Primopredaja arhivskoga gradiva

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Primopredaja arhivskog gradiva vrlo odgovoran i zahtjevan postupak koji zahtijeva dosta prethodnih radnji i zadovoljenja raznih uvjeta, prvenstveno stoga što se mijenja pravni status gradiva. No, taj je pravni status zapravo kratkoročni razlog. Dugoročni pak, možda i važniji razlog jest taj, da je svatko od nas koji sudjelujemo u primopredaji gradiva na neki način čimbenik povijesti, budući upravo od nas ovisi koje ćemo zapise, znači podatke, a time i obavijesti i informacije, ostaviti svojim potomcima i sugrađanima.

Uvod
Ovaj će tekst nastojati pojasniti pojam primopredaje arhivskog i registraturnog gradiva, te odgovoriti na neka najčešća i elementarna pitanja o toj problematici, koja bismo najkraće mogli pobrojati kao: gdje, od koga, na koje načine, kada, koje gradivo, pod kojim uvjetima, i, kad odgovorimo na prethodna pitanja, odnosno zadovoljimo potrebne uvjete, ima li među onim gradivom koje zadovoljava sve navedene kriterije, ipak nekih prioriteta kod preuzimanja u Državni arhiv u Zagrebu? Za sva navedena pitanja, kojih će odgovori biti razrađeni u ovom tekstu, naravno postoji podloga u zakonskim, odnosno, podzakonskim aktima.
Kako je poznato, arhivsko gradivo dio je kulturnih dobara Republike Hrvatske, i kao takvo mora se trajno čuvati u za to određenim ustanovama i pod određenim uvjetima. Te su ustanove državni arhivi, t.j., u našem slučaju, Državni arhiv u Zagrebu. Upravo prikupljanje i preuzimanje gradiva, jedan je od osnovnih zadataka arhiva, i zapravo, možemo reći da izvršavanjem tog zadatka, arhiv vrši svoju društvenu funkciju. Naime, budući je arhivsko gradivo samim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (107/95), proglašeno “od posebnog interesa za Republiku Hrvatsku, te time uživa njenu osobitu zaštitu” (čl. 2 st. 1), upravo je arhivska služba, odnosno mreža državnih arhiva, nosilac te “osobite zaštite”.

Gdje? (Mjesto predaje/preuzimanja)
Područje nadležnosti Državnog arhiva u Zagrebu je:  teritorij Grada Zagreba (kao upravno-teritorijalne jedinice sa statusom županije), zatim gradova Dugo Selo, Jastrebarsko, Samobor, Sveti Ivan Zelina, Velika Gorica i Zaprešić, nadalje područje današnje Zagrebačke županije, izuzev grada Vrbovca s pripadajućim općinama Preseka, Rakovec, Gradec, Dubrava, Farkaševac i Luka.
U područje nadležnosti DAZ-a također ulazi (a nije dio već navedenih jedinica), Grad Donja Stubica s pripadajućim općinama Gornja Stubica, Oroslavlje i Stubičke Toplice u Krapinsko-zagorskoj županiji. Time smo odredili sam fizički, odnosno zemljopisni prostor s kojeg je Državni arhiv u Zagrebu zakonski obvezan preuzimati arhivsko, a ponekad i registraturno gradivo.
Jedan od početnih zadataka arhiva je prikupljanje i preuzimanje gradiva s područja svoje nadležnosti, a te poslove vrši u arhivu posebna služba – Služba za zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
Danas je još u kolokvijalnoj upotrebi nekadašnji naziv «vanjska služba». To je zapravo ona služba, odnosno njeni djelatnici, s kojima se vi susrećete i dolazite u kontakt. Jasno da zadatak te službe nije isključivo primopredaja arhivskog gradiva u arhiv, no ona je svakako krajnji cilj rada te službe. Dapače, možemo upotrijebiti i jači izraz: «kruna» rada vanjske službe, naravno, ako je provedena prema svim zakonskim stavkama i stručnim uzusima! Prethodni su zadaci iste da nadzire pismohrane redovnim službenim pregledima koji moraju rezultirati zapisnikom i rješenjem o mjerama, koje valja provesti radi svrsishodnije zaštite gradiva, nadalje vrši kontrolu nad izlučivanjima registraturnog gradiva, odobrava liste rokova čuvanja dokumentacije (naročito posebne liste, dakle one specifične za svakog pojedinog stvaratelja) i uopće vrši stručnu savjetodavnu funkciju glede arhiviranja i zaštite gradiva.

