Primjena ISAD(G) standarda prilikom izrade inventara

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

U Držav­no­me arhi­vu u Zagre­bu se ISAD (G), Opća među­na­rod­na nor­ma za opis arhiv­skog gra­di­va, poče­la pri­mje­nji­va­ti već 1998. godi­ne. U član­ku se ana­li­zi­ra kako i u kojoj mje­ri je to utje­ca­lo na dota­daš­nju prak­su izra­de oba­vi­jes­nih poma­ga­la, s nagla­skom na opi­si­va­nje obi­telj­skih i osob­nih fon­do­va i zbir­ki.

1. Uvod
Temelj­na nače­la arhi­vis­tič­kog opi­sa koja pre­po­ru­ču­je nor­ma ISAD(G) (opis od opće­ga ka poseb­no­me, oba­vi­jes­ti pri­la­go­đe­ne razi­ni opi­sa, nepo­nav­lja­nje oba­vi­jes­ti i pove­zi­va­nje opi­sa) bila su ugra­đe­na u osno­ve opi­si­va­nja arhiv­skih fon­do­va i zbir­ki u Držav­nom arhi­vu u Zagre­bu i pri­je počet­ka služ­be­ne pri­mje­ne te nor­me. Arhi­vis­tič­ka oba­vi­jes­na poma­ga­la, inven­ta­ri1  nas­ta­li pri­je uvo­đe­nja ISAD (G)-a sadr­ža­va­li su dvi­je vrste arhi­vis­tič­kog opi­sa2 . Prva vrsta opi­sa nala­zi­la se u tako­zva­nom tek­s­tu­al­nom dije­lu inven­ta­ra, gdje su se opi­si­va­li fond i seri­je, a pone­kad i niže razi­ne. Dru­ga vrsta opi­sa pri­mje­nji­va­la se pri opi­si­va­nju poje­di­nač­nih opis­nih jedi­ni­ca u inven­tar­nom popi­su. Osim pre­ma polo­ža­ju unu­tar oba­vi­jes­nog poma­ga­la, opis u tek­s­tu­al­no­me dije­lu inven­ta­ra i opis u inven­tar­no­me popi­su raz­li­ko­va­li su se i pre­ma svo­me sadr­ža­ju, opsež­nos­ti i vizu­al­nom pri­ka­zu.

1. Tek­s­tu­al­ni dio inven­ta­ra

Opis u tek­s­tu­al­nom dije­lu inven­ta­ra bio je i ostao rela­tiv­no opši­ran. Pone­kad se sas­to­ji i od neko­li­ko dese­ta­ka stra­ni­ca i čita se u kon­ti­nu­ite­tu poput knji­ge. Važ­no je zna­ti da je bez obzi­ra na kla­si­fi­ka­cij­sku odre­đe­nost fon­da ili zbir­ke, meto­da sas­tav­lja­nja ovo­ga opi­sa jed­na­ka za sve fon­do­ve i zbir­ke. Danas je taj opis u pot­pu­nos­ti uskla­đen s nor­mom ISAD (G)3 te sadr­ži 26 pret­pos­tav­lje­nih ele­me­na­ta u sedam podru­čja opi­sa4 . Uvo­đe­njem ISAD (G)-a sadr­žaj tek­s­tu­al­nog dije­la inven­ta­ra doži­vio je pro­mje­ne koje su ipak više vizu­al­ne nego kva­li­ta­tiv­ne. Kako? Poka­ži­mo to uspo­re­đu­ju­ći sta­nje pri­je i nakon uvo­đe­nja ISAD(G)-a.
Na pri­mjer, inven­tar jed­nog obi­telj­skog fon­da opi­sa­nog na razi­ni fon­da pri­je pri­mje­ne ISAD (G)-a she­mat­ski bi se mogao pri­ka­za­ti ova­ko:

  • Nas­lov­na stra­ni­ca inven­ta­ra
  • Sumar­ni opis fon­da
  • Tek­s­tu­al­ni dio inven­ta­ra
  • Inven­tar­ni popis
  • Pri­lo­zi (npr. rodos­lov­no sta­blo tvor­ca fon­da, kon­kor­dant­ska tabe­la sta­rih i novih sig­na­tu­ra, i tako dalje…)

