te, i sl.), za koju kaže­mo da je «traj­na», no ona zapra­vo u zako­nu ima tako­đer ogra­ni­če­ni rok čuva­nja – 100 godi­na od rođe­nja oso­be, ili 75 godi­na od vre­me­na nas­tan­ka doku­men­ta, što se za naš ljud­ski vijek čini rela­tiv­no traj­nim. Tak­va se doku­men­ta­ci­ja neće pre­uzi­ma­ti u arhiv čak ni od kate­go­ri­zi­ra­nih stva­ra­te­lja, budu­ći nema arhiv­sku vri­jed­nost već samo prav­nu dokaz­nu vri­jed­nost. Sto­ga ona osta­je kod stva­ra­te­lja za sve vri­je­me dok bude dje­lo­vao, odnos­no, po nje­go­voj će lik­vi­da­ci­ji zavr­ši­ti u Trgo­vač­kom sudu ili u pismo­hra­na­ma jedi­ni­ca lokal­ne upra­ve i samo­upra­ve.

Pod kojim uvje­ti­ma?
Zašto uvje­ti? Pita­nje se čini nepo­treb­nim, ali zais­ta se doga­đa u radu na tere­nu (iako se mora priz­na­ti, sve rje­đe), da dje­lat­ni­ci u pismo­hra­na­ma, ali i nji­ho­vi nadre­đe­ni pos­tav­lja­ju to pita­nje. Doga­đa se, naime, da pos­to­ji neka sli­ka o arhi­vu kao o veli­kom skla­di­štu, a ne spre­mi­štu, u koje će se gra­di­vo smjes­ti­ti da nikad više ne bude tak­nu­to, ili iznim­no ako će net­ko ima­ti sil­nu volju za to. Među­tim, u arhi­vi­ma se gra­di­vo sre­đu­je pre­ma arhi­vis­tič­kim nače­li­ma, te se izra­đu­ju oba­vi­jes­na poma­ga­la koja omo­gu­ću­ju kori­šte­nje dotič­nog gra­di­va. Ne smi­je se zabo­ra­vi­ti činje­ni­ca da uko­li­ko je gra­di­vo nesre­đe­no, ono je i nedos­tup­no (jer se ne može pre­tra­ži­va­ti), a to je jed­na­ko kao da ga i nema. Arhi­vi­ma je sto­ga u inte­re­su da gra­di­vo pre­uz­mu sre­đe­no po sis­te­mu i na način kako je bilo arhi­vi­ra­no u pismo­hra­ni, u doba kada je nas­ta­lo. To je  nače­lo prvo­bit­nog reda. Naime, orga­ni­za­cij­ski i regis­tra­tur­ni sis­tem uvi­jek se može išči­ta­ti, te iz nje­ga po potre­bi modi­fi­ci­ra­njem stvo­ri­ti arhi­vis­tič­ki sis­tem.
Zamis­li­te sada onih napri­jed spo­me­nu­tih 387 stva­ra­te­lja i nji­ho­ve regis­tra­tu­re, plus još 1.053 regis­tri­ra­nih arhiv­skih fon­do­va u Knji­zi inven­ta­ra Držav­nog arhi­va u Zagre­bu, te poku­šaj­te doku­či­ti koje bi to kapa­ci­te­te morao ima­ti Držav­ni  arhiv u Zagre­bu da su kojim slu­ča­jem svi pre­uze­ti nesre­đe­ni! Nesre­đe­no gra­di­vo name­će arhi­vi­ma suviš­ne pos­lo­ve i tro­ško­ve koje oni nisu duž­ni, a obzi­rom na svo­je kapa­ci­te­te niti ne mogu izvr­ša­va­ti i sno­si­ti.
Uvje­ti koji mora­ju biti zado­vo­lje­ni pri­li­kom pre­da­je gra­di­va arhi­vi­ma su slje­de­ći:

  • gra­di­vo mora biti admi­nis­tra­tiv­no zavr­še­no, a to zna­či, bez obzi­ra na rok koji je pro­te­kao od nas­tan­ka gra­di­va, ono mora biti “zre­lo” za arhiv, što zna­či da se nad njim i po nje­mu neće pro­vo­di­ti nika­kav dalj­nji pos­tu­pak, koji bi mije­njao sta­nje i pore­dak gra­di­va
  • gra­di­vo mora biti u izvor­ni­ku, bez obzi­ra čuva li se ono u regis­tra­tu­ri i na nekim dru­gim medi­ji­ma
  • nad gra­di­vom mora biti pro­ve­de­no uzlu­či­va­nje, jer upra­vo taj pos­tu­pak omo­gu­ća­va da u arhiv dola­zi samo arhiv­sko gra­di­vo
  • gra­di­vo mora biti popi­sa­no pre­ma odre­đe­nim pra­vi­li­ma (o čemu će biti rije­či)
  • i konač­no, gra­di­vo mora biti zaokru­že­no za odre­đe­no vre­men­sko raz­dob­lje, što ne zna­či da se ono neće pre­uze­ti ako nedos­ta­ju poje­di­ni manji dije­lo­vi fon­da (spi­si, neke knji­ge ili sl.), već to zna­či da se neki fond ne pre­po­ru­ča pre­uzi­ma­ti po seri­ja­ma, jer je tako­vo gra­di­vo pos­li­je vrlo teško kom­ple­ti­ra­ti.

Od svih nave­de­nih uvje­ta može biti odstu­pa­nja, osim od uvje­ta admi­nis­tra­tiv­ne zavr­še­nos­ti. Naime, pot­pu­no je jas­no, da će arhiv pre­uze­ti gra­di­vo i bez zado­vo­lje­nih osta­lih nave­de­nih uvje­ta, uko­li­ko je to nuž­no radi zašti­te i spa­ša­va­nja gra­di­va od ošte­će­nja ili uni­šte­nja. Pos­tup­ci koji su tre­ba­li biti pro­ve­de­ni pri­je pre­da­je, u tom će slu­ča­ju biti pro­ve­de­ni u arhi­vu, ali će tro­ško­ve istih sno­si­ti ima­telj od kojeg je gra­di­vo pre­uze­to.