Od koga? – (Subjekti predaje/preuzimanja)
Međutim, državni arhivi, pa tako ni Državni arhiv u Zagrebu, na teritoriju svoje nadležnosti ne prati, što znači stručno ne nadzire, pismohrane svih registriranih pravnih subjekata, već to čini samo nad tkz. kategoriziranim stvarateljima arhivskog i registraturnog gradiva. Najkraće, kategorizirani stvaratelji su oni koji produciraju gradivo od posebne povijesne i znanstvene vrijednosti za područje naše nadležnosti, ali, zbog specifičnosti uloge Zagreba, i za ukupnu kulturu, društveni, upravni, ekonomski i ini razvoj hrvatskog društva. Takovih kategoriziranih stvaratelja Državni arhiv u Zagrebu ima 387, za što je nedavno izvršena revizija, te će dotični popis uskoro biti objavljen u javnim glasilima. Prema stvaratelju koji je kategoriziran, Arhiv ima apsolutnu i maksimalnu obvezu stručne pomoći i nadzora, a u konačnici to znači i da kategorizirani stvaratelj bez iznimke (i bez obzira u kojem roku) predaje svoje gradivo Državni arhiv u Zagrebu. Što zapravo znači maksimalna obveza? Mogli bismo je možda objasniti u komparaciji sa smanjenom obvezom. Naime, i sa stvarateljima koji nisu kategorizirani, arhivski djelatnici surađuju po stručnoj savjesti, izdavanjem raznih uputa, odobravanjem izlučivanja i sl., no oni nisu prioritet, a najvjerojatnije njihovo gradivo nikad neće završiti u arhivu.
Ponovo valja naglasiti: preuzimanje se vrši samo od kategoriziranih stvaratelja! Od ovog se pravila može odstupiti samo u dva iznimna slučaja(naravno,  nakon valorizacije)

  • ako je riječ o gradivu prije 1945. godine
  • ako je riječ o gradivu koje se na bilo koji način veže uz Domovinski rat

Način predaje/preuzimanja
Gradivo se može predati:

  • po službenoj dužnosti – što odmah asocira da se radi o javnom arhivskom gradivu, dakle onom nastalom radom organa državne i lokalne uprave i samouprave, sudstva, školstva, zdravstva, kulturnih i znanstvenih ustanova, udruga i dr. javnih organizacija
  • darovanjem ili oporukom privatnog vlasnika – pojedinca t.j. građanskopravne osobe, (najčešće su to neke javne ličnosti), ili pak obitelji
  • otkupom gradiva od privatnog vlasnika
  • deponiranjem gradiva u arhiv

Od ova četiri osnovna načina preuzimanja/predaje gradiva, dakle: po službenoj dužnosti, darovanjem, otkupom i depozitom, depozit se razlikuje po pravnome statusu. Naime, predajom na jedan od prva tri načina, prestaju, u pravilu, sva dotadašnja vlasnička i posjednička prava davaoca, odnosno, dotadašnjeg imaoca arhivskog i registraturnog gradiva. Izuzetno arhiv može preuzeti gradivo uz neka ograničenja o načinu ili vremenu korištenja, koja se međutim, moraju u primopredajnom dokumentu strogo normirati, a o tome će više biti govora prilikom razrade izrade primopredajnog zapisnika. Depozitom pak, gradivo se samo predaje u arhiv na čuvanje, a vlasnik (privatni ili javni) zadržava svoja vlasnička prava. Predmet darovanja ili otkupa pak, može biti samo privatno arhivsko gradivo.  Nadalje, predaja/preuzimanje po službenoj dužnosti odnosi se isključivo na javno arhivsko gradivo, a može se izvršiti u nekoliko podvarijanti, ovisno o nekim odrednicama koje sam također u početku spomenula, a to su vrijeme preuzimanja gradiva (odnosno na njegov nastanak), stanje gradiva, uvjeti u kojima je smješteno, pravni status i dr. Uzimajući u obzir ove momente, možemo reći da se gradivo po službenoj dužnosti može preuzeti:

Kad?