Dak­le, pri­je pri­mje­ne ISAD (G)-a, tek­s­tu­al­nom dije­lu inven­ta­ra uvi­jek je pret­ho­di­la neka vrsta krat­kog sumar­nog opi­sa fon­da, poput nje­go­ve osob­ne iskaz­ni­ce u kojoj su se opi­si­va­li:

  • Red­ni broj arhiv­skog fon­da u pre­gle­du Arhiv­ski fon­do­vi i zbir­ke u SFRJ, SRH, Bgd.1984.
  • Red­ni broj arhiv­skog fon­da u Općem inven­ta­ru Držav­nog arhi­va u Zagre­bu
  • Naziv arhiv­skog fon­da
  • Mjes­to — sje­di­šte stva­ra­te­lja fon­da
  • Ras­pon godi­na pos­to­ja­nja stva­ra­te­lja fon­da
  • Ras­pon godi­na saču­va­nog arhiv­skog gra­di­va
  • Koli­či­na arhiv­skog gra­di­va u arhiv­skim jedi­ni­ca­ma
  • Arhiv­ska oba­vjes­na poma­ga­la

Svi su se ovi ele­men­ti opi­sa ukrat­ko iska­zi­va­li u jed­no­me ret­ku5 i odgo­va­ra­li su slje­de­ćim ele­men­ti­ma opi­sa pre­ma ISAD(G)-u: “ozna­ka”, “nas­lov”, “vri­je­me nas­tan­ka gra­di­va u jedi­ni­ci opi­sa”, “opseg jedi­ni­ce opi­sa” i “oba­vi­jes­na poma­ga­la”, pri čemu je fond bio pret­pos­tav­lje­na razi­na opi­sa. Vidi se da je već ovaj dio inven­ta­ra sadr­ža­vao sve ele­men­te opi­sa koji su bit­ni za među­na­rod­nu raz­mje­nu opi­sa­ne oba­vi­jes­ti o fon­du.

Sam tek­s­tu­al­ni dio inven­ta­ra sadr­ža­vao je neko­li­ko poglav­lja koja su obič­no ima­la slje­de­će nas­lo­ve:

  • Povi­jes­na bilje­ška o fon­du
  • Povi­jes­na bilje­ška o stva­ra­te­lju fon­da
  • Sadr­žaj­na fizi­ono­mi­ja i valo­ri­za­ci­ja fon­da
  • Kla­si­fi­ka­cij­ska she­ma fon­da

Povi­jes­na bilje­ška o fon­du” sadr­ža­va­la je podat­ke o nači­nu pre­uzi­ma­nja gra­di­va u arhiv, o sadr­ža­ju pri­mo­pre­daj­nog zapis­ni­ka te o evi­den­ti­ra­nju nove akvi­zi­ci­je u Urudž­be­no­me zapis­ni­ku Arhi­va i Knji­zi ula­za arhiv­skog gra­di­va, što odgo­va­ra oba­vi­jes­ti­ma koje ISAD (G) pre­dvi­đa u ele­men­ti­ma “način pre­uzi­ma­nja” i “povi­jest fon­da”.

Povi­jes­na bilje­ška o stva­ra­te­lju fon­da” opi­si­va­la je naziv i his­to­ri­jat stva­ra­te­lja fon­da i dava­la je podat­ke o bibli­ogra­fi­ji, a to se podu­da­ra s rubri­ka­ma “biograf­ski poda­ci” i “bibli­ogra­fi­ja” pre­ma ISAD (G)-u.

