Arhivističko opisivanje arhivskog gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara

Čla­nak uop­će­no raz­la­že pita­nje razvo­ja dru­šta­va u Euro­pi i u Hrvat­skoj na pri­je­la­zu sto­lje­ća. S obzi­rom na stvar­nu dje­lat­nost odnos­no svr­hu udru­ži­va­nja gra­đa­na, tekst nudi pri­jed­log kla­si­fi­ka­ci­je fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da, koja se raz­li­ku­je od kla­si­fi­ka­ci­je koja je u prak­si u arhi­vi­ma Repu­bli­ke Hrvat­ske. Tekst daje pri­jed­log pla­na sre­đi­va­nja i obra­de arhiv­sko­ga gra­di­va fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da, kao i kla­si­fi­ka­cij­ski plan izra­de sumar­nih inven­ta­ra s navo­đe­njem nji­ho­vih sas­tav­nih ele­me­na­ta. Raz­la­že se shva­ća­nje pro­ble­ma­ti­ke višes­tu­panj­skog opi­si­va­nja veze sa sumar­nim inven­ta­ri­ma, kao odre­đe­nim vrsta­ma oba­vi­jes­nih poma­ga­la. Tekst zavr­ša­va poglav­ljem o sumar­nim inven­ta­ri­ma opće­ni­to, bez obzi­ra na vrste fon­do­va koje opi­su­ju, a pre­ma hrvat­skoj arhi­vis­tič­koj teori­ji i prak­si¹ .

Pre­ma stvar­noj dje­lat­nos­ti dru­šta­va, odnos­no svr­si udru­ži­va­nja gra­đa­na, ove fon­do­ve može­mo podi­je­li­ti na neko­li­ko vrsta odnos­no gru­pa.
Pod stru­kov­nim kor­po­ra­ci­ja­ma podra­zu­mi­je­va­mo druš­tva koja su radi­la na pro­mi­ca­nju stru­ke i na una­pre­đe­nju zajed­nič­kih inte­re­sa. U Euro­pi se jav­lja­ju u dru­goj polo­vi­ci 19. st. s razvo­jem indus­tri­ja­li­za­ci­je, a uzor su ima­la u sred­njo­vje­kov­nim obrt­nič­kim i trgo­vač­kim ceho­vi­ma.
Huma­ni­tar­na, odnos­no dobro­tvor­na druš­tva su ona koja nas­to­je dobro­čins­tvi­ma pobolj­ša­ti život svo­jih bliž­njih, bez obzi­ra na člans­tvo u dotič­nom druš­tvu, na stru­kov­nu, sta­le­šku, vjer­sku ili dru­gu pri­pad­nost. Ona su poma­ga­la mno­ge soci­jal­ne slu­ča­je­ve: radi­la su na zašti­ti dje­ce, siro­ti­nje, obi­te­lji mobi­li­zi­ra­nih voj­ni­ka. U Euro­pi su nas­ta­la veći­nom kon­cem 19. i počet­kom 20. st.  Goto­vo sva­ka zem­lja ima svo­ju orga­ni­za­ci­ju Crve­nog kri­ža, koja može mobi­li­zi­ra­ti dobro­volj­ce u slu­ča­ju nekih katas­tro­fa ili rata.
Poseb­nu kate­go­ri­ju čine druš­tva uza­jam­ne pri­po­mo­ći. Ona mate­ri­jal­no i nov­ča­no por­na­žu svo­jim čla­no­vi­ma. Čes­to su osni­va­na na stru­kov­noj osno­vi, ali im je prvens­tve­na svr­ha uza­jam­na pri­po­moć u slu­ča­ju boles­ti i smr­ti svo­jih čla­no­va, pa ih ne tre­ba mije­ša­ti sa stru­kov­nim druš­tvi­ma. Uglav­nom su to bila mala druš­tva s malo kapi­ta­la. U drža­va­ma s viso­kim druš­tve­nim stan­dar­dom i pro­ši­re­nom soci­jal­nom zašti­tom, rani­je je sma­nje­na potre­ba za tak­vim vidom udru­ži­va­nja, kao sred­stvorn soli­dar­ne zašti­te. Kada je pri­hva­će­no zdrav­s­tve­no osi­gu­ra­nje i dru­ge mje­re soci­jal­ne zašti­te, ova druš­tva bila su posred­ni­ci pre­ko kojih je pro­vo­đen u dje­lo dio jav­nog pro­gra­ma ili je nji­ho­vo dje­lo­va­nje bilo ogra­ni­če­no na one dobro­bi­ti koje držav­ni sus­tav nije pru­žao. Orga­ni­zi­ra­no držav­no soci­jal­no osi­gu­ra­nje uči­ni­lo je uza­jar­n­no osi­gu­ra­nje pre­ko ovak­vih dru­šta­va manje potreb­nim.
U gru­pu uvjet­no nazva­nih, kul­tur­nih dru­šta­va ula­zi­la bi ona koja su pru­ža­la temelj za bav­lje­nje nekim kul­tur­nim inte­re­som, a u tzv. sport­ska ona, koja su omo­gu­ća­va­la okup­lja­nje poje­di­na­ca na teme­lju zajed­nič­kog bav­lje­nja nekim spor­tom na ama­ter­skoj osno­vi.
Pod kate­go­ri­jom tzv. umjet­nič­kih dru­šta­va podra­zu­mi­je­va­mo ona druš­tva čiji čla­no­vi su se okup­lja­li radi bav­lje­nja nekim vidom umjet­nos­ti, dak­le, radi bav­lje­nja svo­jim zajed­nič­kim sklo­nos­ti­ma i razo­no­da­ma. U Hrvat­skoj su to naj­češ­će bila pje­vač­ka druš­tva, koja su u proš­lom sto­lje­ću odi­gra­la važ­nu ulo­gu u oču­va­nju cje­lo­vi­tos­ti hrvat­skog naro­da.
Poseb­nu gru­pu čine zavi­čaj­na druš­tva, koja su radi­la na pro­mi­ca­nju kul­tur­nih, pro­s­vjet­nih, gos­po­dar­skih i dru­gih pro­bi­ta­ka užeg zavi­čaj­nog kra­ja.
Druš­tva za zašti­tu inte­re­sa pru­ža­la su temelj za udru­ži­va­nje gra­đa­na u svr­hu zašti­te nekih osob­nih inte­re­sa, inte­re­sa odre­đe­nih druš­tve­nih gru­pa ili zašti­te inte­re­sa od šireg gra­đan­skog zna­ča­ja.
Una­toč tako širo­ko raz­gra­na­toj kla­si­fi­ka­ci­ji dru­šta­va pre­ma nji­ho­voj svr­si i stvar­noj dje­lat­nos­ti, ostat će i tak­va druš­tva, koja će se mora­ti svr­sta­ti u kate­go­ri­ju osta­lih.
Zak­la­de su dobro­tvor­ne usta­no­ve ili fon­do­vi koje mogu ute­me­lji­ti fizič­ke ili prav­ne oso­be svo­jim kapi­ta­lom radi vođe­nja neke dopu­šte­ne dje­lat­nos­ti na polju pro­s­vje­te, kul­tu­re, zna­nos­ti, huma­ni­tar­nih pos­lo­va i slič­no. Za osni­va­nje je potreb­na izja­va osni­va­ča i ulo­že­ni kapi­tal te odo­bre­nje nad­lež­nog držav­nog tije­la.
Kod kla­si­fi­ka­ci­je fon­do­va tre­ba obra­ti­ti pozor­nost na stvar­nu, a ne prok­la­mi­ra­nu dje­lat­nost druš­tva. Naime, čes­to nas može kri­vo zaves­ti naziv druš­tva, u kojem se ono pred­stav­lja kao “pro­s­vjet­no”, a zapra­vo je po svo­joj dje­lat­nos­ti pri­po­moć­no.

Dak­le, kla­si­fi­ka­ci­ja fon­do­va dru­šta­va pre­ma nji­ho­voj stvar­noj dje­lat­nos­ti bila bi slje­de­ća:

7. STRANKE, DRUŠTVA, UDRUŽENJA I ZAKLADE
7.2.   Druš­tva i udru­že­nja
7.2.1. Stru­kov­ne kor­po­ra­ci­je
7.2.2.  Dobro­tvor­na (huma­ni­tar­na) druš­tva
7.2.3.  Druš­tva uza­jam­ne pri­po­mo­ći
7.2.4.  Kul­tur­na druš­tva
7.2.5.  Umjet­nič­ka druš­tva
7.2.6.  Sport­ska druš­tva
7.2.7.  Zavi­čaj­na druš­tva
7.2.8.  Druš­tva za zašti­tu inte­re­sa
7.2.9.  Osta­la druš­tva i udru­že­nja
7.2.10. Zak­la­de