  • nakon isteka zakonski propisanog roka za čuvanje u registraturama, koju prema odredbama čl. 14. , st. 1. 3. i 4.  Zakona o arh. gradivu i arhivima, u pravilu ne može biti dulji od 30 godina
  • nakon ukidanja, odnosno prestanka rada stvaratelja (napominjem opet da se radi samo o kategoriziranim stvarateljima)
  • prisilno preuzimanje gradiva na osnovi rješenja Državnog arhiva u Zagrebu, od onih imatelja koji ne osiguravaju ni minimalne uvjete za zaštitu i osiguranje gradiva, te je ono time ugroženo i izloženo uništenju
  • preuzimanje napuštenog gradiva za koje se ne može ustanoviti koji ga je imatelj dužan zaštititi i čuvati
  • prinudnim preuzimanjem od privatnih osoba koji neovlašteno drže gradivo (sakupljači, kolekcionari, ili nasljednici osoba javne funkcije, koji posjeduju javno arhivsko gradivo)

Što se tiče u zakonu spomenutog roka od 30 godina, valja pažljivo pročitati kako zakonski članak glasi: “Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka”. Propisan je, dakle, najdulji rok nakon kojeg gradivo mora biti predano. Hoće li se ono predavati ranije, ovisi o nizu faktora, koja ću spomenuti kasnije, prilikom objašnjenja uvjeta pod kojima se gradivo predaje, no to je svakako stvar dogovora stvaratelja i nadležnog arhiva, ili, kad je u pitanju neposredna ugroženost gradiva. Također, iznimno se rok može i produljiti ukoliko je gradivo i dalje potrebno u redovnom poslovanju, ali je pri tom nužno odrediti novi rok za predaju.
Valja naglasiti i da je gradivo koje sadrži neke osobne podatke podložno jednakom režimu predaje, kao i gradivo koje je označeno određenim stupnjem tajnosti, budući je arhiv obvezan čuvati tajnost i povjerljivost dokumenata koje je kao takove preuzeo. Bitno je, nadalje, da se dotično gradivo u popisima koji se prilažu, posebno označava, te se navode rokovi dostupnosti javnosti.

Još su dva načina preuzimanja u arhiv po službenoj dužnosti :

  • razmjena gradiva s drugom arhivskom ili inom ustanovom
  • povrat gradiva iz inozemstva, na osnovi međunarodnog sporazuma (restitucije)

Koje gradivo? 
Odgovor na pitanje koje gradivo preuzimaju arhivi u svoja spremišta (naravno, od onih naprijed spomenutih kategoriziranih stvaratelja, sa svog područja nadležnosti, nakon isteka određenog vremenskog perioda, i po određenom pravnom režimu), vrlo je jednostavan : arhivi preuzimaju arhivsko gradivo. Odgovor pak na pitanje: što je arhivsko gradivo?  nimalo nije jednostavan. Radi se o složenom pitanju, na kojeg se odgovor dobiva prvenstveno procesom vrednovanja. Budući se prilikom primopredaje gradiva pretpostavlja da je postupak vrednovanja već proveden, samo ću kratko spomenuti da je ono djelomice (čak u osnovi!) proveden samom kategorizacijom stvaratelja, zatim je nastavljen izradom opće, granskih i posebnih lista s rokovima čuvanja gradiva, koje određuju gradivo trajnog karaktera, a konačno vrednovanje ipak moraju provesti stručnjaci arhivisti, koji imaju ukupan uvid u skupine arhivskih fondova u samom arhivu, kao i van njega.
Upravo se iz tog razloga i nadzire izlučivanje gradiva iz registratura, bez obzira na eventualno usvojenu posebnu listu. Možda jedan banalni primjer: rok za čuvanje pr. interne dostavne knjige znamo da je tri godine. Međutim, ako se pronađe takova knjiga primjerice za tvornicu “Franck”  iz 1926. godine, iz koje godine ne posjedujemo nikakvu drugu dokumentaciju, naravno da će nam i dotična knjiga otkrivati određene podatke i obavijesti, te je ni u kom slučaju nećemo izlučiti kao bezvrijedno gradivo.
Suprotan je primjer zapravo jedna dubioza, a to je činjenica da nije sve ono što zovemo «trajnim» gradivom, ujedno i arhivsko gradivo. Prvenstveno se to odnosi na personalnu dokumentaciju (matične knjige zaposlenika, isplatne liste, i sl.), za koju kažemo da je «trajna», no ona zapravo u zakonu ima također ograničeni rok čuvanja – 100 godina od rođenja osobe, ili 75 godina od vremena nastanka dokumenta, što se za naš ljudski vijek čini relativno trajnim. Takva se dokumentacija neće preuzimati u arhiv čak ni od kategoriziranih stvaratelja, budući nema arhivsku vrijednost već samo pravnu dokaznu vrijednost. Stoga ona ostaje kod stvaratelja za sve vrijeme dok bude djelovao, odnosno, po njegovoj će likvidaciji završiti u Trgovačkom sudu ili u pismohranama jedinica lokalne uprave i samouprave.

