Obrazovanje djelatnika u pismohranama – iskustva hrvatskih arhivista

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

U članku su iznesene  spoznaje hrvatskih arhivista tijekom obrazovanja djelatnika u pismohranama .Prikazan je  razvoj obrazovanja djelatnika u pismohranama (registraturama) te rezultati u pogledu primarne zaštite i preuzimanja gradiva u arhiv.U Republici Hrvatskoj ne postoji redovno obrazovanje za djelatnike u pismohranama. Iskustava i spoznaje se odnose prvenstveno na njihovo dopunsko obrazovanje.
Ipak moramo spomenuti da je bilo pokušaja redovitog školovanja (u okviru društveno-jezičnog smjera srednjeg školstva) pa je u pojedinim školama uveden predmet arhivistika, ali se ona nakon kratkog vremena spojila sa drugim društvenim predmetima te se na kraju potpuno izgubila.
Budući  da je trebalo zaštititi pisanu baštinu i poštivati obveze koje proizlaze iz Zakona („stvaratelji i imatelji javnog arhivskog gradiva dužni su ga predati nadležnom arhivu u izvorniku, sređeno, označeno, popisano, u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno“)1, arhivskoj službi nije preostalo ništa drugo nego samostalno organizirati dopunsko obrazovanje. Logika je bila jasna, na taj način arhivska služba ostvarila bi prvi dio zaštite arhivskog gradiva i omogućila njegovo preuzimanje (primarna zaštita).

U Hrvatskoj je već krajem 19. stoljeća jasno naglašena povezanost pismohrane (registratura) i arhiva, međutim, ona je praktično zaživjela tek nakon 1945. godine ustrojem službe zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva ili popularno nazvane „Vanjske službe“.
U svijetu se suradnja stvaratelja i arhiva manifestirala kroz različite oblike (npr. U Francuskoj „misije“ arhivista, jedinstveni sveučilišni programi za arhiviste i djelatnike u pismohranama, records manager i slično.).

Jedini kontinuirani oblik edukacije djelatnika u pismohranama na području RH, a i šire obavljale su „Vanjske službe“, odnosno arhivisti koji su radili na zaštiti arhivskog gradiva izvan arhiva. Koliko god gledali sa sumnjom na ovakav oblik obrazovanja djelatnika u pismohranama, moramo odati priznamje  našim kolegama, čuvarima pisane baštine, jer bez njihova rada i naš današnji bio bi mnogo siromašniji.
Osim ovog oblika edukacije, održavani su i povremeni tečajevi čiji je naglasak bio na savladavanju uredskog poslovanja.Jedan od prvih takvih tečajeva organiziran je 1961.godine s djelatnicima pisarnice Sabora RH2. Kasnije se proširuje na arhivsko zakonodavstvo te na sređivanje, odabiranje i izlučivanje registraturnog gradiva.
Prvi takav prošireni tečaj održan je 1982. godine u organizaciji Arhiva Hrvatske (današnjeg Hrvatskog državnog arhiva) za radnike u registraturama organa i organizacija uprave sa zagrebačkog područja. Nakon toga održani su slični tečajevi 1984.godine u Povijesnom arhivu u Zagrebu i Sisku. Pored navedenih, bilo je organizirano još nekoliko tečajeva koji su prethodili donošenju Pravilnika o obrazovanju djelatnika izvan arhiva.
Prateći arhivističku literaturu može se zamijetiti da nije bilo planskog i kontinuiranog održavanja takvih tečajeva, međutim, vidljivo je povećanje broja tema koje se pojavljuju na predavanjima.

Razvoj obrazovanja djelatnika u pismohranama od 1945. do 2000.godine može se podijeliti  u tri vremenska razdoblja:

  1. Do kraja sedamdesetih godina, tema je isključivo kancelarijsko poslovanje, a kao način djelovanja korišteni su jedino savjeti i upute vanjske arhivske službe;
  2. Početkom osamdesetih organiziraju se prvi specijalistički seminari za djelatnike u  pismohranama, a program se proširuje na sve relevantne teme iz arhivistike:
  3. Treće razdoblje obrazovanja počinje 1988. godine nakon donošenja Pravilnika o polaganju ispita o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva.Godine 2004. donesen je novi Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama. Time je uvedena i pravna regulativa – obveza polaganja ispita.

U prva dva razdoblja obrazovanje je imalo fakultativni karakter dok treće pretpostavlja i obvezu polaganja ispita.U trećem razdoblju program je bio jasno određen, a s Pravilnikom iz 2004. godine program je proširen, propisana literatura, određeni uvjeti i utemeljeno Povjerenstvo (Komisija) za ispite.

