Informatizacija uredskog i arhivskog poslovanja u INA d.d.

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Upravljanje dokumentima

Današnji ured ne možemo zamisliti bez raznih dokumenata i spisa koji svakodnevno pristižu u ured. Prilikom svakog dogovora i potvrde poslovne aktivnosti pojavljuje se i prateća dokumentacija. Pod prateću dokumentaciju podrazumijevamo ponude, ugovore, izvješća, račune, planove i razne ostale materijale u pisanom obliku.
Istraživanja američkog sveučilišta Columbia u New Yorku krajem prošlog stoljeća pokazuje da je produktivnost u industriji porasla višestruko dok se produktivnost administrativnog (uredskog) rada povećala svega za par postotaka.
Zbog svega navedenog, jedan od najvažnijih zadataka informatizacije poslovnih sustava je informatizacija administrativnog (uredskog) poslovanja.
Cilj automatizacije ureda trebao bi biti stvaranje informatička sustava čiji će proizvod biti sustav koji će proizvesti pravu informaciju i dostaviti je u pravo vrijeme na željeno mjesto uz minimalne troškove.
Informatizacija ureda pokriva slijedeće uredske aktivnosti: prikupljanje i obrada podataka, pohranjivanje i dostavljanje podataka korisnicima u željenom obliku.
Svi prikupljenii podaci se informatički obrađuju u skladu s potrebama krajnjih korisnika. Obrađeni podaci se pohranjuju poradi možebitnog kasnijeg korištenja ili se dostavljaju korisnicima zbog donošenja raznih odluka i drugih aktivnosti top menadžmenta, srednjeg menadžmenta i svih ostalih djelatnika u svom djelokrugu rada kako bi tvrtka mogla normalno napredno funkcionirati.
Dostavljanje prave informacije pravom čovjeku (menadžeru) poradi bržeg i učinkovitijeg djelovanja (donošenja odluka), temelj je suvremena rukovođenja na osnovi dobivenih informacija.

Uredski informacijski sustav trebao bi biti projektiran i izrađen tako da bude što djelotvorniji i pouzdaniji, te da se izbjegnu, predvide i svedu na najmanju razinu možebitni mogući problemi.
Sustavnom analizom, sam sustav uredskog poslovanja razvija se po slijedećim fazama:

  • analize sveukupnog postojećeg uredskog rada
  • definiranje željenih zahtjeva postavljenih novom sustavu
  • dizajn novog sustava
  • unapređenje i razvijanje novog sustava
  • implementiranje novog sustava u svakodnevne uredske aktivnosti
  • mjerenje (ocjenjivanje) učinkovitosti novog sustava

Svakako je potrebno, prije početka izgradnje učinkovitog sustva informatizacije uredskog poslovanja, definirati njegove sudionike. Najučinkovitiji je uvijek ako projekt uključuje korisnike koji će taj sustav primjenjivati, menadžere (rukovoditelje) korisnika i profesionalnog informatičara.

Kako bi se informatiziralo uredsko i arhivsko poslovanje u INA – e implementiran je informacijski sustav EUZ (Elektronički urudžbeni zapisnik), dok se od sredine ove godine radi sustavno na pripremi uvođenja arhivskog informacijskog sustava – Arhinet, kao cjelovitog rješenja za rad pismohrana u INA – i d.d.

Elektronički urudžbeni zapisnik (EUZ)