Pod kojim uvjetima?
Zašto uvjeti? Pitanje se čini nepotrebnim, ali zaista se događa u radu na terenu (iako se mora priznati, sve rjeđe), da djelatnici u pismohranama, ali i njihovi nadređeni postavljaju to pitanje. Događa se, naime, da postoji neka slika o arhivu kao o velikom skladištu, a ne spremištu, u koje će se gradivo smjestiti da nikad više ne bude taknuto, ili iznimno ako će netko imati silnu volju za to. Međutim, u arhivima se gradivo sređuje prema arhivističkim načelima, te se izrađuju obavijesna pomagala koja omogućuju korištenje dotičnog gradiva. Ne smije se zaboraviti činjenica da ukoliko je gradivo nesređeno, ono je i nedostupno (jer se ne može pretraživati), a to je jednako kao da ga i nema. Arhivima je stoga u interesu da gradivo preuzmu sređeno po sistemu i na način kako je bilo arhivirano u pismohrani, u doba kada je nastalo. To je  načelo prvobitnog reda. Naime, organizacijski i registraturni sistem uvijek se može iščitati, te iz njega po potrebi modificiranjem stvoriti arhivistički sistem.
Zamislite sada onih naprijed spomenutih 387 stvaratelja i njihove registrature, plus još 1.053 registriranih arhivskih fondova u Knjizi inventara Državnog arhiva u Zagrebu, te pokušajte dokučiti koje bi to kapacitete morao imati Državni  arhiv u Zagrebu da su kojim slučajem svi preuzeti nesređeni! Nesređeno gradivo nameće arhivima suvišne poslove i troškove koje oni nisu dužni, a obzirom na svoje kapacitete niti ne mogu izvršavati i snositi.
Uvjeti koji moraju biti zadovoljeni prilikom predaje gradiva arhivima su sljedeći:

  • gradivo mora biti administrativno završeno, a to znači, bez obzira na rok koji je protekao od nastanka gradiva, ono mora biti “zrelo” za arhiv, što znači da se nad njim i po njemu neće provoditi nikakav daljnji postupak, koji bi mijenjao stanje i poredak gradiva
  • gradivo mora biti u izvorniku, bez obzira čuva li se ono u registraturi i na nekim drugim medijima
  • nad gradivom mora biti provedeno uzlučivanje, jer upravo taj postupak omogućava da u arhiv dolazi samo arhivsko gradivo
  • gradivo mora biti popisano prema određenim pravilima (o čemu će biti riječi)
  • i konačno, gradivo mora biti zaokruženo za određeno vremensko razdoblje, što ne znači da se ono neće preuzeti ako nedostaju pojedini manji dijelovi fonda (spisi, neke knjige ili sl.), već to znači da se neki fond ne preporuča preuzimati po serijama, jer je takovo gradivo poslije vrlo teško kompletirati.

Od svih navedenih uvjeta može biti odstupanja, osim od uvjeta administrativne završenosti. Naime, potpuno je jasno, da će arhiv preuzeti gradivo i bez zadovoljenih ostalih navedenih uvjeta, ukoliko je to nužno radi zaštite i spašavanja gradiva od oštećenja ili uništenja. Postupci koji su trebali biti provedeni prije predaje, u tom će slučaju biti provedeni u arhivu, ali će troškove istih snositi imatelj od kojeg je gradivo preuzeto.

