Informatizacija uredskog i arhivskog poslovanja u INA d.d.

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Uprav­lja­nje doku­men­ti­ma

Današ­nji ured ne može­mo zamis­li­ti bez raz­nih doku­me­na­ta i spi­sa koji sva­kod­nev­no pris­ti­žu u ured. Pri­li­kom sva­kog dogo­vo­ra i pot­vr­de pos­lov­ne aktiv­nos­ti pojav­lju­je se i pra­te­ća doku­men­ta­ci­ja. Pod pra­te­ću doku­men­ta­ci­ju podra­zu­mi­je­va­mo ponu­de, ugo­vo­re, izvješ­ća, raču­ne, pla­no­ve i raz­ne osta­le mate­ri­ja­le u pisa­nom obli­ku.
Istra­ži­va­nja ame­rič­kog sve­uči­li­šta Colum­bia u New Yor­ku kra­jem proš­log sto­lje­ća poka­zu­je da je pro­duk­tiv­nost u indus­tri­ji poras­la višes­tru­ko dok se pro­duk­tiv­nost admi­nis­tra­tiv­nog (ured­skog) rada pove­ća­la sve­ga za par pos­to­ta­ka.
Zbog sve­ga nave­de­nog, jedan od naj­važ­ni­jih zada­ta­ka infor­ma­ti­za­ci­je pos­lov­nih sus­ta­va je infor­ma­ti­za­ci­ja admi­nis­tra­tiv­nog (ured­skog) pos­lo­va­nja.
Cilj auto­ma­ti­za­ci­je ure­da tre­bao bi biti stva­ra­nje infor­ma­tič­ka sus­ta­va čiji će pro­izvod biti sus­tav koji će pro­izves­ti pra­vu infor­ma­ci­ju i dos­ta­vi­ti je u pra­vo vri­je­me na želje­no mjes­to uz mini­mal­ne tro­ško­ve.
Infor­ma­ti­za­ci­ja ure­da pokri­va sli­je­de­će ured­ske aktiv­nos­ti: pri­kup­lja­nje i obra­da poda­ta­ka, pohra­nji­va­nje i dos­tav­lja­nje poda­ta­ka koris­ni­ci­ma u želje­nom obli­ku.
Svi pri­kup­lje­nii poda­ci se infor­ma­tič­ki obra­đu­ju u skla­du s potre­ba­ma kraj­njih koris­ni­ka. Obra­đe­ni poda­ci se pohra­nju­ju pora­di može­bit­nog kas­ni­jeg kori­šte­nja ili se dos­tav­lja­ju koris­ni­ci­ma zbog dono­še­nja raz­nih odlu­ka i dru­gih aktiv­nos­ti top menadž­men­ta, sred­njeg menadž­men­ta i svih osta­lih dje­lat­ni­ka u svom dje­lo­kru­gu rada kako bi tvrt­ka mogla nor­mal­no napred­no funk­ci­oni­ra­ti.
Dos­tav­lja­nje pra­ve infor­ma­ci­je pra­vom čovje­ku (mena­dže­ru) pora­di bržeg i učin­ko­vi­ti­jeg dje­lo­va­nja (dono­še­nja odlu­ka), temelj je suvre­me­na ruko­vo­đe­nja na osno­vi dobi­ve­nih infor­ma­ci­ja.

Ured­ski infor­ma­cij­ski sus­tav tre­bao bi biti pro­jek­ti­ran i izra­đen tako da bude što dje­lo­tvor­ni­ji i pouz­da­ni­ji, te da se izbjeg­nu, pre­dvi­de i sve­du na naj­ma­nju razi­nu može­bit­ni mogu­ći pro­ble­mi.
Sus­tav­nom ana­li­zom, sam sus­tav ured­skog pos­lo­va­nja razvi­ja se po sli­je­de­ćim faza­ma:

  • ana­li­ze sve­ukup­nog pos­to­je­ćeg ured­skog rada
  • defi­ni­ra­nje želje­nih zah­tje­va pos­tav­lje­nih novom sus­ta­vu
  • dizajn novog sus­ta­va
  • una­pre­đe­nje i razvi­ja­nje novog sus­ta­va
  • imple­men­ti­ra­nje novog sus­ta­va u sva­kod­nev­ne ured­ske aktiv­nos­ti
  • mje­re­nje (ocje­nji­va­nje) učin­ko­vi­tos­ti novog sus­ta­va

Sva­ka­ko je potreb­no, pri­je počet­ka izgrad­nje učin­ko­vi­tog sus­tva infor­ma­ti­za­ci­je ured­skog pos­lo­va­nja, defi­ni­ra­ti nje­go­ve sudi­oni­ke. Naj­u­čin­ko­vi­ti­ji je uvi­jek ako pro­jekt uklju­ču­je koris­ni­ke koji će taj sus­tav pri­mje­nji­va­ti, mena­dže­re (ruko­vo­di­te­lje) koris­ni­ka i pro­fe­si­onal­nog infor­ma­ti­ča­ra.