Ova kla­si­fi­ka­ci­ja fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da, pre­ma stvar­noj dje­lat­nos­ti nji­ho­vih stva­ra­te­lja, raz­li­ku­je se od kla­si­fi­ka­ci­je koja je u prak­si u arhi­vi­ma Repu­bli­ke Hrvat­ske. Naprav­lje­na je na teme­lju uvi­da i raš­člam­be raz­no­vr­s­nih i dos­ta broj­nih fon­do­va dru­šta­va pohra­nje­nih u Držav­nom arhi­vu u Zagre­bu.  Pouče­ni iskus­tvom rada na fon­do­vi­ma poli­tič­kih stra­na­ka, dru­šta­va i udru­že­nja, pred­la­že­mo u kla­si 7. raz­di­obu na gru­pe: 7.1. Poli­tič­ke stran­ke i orga­ni­za­ci­je, te 7.2. Druš­tva, udru­že­nja i zak­la­de.  Tako bismo u prvu gru­pu uvr­sti­li sve poli­tič­ke stran­ke bez obzi­ra u kojem peri­odu su osno­va­ne i kada su dje­lo­va­le, kao i poli­tič­ke orga­ni­za­ci­je.  To su: omla­din­ske, borač­ke, sin­di­kal­ne i dru­ge orga­ni­za­ci­je soci­ja­lis­tič­kog raz­dob­lja te orga­ni­za­ci­je tzv. Soci­ja­lis­tič­kog save­za rad­nog naro­da, jer one su u svo­joj biti ipak bile poli­tič­ke, a ne druš­tve­ne orga­ni­za­ci­je. Pri­je sve­ga, nisu bile ute­me­lje­ne na dobro­volj­noj osno­vi, bile su obvez­ne za veći­nu, a čes­to i za sve pučans­tvo drža­ve. Osim toga, one su vrši­le i jav­ne funk­ci­je, a ima­le su i sta­no­vi­te ovlas­ti. U dru­gu gru­pu svr­sta­li bi sve fon­do­ve dru­šta­va i udru­že­nja, te zak­la­da.  For­mi­ra­nje pod­gru­pa unu­tar kla­se 7.2., po našem miš­lje­nju tre­ba­lo bi pre­pus­ti­ti arhi­vis­ti­ma koji rade na obra­di ove gru­pe fon­do­va u poje­di­nim arhi­vi­ma.  To zna­či da one ne bi bile stan­dar­di­zi­ra­ne na razi­ni Repu­bli­ke Hrvat­ske, što bi omo­gu­ći­lo pri­mje­re­ni­ju i bolju kla­si­fi­ka­ci­ju fon­do­va pre­ma stvar­noj dje­lat­nos­ti nji­ho­vih stva­ra­te­lja, a s obzi­rom na vrste ove gru­pe fon­do­va u fun­du­su poje­di­nih arhi­va.  Naime, teško je una­pri­jed pre­dvi­dje­ti sve pod­gru­pe fon­do­va s obzi­rom na svr­hu dje­lo­va­nja nji­ho­vih stva­ra­te­lja, pa se može dogo­di­ti, pre­ma našem iskus­tvu, da ima­mo pre­vi­še nek­la­si­fi­ci­ra­nih fon­do­va u tzv. gru­pi “Osta­lo”.
Kod sre­đi­va­nja i obra­de arhiv­sko­ga gra­di­va ove gru­pe fon­do­va, potreb­no je drža­ti se temelj­nog arhi­vis­tič­kog nače­la pro­ve­ni­jen­ci­je. U tom smis­lu tre­ba raz­dvo­ji­ti fon­do­ve pre­ma nji­ho­vim stva­ra­te­lji­ma, a poseb­no vodi­ti raču­na da se raz­dvo­ji gra­di­vo poje­di­nač­nih dru­šta­va od save­za dru­šta­va. Dak­le, tre­ba uva­ži­ti sve ele­men­te za for­mi­ra­nje fon­do­va u skla­du s arhiv­skom teori­jom, kao i arhi­vis­tič­ka nače­la ime­no­va­nja fon­do­va.
Ustroj pisar­ni­ca i pismo­hra­na dru­šta­va bio je jed­nos­ta­van. U urudž­be­ne zapis­ni­ke bez kla­si­fi­ka­cij­skih ozna­ka, koji su čes­to jedi­na regis­tra­tur­na poma­ga­la, zapri­ma­li su se opći spi­si, a odla­ga­li su se u pismo­hra­nu pre­ma tim ozna­ka­ma. To je ujed­no i jedi­na vrsta arhiv­skog gra­di­va s regis­tra­tur­nim ozna­ka­ma u fon­do­vi­ma dru­šta­va.  Osta­lo gra­di­vo nije se evi­den­ti­ra­lo ni u pisar­ni­ci ni u pismo­hra­ni. Takav ustroj pisar­ni­ce i pismo­hra­ne, daka­ko, uvje­to­vao je regis­tra­tur­ni pore­dak gra­di­va. Zato kod sre­di­va­nja gra­di­va ove vrste fon­do­va tre­ba kom­bi­ni­ra­ti nače­lo rekons­truk­ci­je prvo­bit­nog poret­ka gra­di­va i uno­še­nja vlas­ti­to­ga reda u gra­di­vo. To zna­či da ćemo spi­se s regis­tra­tur­nim ozna­ka­ma, a to su uglav­nom opći spi­si, sre­di­ti pre­ma prvo­bit­nom poret­ku odnos­no regis­tra­tur­nim ozna­ka­ma. Gra­di­vo bez regis­tra­tur­nih ozna­ka, koje naj­češ­će čini nje­gov veći dio, a i zna­čaj­ni­ji u evi­den­cij­skom i oba­vi­jes­nom smis­lu, ras­po­re­dit ćemo u logič­ke cje­li­ne (seri­je) te unu­tar njih uspos­ta­vi­ti odgo­va­ra­ju­ći pore­dak (kro­no­lo­ški, abe­ced­ni, pred­met­ni).  Dobro je pod­sje­ti­ti da se kod sumar­nih inven­ta­ra arhiv­sko gra­di­vo popi­su­je po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma, dak­le knji­ga­ma, kuti­ja­ma, fas­cik­li­ma, i to kon­ti­nu­ira­no od bro­ja 1 na dalje.
Daka­ko, rado­vi­ma na sre­đi­va­nju gra­di­va pret­ho­di izra­da pla­na odnos­no nacr­ta sre­đi­va­nja.  Kla­si­fi­ka­cij­ska she­ma sre­đi­va­nja i obra­de arhiv­sko­ga gra­di­va nas­ta­log radom dru­šta­va bila bi (po našem pri­jed­lo­gu) ovak­va:
1 .   KNJIGE
1. 1.  Regis­tra­tur­na poma­ga­la
1. 1. 1. Urudž­be­ni zapis­ni­ci
1.1.2.   Kaza­la urudž­be­nih zapis­ni­ka
1.2.   Zapis­ni­ci sas­ta­na­ka sre­diš­njih tije­la
1.3.   Evi­den­ci­je čla­no­va
1.4.   Račun­ske knji­ge
1.5.   Osta­le knji­ge

2.    SPISI
2.1. Pra­vi­la-sta­tu­ti-pra­vil­ni­ci
2.2. Kon­cep­ti-dupli­ka­ti zapis­ni­ka sre­diš­njih tije­la i izvje­šta­ji o radu
2.3.  Doku­men­ta­ci­ja o nekret­ni­na­ma
2.4.  Poda­ci o člans­tvu
2.5.  Kores­pon­den­ci­ja
2.6.  Pred­met­ni spi­si
2.7.  Opći spi­si
2.8.  Sta­tis­ti­ka
2.9.  Tisko­vi­ne-raz­gled­ni­ce-foto­gra­fi­je
2.10. Račun­ska doku­men­ta­ci­ja

U fon­do­vi­ma dru­šta­va, od regis­tra­tur­nih poma­ga­la, kao svo­je­vr­s­nih oba­vi­jes­nih poma­ga­la nas­ta­lih u pisar­ni­ci za potre­be sva­kod­nev­nog pos­lo­va­nja, naj­češ­ća su poma­ga­la samo urudž­be­ni zapis­ni­ci općih spi­sa. U ovim fon­do­vi­ma nema stro­go povjer­lji­vih i povjer­lji­vih spi­sa, pa pre­ma tome ni nji­ma odgo­va­ra­ju­ćih urudž­be­nih zapis­ni­ka.  Kaza­la urudž­be­nih zapis­ni­ka vode se vrlo rijet­ko, tj. kod malog bro­ja dru­šta­va. Raz­log je tome prak­tič­ne nara­vi.  Naime, druš­tva su, kao spe­ci­fič­ni prav­ni subjek­ti tije­kom svog dje­lo­va­nja stva­ra­la rela­tiv­no mali broj spi­sa, pa im je za potre­be sna­la­že­nja ope­ra­ti­ve bio dos­ta­tan urudž­be­ni zapis­nik. Urudž­be­ni zapis­ni­ci u sumar­nom inven­tar­nom popi­su dola­ze na prvo mjes­to, obra­du­ju se po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma i svr­sta­va­ju kro­no­lo­ški kon­ti­nu­ira­no te se opi­su­ju po godi­šti­ma.
Za opis kaza­la vri­je­di isto pra­vi­lo kao i za urudž­be­ne zapis­ni­ke, osim što ćemo ih u popi­su svr­sta­ti iza urudž­be­nih zapis­ni­ka i sva­ka­ko iska­za­ti jesu li vode­ni pred­met­no ili imen­ski ili obo­je zajed­no.
Zapis­ni­ci sjed­ni­ca sre­diš­njih tije­la dru­šta­va (glav­nih skup­šti­na, uprav­nih i nad­zor­nih odbo­ra te nekih dru­gih odbo­ra) u veći­ni slu­ča­je­va odnos­no kod veći­ne dru­šta­va pisa­ni su u knji­ga­ma, a manjim dije­lom na slo­bod­nim arci­ma, tj. spi­si­ma.  Tu vri­je­di opće arhi­vis­tič­ko pra­vi­lo po kojem ćemo zapis­ni­ke svr­sta­ti u knji­ge, ako je veći­na njih pisa­na u knji­ga­ma, i obr­nu­to, u spi­se.  Dak­le, to će odre­di­ti fizič­ki oblik gra­di­va.  Jedi­no u slu­ča­ju ako su u spi­si­ma saču­va­ni kon­cep­ti, pri­je­pi­si ili dupli­ka­ti zapis­ni­ka, tada ćemo ih odvo­ji­ti od knji­ga, ako je veći­na izvor­nih zapis­ni­ka pisa­na u knji­ga­ma, a to tre­ba jas­no napo­me­nu­ti.  Kon­cep­te koji su pos­lu­ži­li pri izra­di zapis­ni­ka te pri­je­pi­se i dupli­ka­te zapis­ni­ka neće­mo izlu­či­ti ako sadr­že dodat­ne bilje­ške, koje osvjet­lja­va­ju i razjaš­nja­va­ju neki važan doga­đaj.  Fizič­ki oblik gra­di­va tako­đer će nam odre­di­ti i način sre­đi­va­nja odnos­no svr­sta­va­nja zapis­ni­ka.  Naime, zapis­ni­ci u knji­ga­ma pisa­ni su u vre­men­skom sli­je­du zajed­no, bez obzi­ra na vrste zapis­ni­ka odnos­no sas­ta­na­ka (glav­ne skup­šti­ne i sas­tan­ci druš­tve­nih odbo­ra), pa ćemo ih tako i iska­za­ti u sumar­nom inven­tar­nom popi­su gra­di­va.
Ako su zapis­ni­ci sre­diš­njih tije­la druš­tva saču­va­ni veći­nom u spi­si­ma, tada ćemo nji­hov ras­po­red moći odre­di­ti slo­bod­ni­je i logič­ni­je.  Naime, u tom slu­ča­ju odi­je­lit ćemo zapis­ni­ke po nji­ho­vim vrsta­ma, a unu­tar tih pod­se­ri­ja uspos­ta­vi­ti kro­no­lo­ški pore­dak.  Zapis­ni­ci­ma ćemo pri­lo­ži­ti odgo­va­ra­ju­će pri­lo­ge, kao što su taj­nič­ki godiš­nji izvje­šta­ji o radu, izvje­šta­ji nad­zor­nog odbo­ra i dru­gi pisa­ni mate­ri­jal.
Kada su zapis­ni­ci saču­va­ni u knji­ga­ma, tada su i izvje­šta­ji o radu i finan­cij­skom pos­lo­va­nju druš­tva sas­tav­ni dije­lo­vi tih zapis­ni­ka odnos­no upi­sa­ni su uz pri­pa­da­ju­će toč­ke zapis­ni­ka.  Ali ima slu­ča­je­va da se izvje­šta­ji o radu i finan­cij­skom pos­lo­va­nju (taj­nič­ki izvje­šta­ji za godiš­nje skup­šti­ne i izvje­šta­ji nad­zor­nog odbo­ra) nala­ze u spi­si­ma.  Tada ćemo ih ras­po­re­di­ti u zaseb­nu seri­ju, a unu­tar nje uspos­ta­vi­ti kro­no­lo­ški red.
Poseb­nu seri­ju čine evi­den­ci­je (oče­vid­ni­ci) i poda­ci o čla­no­vi­ma.  Kod ove vrste gra­di­va uglav­nom su zas­tup­lje­na tri obli­ka (u fizič­kom smis­lu) gra­di­va.  Raz­ne evi­den­ci­je o čla­no­vi­ma druš­tva vodi­le su se u knji­ga­ma, rje­đe kar­to­te­ka­ma ili spi­si­ma.  Naj­važ­ni­je evi­den­ci­je (oče­vid­ni­ci) čla­no­va druš­tva su matič­ne knji­ge i nji­ho­va kaza­la. Zatim su se vodi­le evi­den­ci­je ute­me­lji­te­lja, podu­pi­ra­te­lja i redov­nih čla­no­va, čes­to u jed­noj knji­zi kro­no­lo­škim sli­je­dom, ali pone­kad i u zaseb­nim knji­ga­ma. Knji­ge evi­den­ci­je (oče­vid­ni­ka) i upla­te čla­na­ri­na čine u veći­ni fon­do­va dru­šta­va koli­čin­ski veći dio gra­di­va. lako su te knji­ge izvor­no po svo­joj nara­vi račun­ske, one su za istra­ži­va­če koris­ni­je kao izvor poda­ta­ka o čla­no­vi­ma, pa je nače­lo da se obje­di­ne u cje­li­ni o člans­tvu.  Pris­tup sre­đi­va­nju i obra­di ove seri­je doku­men­ta­ci­je o čla­no­vi­ma druš­tva u nače­lu je isti kao i kod seri­je zapis­ni­ka. Knji­ge ćemo raz­vr­sta­ti po važ­nos­ti u logič­ne pod­cje­li­ne (pod­se­ri­je).  To kon­kret­no zna­či, da ćemo matič­ne knji­ge sta­vi­ti na prvo mjes­to, zatim ćemo pore­da­ti osta­le evi­den­ci­je čla­no­va.
U spi­si­ma veći­ne dru­šta­va saču­va­no je vrlo malo doku­men­ta­ci­je o člans­tvu. To su uglav­nom mol­be za pri­jem ili istup­ni­ce iz druš­tva te pris­tup­ni­ce. Njih ćemo gru­pi­ra­ti u pod­cje­li­ne, a unu­tar njih ras­po­re­di­ti abe­ced­no.
Račun­ske knji­ge i spi­si u pra­vi­lu pred­stav­lja­ju naj­ve­ći dio saču­va­nog arhiv­skog gra­di­va fon­do­va dru­šta­va. Ova vrsta gra­di­va naj­vi­še pod­li­je­že izlu­či­va­nju².

