Princip provenijencije: teorija i praksa

Abstrakt: U ovom radu obrazlaže se dvojno značenje principa provenijencije. Sa jedne strane, objašnjava se značenje i značaj koncepta arhivskih fondova i koncept porijekla arhivske građe. Sa druge strane, definiše se koncept prvobitnog reda, preispituje se njegova opravdanost i razmatraju praktične implikacije, te se ocjenjuje njegov značaj u korelaciji sa problematikom postojećeg reda, odnosno sa problemima koji se javljaju u praksi prilikom sređivanja arhivskih fondova.

1. Uvod

Duže od jednog vijeka princip provenijencije figurira kao najvažniji princip arhivske discipline. Teoretski govoreći, ovaj princip je predstavljao glavnu vodilju arhivista i arhiva u višedecenijskom radu na sređivanju do sada već nepreglednih količina arhivske građe. Međutim, u praktičnom opredmećivanju njegove suštine, princip provenijencije pokazao se kao djelimično nejasan i, zbog te njegove osobine, on nikada nije dobio univerzalno prihvaćeno značenje. U ovom radu iscrtaćemo teorijska i terminološka značenja principa provenijencije kao i problematiku koja se javlja u praktičnoj primjeni i konkretnim shvatanjima ovog principa.

2. Dvostruko značenje principa provenijencije

Kao što je S. Vilfan primijetio u svom tekstu o sređivanju arhivske građe iz 1977. godine, princip provenijencije može da se shvati dvoznačno: u “užem smislu” i u “širem smislu”.¹

a.) “Uži smisao” – provenijencija i arhivski fond

U “užem smislu”, primjena principa provenijencije podrazumijeva samo ono iz čega je termin izveden: provencijencija – od franuskog provenir, riječi sa latinskom osnovom, što u slobodnom prevodu znači porijeklo. Poštivanje porijekla arhivske građe podrazumijeva da arhivisti tretiraju građu koja potiče od jednog stvaraoca kao jedinstvenu i nedjeljivu cjelinu, koja se ne smije miješati sa građom drugih stvaralaca. Pod “stvaraocem” arhivske građe arhivisti podrazumijevaju pravno ili fizičko lice koje je “stvorilo” arhivsku građu. Riječ “stvorilo” ne upotrebljava se ovdje samo u doslovnom smislu, nego u smislu kancelarijskog stvaranja. Drugim riječima, “stvaralac” je subjekt koji je svojim radom – kroz kreiranje, primanje i arhiviranje raznih spisa i knjiga – akumulirao arhivsku građu koja na taj način tvori jednu zasebnu arhivsku cjelinu.

Iz ovog principa porijekla, iz, plastično rečeno, principa nemiješanja arhivske građe različitih stvaralaca i nedijeljenja arhivske građe jednog stvaraoca, arhivisti su stvorili koncept arhivskog fonda. Fond je, najprostije govoreći, “cjelokupnost arhivske građe koja sačinjava jedno izvorno tijelo”.² Na evropskom kontinentu uglavnom se koristi termin fond, dok se u Sjedinjenim Državama upotrebljava termin Record Group (grupa spisa). S tim u vezi, u francuskom arhivskom jeziku odavno je ustanovljena kovanica Respect des Fonds (doslovno “poštovanje fondova”), koja u stručnom prevodu na naš jezik znači upravo ovaj “princip provenijencije u užem smislu”.

Važno je odmah napomenuti da pored zahtjeva za poštovanjem porijekla, ne postoji striktno i globalno nametnut kriterij za formiranje, koncipiranje i spoljno strukturiranje fondova, već da se on mijenja u skladu sa posebnim potrebama arhivista i arhiva. Zbog ove praktično-teorijske fluidnosti, američki arhivsta Mario Fenjo (Mario D. Fenyo) u jednoj raspravi iz 1966. godine tvrdio je kako “niko ne zna šta riječ fond znači, pa čak ni Francuzi koji su ga izmislili”.³ Jasno, nećemo se složiti sa Fenjom, ali ćemo usvojiti kao polaznu poziciju stav da svaki pokušaj definisanja fonda treba u sebe da ugradi određenu konceptualnu i praktičnu otvorenost. Nacionalni arhiv SAD-a još 1941. godine detaljnije je definisao koncept fonda, istovremeno ostavljajući prostor za prilagođavanje u skladu sa praktičnim arhivskim potrebama: “fond (record group) je značajan skup arhivalija (major archival unit) uspostavljen u određenom smislu proizvoljno prema principu provenijencije (porijekla) i prema potrebi stvaranja jedinica odgovarajuće veličine i karaktera, skladno potrebama rada na sređivanju i obradi, te objavljivanju informativnih sredstava”.⁴

Na istorijat koncepcije fonda kao i na praktične probleme u vezi sa određivanjem spoljnih granica i kreiranjem fondova vratićemo se u kasnijem nastavku teksta (treći odjeljak). U neposrednom nastavku definisaćemo princip provenijencije “u širem smislu”.

