Primjena ISAD(G) standarda prilikom izrade inventara

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

U Državnome arhivu u Zagrebu se ISAD (G), Opća međunarodna norma za opis arhivskog gradiva, počela primjenjivati već 1998. godine. U članku se analizira kako i u kojoj mjeri je to utjecalo na dotadašnju praksu izrade obavijesnih pomagala, s naglaskom na opisivanje obiteljskih i osobnih fondova i zbirki.

1. Uvod
Temeljna načela arhivističkog opisa koja preporučuje norma ISAD(G) (opis od općega ka posebnome, obavijesti prilagođene razini opisa, neponavljanje obavijesti i povezivanje opisa) bila su ugrađena u osnove opisivanja arhivskih fondova i zbirki u Državnom arhivu u Zagrebu i prije početka službene primjene te norme. Arhivistička obavijesna pomagala, inventari1  nastali prije uvođenja ISAD (G)-a sadržavali su dvije vrste arhivističkog opisa2 . Prva vrsta opisa nalazila se u takozvanom tekstualnom dijelu inventara, gdje su se opisivali fond i serije, a ponekad i niže razine. Druga vrsta opisa primjenjivala se pri opisivanju pojedinačnih opisnih jedinica u inventarnom popisu. Osim prema položaju unutar obavijesnog pomagala, opis u tekstualnome dijelu inventara i opis u inventarnome popisu razlikovali su se i prema svome sadržaju, opsežnosti i vizualnom prikazu.

1. Tekstualni dio inventara

Opis u tekstualnom dijelu inventara bio je i ostao relativno opširan. Ponekad se sastoji i od nekoliko desetaka stranica i čita se u kontinuitetu poput knjige. Važno je znati da je bez obzira na klasifikacijsku određenost fonda ili zbirke, metoda sastavljanja ovoga opisa jednaka za sve fondove i zbirke. Danas je taj opis u potpunosti usklađen s normom ISAD (G)3 te sadrži 26 pretpostavljenih elemenata u sedam područja opisa4 . Uvođenjem ISAD (G)-a sadržaj tekstualnog dijela inventara doživio je promjene koje su ipak više vizualne nego kvalitativne. Kako? Pokažimo to uspoređujući stanje prije i nakon uvođenja ISAD(G)-a.
Na primjer, inventar jednog obiteljskog fonda opisanog na razini fonda prije primjene ISAD (G)-a shematski bi se mogao prikazati ovako:

  • Naslovna stranica inventara
  • Sumarni opis fonda
  • Tekstualni dio inventara
  • Inventarni popis
  • Prilozi (npr. rodoslovno stablo tvorca fonda, konkordantska tabela starih i novih signatura, i tako dalje…)

Dakle, prije primjene ISAD (G)-a, tekstualnom dijelu inventara uvijek je prethodila neka vrsta kratkog sumarnog opisa fonda, poput njegove osobne iskaznice u kojoj su se opisivali:

  • Redni broj arhivskog fonda u pregledu Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ, SRH, Bgd.1984.
  • Redni broj arhivskog fonda u Općem inventaru Državnog arhiva u Zagrebu
  • Naziv arhivskog fonda
  • Mjesto – sjedište stvaratelja fonda
  • Raspon godina postojanja stvaratelja fonda
  • Raspon godina sačuvanog arhivskog gradiva
  • Količina arhivskog gradiva u arhivskim jedinicama
  • Arhivska obavjesna pomagala

Svi su se ovi elementi opisa ukratko iskazivali u jednome retku5 i odgovarali su sljedećim elementima opisa prema ISAD(G)-u: “oznaka”, “naslov”, “vrijeme nastanka gradiva u jedinici opisa”, “opseg jedinice opisa” i “obavijesna pomagala”, pri čemu je fond bio pretpostavljena razina opisa. Vidi se da je već ovaj dio inventara sadržavao sve elemente opisa koji su bitni za međunarodnu razmjenu opisane obavijesti o fondu.

Sam tekstualni dio inventara sadržavao je nekoliko poglavlja koja su obično imala sljedeće naslove:

  • Povijesna bilješka o fondu
  • Povijesna bilješka o stvaratelju fonda
  • Sadržajna fizionomija i valorizacija fonda
  • Klasifikacijska shema fonda

“Povijesna bilješka o fondu” sadržavala je podatke o načinu preuzimanja gradiva u arhiv, o sadržaju primopredajnog zapisnika te o evidentiranju nove akvizicije u Urudžbenome zapisniku Arhiva i Knjizi ulaza arhivskog gradiva, što odgovara obavijestima koje ISAD (G) predviđa u elementima “način preuzimanja” i “povijest fonda”.

