Uredsko poslovanje upravnih tijela u Hrvatskoj nakon 2. svjetskog rata

Nagla­si­ti zna­če­nje ured­skog pos­lo­va­nja za arhiv­sku služ­bu može­mo tako da povu­če­mo para­le­lu izme­đu poj­mo­va ured­sko pos­lo­va­nje i regis­tra­tur­ni sus­tav. Može se reći da se radi o poj­mo­vi­ma koji ima­ju goto­vo isti sadr­žaj, samo je aspekt pro­ma­tra­nja raz­li­čit. Arhi­vis­ti pojam regis­tra­tur­nog sus­ta­va vežu uz jed­no od temelj­nih arhi­vis­tič­kih nače­la — nače­lo prvo­bit­nog reda. To nače­lo arhi­vis­ti­ma nala­že da se pri­li­kom obra­de sva­kog arhiv­skog fon­da upoz­na­ju s regis­tra­tur­nim sus­ta­vom, koji je kod nekog stva­ra­te­lja gra­di­va pos­to­jao, ili da taj sus­tav, ako je potreb­no, rekons­tru­ira­ju na teme­lju ras­po­lo­ži­vog saču­va­nog gra­di­va. S dru­ge stra­ne, uprav­na tije­la i uprav­ni struč­nja­ci pro­ma­tra­ju ured­sko pos­lo­va­nje kao skup aktiv­nos­ti neo­p­hod­nih za funk­ci­oni­ra­nje sva­kog uprav­nog tije­la tj. kao svo­je­vr­s­nu logis­ti­ku koja pri­do­no­si raci­onal­ni­jem obav­lja­nju osnov­nih zada­ća sva­kog uprav­nog tije­la

Uvod
Ured­sko pos­lo­va­nje kao redo­van sva­kod­nev­ni posao stva­ra­te­lja regis­tra­tur­nog gra­di­va zna­čaj­no je za veći­nu pos­lo­va u arhi­vi­ma — od vred­no­va­nja regis­tra­tur­nog gra­di­va do sre­đi­va­nja. Sto­ga je i razum­ljiv inte­res arhiv­ske služ­be da stva­ra­te­lji regis­tra­tur­nog gra­di­va ure­de svo­je ured­sko pos­lo­va­nje na pri­mje­ren način, koji će omo­gu­ći­ti ne samo jed­nos­tav­ni­je kori­šte­nje gra­di­va u regis­tra­tu­ra­ma, nego u kraj­njoj lini­ji i kori­šte­nje arhiv­skog gra­di­va u arhi­vi­ma mno­go godi­na i sto­lje­ća nakon nje­go­vog nas­tan­ka.

Kom­po­nen­te regis­tra­tur­nog sus­ta­va:

  1. Spi­si
    Pod spi­si­ma ne mis­li se samo na spi­se kao osnov­ne jedi­ni­ce ured­skog pos­lo­va­nja, nego i na slo­že­ne jedi­ni­ce kao što su pred­me­ti i dosjei.
  2. Evi­den­ci­je
    Evi­den­ci­je u ured­skom pos­lo­va­nju mogu biti vođe­ne na konven­ci­ona­lan način u obli­ku ured­skih knji­ga, ali i kao kom­pju­tor­ski vođe­ne baze poda­ta­ka.
  3. Služ­be­ni­ci
    O ospo­sob­lje­nos­ti služ­be­ni­ka i nji­ho­vom odno­su pre­ma svom pos­lu ovi­si i pri­mje­na pra­vi­la, a to u kraj­njoj lini­ji zna­či i ured­nost regis­tra­tur­nog  gra­di­va. Ova pri­mjed­ba odno­si se na sve dje­lat­ni­ke, koji su u dodi­ru s regis­tra­tur­nim gra­di­vom, a ne samo na admi­nis­tra­tiv­ne služ­be­ni­ke u užem smis­lu. Kao što je poz­na­to ured­nost gra­di­va je važ­na pret­pos­tav­ka nje­go­vog kori­šte­nja, kako u regis­tra­tu­ri, tako i u arhi­vu.
  4. Pra­vi­la
    Pra­vi­la pred­stav­lja­ju sre­diš­nju kom­po­nen­tu, jer ona pove­zu­ju osta­le tri kom­po­nen­te u smis­le­nu cje­li­nu odre­đu­ju­ći što i kako će se radi­ti, tj. odre­đu­ju sve pos­tup­ke koje ured­sko pos­lo­va­nje obu­hva­ća. Pra­vi­la u odno­su na poje­di­ne stva­ra­te­lje regis­tra­tur­nog gra­di­va mogu biti eks­ter­na ili inter­na. Pod eks­ter­nim pra­vi­li­ma mis­li se na pro­pi­se, koje dono­se nad­lež­na držav­na tije­la i koje su duž­ni pri­mje­nji­va­ti svi oni subjek­ti na koje se ti pro­pi­si odno­se. Inter­na pra­vi­la s jed­ne stra­ne pred­stav­lja­ju dopu­nu i raz­ra­du eks­ter­nih, a s dru­ge stra­ne mogu pred­stav­lja­ti i pot­pu­nu zamje­nu za eks­ter­na pra­vi­la uko­li­ko tak­va ne pos­to­je za odre­đe­nu vrstu subje­ka­ta. Dak­le, inter­na pra­vi­la dono­se sami stva­ra­te­lji regis­tra­tur­nog gra­di­va i odno­se se samo na nji­ho­vo ured­sko pos­lo­va­nje.