U poglav­lju “Sadr­žaj­na fizi­ono­mi­ja i valo­ri­za­ci­ja fon­da” opi­si­va­la se koli­či­na gra­di­va u fon­du, nje­gov vre­men­ski ras­pon, pos­to­ja­nje vre­men­skih i sadr­žaj­nih praz­ni­na, odnos­no cje­lo­vi­tost i homo­ge­nost gra­di­va, vrste gra­di­va u fon­du, jezik i pismo u gra­di­vu, koja su arhi­vis­tič­ka nače­la pri­mi­je­nje­na pri­li­kom sre­đi­va­nja fon­da, kakav je pore­dak gra­di­va u fon­du, odnos­no, kak­va je uspos­tav­lje­na struk­tu­ra fon­da, koje su seri­je u fon­du (nji­hov naziv, sadr­žaj, vre­men­ski ras­pon i opseg), te kako se vred­nu­je fond u cje­li­ni, pri čemu bi se nagla­si­lo za koja podru­čja istra­ži­va­nja može pos­lu­ži­ti rele­vant­no gra­di­vo. Sve to odgo­va­ra slje­de­ćim ISAD (G) ele­men­ti­ma: “koli­či­na”, “tvar­ne zna­čaj­ke i teh­nič­ki uvje­ti”, “nosač”, “sadr­žaj”, “jezik/pismo u gra­di­vu”. Ovdje tre­ba pri­mi­je­ti­ti da ISAD (G) ne zah­ti­je­va pos­tu­pak valo­ri­za­ci­je fon­da, što je nedos­ta­tak budu­ći da valo­ri­za­ci­ja nekog fon­da naj­vi­še utje­če na nje­gov polo­žaj na ljes­tvi­ci pri­ori­te­ta pri­li­kom svih arhi­vis­tič­kih pos­tu­pa­ka — vred­ni­ji fon­do­vi zas­lu­žu­ju ana­li­tič­ke inven­ta­re, pred­nost pri res­ta­ura­ci­ji, kon­zer­va­ci­ji, zaštit­nom sni­ma­nju, publi­ci­ra­nju i tako dalje.

Poglav­lje “Kla­si­fi­ka­cij­ska she­ma fon­da” sadr­ža­va­lo je she­mat­ski pri­kaz seri­ja i pod­se­ri­ja u fon­du, što odgo­va­ra “pla­nu sre­đi­va­nja” pre­ma ISAD (G)-u.

Iz pret­hod­ne ana­li­ze vidi se da su u tek­s­tu­al­no­me dije­lu inven­ta­ra nas­ta­lih pri­je pri­mje­ne ISAD (G)-a bila pot­pu­no pokri­ve­na slje­de­ća ISAD (G) podru­čja opi­sa: “Identifikacija/prepoznatljivost”, “Kon­tekst”, “Sadr­žaj i ustroj”, a da veći­nom nisu bili zas­tup­lje­ni ele­men­ti iz slje­de­ćih podru­čja opi­sa: “Dos­tup­nost i uvje­ti kori­šte­nja jedi­ni­ce opi­sa”, “Dopun­ski izvo­ri”, “Napo­me­ne“6 i “Kon­tro­la opi­sa”.

Ovdje tre­ba nagla­si­ti da je veli­ki dopri­nos ISAD (G)-a upra­vo u podru­čju “Dopun­ski izvo­ri”, jer se u tome podru­čju opi­sa od arhi­vis­ta tra­ži pre­ciz­no odre­đi­va­nje refe­ren­ci­jal­nih oba­vi­jes­ti o jedi­ni­ci opi­sa, čime se olak­ša­va pro­na­la­že­nje i raz­mje­na oba­vi­jes­ti o arhiv­skom gra­di­vu, omo­gu­ća­va kori­šte­nje zajed­nič­kih nor­ma­tiv­nih poda­ta­ka i obje­di­nja­va­nje opi­sa iz raz­li­či­tih arhi­va u jedins­tve­ni infor­ma­cij­ski sus­tav7 .

2. Inven­tar­ni popis

Inven­tar­ni popis uvi­jek sadr­ži krat­ke i saže­te opi­se poje­di­nih opis­nih jedi­ni­ca, te sko­ro da se i nije mije­njao pri­mje­nom ISAD (G)-a. Opis sva­ke opis­ne jedi­ni­ce sadr­žan je u jed­no­me ret­ku i ras­po­re­đen je obič­no kroz četi­ri ili pet rubri­ka (sig­na­tu­ra opis­ne jedi­ni­ce, sadr­žaj, vre­men­ska ozna­ka, napo­me­na), čita se s lije­va na des­no, odoz­go pre­ma dolje, a she­mat­ski pri­ka­za­no, izgle­da ova­ko:

Sig­na­tu­ra opis­ne  jedi­ni­ce   ¦   Sadr­žaj   ¦   Vre­men­ska ozna­ka   ¦   Napo­me­na