b.) “Širi smisao” – provenijencija i prvobitni red

Za Vilfana, princip provenijencije “u širem smislu znači da pri sređivanju vodimo računa o izvornim tijelima i o njihovu prvobitnom unutrašnjem redu. U ovoj formulaciji, princip ujedinjuje dva elementa: cjelinu i prvobitni red”.⁵ U praktičnom smislu ovo bi značilo da prilikom poštovanja provenijencije i cjeline fondova, u isto vrijeme, sređujući tu građu, moramo voditi računa o sistemu i redoslijedu koji je (trebao biti) primijenjen prilikom kancelarijskog stvaranja tog fonda.⁶

U članku iz 2010. godine arhivistkinja iz Maribora mr Zdenka Semlič Rajh piše: “Čini se da je uglavnom prihvaćeno da princip [provenijencije] sadržava tzv. vanjsku dimenziju [“uži smisao”], gdje je potrebno građu iste provenijencije pohraniti kao zajedničku cjelinu i [koja] ne može biti mješavina materijala iz drugog izvora. Velika razlika je očita u pitanju, da li treba prvobitni red promatrati kao integralni dio principa provenijencije, ili kao samostalan nezavisan princip.“⁷

Kada je sredinom 19. vijeka u arhivsku teoriju i praksu uveden koncept fonda i samim tim koncept provenijencije, ono što će kasnije postati princip prvobitnog reda uzet je u obzir ali nije postavljen kao obavezujući. Natalis de Vali (Natalis de Wally), koji je tvorac koncepta fonda i principa Respect des Fonds, tvrdio je da pored poštovanja vanjskog integriteta fonda, mi možemo, makar u teoriji, poštovati i njegov unutrašnji integritet. Ne iznenađuje činjenica da kroz istoriju arhivistike pratimo različite odgovore na isto pitanje: da li princip provenijencije u sebe uključuje i princip prvobitnog reda? U poznatom nizozemskom “Priručniku” s kraja 19. vijeka (Muller, Feith, Fruin) dva principa su spojena u jedan. Sa druge strane, njemački arhivisti su od Provenienzprinzip, tj. od principa provenijencije “u užem smislu” (princip porijekla), odvojili Strükturprinzip, “princip strukture” tj. princip prvobitnog reda. U međunarodnom Rječniku arhivske terminologije iz 1984. godine ova dva principa su također odvojena (Principle of Provenance i Registry Principle).⁸ U jugoslovenskoj arhivskoj terminologiji nije postojala saglasnost u odgovoru na dato pitanje. Dok je Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije iz 1972. godine definisao princip provenijencije na dva načina,⁹ onako kako je to učinio Vilfan, izdvojivši princip prvobitnog reda kao zaseban, arhivski savjet pri Arhivu Srbije u svom “Uputstvu za sređivanje arhivskih fondova organa uprave, radnih, društveno-političkih i drugih organizacija” iz 1973. godine apostrofirao je da po principu provenijencije “svaki pisani dokument treba da zauzme ono mesto u grupi arhivske građe koju je zauzimao u registraturi, odnosno uređenje arhivskog fonda treba da odgovara poretku koji je ustanovljen u registraturi”. Kao suprotan, navodi se “princip slobodne provenijencije” koji “poštuje jedinstvo i granice stvaraoca fonda ali ne i sistem rada registrature”.¹⁰ Što se novijih tekstova tiče, i tu srećemo odsustvo jedinstvene terminologije. Tako na primjer naš “Pravilnik o opštim i posebnim uslovima čuvanja javne arhivske građe” razlikuje načela “provenijencije i prvobitnog reda” (član 25), pa provenijencija strogo podrazumijeva porijeklo, tj. “uži smisao” termina (stav 2).¹¹ Iz drugog ugla, Z. Semlič Rajh spaja dva principa, insistirajući na njihovoj nedjeljivosti i na njihovom logičkom jedinstvu i sadejstvu u primjeni, te negira Vilfanovu misao “da se može sačuvati izvorna cjelina, a u njoj se promijeniti prvobitni red”.¹² Ono što je bitno naglasiti je činjenica da skoro svi arhivisti na svijetu prihvataju kao validan i važan princip prvobitnog reda, ali je razlika u tome da li ga konceptualno i po važnosti izjednačavaju sa Provenienzprinzip, tj. da li insistiraju, kao što je to radio Hilari Dženkinson (Hilary Jenkinson), na njegovoj primjeni “po svaku cijenu”.¹³

Ja bih se ovdje ipak složio sa Vilfanom, jer, kao što ćemo vidjeti, insistiranje na primjeni principa prvobitnog reda u istoj mjeri u kojoj se primjenjuje princip Respect des Fonds u njegovom naužem smislu, teorijski je neopravdan i skopčan sa posebnim praktičnim problemima koji od nas zahtjevaju drugačiji pristup. U nastavku, prvo ćemo se pozabaviti sa praktičnim implikacijama principa provenijencije, a zatim i sa problematikom principa prvobitnog reda.