Peri­odi­za­ci­ja
Peri­odi­za­ci­ju ured­skog pos­lo­va­nja nakon 1945. godi­ne izvest ćemo na teme­lju kri­te­ri­ja (ne)postojanja i bit­nih pro­mje­na eks­ter­nih pra­vi­la, tj. pro­pi­sa koji­ma je bilo regu­li­ra­no ured­sko pos­lo­va­nje uprav­nih tije­la u Hrvat­skoj. Na teme­lju ovih kri­te­ri­ja može­mo odre­di­ti tri raz­dob­lja:

  1. do zaključ­no 1957. godi­ne
    U prvom raz­dob­lju ne pos­to­je pro­pi­si koji bi na jedins­tven način regu­li­ra­li ured­sko pos­lo­va­nje uprav­nih tije­la u NR Hrvat­skoj. To je ima­lo za pos­lje­di­cu da su pre­šut­no, uz manje modi­fi­ka­ci­je, pri­mje­nji­va­ni rani­je (u vri­je­me Kra­lje­vi­ne Jugos­la­vi­je i NDH) važe­ći pro­pi­si. Nepos­to­ja­nje jedins­tve­nih pra­vi­la odra­ža­va se i u kori­šte­nju raz­li­či­tih obra­za­ca urudž­be­nog zapis­ni­ka i dru­gih ured­skih knji­ga. No, nepos­to­ja­nje pro­pi­sa nije pre­pre­ka da govo­ri­mo o jed­nom tipu regis­tra­tur­nog sus­ta­va, koji je u to vri­je­me domi­ni­rao, a o čemu će biti rije­či nešto kas­ni­je pri­li­kom kom­pa­ra­ci­je raz­li­či­tih tipo­va regis­tra­tur­nih sus­ta­va.
  2. od 1958. do 1987. godi­ne
    Dru­go raz­dob­lje zapo­či­nje 1958. dono­še­njem i pri­mje­nom savez­ne Ured­be o kan­ce­la­rij­skom pos­lo­va­nju (Služ­be­ni list FNRJ br. 50/57) i pro­pi­sa koji su je sli­je­di­li: Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o kan­ce­la­rij­skom pos­lo­va­nju (Služ­be­ni list FNRJ br. 50/57) i Nared­ba o pla­nu jedins­tve­nih arhiv­skih zna­ko­va za sve orga­ne upra­ve na podru­čju NR Hrvat­ske (Narod­ne novi­ne br. 7/58).
    Kra­jem 1974. i počet­kom 1975. godi­ne done­se­ni su repu­blič­ki pro­pi­si o ured­skom pos­lo­va­nju: Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju (Narod­ne novi­ne br. 53/74) i Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju (Narod­ne novi­ne br. 3/75). Raz­log za nji­ho­vo dono­še­nje leži u pro­mje­ni ustav­nih odred­bi o nad­lež­nos­ti­ma fede­ral­nih jedi­ni­ca. No, ti repu­blič­ki pro­pi­si nisu nima­lo pro­mi­je­ni­li pos­to­je­ći regis­tra­tur­ni sus­tav. Pri­mje­nji­va­li su se do kra­ja 1987. godi­ne, a kod nekih subje­ka­ta i duže, budu­ći da nisu svi odmah poče­li pri­mje­nji­va­ti nove pro­pi­se.
  3. od 1988. godi­ne do danas
    Tre­će raz­dob­lje zapo­či­nje 1988. godi­ne i tra­je još uvi­jek. Te pro­mje­ne moti­vi­ra­ne su željom da se ured­sko pos­lo­va­nje infor­ma­ti­zi­ra tj. da se poje­di­ni pos­lo­vi ured­skog pos­lo­va­nja obav­lja­ju uz pomoć kom­pju­to­ra. Pro­pi­si koji su u ovom raz­dob­lju na sna­zi su:
  • Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju (Narod­ne novi­ne br. 38/87 i 42/88)
  • Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju (Narod­ne novi­ne br. 49/87 i 38/88)
  • Pra­vil­nik o jedins­tve­nim kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma i broj­ča­nim ozna­ka­ma stva­ra­la­ca i pri­ma­la­ca aka­ta (Narod­ne novi­ne br. 38/88).