Sas­tav­lja­nje inven­tar­nog popi­sa je deli­ka­tan posao. Osim prik­lad­no­ga tablič­nog pri­ka­za, pre­gled­nih rubri­ka, jas­no­ga nume­rič­kog ozna­ča­va­nja i odgo­va­ra­ju­ćih nas­lo­va opis­nih jedi­ni­ca8 , za izra­du dobro­ga inven­tar­nog popi­sa naj­važ­ni­ja je pra­vil­na i dos­ljed­na pri­mje­na ter­mi­no­lo­gi­je, naro­či­to u rubri­ci “Sadr­žaj”. Dru­gim rije­či­ma, u inven­tar­no­me popi­su jedan od naj­važ­ni­jih zah­tje­va je dos­ljed­nost, pri čemu za jed­na­ki sadr­žaj tre­ba rabi­ti jed­na­ku ter­mi­no­lo­gi­ju. Ovdje je naro­či­to važ­no da kori­šte­na ter­mi­no­lo­gi­ja bude jas­na, pre­ciz­na, toč­na i razum­lji­va dok aprok­si­ma­ci­je tre­ba izbje­ga­va­ti9.
13_zzKad se sas­tav­lja inven­tar­ni popis tre­ba raz­miš­lja­ti o poj­mo­vi­ma koji će ući ili se već nala­ze u kon­tro­li­ra­nom ter­mi­no­lo­škom rječ­ni­ku, u teza­uru­su. Dobro sas­tav­ljen teza­urus olak­ša­va i pojed­nos­tav­nju­je opis arhiv­skog gra­di­va. To zah­ti­je­va pos­to­ja­nje odre­đe­ne dis­ci­pli­ne unu­tar arhi­va ili odje­la, kako bi se pos­ti­gla ujed­na­če­nost opi­sa na ins­ti­tu­ci­onal­noj razi­ni. Tek onda će i istra­ži­va­či moći jas­no pre­poz­na­ti naš arhi­vis­tič­ki opis i pra­vil­no citi­ra­ti podat­ke o kori­šte­nim izvo­ri­ma. Ovdje ponov­no tre­ba istak­nu­ti da je opis poje­di­nač­nih opis­nih jedi­ni­ca u inven­tar­no­me popi­su raz­li­čit od opi­sa u tek­s­tu­al­nom dije­lu inven­ta­ra. Ne samo što je opis u inven­tar­nom popi­su kra­ći, smje­šten u rubri­ka­ma i sas­tav­ljen bira­nim rječ­ni­kom indek­si­ra­nih poj­mo­va, nego ni meto­da nje­go­va sas­tav­lja­nja nije jed­na­ka za sve fon­do­ve i zbir­ke. Neke vrste arhiv­skog gra­di­va, na pri­mjer tisko­vi­ne i foto­gra­fi­je tra­že pri­mje­nu većeg bro­ja rubri­ka inven­tar­nog popi­sa10 . Za njih smo u Držav­nom arhi­vu u Zagre­bu kre­ira­li spe­ci­fič­ne inven­tar­ne popi­se11 .

Tako inven­tar­ni popis seri­je “Pla­ka­ti” koja se nala­zi u sas­ta­vu zbir­ke “Tisko­vi­ne” sadr­ži tri sku­pi­ne rubri­ka:

  1. For­mal­na obra­da: sig­na­tu­ra opis­ne jedi­ni­ce, broj kopi­ja, izvor­ni nas­lov, izvor­ni pod­nas­lov, namje­na, mjes­to odr­ža­va­nja doga­đa­ja zapi­sa­nog na pla­ka­tu, vri­je­me odr­ža­va­nja doga­đa­ja zapi­sa­nog na pla­ka­tu, izda­vač pla­ka­ta, godi­na izda­nja pla­ka­ta, tiska­ra
  2. Mate­ri­jal­ni opis: dimen­zi­je u cm, boja, teh­ni­ka
  3. Sadr­žaj­na obra­da: oso­ba veza­na uz pla­kat (i nje­zi­na ulo­ga), tema, vre­men­ska odred­ni­ca, geograf­ska odred­ni­ca, napo­me­na.

