Obrazovanje djelatnika u pismohranama — iskustva hrvatskih arhivista

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

U član­ku su izne­se­ne  spoz­na­je hrvat­skih arhi­vis­ta tije­kom obra­zo­va­nja dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma .Pri­ka­zan je  razvoj obra­zo­va­nja dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma (regis­tra­tu­ra­ma) te rezul­ta­ti u pogle­du pri­mar­ne zašti­te i pre­uzi­ma­nja gra­di­va u arhiv.U Repu­bli­ci Hrvat­skoj ne pos­to­ji redov­no obra­zo­va­nje za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma. Iskus­ta­va i spoz­na­je se odno­se prvens­tve­no na nji­ho­vo dopun­sko obra­zo­va­nje.
Ipak mora­mo spo­me­nu­ti da je bilo poku­ša­ja redo­vi­tog ško­lo­va­nja (u okvi­ru druš­tve­no-jezič­nog smje­ra sred­njeg škol­s­tva) pa je u poje­di­nim ško­la­ma uve­den pred­met arhi­vis­ti­ka, ali se ona nakon krat­kog vre­me­na spo­ji­la sa dru­gim druš­tve­nim pred­me­ti­ma te se na kra­ju pot­pu­no izgu­bi­la.
Budu­ći  da je tre­ba­lo zašti­ti­ti pisa­nu bašti­nu i pošti­va­ti obve­ze koje pro­iz­la­ze iz Zako­na („stva­ra­te­lji i ima­te­lji jav­nog arhiv­skog gra­di­va duž­ni su ga pre­da­ti nad­lež­nom arhi­vu u izvor­ni­ku, sre­đe­no, ozna­če­no, popi­sa­no, u zaokru­že­nim cje­li­na­ma te teh­nič­ki oprem­lje­no“)1, arhiv­skoj služ­bi nije pre­os­ta­lo ništa dru­go nego samos­tal­no orga­ni­zi­ra­ti dopun­sko obra­zo­va­nje. Logi­ka je bila jas­na, na taj način arhiv­ska služ­ba ostva­ri­la bi prvi dio zašti­te arhiv­skog gra­di­va i omo­gu­ći­la nje­go­vo pre­uzi­ma­nje (pri­mar­na zašti­ta).

U Hrvat­skoj je već kra­jem 19. sto­lje­ća jas­no nagla­še­na pove­za­nost pismo­hra­ne (regis­tra­tu­ra) i arhi­va, među­tim, ona je prak­tič­no zaži­vje­la tek nakon 1945. godi­ne ustro­jem služ­be zašti­te arhiv­skog gra­di­va izvan arhi­va ili popu­lar­no nazva­ne „Vanj­ske služ­be“.
U svi­je­tu se surad­nja stva­ra­te­lja i arhi­va mani­fes­ti­ra­la kroz raz­li­či­te obli­ke (npr. U Fran­cu­skoj „misi­je“ arhi­vis­ta, jedins­tve­ni sve­uči­liš­ni pro­gra­mi za arhi­vis­te i dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma, recor­ds mana­ger i slič­no.).