3. Princip provenijencije i kreiranje fondova

a.) Praktična i naučna opravdanost fondova

U vremenu izdvajanja arhivistike u zasebnu disciplinu na prelazu iz 18. u 19. vijek, način primanja i sređivanja spisa u arhivima značajno se razlikovao od onoga što radimo danas. Arhivisti tog doba primjenjivali su ono što nazivamo princip pertinencije, tj. tematski način sređivanja arhivske građe bez obzira na njeno porijeklo.¹⁴ Građa se odvajala od cjelina u kojima je nastajala i raspoređivala se u unaprijed utvrđene cjeline. Međutim, sredinom 19. vijeka, Natalis de Vali, šef provincijskih arhiva Ministarstva unutrašnjih poslova Francuske, začeo je, putem jedne okružnice koju je potpisao nadležni ministar, praksu prikupljanja arhivske građe u vidu fondova. Svoj postupak objasnio je sumnjom u ispravnost “teorijskog” načina grupisanja građe, pribojavajući se da će “arhive zapasti u nered koji se više neće moći popraviti”. Smatrao je da će formiranje, ili, bolje rečeno, očuvanje fondova, biti jedini način da se sačuva prirodna logika po kojoj bi bilo koji dokument tražili upravo prema pretpostavci o njegovom porijeklu. U roku od nekoliko godina ovaj novi princip je usvojen u skoro svim evropskim zemljama. U Sjedinjene Države stigao je sa zakašnjenjem, početkom 20. vijeka.¹⁵

Naravno, uvođenje principa grupisanja građe po fondovima imalo je iza sebe i jednu veoma bitnu praktičnu uslovljenost. Stvaranjem ustavnih i parlamentarnih sistema, rastom birokratske države, razvojem kapitalizma i uvećanjem administracije u privredi i drugim sferama društva, došlo je do velikog porasta u količini dokumentarnog materijala kojeg jedno društvo proizvodi. Čak i da je postojala svaka druga opravdanost, arhivisti, sa stanovišta prakse, sve su manje bili u mogućnosti da ispoštuju zahtjeve principa pertinencije. Sve veće količine arhivske građe koje su pristizale u arhive morale su se tretirati upravo kao grupe spisa sa određenim porijeklom, na osnovu čega je bilo moguće odrediti grupe koje imaju veći prioritet za sređivanje i upotrebu. Danas bi bilo sa poslovnog aspekta nezamislivo da arhivisti desetine, stotine i hiljade metara starije arhivske građe koja čeka svoj red na sređivanje, zajedno sa novopristiglim desetinama i stotinama metara redovno preuzete građe, izdvajaju iz njihovih fondovskih cjelina i miješaju u jedan univerzalan tematski sistem. Suprotno tome, arhivisti mogu određivati prioritete i uzeti u rad fondove od većeg značaja – što je moguće određivati upravo na osnovu provenijencije fonda – dok istovremeno mogu vršiti kontrolu nad kancelarijskim poslovanjem stvaralaca i osigurati barem okvirnu urednost arhivske građe u nastajanju, to jest budućih arhivskih fondova.

Ostavljajući po strani činjenicu da je stvaranje fondova optimalno sa gledišta radnog vremena i radne snage, vrijedi postaviti pitanje: da li je koncept fonda opravdan sa stanovišta istorijske nauke? Kada se sve uzme u obzir, vjerujem bez ikakve rezerve da je odgovor potvrdan. Ni jedan proizvoljni način sakupljanja arhivalija koji je dozvoljen pertinencijom, bilo tematski bilo strukturalni, ne može biti adekvatniji od onih strukturnih okvira koji su već postavljeni društvenim kretanjima. Koncepcija stvaraoca – i samim tim arhivskog fonda – na najbolji mogući način reflektuje društvene odnose i promjene u tim odnosima. U povratnom smislu, cjelokupnost jednog arhivskog fonda i tekstualna sadržajnost građe tog fonda najbolje je svjedočanstvo o praksi, značaju i sklopu informacija koje je određeni istorijski subjekt posjedovao.

Važno je naglasiti i to da spisi često imaju karakter višestruke važnosti i višeslojan sadržaj, pa ih je neadekvatno uklapati u samo jedan tematski okvir a istovremeno dozvoliti da se izgube informacije o porijeklu. Opravdanost provenijencije u “užem smislu” tako postoji i na najnižem nivou – na nivou pojedinačnih spisa i predmeta. Svaki pojedini arhivski dokument utoliko je vrjedniji ukoliko je sačuvana informacija o tome ko mu je stvaralac. Rječit je primjer kojeg daje Teodor Šelenberg (Theodore R. Schellenberg), primjer stare geografske mape koja je sačuvana u spisima jedne istraživačke ekspedicije. Činjenica da je ova mapa sačuvana u tim spisima govori, sa jedne strane, o širem kontekstu mape i načinu na koji je nastala i svrsi kojoj je služila, i, sa druge strane, o djelatnosti istraživačke ekspedicije. U slučaju da je mapa odložena u neku zbirku geografskih karata i da je pri tom izgubljena informacije o porijeklu, sa njom bi se istovremeno izgubila informacija o kontekstu i svrsi mape, kao i informacija koju je ona nosila u odnosu na ekspediciju (npr. ako je svjedočila o predznanju članova ekspedicije, planiranom putovanju ili pak otkrićima).¹⁶