Pri­ori­te­ti pri­li­kom pre­uzi­ma­nja gra­di­va
Već sam nave­la od koga se i kada pre­uzi­ma arhiv­sko gra­di­vo u arhiv. No, zapra­vo su dotič­na pra­vi­la odre­đe­na osnov­nim prin­ci­pom i tež­njom sva­kog arhi­va da nas­to­ji na plan­skom i suk­ce­siv­nom kom­ple­ti­ra­nju svo­jih arhiv­skih fon­do­va. Kako vam je poz­na­to, arhiv­skim fon­dom nazi­va­mo sve­ko­li­ko gra­di­vo koje nas­ta­je radom nekog uprav­nog ili pra­vo­sud­nog tije­la, usta­no­ve ili orga­ni­za­ci­je. Sva­ki takav fond pred­stav­lja organ­sku i nedje­lji­vu cje­li­nu, budu­ći bi nje­go­vo raz­bi­ja­nje i naru­ša­va­nje nje­go­va inte­gri­te­ta, one­mo­gu­ći­lo kori­šte­nje dotič­nog gra­di­va kao povi­jes­nog izvo­ra. Sto­ga je svug­dje u svi­je­tu, pa i u hrvat­skoj arhi­vis­tič­koj zajed­ni­ci, kao jedan od osnov­nih pos­tu­la­ta arhi­vis­tič­ke zna­nos­ti pri­hva­ćen prin­cip nedje­lji­vos­ti arhiv­skih fon­do­va. Iz tog je raz­lo­ga, dak­le, važ­no da se arhiv­ski fond kom­ple­ti­ra i sus­tav­no dopu­nja­va na jed­nom mjes­tu, odnos­no, u arhi­vu.
Pre­ma istom prin­ci­pu nedje­lji­vos­ti fon­do­va, ana­log­no se pra­vi­lo pre­no­si i na sku­pi­nu arhiv­skih fon­do­va. Pod sku­pi­nom arhiv­skih fon­do­va podra­zu­mi­je­va­mo fon­do­ve usta­no­va istog dje­lo­kru­ga (npr. sku­pi­na fon­do­va upra­ve, sku­pi­na fon­do­va škol­s­tva, sku­pi­na fon­do­va pri­vre­de, i sl.).
Iz sve­ga nave­de­nog pro­iz­la­zi da arhi­vi, kako bi uspješ­no pro­ve­li kom­ple­ti­ra­nje «svo­jih» fon­do­va («svo­jih» zna­či fon­do­ve kate­go­ri­zi­ra­nih stva­ra­te­lja s podru­čja svo­je nad­lež­nos­ti, a čije dije­lo­ve već posje­du­ju u arhi­vu, ili posje­du­ju neke fon­do­ve iz odre­đe­ne sku­pi­ne fon­do­va koju želi nado­pu­ni­ti) mora­ju sus­tav­no pro­uča­va­ti i poz­na­va­ti sis­tem upra­ve, sud­stva, pri­vre­de i sve­ko­li­kog druš­tve­nog živo­ta, te opću orga­ni­za­ci­ju admi­nis­tra­ci­je na svom podru­čju.
Nada­lje, budu­ći da arhi­vi, pa tako i Držav­ni arhiv u Zagre­bu, naj­ve­ćim dije­lom popu­nja­va­ju svo­je fon­do­ve pre­uzi­ma­njem gra­di­va iz teku­će admi­nis­tra­ci­je, da bi to bilo uspješ­no i sis­te­ma­tič­no, arhiv mora vodi­ti detalj­ne evi­den­ci­je gra­di­va u regis­tra­tu­ra­ma, a to će moći samo uko­li­ko se i u regis­tra­tu­ra­ma vode evi­den­ci­je koje su pro­pi­sa­ne zakon­skim i pod­za­kon­skim akti­ma. Ukrat­ko, pod­sje­tit ćemo samo na naj­os­nov­ni­je, radi se o: Ured­bi o ured­skom pos­lo­va­nju (NN 38/87), Uput­stvu za izvr­še­nje ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju (NN 49/87), Pra­vil­nik o jedins­tve­nim kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma i broj­ča­nim ozna­ka­ma stva­ra­la­ca i pri­ma­la­ca aka­ta (NN 38/88), te iz istog bro­ja služ­be­nog gla­si­la, Uput­stvo o izmje­na­ma i dopu­na­ma Uput­stva za izvr­še­nje… , zatim Zakon o općem uprav­nom pos­tup­ku (NN 53/91), i dr.
Sto­ga, pri redov­nim pre­gle­di­ma pismo­hra­na, dje­lat­ni­ci arhi­va naro­či­tu paž­nju tre­ba­ju posve­ti­ti nad­zi­ra­nju one odred­be Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju, koja pro­pi­su­je vođe­nje Arhiv­ske knji­ge u pismo­hra­na­ma, odnosno,ukoliko nisu obvez­ni­ci pošto­va­nja Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju, dru­gih vrsta sumar­nih evi­den­ci­ja.
Nad­zor bi u tom smis­lu, nad usta­no­va­ma jav­nih ovlas­ti, tre­ba­la pro­vo­di­ti  uprav­na ins­pek­ci­ja, no, budu­ći se pos­lje­di­ce pro­vo­đe­nja ove odred­be direk­t­no osje­ća­ju u arhiv­skoj dje­lat­nos­ti, to naj­češ­će upra­vo arhiv­ska ins­pek­ci­ja inzis­ti­ra na tim odred­ba­ma. Kako bi vanj­ska služ­ba Držav­nog arhi­va u Zagre­bu mogla dje­lo­va­ti u napri­jed nave­de­nom smis­lu, ona o svom podru­čju nad­lež­nos­ti vodi sli­je­de­će glav­ne evi­den­ci­je:

  • Matič­nu knji­gu stva­ra­te­lja (u koju se upi­su­ju sli­je­de­ći poda­ci: naziv i sje­di­šte stva­ra­te­lja, matič­ni broj, NKD broj, ime i pre­zi­me zadu­že­nog dje­lat­ni­ka, ime i pre­zi­me odgo­vor­ne oso­be, datum osnut­ka, orga­ni­za­ci­one i nomi­nal­ne pro­mje­ne, datu­me pre­gle­da regis­tra­tu­re, datu­me izlu­či­va­nja, datu­me pre­uzi­ma­nja gra­di­va, pro­mje­ne sta­nja gra­di­va, datu­me pra­vil­ni­ka i lis­ta, popis gra­di­va, te bilje­šku)
  • dosjee kate­go­ri­zi­ra­nih stva­ra­te­lja arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va
  • bazu poda­ta­ka ( u Acce­ssu )