Struk­tu­ra regis­tra­tur­nog gra­di­va
Struk­tu­ru regis­tra­tur­nog gra­di­va kod nekog stva­ra­te­lja mogu­će je pri­ka­za­ti she­mom slič­noj onoj kojom je pri­ka­za­na struk­tu­ra arhiv­skog fon­da u bro­šu­ri ISAD(G): Opća među­na­rod­na nor­ma za opis arhiv­sko­ga gra­di­va (str. 37). Kao i sva­ka dru­ga she­ma i ova na aps­trak­tan i nuž­no pojed­nos­tav­ljen način pri­ka­zu­je stvar­nu raz­no­li­kost. Zani­ma­ju nas četi­ri razi­ne u struk­tu­ri arhiv­skog gra­di­va.
Doku­men­ta­cij­ska cje­li­na je naj­vi­ša razi­na, kojoj cje­lo­vi­tost daje jed­na (vrsta) evi­den­ci­ja:
Po nače­lu prvo­bit­nog reda spi­se, pred­me­te i dosjee evi­den­ti­ra­ne u jed­noj evi­den­ci­ji nije dopu­šte­no mije­ša­ti sa spi­si­ma, pred­me­ti­ma i dosje­ima iz dru­ge evi­den­ci­je. To pra­vi­lo vri­je­di ne samo kada se raz­li­či­te evi­den­ci­je vode na raz­li­či­te nači­ne, nego i u slu­ča­je­vi­ma kada se raz­li­či­te evi­den­ci­je vode na jed­na­ki način. Na pri­mjer, spi­si evi­den­ti­ra­ni u obič­nim urudž­be­nim zapis­ni­ci­ma i u upis­ni­ci­ma uprav­nog pos­tup­ka ne smi­ju se mije­ša­ti, čak i ako je način evi­den­ti­ra­nja i odla­ga­nja u tim evi­den­ci­ja­ma (doku­men­ta­cij­skim cje­li­na­ma) iden­ti­čan.

Spi­si su osnov­na struk­tur­na jedi­ni­ca u ured­skom pos­lo­va­nju. To se odno­si na sve spi­se, kako one bez pri­lo­ga, tako i one s većim bro­jem pri­lo­ga, te one u koji­ma je bitan komu­ni­ka­cij­ski sadr­žaj sadr­žan u pri­lo­gu, dok spis sadr­ži samo infor­ma­ci­ju o dos­tav­lja­nju pri­lo­ga. Sve osta­le jedi­ni­ce (pred­me­ti i dosjei, koji mogu ima­ti neko­li­ko podra­zi­na) su slo­že­ne, te ih je mogu­će pred­sta­vi­ti kao sku­po­ve nižih jedi­ni­ca.