Ali odmah ćemo napraviti jedan otklon: važnost principa provenijencije ogleda se samo na ta dva nivoa – na najvišem (čuvanje cjelokupnosti građe jednog stvaraoca) i na najnižem (čuvanje informacije o stvaraocu svakog pojedinog spisa). Kao što ćemo vidjeti u završnom dijelu ovog teksta (četvti odjeljak), važnost provenijencije nije nužno ista i ne mora da se odnosi na srednji strukturalni nivo, na međuprostor između osnovne jedinice i granice fonda, tj. na način na koji su pojedini spisi i predmeti arhivirani, poredani i grupisani u okviru datog fonda. U skladu s tim, izvršićemo razdvajanje dva principa: principa provenijencije (veze pojedinog spisa i stvaraoca) i principa prvobitnog reda (načina na koji su složeni spisi jednog stvaraoca).

b.) Praktični izazovi stvaranja arhivskih fondova

U mnogim slučajevima definisanje stvaraoca i samim tim arhivskog fonda ne predstavlja nikakvu posebnu teškoću. Granice znaju biti jasne i zaokruženost jednog fonda na taj način neupitna. Škola, bolnica, zavod, manastir, zadruga itd. – radi se o jasno definisanim subjektima sa posebnom zakonskom formom.

Međutim, postoje i mnogi slučajevi kada povezanost raznih društvenih subjekata kroz određene hijerarhijske odnose i kompleksne pravne statuse proizvodi tijela arhivske građe oko kojih i kroz koja nije uvijek moguće povući jasne granice. Ovo je posebno očigledno u činjenici da u arhivskoj praksi postoji određen raskorak između težnje da se usvoje univerzalne norme, i iskustva prema kojem te norme ne mogu biti najbolje rješenje za svaki pojedinačni slučaj.

U domaćoj teoriji postoji više gledišta. Vilfan je naveo dva standarda za formiranje fondova: 1.) organizaciono-pravni smisao, pri čemu se samostalno pravno tijelo (pravno lice) tretira kao stvaralac fonda, i 2.) tehničko-administrativni smisao, gdje se administrativno-strukturalno zaokružena cjelina tretira kao stvaralac.¹⁷ Jože Žontar je tražio veću specifičnost, pa je stvaraoce izjednačio s pravnim licima, dok je temporalne granice fonda podredio ne samo vremenu trajanja stvaraoca, nego i unutrašnjim (organizacionim, pravnim) i vanjskim (društvenim) promjenama, pa i samim intervalima preuzimanja građe od “živih” (aktivnih) stvaralaca. Ipak, ostaje otvoreno pitanje: šta je pravno lice, i da li samo pravna lica stvaraju arhivsku građu koja može da nosi status fonda? Z. Semlič Rajh stoga negira Žontara i podsjeća na novije ISAD(g)2 definicije fonda i stvaraoca koje su bliže stvarnom iskustvu kreiranja. Arhivski fond, prema ovome, potiče od stvaraoca koji je svako “korporativno tijelo, porodica ili ličnost, koje je stvaralo, akumuliralo i/ili vodilo arhivu tokom obavljanja lične ili korporativne aktivnosti”.¹⁸

Prije uvođenja ovih međunarodnih standarda postojala je značajna doza nesaglasnosti u definisanju fondova. Teoretičar Mišel Dušen (Michel Duchein) pisao je o “maksimalističkom” i “minimalističkom” pristupu. Prvi je značio ekskluzivitet statusa fonda za organizacije najvišeg nivoa koje su u sebe obuhvatale sve nižerangirane jedinice, bilo kroz kadrovsku kontrolu, upravu ili nadzor. Drugi predstavlja mogućnost formiranja fondova iz najsitnijih funkcionalnih ćelija neke organizacije. Razumije se, oba pristupa su ekstremna, i iskustvo je pokazalo da isuviše striktna definicija ne može biti korespodentna sa praksom i arhivskim potrebama. Sa jedne strane, nemoguće je primijeniti definciju H. Dženkinsona, koji u stvaraocima vidi organe koji mogu “raditi na nezavisan način, bez intervencije spoljnog i višeg autoriteta”. Po toj logici, ni jedan zaokružen skup građe pravosudnog organa osim onih najviših ne može imati status fonda, zato što njegov stvaralac nije bio “potpuno nezavisan”. Sa druge strane, rekao bih da su preambiciozni i kriteriji Dušena, koji stvaraoca vidi u svakoj aktom proglašenoj agenciji sa zakonskim ovlaštenjima, određenim mjestom u hijerarhiji i odgovornim licem. Na taj način, mogli bi iz svakog fonda regionalne ili lokalne uprave i samouprave izdvojiti pojedini sekretarijat ili odjeljenje, i od njega napraviti zaseban fond, čak i onda kada sistem arhiviranja nije pratio organizacionu strukturu.¹⁹

Možda je najbolji pojedinačni kriterij onaj kojeg je predložio australski arhivista Piter Skot (Peter J. Scott), naime, kriterij samostalnog kancelarijskog poslovanja ili odvojene pisarnice: “Autonomni sistem stvaranja, pohrane i kontrole vlastitih arhivskih zapisa, odnosno u slučaju da se radi o ispostavi, odboru ili vijeću, vlastiti djelovodni protokol i odvojeno odlaganje spisa.“²⁰ Na taj način, subjekti koji nisu nužno imali status pravnog lica ili nezavisne organizacije, ali jesu imali praksu od posebnog subjektivnog značaja i odgovornosti uz odvojeno vođenje i čuvanje svojih spisa, mogu dobiti status fonda,²¹ ili – ukoliko je to poželjnije zbog regulisane pravne podređenosti kao i očuvanosti fonda matične ustanove – status podfonda.²²