Prioriteti prilikom preuzimanja gradiva
Već sam navela od koga se i kada preuzima arhivsko gradivo u arhiv. No, zapravo su dotična pravila određena osnovnim principom i težnjom svakog arhiva da nastoji na planskom i sukcesivnom kompletiranju svojih arhivskih fondova. Kako vam je poznato, arhivskim fondom nazivamo svekoliko gradivo koje nastaje radom nekog upravnog ili pravosudnog tijela, ustanove ili organizacije. Svaki takav fond predstavlja organsku i nedjeljivu cjelinu, budući bi njegovo razbijanje i narušavanje njegova integriteta, onemogućilo korištenje dotičnog gradiva kao povijesnog izvora. Stoga je svugdje u svijetu, pa i u hrvatskoj arhivističkoj zajednici, kao jedan od osnovnih postulata arhivističke znanosti prihvaćen princip nedjeljivosti arhivskih fondova. Iz tog je razloga, dakle, važno da se arhivski fond kompletira i sustavno dopunjava na jednom mjestu, odnosno, u arhivu.
Prema istom principu nedjeljivosti fondova, analogno se pravilo prenosi i na skupinu arhivskih fondova. Pod skupinom arhivskih fondova podrazumijevamo fondove ustanova istog djelokruga (npr. skupina fondova uprave, skupina fondova školstva, skupina fondova privrede, i sl.).
Iz svega navedenog proizlazi da arhivi, kako bi uspješno proveli kompletiranje «svojih» fondova («svojih» znači fondove kategoriziranih stvaratelja s područja svoje nadležnosti, a čije dijelove već posjeduju u arhivu, ili posjeduju neke fondove iz određene skupine fondova koju želi nadopuniti) moraju sustavno proučavati i poznavati sistem uprave, sudstva, privrede i svekolikog društvenog života, te opću organizaciju administracije na svom području.
Nadalje, budući da arhivi, pa tako i Državni arhiv u Zagrebu, najvećim dijelom popunjavaju svoje fondove preuzimanjem gradiva iz tekuće administracije, da bi to bilo uspješno i sistematično, arhiv mora voditi detaljne evidencije gradiva u registraturama, a to će moći samo ukoliko se i u registraturama vode evidencije koje su propisane zakonskim i podzakonskim aktima. Ukratko, podsjetit ćemo samo na najosnovnije, radi se o: Uredbi o uredskom poslovanju (NN 38/87), Uputstvu za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju (NN 49/87), Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN 38/88), te iz istog broja službenog glasila, Uputstvo o izmjenama i dopunama Uputstva za izvršenje… , zatim Zakon o općem upravnom postupku (NN 53/91), i dr.
Stoga, pri redovnim pregledima pismohrana, djelatnici arhiva naročitu pažnju trebaju posvetiti nadziranju one odredbe Uredbe o uredskom poslovanju, koja propisuje vođenje Arhivske knjige u pismohranama, odnosno,ukoliko nisu obveznici poštovanja Uredbe o uredskom poslovanju, drugih vrsta sumarnih evidencija.
Nadzor bi u tom smislu, nad ustanovama javnih ovlasti, trebala provoditi  upravna inspekcija, no, budući se posljedice provođenja ove odredbe direktno osjećaju u arhivskoj djelatnosti, to najčešće upravo arhivska inspekcija inzistira na tim odredbama. Kako bi vanjska služba Državnog arhiva u Zagrebu mogla djelovati u naprijed navedenom smislu, ona o svom području nadležnosti vodi slijedeće glavne evidencije:

  • Matičnu knjigu stvaratelja (u koju se upisuju slijedeći podaci: naziv i sjedište stvaratelja, matični broj, NKD broj, ime i prezime zaduženog djelatnika, ime i prezime odgovorne osobe, datum osnutka, organizacione i nominalne promjene, datume pregleda registrature, datume izlučivanja, datume preuzimanja gradiva, promjene stanja gradiva, datume pravilnika i lista, popis gradiva, te bilješku)
  • dosjee kategoriziranih stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva
  • bazu podataka ( u Accessu )

Osim njih vodi se još dosta pomoćnih evidencija, vrlo važnih za operacionalizaciju posla:

  • osnovne i uputne kartice
  • evidencija likvidiranih poduzeća
  • evidencija stvaratelja koji (potpuno ili djelomično) uredsko poslovanje vode na magnetskim medijima

