Problematika vrednovanja arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

S obzi­rom da se u današ­nje vri­je­me razvo­jem teh­no­lo­gi­je pojed­nos­tav­ni­la i pojef­ti­ni­la izra­da veli­ke koli­či­ne pisa­nog i elek­tron­skog gra­di­va, neo­p­hod­no je i vred­no­va­nje kod stva­ra­te­lja, da se redo­vi­to oda­bi­re gra­di­vo sa ogra­ni­če­nim roko­vi­ma čuva­nja, kako bi se u arhiv ubu­du­će pre­uze­lo samo gra­di­vo od traj­nog zna­če­nja. U član­ku se obra­đu­je sta­nje na tere­nu s kojim se susre­će­mo pri­li­kom vred­no­va­nja gra­di­va i izra­de poseb­nih popi­sa koje su duž­ni oba­vi­ti stva­ra­te­lji.

Ključ­ne rije­či: arhiv, popi­si,  stva­ra­te­lji, vred­no­va­nje, izlu­či­va­nje

Uvod

Kao samos­tal­ne usta­no­ve arhi­vi poči­nju dje­lo­va­ti u 18. st. kada im je osnov­na dje­lat­nost u pra­vi­lu bila traj­no čuva­nje gra­di­va. Razvo­jem tiskar­stva i novih teh­no­lo­gi­ja zapo­če­la je era veli­ke pro­duk­ci­je spi­sa, kojom su arhi­vi uvi­dje­li da nije dovolj­no samo čuva­ti gra­di­vo već je potreb­no vodi­ti raču­na o gra­di­vu u nas­ta­ja­nju. S obzi­rom da je nakon 1945. godi­ne uni­šte­na veli­ka koli­či­na arhiv­skog gra­di­va za raz­dob­lje od 1850. do 1945. godi­ne uvi­dje­la se važ­nost pos­to­ja­nja arhi­va i pove­za­nost arhiv­ske služ­be i pismo­hra­na. Iako se u tadaš­nje vri­je­me nas­to­ja­lo spa­si­ti arhiv­sko gra­di­vo od uni­šte­nja zbog pre­ma­log bro­ja arhi­va i arhiv­skih dje­lat­ni­ka doš­lo je do samo­volj­nog i neo­d­go­vor­nog uni­šta­va­nja arhiv­skog gra­di­va, pa je tako pre­ma nekim izra­ču­ni­ma uni­šte­no čak 90% cje­lo­kup­nog arhiv­skog gra­di­va 1850–1945. godi­ne s podru­čja sje­ver­ne Hrvat­ske.1
Takav razvoj doga­đa­ja nakon 1945. dopri­nio je osni­va­nju većeg bro­ja arhi­va u koji­ma se osim bri­ge o arhiv­skom gra­di­vu unu­tar arhi­va, poči­nje vodi­ti i bri­ga o gra­di­vu u nas­ta­ja­nju te se unu­tar arhi­va osni­va­ju tako­zva­ne vanj­ske služ­be koje su ustro­je­ne radi zašti­te arhiv­skog gra­di­va izvan arhi­va.2 Od tada se poku­ša­va­ju doni­je­ti pro­pi­si koji bi potak­nu­li stva­ra­te­lje na bri­gu o gra­di­vu u nas­ta­ja­nju.
S obzi­rom na razvoj doga­đa­ja, pos­tup­no se uvi­dje­la nuž­nost vred­no­va­nja gra­di­va, te se poku­ša­va­ju utvr­di­ti ulo­ge arhi­vis­ta u vred­no­va­nju arhiv­sko­ga gra­di­va koje je dove­lo do „raz­li­či­tih teori­ja, cilje­va i meto­do­lo­gi­je vred­no­va­nja, pri čemu ima­mo tri osnov­na tipa teorij­skog pris­tu­pa:
a) upra­va odre­đu­je što će se čuva­ti, a arhi­vis­ti su samo čuva­ri ono­ga što su dobi­li od upra­ve (nagla­sak je na pri­mar­noj vri­jed­nos­ti zapi­sa);
b) arhi­vis­ti utvr­đu­ju vri­jed­nost svih zapi­sa (pola­zi se prvens­tve­no od sekun­dar­ne vri­jed­nos­ti) i
c) surad­nja upra­ve i arhi­vis­ta ili rad pro­fe­si­onal­nih arhi­vis­ta u tije­li­ma stva­ra­te­lja arhiv­skog gra­di­va“3
Takav teorij­ski pris­tup koji se počeo razvi­ja­ti u 19. i 20. sto­lje­ću aktu­alan je i danas, s tim da smo u sus­tav uve­li obve­zu dos­ta­ve poseb­nog popi­sa i popi­sa gra­di­va za izlu­či­va­nje na odo­bre­nje arhi­vi­ma, čime smo pot­vr­di­li oda­bir teori­je surad­nje upra­ve odnos­no stva­ra­te­lja i arhi­va. No je li to dois­ta tako i u prak­si?
Kako bismo usta­no­vi­li koji su to doku­me­ni­ti zna­čaj­ni za povi­jest i dru­ge druš­tve­na potre­be, stva­ra­te­lji gra­di­va se pre­ma Pra­vil­ni­ku o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va4  svr­sta­va­ju u tri osnov­ne kate­go­ri­je pre­ma koji­ma se utvr­đu­je zna­čaj cje­li­ne gra­di­va koje nas­ta­je nji­ho­vim dje­lo­va­njem. Samim time što se pre­ma kate­go­ri­za­ci­ji odre­đu­ju i „kri­te­ri­ji po koji­ma se odre­đu­je obve­za, potre­ba i inte­re­si te poje­di­nač­na i šira druš­tve­na korist od čuva­nja gra­di­va do iste­ka ili po iste­ku odre­đe­nog roka.“5  Tako­đer je istim Pra­vil­ni­kom6 pro­pi­sa­no da stva­ra­te­lji tre­ba­ju izra­di­ti poseb­ni popis gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja, što samim time zah­ti­je­va i vred­no­va­nje poje­di­ne vrste gra­di­va. Pro­blem pos­ta­je to veći što pre­ma nekim pro­cje­na­ma „samo u pos­ljed­njih 50 godi­na više se nego­li ustos­tru­či­la koli­či­na zapi­sa na papi­ru.“7