Kako bi se infor­ma­ti­zi­ra­lo ured­sko i arhiv­sko pos­lo­va­nje u INA – e imple­men­ti­ran je infor­ma­cij­ski sus­tav EUZ (Elek­tro­nič­ki urudž­be­ni zapis­nik), dok se od sre­di­ne ove godi­ne radi sus­tav­no na pri­pre­mi uvo­đe­nja arhiv­skog infor­ma­cij­skog sus­ta­va – Arhi­net, kao cje­lo­vi­tog rje­še­nja za rad pismo­hra­na u INA — i d.d.

Elek­tro­nič­ki urudž­be­ni zapis­nik (EUZ)

Rad na pro­gra­mu EUZ je otpo­čeo u lip­nju 2006. godi­ne. Dio pro­gra­ma EUZ pušten je u rad tije­kom 2007.g., a odno­si se na urudž­bi­ra­nje ulaz­nih raču­na. Pro­gram je kroz pri­mje­nu usa­vr­ša­van, pove­zan je sa SAP-om, što umno­go­me olak­ša­va posao kraj­njim koris­ni­ci­ma koji pos­lu­ju s dobav­lja­či­ma. EUZ omo­gu­ću­je pre­tra­ži­va­nje raču­na po svim para­me­tri­ma (kao npr. iznos raču­na, naziv dobav­lja­ča, broj raču­na), a isti je vid­ljiv kroz pri­kaz doku­men­ta nakon ske­ni­ra­nja u Služ­bi ulaz­nih raču­na. Dnev­no se urudž­bi­ra izme­đu 1200 – 2500 raču­na za cije­lu INA, d.d.
Dru­gi dio pro­gra­ma EUZ – osta­la ulaz­na, izlaz­na i inter­na pošta, izra­đen je u cije­los­ti i imple­men­ti­ran je pos­tup­no po Sek­to­ri­ma kra­jem 2007.g.
Uspos­ta­vom elek­tro­nič­kog urudž­be­nog zapis­ni­ka EUZ-a pos­to­je­ći tra­di­ci­ona­lan način rada pri­je­ma, evi­den­ci­je, dis­tri­bu­ci­je i otpre­me pošte zami­je­ni­ti će se uspos­ta­vom infor­ma­tič­ke podr­ške pos­lo­vi­ma urudž­be­nog zapis­ni­ka s obra­dom i evi­den­ti­ra­njem ulaz­ne, izlaz­ne i inter­ne pošte, te ske­ni­ra­njem ulaz­ne pošte.
Pro­gra­mom će se sis­te­ma­ti­zi­ra­ti sva ulaz­na, izlaz­na i inter­na pošta putem jedins­tve­ne evi­den­ci­je i dodje­lji­va­nja urudž­be­nog bro­ja na nivou orga­ni­za­cij­ske cje­li­ne.
Pro­gram omo­gu­ću­je uvid u ske­ni­ra­nu ulaz­nu poštu svim ruko­vod­nim struk­tu­ra­ma i ovla­šte­nim koris­ni­ci­ma.
Putem EUZ-a mena­dže­ri (direk­to­ri / ruko­vo­di­te­lji) prim­lje­nu će poštu moći pros­li­je­di­ti refe­ren­ti­ma na obra­du, te pra­ti­ti reali­za­ci­ju zada­ta­ka.
Ulaz­na, izlaz­na i inter­na pošta može se tako­đer pre­tra­ži­va­ti po svim para­me­tri­ma une­se­nim u pro­gram EUZ pri­li­kom urudž­bi­ra­nja, ili nak­nad­no u orga­ni­za­cij­skoj cje­li­ni.
Pro­gram EUZ kon­ci­pi­ran je tako da je pri­mi­je­njen u cije­loj INA d.d.
Uvo­đe­njem Pro­gra­ma EUZ isto­vre­me­no će se u EUZ pres­ni­mi­ti dosa­daš­nje evi­den­ci­je urudž­be­nih bro­je­va putem pro­gra­ma ”Pismo­hra­na”, što će sva­koj orga­ni­za­cij­skoj cje­li­ni osi­gu­ra­ti sve podat­ke o ulaz­noj, izlaz­noj i inter­noj pošti na jed­nom mjes­tu.