“Povijesna bilješka o stvaratelju fonda” opisivala je naziv i historijat stvaratelja fonda i davala je podatke o bibliografiji, a to se podudara s rubrikama “biografski podaci” i “bibliografija” prema ISAD (G)-u.

U poglavlju “Sadržajna fizionomija i valorizacija fonda” opisivala se količina gradiva u fondu, njegov vremenski raspon, postojanje vremenskih i sadržajnih praznina, odnosno cjelovitost i homogenost gradiva, vrste gradiva u fondu, jezik i pismo u gradivu, koja su arhivistička načela primijenjena prilikom sređivanja fonda, kakav je poredak gradiva u fondu, odnosno, kakva je uspostavljena struktura fonda, koje su serije u fondu (njihov naziv, sadržaj, vremenski raspon i opseg), te kako se vrednuje fond u cjelini, pri čemu bi se naglasilo za koja područja istraživanja može poslužiti relevantno gradivo. Sve to odgovara sljedećim ISAD (G) elementima: “količina”, “tvarne značajke i tehnički uvjeti”, “nosač”, “sadržaj”, “jezik/pismo u gradivu”. Ovdje treba primijetiti da ISAD (G) ne zahtijeva postupak valorizacije fonda, što je nedostatak budući da valorizacija nekog fonda najviše utječe na njegov položaj na ljestvici prioriteta prilikom svih arhivističkih postupaka – vredniji fondovi zaslužuju analitičke inventare, prednost pri restauraciji, konzervaciji, zaštitnom snimanju, publiciranju i tako dalje.

Poglavlje “Klasifikacijska shema fonda” sadržavalo je shematski prikaz serija i podserija u fondu, što odgovara “planu sređivanja” prema ISAD (G)-u.

Iz prethodne analize vidi se da su u tekstualnome dijelu inventara nastalih prije primjene ISAD (G)-a bila potpuno pokrivena sljedeća ISAD (G) područja opisa: “Identifikacija/prepoznatljivost”, “Kontekst”, “Sadržaj i ustroj”, a da većinom nisu bili zastupljeni elementi iz sljedećih područja opisa: “Dostupnost i uvjeti korištenja jedinice opisa”, “Dopunski izvori”, “Napomene”6 i “Kontrola opisa”.

Ovdje treba naglasiti da je veliki doprinos ISAD (G)-a upravo u području “Dopunski izvori”, jer se u tome području opisa od arhivista traži precizno određivanje referencijalnih obavijesti o jedinici opisa, čime se olakšava pronalaženje i razmjena obavijesti o arhivskom gradivu, omogućava korištenje zajedničkih normativnih podataka i objedinjavanje opisa iz različitih arhiva u jedinstveni informacijski sustav7 .

2. Inventarni popis

Inventarni popis uvijek sadrži kratke i sažete opise pojedinih opisnih jedinica, te skoro da se i nije mijenjao primjenom ISAD (G)-a. Opis svake opisne jedinice sadržan je u jednome retku i raspoređen je obično kroz četiri ili pet rubrika (signatura opisne jedinice, sadržaj, vremenska oznaka, napomena), čita se s lijeva na desno, odozgo prema dolje, a shematski prikazano, izgleda ovako:

Signatura opisne  jedinice   ¦   Sadržaj   ¦   Vremenska oznaka   ¦   Napomena

Sastavljanje inventarnog popisa je delikatan posao. Osim prikladnoga tabličnog prikaza, preglednih rubrika, jasnoga numeričkog označavanja i odgovarajućih naslova opisnih jedinica8 , za izradu dobroga inventarnog popisa najvažnija je pravilna i dosljedna primjena terminologije, naročito u rubrici “Sadržaj”. Drugim riječima, u inventarnome popisu jedan od najvažnijih zahtjeva je dosljednost, pri čemu za jednaki sadržaj treba rabiti jednaku terminologiju. Ovdje je naročito važno da korištena terminologija bude jasna, precizna, točna i razumljiva dok aproksimacije treba izbjegavati9.
13_zzKad se sastavlja inventarni popis treba razmišljati o pojmovima koji će ući ili se već nalaze u kontroliranom terminološkom rječniku, u tezaurusu. Dobro sastavljen tezaurus olakšava i pojednostavnjuje opis arhivskog gradiva. To zahtijeva postojanje određene discipline unutar arhiva ili odjela, kako bi se postigla ujednačenost opisa na institucionalnoj razini. Tek onda će i istraživači moći jasno prepoznati naš arhivistički opis i pravilno citirati podatke o korištenim izvorima. Ovdje ponovno treba istaknuti da je opis pojedinačnih opisnih jedinica u inventarnome popisu različit od opisa u tekstualnom dijelu inventara. Ne samo što je opis u inventarnom popisu kraći, smješten u rubrikama i sastavljen biranim rječnikom indeksiranih pojmova, nego ni metoda njegova sastavljanja nije jednaka za sve fondove i zbirke. Neke vrste arhivskog gradiva, na primjer tiskovine i fotografije traže primjenu većeg broja rubrika inventarnog popisa10 . Za njih smo u Državnom arhivu u Zagrebu kreirali specifične inventarne popise11 .