Kod izlu­či­va­nja račun­skih knji­ga i spi­sa tre­ba vodi­ti raču­na da su saču­va­ni zbir­ni poda­ci odnos­no da su poje­di­nač­ni, dje­lo­mič­ni i peri­odič­ni poda­ci pre­ni­je­ti u zbir­ne iska­ze. Osim toga, tre­ba obra­ti­ti pozor­nost na vre­men­sku pokri­ve­nost odnos­no praz­ni­ne u gra­di­vu. Dak­le, saču­vat ćemo glav­ne knji­ge, a ako one nisu saču­va­ne, tada ćemo saču­va­ti dnev­ni­ke (pri­ma­no­ta, žur­nal) glav­nih knji­ga. Tako­đer ćemo saču­va­ti zaključ­ne raču­ne i godiš­nje bilan­ce, dok ćemo peri­odič­ne obra­ču­ne izlu­či­ti. Među­tim, ako iz jed­nog raz­dob­lja nedos­ta­ju zbir­ni iska­zi, npr. zaključ­ni raču­ni, tada ćemo saču­va­ti peri­odič­ne izvje­šta­je. Narav­no, kod obra­de ove vrste knji­ga tako­đer ćemo se drža­ti arhi­vis­tič­ke prak­se, pa ćemo ih gru­pi­ra­ti po vrsta­ma u pod­se­ri­je, a zatim ih ras­po­re­di­ti kro­no­lo­ški.
Pra­vi­la su neka vrsta fun­da­cij­ske ispra­ve druš­tva.  Iz njih saz­na­je­mo temelj­ne podat­ke o druš­tvu: naziv i godi­nu ute­me­lje­nja druš­tva, svr­hu dje­lo­va­nja, teri­to­ri­jal­no podru­čje rada, izvo­re finan­ci­ra­nja, ustroj druš­tva.  Tako­đer može­mo pra­ti­ti nomi­nal­ne pro­mje­ne druš­tva. Pra­vi­la je, pre­ma usta­no­va­ma zako­na, odo­bra­va­la vrhov­na zemalj­ska vlast, pa se jedan pri­mje­rak pra­vi­la zadr­ža­vao u nje­zi­noj pismo­hra­ni, a jedan pri­mje­rak i u pismo­hra­na­ma ni2ih orga­na vlas­ti, pre­ko kojih je druš­tvo komu­ni­ci­ra­lo s vrhov­nom vlaš­ću (npr. grad­ska pogla­var­stva).  Druš­tva su za poje­di­na podru­čja svo­ga rada izra­đi­va­la pra­vil­ni­ke, koje je odo­bra­va­la nji­ho­va glav­na skup­šti­na, a iz njih saz­na­je­mo raz­gra­na­tost i način rada dru­šta­va.  Zbog nji­ho­ve važ­nos­ti, pra­vi­la odnos­no sta­tu­te i pra­vil­ni­ke ras­po­re­dit demo kro­no­lo­ški iza knji­ga, a u napo­me­nu ćemo upi­sa­ti sve rele­vant­ne podat­ke (jesu li tiska­na ili ruko­pis­na, jesu li odo­bre­na i od kojeg orga­na upra­ve te pod kojim bro­jem, zatim jezik i pismo).
U fon­do­vi­ma dru­šta­va koja su ima­la nekret­ni­ne (zem­lji­šta ili zgra­de), susre­će­mo doku­men­ta­ci­ju koja se odno­si na kup­nju nekret­ni­na, grad­nju, popra­vak i uzdža­va­nje zgra­da, iznajm­lji­va­nje sta­no­va, otpla­tu dugo­va, pla­ća­nje reži­ja i osi­gu­ra­nja.  Sve to gra­di­vo svr­stat ćemo u zaseb­nu cje­li­nu iako se radi o raz­no­rod­noj doku­men­ta­ci­ji: nacr­ti­ma, gra­đev­nim i upo­rab­nim dozvo­la­ma, grun­tov­nim uloš­ci­ma, raču­ni­ma, poli­ca­ma osi­gu­ra­nja.  Nju veže zajed­nič­ki naziv­nik, zajed­nič­ki pred­met, pa ćemo je kod sre­đi­va­nja sta­vi­ti u seri­ju “doku­men­ta­ci­ja o nekret­ni­na­ma”, a unu­tar nje gra­di­vo ćemo raz­vr­sta­ti u pod­se­ri­je, unu­tar kojih ćemo uspos­ta­vi­ti kro­no­lo­ški pore­dak.
Kod nekih dru­šta­va poseb­nu cje­li­nu čini kores­pon­den­ci­ja.  Ako dopi­si ima­ju regis­tra­tur­ne ozna­ke, što zna­či da su se upi­si­va­li u knji­ge evi­den­ci­ja dopi­sa (dak­le, ne u urudž­be­ne zapis­ni­ke), tada ćemo ih sre­di­ti po sus­ta­vu rekons­truk­ci­je prvo­bit­nog poret­ka, uva­ža­va­ju­ći regis­tra­tur­ne ozna­ke koje dopi­si nose.  Ako dopi­si nema­ju regis­tra­tur­nih ozna­ka i ako nije mogu­će usta­no­vi­ti prvo­bit­ni sus­tav nji­ho­vog odla­ga­nja (temat­ski, kro­no­lo­ški, abe­ced­ni ili kom­bi­ni­ra­ni), tada ćemo ih sre­di­ti po općim pra­vi­li­ma za sre­đi­va­nje kores­pon­den­ci­je.  Za koji sus­tav sre­đi­va­nja kores­pon­den­ci­je ćemo se odlu­či­ti, ovi­si o saču­va­nom gra­di­vu.
U fon­do­vi­ma dru­šta­va u pra­vi­lu susre­će­mo malo pred­met­nih spi­sa. lpak, ako ih ima, tada ćemo ih nas­to­ja­ti vra­ti­ti u prvo­bit­ni pore­dak, a ako to nije mogu­će, uni­jet demo vlas­ti­ti pore­dak.  U ovom dru­gom slu­ča­ju tre­ba vodi­ti raču­na o pri­ro­di samo­ga gra­di­va i odlu­či­ti se za sus­tav koji će biti naj­ra­ci­onal­ni­ji i naj­lo­gič­ni­ji te koji će na naj­bo­lji način pru­ži­ti oba­vi­jest o sadr­ža­ju spi­sa.  Na pri­mjer, ako su u nekom pri­po­moć­nom druš­tvu saču­va­ni dosjei čla­no­va lije­če­nih kod druš­tve­nog liječ­ni­ka i dosjei o pru­ža­nju pos­mrt­ne pri­po­mo­ći po obi­te­lji­ma, tada ćemo ih odvo­ji­ti u dvi­je zaseb­ne pod­se­ri­je.  Unu­tar njih uspos­ta­vit demo abe­ced­ni pore­dak, a unu­tar dosjea kro­no­lo­ški red.
Opći spi­si kod veći­ne fon­do­va dru­šta­va pred­stav­lja­ju koli­čin­ski naj­ve­ći dio gra­di­va. I tu vri­je­de opća arhi­vis­tič­ka pra­vi­la za nji­ho­vo sre­đi­va­nje. Tre­ba nagla­si­ti da u ovim fon­do­vi­ma vrlo čes­to opći spi­si nema­ju regis­tra­tu­mih ozna­ka, što zna­či da se u pisar­ni­ca­ma nisu vodi­la regis­tra­tur­na poma­ga­la.  Tada ćemo ih sre­di­ti kro­no­lo­ški i to istak­nu­ti u napo­me­ni. Čes­ti su slu­ča­je­vi da u jed­nom fon­du druš­tva susre­će­mo opće spi­se i s regis­tra­tu­nim ozna­ka­ma i bez njih.  U tom slu­ča­ju ćemo spi­se s regis­tra­tur­nim ozna­ka­ma slo­ži­ti po nji­ho­vim bro­je­vi­ma i u napo­me­nu upi­sa­ti počet­ni i zavr­š­ni broj za sva­ku godi­nu, a spi­se bez ozna­ka sre­dit ćemo kro­no­lo­ški.  U redos­li­je­du inven­tar­nog popi­sa dat ćemo pred­nost spi­si­ma s ozna­ka­ma, a spi­se bez ozna­ka ras­po­re­dit ćemo ili na kra­ju sva­ke godi­ne ili na kra­ju cije­le pod­se­ri­je općih spi­sa s ozna­ka­ma. To ovi­si, medu osta­lim, i o koli­či­ni saču­va­nih jed­nih i dru­gih općih spi­sa.
Sta­tis­tič­ka doku­men­ta­ci­ja vrlo se rijet­ko susre­će u fon­do­vi­ma dru­šta­va, zato što druš­tva kao prav­ni subjek­ti nisu bila pred­met inte­re­sa služ­be­ne sta­tis­ti­ke.  Ako je druš­tvo vodi­lo svo­ju inter­nu, nes­luž­be­nu sta­tis­ti­ku, tada ćemo tu doku­men­ta­ci­ju saku­pi­ti u jed­nu cje­li­nu (seri­ju).  Gra­di­vo ćemo ras­po­re­di­ti na logič­ne pod­cje­li­ne (pod­se­ri­je), npr. godiš­nji, polu­go­diš­nji, tro­mje­seč­ni, mje­seč­ni sta­tis­tič­ki izvje­šta­ji, sta­tis­tič­ki poda­ci o bro­ju nazoč­nih čla­no­va na pro­ba­ma, a unu­tar tih pod­cje­li­na uspos­ta­vit ćemo kro­no­lo­ški red.
Za sre­đi­va­nje tiska­nog gra­di­va i foto­gra­fi­ja vri­je­de opća arhi­vis­tič­ka pra­vi­la, pa ih ovdje neće­mo podrob­ni­je raz­ra­đi­va­ti.  Naj­češ­će vrste tisko­vi­na u fon­do­vi­ma dru­šta­va su novin­ski izres­ci ili poje­di­ni bro­je­vi novi­na te poziv­ni­ce za raz­ne pri­red­be.  Tisko­vi­ne, kao i foto­gra­fi­je, pred­stav­lja­ju koli­čin­ski mali dio gra­di­va u veći­ni fon­do­va dru­šta­va.  Foto­gra­fi­je se u pra­vi­lu pojav­lju­ju u obli­ku pozi­ti­va na papi­ru. Naj­ve­ći je pro­blem kod obra­de foto­gra­fi­ja u tome što je vrlo teško, a čes­to i nemo­gu­će, odre­di­ti nji­hov sadr­žaj odnos­no što i koga one pri­ka­zu­ju, vri­je­me nji­ho­vog nas­tan­ka, mjes­to doga­đa­ja, te auto­re foto­gra­fi­ja. Osim toga, u fon­do­vi­ma pje­vač­kih dru­šta­va nala­zi­mo u veći­ni slu­ča­je­va koli­čin­ski malo tiska­nog not­nog mate­ri­ja­la. Kod nje­go­ve obra­de naila­zi­mo na slič­ne pro­ble­me kao i kod foto­gra­fi­ja.  Naime, goto­vo je nemo­gu­će odre­di­ti auto­ra, naziv dje­la i vri­je­me nas­tan­ka.
U fon­do­vi­ma dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da rijet­ka je doku­men­ta­ci­ja koja pret­ho­di godi­ni ute­me­lje­nja ili pre­la­zi godi­nu uki­nu­ća stva­ra­te­lja arhiv­sko­ga gra­di­va.  U slu­ča­ju da se tak­vo gra­di­vo ipak nala­zi u fon­du, svr­stat ćemo ga u seri­je “pred­spi­si” ili “pos­t­s­pi­si”, ako je to mogu­će, i tako­đer detalj­no opi­sa­ti.  U slu­ča­ju kad nije mogu­će obli­ko­va­ti poseb­ne cje­li­ne tih spi­sa, jer to npr. ne dozvo­lja­va oblik gra­di­va (kada jed­nu knji­gu nas­tav­lja vodi­ti dru­gi prav­ni subjekt, tj. stva­ra­telj gra­di­va), tada ćemo to napo­me­nu­ti i u inven­tar­nom popi­su i u sadr­žaj­noj fizi­ono­mi­ji fon­da.
Dak­le, kod sre­đi­va­nja arhiv­sko­ga gra­di­va fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da bit će potreb­no kom­bi­ni­ra­ti nače­lo rekons­truk­ci­je prvo­bit­nog poret­ka i uno­še­nja vlas­ti­tog poret­ka pre­ma una­pri­jed utvr­đe­nom nacr­tu, a  to je uvje­to­va­no regis­tra­tur­nim sus­ta­vom stva­ra­te­lja fon­da. Arhiv­ske jedi­ni­ce tre­ba struč­no-teh­nič­ki ure­di­ti, što zna­či da ćemo ih sig­ni­ra­ti po sus­ta­vu teku­ćeg bro­ja, bez obzi­ra na nji­ho­vu for­mu. Na njih se ispi­su­je broj i naziv fon­da, u zagra­di godi­ne pos­to­ja­nja stva­ra­te­lja fon­da, te red­ni broj arhiv­ske jedi­ni­ce u fon­du. Za knji­ge je, pored toga, dobro još ispi­sa­ti i iden­ti­fi­ka­cij­sku kar­ti­cu, tj. nje­zin temelj­ni opis (npr.  Urudž­be­ni zapis­nik; 1927–1936. ili Glav­na knji­ga; 1912–1924), da se jed­nom već iden­ti­fi­ci­ra­ne, kla­si­fi­ci­ra­ne i obra­đe­ne knji­ge ne bi zamet­nu­le.