Jedi­ni kon­ti­nu­ira­ni oblik edu­ka­ci­je dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma na podru­čju RH, a i šire obav­lja­le su „Vanj­ske služ­be“, odnos­no arhi­vis­ti koji su radi­li na zašti­ti arhiv­skog gra­di­va izvan arhi­va. Koli­ko god gle­da­li sa sum­njom na ova­kav oblik obra­zo­va­nja dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma, mora­mo oda­ti priz­na­mje  našim kole­ga­ma, čuva­ri­ma pisa­ne bašti­ne, jer bez nji­ho­va rada i naš današ­nji bio bi mno­go siro­maš­ni­ji.
Osim ovog obli­ka edu­ka­ci­je, odr­ža­va­ni su i povre­me­ni teča­je­vi čiji je nagla­sak bio na sav­la­da­va­nju ured­skog poslovanja.Jedan od prvih tak­vih teča­je­va orga­ni­zi­ran je 1961.godine s dje­lat­ni­ci­ma pisar­ni­ce Sabo­ra RH2. Kas­ni­je se pro­ši­ru­je na arhiv­sko zako­no­dav­s­tvo te na sre­đi­va­nje, oda­bi­ra­nje i izlu­či­va­nje regis­tra­tur­nog gra­di­va.
Prvi takav pro­ši­re­ni tečaj odr­žan je 1982. godi­ne u orga­ni­za­ci­ji Arhi­va Hrvat­ske (današ­njeg Hrvat­skog držav­nog arhi­va) za rad­ni­ke u regis­tra­tu­ra­ma orga­na i orga­ni­za­ci­ja upra­ve sa zagre­bač­kog podru­čja. Nakon toga odr­ža­ni su slič­ni teča­je­vi 1984.godine u Povi­jes­nom arhi­vu u Zagre­bu i Sisku. Pored nave­de­nih, bilo je orga­ni­zi­ra­no još neko­li­ko teča­je­va koji su pret­ho­di­li dono­še­nju Pra­vil­ni­ka o obra­zo­va­nju dje­lat­ni­ka izvan arhi­va.
Pra­te­ći arhi­vis­tič­ku lite­ra­tu­ru može se zami­je­ti­ti da nije bilo plan­skog i kon­ti­nu­ira­nog odr­ža­va­nja tak­vih teča­je­va, među­tim, vid­lji­vo je pove­ća­nje bro­ja tema koje se pojav­lju­ju na pre­da­va­nji­ma.

Razvoj obra­zo­va­nja dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma od 1945. do 2000.godine može se podi­je­li­ti  u tri vre­men­ska raz­dob­lja:

  1. Do kra­ja sedam­de­se­tih godi­na, tema je isklju­či­vo kan­ce­la­rij­sko pos­lo­va­nje, a kao način dje­lo­va­nja kori­šte­ni su jedi­no savje­ti i upu­te vanj­ske arhiv­ske služ­be;
  2. Počet­kom osam­de­se­tih orga­ni­zi­ra­ju se prvi spe­ci­ja­lis­tič­ki semi­na­ri za dje­lat­ni­ke u  pismo­hra­na­ma, a pro­gram se pro­ši­ru­je na sve rele­vant­ne teme iz arhi­vis­ti­ke:
  3. Tre­će raz­dob­lje obra­zo­va­nja poči­nje 1988. godi­ne nakon dono­še­nja Pra­vil­ni­ka o pola­ga­nju ispi­ta o struč­noj ospo­sob­lje­nos­ti rad­ni­ka za zadat­ke i pos­lo­ve zašti­te arhiv­ske i regis­tra­tur­ne gra­đe izvan arhiva.Godine 2004. done­sen je novi Pra­vil­nik o struč­nom usa­vr­ša­va­nju i pro­vje­ri struč­ne ospo­sob­lje­nos­ti dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma. Time je uve­de­na i prav­na regu­la­ti­va — obve­za pola­ga­nja ispi­ta.

U prva dva raz­dob­lja obra­zo­va­nje je ima­lo fakul­ta­tiv­ni karak­ter dok tre­će pret­pos­tav­lja i obve­zu pola­ga­nja ispita.U tre­ćem raz­dob­lju pro­gram je bio jas­no odre­đen, a s Pra­vil­ni­kom iz 2004. godi­ne pro­gram je pro­ši­ren, pro­pi­sa­na lite­ra­tu­ra, odre­đe­ni uvje­ti i ute­me­lje­no Povje­rens­tvo (Komi­si­ja) za ispi­te.