Zakon­ska obve­za stva­ra­te­lja

Iako je zako­nom pro­pi­sa­no da kate­go­ri­zi­ra­ni stva­ra­te­lji tre­ba­ju izra­di­ti poseb­ni popis s roko­vi­ma čuva­nja, tek stu­pa­njem na sna­gu zako­na i ured­bi o fiskal­noj odgo­vor­nos­ti dio stva­ra­te­lja je shva­tio da tre­ba­ju izra­di­ti vlas­ti­ti Pra­vil­nik o zašti­ti i čuva­nju arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va s poseb­nim popi­som. Pa tek sad i oni koje su arhi­vi rani­je upo­zo­ri­li pri­li­kom nad­zo­ra na zakon­sku obve­zu izra­de pra­vil­ni­ka s poseb­nim popi­som s roko­vi­ma čuva­nja, pris­tu­pa­ju izra­di pra­vil­ni­ka. Tako da arhi­vi sada dobi­va­ju češ­će upi­te stva­ra­te­lja tre­ba­ju li i oni izra­di pra­vil­nik.8  Vrlo je zanim­lji­vo da neki stva­ra­te­lji koji nisu upi­sa­ni u kate­go­ri­za­ci­ju tra­že od arhi­va dozvo­lu za izlu­či­va­nje gra­di­va pa sto­ga izra­de i pra­vil­nik s poseb­nim popi­som budu­ći da ne mogu izlu­či­ti gra­di­vo bez pra­vil­ni­ka, a isto tako naža­lost kate­go­ri­zi­ra­ni stva­ra­te­lji izlu­ču­ju gra­di­vo bez odo­bre­nja arhi­va.
Kako izra­da pra­vil­ni­ka zah­ti­je­va puno tru­da, jer je Pra­vil­ni­kom o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va9  pos­tu­pak vred­no­va­nja pro­pi­san ova­ko: “Vrednovanje je pos­tu­pak kojim se procjenjuje vri­jed­nost zapi­sa i utvr­đu­je rok do kojega će se čuva­ti odre­đe­na vrsta gra­di­va ili jedi­ni­ce gra­di­va, te se odre­đu­je pos­tu­pak sa sva­kom vrstom odnos­no jedi­ni­com gra­di­va po iste­ku roka čuva­nja”.10 To bi zna­či­lo da stva­ra­te­lji tre­ba­ju ući u svo­ja spre­mi­šta i popi­sa­ti poje­di­ne vrste gra­di­va koje posje­du­ju, što neki­ma ne pada na pamet, jer mis­le da je to nepo­treb­no, dru­gi nema­ju vre­me­na za to, a tre­ći mis­le da to iona­ko nije niko­ga bri­ga, da je to nji­ho­vo gra­di­vo i da će oni bez obzi­ra na sve radi­ti s gra­di­vom što se nji­ma proh­ti­je. Pri tome narav­no zabo­rav­lja­ju na zakon­sku obve­zu pre­ma kojoj bi tre­ba­li vodi­ti bri­gu o gra­di­vu u nas­ta­ja­nju.
Iako smo do danas doni­je­li veli­ki broj zako­na i pra­vil­ni­ka, je li se sta­nje na tere­nu pro­mi­je­ni­lo i jesmo li uspje­li natje­ra­ti stva­ra­te­lje da se odgo­vor­ni­je odno­se pre­ma gra­di­vu?