Tako inventarni popis serije “Plakati” koja se nalazi u sastavu zbirke “Tiskovine” sadrži tri skupine rubrika:

  1. Formalna obrada: signatura opisne jedinice, broj kopija, izvorni naslov, izvorni podnaslov, namjena, mjesto održavanja događaja zapisanog na plakatu, vrijeme održavanja događaja zapisanog na plakatu, izdavač plakata, godina izdanja plakata, tiskara
  2. Materijalni opis: dimenzije u cm, boja, tehnika
  3. Sadržajna obrada: osoba vezana uz plakat (i njezina uloga), tema, vremenska odrednica, geografska odrednica, napomena.

04_sign 1630Inventarni popis zbirke “Memorandumi” sadrži sljedeće rubrike: redni broj, naziv tvrtke, vlasnik, sjedište tvrtke, vremenska odrednica, boja, sadržaj, napomena.
Fotografije se opisuju kroz sljedeće rubrike inventarnog popisa:
signatura, broj kopija, namjena, naslov, podnaslov, sadržaj, fotograf, vremenska odrednica, geografska odrednica, fotografski postupak, polaritet, format, boja, napomena.
U sva tri slučaja radi se o opisivanju “grafičkoga materijala”, gradiva koje pruža tekstualnu i vizualnu informaciju i koje osim svog dokumentarnog značaja ima i estetsku vrijednost te je potrebno opisati i njegov fizički izgled12 . Iz navedenih se primjera vidi da kreiranje inventarnog popisa traži fleksibilnost i prilagodbu opisa vrsti gradiva13 . Arhivist mora posjedovati određeni senzibilitet koji će mu omogućiti da njegov opis bude dovoljno sažet, a opet cjelovit i informativan.

Na kraju, možemo zaključiti da je izrada dobrog inventara veliki izazov. Opisujući fond ili zbirku, arhivist nastoji istraživaču pružiti potpune, točne i provjerene informacije o onome što istraživač već zna i onome što tek treba otkriti. Inventar time postaje katalizator za nova područja istraživanja. Istovremeno, sadržavajući standardizirani opis, indeksirane termine i obavijesti o dopunskim izvorima, inventar postaje dijelom veće cjeline, jedinstvenog informacijskog sustava.

Sažetak
Primjena ISAD (G)-a pri izradi obavjesnih pomagala u Državnom arhivu u Zagrebu počela je 1998. godine, ali nije dovela do bitnih promjena u odnosu na dotadašnju praksu arhivističkog opisivanja fondova i zbirki. Inventari nastali prije primjene ISAD (G)-a sadržavali su sve elemente opisa koji su bitni za međunarodnu razmjenu opisane obavijesti o fondu i pružali su sve elemente obavijesti iz područja opisa “Identifikacija/prepoznatljivost”, “Kontekst”, “Sadržaj i ustroj”. Nakon uvođenja ISAD (G)-a inventari su prošireni elementima iz sljedećih područja opisa: “Dostupnost i uvjeti korištenja jedinice opisa”, “Dopunski izvori”, “Napomene” i “Kontrola opisa”. I dalje je zadržana dotadašnja praksa da se u inventarima daje obavijest o valorizaciji fonda. Osim ISAD (G)-a, prilikom izrade obavijesnih pomagala u Državnom arhivu u Zagrebu primjenjuju se i druge međunarodne norme, naročito ISAAR (CPF) i MARC.

Summary
Using of ISAD (G) during creation of finding aids in State Archives in Zagreb started in 1998, but it didn`t essentially change existing practice of archival description of fonds and collections. Finding aids created before using of ISAD (G) contained all descriptive elements crucial for international exchange of descriptive information about fonds and gave all informative elements from next information areas: Identity Statement Area, Context Area, Content and Structure Area. When using of ISAD (G) started, the finding aids were spread with informative elements from Condition of Acces and Use Area, Allied Materials Area, Note Area and Authority Data Area, further keeping the existing practice of giving information of value of fonds. During creation of finding aids, other international standards, except ISAD (G), are in use in State Archives in Zagreb, especially ISAAR (CPF) and MARC.