Postupak prilikom primopredaje
Obveza predaje arhivskog gradiva u arhive, sadržana je u poglavlju 3., čl. 14-17. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, dok je sam postupak primopredaje definiran i razrađen jednim provedbenim aktom, a to je Uputstvo o predaji arhivske građe arhivima (NN 33/87), u kojem su najjednostavnije pobrojani svi gore navedeni preduvjeti, kako bi se odredio operativni tijek same primopredaje. Ovdje nećemo govoriti o onim točkama Uputstva koje su već u prethodnim poglavljima objašnjene, već ćemo krenuti od trenutka kad pretpostavljamo da su preduvjeti rokova, izlučivanja i sređivanja gradiva za predaju ispunjeni. Samu primopredaju obično vrše po jedan djelatnik predavatelja i arhiva. No, ukoliko se radi o primopredaji gradiva koje nije sređeno, u lošem je stanju, ako je preuzimanje hitno, ili je jednostavno riječ o velikim količinama gradiva, uputno je da obje strane sastave komisiju za primopredaju.
Prema Uputstvu, osnovni akt o predaji/preuzimanju gradiva je primopredajni zapisnik, kojeg je sastavni dio i detaljan popis gradiva koje se predaje. Budući je ulazak gradiva u arhiv vrlo važna faza, valja mu posvetiti i naročitu pažnju, te primopredajne dokumente izraditi što preciznije.
Način izrade popisa je slijedeći. Prvo što moramo tražiti od imatelja arhivskog gradiva, da posebno popisuje svaku pojedinu registraturnu cjelinu, dakle gradivo svakog stvaratelja posebno, ukoliko predaje nekoliko fondova.
Nadalje, popis jedne registrature organizira se prema serijama gradiva, koje možemo zapravo definirati kao podjelu prema funkciji (pr. knjigovodstveni dokumenti, projektna dokumentacija, personalna dokumentacija, dokumenti u uredskom poslovanju, i sl.).
Slijedi razrada popisa na vrstu postupka, što znači, kad je riječ o spisima uredskog poslovanja, podjeli na upravni i neupravni postupak, a upravni se dalje dijeli na I i II stupanj. Kod suda će vrste postupka primjerice biti kazneni, građanski, ostavinski, i dr. Ukratko, možemo reći da vrste postupaka kod različitih djelatnosti najlakše prepoznajemo po tome što se o njima vode odvojene i posebne evidencije (urudžbeni zapisnik, upisnik akata, kod suda upisnici po pojedinim sudskim odjelima, i sl.).
Nakon što smo odredili vrste postupaka, popis dalje izrađujemo kronološki – znači prema godinama nastanka (samo se ponekad može tolerirati obratno, kronološka razrada a onda podjela na vrstu postupka). Nadalje se popis analitički dijeli prema klasifikacijskom sistemu (ili  arhivskim znacima), te se naposlijetku opisuje broj arhivskih jedinica unutar određene klase (ili druge oznake).
Upisnici i kazala popisuju se po istom principu, s time da se stavljaju na početak popisa spisa na koje se odnose, te se popisuju od najranije godine s točnim brojem komada. Postoje, osim spisa i knjiga i druge specifične serije, koje se drugačije I popisuju. Npr. od financijske dokumentacije u arhivsko gradivo spadaju samo financijski programi i završni računi, što će teći kronološki za svaku od dvije vrste, a za svaku će se godinu iskazati broj arhivskih jedinica (misli se na tehničke jedinice).
Zapisnici bilo kakovih sjednica također se popisuju unutar tijela koje je sjednice održavalo, kronološki i po broju jedinica (npr. knjige, ako su bile uvezivane, ili svežnjevi, s tim da upisujemo broj prve i zadnje sjednice u knjizi ako teku kontinuirano. Ako ne, navodi se koje nedostaju, odnosno, ako ih više nedostaje, navode se taksativno one koje jesu).
Ako se radi o «starom» gradivu, odnosno poveljama koje su uvijek dragocjene, one se popisuju pojedinačno, s datumom, kratkim sadržajem, jezikom i pismom, materijalom na kojem su napisane, te stanjem u kojem se nalaze.
Fotografije i umjetničke slike popisuju se također po komadima, također uz sadržaj i navođenje autora, a projektna se dokumentacija popisuje prema objektima, uz naznaku broja arhivskih jedinica (budući je poznato da za neke objekte projekt može sačinjavati i veći broj jedinica).
Također se prema komadu popisuju mikrofilmske kopije, magnetski mediji (nosači zapisa), te gramofonske ploče, s tim da, ukoliko se određen broj komada može podvesti pod isti sadržaj, onda uz naziv samo pišemo broj takovih jedinica.
To bi dakle bio način sastavljanja popisa, za kojeg smo rekli da je sastavni dio primopredajnog zapisnika. Mala digresija: naravno da identična pravila vrijede i za izradu popisa cjelokupnog gradiva koje se nalazi kod imatelja, a što je često zahtjev u našim rješenjima. Još jedna napomena – ako se preuzima gradivo čije su jedinice označene bilo kojom vrstom šifriranih oznaka (a to su i arhivski znakovi i klasifikacijske oznake, ali kod stvaratelja izvan uprave i pravosuđa oznake mogu biti proizvoljne), zapisniku treba priložiti i pripadajući šifrarnik.
U pismohranama onih stvaratelja/imatelja, koji vode evidencije pravilno prema Uredbi o uredskom poslovanju, a to prvenstveno znači vođenje Arhivske knjige (ili neki drugi oblik sumarnog popisa), izrada popisa bit će puno jednostavnija, budući će se podaci iz te evidencije (eventualno malo modificirani), unijeti u primopredajni zapisnik, odnosno, priloženi mu popis.