Izra­da Pra­vil­ni­ka o zašti­ti i čuva­nju arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va izvan arhi­va kod stva­ra­te­lja

Iako smo dosad zaklju­či­li da ima pro­ble­ma oko toga što stva­ra­te­lji ne zna­ju za obve­zu izra­de pra­vil­ni­ka, neki arhi­vi su se odlu­či­li oba­vi­jes­ti­ti ih pisa­nim putem o nji­ho­voj obve­zi.11
No pri­li­kom izra­de pra­vil­ni­ka dola­zi do dodat­nih pro­ble­ma. Mno­gim stva­ra­te­lji­ma je izra­da pra­vil­ni­ka koji bi im tre­bao pomo­ći u radu opte­re­će­nje, a ne pomoć s obzi­rom da je zakon­ska obve­za sva­kog stva­ra­te­lja pro­vo­di­ti izlu­či­va­nje gra­di­va koje­mu je iste­kao rok čuva­nja naj­kas­ni­je sva­kih 5 godi­na od pos­ljed­njeg pro­ve­de­nog pos­tup­ka12 , no bez obzi­ra na zako­ne mno­gi stva­ra­te­lji se ne odlu­ču­ju na izlu­či­va­nje gra­di­va dok god nisu pri­mo­ra­ni izvr­ši­ti ga zbog pre­ma­lo spre­miš­nog pros­to­ra, a neki se čak i hva­le da ništa ne baca­ju  te na taj način izbje­ga­va­ju obve­zu vred­no­va­nja gra­di­va, a samim time i obve­zu izra­de pra­vil­ni­ka i poseb­nog popi­sa s roko­vi­ma čuva­nja.
Naj­češ­će stva­ra­te­lje pri­si­li, osim novo­do­ne­se­nih zako­na i ured­bi, na izra­du pra­vil­ni­ka, pre­tr­pa­no spre­mi­šte, te se nakon toga, ako su svjes­ni odgo­vor­nos­ti koju sa sobom nosi izlu­či­va­nje gra­di­va, pri­mo­ra­ni izra­di­ti pra­vil­nik s poseb­nim popi­som i zatra­ži­ti odo­bre­nje nad­lež­nog arhi­va kako je to zako­nom pro­pi­sa­no. Uz to mora­mo nagla­si­ti da poje­di­ni stva­ra­te­lji nisu svjes­ni odgo­vor­nos­ti koju za sobom pov­la­či izlu­či­va­nje gra­di­va, pa poje­di­ni stva­ra­te­lji izlu­če gra­di­vo na svo­ju ruku, a kad ih se pita što uko­li­ko se zakon ponov­no pro­mje­ni i pro­du­že se roko­vi čuva­nja kako će oni doka­za­ti koje su i kada gra­di­vo izlu­či­li. K tome tre­ba­mo reći da poje­di­ni stva­ra­te­lji nisu čuli da je iza­šao novi Zakon o raču­no­vod­stvu, koji i nije tako novi s obzi­rom da je iz 2007. godi­ne, kojim su se pro­du­ži­li roko­vi čuva­nja finan­cij­sko-raču­no­vod­stve­noj doku­men­ta­ci­ji, koja zapra­vo ne bi tre­ba­la inte­re­si­ra­ti arhi­ve, već prvens­tve­no stva­ra­te­lje, jer zbog nje mogu sno­si­ti finan­cij­ske gubit­ke. Kako zapra­vo natje­ra­ti stva­ra­te­lje na nji­ho­ve obve­ze veza­ne uz arhiv­sko gra­di­vo kad ih ne bri­ne ni regis­tra­tur­no gra­di­vo zbog kojeg mogu sno­si­ti finan­cij­ske gubit­ke?