Rad na programu EUZ je otpočeo u lipnju 2006. godine. Dio programa EUZ pušten je u rad tijekom 2007.g., a odnosi se na urudžbiranje ulaznih računa. Program je kroz primjenu usavršavan, povezan je sa SAP-om, što umnogome olakšava posao krajnjim korisnicima koji posluju s dobavljačima. EUZ omogućuje pretraživanje računa po svim parametrima (kao npr. iznos računa, naziv dobavljača, broj računa), a isti je vidljiv kroz prikaz dokumenta nakon skeniranja u Službi ulaznih računa. Dnevno se urudžbira između 1200 – 2500 računa za cijelu INA, d.d.
Drugi dio programa EUZ – ostala ulazna, izlazna i interna pošta, izrađen je u cijelosti i implementiran je postupno po Sektorima krajem 2007.g.
Uspostavom elektroničkog urudžbenog zapisnika EUZ-a postojeći tradicionalan način rada prijema, evidencije, distribucije i otpreme pošte zamijeniti će se uspostavom informatičke podrške poslovima urudžbenog zapisnika s obradom i evidentiranjem ulazne, izlazne i interne pošte, te skeniranjem ulazne pošte.
Programom će se sistematizirati sva ulazna, izlazna i interna pošta putem jedinstvene evidencije i dodjeljivanja urudžbenog broja na nivou organizacijske cjeline.
Program omogućuje uvid u skeniranu ulaznu poštu svim rukovodnim strukturama i ovlaštenim korisnicima.
Putem EUZ-a menadžeri (direktori / rukovoditelji) primljenu će poštu moći proslijediti referentima na obradu, te pratiti realizaciju zadataka.
Ulazna, izlazna i interna pošta može se također pretraživati po svim parametrima unesenim u program EUZ prilikom urudžbiranja, ili naknadno u organizacijskoj cjelini.
Program EUZ koncipiran je tako da je primijenjen u cijeloj INA d.d.
Uvođenjem Programa EUZ istovremeno će se u EUZ presnimiti dosadašnje evidencije urudžbenih brojeva putem programa ”Pismohrana”, što će svakoj organizacijskoj cjelini osigurati sve podatke o ulaznoj, izlaznoj i internoj pošti na jednom mjestu.

Snimka stanja, popis građe i izrada šifarnika u Središnjoj pismohrani INA–e kao pretpostavka implementacije ”Arhineta” u sustav poslovanja

Snimka (sređivanje) stanja u Središnjoj pismohrani

Snimanje (sređivanje) stanja u pismohrani rađeno je po fazama strogo poštivajući pravila arhivske struke.
U prvoj fazi nastojalo se odvojiti i popisati registraturne cjeline, vodeći računa da se dokumenti iz različitih cjelina ne smiju miješati. Treba paziti da se dokumenti istog subjekta (sektora / službe / odjela) ne razdvoje na odvojene cjeline.
Također smo odvojili arhivsku od registraturne građe. U daljnim fazama rada dokumenti su svrstani u svoj raspored – evidencijsku cjelinu.
Potom je dokumentacija podjeljena na određene tehničke jedinice koje su konfekcionirane u registratore, fascikle i arhivske kutije nakoon čega su opisane.
Opis sadržaja registratora, fascikla ili kutije obuhvaćao je slijedeće podatke:

  • registraturnu cjelinu (npr. Kadrovska skužba),
  • vrstu dokumenta – evidencijska cjelina (npr. radnički dosijei),
  • godište (npr. 1968. – 1994.),
  • granični brojevi dokumenata (npr. 1 – 10)

Popis arhivske i registraturne građe u Središnjoj pismohrani

Nakon što je napravljena snimka stanja u pismohrani, najvažniji je zadatak detaljan popis postojeće dokumentacije. Potrebno je odrediti po službama vrstu dokumenta, broj dokumenta i rokove čuvanja. Usporedno s popisom potrebno je dodjeljivati šifre dokumentima, da bi se kasnije napisao šifarnik za sveukupnu dokumentaciju u pismohrani. Kao što je već spominjano popis mora biti izrađen po službama ili odjelima. Popis bi trebao imati najmanje slijedeće podatke:

  • broj police, ormara, sefa, … (npr. polica br. 001),
  • šifra – oznaka sektora / službe / odjela (npr. za Kadrovsku službu oznaka je KS / I),
  • naziv odjela unutar Kadrovske službe (npr. Odjel za radne odnose)
  • vrsta građe (npr. kadrovske evidencije, dosijei radnika)
  • količina (npr. 3 arhivske kutije i 1 svežanj)
  • rok čuvanja (npr. trajno)
  • važnije napomene ( npr. nedostaju dosijei s početnim slovom M)

Izrada šifarnika

Uz konzultaciju sa stvaraocima građe odnosno s direktorima / rukovoditeljima službi potrebno je izraditi šifarnik za svaki sektor ili službu koji su pohranjivali građu u Središnju pismohranu. Kod izrade šifarnika potrebnoo je težiti da šifra (oznaka) pojedinih sektora / službe bude što jednostavnija i prepoznatljivija, tj. da se iz šifre (oznake) jednostavno prepozna naziv sektora, službe ili odjela.
Tako npr. Kadrovska služba imala bi šifru (oznaku) KS / I ili KS / OS / I, što znači da je:

  • KS – oznaka za kadrovsku službu
  • OS – su opći spisi i knjige u kadrovskoj službi
  • I – je broj ormara

Na ovaj načim potrebno je izraditi šifarnik za sve sektore / službe koji su pohranili/e dokumentaciju u Središnju pismohranu.
Obzirom da se u Središnjoj pismohrani nalazi veći broj registraturnih cjelina treba izraditi topografski plan (prikaz). U topografskom planu, u prostoru prema policama potrebno je prikazati smještaj registraturnih cjelina.

Implementacija arhivskog informacijskog sustava Arhinet u INA, d.d

Sudjelovanjem na stručnim seminaru: ”Zaštita arhivskog gradiva u pismohranama” koji je održan u Opatiji ove godine, kao i prezentacijom djelatnica Državnog arhiva iz Zagreba, prepoznali smo mogućnosti i prednosti arhivskog informacijskog sustava – Arhinet.
Stoga smo u fazi definiranja i izrade ugovora s Hrvatskim državnim arhivom u Zagrebu, u svezi uvođenja arhivskog informacijskog sustava – Arhinet, kao cjelovitog rješenja za rad pismohrana u INA – ii d.d. na svih pet navedenih lokacija.

Uvođenjem mrežnog informacijskog sustava Arhinet dugoročno i kvalitetno rješavamo čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva u INA, d.d. na brz i jednostavan način.

Temelj uspješnosti, konkurentnosti, prepoznatljivosti i poslovne izvrsnosti svakog gospodarskog čimbenika u svom djelokrugu, pa tako i INA – e, je sređenost i dostupnost poslovne dokumentacije koja je temelj poslovanja svake uspješne kompanije.

Menadžment i djelatnici Sektora upravljanja objektima INA – e prepoznali su važnost poslovne dokumentacije i nastoje svojim svakodnevnim radnim aktivnostima poboljšati postojeće stanje arhivske i registraturne građe.

LITERATURA:

  1. Zakon o zaštiti arhivskog gradiva i arhivima, ”NN”, br. 105 /97.
  2. Mr. sc. Katičić, Ljiljana: Integrirani sustav arhiviranja u INA d.d., 43. savjetovanje Hrvatskog arhivističkog društva, Trogir, 2008. god.
  3. Mr.sc. Katičić, Ljiljana: Implementacija Elektroničkog urudžbenog zapisnika u Urede za prijem i otpremu pošiljaka, Ina-Industrija Nafte, d.d., Zagreb, 2008. god.
  4. Srića, Velimir: Automatizacija ureda, Infotrend, Zagreb, 1994. god.
  5. Kraljević, Zoran; Prpić, Željko: Metodologija zaštite baze podataka IPSMTD (interni stručni rad), INA – Rafinerija nafte Rijeka, Rijeka, 1995. god.
  6. Prpić, Željko: Metodologija popisa, šifriranja i izlučivanja registraturne građe u pismohrani INA – Maziva Rijeka (interni stručni rad), Rijeka, 1999. god.