Osim njih vodi se još dos­ta pomoć­nih evi­den­ci­ja, vrlo važ­nih za ope­ra­ci­ona­li­za­ci­ju pos­la:

  • osnov­ne i uput­ne kar­ti­ce
  • evi­den­ci­ja lik­vi­di­ra­nih podu­ze­ća
  • evi­den­ci­ja stva­ra­te­lja koji (pot­pu­no ili dje­lo­mič­no) ured­sko pos­lo­va­nje vode na mag­net­skim medi­ji­ma

Pos­tu­pak pri­li­kom pri­mo­pre­da­je
Obve­za pre­da­je arhiv­skog gra­di­va u arhi­ve, sadr­ža­na je u poglav­lju 3., čl. 14–17. Zako­na o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma, dok je sam pos­tu­pak pri­mo­pre­da­je defi­ni­ran i raz­ra­đen jed­nim pro­ved­be­nim aktom, a to je Uput­stvo o pre­da­ji arhiv­ske gra­đe arhi­vi­ma (NN 33/87), u kojem su naj­jed­nos­tav­ni­je pobro­ja­ni svi gore nave­de­ni pre­du­vje­ti, kako bi se odre­dio ope­ra­tiv­ni tijek same pri­mo­pre­da­je. Ovdje neće­mo govo­ri­ti o onim toč­ka­ma Uput­stva koje su već u pret­hod­nim poglav­lji­ma objaš­nje­ne, već ćemo kre­nu­ti od tre­nut­ka kad pret­pos­tav­lja­mo da su pre­du­vje­ti roko­va, izlu­či­va­nja i sre­đi­va­nja gra­di­va za pre­da­ju ispu­nje­ni. Samu pri­mo­pre­da­ju obič­no vrše po jedan dje­lat­nik pre­da­va­te­lja i arhi­va. No, uko­li­ko se radi o pri­mo­pre­da­ji gra­di­va koje nije sre­đe­no, u lošem je sta­nju, ako je pre­uzi­ma­nje hit­no, ili je jed­nos­tav­no riječ o veli­kim koli­či­na­ma gra­di­va, uput­no je da obje stra­ne sas­ta­ve komi­si­ju za pri­mo­pre­da­ju.
Pre­ma Uput­stvu, osnov­ni akt o predaji/preuzimanju gra­di­va je pri­mo­pre­daj­ni zapis­nik, kojeg je sas­tav­ni dio i deta­ljan popis gra­di­va koje se pre­da­je. Budu­ći je ula­zak gra­di­va u arhiv vrlo važ­na faza, valja mu posve­ti­ti i naro­či­tu paž­nju, te pri­mo­pre­daj­ne doku­men­te izra­di­ti što pre­ciz­ni­je.
Način izra­de popi­sa je sli­je­de­ći. Prvo što mora­mo tra­ži­ti od ima­te­lja arhiv­skog gra­di­va, da poseb­no popi­su­je sva­ku poje­di­nu regis­tra­tur­nu cje­li­nu, dak­le gra­di­vo sva­kog stva­ra­te­lja poseb­no, uko­li­ko pre­da­je neko­li­ko fon­do­va.
Nada­lje, popis jed­ne regis­tra­tu­re orga­ni­zi­ra se pre­ma seri­ja­ma gra­di­va, koje može­mo zapra­vo defi­ni­ra­ti kao podje­lu pre­ma funk­ci­ji (pr. knji­go­vod­stve­ni doku­men­ti, pro­jek­t­na doku­men­ta­ci­ja, per­so­nal­na doku­men­ta­ci­ja, doku­men­ti u ured­skom pos­lo­va­nju, i sl.).
Sli­je­di raz­ra­da popi­sa na vrstu pos­tup­ka, što zna­či, kad je riječ o spi­si­ma ured­skog pos­lo­va­nja, podje­li na uprav­ni i neuprav­ni pos­tu­pak, a uprav­ni se dalje dije­li na I i II stu­panj. Kod suda će vrste pos­tup­ka pri­mje­ri­ce biti kaz­ne­ni, gra­đan­ski, osta­vin­ski, i dr. Ukrat­ko, može­mo reći da vrste pos­tu­pa­ka kod raz­li­či­tih dje­lat­nos­ti naj­lak­še pre­poz­na­je­mo po tome što se o nji­ma vode odvo­je­ne i poseb­ne evi­den­ci­je (urudž­be­ni zapis­nik, upis­nik aka­ta, kod suda upis­ni­ci po poje­di­nim sud­skim odje­li­ma, i sl.).
Nakon što smo odre­di­li vrste pos­tu­pa­ka, popis dalje izra­đu­je­mo kro­no­lo­ški – zna­či pre­ma godi­na­ma nas­tan­ka (samo se pone­kad može tole­ri­ra­ti obrat­no, kro­no­lo­ška raz­ra­da a onda podje­la na vrstu pos­tup­ka). Nada­lje se popis ana­li­tič­ki dije­li pre­ma kla­si­fi­ka­cij­skom sis­te­mu (ili  arhiv­skim zna­ci­ma), te se napos­li­jet­ku opi­su­je broj arhiv­skih jedi­ni­ca unu­tar odre­đe­ne kla­se (ili dru­ge ozna­ke).