Na kraju ovog odjeljka, ostaje nam pitanje praćenja provenijencije fondova koji su prošli kroz posjed više imalaca. Ovaj problem se javlja usljed organizacionih promjena i kod ukidanja ili statusnog degradiranja pojedinih organa koji prelaze u nadležnost ili se pripajaju nekim drugim subjektima. Ovo pitanje Dušen rješava na tri načina: 1.) nakon transfera jednog dijela dokumentacije zajedno sa djelimičnom predajom nadležnosti jednog organa drugom – u ovom slučaju, smatraćemo spise dijelom fonda drugog organa; 2.) nakon preuzimanja građe ukinutog organa od strane drugog subjekta – ta građa može biti tretirana kao zaseban fond, prateći prvobitnu provenijenciju, osim u slučaju pod 3.) ukoliko je preuzeta građa izmiješana sa građom drugog organa, prvenstveno zbog operativnih potreba tog organa, koji je preuzetu arhivu inkorporirao u svoj kancelarijski sistem – u tom slučaju, izdvajanje preuzetog fonda je nepraktično ili čak nemoguće.²³

4. Problematika “prvobitnog reda”

U idealnim uslovima arhivi preuzimaju fondove koji su nastali urednom i dosljednom primjenom jednog smisenog sistema kancelarijskog poslovanja. U tom slučaju, fondovi već imaju ustanovljen red koji omogućava pronalaženje spisa u razumnom roku i bez mnogo truda. Ono što preostaje arhivistima jesu tehničko sređivanje fonda, moguće pretvaranje hronološki poredanih arhivskih jedinica u serije spisa radi lakše preglednosti za potrebe istraživača, stručna obrada i izrada detaljnih informativnih sredstava (inventara, indeksa), prezentovanje i slično. Međutim, ovakvi idealni uslovi pojavljuju se jako rijetko. Bez obzira na to da li su fondovi nastajali u jednom javno propisanom i kontrolisanom sistemu kancelarijskog poslovanja, ili su pak stvaraoci primjenjivali jedan ad hoc sistem, arhivisti su najčešće primorani da vrše značajne intervencije i da prilikom sređivanja popravljaju, rekonstruišu ili da na određen način i u određenoj mjeri reorganizuju taj sistem arhiviranja. U želji da se što dosljednije očuva ili rekonstruiše kancelarijski sistem koji je primjenjivan kod stvaraoca, nastao je princip prvobitnog reda: “Princip prvobitnog reda znači da u svakom fondu treba čuvati njegov prvobitni red, a ako ga nema treba ga rekonstruisati, odnosno fond treba sređivati prema pravilima koja su primjenjivana za vrijeme njegovog postanka, služeći se pri tom i sačuvanim registraturnim pomagalima.“²⁴

Odmah je važno naglasiti da prvobitni red u stvari predstavlja sistem arhiviranja kojeg je stvaralac primijenio ili pokušao primijeniti tokom stvaranja i manipulacije sa svojom dokumentarnom građom. U tom smislu razlikujemo prvobitni red, dakle sistem koji se primjenjivao, od postojećeg reda, tj. faktičkog stanja u kojem se fond nalazi.

Prije nego što nastavimo, bitno je staviti jednu napomenu: bilo da primjenjujemo ili ne primjenjujemo princip prvobitnog reda, postoji jedan nivo na kojem je potreba za prvobitnošću neprikosnovena, a to je onaj najniži nivo, nivo neposredne veze između pojedinih akata u formi predmeta te pojedinih predmeta u formi dosijea.²⁵ Predmeti (obavezno) i dosijea (ukoliko su postojala) moraju se očuvati ili rekonstruisati, jer su oni dokaz o konkretnim i složenim radnim operacijama stvaraoca. Kada govorimo o primjeni bilo principa prvobitnog reda bilo tzv. “slobodne provenijencije”, mi ne dovodimo u pitanje unutrašnji sadržaj i strukturu ovih osnovnih elemenata, nego način manipulisanja sa njima kao nedjeljivim cjelinama.

U kakvom odnosu se nalaze prvobitni red i princip provenijencije? Već smo naveli primjere različitih mišljenja među arhivistima. Oni koji izjednačavaju dva principa za to koriste dva argumenta: 1.) unutrašnji kontekst (spisa) kao informacija, i 2.) struktura arhive (fonda) kao odraz rada stvaraoca.