Kad se stva­ra­te­lji odlu­če na izra­du pra­vil­ni­ka s poseb­nim popi­som susre­ću se s novim pro­ble­mi­ma pri­li­kom izra­de poseb­nog popi­sa s roko­vi­ma čuva­nja, jer naj­češ­će stva­ra­te­lji ne razu­mi­ju bit izra­de tih popi­sa. Tako da stva­ra­te­lji naj­češ­će pre­pi­su­ju pra­vil­ni­ke i poseb­ne popi­se od dru­gih stva­ra­te­lja, i dobro je kada su to stva­ra­te­lji srod­ne dje­lat­nos­ti, jer se u pro­tiv­nom izra­de poseb­ni popi­si koji su pri­li­kom izlu­či­va­nja gra­di­va goto­vo neupo­treb­lji­vi. Poje­di­ni stva­ra­te­lji tra­že da im arhi­vi izra­de pra­vil­nik i poseb­ni popis uz odre­đe­nu nak­na­du, a poje­di­ni stva­ra­te­lji shva­te bit izra­de poseb­nih popi­sa te ih izra­de sami uz pomoć arhi­vis­ta.13
Pri­li­kom izra­de poseb­nog popi­sa stva­ra­te­lji koji nisu obvez­ni pri­mje­nji­va­ti Ured­bu o ured­skom pos­lo­va­nju ima­ju većih pro­ble­ma sa izra­dom poseb­nih popi­sa jer oso­be koje su zadu­že­ne za pisar­ni­cu i pismo­hra­nu čes­to ima­ju  neo­d­go­va­ra­ju­će obra­zo­va­nje i ne poz­na­ju ured­sko pos­lo­va­nje, a nadre­đe­ni na teča­je­ve za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­ni poša­lju dje­lat­ni­ka koji odra­đu­je samo jedan dio pos­lo­va vezan na pri­mjer uz čuva­nje gra­di­va u pismo­hra­ni. Tek se pri­li­kom nad­zo­ra usta­no­vi da zapra­vo ni nije mogu­će izra­di­ti upo­treb­ljiv popis jer gra­di­vu zbog neadek­vat­nog vođe­nja ured­skog pos­lo­va­nja i nepos­to­ja­nja nikak­vog raz­rad­be­nog pla­na nije ni mogu­će izra­di­ti upo­treb­ljiv popis, iako se pre­ma Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va navo­di da: “izrad­ba poseb­nog popi­sa s roko­vi­ma čuva­nja suk­lad­no raz­red­be­nom nacr­tu obve­za je sva­kog stva­ra­te­lja gra­di­va.“14

Anga­žma­nom arhi­va oko izra­de popi­sa shva­ća­ju li stva­ra­te­lji vri­jed­nost gra­di­va?