Pro­gram ispi­ta obu­hva­ća:

  • pro­pi­se i nor­me koje se odno­se na ured­sko pos­lo­va­nje, zašti­tu, obra­du i dos­tup­nost gra­di­va
  • kla­si­fi­ka­ci­ju, orga­ni­za­ci­ju, sre­đi­va­nje i popi­si­va­nje gra­di­va,
  • zašti­tu i čuva­nje gra­di­va
  • zašti­tu i uprav­lja­nje elek­tro­nič­kim zapi­si­ma,
  • vred­no­va­nje, izlu­či­va­nje i pre­da­ju gra­di­va
  • zašti­tu i čuva­nje gra­di­va

1. Kla­si­fi­ka­ci­ja, orga­ni­za­ci­ja, sre­đi­va­nje i popi­si­va­nje gra­di­va3):

  • svr­ha kla­si­fi­ka­ci­je i kla­si­fi­ka­cij­ski sus­tav u uprav­lja­nju doku­men­ta­ci­jom, izra­da i pri­mje­na kla­si­fi­ka­cij­skog sus­ta­va u orga­ni­za­ci­ji doku­men­ta­ci­je uprav­nih tije­la i jav­nih usta­no­va,
  • vrste doku­men­ta­ci­je u upra­vi i jav­nim služ­ba­ma, obli­ko­va­nje i orga­ni­za­ci­ja jedi­ni­ca doku­men­ta­ci­je, doku­ment, pred­met, dosje, seri­ja,
  • ured­ske evi­den­ci­je: oblik, sadr­žaj i način vođe­nja,
  • pos­tup­ci u ruko­va­nju i obra­di doku­men­ta­ci­je, pra­će­nje kre­ta­nja i obra­de doku­men­ta­ci­je, ozna­ča­va­nje jedi­ni­ca doku­men­ta­ci­je,

2. Zašti­ta i čuva­nje gra­di­va:

  • svr­ha zašti­te, vrste i svoj­stva (fizi­kal­na i kemijska)gradiva, vrste i uzroč­ni­ci
  • ošte­ći­va­nja i pro­pa­da­nja, pro­cje­na ugro­že­nos­ti i fak­to­ri rizi­ka od nas­tu­pa­nja ošte­će­nja,
  • pre­ven­tiv­na zašti­ta gra­di­va, uvje­ti smje­šta­ja i čuva­nja, ulo­ga zgra­de u zašti­ti gra­di­va, orga­ni­za­ci­ja spre­miš­nog pros­to­ra, opre­ma i ure­đe­nje spre­mi­šta, zaštit­na
  • sred­stva i pos­tup­ci, zašti­ta gra­di­va u kori­šte­nju,
  • teh­nič­ko opre­ma­nje i odla­ga­nje­je­di­ni­ca gra­di­va
  • sigur­nos­no i zaštit­no sni­ma­nje, zašti­ta gra­di­va u slu­ča­ju rata, ele­men­tar­nih nepo­go­da i nesre­ća,
  • vrste, osnov­na svoj­stva, zašti­ta i čuva­nje audi­ovi­zu­al­nih i elek­tro­nič­kih zapi­sa, način teh­nič­kog opre­ma­nja i odla­ga­nja, zašti­ta inte­gri­te­ta elek­tro­nič­kih zapi­sa.

3. Vred­no­va­nje, izlu­či­va­nje i pre­da­ja gra­di­va

  • svr­ha vred­no­va­nja gradiva,metodologija i pos­tup­ci u vred­no­va­nju, pro­pi­si o
  • vred­no­va­nje gra­di­va u Repu­bli­ci Hrvat­skoj, utvr­đi­va­nje vri­jed­nos­ti i roko­va čuva­nja, izra­da i pri­mje­na popi­sa gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja,
  • pos­tu­pak izlu­či­va­nja i uni­šta­va­nja izlu­če­nog gra­di­va, doku­men­ta­ci­ja o izlu­či­va­nju i
  • uni­šte­nje gra­di­va,
  • obve­ze i roko­vi pre­da­je gra­di­va nad­lež­nom arhi­vu, pos­tu­pak pre­da­je gra­di­va i
  • doku­men­ta­ci­ja o pre­da­ji gra­di­va, pos­tu­pa­nje s gra­di­vom u slu­ča­ju pres­tan­ka dje­lat­nos­ti i pri­je­no­sa nad­lež­nos­ti na dru­go tije­lo.