Sva­ki fond dru­šta­va i udru­že­nja mora ima­ti izra­đen sumar­ni inven­tar i matič­ni list, te usta­nov­ljen dosje, kao uos­ta­lom i svi fon­do­vi ili zbir­ke u jed­nom arhi­vu. Kod sumar­nog inven­ta­ra mora­ju biti zas­tup­lje­ni svi nje­go­vi ele­men­ti (sas­toj­ni­ce).  Arhi­vist će izra­di­ti povi­jes­nu bilje­šku o stva­ra­te­lju fon­da. Nje­zin opseg i veli­či­na zavi­sit će od zna­če­nja stva­ra­te­lja fon­da u općem kon­tek­s­tu i okru­že­nju u kojem je nas­tao i dje­lo­vao, a tako­đer i od zna­če­nja samog gra­di­va te koli­či­ne saču­va­nog gra­di­va i dos­tup­nos­ti poda­ta­ka u lite­ra­tu­ri.  Na arhi­vis­tu je da to sam pro­ci­je­ni, ali je sigur­no da to ne tre­ba biti “znans­tve­ni rad”, “ela­bo­rat” ili “stu­di­ja”, nego temelj­na oba­vi­jest istra­ži­va­ču.  Kod izra­de povi­jes­ne bilje­ške arhi­vist će se pos­lu­ži­ti poda­ci­ma dobi­ve­ni­ma uvi­dom u arhiv­sko gra­di­vo fon­da, ali i dos­tup­nom peri­odi­kom i lite­ra­tu­rom. Narav­no, bilje­ška mora biti oprem­lje­na znans­tve­nim apa­ra­tom. Poda­ci u povi­jes­noj bilješ­ci o stva­ra­te­lju fon­da, kao što su godi­na ute­me­lje­nja i uki­da­nja, ras­pu­šta­nja ili pres­tan­ka rada stva­ra­te­lja, nomi­nal­ne pro­mi­je­ne, svr­ha dje­lo­va­nja druš­tva te raz­ne druš­tve­ne aktiv­nos­ti, mora­ju biti toč­ni.  Bolje je naves­ti da neku godi­nu nije mogu­će toč­no utvr­di­ti ili argu­men­ti­ra­no istak­nu­ti da je godi­na pri­bliž­no odre­đe­na, nego­li je naves­ti kao sigur­nu i kada za to nema­mo pra­vih doka­za.
Sumar­ni inven­tar mora ima­ti dobro izra­đe­nu povi­jest fon­da radi pot­pu­ni­je oba­vi­jes­ti o arhiv­skom gra­di­vu i o fon­du. Tu ćemo ukrat­ko opi­sa­ti kada je i od koga gra­di­vo pre­uze­to, kao i uvje­te za nje­go­vo kori­šte­nje odnos­no dos­tup­nost, ako su odre­đe­ni.  Navest ćemo nad­ne­vak i broj pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka te pos­to­ji li popis pre­uze­to­ga gra­di­va, zatim broj Knji­ge ula­za arhiv­sko­ga gra­di­va u arhiv (tzv.  Knji­ga akvi­zi­ci­ja ili pri­no­va) i Općeg inven­ta­ra odnos­no pregleda/registra fon­do­va i zbir­ki. Tako­đer ćemo opi­sa­ti što je do sada uči­nje­no na fon­du odnos­no do koje faze je arhiv­sko gra­di­vo sre­đe­no i obra­đe­no, da li je pro­ve­de­no izlu­či­va­nje bez­vri­jed­nog gra­di­va u pismo­hra­ni ili u arhiv­skoj usta­no­vi te naves­ti doku­men­ta­ci­ju o izlu­či­va­nju.  Zatim ćemo naves­ti da li je dio gra­di­va fon­da sigur­nos­no mikro­fil­mi­ran, kon­zer­vi­ran ili res­ta­uri­ran ili ako je na lis­ti pri­ori­te­ta za to.
U sumar­nom inven­ta­ru sadr­žaj­no ćemo opi­sa­ti fond i istak­nu­ti saču­va­na regis­tra­tur­na poma­ga­la, opi­su­ju­ći ih sumar­no s naz­na­kom vre­men­skih praz­ni­na. I sve osta­le vrste odnos­no sadr­žaj­ne cje­li­ne (seri­je) gra­di­va iska­zat ćemo sumar­no u vre­men­skom ras­po­nu i s koli­čin­skim poka­za­te­lji­ma u arhiv­skim jedi­ni­ca­ma. Uko­li­ko pos­to­je vre­men­ske praz­ni­ne, sva­ka­ko ćemo ih naz­na­či­ti.
Saču­va­nost arhiv­skog gra­di­va fon­da, i s obzi­rom na vre­men­ski ras­pon i na vrste gra­di­va, jed­na je od važ­nih oba­vi­jes­ti za istra­ži­va­ča.  Ako je gra­di­vo saču­va­no kraj­nje frag­men­tar­no, tako da tek svje­do­či o pos­to­ja­nju svo­ga stva­ra­te­lja, tada to tre­ba napo­me­nu­ti.  U tom slu­ča­ju obra­tit ćemo veću pozor­nost istra­ži­va­nju bibli­ogra­fi­je o stva­ra­te­lju i o fon­du.  Pone­kad je važ­no naves­ti i dru­ge fon­do­ve, čije gra­di­vo sadr­žaj­no nado­pu­nju­je odnos­ni fond.  Kada arhiv­sko gra­di­vo nije pre­uze­to u cje­li­ni, tada tre­ba naves­ti usta­no­vu u kojoj se čuva osta­tak gra­di­va, kao i poda­tak o tome, da li je ta usta­no­va ima­telj ili stva­ra­telj gra­di­va. Uko­li­ko se dije­lo­vi istog fon­da čuva­ju na više mjes­ta, u više arhi­va, muze­ja, knjiž­ni­ca i slič­nih usta­no­va, tada tre­ba toč­no utvr­di­ti i naves­ti sva ta mjes­ta te naz­na­či­ti ras­pon godi­na i koli­či­nu gra­di­va, kao i izra­đe­na oba­vi­jes­na poma­ga­la. Ako za neki fond ili nje­go­ve dije­lo­ve pos­to­je poseb­ni uvje­ti dos­tup­nos­ti tada to tre­ba jas­no naves­ti.
Kod utvr­đi­va­nja vri­jed­nos­ti arhiv­sko­ga gra­di­va poje­di­rih fon­do­va uva­žit ćemo raz­li­či­te kri­te­ri­je, od nje­go­ve važ­nos­ti za naci­onal­nu ili lokal­nu povi­jest, do jedins­tve­nos­ti i nepo­nov­lji­vos­ti poda­ta­ka u sadr­žaj­nom smis­lu, repre­zen­ta­tiv­nos­ti, te stup­nja saču­va­nos­ti isto­rod­nog gra­di­va.
Poz­na­va­nje povi­jes­ti pisar­ni­ce i pismo­hra­ne jedan je od bit­nih pre­du­vje­ta za struč­nu obra­du gra­di­va fon­da. To se pri­je sve­ga odno­si na istra­ži­va­nje regis­tra­tur­nog sus­ta­va, nači­na nas­tan­ka i odla­ga­nja spi­sa, pos­to­ja­nja izvor­nih evi­den­ci­ja o gra­di­vu te kako je na teme­lju regis­tra­tur­nih poma­ga­la i u kojoj mje­ri gra­di­vo pris­tu­pač­no odnos­no kako se može koris­ti­ti.  Na sva ova pita­nja arhi­vist tre­ba dati odgo­vo­re pri­je nego­li pris­tu­pi detalj­nom sre­đi­va­nju arhiv­sko­ga gra­di­va, jer o tome ovi­si dobro izra­đen plan sre­đi­va­nja.  Na teme­lju njih, a uvi­dom u arhiv­sko gra­di­vo, arhi­vist će se moći načel­no odlu­či­ti o sus­ta­vu sre­đi­va­nja gra­di­va: hoće li ići na rekons­truk­ci­ju prvo­bit­nog poret­ka, hoće li uno­si­ti vlas­ti­ti pore­dak, ras­po­re­div­ši gra­di­vo u logič­ne i funk­ci­onal­ne cje­li­ne, a unu­tar njih uspos­ta­vi­ti odgo­va­ra­ju­ći pore­dak spi­sa (kro­no­lo­ški, abe­ced­ni, pred­met­ni) ili će kom­bi­ni­ra­ti oba nači­na.
U sumar­nim inven­ta­ri­ma koris­no je izra­di­ti osnov­nu bibli­ogra­fi­ju o fon­du i stva­ra­te­lju fon­da, ali to nije neo­p­hod­no.  Arhi­vist će dopu­ni­ti tekst sumar­nog inven­ta­ra svim poda­ci­ma koje drži rele­vant­ni­ma za bolje i cje­lo­vi­ti­je pri­ka­zi­va­nje fon­da i arhiv­sko­ga gra­di­va, kao i za razu­mi­je­va­nje ustro­ja i rada stva­ra­te­lja fon­da.  Ako je to važ­no, navest će npr. jezik, i pismo ili mate­ri­jal na kojem je gra­di­vo pisa­no.  Sumar­ni inven­tar sadr­ži daka­ko i sumar­ni inven­tar­ni popis arhiv­sko­ga gra­di­va fon­da, kojem smo posve­ti­li veći dio ovog tek­s­ta.  Ovdje ćemo samo saže­ti načel­ne stan­dar­de hrvat­ske arhi­vis­tič­ke teori­je i prak­se u izra­di ove vrste oba­vi­jes­nih poma­ga­la. Sumar­ni inven­tar­ni popis gra­di­va slu­ži prvens­tve­no istra­ži­va­či­ma za upoz­na­va­nje s temelj­nim sadr­ža­jem fon­da, nje­go­vim temat­skim cje­li­na­ma u oba­vi­jes­nom smis­lu.  Ali on u isto vri­je­me slu­ži arhiv­skim dje­lat­ni­ci­ma za sna­la­že­nje u raz­no­rod­nom gra­di­vu, za brzo pro­na­la­že­nje tra­že­nog podat­ka. Poz­na­to je da nas on vodi do arhiv­ske jedi­ni­ce odnos­no da pru­ža oba­vi­jest do razi­ne arhiv­ske jedi­ni­ce. Zbog toga nje­go­voj izra­di tre­ba pris­tu­pi­ti oso­bi­to stu­di­oz­no. Tre­ba paž­lji­vo domis­li­ti ključ­ne rije­či za nazi­ve poje­di­nih cje­li­na (seri­ja) fon­da da bi oba­vi­jest bila pre­gled­na, pot­pu­na i toč­na u sadr­žaj­nom smis­lu. (0 tome vidje­ti napri­jed u tek­s­tu kla­si­fi­ka­cij­sku she­mu sre­đi­va­nja i obra­de fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da.) Popis ne tre­ba opte­re­ći­va­ti nepo­treb­nim poda­ci­ma, oso­bi­to ne oni­ma koji se sami po sebi podra­zu­mi­je­va­ju. Naime, svim arhiv­skim dje­lat­ni­ci­ma je poz­na­to da se sumar­ni inven­tar­ni popis arhiv­sko­ga gra­di­va radi po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma, pa je u samom popi­su nepo­treb­no to isti­ca­ti, odnos­no opte­re­ći­va­ti ga iska­zom koli­či­ne gra­di­va.  Rubri­ke sumar­nog inven­tar­nog popi­sa u hrvat­skoj arhi­vis­ti­ci, dodu­še, nisu stro­go nor­mi­ra­ne, una­pri­jed dogo­vo­re­ne, ali su u teori­ji i prak­si ipak stan­dar­di­zi­ra­ne tako, da se zna koji mini­mum mora­ju zado­vo­lji­ti. Ispod nje­ga arhi­vist ne bi smio ići, a može ga pre­ma potre­bi dopu­ni­ti.  Naš pri­jed­log mini­mu­ma rubri­ka sumar­nog inven­tar­nog popi­sa arhiv­skog gra­di­va bio bi slje­de­ći:

Red­ni broj   ¦   Naziv — vrsta arhiv­sko­ga gra­di­va  ¦  Ras­pon godi­na gra­di­va  ¦  Napo­me­na

Red­ni bro­je­vi arhiv­skih jedi­ni­ca u sva­kom fon­du teku kon­ti­nu­ira­no u sli­je­du, bez obzi­ra na nji­hov fizič­ki oblik (knji­ge i kuti­je), jer one tek zajed­no čine cje­li­nu fon­da³.

U rubri­ku Naziv — vrsta arhiv­sko­ga gra­di­va upi­su­je se deci­mal­nim sus­ta­vom naziv-nas­lov cje­li­ne (seri­je) unu­tar fon­da i vrsta arhiv­sko­ga gra­di­va koju sadr­ži arhiv­ska jedi­ni­ca. Deci­mal­ni broj­ča­ni sus­tav omo­gu­ća­va nam raz­lu­či­va­nje knji­ga od spi­sa, a unu­tar njih doda­va­nje bro­je­va pre­ma potre­bi odnos­no pre­ma cje­li­ni gra­di­va sva­kog fon­da napo­se. 0 tome je opšir­ni­je već bilo rije­či.

Ras­pon godi­na arhiv­sko­ga gra­di­va daje oba­vi­jest o kraj­njim godi­na­ma saču­va­nos­ti poje­di­nih vrsta gra­di­va unu­tar sva­ke arhiv­ske jedi­ni­ce, a posred­no tako­đer i oba­vi­jest o stup­nju saču­va­nos­ti arhiv­sko­ga gra­di­va (upi­som rav­ne crte -, za cje­lo­vi­to, i kose crte /, za frag­men­tar­no saču­va­no gra­di­vo).

U rubri­ku Napo­me­na arhi­vist će upi­sa­ti rele­vant­ne podat­ke za sva­ku vrstu arhiv­sko­ga gra­di­va. Ti poda­ci pred­stav­lja­ju pro­ši­re­nu oba­vi­jest o sadr­ža­ju gra­di­va i o samom gra­di­vu⁴ ).

Za sva­ki fond ili zbir­ku u novi­je se vri­je­me vodi matič­ni list, iako to nije zakon­ska obve­za.  Neće­mo ula­zi­ti u pojam i svr­hu, opseg i sadr­žaj te način vođe­nja matič­nih lis­to­va. Želje­li bismo istak­nu­ti nji­ho­vu važ­nost za raču­nal­sku obra­du arhiv­sko­ga gra­di­va, kao i za brže i pot­pu­ni­je pru­ža­nje oba­vi­jes­ti o arhiv­skom gra­di­vu, samom fon­du i stva­ra­te­lju fon­da. Matič­nim lis­tom omo­gu­ća­va se inte­lek­tu­al­na obje­di­nje­nost svih poda­ta­ka rele­vant­nih za fond.

Sva­ka­ko je prak­tič­no za sva­ki fond ili zbir­ku vodi­ti i dosje, za što tako­der ne pos­to­ji zakon­ska obve­za⁵.

Sta­vi­mo li arhi­vis­tič­ko opi­si­va­nje i izra­du sumar­nih inven­ta­ra fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da u kon­tekst pro­ble­ma­ti­ke višes­tu­panj­skog arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja, otva­ra­ju nam se neka pita­nja na koja ćemo poku­ša­ti dati odgo­vo­re.

Kod sumar­nih inven­ta­ra dola­zi do izra­ža­ja višes­tu­panj­sko opi­si­va­nje arhiv­sko­ga gra­di­va na više razi­na. Gra­di­vo se opi­su­je na razi­na­ma fon­da, seri­je, pod­se­ri­je, dosjea i poje­di­nač­nih spi­sa, a sve te razi­ne su među­sob­no hije­rar­hij­ski pove­za­ne.  Dak­le, u sumar­nim inven­ta­ri­ma, kao vrsta­ma arhi­vis­tič­kog opi­sa, opis­na jedi­ni­ca je i fond kao cje­li­na, ali i nje­go­vi dije­lo­vi, kao što su seri­je, pod­se­ri­je, dosjei i poje­di­nač­ni spi­si⁶.
Ako gor­nju kons­ta­ta­ci­ju sta­vi­mo u kon­tekst višes­tu­panj­skog arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja i izra­de sumar­nih inven­ta­ra fon­do­va dru­šta­va, udru­že­nja i zak­la­da, čime se većim dije­lom bavi ovaj tekst, onda može­mo reći slje­de­će: na razi­ni fon­da u opseg opi­si­va­nja ula­ze: naziv fon­da, vre­men­ski ras­pon pos­to­ja­nja i mjes­to — sje­di­šte stva­ra­te­lja fon­da, vre­men­ski ras­pon i stu­panj saču­va­nos­ti, te koli­či­na arhiv­sko­ga gra­di­va fon­da, valo­ri­za­ci­ja gra­di­va, povi­jes­na bilje­ška o stva­ra­te­lju fon­da, kao i sadr­žaj­na fizi­ono­mi­ja fon­da, te his­to­ri­jat fon­da, pisar­ni­ce i pismo­hra­ne.  Na razi­ni seri­je i pod­se­ri­je ele­men­ti opi­si­va­nja su: nas­lov, naziv serije/podserije, vrsta odnos­no sadr­žaj arhiv­skog gra­di­va serije/podserije s vre­men­skim i koli­čin­skim poka­za­te­lji­ma iska­za­ni­ma u arhiv­skim jedi­ni­ca­ma.  Na razi­ni dosjea i koma­da (u tek­s­tu opis pra­vi­la npr.), kao naj­ni­že opis­ne jedi­ni­ce, opseg opi­si­va­nja uklju­ču­je naziv — nas­lov opis­ne jedi­ni­ce s nje­zi­nim opće­ni­tim sadr­ža­jem, goto­vo reges­tom, vre­men­ske poka­za­te­lje i osta­le rele­vant­ne podat­ke.

U hrvat­skoj arhi­vis­tič­koj teori­ji posve­ći­va­no je dos­ta pozor­nos­ti sumar­nim inven­ta­ri­ma.  Pro­ble­ma­ti­ka nji­ho­ve izra­de u našoj je struč­noj lite­ra­tu­ri s raz­lo­gom obra­đi­va­na kao inte­gral­ni dio šire tema­ti­ke oba­vi­jes­nih (znans­tve­no-oba­vi­jes­nih, infor­ma­tiv­nih, arhi­vis­tič­kih) poma­ga­la, kao i opi­si­va­nja odnos­no popi­si­va­nja arhiv­sko­ga gra­di­va⁷

U kak­vom su odno­su arhi­vis­tič­ka oba­vi­jes­na poma­ga­la pre­ma višes­tu­panj­skom arhi­vis­tič­kom opi­si­va­nju?
Pod poj­mom oba­vi­jes­nih poma­ga­la razu­mi­je­va­mo opći naziv za sve vrste oba­vi­jes­ti ili poma­ga­la nas­ta­lih u arhi­vu. Ona su rezul­tat raz­li­či­tih razi­na opi­si­va­nja arhiv­sko­ga gra­di­va, a s tim u sve­zi i odgo­va­ra­ju­ćih ele­me­na­ta opisa.Tako npr. pre­gled fon­do­va i zbir­ki opi­su­je gra­di­vo na razi­ni fon­da ili zbir­ke s odgo­va­ra­ju­ćim opse­zi­ma opi­sa; matič­ni lis­to­vi na razi­ni fon­da ili zbir­ke, seri­je i pod­se­ri­je; sumar­ni inven­ta­ri na razi­ni fon­da ili zbir­ke, seri­je i pod­se­ri­je po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma; ana­li­tič­ki inven­ta­ri idu do razi­ne koma­da.
Hrvat­ska arhi­vis­tič­ka teori­ja i prak­sa raz­ra­di­la je stan­dar­de poje­di­nih razi­na arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja, kao i stan­dar­de izra­de poje­di­nih vrsta oba­vi­jes­nih poma­ga­la, pa tako i izra­de sumar­nih inven­ta­ra. Ovaj tekst rezul­tat je tih saz­na­nja.
Već je nagla­še­no da se sumar­nim inven­ta­rom opi­su­je arhiv­sko gra­di­vo na više hije­rar­hij­ski pove­za­nih razi­na — na razi­ni fon­da ili zbir­ke, seri­je i pod­se­ri­je, po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma. On nas, dak­le, vodi do arhiv­ske jedi­ni­ce za raz­li­ku od ana­li­tič­kog inven­ta­ra, koji nas vodi do koma­da zapi­sa.

U sumar­nom inven­ta­ru na razi­ni fon­da ili zbir­ke odnos­no kad je opis­na jedi­ni­ca fond ili zbir­ka, ele­men­ti opi­sa su slje­de­ći:

1. naziv arhiv­ske usta­no­ve koja čuva gra­di­vo
2. vrsta oba­vi­jes­nog poma­ga­la odnos­no razi­na opi­sa
3. red­ni broj arhiv­sko­ga fon­da ili zbir­ke
4. naziv fon­da ili zbir­ke
5. mjes­to — sje­di­šte stva­ra­te­lja fon­da ili zbir­ke
6. ras­pon godi­na pos­to­ja­nja stva­ra­te­lja fon­da
7. ras­pon godi­na gra­di­va fon­da ili zbir­ke
8. saču­va­nost arhiv­sko­ga gra­di­va
9. pos­to­ja­nje pred­spi­sa i pos­t­s­pi­sa
10. koli­či­na arhiv­sko­ga gra­di­va
11. arhi­vist koji je izra­dio sumar­ni inven­tar i godi­na izra­de

To su temelj­ne oba­vi­jes­ti o fon­du ili zbir­ci, a pra­vi­la za opi­si­va­nje i kori­šte­nje gra­fič­kih zna­ko­va za pri­ka­zi­va­nje gra­di­va nave­de­na su u publi­ka­ci­ji “Arhiv­ski fon­do­vi i zbir­ke u SFRJ, SR Hrvat­ska”, pa ih ovom pri­go­dom neće­mo podrob­no raz­la­ga­ti. Ovo je jedan od nači­na arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja fon­do­va ili zbir­ki sumar­nim inven­ta­rom s gore nave­de­nim ele­men­ti­ma.  U Repu­bli­ci Hrvat­skoj češ­će je upo­ra­bi dru­ga­či­ji način kod kojeg u nas­lo­vu sto­ji vrsta oba­vi­jes­nog poma­ga­la i naziv fon­da ili zbir­ke, a osta­li ele­men­ti navo­de se pod dru­gim sadr­ža­ji­ma, odnos­no poglav­lji­ma.
Uz već nave­de­ne, u sumar­nom inven­ta­ru su nave­de­ne i pro­ši­re­ne oba­vi­jes­ti na razi­ni fon­da, pa su tako dalj­nji ele­men­ti opi­si­va­nja slje­de­ći:

• Povi­jes­na bilje­ška o stva­ra­te­lju fonda/ biograf­ski poda­ci
  Za prav­ne oso­be saže­to pri­ka­za­ti povi­jest stva­ra­te­lja fon­da. lzni­je­ti podat­ke pos­tan­ku, razvo­ju, funk­ci­ja­ma, dje­lo­kru­gu i pres­tan­ku rada. Ako o tome pos­to­ji služ­be­ni akt, tre­ba ga toč­no naves­ti s nad­nev­kom.  Odre­di­ti polo­žaj stva­ra­te­lja unu­tar hije­rar­hi­je ili istak­nu­ti samos­tal­nost u radu. Naves­ti služ­be­ni naziv te sve pro­mje­ne nazi­va s vre­me­nom nji­ho­vo­ga tra­ja­nja, kao i zakon­ske odred­be koje ure­đu­ju nji­hov ute­me­lje­nje, ustroj i dje­lo­krug rada.  Za fizič­ke oso­be ili obi­te­lji izra­di­ti biogra­fi­ju, naves­ti ime, pre­zi­me i nadi­mak, nad­ne­vak i mjes­to rođe­nja i smr­ti, mjes­to borav­ka, zapos­le­nja, jav­nu dje­lat­nost, zna­čaj­na ostva­re­nja.