Upis­ni­ci i kaza­la popi­su­ju se po istom prin­ci­pu, s time da se stav­lja­ju na poče­tak popi­sa spi­sa na koje se odno­se, te se popi­su­ju od naj­ra­ni­je godi­ne s toč­nim bro­jem koma­da. Pos­to­je, osim spi­sa i knji­ga i dru­ge spe­ci­fič­ne seri­je, koje se dru­ga­či­je I popi­su­ju. Npr. od finan­cij­ske doku­men­ta­ci­je u arhiv­sko gra­di­vo spa­da­ju samo finan­cij­ski pro­gra­mi i zavr­š­ni raču­ni, što će teći kro­no­lo­ški za sva­ku od dvi­je vrste, a za sva­ku će se godi­nu iska­za­ti broj arhiv­skih jedi­ni­ca (mis­li se na teh­nič­ke jedi­ni­ce).
Zapis­ni­ci bilo kako­vih sjed­ni­ca tako­đer se popi­su­ju unu­tar tije­la koje je sjed­ni­ce odr­ža­va­lo, kro­no­lo­ški i po bro­ju jedi­ni­ca (npr. knji­ge, ako su bile uve­zi­va­ne, ili svež­nje­vi, s tim da upi­su­je­mo broj prve i zad­nje sjed­ni­ce u knji­zi ako teku kon­ti­nu­ira­no. Ako ne, navo­di se koje nedos­ta­ju, odnos­no, ako ih više nedos­ta­je, navo­de se tak­sa­tiv­no one koje jesu).
Ako se radi o «sta­rom» gra­di­vu, odnos­no pove­lja­ma koje su uvi­jek dra­go­cje­ne, one se popi­su­ju poje­di­nač­no, s datu­mom, krat­kim sadr­ža­jem, jezi­kom i pismom, mate­ri­ja­lom na kojem su napi­sa­ne, te sta­njem u kojem se nala­ze.
Foto­gra­fi­je i umjet­nič­ke sli­ke popi­su­ju se tako­đer po koma­di­ma, tako­đer uz sadr­žaj i navo­đe­nje auto­ra, a pro­jek­t­na se doku­men­ta­ci­ja popi­su­je pre­ma objek­ti­ma, uz naz­na­ku bro­ja arhiv­skih jedi­ni­ca (budu­ći je poz­na­to da za neke objek­te pro­jekt može sači­nja­va­ti i veći broj jedi­ni­ca).
Tako­đer se pre­ma koma­du popi­su­ju mikro­film­ske kopi­je, mag­net­ski medi­ji (nosa­či zapi­sa), te gra­mo­fon­ske plo­če, s tim da, uko­li­ko se odre­đen broj koma­da može podves­ti pod isti sadr­žaj, onda uz naziv samo piše­mo broj tako­vih jedi­ni­ca.
To bi dak­le bio način sas­tav­lja­nja popi­sa, za kojeg smo rek­li da je sas­tav­ni dio pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka. Mala digre­si­ja: narav­no da iden­tič­na pra­vi­la vri­je­de i za izra­du popi­sa cje­lo­kup­nog gra­di­va koje se nala­zi kod ima­te­lja, a što je čes­to zah­tjev u našim rje­še­nji­ma. Još jed­na napo­me­na – ako se pre­uzi­ma gra­di­vo čije su jedi­ni­ce ozna­če­ne bilo kojom vrstom šifri­ra­nih ozna­ka (a to su i arhiv­ski zna­ko­vi i kla­si­fi­ka­cij­ske ozna­ke, ali kod stva­ra­te­lja izvan upra­ve i pra­vo­su­đa ozna­ke mogu biti pro­izvolj­ne), zapis­ni­ku tre­ba pri­lo­ži­ti i pri­pa­da­ju­ći šifrar­nik.
U pismo­hra­na­ma onih stvaratelja/imatelja, koji vode evi­den­ci­je pra­vil­no pre­ma Ured­bi o ured­skom pos­lo­va­nju, a to prvens­tve­no zna­či vođe­nje Arhiv­ske knji­ge (ili neki dru­gi oblik sumar­nog popi­sa), izra­da popi­sa bit će puno jed­nos­tav­ni­ja, budu­ći će se poda­ci iz te evi­den­ci­je (even­tu­al­no malo modi­fi­ci­ra­ni), uni­je­ti u pri­mo­pre­daj­ni zapis­nik, odnos­no, pri­lo­že­ni mu popis.