Kao novi­na u ovom Pra­vil­ni­ku pro­pi­sa­na je i ispit­na lite­ra­tu­ra koja se sas­to­ji od:

  1. Zakon o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (NN 105/97)
  2. Zakon o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma (NN 172/03)
  3. Zakon o zašti­ti osob­nih poda­ta­ka (NN 103/03)
  4. Pra­vil­nik o zašti­ti i čuva­nju arhiv­skog gra­di­va izvan arhi­va (NN 63/04)
  5. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va (NN 90/02)
  6. Pra­vil­nik o pre­da­ji gra­di­va arhi­vi­ma (NN 90/02)
  7. Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju (NN 38/87 i 42/88)
  8. Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju (NN 49/87 i 38/88)
  9. Pra­vil­nik o jedins­tve­nim kla­si­fi­ka­cij­skim i broj­ča­nim ozna­ka­ma stva­ra­oca i pri­ma­la­ca aka­ta (NN 38/88)
  10. HRN ISO 15489 – uprav­lja­nje spi­si­ma
  11. Duran­ti, Luci­ana. Arhiv­ski zapi­si: Teori­ja i prak­sa, Zagreb 2000.

Osim nave­de­nog, arhi­vi­ma je pre­po­ru­če­no da odr­ža­va­ju pri­prem­ne teča­je­ve po ovom pro­gra­mu.
Danas je u ovaj pro­gram uklju­če­na i nova Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju, a Hrvat­ski držav­ni arhiv je obja­vio  i udž­be­nik za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma. Može­mo reći da su obav­lje­ne sve pre­drad­nje kako bi edu­ka­ci­ja bila uspješ­na. Pos­tav­lja­lo se pita­nje tko će oba­vi­ti edu­ka­ci­ju? Ima­mo li dovolj­no kva­li­tet­nog kadra u sva­kom arhi­vu i ako ne, kako reali­zi­ra­ti pro­jekt dodat­nog obra­zo­va­nja dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma? Bila su dva pri­jed­lo­ga, jedan je nudio cen­tra­li­zi­ra­no obra­zo­va­nje (jedan struč­ni tim koji bi obav­ljao edu­ka­ci­ju na podru­čju cije­le RH) dok se dru­gi pri­jed­log zala­gao za decen­tra­li­za­ci­ju obra­zo­va­nja (sva­ki arhiv na svom podru­čju sa svo­jim struč­nim kadrom obav­lja edu­ka­ci­ju po zajed­nič­kom pro­gra­mu).
Odgo­vo­re na pos­tav­lje­na pita­nja dala je prak­sa u okvi­ru done­se­nih pro­pi­sa.
Danas sva­ki držav­ni arhiv odr­ža­va pri­prem­ne teča­je­ve po zajed­nič­kom pro­gra­mu, za poje­di­ne teme (gdje nema kom­pe­tent­nog struč­nja­ka) anga­ži­ra­ju se kole­ge iz dru­gih arhi­va). Na razi­ni RH osno­va­no je Povje­rens­tvo za struč­ni ispit za zašti­tu i obra­du arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va.
Sva­ka­ko je potreb­no istak­nu­ti da je u Repu­bli­ci Hrvat­skoj pokre­nut i novi pro­gram obra­zo­va­nja, to jest osnov­ni  i napred­ni pro­gram ospo­sob­lja­va­nja i struč­nog usa­vr­ša­va­nja. Pro­gram je nami­je­njen oso­ba­ma koje rade u ured­skom pos­lo­va­nju, doku­men­ta­cij­skim služ­ba­ma ili sudje­lu­ju u obra­di i zašti­ti pos­lov­ne ili služ­be­ne doku­men­ta­ci­je. Ovaj pro­jekt zapo­čeo je sa dje­lo­va­njem 2012. godi­ne u Hrvat­skom držav­nom arhi­vu.
Ova­kav način rada poka­zao se vrlo učin­ko­vit i polu­čio je vrlo dobre rezul­ta­te u zašti­ti pisa­ne bašti­ne i kul­tur­nog nas­lje­đa uop­će.