• Nad­lež­nost — ustroj stva­ra­te­lja
  Naves­ti teri­to­ri­jal­nu i stvar­nu nad­lež­nost stva­ra­te­lja, kao i pro­mje­ne s tim u sve­zi.  Nabro­ji­ti nor­r­na­tiv­ne akte koji to ure­đu­ju.  Izra­di­ti orga­ni­za­cij­ski ustroj prav­ne oso­be i smjes­ti­ti ga u hije­rar­hij­ski odnos.  Ovi ele­men­ti opi­sa usko su pove­za­ni pret­hod­ni­ma, tj. s dje­lo­kru­gom, funk­ci­ja­ma i svr­hom stva­ra­te­lja.  Ako se radi uprav­nom tije­lu s raz­gra­na­tim nad­lež­nos­ti­ma i ustro­jem, tada ćemo tom dije­lu oba­vi­jes­ti posve­ti­ti poseb­no poglav­lje.  U pro­tiv­nom, uklo­pit ćemo ove ele­men­te opi­sa u povi­jes­nu bilje­šku o stva­ra­te­lju.

• Sadr­žaj gra­di­va
  Tre­ba pri­ka­za­ti sadr­žaj poje­di­nih sku­pi­na zapi­sa, odnos­no cje­li­na, seri­ja i pod seri­ja, s vre­men­skim i koli­čin­skim poka­za­te­lji­ma.  Naves­ti vrste spi­sa koji sa opće­ni­te i važ­ne oba­vi­jes­ti o samom fon­du, stva­ra­te­lju fon­da i o povi­jes­nim doga­đa­ji­ma, zna­čaj­ni­jim poje­din­ci­ma, te kul­tur­nim, pro­s­vjet­nim, gos­po­dar­skim i druš­tve­nim pro­ce­si­ma.

• Sus­tav ured­skog pos­lo­va­nja i ustroj pismo­hra­ne
  Ukrat­ko izni­je­ti podat­ke o sus­ta­vu ured­skog pos­lo­va­nja: da li je voden jedins­tve­ni urudž­be­ni zapis­nik ili dru­go regis­tra­tur­no poma­ga­lo po sus­ta­vu red­nog bro­ja ili red­nih bro­je­va s kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma; jesu li vođe­ni urudž­be­ni zapis­ni­ci poje­di­ne orga­ni­za­cij­ske jedi­ni­ce, koje regis­tra­tur­ne ozna­ke su dobi­va­li spi­si i kako su odla­ga­ni u pismo­hra­ni; kakav je odnos izr­ne­đu regis­tra­tur­nih poma­ga­la i spi­sa; jesu li svi spi­si bili zapri­ma­ni u regis­tra­tur­na poma­ga­la, a ako nisu, naz­na­či­ti ih po vrsta­ma i naves­ti sus­tav nji­ho­vog odla­ga­nja u pismo­hra­ni, te naz­na­či­ti osta­le izvor­ne evi­den­ci­je gra­di­va.  Pru­ži­ti oba­vi­jest o ustro­ju pismo­hra­ne: da li je pos­to­ja­lo cen­tral­no odla­ga­nje ili odla­ga­nje po poje­di­nim jedi­ni­ca­ma.

• Povi­jest fon­da ili zbir­ke
  Nabro­ji­ti pro­mje­ne vlas­niš­tva i čuva­nja fon­da s vre­men­skim naz­na­ka­ma, a uko­li­ko su ti poda­ci nepoz­na­ti, tada to poseb­no istak­nu­ti.  Tako­đer doni­je­ti oba­vi­jest, uko­li­ko je to bit­no, o uvje­ti­ma čuva­nja gra­di­va.  Naves­ti poda­tak  da li je fond pre­uzet u arhiv od stva­ra­te­lja, prav­nog sljed­ni­ka ili ima­te­lja.

• Način pre­uzi­ma­nja gra­di­va
  Pru­ži­ti oba­vi­jest da li je gra­di­vo pre­uze­to po zakon­skoj osno­vi, daro­va­njem, otku­porn ili depo­zi­tom.  Tako­đer naves­ti broj iz Knji­ge ula­za arhiv­sko­ga gra­di­va i nad­ne­vak pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka te ugo­vo­ra o otku­pu, daro­va­nju ili depo­zi­tu.  Uko­li­ko je način pre­uzi­ma­nja gra­di­va nepoz­nat i ako ono nije upi­sa­no u Knji­gu ula­za arhiv­sko­ga gra­di­va, to je potreb­no naves­ti.

• Pre­dvi­đe­ni porast gra­di­va
  Ako se pre­dvi­đa dalje pre­uzi­ma­nje gra­di­va fon­da, naves­ti barem okvir­no koli­či­nu i vre­men­ski ras­pon gra­di­va, te sumar­no iska­za­ne vrste zapi­sa.

• Način i stu­panj sre­đi­va­nja
  Naves­ti da li je gra­di­vo sre­đe­no po nače­lu pro­ve­ni­jen­ci­je ili per­ti­nen­ci­je, da li je obav­lje­na rekons­truk­ci­ja prvo­bit­nog reda, uni­jet vlas­ti­ti red ili je gra­di­vo sre­đe­no kom­bi­ni­ra­nim sus­ta­vom, da li se obav­lja­lo raz­gra­ni­ča­va­nje fon­do­va, jesu li odvo­je­ne seri­je i unu­tar njih uspos­tav­ljen odgo­va­ra­ju­ći pore­dak spi­sa; da li su obav­lje­ni foli­ja­ci­ja i peča­ti­ra­nje; da li je gra­di­vo struč­no-teh­nič­ki sre­đe­no, tj. obav­lje­no kar­to­ni­ra­nje i sig­ni­ra­nje arhiv­skih jedi­ni­ca.

• Valo­ri­za­ci­ja gra­di­va
  Tre­ba vri­jed­nos­no kate­go­ri­zi­ra­ti arhiv­sko gra­di­vo cije­log fon­da: ima li ono zna­če­nje za naci­onal­nu i svjet­sku kul­tur­nu bašti­nu, te za naci­onal­nu ili regi­onal­nu povi­jest; ima li zna­čaj jedins­tve­nos­ti i nepo­nov­lji­vos­ti i za koja se podru­čja znans­tve­nog istra­ži­va­nja može koris­ti­ti.

• Oda­bi­ra­nje i izlu­či­va­nje
  Ako se oda­bi­ra­nje i izlu­či­va­nje obav­lja­lo u arhi­vu, tre­ba naves­ti koje su vrste gra­di­va izlu­če­ne s vre­men­skim i koli­čin­skim naz­na­ka­ma, kao i s bro­jem i nad­nev­kom poprat­ne doku­men­ta­ci­je.  Uko­li­ko ras­po­la­že­mo poda­ci­ma o oda­bi­ra­nju i izlu­či­va­nju gra­di­va kod stva­ra­te­lja, tada tre­ba naves­ti i te podat­ke.

• Zaštit­no mikro­fil­mi­ra­nje te kon­zer­va­ci­ja i res­ta­ura­ci­ja
  Ako je arhiv­ski fond u cije­los­ti ili u poje­di­nim dije­lo­vi­ma mikro­fil­mi­ran, to tre­ba naves­ti zajed­no sa sig­na­tu­rom mikro­fil­ma te vrstom i bro­jem kopi­ja.  Isto vri­je­di za kon­zer­vi­ra­ne i res­ta­uri­ra­ne arhi­va­li­je.  Tako­đer tre­ba naves­ti i poda­tak da je gra­di­vo na lis­ti pri­ori­te­ta za mikro­fil­mi­ra­nje, kon­zer­vi­ra­nje ili res­ta­uri­ra­nje.

• Jezik i pismo
  Kad je gra­di­vo u cije­los­ti na hrvat­skom jezi­ku, to nije potreb­no isti­ca­ti.  Ako su zapi­si na više jezi­ka i pisa­ma, tre­ba ih sve naves­ti, zajed­no sa spe­ci­fič­nim sus­ta­vom kori­šte­nja kra­ti­ca ili zna­ko­va.

• Dos­tup­nost gra­di­vu, autor­ska pra­va, uvje­ti repro­du­ci­ra­nja
  U Repu­bli­ci Hrvat­skoj još nisu dokra­ja zakon­ski regu­li­ra­na pita­nja zašti­te pri­vat­nos­ti, autor­skih pra­va i s tim pove­za­no pita­nje repro­duk­ci­je i objav­lji­va­nja, što ote­ža­va rad.  Među­tim, ako je fond ili dio fon­da pre­uzet s ogra­ni­če­njem kori­šte­nja, tada tre­ba naves­ti uvje­te iz pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka.  Uko­li­ko ogra­ni­če­nja kori­šte­nja nema, to se ne navo­di.

• Pos­to­je li dru­ga oba­vi­jes­na poma­ga­la
  Ako za poje­di­ne cje­li­ne fon­da pos­to­je dru­ge vrste oba­vi­jes­nih poma­ga­la (kar­to­te­ka, reges­ta, kaza­la, ana­li­tič­ka obra­da), tre­ba ih naves­ti, bez obzi­ra da li su poma­ga­la izra­đe­na u arhi­vu ili su nas­ta­la radom stva­ra­te­lja.

• Dopun­ski izvo­ri u arhi­vu i izvan nje­ga
  Ako u arhi­vu pos­to­je dopun­ski izvo­ri u sve­zi s opis­nom jedi­ni­com, tre­ba ih pre­ciz­no iska­za­ti.  Uko­li­ko se u dru­gim arhi­vi­ma ili usta­no­va­ma nala­ze dije­lo­vi fon­da, tre­ba naves­ti naziv arhiva/ustanove s poda­ci­ma o koli­či­ni i vre­men­skom ras­po­nu gra­di­va.  Kad pos­to­ji publi­ci­ra­no arhiv­sko gra­di­vo, koje dopu­nju­je sadr­žaj fon­da, to tre­ba istak­nu­ti.

• Bibli­ogra­fi­ja
  Tre­ba nabro­ji­ti sve publi­ka­ci­je koje sadr­že podat­ke o stva­ra­te­lju fon­da i o fon­du, kao i one što su nas­ta­le kori­šte­njem arhiv­sko­ga gra­di­va fon­da.

• Napo­me­na
  Tu navo­di­mo oba­vi­jes­ti koje nismo mogli spo­me­nu­ti u pret­hod­nim poglav­lji­ma poput npr. popi­sa rab­lje­nih kra­ti­ca ili upu­ta o kori­šte­nju sumar­nog inven­ta­ra.