Sam pri­mo­pre­daj­ni zapis­nik mora sadr­ža­va­ti slje­de­će toč­ke:

  • datum i mjes­to pri­mo­pre­da­je
  • naziv pre­da­va­te­lja i nad­lež­nog arhi­va, te ovla­šte­nih oso­ba-pred­stav­ni­ka obi­ju stra­na­ka u pos­tup­ku
  • zakon­sku osno­vu pri­mo­pre­da­je
  • popis fon­do­va s gra­nič­nim godi­na­ma, koji se predaju/preuzimaju, te koli­či­na­ma za sva­ki fond
  • ukup­nu koli­či­nu pre­uze­tog gra­di­va
  • krat­ki opis sta­nja gra­di­va, te objaš­nje­nje pre­da­va­te­lja o tome
  • obve­ze arhi­va gle­de kori­šte­nja pre­uze­tog, u smis­lu even­tu­al­nog ogra­ni­če­nja dos­tup­nos­ti, bilo vre­men­skog, bilo opse­gom
  • bilje­šku o tome osta­je li dio istog fon­da neke dru­ge vre­men­ske cje­li­ne kod ima­te­lja, ili možda neke nje­go­ve kom­plet­ne seri­je, ako da zbog čega, i u kojem će se roku pre­da­ti pre­os­ta­lo gra­di­vo
  • popis i sadr­žaj pri­lo­ga

Zapis­nik se izra­đu­je u pet pri­mje­ra­ka, od kojih dva zadr­ža­va pre­da­va­telj, dva nad­lež­ni arhiv, a jedan se dos­tav­lja Hrvat­skom držav­nom arhi­vu. Ako su arhiv­ski dje­lat­ni­ci bili pri­si­lje­ni pre­uze­ti nesre­đe­no gra­di­vo, te se u arhi­vu usta­no­vi da ono sadr­ži više od nave­de­nih fon­do­va, tada se sas­tav­lja dodat­ni zapis­nik koji se pri­la­že prvo­bit­nom, a pot­pi­su­ju ga samo dje­lat­ni­ci arhi­va. Tako­đer, ako se pre­uzi­ma napu­šte­no gra­di­vo, i zapis­nik i popis sas­tav­lja­ju arhiv­ski dje­lat­ni­ci, a supot­pi­su­ju ga vlas­nik, posjed­nik ili koris­nik objek­ta gdje je gra­di­vo nađe­no. Uko­li­ko ni tak­vih oso­ba nema, for­ma doku­men­ta se mije­nja iz pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka u služ­be­nu bilje­šku o pre­uze­tom gra­di­vu.
Cje­lo­kup­no u arhiv prim­lje­no gra­di­vo, pre­ma poda­ci­ma iz pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka, upi­su­je se u Knji­gu prim­lje­nog arhiv­skog gra­di­va, kao počet­nu i baz­nu evi­den­ci­ju gra­di­va u arhi­vu.
Što se tiče depo­ni­ra­nja gra­di­va u arhiv, i pri­li­kom tak­ve pri­mo­pre­da­je sas­tav­lja se pri­mo­pre­daj­ni doku­ment. To može biti ili pri­mo­pre­daj­ni zapis­nik, ili ugo­vor o depo­zi­tu. Osim, narav­no popi­sa i krat­kog opi­sa sta­nja gra­di­va, ovaj doku­ment mora sadr­ža­va­ti puno detalj­ni­je stav­ke koje defi­ni­ra­ju uvje­te pod koji­ma se gra­di­vo pre­da­je arhi­vu. Neki od njih su: cije­na depo­ni­ra­nja, način i vri­je­me ispla­te, rok depo­ni­ra­nja, ne/dostupnost gra­di­va jav­nos­ti, even­tu­al­ni rok za poče­tak jav­nog otva­ra­nja gra­di­va, even­tu­al­no ogra­ni­če­nje dos­tup­nos­ti svr­hom kori­šte­nja, i dr. Na ovaj način prim­lje­no gra­di­vo uvo­di se u poseb­nu evi­den­ci­ju — Knji­gu depo­zi­ta.