Zaklju­čak

Pro­ma­tra­ju­ći obra­zo­va­nje dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma u zad­njih pede­set godi­na može­mo zaklju­či­ti da su uči­nje­ni ogrom­ni kora­ci u pri­mar­noj zašti­ti pisa­ne bašti­ne.
Zna­ča­jan pomak uči­njen je 1988. godi­ne dono­še­njem Pra­vil­ni­ka o pola­ga­nju ispi­ta o struč­noj ospo­sob­lje­nos­ti rad­ni­ka na zašti­ti arhiv­ske i regis­tra­tur­ne gra­đe izvan arhi­va, a nje­go­va nova ver­zi­ja iz 2004. godi­ne napra­vi­la je pra­vu revo­lu­ci­ju u dodat­nom obra­zo­va­nju dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma (pri­mar­noj zašti­ti gra­di­va). Pra­vil­nik je bio alat kojeg do tada arhi­vis­ti nisu ima­li. Arhi­vis­ti su konač­no ima­li prav­no upo­ri­šte koje je omo­gu­či­lo da pos­lo­dav­ci shva­te da je zašti­ta doku­men­ta­ci­je u nji­ho­vom inte­re­su. Da bi zašti­ti­li svo­je inte­re­se mora­li su zašti­ti svo­ju doku­men­ta­ci­ju, svo­je infor­ma­ci­je. Naj­e­fi­kas­ni­ji način zašti­te bila je edu­ka­ci­ja vlas­ti­tog kadra. Orga­ni­zi­ra­ju­ći struč­ne semi­na­re, arhi­vis­ti su kroz svo­ja izla­ga­nja podi­za­li svi­jest o važ­nos­ti pos­la kojim se bave dje­lat­ni­ci zadu­že­ni za pismo­hra­ne (arhi­ve), pisar­ni­ce, elek­tro­nič­ke infor­ma­ci­je i slično.Koliko smo uspješ­no pre­ni­je­li svo­ju struč­nost i uvjer­nost o važ­nos­ti čuva­nja doku­men­ta­ci­je na naše kole­gi­ce i kole­ge na tere­nu, toli­ko je bila i jest uspješ­na zašti­ta pisa­ne bašti­ne u nas­ta­ja­nju.
Kao nepo­bit­nu činje­ni­cu koja pot­vr­đu­je isprav­nost dosa­daš­njeg rada, navest ću neko­li­ko poda­ta­ka: od 1993. do 2012. godi­ne, nakon ods­lu­ša­nog teča­ja, ispit je polo­ži­lo 2579 kan­di­da­ta (pre­ma služ­be­noj evi­den­ci­ji Hrvat­skog držav­nog arhi­va). Pos­lje­di­ca je toga da kate­go­ri­zi­ra­ni stva­ra­te­lji redo­vi­to dos­tav­lja­ju nad­lež­no­me arhi­vu evi­den­ci­je o gra­di­vu, da u veli­ko­me pos­tot­ku ima­ju izra­đe­ne Pra­vil­ni­ke o pos­tu­pa­nju sa doku­men­ta­ci­jom i Popi­se gra­di­va (Lis­te) s roko­vi­ma čuva­nja te da se gra­di­vo  pre­da­je u arhi­ve uglav­nom u sre­đe­nom i popi­sa­nom sta­nju.
Takav pris­tup omo­gu­ćio je nama arhi­vis­ti­ma da podig­ne­mo razi­nu svog struč­nog rada, pru­ži­mo kva­li­tet­ni­ji pro­izvod i uslu­gu našim koris­ni­ci­ma (ana­li­tič­ki inven­ta­ri, temat­ski vodi­či, dos­tup­nost gra­di­va, elek­tro­nič­ki medi­ji i dr.).
Naš zada­tak nije zavr­šen, on je tek počeo i mora­mo se izbo­ri­ti za redo­vi­to obra­zo­va­nje nas i naših kole­gi­ca i kole­ga na tere­nu.