04_sign 1630Inven­tar­ni popis zbir­ke “Memo­ran­du­mi” sadr­ži slje­de­će rubri­ke: red­ni broj, naziv tvrt­ke, vlas­nik, sje­di­šte tvrt­ke, vre­men­ska odred­ni­ca, boja, sadr­žaj, napo­me­na.
Foto­gra­fi­je se opi­su­ju kroz slje­de­će rubri­ke inven­tar­nog popi­sa:
sig­na­tu­ra, broj kopi­ja, namje­na, nas­lov, pod­nas­lov, sadr­žaj, foto­graf, vre­men­ska odred­ni­ca, geograf­ska odred­ni­ca, foto­graf­ski pos­tu­pak, pola­ri­tet, for­mat, boja, napo­me­na.
U sva tri slu­ča­ja radi se o opi­si­va­nju “gra­fič­ko­ga mate­ri­ja­la”, gra­di­va koje pru­ža tek­s­tu­al­nu i vizu­al­nu infor­ma­ci­ju i koje osim svog doku­men­tar­nog zna­ča­ja ima i estet­sku vri­jed­nost te je potreb­no opi­sa­ti i nje­gov fizič­ki izgled12 . Iz nave­de­nih se pri­mje­ra vidi da kre­ira­nje inven­tar­nog popi­sa tra­ži flek­si­bil­nost i pri­la­god­bu opi­sa vrsti gra­di­va13 . Arhi­vist mora posje­do­va­ti odre­đe­ni sen­zi­bi­li­tet koji će mu omo­gu­ći­ti da nje­gov opis bude dovolj­no sažet, a opet cje­lo­vit i infor­ma­ti­van.

Na kra­ju, može­mo zaklju­či­ti da je izra­da dobrog inven­ta­ra veli­ki iza­zov. Opi­su­ju­ći fond ili zbir­ku, arhi­vist nas­to­ji istra­ži­va­ču pru­ži­ti pot­pu­ne, toč­ne i pro­vje­re­ne infor­ma­ci­je o ono­me što istra­ži­vač već zna i ono­me što tek tre­ba otkri­ti. Inven­tar time pos­ta­je kata­li­za­tor za nova podru­čja istra­ži­va­nja. Isto­vre­me­no, sadr­ža­va­ju­ći stan­dar­di­zi­ra­ni opis, indek­si­ra­ne ter­mi­ne i oba­vi­jes­ti o dopun­skim izvo­ri­ma, inven­tar pos­ta­je dije­lom veće cje­li­ne, jedins­tve­nog infor­ma­cij­skog sus­ta­va.

Saže­tak
Pri­mje­na ISAD (G)-a pri izra­di oba­vjes­nih poma­ga­la u Držav­nom arhi­vu u Zagre­bu poče­la je 1998. godi­ne, ali nije dove­la do bit­nih pro­mje­na u odno­su na dota­daš­nju prak­su arhi­vis­tič­kog opi­si­va­nja fon­do­va i zbir­ki. Inven­ta­ri nas­ta­li pri­je pri­mje­ne ISAD (G)-a sadr­ža­va­li su sve ele­men­te opi­sa koji su bit­ni za među­na­rod­nu raz­mje­nu opi­sa­ne oba­vi­jes­ti o fon­du i pru­ža­li su sve ele­men­te oba­vi­jes­ti iz podru­čja opi­sa “Identifikacija/prepoznatljivost”, “Kon­tekst”, “Sadr­žaj i ustroj”. Nakon uvo­đe­nja ISAD (G)-a inven­ta­ri su pro­ši­re­ni ele­men­ti­ma iz slje­de­ćih podru­čja opi­sa: “Dos­tup­nost i uvje­ti kori­šte­nja jedi­ni­ce opi­sa”, “Dopun­ski izvo­ri”, “Napo­me­ne” i “Kon­tro­la opi­sa”. I dalje je zadr­ža­na dota­daš­nja prak­sa da se u inven­ta­ri­ma daje oba­vi­jest o valo­ri­za­ci­ji fon­da. Osim ISAD (G)-a, pri­li­kom izra­de oba­vi­jes­nih poma­ga­la u Držav­nom arhi­vu u Zagre­bu pri­mje­nju­ju se i dru­ge među­na­rod­ne nor­me, naro­či­to ISAAR (CPF) i MARC.