Snim­ka sta­nja, popis gra­đe i izra­da šifar­ni­ka u Sre­diš­njoj pismo­hra­ni INA–e kao pret­pos­tav­ka imple­men­ta­ci­je ”Arhi­ne­ta” u sus­tav pos­lo­va­nja

Snimka (sređivanje) stanja u Središnjoj pismohrani

Sni­ma­nje (sre­đi­va­nje) sta­nja u pismo­hra­ni rađe­no je po faza­ma stro­go pošti­va­ju­ći pra­vi­la arhiv­ske stru­ke.
U prvoj fazi nas­to­ja­lo se odvo­ji­ti i popi­sa­ti regis­tra­tur­ne cje­li­ne, vode­ći raču­na da se doku­men­ti iz raz­li­či­tih cje­li­na ne smi­ju mije­ša­ti. Tre­ba pazi­ti da se doku­men­ti istog subjek­ta (sek­to­ra / služ­be / odje­la) ne raz­dvo­je na odvo­je­ne cje­li­ne.
Tako­đer smo odvo­ji­li arhiv­sku od regis­tra­tur­ne gra­đe. U dalj­nim faza­ma rada doku­men­ti su svr­sta­ni u svoj ras­po­red – evi­den­cij­sku cje­li­nu.
Potom je doku­men­ta­ci­ja podje­lje­na na odre­đe­ne teh­nič­ke jedi­ni­ce koje su kon­fek­ci­oni­ra­ne u regis­tra­to­re, fas­cik­le i arhiv­ske kuti­je nako­on čega su opi­sa­ne.
Opis sadr­ža­ja regis­tra­to­ra, fas­cik­la ili kuti­je obu­hva­ćao je sli­je­de­će podat­ke:

  • regis­tra­tur­nu cje­li­nu (npr. Kadrov­ska skuž­ba),
  • vrstu doku­men­ta – evi­den­cij­ska cje­li­na (npr. rad­nič­ki dosi­jei),
  • godi­šte (npr. 1968. – 1994.),
  • gra­nič­ni bro­je­vi doku­me­na­ta (npr. 1 – 10)

Popis arhivske i registraturne građe u Središnjoj pismohrani

Nakon što je naprav­lje­na snim­ka sta­nja u pismo­hra­ni, naj­važ­ni­ji je zada­tak deta­ljan popis pos­to­je­će doku­men­ta­ci­je. Potreb­no je odre­di­ti po služ­ba­ma vrstu doku­men­ta, broj doku­men­ta i roko­ve čuva­nja. Uspo­red­no s popi­som potreb­no je dodje­lji­va­ti šifre doku­men­ti­ma, da bi se kas­ni­je napi­sao šifar­nik za sve­ukup­nu doku­men­ta­ci­ju u pismo­hra­ni. Kao što je već spo­mi­nja­no popis mora biti izra­đen po služ­ba­ma ili odje­li­ma. Popis bi tre­bao ima­ti naj­ma­nje sli­je­de­će podat­ke:

  • broj poli­ce, orma­ra, sefa, … (npr. poli­ca br. 001),
  • šifra — ozna­ka sek­to­ra / služ­be / odje­la (npr. za Kadrov­sku služ­bu ozna­ka je KS / I),
  • naziv odje­la unu­tar Kadrov­ske služ­be (npr. Odjel za rad­ne odno­se)
  • vrsta gra­đe (npr. kadrov­ske evi­den­ci­je, dosi­jei rad­ni­ka)
  • koli­či­na (npr. 3 arhiv­ske kuti­je i 1 sve­žanj)
  • rok čuva­nja (npr. traj­no)
  • važ­ni­je napo­me­ne ( npr. nedos­ta­ju dosi­jei s počet­nim slo­vom M)

Izrada šifarnika

Uz kon­zul­ta­ci­ju sa stva­ra­oci­ma gra­đe odnos­no s direk­to­ri­ma / ruko­vo­di­te­lji­ma služ­bi potreb­no je izra­di­ti šifar­nik za sva­ki sek­tor ili služ­bu koji su pohra­nji­va­li gra­đu u Sre­diš­nju pismo­hra­nu. Kod izra­de šifar­ni­ka potreb­noo je teži­ti da šifra (ozna­ka) poje­di­nih sek­to­ra / služ­be bude što jed­nos­tav­ni­ja i pre­poz­nat­lji­vi­ja, tj. da se iz šifre (ozna­ke) jed­nos­tav­no pre­poz­na naziv sek­to­ra, služ­be ili odje­la.
Tako npr. Kadrov­ska služ­ba ima­la bi šifru (ozna­ku) KS / I ili KS / OS / I, što zna­či da je:

  • KS – ozna­ka za kadrov­sku služ­bu
  • OS – su opći spi­si i knji­ge u kadrov­skoj služ­bi
  • I – je broj orma­ra

Na ovaj načim potreb­no je izra­di­ti šifar­nik za sve sek­to­re / služ­be koji su pohranili/e doku­men­ta­ci­ju u Sre­diš­nju pismo­hra­nu.
Obzi­rom da se u Sre­diš­njoj pismo­hra­ni nala­zi veći broj regis­tra­tur­nih cje­li­na tre­ba izra­di­ti topo­graf­ski plan (pri­kaz). U topo­graf­skom pla­nu, u pros­to­ru pre­ma poli­ca­ma potreb­no je pri­ka­za­ti smje­štaj regis­tra­tur­nih cje­li­na.

Implementacija arhivskog informacijskog sustava Arhinet u INA, d.d

Sudje­lo­va­njem na struč­nim semi­na­ru: ”Zašti­ta arhiv­skog gra­di­va u pismo­hra­na­ma” koji je odr­žan u Opa­ti­ji ove godi­ne, kao i pre­zen­ta­ci­jom dje­lat­ni­ca Držav­nog arhi­va iz Zagre­ba, pre­poz­na­li smo moguć­nos­ti i pred­nos­ti arhiv­skog infor­ma­cij­skog sus­ta­va – Arhi­net.
Sto­ga smo u fazi defi­ni­ra­nja i izra­de ugo­vo­ra s Hrvat­skim držav­nim arhi­vom u Zagre­bu, u sve­zi uvo­đe­nja arhiv­skog infor­ma­cij­skog sus­ta­va – Arhi­net, kao cje­lo­vi­tog rje­še­nja za rad pismo­hra­na u INA — ii d.d. na svih pet nave­de­nih loka­ci­ja.

Uvo­đe­njem mrež­nog infor­ma­cij­skog sus­ta­va Arhi­net dugo­roč­no i kva­li­tet­no rje­ša­va­mo čuva­nje, zašti­tu, obra­du i kori­šte­nje arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va u INA, d.d. na brz i jed­nos­ta­van način.

Temelj uspješ­nos­ti, kon­ku­rent­nos­ti, pre­poz­nat­lji­vos­ti i pos­lov­ne izvr­s­nos­ti sva­kog gos­po­dar­skog čim­be­ni­ka u svom dje­lo­kru­gu, pa tako i INA – e, je sre­đe­nost i dos­tup­nost pos­lov­ne doku­men­ta­ci­je koja je temelj pos­lo­va­nja sva­ke uspješ­ne kom­pa­ni­je.

Menadž­ment i dje­lat­ni­ci Sek­to­ra uprav­lja­nja objek­ti­ma INA – e pre­poz­na­li su važ­nost pos­lov­ne doku­men­ta­ci­je i nas­to­je svo­jim sva­kod­nev­nim rad­nim aktiv­nos­ti­ma pobolj­ša­ti pos­to­je­će sta­nje arhiv­ske i regis­tra­tur­ne gra­đe.

LITERATURA:

  1. Zakon o zašti­ti arhiv­skog gra­di­va i arhi­vi­ma, ”NN”, br. 105 /97.
  2. Mr. sc. Kati­čić, Lji­lja­na: Inte­gri­ra­ni sus­tav arhi­vi­ra­nja u INA d.d., 43. savje­to­va­nje Hrvat­skog arhi­vis­tič­kog druš­tva, Tro­gir, 2008. god.
  3. Mr.sc. Kati­čić, Lji­lja­na: Imple­men­ta­ci­ja Elek­tro­nič­kog urudž­be­nog zapis­ni­ka u Ure­de za pri­jem i otpre­mu poši­lja­ka, Ina-Indus­tri­ja Naf­te, d.d., Zagreb, 2008. god.
  4. Sri­ća, Veli­mir: Auto­ma­ti­za­ci­ja ure­da, Info­trend, Zagreb, 1994. god.
  5. Kra­lje­vić, Zoran; Prpić, Želj­ko: Meto­do­lo­gi­ja zašti­te baze poda­ta­ka IPSMTD (inter­ni struč­ni rad), INA – Rafi­ne­ri­ja naf­te Rije­ka, Rije­ka, 1995. god.
  6. Prpić, Želj­ko: Meto­do­lo­gi­ja popi­sa, šifri­ra­nja i izlu­či­va­nja regis­tra­tur­ne gra­đe u pismo­hra­ni INA – Mazi­va Rije­ka (inter­ni struč­ni rad), Rije­ka, 1999. god.