Kod višes­tu­panj­skog arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja gra­di­va pola­zi se od viših pre­ma nižim razi­na­ma opi­sa, pri­la­go­đa­va­ju­ći opseg opi­si­va­nja razi­ni opi­sa te hije­rar­hij­ski pove­zu­ju­ći sve razi­ne.  Zato na nižim razi­na­ma opi­si­va­nja neće­mo ponav­lja­ti oba­vi­jes­ti iz viših razi­na.  To kod sumar­nih inven­ta­ra zna­či, da na razi­ni seri­je ili pod­se­ri­je neće­mo ponav­lja­ti podat­ke izne­se­ne kod opi­si­va­nja na razi­ni fon­da ili zbir­ke. I za seri­je ćemo naves­ti nji­ho­ve nazi­ve odnos­no nas­lo­ve i to for­r­nal­no, ali samo ako pos­to­je ili su vid­lji­vi iz gra­di­va.  U pro­tiv­nom, sami ćemo odre­di­ti nas­lo­ve koji će biti nado­mjes­ni.  Nado­mjes­ni naziv mora saže­to, u oba­vi­jes­nom smis­lu odra­ža­va­ti sadr­žaj zapi­sa cije­le seri­je. Seri­ju ćemo zatim podrob­ni­je opi­sa­ti po vrsta­ma gra­di­va, daju­ći oba­vi­jes­ti o nji­ho­voj sekun­dar­noj vri­jed­nos­ti s nave­de­nim ras­po­nom godi­na i koli­či­nom vrsta gra­di­va, kao i dodat­nim oba­vi­jes­ti­ma rele­vant­ni­ma za bolje razu­mi­je­va­nje gra­di­va.
Rezi­mi­ra­ju­ći izlo­že­no može­mo reći da se sumar­ni inven­tar, uvjet­no reče­no, sas­to­ji od dvi­je odnos­no tri cje­li­ne: od tek­s­tu­al­nog dije­la, sumar­nog inven­tar­nog popi­sa te sadr­ža­ja sumar­nog inven­ta­ra i popi­sa lite­ra­tu­re kori­šte­ne za nje­go­vu izra­du, kao i odgo­va­ra­ju­ćih zakon­skih pro­pi­sa.  U nekim slu­ča­je­vi­ma sumar­ni inven­tar ćemo dopu­ni­ti i dru­gim poda­ci­ma (npr. kon­kor­dant­ska lis­ta), a vrlo rijet­ko pred­met­nim kaza­li­ma, te kaza­li­ma poj­mo­va, mjes­ta ili ime­na.
U Repu­bli­ci Hrvat­skoj se za opi­si­va­nje arhiv­sko­ga gra­di­va koris­ti raču­nal­ni pro­gram ARMIDA, koji uva­ža­va višes­tu­panj­sko arli­vis­tič­ko opi­si­va­nje.  Na razi­ni fon­da ili zbir­ke opi­su­je se gra­di­vo s nešto uma­nje­nim opse­gom u odno­su na pre­gled fon­do­va i zbir­ki.  Na dru­goj razi­ni uno­se se poda­ci o fon­du i seri­ji, što donek­le odgo­va­ra poda­ci­ma iz matič­nog lis­ta.  Niže razi­ne opi­si­va­nja gra­di­va u ARMIDI idu od fon­da pre­ko seri­je i pod­se­ri­je do koma­da i to u dije­lu u kojem se obra­du­je i opi­su­je arhiv­sko gra­di­vo poje­di­nih fon­do­va ili zbir­ki.
Upo­zo­ra­va­mo na činje­ni­cu da su u raz­li­či­tim zem­lja­ma ter­mi­no­lo­gi­ja, teori­ja i prak­sa izra­de oba­vi­jes­nih poma­ga­la, pa tako i sumar­nih inven­ta­ra, raz­li­či­ti.  Bilo bi koris­no upot­pu­ni­ti ovaj tekst zaseb­nim pri­ka­zi­ma iskus­ta­va izra­de sumar­nih inven­ta­ra u dru­gim zem­lja­ma, europ­skim pri­je sve­ga, ali isto tako i ame­rič­kim, aus­tral­skim i kanad­skim, kako bismo mogli radi­ti uspo­red­ne ana­li­ze i obo­ga­ti­ti svo­ju prak­su.

(Čla­nak je objav­ljen u Arhiv­sko­me vjes­ni­ku god. 39 (1996) str. 29 — 53.)