Arhi­vi se tru­de pomo­ći stva­ra­te­lji­ma pri­li­kom izra­de popi­sa. Izra­đen je Opći popis gra­di­va sa roko­vi­ma čuva­nja15 koji može pomo­ći stva­ra­te­lji­ma kod odre­đi­va­nja roko­va čuva­nja za doku­men­ta­ci­ju koja nas­ta­je obav­lja­njem općih i admi­nis­tra­tiv­nih pos­lo­va, a „nami­je­njen je prvens­tve­no stva­ra­te­lji­ma jav­nog arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va i osta­lim kate­go­ri­zi­ra­nim stva­ra­te­lji­ma, no koris­ti­ti ga mogu svi.“16  Neki arhi­vi su čak za poje­di­ne kate­go­ri­je stva­ra­te­lja izra­di­li ogled­ne pri­mjer­ke poseb­nih popi­sa koje im daju kao pomoć pri izra­di nji­ho­vih pra­vil­ni­ka.
Kad pogle­da­mo situ­aci­ju na tere­nu pita­mo se hoće li stva­ra­te­lji bez obzi­ra na sav naš trud uspje­ti izra­di­ti poseb­ne popi­se? Stva­ra­te­lji koji nema­ju raz­ra­đen raz­rad­be­ni plan, a u tu gru­pu stva­ra­te­lja spa­da veći­na stva­ra­te­lja koji nisu obvez­ni­ci Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju, jer oni koji nema­ju izra­đen nika­kav raz­red­be­ni plan, vrlo čes­to spi­se dije­le ili na ulaz­nu i izlaz­nu poštu, opće spi­se, ili se spi­si jed­nos­tav­no odla­žu pre­ma red­nom bro­ju iz urudž­be­nog zapis­ni­ka, tako da se zapra­vo ni ne for­mi­ra­ju pred­me­ti, a kamo­li neke doku­men­ta­cij­ske cje­li­ne. Poje­di­ni stva­ra­te­lji koji i jesu obvez­ni­ci Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju koris­te manje od 10 kasa za cje­lo­kup­no pos­lo­va­nje, što je s obzi­rom na posao koji obav­lja­ju zasi­gur­no pre­ma­lo. Da bi se pomo­glo stva­ra­te­lji­ma pri izra­di kla­si­fi­ka­cij­skih pla­no­va čak je i Opći popis gra­di­va sa roko­vi­ma čuva­nja17  izra­đen tako da pre­ma tom popi­su stva­ra­te­lji mogu izra­di­ti kla­si­fi­ka­cij­ski plan doku­men­ta­ci­je, jer je popis ure­đen hije­rar­hij­ski.
S obzi­rom na tako kaotič­nu situ­aci­ju u vođe­nju ured­skog pos­lo­va­nja pita­mo se bi smo li možda tre­ba­li pomo­ći stva­ra­te­lji­ma oko izra­de kla­si­fi­ka­cij­skih pla­no­va, uko­li­ko se oni ne budu mogli sna­ći i odre­di­ti roko­ve čuva­nja gra­di­vu pre­ma Općem popi­su gra­di­va sa roko­vi­ma čuva­nja?18  Kakav cilj zapra­vo arhi­vi mis­le pos­ti­ći tak­vim svo­jim anga­žma­nom? S obzi­rom na sve nave­de­no jesmo li uspje­li uvje­ri­ti stva­ra­te­lje u vri­jed­nost gra­di­va koje kod njih nas­ta­je?