Sum­mary
Using of ISAD (G) during cre­ati­on of fin­ding aids in Sta­te Arc­hi­ves in Zagreb star­ted in 1998, but it didn‘t essen­ti­al­ly chan­ge exis­ting prac­ti­ce of arc­hi­val des­crip­ti­on of fon­ds and col­lec­ti­ons. Fin­ding aids cre­ated befo­re using of ISAD (G) con­ta­ined all des­crip­ti­ve ele­ments cru­ci­al for inter­na­ti­onal exc­han­ge of des­crip­ti­ve infor­ma­ti­on abo­ut fon­ds and gave all infor­ma­ti­ve ele­ments from next infor­ma­ti­on are­as: Iden­tity Sta­te­ment Area, Con­text Area, Con­tent and Struc­tu­re Area. When using of ISAD (G) star­ted, the fin­ding aids were spre­ad with infor­ma­ti­ve ele­ments from Con­di­ti­on of Acces and Use Area, Alli­ed Mate­ri­als Area, Note Area and Aut­ho­rity Data Area, fur­t­her keeping the exis­ting prac­ti­ce of giving infor­ma­ti­on of value of fon­ds. During cre­ati­on of fin­ding aids, other inter­na­ti­onal stan­dar­ds, except ISAD (G), are in use in Sta­te Arc­hi­ves in Zagreb, espe­ci­al­ly ISAAR (CPF) and MARC.

(Izla­ga­nje je odr­ža­no na savje­to­va­nju u Raden­ci­ma 2005. godi­ne)