1. Do pre­da­je tek­s­ta ured­niš­tvu  još nisu bili bili  objav­lje­ni “Opći među­na­rod­ni stan­dar­di za opi­si­va­nje arhiv­skog gra­di­va”.  Izra­di­lo ih je Povje­rens­tvo za stan­dar­de opi­si­va­nja arhiv­skog gra­di­va, s pre­po­ru­kom da se tekst dos­ta­vi na peto­go­diš­nju pro­vje­ru među­na­rod­noj arhiv­skoj jav­no­sfi, a čiju konač­nu redak­ci­ju je 1994. pri­hva­ti­lo Među­na­rod­no arhiv­sko vije­će. [↩]
2. Sumar­ni inven­ta­ri su jed­na od vrsta oba­vi­jes­nih poma­ga­la izra­đe­nih u arhi­vi­ma, koji­ma se opi­su­je arhiv­sko gra­di­vo fon­do­va ili zbir­ki po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma. Arhi­vis­tič­kim opi­si­va­njem pri­ka­zu­ju se neka jedi­ni­ca i nje­ni sas­tav­ni dije­lo­vi, daju­ći uvid u sadr­žaj doku­me­na­ta te tuma­če­ći kon­tekst i sus­tav ured­skog pos­lo­va­nja u kojem su zapi­si nas­ta­li.
   Pred­met opi­si­va­nja odnos­no opis­na jedi­ni­ca može biti fond ili zbir­ka, pod­fond, seri­ja, pod­se­ri­ja, pred­met, dosje, komad.
   Svi ti opi­si hije­rar­hij­ski su pove­za­ni, a skup svih tih opi­sa pred­stav­lja fond ili zbir­ku.  Tak­vo arhi­vis­tič­ko opi­si­va­nje zove se višes­tu­panj­sko odnos­no opi­si­va­nje na više razi­na.  Kod toga je temelj­no pita­nje: što je opis­na jedi­ni­ca i koji joj je opseg, odnos­no koji su ele­men­ti opi­si­va­nja pri­mje­re­ni odgo­va­ra­ju­ćim razi­na­ma opi­sa. Naime, raz­li­či­tim razi­na­ma opi­sa pri­mje­re­ni su i odgo­va­ra­ju­ći opse­zi te ele­men­ti opi­si­va­nja, a oni su pro­por­ci­onal­ni poje­di­nim vrsta­ma oba­vi­jes­nih poma­ga­la.
   Kao što latin­ski naziv kaže, sumar­ni inven­tar je uop­ćen, sažet, sve­uku­pan, skra­ćen, pre­gle­dan, točan opis arhiv­sko­ga gra­di­va fon­da ili zbir­ke.  On je, kao što naš sta­ri­ji naziv kaže, našas­tar — pri­kaz sve­ukup­nog gra­di­va koje se “naš­lo” u fon­du ili zbir­ci.  On je ujed­no i imov­nik, jer popi­su­ju­ći gra­di­vo po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma poka­zu­je imo­vin­sko sta­nje fon­da ili zbir­ke.  Izra­đu­je se za sre­đe­no gra­di­vo poje­di­nač­nog fon­da ili zbir­ke.  Ide­al je sva­ke arhiv­ske usta­no­ve obra­di­ti arhiv­sko gra­di­vo svih fon­do­va i zbir­ki do razi­ne sumar­nog inven­ta­ra.
   Koji će sve ele­men­ti opi­si­va­nja biti zas­tup­lje­ni u odre­đe­nom sumar­nom inven­ta­ru zavi­si od vri­jed­nos­ti fon­da te od poje­di­nač­nih slu­ča­je­va. Nave­de­ne ele­men­te ne tre­ba uvi­jek iska­zi­va­ti u zaseb­nim poglav­lji­ma; pone­kad ćemo spo­ji­ti više ele­me­na­ta opi­si­va­nja u jed­no poglav­lje, a čes­to neke ele­men­te uop­će neće­mo iska­zi­va­ti (npr. mikro­fil­mi­ra­nje, res­ta­uri­ra­nje i kon­zer­vi­ra­nje ili dopun­ski izvo­ri). Tre­ba nagla­si­ti da su ele­men­ti opi­si­va­nja pove­za­ni, ispre­ple­ću se i ovi­se jedan o dru­gom.  Tako npr. ured­sko pos­lo­va­nje i orga­ni­za­cij­ski ustroj stva­ra­te­lja uvje­tu­ju for­mi­ra­nje odgo­va­ra­ju­ćih cje­li­na fon­da odnos­no seri­ja i pod­se­ri­ja, dak­le struk­tu­ru fon­da, a ujed­no se odra­ža­va­ju i na sadr­žaj gra­di­va fon­da.  Isto je tako npr. pro­ble­ma­ti­ka valo­ri­za­ci­je gra­di­va fon­da ili zbir­ke pove­za­na s pita­nji­ma oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja gra­di­va, kao i pro­vo­đe­nja zaštit­nog mikro­fil­mi­ra­nja, res­ta­uri­ra­nja i kon­zer­vi­ra­nja ili uvr­šta­va­nja na pri­ori­tet­nu lis­tu za to.
   Sas­tav­ni dio sumar­nih inven­ta­ra su sumar­ni popi­si koji­ma se opi­su­je arhiv­sko gra­di­vo cje­li­na, seri­ja i pod­se­ri­ja, a po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma.  Kod ras­po­re­da cje­li­na ruko­vo­dit ćemo se nače­lom ” od općeg pre­ma poseb­nom”.  Na prvo ćemo mjes­to sta­vi­ti cje­li­ne koje sadr­že važ­ni­je i opće­ni­ti­je oba­vi­jes­ti.  Istim nače­lom vodit ćemo se i kod ras­po­re­da vrsta arhiv­sko­ga gra­di­va unu­tar cje­li­na.  Tako ćemo npr. kod fon­do­va upra­ve na prvo mjes­to ras­po­re­di­ti seri­je gra­di­va pred­sjed­niš­tva, taj­niš­tva, zatim povje­rens­ta­va, potom odje­la, odsje­ka, upra­va, komi­si­ja, ure­da.  Unu­tar seri­ja ras­po­re­dit ćemo gra­di­vo po istim nače­li­ma, pa će u pod­se­ri­je ući zapis­ni­ci, izvje­šta­ji, pro­ra­ču­ni, a zatim stro­go povjer­lji­vi, povjer­lji­vi, te opći spi­si.  U sumar­nim inven­tar­nim popi­si­ma prvo ćemo opi­sa­ti i popi­sa­ti regis­tra­tur­na poma­ga­la te osta­le knji­ge raz­vr­sta­ne u cje­li­ne, a zatim spi­se raz­vr­sta­ne na seri­je i pod­se­ri­je.  Rani­je u tek­s­tu izne­sen je pri­jed­log mini­mu­ma rubri­ka što ih tre­ba sadr­ža­va­ti sumar­ni inven­tar­ni popis arhiv­sko­ga gra­di­va.  Još jed­nom nagla­ša­va­mo da se te rubri­ke mogu i dopu­ni­ti, ako to zah­ti­je­va karak­ter fon­da. [↩]
3. Red­ni broj arhiv­ske jedi­ni­ce unu­tar sumar­nog inven­tar­nog popi­sa sas­tav­ni je dio arhiv­ske sig­na­tu­re, koju čini neko­li­ko ele­me­na­ta. To su: među­na­rod­na ozna­ka Repu­bli­ke Hrvat­ske, naci­onal­na šifra arhiv­ske usta­no­ve, broj fon­da unu­tar poje­di­nog arhi­va, te red­ni broj arhiv­ske jedi­ni­ce unu­tar fon­da, odnos­no ozna­ka što se koris­ti u arhi­vu, a kojom se iden­ti­fi­ci­ra arhiv­sko gra­di­vo. Daka­ko, tu se kod nižih razi­na opi­sa (npr. ana­li­tič­kih inven­ta­ra) može doda­ti i broj koma­da.  Način sig­ni­ra­nja fon­do­va i zbir­ki, kao i arhiv­skog gra­di­va, nije kod nas nor­mi­ran, a niti u svim svo­jim dije­lo­vi­ma stan­dar­di­zi­ran.  Naime, tre­ba­lo bi dogo­vo­ri­ti način ispi­si­va­nja naci­onal­nih ozna­ka arhi­va (broj i skra­će­ni­ca ili samo broj ili samo skra­će­ni­ca), kao i gra­fič­ki način pri­ka­zi­va­nja cje­li­ne sig­na­tu­re (stan­dar­di­zi­ra­ti raz­ma­ke, toč­ke, kose ili rav­ne crte izme­đu poje­di­nih ele­me­na­ta sig­na­tu­re), kako bi sig­ni­ra­nje bilo jed­no­obraz­no na razi­ni drža­ve. [↩]
4. Kod toga dola­zi do izra­ža­ja domiš­lja­tost i kre­ativ­nost arhi­vis­ta. Tu će se npr. upi­sa­ti: po godi­šti­ma kraj­nji bro­je­vi sva­ke knji­ge urudž­be­nog zapis­ni­ka te općih spi­sa; kraj­nja slo­va abe­ce­de pred­met­nih spi­sa; napo­me­na da je gra­di­vo unu­tar seri­je ras­po­re­đe­no kro­no­lo­ški; oba­vi­jest da su jed­nu knji­gu vodi­la dva stva­ra­te­lja, a kako ju nije mogu­će raz­gra­ni­či­ti, osta­vit ćemo ju u jed­nom fon­du, uz napo­me­nu da se odno­si i na dru­gi fond (naves­ti toč­no koji), a u dru­gom fon­du tako­đer dati uput­nu oba­vi­jest u kojem se fon­du knji­ga fizič­ki nala­zi.
   Ovdje arhi­vist može upi­sa­ti stra­ni jezik i pismo doku­me­na­ta, kom­ple­men­tar­ne izvo­re odnos­no fon­do­ve koji se poda­ci­ma nado­pu­nju­ju, bitan sadr­žaj doku­me­na­ta u obli­ku krat­kih reges­ta ili poseb­nos­ti u sve­zi s mate­ri­ja­lom na kojem je doku­ment pisan, kao i likov­nu oprem­lje­nost doku­men­ta.  Može se tako­đer dati upu­ta o objav­lje­nom gra­di­vu.  Dak­le, opseg sadr­ža­ja ove rubri­ke inven­tar­nog popi­sa ovi­si dobrim dije­lom od vlas­ti­te pro­cje­ne arhi­vis­ta, koja se mora zas­ni­va­ti na valo­ri­za­ci­ji gra­di­va samog fon­da. Jas­no je da će on biti opsež­ni­ji kod sta­ri­jih i za naci­onal­nu povi­jest zna­čaj­ni­jih fon­do­va ili zbir­ki. [↩]
5. Dosje omo­gu­ća­va da se na jed­nom mjes­tu fizič­ki obje­di­ne svi poda­ci o fon­du ili zbir­ci. Sas­tav­ni dije­lo­vi dosjea tre­ba­lo bi da budu:
   — matič­ni list fon­da ili zbir­ke;
   — sumar­ni inven­tar;
   — pres­lik pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka s popi­som pre­uze­tog gra­di­va ili ugo­vo­ra o otku­pu ili bilje­ške o daro­va­nju gra­di­va;
   — doku­men­ta­ci­ja o izlu­či­va­nju bez­vri­jed­nog gra­di­va u arhi­vu (doku­men­ta­ci­ja o izlu­či­va­nju regis­tra­tur­nog gra­di­va van arhi­va dio je dosjea stva­ra­te­lja ili ima­te­lja arhiv­skog gra­di­va, koji vodi vanj­ska služ­ba arhi­va)
   — doku­men­ta­ci­ja o tome što se do sada radi­lo na fon­du (npr. pri­vre­me­ni popis gra­di­va). [↩]
6. U smis­lu “Općih među­na­rod­nih stan­dar­da za opi­si­va­nje arhiv­sko­ga gra­di­va” čiji je usme­ni pri­kaz iznio dr. Josip Kola­no­vić na Savje­to­va­nju hrvat­skih arhiv­skih dje­lat­ni­ka u Bolu na Bra­ču, višes­tu­panj­sko opi­si­va­nje je defi­ni­ra­no kao skup hije­rar­hij­ski pove­za­nih arhi­vis­tič­kih opi­sa odnos­no arhi­vis­tič­kih opi­sa na više razi­na.  Pod arhi­vis­tič­kim opi­si­va­njem, kao sadr­žaj­no širim poj­mom od popi­si­va­nja, podra­zu­mi­je­va se izra­da toč­nog pri­ka­za neke opis­ne jedi­ni­ce i nje­zi­nih sas­tav­nih dije­lo­va.  Oba­vi­jes­na poma­ga­la shva­će­na su kao opći naziv za sve vrste opi­sa.  Kod toga se pos­tav­lja temelj­no pita­nje, što je opis­na jedi­ni­ca na poje­di­noj razi­ni opi­sa i koji je opseg odnos­no koji su ele­men­ti nje­zi­nog opi­si­va­nja.  S time je usko pove­za­no i pita­nje vrsta oba­vi­jes­nih poma­ga­la, kao izra­za poje­di­nih razi­na opi­sa.  Tre­ba nagla­si­ti da odre­đe­nim razi­na­ma arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja odgo­va­ra­ju odre­đe­ni opse­zi — ele­men­ti opi­si­va­nja, a nji­ma pak odgo­va­ra­ju odre­đe­ne vrste oba­vi­jes­nih poma­ga­la.  Pri tome je važ­no nagla­si­ti, da višes­tu­panj­sko opi­si­va­nje sto­ji u odre­đe­noj rela­ci­ji pre­ma raz­li­či­tim vrsta­ma oba­vi­jes­nih poma­ga­la, ali i u među­sob­noj kore­la­ci­ji s obzi­rom na svoj hije­rar­hij­ski zna­čaj.  Dru­gim rije­či­ma, može­mo zaklju­či­ti kako je razi­na opi­si­va­nja pro­por­ci­onal­na sadr­ža­ju i opse­gu neke opis­ne jedi­ni­ce, a oni su uprav­no pro­por­ci­onal­ni odgo­va­ra­ju­ćim vrsta­ma oba­vi­jes­nih poma­ga­la. [↩]
7. Sumar­ni inven­ta­ri su jed­na od vrsta oba­vi­jes­nih poma­ga­la izra­đe­nih u arhi­vi­ma, koji­ma se opi­su­je arhiv­sko gra­di­vo fon­do­va ili zbir­ki po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma. Arhi­vis­tič­kim opi­si­va­njem pri­ka­zu­ju se neka jedi­ni­ca i nje­ni sas­tav­ni dije­lo­vi, daju­ći uvid u sadr­žaj doku­me­na­ta te tuma­če­ći kon­tekst i sus­tav ured­skog pos­lo­va­nja u kojem su zapi­si nas­ta­li.
   Pred­met opi­si­va­nja odnos­no opis­na jedi­ni­ca može biti fond ili zbir­ka, pod­fond, seri­ja, pod­se­ri­ja, pred­met, dosje, komad.
   Svi ti opi­si hije­rar­hij­ski su pove­za­ni, a skup svih tih opi­sa pred­stav­lja fond ili zbir­ku.  Tak­vo arhi­vis­tič­ko opi­si­va­nje zove se višes­tu­panj­sko odnos­no opi­si­va­nje na više razi­na.  Kod toga je temelj­no pita­nje: što je opis­na jedi­ni­ca i koji joj je opseg, odnos­no koji su ele­men­ti opi­si­va­nja pri­mje­re­ni odgo­va­ra­ju­ćim razi­na­ma opi­sa. Naime, raz­li­či­tim razi­na­ma opi­sa pri­mje­re­ni su i odgo­va­ra­ju­ći opse­zi te ele­men­ti opi­si­va­nja, a oni su pro­por­ci­onal­ni poje­di­nim vrsta­ma oba­vi­jes­nih poma­ga­la.
   Kao što latin­ski naziv kaže, sumar­ni inven­tar je uop­ćen, sažet, sve­uku­pan, skra­ćen, pre­gle­dan, točan opis arhiv­sko­ga gra­di­va fon­da ili zbir­ke.  On je, kao što naš sta­ri­ji naziv kaže, našas­tar — pri­kaz sve­ukup­nog gra­di­va koje se “naš­lo” u fon­du ili zbir­ci.  On je ujed­no i imov­nik, jer popi­su­ju­ći gra­di­vo po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma poka­zu­je imo­vin­sko sta­nje fon­da ili zbir­ke.  Izra­đu­je se za sre­đe­no gra­di­vo poje­di­nač­nog fon­da ili zbir­ke.  Ide­al je sva­ke arhiv­ske usta­no­ve obra­di­ti arhiv­sko gra­di­vo svih fon­do­va i zbir­ki do razi­ne sumar­nog inven­ta­ra.
   Koji će sve ele­men­ti opi­si­va­nja biti zas­tup­lje­ni u odre­đe­nom sumar­nom inven­ta­ru zavi­si od vri­jed­nos­ti fon­da te od poje­di­nač­nih slu­ča­je­va. Nave­de­ne ele­men­te ne tre­ba uvi­jek iska­zi­va­ti u zaseb­nim poglav­lji­ma; pone­kad ćemo spo­ji­ti više ele­me­na­ta opi­si­va­nja u jed­no poglav­lje, a čes­to neke ele­men­te uop­će neće­mo iska­zi­va­ti (npr. mikro­fil­mi­ra­nje, res­ta­uri­ra­nje i kon­zer­vi­ra­nje ili dopun­ski izvo­ri). Tre­ba nagla­si­ti da su ele­men­ti opi­si­va­nja pove­za­ni, ispre­ple­ću se i ovi­se jedan o dru­gom.  Tako npr. ured­sko pos­lo­va­nje i orga­ni­za­cij­ski ustroj stva­ra­te­lja uvje­tu­ju for­mi­ra­nje odgo­va­ra­ju­ćih cje­li­na fon­da odnos­no seri­ja i pod­se­ri­ja, dak­le struk­tu­ru fon­da, a ujed­no se odra­ža­va­ju i na sadr­žaj gra­di­va fon­da.  Isto je tako npr. pro­ble­ma­ti­ka valo­ri­za­ci­je gra­di­va fon­da ili zbir­ke pove­za­na s pita­nji­ma oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja gra­di­va, kao i pro­vo­đe­nja zaštit­nog mikro­fil­mi­ra­nja, res­ta­uri­ra­nja i kon­zer­vi­ra­nja ili uvr­šta­va­nja na pri­ori­tet­nu lis­tu za to.
   Sas­tav­ni dio sumar­nih inven­ta­ra su sumar­ni popi­si koji­ma se opi­su­je arhiv­sko gra­di­vo cje­li­na, seri­ja i pod­se­ri­ja, a po arhiv­skim jedi­ni­ca­ma.  Kod ras­po­re­da cje­li­na ruko­vo­dit ćemo se nače­lom ” od općeg pre­ma poseb­nom”.  Na prvo ćemo mjes­to sta­vi­ti cje­li­ne koje sadr­že važ­ni­je i opće­ni­ti­je oba­vi­jes­ti.  Istim nače­lom vodit ćemo se i kod ras­po­re­da vrsta arhiv­sko­ga gra­di­va unu­tar cje­li­na.  Tako ćemo npr. kod fon­do­va upra­ve na prvo mjes­to ras­po­re­di­ti seri­je gra­di­va pred­sjed­niš­tva, taj­niš­tva, zatim povje­rens­ta­va, potom odje­la, odsje­ka, upra­va, komi­si­ja, ure­da.  Unu­tar seri­ja ras­po­re­dit ćemo gra­di­vo po istim nače­li­ma, pa će u pod­se­ri­je ući zapis­ni­ci, izvje­šta­ji, pro­ra­ču­ni, a zatim stro­go povjer­lji­vi, povjer­lji­vi, te opći spi­si.  U sumar­nim inven­tar­nim popi­si­ma prvo ćemo opi­sa­ti i popi­sa­ti regis­tra­tur­na poma­ga­la te osta­le knji­ge raz­vr­sta­ne u cje­li­ne, a zatim spi­se raz­vr­sta­ne na seri­je i pod­se­ri­je.  Rani­je u tek­s­tu izne­sen je pri­jed­log mini­mu­ma rubri­ka što ih tre­ba sadr­ža­va­ti sumar­ni inven­tar­ni popis arhiv­sko­ga gra­di­va.  Još jed­nom nagla­ša­va­mo da se te rubri­ke mogu i dopu­ni­ti, ako to zah­ti­je­va karak­ter fon­da. [↩]