Odgo­vor­nost arhi­va i stva­ra­te­lja pri vred­no­va­nju gra­di­va

Arhi­vi se  tru­de pomo­ći stva­ra­te­lji­ma kako savje­ti­ma veza­nim uz opre­ma­nje spre­mi­šta, tako i uz dava­nje suges­ti­ja pri izra­di pra­vil­ni­ka i poseb­nih popi­sa, kod izlu­či­va­nja gra­di­va, pa čak i kod vođe­nja ured­skog pos­lo­va­nja. No vide li stva­ra­te­lji bit tog našeg anga­žma­na? Zna­ju li da arhi­vi to čine samo da bi zašti­ti­li traj­no gra­di­vo?
Neka­ko se čini da veći­na stva­ra­te­lja ne vidi koja je nji­ho­va odgo­vor­nost pri vred­no­va­nju gra­di­va jer ih uglav­nom zani­ma­ju roko­vi čuva­nja za gra­di­vo s ogra­ni­če­nim roko­vi­ma čuva­nja, koje zapra­vo arhi­ve i ne bi tre­ba­lo zani­ma­ti, a u isto vri­je­me zane­ma­ru­ju arhiv­sko gra­di­vo. S obzi­rom da dio stva­ra­te­lja nema dje­lat­ni­ka zadu­že­nog za pismo­hra­nu, a uko­li­ko neki dje­lat­nik i ima to zadu­že­nje nema polo­žen ispit za dje­lat­ni­ka u pismo­hra­ni, tako da veći­na i ne shva­ća što je zapra­vo arhiv­sko, a što regis­tra­tur­no gra­di­vo, a ne zna­ju ni odre­di­ti koje gra­di­vo je od povi­jes­ne važ­nos­ti, te kojih se arhiv­skih zako­na i pro­pi­sa mora­ju drža­ti. Neki arhi­vi koji aktiv­no poma­žu stva­ra­te­lji­ma u izra­di pra­vil­ni­ka i poseb­nih popi­sa osim što pri­mje­nju­ju arhiv­ska nače­la čes­to čita­ju zako­ne veza­ne uz stva­ra­te­lje­vu dje­lat­nost da bi odre­di­li roko­ve čuva­nja odre­đe­nom gra­di­vu i popu­ni­li nedos­tat­ke koji su nas­ta­li zbog još neiz­ra­đe­nih gran­skih popi­sa.19  A vrlo čes­to arhi­vis­ti i pri­li­kom odo­bra­va­nja pra­vil­ni­ka mora­ju otkri­va­ti koje se gra­di­vo kri­je iza odre­đe­nih nazi­va.
Zbog sve­ga nave­de­nog stva­ra­te­lji ola­ko shva­ća­ju svo­ju odgo­vor­nost pri vred­no­va­nju gra­di­va i kri­vo tuma­če da su arhi­vi odgo­vor­ni uko­li­ko se utvr­di neki nedos­ta­tak. Tek se pri izlu­či­va­nju  usta­no­vi da su roko­vi čuva­nja iz poseb­nog popi­sa pre­krat­ki, sma­tra­ju da su arhi­vi odgo­vor­ni, ako oni izlu­če gra­di­vo kojem nije iste­kao rok čuva­nja, a desi­lo se u neko­li­ko slu­ča­je­va da su arhi­vi dobi­li pri­go­vor zbog povre­de inte­re­sa poje­di­na­ca.20  S obzi­rom na tak­vu situ­aci­ju na tere­nu može­mo pri­mi­je­ti­ti da ulo­ga arhi­va u oči­ma jav­nos­ti nije onak­va kak­va bi tre­ba­la biti jer bi se po pra­vi­lu arhi­vi tre­ba­li bri­nu­ti da se zašti­ti i čuva gra­di­vo traj­nog zna­če­nja, a ne da su arhi­vi odgo­vor­ni za vred­no­va­nje i izlu­či­va­nje gra­di­va s ogra­ni­če­nim roko­vi­ma čuva­nja, po neki­ma možda i više od stva­ra­te­lja iako bi stva­ra­te­lji tre­ba­li biti odgo­vor­ni za pošti­va­nje zako­nom pro­pi­sa­nih roko­va, za gra­di­vo s ogra­ni­če­nim rokom čuva­nja.

Veći­nu stva­ra­te­lja zani­ma­ju baš roko­vi čuva­nja gra­di­va s ogra­ni­če­nim roko­vi­ma čuva­nja, i to naj­češ­će za finan­cij­sko-raču­no­vod­stve­nu doku­men­ta­ci­ju zbog koje mogu sno­si­ti mate­ri­jal­nu odgo­vor­nost, a i pri­li­kom odo­bra­va­nja pra­vil­ni­ka stva­ra­te­lji naj­češ­će kri­vo odre­de roko­ve čuva­nja upra­vo finan­cij­sko-raču­no­vod­stve­noj doku­men­ta­ci­ji.