Sam primopredajni zapisnik mora sadržavati sljedeće točke:

  • datum i mjesto primopredaje
  • naziv predavatelja i nadležnog arhiva, te ovlaštenih osoba-predstavnika obiju stranaka u postupku
  • zakonsku osnovu primopredaje
  • popis fondova s graničnim godinama, koji se predaju/preuzimaju, te količinama za svaki fond
  • ukupnu količinu preuzetog gradiva
  • kratki opis stanja gradiva, te objašnjenje predavatelja o tome
  • obveze arhiva glede korištenja preuzetog, u smislu eventualnog ograničenja dostupnosti, bilo vremenskog, bilo opsegom
  • bilješku o tome ostaje li dio istog fonda neke druge vremenske cjeline kod imatelja, ili možda neke njegove kompletne serije, ako da zbog čega, i u kojem će se roku predati preostalo gradivo
  • popis i sadržaj priloga

Zapisnik se izrađuje u pet primjeraka, od kojih dva zadržava predavatelj, dva nadležni arhiv, a jedan se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu. Ako su arhivski djelatnici bili prisiljeni preuzeti nesređeno gradivo, te se u arhivu ustanovi da ono sadrži više od navedenih fondova, tada se sastavlja dodatni zapisnik koji se prilaže prvobitnom, a potpisuju ga samo djelatnici arhiva. Također, ako se preuzima napušteno gradivo, i zapisnik i popis sastavljaju arhivski djelatnici, a supotpisuju ga vlasnik, posjednik ili korisnik objekta gdje je gradivo nađeno. Ukoliko ni takvih osoba nema, forma dokumenta se mijenja iz primopredajnog zapisnika u službenu bilješku o preuzetom gradivu.
Cjelokupno u arhiv primljeno gradivo, prema podacima iz primopredajnog zapisnika, upisuje se u Knjigu primljenog arhivskog gradiva, kao početnu i baznu evidenciju gradiva u arhivu.
Što se tiče deponiranja gradiva u arhiv, i prilikom takve primopredaje sastavlja se primopredajni dokument. To može biti ili primopredajni zapisnik, ili ugovor o depozitu. Osim, naravno popisa i kratkog opisa stanja gradiva, ovaj dokument mora sadržavati puno detaljnije stavke koje definiraju uvjete pod kojima se gradivo predaje arhivu. Neki od njih su: cijena deponiranja, način i vrijeme isplate, rok deponiranja, ne/dostupnost gradiva javnosti, eventualni rok za početak javnog otvaranja gradiva, eventualno ograničenje dostupnosti svrhom korištenja, i dr. Na ovaj način primljeno gradivo uvodi se u posebnu evidenciju – Knjigu depozita.

Državni arhiv u Zagrebu konačno je nakon niza godina u prilici preuzimati znatne količine arhivskog gradiva, stoga ujedno mali apel : dovedite administrativno završeno gradivo što prije u zakonski propisano stanje za preuzimanje! Znajući koliko je manjak prostora za pismohrane akutan problem, vama će biti lakše, a gradivo će biti pohranjeno u optimalnim uvjetima da za vrlo dugo vrijeme može biti izvor za izučavanje našeg vremena, društva, kulture, znanosti, pa i pojedinaca.

(Predavanje je održano na Tečaju za djelatnike  u pismohranama, 3. svibnja 2001.)