Dosjei kao struk­tur­ne jedi­ni­ce mogu biti for­mi­ra­ni pri­mje­nom raz­li­či­tih kri­te­ri­ja. Nešto kas­ni­je u ovom radu, u dije­lu koji govo­ri o kla­si­fi­ka­cij­skom pod­sus­ta­vu, biti će opi­sa­ni samo oni for­mi­ra­ni teme­ljem kri­te­ri­ja sadr­ža­nih u važe­ćim pro­pi­si­ma u pos­ljed­nja dva raz­dob­lja.

Evi­den­cij­ski pod­sus­tav
U ovom nas radu poseb­no zani­ma­ju dva seg­men­ta ili pod­sus­ta­va regis­tra­tur­nog sus­ta­va: evi­den­cij­ski i kla­si­fi­ka­cij­ski. Pod evi­den­ti­ra­njem se podra­zu­mi­je­va uno­še­nje svih rele­vant­nih poda­ta­ka o struk­tur­nim jedi­ni­ca­ma u evi­den­ci­je. Među tim rele­vant­nim poda­ci­ma poseb­no mjes­to zauzi­ma iden­ti­fi­ka­cij­ska ozna­ka. Upra­vo se po nači­nu dodje­lji­va­nja iden­ti­fi­ka­cij­ske ozna­ke rani­je nave­de­na raz­dob­lja i raz­li­ku­ju. U sva­kom od nave­de­na tri raz­dob­lja raz­li­či­ta struk­tur­na jedi­ni­ca je temelj­na evi­den­cij­ska jedi­ni­ca. Temelj­na evi­den­cij­ska jedi­ni­ca u prvom raz­dob­lju je spis, u dru­gom pred­met, a u tre­ćem je to dosje. U slu­ča­je­vi­ma kada su slo­že­ni­je (više) jedi­ni­ce temelj­ne evi­den­cij­ske jedi­ni­ce, jed­nos­tav­ni­je su infor­ma­cij­ski zavis­ne o nji­ma.
“Infor­ma­cij­ska zavis­nost veza­na je uz sla­be enti­te­te… Ako pos­to­ja­nje (egzis­ten­ci­ja) enti­te­ta Y ovi­si o pos­to­ja­nju enti­te­ta X, tada je enti­tet Y egzis­ten­ci­jal­no slab i egzis­ten­ci­jal­no ovi­san o enti­te­tu X. Ako se enti­tet ne iden­ti­fi­ci­ra samos­tal­no, on je iden­ti­fi­ka­cij­ski slab… Iden­ti­fi­ka­cij­ska zavis­nost pov­la­či egzis­ten­ci­jal­nu zavis­nost, ali ne i obr­nu­to.” (Mla­den Var­ga: Baze poda­ta­ka)

Iden­ti­fi­ka­cij­ska je ozna­ka naj­jed­nos­tav­ni­ja u slu­ča­ju kad je spis temelj­na evi­den­cij­ska jedi­ni­ca; slo­že­ni­ja je u slu­ča­ju kad je to pred­met, a naj­slo­že­ni­ja ako je temelj­na evi­den­cij­ska jedi­ni­ca dosje. Poka­ži­mo to na pri­mje­ri­ma:
Kao što je reče­no, spis je temelj­na evi­den­cij­ska jedi­ni­ca u prvom raz­dob­lju. Ali to ne zna­či da sva­ki spis nosi svoj pose­ban broj. Izlaz­ni spis koji je odgo­vor na neki ulaz­ni spis nosit će broj tog ulaz­nog spi­sa. To je vid­lji­vo i u urudž­be­nom zapis­ni­ku, u kojem među rubri­ka­ma nala­zi­mo i rubri­ku “rje­še­nje” (ili više pove­za­nih rubri­ka — kra­tak sadr­žaj rje­še­nja, komu je otprem­lje­no, datum otpre­me rje­še­nja). Dak­le, to je “rje­še­nje” novi spis, koji kao odgo­vor nosi broj ulaz­nog spi­sa. Sli­je­de­ći ulaz­ni spis istog pred­me­ta dobit će novi broj, a da bi se vidje­lo pred­met­no jedins­tvo tih spi­sa upi­sat će se u poseb­nu rubri­ku (“pove­za­no s bro­jem: rani­jim — kas­ni­jim”) ta veza. Pred­met je u pra­vi­lu odla­gan pod pos­ljed­njim bro­jem, iako su pos­to­ja­li i rje­đi slu­ča­je­vi odla­ga­nja pod prvim (naj­ra­ni­jim) bro­jem.