Zaklju­čak

Vred­no­va­nje gra­di­va izvan arhi­va pos­ta­lo je ključ­no, s obzi­rom da nas­ta­je sve veća koli­či­na gra­di­va u današ­nje vri­je­me, a arhi­vi čes­to pre­uzi­ma­ju aktiv­nu ulo­gu u vred­no­va­nju gra­di­va, jer stva­ra­te­lji nisu svjes­ni vri­jed­nos­ti poje­di­nog gra­di­va. S obzi­rom da smo izra­di­li Opći popis gra­di­va sa roko­vi­ma čuva­nja,21 a tre­ba­li bi izra­di­ti i gran­ske popi­se, vrlo čes­to oba­vi­mo i posao stva­ra­te­lja, te im izra­đu­je­mo čita­ve pra­vil­ni­ke i poseb­ne popi­se. Ne mis­li­mo li da bi bilo bolje da se ogra­ni­či­mo na izra­du popi­sa koji bi se odno­si­li samo na traj­no gra­di­vo jer pro­mje­nom poje­di­nih zako­na pro­mje­nit će se i roko­vi čuva­nja gra­di­va sa ogra­ni­če­nim rokom čuva­nja i mi ćemo opet mora­ti izra­đi­va­ti novi opći i gran­ske popi­se.
Stva­ra­te­lji bi tre­ba­li sami odre­di­ti vri­jed­nost gra­di­vu koje kod njih nas­ta­je,22 a arhi­vi upot­pu­nja­va­ti vred­no­va­nje koje pred­lo­že stva­ra­te­lji pri­mje­nom općih arhiv­skih nače­la, s tim da bi se ti pri­jed­lo­zi tre­ba­li odno­si­ti prvens­tve­no na traj­no gra­di­vo. To bi pre­ma pri­je nave­de­nim teorij­skim pris­tu­pi­ma zna­či­lo surad­nju arhi­va i stva­ra­te­lja, da arhi­vi odre­de vri­jed­nost gra­di­vu od povi­jes­nog zna­če­nja, a stva­ra­te­lji gra­di­vu s ogra­ni­če­nim roko­vi­ma čuva­nja.
No arhi­vi su pri­si­lje­ni s obzi­rom na neza­in­te­re­si­ra­nost veći­ne stva­ra­te­lja bri­nu­ti o cje­lo­kup­nom gra­di­vu u nas­ta­ja­nju pa se pita­mo s obzi­rom da arhi­vi poma­lo pre­uzi­ma­ju posao stva­ra­te­lja pri vred­no­va­nju gra­di­va, jesu li arhi­vi sprem­ni pre­uze­ti i odgo­vor­nost za mogu­će neže­lje­ne pos­lje­di­ce koje su mogu­će zbog neadek­vat­nog vred­no­va­nja gra­di­va, a koji­ma se mogu ošte­ti­ti jav­ni inte­re­si i inte­re­si poje­di­na­ca. Ne bi li bilo bolje da osta­vi­mo stva­ra­te­lje da sami odre­đu­ju roko­ve čuva­nja gra­di­vu s ogra­ni­če­nim rokom čuva­nja i na taj način ih natje­ra­mo da sami sno­se odgo­vor­nost, a i pos­lje­di­ce vred­no­va­nja i izlu­či­va­nja gra­di­va, pa bi se možda i oni poče­li s odgo­vor­noš­ću odno­si­ti pre­ma gra­di­vu, a ne da arhi­vi odra­đu­ju umjes­to njih sve pos­lo­ve koji su veza­ni uz vred­no­va­nje gra­di­va, i ne samo to nego ih još i moli­mo da se odgo­vor­ni­je odno­se pre­ma gra­di­vu koje je u nas­ta­ja­nju. Je li to dois­ta smi­sao arhi­va?