Prema prvom argumentu, arhivski spisi koji se nalaze u određenom redoslijedu i u jednoj unutrašnjoj strukturi fonda, dobijaju na dodatnom značenju upravo na osnovu svoje pozicije u toj strukturi i redoslijedu. Semlič Rajh piše: “Arhivska građa duguje svoje postojanje i stvaranje upravnim procesima i procedurama [koje je bilo] ustrojeno unutar određenog pravnog i društvnog konteksta. Ispravno tumačenje moguće je samo na osnovu poznavanja tog konteksta, ali koje se može održati samo ako uvažimo fond kao cjelovitu jedinicu sa specifičnom unutrašnjom strukturom.“²⁶ Svakako bih se složio sa tvrdnjom da poznavanje opšteg konteksta doprinosi boljem razumijevanju informacija koje sačuvani fond donosi. Međutim, ne bih se složio sa tvrdnjom da je ovo moguće postići (samo) očuvanjem “specifične unutrašnje strukture” fonda. Kao što sam već rekao, arhivista sebi ne smije uzeti za pravo dvije stvari: 1.) da uništava cjelovitost fonda i 2.) da pokida neposredne veze među spisima. Drugim riječima, kontekst jednog akta se čuva, sa jedne strane, tako što se čuva cjelovitost grupe spisa nastalih i uvezanih kroz isti postupak (predmet, dosije), i, sa druge, tako što se ta grupa čuva u fondu u kojem je nastala. Nije uopšte nužno, i čak nije uobičajeno, da spisi dobijaju dodatno značenje na osnovu činjenice o svom arhiviranju. U svim modernim sistemima kancelarijskog poslovanja, dokumenti već nose sva tekstualna obilježja o svom nastanku i procesu o kojem svjedoče, pa način evidencije i odlaganja predmeta ne donosi nikakve dodatne informacije o njima. Kod izuzetaka koji potvrđuju pravilo (a oni svakako postoje), arhivisti bi trebali učiniti dvije stvari: 1.) evidentirati sve informacije koje se mogu izvući iz specifične strukture fonda odnosno pozcije spisa, ustanoviti da li je dovoljno te informacije očuvati u vidu zabilješke, i ako jeste, ne dozvoliti “zamrzavanje” čitavog fonda; 2.) ne dozvoliti da se zbog ovih manjinskih slučajeva nameće jedno uopštavajuće pravilo kojim se onemogućava preuređivanje fondova prema praktičnim potrebama.²⁷

Direktno na prvi argument nadovezuje se i stav da registratura kao poredak oslikava djelatnost stvaraoca: “(…) samo prvobitni red odražava način rada i poslovanja stvaralaca građe”.²⁸ Ni s ovim se, međutim, ne bih složio. Smatram da prvobitni red odražava samo rad registrature ili pisarnice, odnosno službenika odgovornih za arhiviranje, ili, ukoliko ih nije bilo, ad hoc kancelarijsko poslovanje kod stvaraoca. Sa druge strane, sam rad stvaraoca odražava se prije svega u tekstualnom sadržaju arhivske građe. Kako god odabrali da preuredimo fond – poštujući osnovna arhivistička pravila – te primarne informacije o djelatnosti neće biti izgubljene. Ovdje bih se pozvao na nekoliko mišljenja Teodora Šelenberga:²⁹

U većini modernih sistema arhiviranja [tj. sistema kancelarijskog poslovanja], prvobitni red dat spisima doprinosi veoma malo razumijevanju organske aktivnosti, i arhivista bi taj prvobitni red trebao očuvati jedino ako je koristan. (…) Jednom rječju, poredak pojedinih spisa ne doprinosi razumjevanju aktivnosti koje su sadržane u cjelokupnosti serije [tj. fonda]. (…)
Načini arhiviranja su nebitni za arhiviste, osim u pogledu pronalaženja dokumentacije. (…)
Obično poredak dat spisima unutar jednog fonda ne otkriva nikakve značajne činjenice o aktivnostima, administrativnim procesima i slično. On, uostalom, ne pokazuje kako je jedna procedura započeta, način na koji se provodila ni rezultate koji su proizašli iz nje. Takve činjenice su poznate zato što je fond očuvan kao takav, a ne zato što je očuvan njegov unutrašnji poredak.

U izuzetnim slučajevima, potrebno je primijeniti isti postupak kao u procesu čuvanja dodatnih informacija o pojedinim spisima. Ali prilikom pristupanja svakom novom fondu, važno je uzeti u obzir dvije stvari. Prvo, činjenicu da diskontinuitet između prvobitnog i postojećeg reda najčešće govori o odsustvu urednog kancelarijskog poslovanja. Nebriga, neurednost kao i prosta činjenica da je primjena nekih uniformnih i propisanih sistema kancelarijskog poslovanja bila nepraktična i da nije odgovarala stvarnim ljudima koji su stajali iza stvaraoca, otvaraju nam obavezu govora o prvobitnom neredu.³⁰ Jer, kako piše Dušen, “poteškoće, također jako česte, dešavaju se zato što stvaraoci i sami nisu imali poštovanja prema ‘principu strukture’ prilikom upravljanja svojim arhivama”.³¹ U tim slučajevima, sam nered obično ne daje nikakve “dodatne informacije”, odnosno ne daje takve informacije zbog kojih bi mi taj nered morali poštovati, čuvati i u takvom stanju obraditi.³²