Program ispita obuhvaća:

  • propise i norme koje se odnose na uredsko poslovanje, zaštitu, obradu i dostupnost gradiva
  • klasifikaciju, organizaciju, sređivanje i popisivanje gradiva,
  • zaštitu i čuvanje gradiva
  • zaštitu i upravljanje elektroničkim zapisima,
  • vrednovanje, izlučivanje i predaju gradiva
  • zaštitu i čuvanje gradiva

1. Klasifikacija, organizacija, sređivanje i popisivanje gradiva3):

  • svrha klasifikacije i klasifikacijski sustav u upravljanju dokumentacijom, izrada i primjena klasifikacijskog sustava u organizaciji dokumentacije upravnih tijela i javnih ustanova,
  • vrste dokumentacije u upravi i javnim službama, oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije, dokument, predmet, dosje, serija,
  • uredske evidencije: oblik, sadržaj i način vođenja,
  • postupci u rukovanju i obradi dokumentacije, praćenje kretanja i obrade dokumentacije, označavanje jedinica dokumentacije,

2. Zaštita i čuvanje gradiva:

  • svrha zaštite, vrste i svojstva (fizikalna i kemijska)gradiva, vrste i uzročnici
  • oštećivanja i propadanja, procjena ugroženosti i faktori rizika od nastupanja oštećenja,
  • preventivna zaštita gradiva, uvjeti smještaja i čuvanja, uloga zgrade u zaštiti gradiva, organizacija spremišnog prostora, oprema i uređenje spremišta, zaštitna
  • sredstva i postupci, zaštita gradiva u korištenju,
  • tehničko opremanje i odlaganjejedinica gradiva
  • sigurnosno i zaštitno snimanje, zaštita gradiva u slučaju rata, elementarnih nepogoda i nesreća,
  • vrste, osnovna svojstva, zaštita i čuvanje audiovizualnih i elektroničkih zapisa, način tehničkog opremanja i odlaganja, zaštita integriteta elektroničkih zapisa.

3. Vrednovanje, izlučivanje i predaja gradiva

  • svrha vrednovanja gradiva,metodologija i postupci u vrednovanju, propisi o
  • vrednovanje gradiva u Republici Hrvatskoj, utvrđivanje vrijednosti i rokova čuvanja, izrada i primjena popisa gradiva s rokovima čuvanja,
  • postupak izlučivanja i uništavanja izlučenog gradiva, dokumentacija o izlučivanju i
  • uništenje gradiva,
  • obveze i rokovi predaje gradiva nadležnom arhivu, postupak predaje gradiva i
  • dokumentacija o predaji gradiva, postupanje s gradivom u slučaju prestanka djelatnosti i prijenosa nadležnosti na drugo tijelo.

Kao novina u ovom Pravilniku propisana je i ispitna literatura koja se sastoji od:

  1. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97)
  2. Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 172/03)
  3. Zakon o zaštiti osobnih podataka (NN 103/03)
  4. Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva (NN 63/04)
  5. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02)
  6. Pravilnik o predaji gradiva arhivima (NN 90/02)
  7. Uredba o uredskom poslovanju (NN 38/87 i 42/88)
  8. Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 49/87 i 38/88)
  9. Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim i brojčanim oznakama stvaraoca i primalaca akata (NN 38/88)
  10. HRN ISO 15489 – upravljanje spisima
  11. Duranti, Luciana. Arhivski zapisi: Teorija i praksa, Zagreb 2000.

Osim navedenog, arhivima je preporučeno da održavaju pripremne tečajeve po ovom programu.
Danas je u ovaj program uključena i nova Uredba o uredskom poslovanju, a Hrvatski državni arhiv je objavio  i udžbenik za djelatnike u pismohranama. Možemo reći da su obavljene sve predradnje kako bi edukacija bila uspješna. Postavljalo se pitanje tko će obaviti edukaciju? Imamo li dovoljno kvalitetnog kadra u svakom arhivu i ako ne, kako realizirati projekt dodatnog obrazovanja djelatnika u pismohranama? Bila su dva prijedloga, jedan je nudio centralizirano obrazovanje (jedan stručni tim koji bi obavljao edukaciju na području cijele RH) dok se drugi prijedlog zalagao za decentralizaciju obrazovanja (svaki arhiv na svom području sa svojim stručnim kadrom obavlja edukaciju po zajedničkom programu).
Odgovore na postavljena pitanja dala je praksa u okviru donesenih propisa.
Danas svaki državni arhiv održava pripremne tečajeve po zajedničkom programu, za pojedine teme (gdje nema kompetentnog stručnjaka) angažiraju se kolege iz drugih arhiva). Na razini RH osnovano je Povjerenstvo za stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva.
Svakako je potrebno istaknuti da je u Republici Hrvatskoj pokrenut i novi program obrazovanja, to jest osnovni  i napredni program osposobljavanja i stručnog usavršavanja. Program je namijenjen osobama koje rade u uredskom poslovanju, dokumentacijskim službama ili sudjeluju u obradi i zaštiti poslovne ili službene dokumentacije. Ovaj projekt započeo je sa djelovanjem 2012. godine u Hrvatskom državnom arhivu.
Ovakav način rada pokazao se vrlo učinkovit i polučio je vrlo dobre rezultate u zaštiti pisane baštine i kulturnog nasljeđa uopće.