U ozna­ci spi­sa mogu­će je da uz iden­ti­fi­ka­cij­sku ozna­ku u užem smis­lu pos­to­je i još neke ozna­ke:

  • ozna­ka vre­me­na,
  • ozna­ka stva­ra­te­lja ili poši­lja­te­lja,
  • ozna­ka doku­men­ta­cij­ske cje­li­ne (na pr. vrste pos­tup­ka ili stup­nja taj­nos­ti).

U dru­gom raz­dob­lju funk­ci­ju osnov­ne evi­den­cij­ske jedi­ni­ce pre­uzi­ma pred­met, sto­ga evi­den­cij­ski pod­sus­tav tog raz­dob­lja nazi­va­mo sus­ta­vom osnov­nog bro­ja i pod­bro­ja. Osnov­ni broj ozna­ča­va pred­met, a pod­broj spis unu­tar pred­me­ta. Niti u ovom sus­ta­vu ne dobi­va­ju svi spi­si svoj broj tj. pod­broj. Izlaz­ni (tj. vlas­ti­ti) spi­si nose pod­broj pos­ljed­njeg ulaz­nog spi­sa, osim u slu­ča­ju kad je izlaz­ni spis prvi (tzv. ini­ci­jal­ni) spis u pred­me­tu.
U ovom raz­dob­lju potreb­no je pri­je evi­den­ti­ra­nja novog spi­sa u evi­den­ci­ji oba­vi­ti nje­go­vo zdru­ži­va­nje s rani­jim spi­si­ma istog pred­me­ta tj. utvr­di­ti da li je već otvo­ren pred­met, kojem taj novi spis pri­pa­da. Pred­met će u slu­ča­ju da se pre­no­si u idu­ću kalen­dar­sku godi­nu dobi­ti novi osnov­ni broj, a veza izme­đu novog i sta­rog bro­ja ubi­lje­žit će se u prvoj rubri­ci odgo­va­ra­ju­ćih evi­den­ci­ja.

U tre­ćem raz­dob­lju evi­den­cij­ski pod­sus­tav obič­no se nazi­va sus­ta­vom kla­si­fi­ka­cij­skih ozna­ka. Već nas ovaj izraz upu­ću­je na to da je u ovom tipu regis­tra­tur­nog sus­ta­va iden­ti­fi­ka­ci­ja podve­de­na pod kla­si­fi­ka­ci­ju. Kla­si­fi­ka­cij­ske ozna­ke ozna­ča­va­ju dosjee i odre­đu­ju se pla­nom kla­si­fi­ka­cij­skih ozna­ka pri­je počet­ka kalen­dar­ske godi­ne s pri­mje­nom od 1. siječ­nja. Pred­me­ti dobi­va­ju svo­ju ozna­ku tj. broj unu­tar dosjea (a taj se broj nala­zi na kra­ju kla­si­fi­ka­cij­ske ozna­ke), a spi­si svoj broj unu­tar pred­me­ta (nala­zi se na kra­ju urudž­be­nog bro­ja).
Sas­tav­ni dio kla­si­fi­ka­cij­ske ozna­ke je i vre­men­ska ozna­ka tj. pos­ljed­nje dvi­je zna­men­ke godi­ne u kojoj je pred­met otvo­ren.
Kla­si­fi­ka­cij­ska ozna­ka se ne mije­nja u slu­ča­ju kada se pred­met pre­no­si u idu­ću godi­nu. Neki pred­met može nas­ta­ja­ti i neko­li­ko godi­na, ali će on svo­ju kla­si­fi­ka­cij­sku ozna­ku zadr­ža­ti, što zna­či da će biti odlo­žen u godi­ni kad je otvo­ren, što za pos­lje­di­cu ima odre­đe­nu koli­zi­ju s arhiv­skim pro­pi­si­ma tj. roko­vi­ma čuva­nja, koji poči­nju teći od zaklju­če­nja pred­me­ta, a ne od nje­go­vog otva­ra­nja.

(Izla­ga­nje je odr­ža­no na Teča­ju za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma 2002.)