Drugo, najvažnije mjerilo našeg odnosa prema prvobitnom redu treba da bude praktičnost. Ako princip prvobitnog reda možemo po bilo čemu porediti sa principom provenijencije, onda je to ona ista utilitarna motivacija koja je stajala iza osmišljavanja oba principa. Kada je Vilfan pisao o principu prvobitnog reda, on se isključivo pozivao na argument praktičnosti: ako je prvobitni red funkcionalan, treba ga očuvati, jer bi rezultati preuređenja funkcionalnog fonda bili u nesrazmjeri sa utrošenim radnim satima.³³ Isto tako, ako je jedan dio fonda funkcionalan i odgovara potrebama dok je njegov drugi dio nepraktičan, arhivisti se ne bi trebali libiti da izvrše sve potrebne izmjene. U tom smislu završićemo ovo izlaganje sa Šelenbergovim savjetom: “Obično bi arhivista trebao sačuvati prvobitni red koji je primjenjen u fondu tokom njegovog nastanka, ako taj red omogućava pronalaženje građe i njenu efikasnu obradu. Ali ako to nije slučaj, on se on ne bi trebao ustručavati da taj prvobitni red poremeti.“³⁴

S. Vilfan, „Sređivanje“, Priručnik iz arhivistike, Zagreb 1977, 107–127. [↩]
S. Vilfan, “Sređivanje”, Priručnik iz arhivistike, 111. [↩]
Citirano u: М. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems of Respect des Fonds in Archival Science”, Archivaria, br. 16 (1983), 68. [↩]
Citirano u: C. Vincent, “A Case Study – The Record Group: A Concept in Evolution”, Archivaria, br. 3 (1976–1977), 3–4. [↩]
S. Vilfan, “Sređivanje”, Priručnik iz arhivistike, 110. [↩]
Kvalifikacija “trebalo biti” namjerno je ostavljena u zagradi da bi se ukazalo na još jednu dvojnost, na onu u samom značenju koncepta prvobitnog reda, što će detaljnije biti objašnjeno u odjeljku o njegovoj problematici i praktičnim implikacijama. [↩]
Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje: raskorak između arhivske teorije i slovenske arhivske prakse”, Arhivska praksa (Tuzla), br. 13 (2010), 351. [↩]
Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje…”, 352–353. M. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems of Respect des Fonds in Archival Science”, 75–76. [↩]
Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije, Zagreb 1972, 25, pojmovi 159 i 160. [↩]
„Uputstvo za sređivanje arhivskih fondova organa uprave, radnih, društveno-političkih i drugih organizacija“, Arhivsko veće pri Arhivu Srbije, Beograd, 1973, 6. [↩]
Службени гласник Републике Српске, 35/2010. [↩]
Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje…”, 354. [↩]
R. Stapleton, “Jenkinson and Schellenberg: A Comparison”, Archivaria, br. 17 (1983–1984), 79. [↩]
Vidi: Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije, 25, pojam 162. [↩]
M. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems of Respect des Fonds in Archival Science”, 66. [↩]
Navedeno u: M. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems…”, 67. [↩]
S. Vilfan, “Sređivanje”, Priručnik iz arhivistike, 111. [↩]
Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje…”, 357 i 360. U novosadskom izdanju ISAD(G) standarda: “Pravno lice, porodica ili fizičko lice koje je stvorilo, skupilo i/ili čuvalo arhivsku građu tokom obavljanja svoje delatnosti.” ISAD(G): општи међународни стандард за опис архивске грађе, Нови Сад 2006, 14–15. [↩]
Vidi: M. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems…”, 68–71. [↩]
Citirano u: Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje…”, 356. [↩]
Uzmimo za primjer rusku praksu. U bivšem Arhivu Instituta marksizma-lenjinizma (danas Državni arhiv društveno-političke istorije, РГАСПИ) formirani su fondovi Komiteta Spoljne organizacije Ruske socijal-demokratske radničke partije (Комитет Заграничной организации РСДРП) i Centralne kontrolne komisije Svesavezne komunističke partije (Центральная контрольная комиссия РКПб – ВКПб). Iako se ovdje radi o podređenim tijelima jedne centralizovane političke organizacije, njihova građa je dobila status fondova. [↩]
Sličan je kriterij postavljen od strane Javnih arhiva Kanade: “U praksi ovo obično znači da je pojedinačan fond (record group) stvoren u svakoj organizaciji, odsjeku ili agenciji koja je u bilo kom trenutku svog postojanja vodila odvojenu i samodostatnu registraturu.” Citirano u: C. Vincent “A Case Study – The Record Group: A Concept in Evolution”, 4. Naravno, ovo ne mora biti obavezujuće. Ukoliko se radi o nizu ćelija čija praksa nije imala veći društveni značaj i koje su bile u značajnoj mjeri podređene nekom višem organu, moguće je svu tu građu tretirati kao sastavni dio jednog fonda koji nosi naziv tog višeg organa. [↩]
M. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems…”, 72–74. [↩]
S. Vilfan, “Sređivanje”, Priručnik iz arhivistike, 115–116. [↩]
Da se podsjetimo: predmet je “skup svih spisa, koji se odnose na isto pitanje, problem, zadatak (…) a nastali su tokom istog postupka”; Rječnik arhivske terminologije Jugoslavije, 14, pojam 82. [↩]
Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje…”, 355. [↩]
Na drugom tragu, Debra Bar piše: “Ako se slažemo sa činjenicom da se dio značenja spisa može pronaći u njihovom međusobnom odnosu, onda je postojeći red bilo koje grupe spisa to što se treba poštovati, a ne pretpostavka o tome kakav je prvobitni red bio dok su bili kod stvaraoca.” D. Barr, “Protecting Provenance: Response to the Report of the Working Group on Description at the Fonds Level”, Archivaria, br. 28 (1989), 141. Iako je svakako izvjesno da faktičko stanje fonda više govori o tom fondu od (neuspješno) primijenjivanog sistema arhiviranja, problem sa ovakvom konstatacijom je taj što se uopšte ne objašnjava šta konkretno znači “međusobni odnos”. Prema tome, nije nam jasno sa kojom se to činjenicom u stvari trebamo složiti. Primjeri koji su dati u nastavku njenog teksta – kao što je primjer pisama koje je jedan službenik namjerno zatajio ili primjeri rukopisne građe u ličnim fondovima – upravo pripadaju setu izuzetaka iz kojih ne bi smjeli izvlačiti striktna i uopštavajuća pravila. Složio bih se sa upozorenjem da je potrebno obratiti posebnu pažnju na specifične veze između spisa u rukopisnim zaostavštinama i ličnim fondovima, ali se tu onda radi o posebnim okolnostima koje nameću posebnu praksu, koja, opet, ne smije biti obavezujuća za fondove upravnih organa i masovnih organizacija, a koji zauzimaju daleko najveći prostor u našim depoima. Slično je gledište kod: T. R. Schellenberg, The Management of Archives, New York 1965, reprint Washington DC 1984, 103–4. [↩]
Z. Semlič Rajh, “Princip provenijencije i kreiranje…”, 354. [↩]
T. R. Schellenberg, The Management of Archives, 101–102. [↩]
Naravno, postojeći red ili nered sami po sebi nisu nužno u podređenom odnosu prema prvobitnom redu. U onim izuzecima o kojima smo već govorili, faktičko stanje poretka spisa je daleko važnije od zamišljenog sistema arhiviranja. Profesorka i teoretičar Heder Meknil povlači paralelu sa književnom teorijom i eklektičkim, odnosno sociološkim pristupom autorskim rukopisima i publikacijama. Ona također povlači paralelu sa dvojnim pristupom arhitektonskim objektima koji su se vremenom mijenjali. Sa jedne strane, proces restauracije prvobitnog oblika i samim tim autorske intencije može se porediti sa pokušajima rekonstrukcije prvobitnog reda fondova. Sa druge strane, konzervatorski pristup kojim se želi sačuvati svaki potonji trag vremena, bilo da se radi o zgradama, freskama ili tekstovima, može se porediti sa pristupom fondovima gdje se prevashodno interesujemo za informacije koje nam daje faktičko stanje fonda, umjesto za poredak koji je fond nekom namjerom trebao imati. Vidi: H. Macneil, “Archivalterity: Rethinking Original Order”, Archivaria, br. 66 (2008), 1–24. Jasno, i u ovom slučaju treba ponoviti kako se pred svakim novim fondom mora donijeti procjena da li bi takav, konzervatorski pristup očuvao bilo kakvu vrijednu informaciju, ili bi samo očuvao nefunkcionalnost i nered bez unutrašnjeg značenja. [↩]
M. Duchein, “Theoretical Principles and Practical Problems…”, 76. Za naše podneblje, ovo upozorenje se odnosi kako na fondove organa uprave, uprkos činjenici da su stvaraoci bili u obavezi da primjenjuju propise kancelarijskog poslovanja, a tako i na fondove društveno-političkih organizacija, koje pred sobom dugo vremena uopšte nisu imale tu obavezu. Osnovne informacije o kancelarijskom poslovanju organa uprave u: D. Eržišnik, “Kancelarijsko poslovanje organa uprave od 1945. do 1972.”, Glasnik arhiva i Društva arhivskih radnika Bosne i Hercegovine (Sarajevo), knj. XX–XXI, god. XX–XXI (1980–1981), 39–48. Za masovne organizacije npr. vidi: Б. Лекић, “Сређивање послератне грађе синдикалних организација”, Архивски преглед (Београд), 1–2 (1967), 36. [↩]
Josip Kolanović je također isticao korelaciju između registrature i poslovanja, ali nije insistirao na “krutoj” primjeni principa prvobitnog reda: “Ipak, često i nemar u sređivanju i i nedosljednost u odlaganju spisa govori o tome kakva je bila u povijesti neka institucija. Pa i čuvanje takve nedosljednosti po sebi je ‘informacija’ o djelatnosti stvaraoca građe. Razumije se, nije potrebno ostati pri tako krutom stavu u tumačenju prvobitnog reda, ali ovo ističemo upravo zato da se vidi do koje granice i sama prvobitna sređenost građe može odražavati i rad pojedine institucije, pa stoga i sam poredak po sebi daje određenu povijesnu ‘informaciju’.” J. Kolanović, “Arhivistika i povijest upravnih institucija”, Arhivski vijesnik (Zagreb), br. 34–35 (1991–1992), 9–20. No, i u ovom slučaju, moj komentar je isti. [↩]
S. Vilfan, “Sređivanje”, Priručnik iz arhivistike, 116. [↩]
T. R. Schellenberg, The Management of Archives, 105. [↩]