Zaključak

Promatrajući obrazovanje djelatnika u pismohranama u zadnjih pedeset godina možemo zaključiti da su učinjeni ogromni koraci u primarnoj zaštiti pisane baštine.
Značajan pomak učinjen je 1988. godine donošenjem Pravilnika o polaganju ispita o stručnoj osposobljenosti radnika na zaštiti arhivske i registraturne građe izvan arhiva, a njegova nova verzija iz 2004. godine napravila je pravu revoluciju u dodatnom obrazovanju djelatnika u pismohranama (primarnoj zaštiti gradiva). Pravilnik je bio alat kojeg do tada arhivisti nisu imali. Arhivisti su konačno imali pravno uporište koje je omogučilo da poslodavci shvate da je zaštita dokumentacije u njihovom interesu. Da bi zaštitili svoje interese morali su zaštiti svoju dokumentaciju, svoje informacije. Najefikasniji način zaštite bila je edukacija vlastitog kadra. Organizirajući stručne seminare, arhivisti su kroz svoja izlaganja podizali svijest o važnosti posla kojim se bave djelatnici zaduženi za pismohrane (arhive), pisarnice, elektroničke informacije i slično.Koliko smo uspješno prenijeli svoju stručnost i uvjernost o važnosti čuvanja dokumentacije na naše kolegice i kolege na terenu, toliko je bila i jest uspješna zaštita pisane baštine u nastajanju.
Kao nepobitnu činjenicu koja potvrđuje ispravnost dosadašnjeg rada, navest ću nekoliko podataka: od 1993. do 2012. godine, nakon odslušanog tečaja, ispit je položilo 2579 kandidata (prema službenoj evidenciji Hrvatskog državnog arhiva). Posljedica je toga da kategorizirani stvaratelji redovito dostavljaju nadležnome arhivu evidencije o gradivu, da u velikome postotku imaju izrađene Pravilnike o postupanju sa dokumentacijom i Popise gradiva (Liste) s rokovima čuvanja te da se gradivo  predaje u arhive uglavnom u sređenom i popisanom stanju.
Takav pristup omogućio je nama arhivistima da podignemo razinu svog stručnog rada, pružimo kvalitetniji proizvod i uslugu našim korisnicima (analitički inventari, tematski vodiči, dostupnost gradiva, elektronički mediji i dr.).
Naš zadatak nije završen, on je tek počeo i moramo se izboriti za redovito obrazovanje nas i naših kolegica i kolega na terenu.

Summary

Observing the training of employees in archives (record offices) in the last fifty years, we can conclude that great steps have been taken in primary care of  written heritage. A significant shift was made in 1988., when the Regulation on the qualification examinations of employees on protection of archival and current records outside the archives were enacted. The new version of this Regulation (from the year 2004.) created a revolution in additional education of employees working in archiving (in the primary care of the records). The Regulation was the tool that archivists did not have, until then.
Archivists finally had a legal basis which enabled employers to realize that protection of documentation is in their own interest.  In order to protect their own interests, they had to protect their own documentation, their own information.
The most efficient way of protection was by way of educating their own staff. By organizing seminars, archivists were, through presentations, raising the awareness of the importance of work done by employees in charge of the archives (record offices), registries, electronic information etc.

The success of the protection of written heritage in the making is directly related to the transference of expertise and conviction of the importance of keeping documentation from archivists to their colleagues in the field.

I shall point out some information as an undeniable fact, which confirms the accuracy of the previous work. From 1993 to 2012, after the attended course, 2579 candidates passed the exam (according  to official records of Croatian State Archives). The result is that categorized creators regularly submit to responsible archival institutions records regarding their documentation. Also, they, to a large extent, have rules of procedure with documentation and records schedules, and the documentation is submitted to archival institutions mostly arranged and listed.

Such work has enabled us archivists to raise the level of our work, provide a higher quality product and service to our clients (analytical inventories, thematic guides, accessibility, electronic media etc.) Our task is not yet finished, it has just begun. We have to struggle for  regular education for us and our colleagues in the field.

(Članak je objavljen u zborniku “Arhivska praksa”, Tuzla, 2012.)


  1. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97 []
  2. O tome je pisao S.Bačić u tekstu Seminar o kancelarijskom poslovanju sa službenicima pisarnica, Arhivski vjesnik, god. IV-V/1961-1962, str. 397-405. []
  3. Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/2004 []