  1. Ovdje podra­zu­mi­je­va­mo i sumar­ne i ana­li­tič­ke inven­ta­re, kao i nji­ho­ve kom­bi­na­ci­je, tako­zva­ne sumar­no — ana­li­tič­ke inven­ta­re. Čes­to puta je nemo­gu­će jas­no raz­lu­či­ti gra­ni­cu izme­đu sumar­nih i ana­li­tič­kih inven­ta­ra naro­či­to kad se radi o fon­do­vi­ma gdje je potreb­no ana­li­tič­ki opi­si­va­ti neke nji­ho­ve dije­lo­ve, na pri­mjer kores­pon­den­ci­ju zna­čaj­ni­jih oso­ba, ili istak­nu­ti poje­di­ne koma­de od povi­jes­nog zna­ča­ja (na pri­mjer. memo­ran­du­me, pro­gla­se, dekre­te) koji bi se ina­če pot­pu­no “uto­pi­li” u sumar­no­me opi­su i kao tak­vi bili nevid­lji­vi istra­ži­va­či­ma. []
  2. Pri­log se teme­lji isklju­či­vo na pri­mje­ri­ma iz osob­ne prak­se izra­de oba­vi­jes­nih poma­ga­la u Držav­nom arhi­vu u Zagre­bu. []
  3. Osim ISAD (G)-a, u prak­si se sve više nas­to­ji pri­mje­nji­va­ti i ISAAR (CPF) i dru­ge nor­me, na pri­mjer, ISO 5963 (pri izbo­ru rije­či za indek­sa­ci­ju), ISO 2788 (pri izra­di teza­uru­sa), ISO 999 (pri izra­di kaza­la), ISO 690 (za citi­ra­nje objav­lje­nih izvo­ra). []
  4. 1.Identifikacija/prepoznatljivost, 2.Kontekst, 3.Sadržaj i ustroj, 4.Dostupnost i uvje­ti kori­šte­nja jedi­ni­ce opi­sa, 5. Dopun­ski izvo­ri, 6. Napo­me­ne, 7. Kon­tro­la opi­sa. []
  5. Na pri­mjer: 847. NUGENT ALBERT – Zagreb, Beč, Lon­don; (1816.– 1896.), [1803./1815.] 1816./1888., kut. 1; AI []
  6. To su slje­de­ći ele­men­ti opisa:«odabiranje, izlu­či­va­nje i roko­vi čuva­nja», “dopu­ne”, “uvje­ti dos­tup­nos­ti”, “uvje­ti objav­lji­va­nja ili umno­ža­va­nja”, “pos­to­ja­nje i mjes­to čuva­nja izvor­ni­ka”, “pos­to­ja­nje i mjes­to čuva­nja pres­li­ka”, “dopun­ski izvo­ri” i “pra­vi­la i pro­pi­si”. []
  7. Ipak, tre­ba napo­me­nu­ti da su Matič­ni lis­to­vi, jed­na od arhiv­skih evi­den­ci­ja o fon­do­vi­ma, sadr­ža­va­li oba­vi­jes­ti o oda­bi­ra­nju, izlu­či­va­nju i roko­vi­ma čuva­nja gra­di­va, kao i o dopun­skim izvo­ri­ma, odnos­no o even­tu­al­nom pos­to­ja­nju dije­lo­va fon­da u dru­gim arhi­vi­ma. []
  8. Moglo bi se reći da dizaj­ni­ra­nje inven­tar­nog popi­sa posred­no reflek­ti­ra ras­po­red gra­di­va na arhiv­skim poli­ca­ma. []
  9. Tako se, na pri­mjer, ne tre­ba boja­ti izra­za «sig­na­tu­ra opis­ne jedi­ni­ce», ako smo se odlu­či­li za nje­ga. Mogli smo se odlu­či­ti za izraz “ozna­ka opis­ne jedi­ni­ce” ili neki dru­gi, važ­no je samo da se zna što taj izraz zna­či i da ga se dos­ljed­no koris­ti. Jed­na­ko tako, ako smo, na pri­mjer, odlu­či­li rabi­ti izraz “prim­lje­na kores­pon­den­ci­ja”, onda taj izraz tre­ba ponav­lja­ti sva­ki put kad se radi o gra­di­vu tak­ve vrste, a ne jed­nom ga opi­sa­ti kao “prim­lje­na pošta”, dru­gi put kao “prim­lje­na pisma”, tre­ći put kao “pasiv­na kores­pon­den­ci­ja» ili neka­ko dru­ga­či­je. []
  10. Budu­ći da je nor­ma ISAD(G) sas­tav­lje­na s namje­rom da pru­ži moguć­nost naj­ši­re pri­mje­ne u među­na­rod­nom arhi­vis­tič­kom okruž­ju, bila je, zapra­vo, samo prvi korak u nor­mi­za­ci­ji opi­sa. Povje­rens­tvo za izra­du ISAD (G) nagla­si­lo već u prvom izda­nju te nor­me da je potreb­no izra­di­ti dalj­nja pra­vi­la za opis poseb­nih vrsta gra­di­va. []
  11. Pod utje­ca­jem MARC stan­dar­da. []
  12. Ne tre­ba zabo­ra­vi­ti da foto­gra­fi­je nala­zi­mo u sko­ro svim obi­telj­skim i osob­nim fon­do­vi­ma, te vrlo čes­to u fon­do­vi­ma dru­šta­va i u gos­po­dar­stve­nim fon­do­vi­ma. Za tisko­vi­ne (pri­mjer­ci novi­na, novin­ski izres­ci, raz­gled­ni­ce, bro­šu­re, pro­gla­si, leci i dru­go) može­mo reći da su u većem ili manjem opse­gu pri­sut­ne u sko­ro svim fon­do­vi­ma. []
  13. Tako, na pri­mjer, kod obi­telj­skih fon­do­va poje­di­ne čla­no­ve obi­te­lji opi­su­je­mo (pred)brojevima i nji­ho­vim ime­nom i pre­zi­me­nom. Nume­rič­ko ozna­ča­va­nje tada sli­je­di gene­ra­cij­ski niz i izra­ža­va pri­pad­nost odre­đe­noj obi­telj­skoj gra­ni. U slu­ča­ju da više čla­no­va obi­te­lji ima jed­na­ko ime, opis pro­ši­ru­je­mo naz­na­kom odno­sa rodi­te­lji — dje­ca. Poseb­no tre­ba biti paž­ljiv pri defi­ni­ra­nju odno­sa muž — žena i odre­di­ti naj­bo­lji način pri­ka­zi­va­nja tak­ve veze. Zapra­vo, može­mo reći da je kod veli­kih obi­telj­skih fon­do­va, koji sadr­že gra­di­vo mno­gih gene­ra­ci­ja potre­ban elas­ti­čan model svo­je­vr­s­nog nume­rič­kog pres­li­ka rodos­lov­nog sta­bla. []