Prilog: primjer zapisnika o primopredaji arhivskog gradiva

Z A P I S N I K  o primopredaji arhivskog gradiva

  1.  Primopredaja arhivskog gradiva izvršena je od 13. do  16.ožujka 2000.g.
  2.  Gradivo je predao GRAD ZAGREB, GRADSKI URED ZA OPĆU UPRAVU, Zagreb, Trg S. Radića 1, po ovlaštenoj osobi: Josip Špacir
  3. Gradivo je preuzeo DRŽAVNI ARHIV U ZAGREBU, Zagreb, Opatička 29, po ovlaštenim osobama: Branko Košpić i Silvija Babić
  4.  Zakonska osnova primopredaje arhivskog gradiva su čl.14. i 15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97)  i Uputstvo o predaji arhivske građe arhivima (NN 33/87).
  5.  Predmet ove primopredaje je gradivo  nastalo radom KOTARSKOG NARODNOG ODBORA ZAGREB, GRADSKOG NARODNOG ODBORA ZAGREB, SEKRETARIJATA ZA UNUTRAŠNJE POSLOVE NARODNOG ODBORA GRADA ZAGREBA,  NARODNIH ODBORA OPĆINA, te  SKUPŠTINA OPĆINA, a odnosi se na sljedeće gradivo:
  • KNO Zagreb: zapisnici sjednica,odluke;  1948 – 1955; 3 svežnja
  •  GNO Zagreb i Skupština Grada Zagreba: zapisnici sjednica; 1958 – 1991; 1458 svežnjeva
  •  NOO Podsused: zapisnici sjednica; 1951 – 1955; 2 svežnja
  •  NOO Markuševac: zapisnici sjednica; 1952 – 1959; 1 svežanj
  •  NOO Remete: zapisnici sjednica; 1952 – 1959; 1 svežanj
  •  NOO Centar: zapisnici sjednica; 1952 – 1965; 6 svežnjeva
  •  NOO Trnje: zapisnici sjednica; 1953 – 1962; 9 svežnjeva
  •  NOO Gornji grad: zapisnici sjednica; 1957 – 1962; 12 svežnjeva
  •  NOO Trešnjevka: zapisnici sjednica; 1957 – 1962; 12 svežnjeva
  •  NOO Remetinec: zapisnici sjednica; 1957 – 1962; 14 svežnjeva
  •  NOO Susedgrad: zapisnici sjednica; 1957 – 1962; 16 svežnjeva
  •  NOO Samobor: zapisnici sjednica; 1958 – 1961; 8 svežnjeva
  •  NOO Maksimir: zapisnici sjednica; 1958 – 1961; 7 svežnjeva
  •  NOO Medvešćak: zapisnici sjednica; 1958 – 1961, 6 svežnjeva
  •  NOO Donji grad: zapisnici sjednica; 1958 – 1962; 13 svežnjeva
  •  NOO Dubrava: zapisnici sjednica: 1958 – 1962; 7 svežnjeva
  •  NOO Pešćenica: zapisnici sjednica; 1958 – 1963; 2 svežnja
  •  NOO Zaprešić: zapisnici sjednica; 1958 – 1964; 7 svežnjeva
  •  NOO Črnomerec: zapisnici sjednica; 1958 – 1967; 9 svežnjeva
  •  NOO Sesvete: zapisnici sjednica; 1959 – 1960; 3 svežnja
  •  NOO V. Gorica: zapisnici sjednica; 1959 – 1960; 3 svežnja
  •  GNO Zagreb: okružnice, izvještaji; 1945 – 1964; 25 svežnjeva
  •  Sekretarijat za unutrašnje poslove GNO Grada Zagreba: Zahtjevi za promjenu imena i prez., državljanstva i  predmeti vjenčanja; 1958 – 1968; 151 svežanj
  •  GNO Zagreb: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 232 svežnja
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 145 knjiga
  •  NOO Donji grad: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 34 svežnja
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1962; 47 knjiga
  • NOO Gornji grad: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 61 svežanj
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1962; 21 knjiga
  •  NOO Centar: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1962 – 1967; 23 svežnja
    Urudžbeni zap. i registri; 1962 – 1967; 70 knjiga
  •  NOO  Črnomerec: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 529 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 67 knjiga
  •  NOO  Dubrava: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 44 svežnja
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1962; 16 knjiga
  •  NOO  Maksimir: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 801 svežanj
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 68 knjiga
  • NOO  Medvešćak: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 408 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 103 knjige
  • NOO  Pešćenica: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 59 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 52 knjige
  • NOO  Remetinec: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 88 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 30 knjiga
  • NOO  Susedgrad: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1962; 55 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1962; 9 knjiga
  • NOO  Trešnjevka: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967; 288 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 70 knjiga
  • NOO  Trnje: Predmeti arhivskog znaka: 31., 38. i 43.; 1958 – 1967;  60 svežnjeva
    Urudžbeni zap. i registri; 1958 – 1967; 27  knjiga
    “Dokumentacija” – D, tematski složeni zapisnici i materijali: 78 knjiga

5.  Gradivo je nastalo u razdoblju 1945 – 1991 godine.
6.  Ukupna količina preuzetog gradiva iznosi 4496 svežnjeva i 720 knjiga.
7.  Navedene serije gradiva djelomično su sačuvane, a uvidom u kompletno gradivo Predavatelja, dotičnih serija više nema.
8.  Gradivo je preuzeto bez posebnih uvjeta u odnosu na pozitivne zakonske propise. Ako se  pronađe gradivo koja nedostaje u ovom preuzimanju, potrebno je isto naknadno predati ovom Arhivu.

Ovaj zapisnik je izrađen u pet primjeraka od kojih dva preuzima Predavatelj, a tri predstavnik ovog Arhiva.

SASTAVNI DIO ZAPISNIKA JE:
1. Popis preuzetog gradiva

Dovršeno u Zagrebu 23.03.2000.godine

Za Predavatelja:  Josip Špacir
Za Primatelja: Branko Košpić, Silvija Babić