Sum­mary:
The cre­ators who nowa­days pro­du­ce lar­ge amo­unts of recor­ds due to the rapid deve­lop­ment of tec­h­no­logy are obli­ged to appra­ise the­ir recor­ds and the arc­hi­ves oug­ht to help them in doing that. Howe­ver, situ­ati­on in the field is quite dif­fe­rent, the arc­hi­ves take on more and more duti­es, from making gene­ral and bran­ch lis­ts to hel­ping in making spe­ci­al lis­ts and appra­ising the mate­ri­al with limi­ted sto­ra­ge peri­od toget­her with the recor­ds of arc­hi­val value. Sho­uld the situ­ati­on real­ly be like this or sho­uld the Arc­hi­ves only focus to making gene­ral and bran­ch lis­ts which would com­pri­se only the recor­ds of arc­hi­val value?
Now, when we have cre­ated gene­ral and are cre­ating bran­ch lis­ts, will the pro­blem of appra­isal be sol­ved con­si­de­ring the situ­ati­on in record offi­ces whe­re cre­ators lig­h­tly accept the­ir duty to pro­du­ce the spe­ci­al list with reten­ti­on peri­ods, which is inten­ded to be a help in the­ir work, not a bur­den, so they shift the obli­ga­ti­on to the Arc­hi­ves and the Arc­hi­ves, in order to pre­ser­ve the recor­ds with per­ma­nent value, also take over the care to eva­lu­ate all emer­ging mate­ri­al, the­re­fo­re, the­re is an impre­ssi­on in the public that Arc­hi­ves also bear res­pon­si­bi­lity for the dama­ge caused by the dis­po­sal of recor­ds with limi­ted sto­ra­ge peri­ods, alt­ho­ugh legal­ly this res­pon­si­bi­lity lies on the cre­ator.


  1. Kre­ši­mir Nemeth: O nekim pita­nji­ma orga­ni­za­ci­je arhiv­ske služ­be u NR Hrvat­skoj, „Arhiv­ski vjes­nik“, br. 1, Zagreb, 1958., str. 394 []
  2. Dar­ko Rub­čić: Sta­nje i pri­ori­te­ti rada arhiv­ske vanj­ske služ­be u Hrvat­skoj, „Arhiv­ski vjes­nik“, br. 45, Zagreb, 2002., str. 11 []
  3. Josip Kola­no­vić: Vred­no­va­nje arhiv­skog gra­di­va u teori­ji i prak­si, „Arhiv­ski vjes­nik“ br. 38, Zagreb, 1995., str. 11 []
  4. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02, čl. 5 []
  5. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02, čl. 3 []
  6. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02,  čl. 11 []
  7.  Josip Kola­no­vić: Vred­no­va­nje arhiv­skog gra­di­va u teori­ji i prak­si, „Arhiv­ski vjes­nik“ br. 38, Zagreb, 1995., str. 8 []
  8.  U tek­s­tu su kori­šte­ni podat­ci koje smo dobi­li pri­li­kom anke­ti­ra­nja vodi­te­lja vanj­skih služ­bi u siječ­nju 2012. godi­ne. []
  9.  Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02 []
  10. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02, čl. 2, st. 1. []
  11. Poda­tak dobi­ven anke­ti­ra­njem vodi­te­lja vanj­skih služ­bi u siječ­nju 2012. godi­ne. []
  12. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02, čl. 12 []
  13. Poda­tak dobi­ven anke­ti­ra­nje vodi­te­lja vanj­skih služ­bi u siječ­nju 2012. godi­ne. []
  14. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02, čl. 11, st. 3. []
  15. http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm []
  16. http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm, Opći popis gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja str. 2 []
  17. http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm []
  18. http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm []
  19. Poda­tak dobi­ven anke­ti­ra­njem vodi­te­lja vanj­skih služ­bi u siječ­nju 2012. godi­ne []
  20. Poda­tak dobi­ven anke­ti­ra­njem vodi­te­lja vanj­skih služ­bi u siječ­nju 2012. godi­ne []
  21. http://www.arhiv.hr/arhiv2/Arhivskasluzba/Novosti/Javnarasprava/index.htm []
  22. Pra­vil­nik o vred­no­va­nju te pos­tup­ku oda­bi­ra­nja i izlu­či­va­nja arhiv­skog gra­di­va, „Narod­ne novi­ne“, br. 90/02, čl. 14 []