Držav­ni arhiv u Zagre­bu konač­no je nakon niza godi­na u pri­li­ci pre­uzi­ma­ti znat­ne koli­či­ne arhiv­skog gra­di­va, sto­ga ujed­no mali apel : dove­di­te admi­nis­tra­tiv­no zavr­še­no gra­di­vo što pri­je u zakon­ski pro­pi­sa­no sta­nje za pre­uzi­ma­nje! Zna­ju­ći koli­ko je manjak pros­to­ra za pismo­hra­ne aku­tan pro­blem, vama će biti lak­še, a gra­di­vo će biti pohra­nje­no u opti­mal­nim uvje­ti­ma da za vrlo dugo vri­je­me može biti izvor za izu­ča­va­nje našeg vre­me­na, druš­tva, kul­tu­re, zna­nos­ti, pa i poje­di­na­ca.

(Predavanje je održano na Tečaju za djelatnike  u pismohranama, 3. svibnja 2001.)

Pri­log: pri­mjer zapis­ni­ka o pri­mo­pre­da­ji arhiv­skog gra­di­va

Z A P I S N I K  o pri­mo­pre­da­ji arhiv­skog gra­di­va

  1.  Pri­mo­pre­da­ja arhiv­skog gra­di­va izvr­še­na je od 13. do  16.ožujka 2000.g.
  2.  Gra­di­vo je pre­dao GRAD ZAGREB, GRADSKI URED ZA OPĆU UPRAVU, Zagreb, Trg S. Radi­ća 1, po ovla­šte­noj oso­bi: Josip Špa­cir
  3. Gra­di­vo je pre­uzeo DRŽAVNI ARHIV U ZAGREBU, Zagreb, Opa­tič­ka 29, po ovla­šte­nim oso­ba­ma: Bran­ko Košpić i Sil­vi­ja Babić
  4.  Zakon­ska osno­va pri­mo­pre­da­je arhiv­skog gra­di­va su čl.14. i 15. Zako­na o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (NN 105/97)  i Uput­stvo o pre­da­ji arhiv­ske gra­đe arhi­vi­ma (NN 33/87).
  5.  Pred­met ove pri­mo­pre­da­je je gra­di­vo  nas­ta­lo radom KOTARSKOG NARODNOG ODBORA ZAGREB, GRADSKOG NARODNOG ODBORA ZAGREB, SEKRETARIJATA ZA UNUTRAŠNJE POSLOVE NARODNOG ODBORA GRADA ZAGREBA,  NARODNIH ODBORA OPĆINA, te  SKUPŠTINA OPĆINA, a odno­si se na slje­de­će gra­di­vo:
  • KNO Zagreb: zapis­ni­ci sjednica,odluke;  1948 – 1955; 3 svež­nja
  •  GNO Zagreb i Skup­šti­na Gra­da Zagre­ba: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1991; 1458 svež­nje­va
  •  NOO Pod­su­sed: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1951 – 1955; 2 svež­nja
  •  NOO Mar­ku­še­vac: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1952 – 1959; 1 sve­žanj
  •  NOO Reme­te: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1952 – 1959; 1 sve­žanj
  •  NOO Cen­tar: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1952 – 1965; 6 svež­nje­va
  •  NOO Trnje: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1953 – 1962; 9 svež­nje­va
  •  NOO Gor­nji grad: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1957 – 1962; 12 svež­nje­va
  •  NOO Treš­njev­ka: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1957 – 1962; 12 svež­nje­va
  •  NOO Reme­ti­nec: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1957 – 1962; 14 svež­nje­va
  •  NOO Sused­grad: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1957 – 1962; 16 svež­nje­va
  •  NOO Samo­bor: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1961; 8 svež­nje­va
  •  NOO Mak­si­mir: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1961; 7 svež­nje­va
  •  NOO Medveš­ćak: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1961, 6 svež­nje­va
  •  NOO Donji grad: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1962; 13 svež­nje­va
  •  NOO Dubra­va: zapis­ni­ci sjed­ni­ca: 1958 – 1962; 7 svež­nje­va
  •  NOO Peš­će­ni­ca: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1963; 2 svež­nja
  •  NOO Zapre­šić: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1964; 7 svež­nje­va