(Izlaganje je održano na savjetovanju u Radencima 2005. godine)


  1. Ovdje podrazumijevamo i sumarne i analitičke inventare, kao i njihove kombinacije, takozvane sumarno – analitičke inventare. Često puta je nemoguće jasno razlučiti granicu između sumarnih i analitičkih inventara naročito kad se radi o fondovima gdje je potrebno analitički opisivati neke njihove dijelove, na primjer korespondenciju značajnijih osoba, ili istaknuti pojedine komade od povijesnog značaja (na primjer. memorandume, proglase, dekrete) koji bi se inače potpuno “utopili” u sumarnome opisu i kao takvi bili nevidljivi istraživačima. []
  2. Prilog se temelji isključivo na primjerima iz osobne prakse izrade obavijesnih pomagala u Državnom arhivu u Zagrebu. []
  3. Osim ISAD (G)-a, u praksi se sve više nastoji primjenjivati i ISAAR (CPF) i druge norme, na primjer, ISO 5963 (pri izboru riječi za indeksaciju), ISO 2788 (pri izradi tezaurusa), ISO 999 (pri izradi kazala), ISO 690 (za citiranje objavljenih izvora). []
  4. 1.Identifikacija/prepoznatljivost, 2.Kontekst, 3.Sadržaj i ustroj, 4.Dostupnost i uvjeti korištenja jedinice opisa, 5. Dopunski izvori, 6. Napomene, 7. Kontrola opisa. []
  5. Na primjer: 847. NUGENT ALBERT – Zagreb, Beč, London; (1816.– 1896.), [1803./1815.] 1816./1888., kut. 1; AI []
  6. To su sljedeći elementi opisa:«odabiranje, izlučivanje i rokovi čuvanja», “dopune”, “uvjeti dostupnosti”, “uvjeti objavljivanja ili umnožavanja”, “postojanje i mjesto čuvanja izvornika”, “postojanje i mjesto čuvanja preslika”, “dopunski izvori” i “pravila i propisi”. []
  7. Ipak, treba napomenuti da su Matični listovi, jedna od arhivskih evidencija o fondovima, sadržavali obavijesti o odabiranju, izlučivanju i rokovima čuvanja gradiva, kao i o dopunskim izvorima, odnosno o eventualnom postojanju dijelova fonda u drugim arhivima. []
  8. Moglo bi se reći da dizajniranje inventarnog popisa posredno reflektira raspored gradiva na arhivskim policama. []
  9. Tako se, na primjer, ne treba bojati izraza «signatura opisne jedinice», ako smo se odlučili za njega. Mogli smo se odlučiti za izraz “oznaka opisne jedinice” ili neki drugi, važno je samo da se zna što taj izraz znači i da ga se dosljedno koristi. Jednako tako, ako smo, na primjer, odlučili rabiti izraz “primljena korespondencija”, onda taj izraz treba ponavljati svaki put kad se radi o gradivu takve vrste, a ne jednom ga opisati kao “primljena pošta”, drugi put kao “primljena pisma”, treći put kao “pasivna korespondencija» ili nekako drugačije. []
  10. Budući da je norma ISAD(G) sastavljena s namjerom da pruži mogućnost najšire primjene u međunarodnom arhivističkom okružju, bila je, zapravo, samo prvi korak u normizaciji opisa. Povjerenstvo za izradu ISAD (G) naglasilo već u prvom izdanju te norme da je potrebno izraditi daljnja pravila za opis posebnih vrsta gradiva. []
  11. Pod utjecajem MARC standarda. []
  12. Ne treba zaboraviti da fotografije nalazimo u skoro svim obiteljskim i osobnim fondovima, te vrlo često u fondovima društava i u gospodarstvenim fondovima. Za tiskovine (primjerci novina, novinski izresci, razglednice, brošure, proglasi, leci i drugo) možemo reći da su u većem ili manjem opsegu prisutne u skoro svim fondovima. []
  13. Tako, na primjer, kod obiteljskih fondova pojedine članove obitelji opisujemo (pred)brojevima i njihovim imenom i prezimenom. Numeričko označavanje tada slijedi generacijski niz i izražava pripadnost određenoj obiteljskoj grani. U slučaju da više članova obitelji ima jednako ime, opis proširujemo naznakom odnosa roditelji – djeca. Posebno treba biti pažljiv pri definiranju odnosa muž – žena i odrediti najbolji način prikazivanja takve veze. Zapravo, možemo reći da je kod velikih obiteljskih fondova, koji sadrže gradivo mnogih generacija potreban elastičan model svojevrsnog numeričkog preslika rodoslovnog stabla. []