Sum­mary

Obser­ving the tra­ining of employe­es in arc­hi­ves (record offi­ces) in the last fif­ty years, we can con­clu­de that gre­at steps have been taken in pri­mary care of  writ­ten heri­ta­ge. A sig­ni­fi­cant shift was made in 1988., when the Regu­la­ti­on on the quali­fi­ca­ti­on exa­mi­na­ti­ons of employe­es on pro­tec­ti­on of arc­hi­val and cur­rent recor­ds out­si­de the arc­hi­ves were enac­ted. The new ver­si­on of this Regu­la­ti­on (from the year 2004.) cre­ated a revo­lu­ti­on in addi­ti­onal edu­ca­ti­on of employe­es wor­king in arc­hi­ving (in the pri­mary care of the recor­ds). The Regu­la­ti­on was the tool that arc­hi­vis­ts did not have, until then.
Arc­hi­vis­ts final­ly had a legal basis which ena­bled employers to reali­ze that pro­tec­ti­on of docu­men­ta­ti­on is in the­ir own inte­rest.  In order to pro­tect the­ir own inte­res­ts, they had to pro­tect the­ir own docu­men­ta­ti­on, the­ir own infor­ma­ti­on.
The most effi­ci­ent way of pro­tec­ti­on was by way of edu­ca­ting the­ir own staff. By orga­ni­zing semi­nars, arc­hi­vis­ts were, thro­ugh pre­sen­ta­ti­ons, raising the awa­re­ness of the impor­tan­ce of work done by employe­es in char­ge of the arc­hi­ves (record offi­ces), regis­tri­es, elec­tro­nic infor­ma­ti­on etc.

The suc­cess of the pro­tec­ti­on of writ­ten heri­ta­ge in the making is direc­tly rela­ted to the tran­sfe­ren­ce of exper­ti­se and convic­ti­on of the impor­tan­ce of keeping docu­men­ta­ti­on from arc­hi­vis­ts to the­ir col­le­agu­es in the field.

I shall point out some infor­ma­ti­on as an unde­ni­able fact, which con­fir­ms the accu­racy of the pre­vi­ous work. From 1993 to 2012, after the atten­ded cour­se, 2579 can­di­da­tes passed the exam (accor­ding  to offi­ci­al recor­ds of Cro­ati­an Sta­te Arc­hi­ves). The result is that cate­go­ri­zed cre­ators regu­lar­ly sub­mit to res­pon­si­ble arc­hi­val ins­ti­tu­ti­ons recor­ds regar­ding the­ir docu­men­ta­ti­on. Also, they, to a lar­ge extent, have rules of pro­ce­du­re with docu­men­ta­ti­on and recor­ds sche­du­les, and the docu­men­ta­ti­on is sub­mit­ted to arc­hi­val ins­ti­tu­ti­ons mos­tly arran­ged and lis­ted.

Such work has ena­bled us arc­hi­vis­ts to raise the level of our work, pro­vi­de a hig­her quality pro­duct and ser­vi­ce to our cli­ents (analyti­cal inven­to­ri­es, the­ma­tic guides, acce­ssi­bi­lity, elec­tro­nic media etc.) Our task is not yet fini­shed, it has just begun. We have to strug­gle for  regu­lar edu­ca­ti­on for us and our col­le­agu­es in the field.

(Čla­nak je objav­ljen u zbor­ni­ku “Arhiv­ska prak­sa”, Tuz­la, 2012.)


  1. Zakon o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma (NN 105/97 []
  2. O tome je pisao S.Bačić u tek­s­tu Semi­nar o kan­ce­la­rij­skom pos­lo­va­nju sa služ­be­ni­ci­ma pisar­ni­ca, Arhiv­ski vjes­nik, god. IV-V/1961–1962, str. 397–405. []
  3. Pra­vil­nik o struč­nom usa­vr­ša­va­nju i pro­vje­ri struč­ne ospo­sob­lje­nos­ti dje­lat­ni­ka u pismo­hra­na­ma (NN 93/2004 []