  •  NOO Črno­me­rec: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1958 – 1967; 9 svež­nje­va
  •  NOO Sesve­te: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1959 – 1960; 3 svež­nja
  •  NOO V. Gori­ca: zapis­ni­ci sjed­ni­ca; 1959 – 1960; 3 svež­nja
  •  GNO Zagreb: okruž­ni­ce, izvje­šta­ji; 1945 – 1964; 25 svež­nje­va
  •  Sekre­ta­ri­jat za unu­traš­nje pos­lo­ve GNO Gra­da Zagre­ba: Zah­tje­vi za pro­mje­nu ime­na i prez., držav­ljans­tva i  pred­me­ti vjen­ča­nja; 1958 – 1968; 151 sve­žanj
  •  GNO Zagreb: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 232 svež­nja
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 145 knji­ga
  •  NOO Donji grad: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 34 svež­nja
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1962; 47 knji­ga
  • NOO Gor­nji grad: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 61 sve­žanj
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1962; 21 knji­ga
  •  NOO Cen­tar: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1962 – 1967; 23 svež­nja
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1962 – 1967; 70 knji­ga
  •  NOO  Črno­me­rec: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 529 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 67 knji­ga
  •  NOO  Dubra­va: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 44 svež­nja
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1962; 16 knji­ga
  •  NOO  Mak­si­mir: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 801 sve­žanj
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 68 knji­ga
  • NOO  Medveš­ćak: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 408 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 103 knji­ge
  • NOO  Peš­će­ni­ca: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 59 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 52 knji­ge
  • NOO  Reme­ti­nec: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 88 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 30 knji­ga
  • NOO  Sused­grad: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 55 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1962; 9 knji­ga
  • NOO  Treš­njev­ka: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 288 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 70 knji­ga
  • NOO  Trnje: Pred­me­ti arhiv­skog zna­ka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967;  60 svež­nje­va
    Urudž­be­ni zap. i regis­tri; 1958 – 1967; 27  knji­ga
    “Doku­men­ta­ci­ja” — D, temat­ski slo­že­ni zapis­ni­ci i mate­ri­ja­li: 78 knji­ga

5.  Gra­di­vo je nas­ta­lo u raz­dob­lju 1945 – 1991 godi­ne.
6.  Ukup­na koli­či­na pre­uze­tog gra­di­va izno­si 4496 svež­nje­va i 720 knji­ga.
7.  Nave­de­ne seri­je gra­di­va dje­lo­mič­no su saču­va­ne, a uvi­dom u kom­plet­no gra­di­vo Pre­da­va­te­lja, dotič­nih seri­ja više nema.
8.  Gra­di­vo je pre­uze­to bez poseb­nih uvje­ta u odno­su na pozi­tiv­ne zakon­ske pro­pi­se. Ako se  pro­na­đe gra­di­vo koja nedos­ta­je u ovom pre­uzi­ma­nju, potreb­no je isto nak­nad­no pre­da­ti ovom Arhi­vu.

Ovaj zapis­nik je izra­đen u pet pri­mje­ra­ka od kojih dva pre­uzi­ma Pre­da­va­telj, a tri pred­stav­nik ovog Arhi­va.

SASTAVNI DIO ZAPISNIKA JE:
1. Popis pre­uze­tog gra­di­va

Dovr­še­no u Zagre­bu 23.03.2000.godine

Za Pre­da­va­te­lja:  Josip Špa­cir
Za Pri­ma­te­lja: Bran­ko Košpić, Sil­vi­ja Babić