Pismohrana Gradskog ureda za opću upravu nakon Zakona o pravu na pristup informacijama

Opće­ni­to

Grad­ski ured za opću upra­vu, obav­lja među osta­li­ma, i pos­lo­ve što se odno­se na pismo­hra­nu, u kojoj je pohra­nje­no regis­tra­tur­no i arhiv­sko gra­di­vo tije­la Gra­da Zagre­ba — Grad­ske skup­šti­ne, gra­do­na­čel­ni­ka, Grad­skog pogla­var­sta­va i uprav­nih tije­la Gra­da Zagre­ba, osim zavo­da i nji­ho­vih pred­ni­ka. Gra­di­vo se nala­zi u sre­diš­njoj pismo­hra­ni i pismo­hra­na­ma u Područ­nim ure­di­ma Grad­ske upra­ve.

U opho­đe­nju s jav­noš­ću služ­be­ni­ci pismo­hra­ne duž­ni su kao i svi dru­gi grad­ski služ­be­ni­ci pri­dr­ža­va­ti se nače­la zako­ni­tos­ti, nedis­kri­mi­na­ci­je i rav­no­prav­nos­ti, učin­ko­vi­tos­ti, eko­no­mič­nos­ti, pri­mje­re­nos­ti, dos­ljed­nos­ti, objek­tiv­nos­ti, nepris­tra­nos­ti i dos­tup­nos­ti infor­ma­ci­ja­ma- otvo­re­nos­ti.

Radi dos­tup­nos­ti infor­ma­ci­ja jav­nos­ti, grad­ske služ­be su ustro­je­ne i orga­ni­zi­ra­ne na način da jav­nost naj­br­že dođe do tra­že­ne infor­ma­ci­je, počev­ši od grad­skih služ­be­ni­ka koji rade na tele­fon­skoj cen­tra­li, na por­ti, gdje se nala­zi i služ­ba za infor­mi­ra­nje koja stran­ku upu­ću­je u nad­lež­nu služ­bu, kao i poseb­na Služ­ba za odno­se s jav­noš­ću i pro­to­kol u Struč­noj služ­bi Gra­do­na­čel­ni­ka i Grad­skog pogla­var­stva.

Služ­ba za odno­se s jav­noš­ću i pro­to­kol uspos­tav­lja komu­ni­ka­ci­ju s jav­noš­ću, orga­ni­zi­ra kon­fe­ren­ci­je za novi­na­re, dava­nje inter­v­jua i izvješ­ća, dos­tav­lja infor­ma­ci­je elek­tron­skim i dru­gim medi­ji­ma. Poseb­na paž­nja se posve­ću­je razvi­ja­nju i una­pre­đi­va­nju komu­ni­ka­ci­je s gra­đa­ni­ma te su pos­tav­lje­ni infor­ma­cij­ski stu­po­vi u Gra­du, orga­ni­zi­ra­ne dežur­ne služ­be, tele­fon­ske lini­je, knji­ge žal­bi, san­du­či­ći za pri­jed­lo­ge i pred­stav­ke gra­đa­na, a uspos­ta­vom Web stra­ni­ce Gra­da Zagre­ba ubr­za­no je elek­ton­sko komu­ni­ci­ra­nje grad­skih služ­be­ni­ka s jav­noš­ću.

Pris­tup infor­ma­ci­ja­ma u pismo­hra­ni

Pola­ze­ći od nače­la da je jav­no arhiv­sko ili regis­tra­tur­no gra­di­vo, gra­di­vo nas­ta­lo, među osta­li­ma, i radom tije­la držav­ne vlas­ti, tije­la lokal­ne samo­upra­ve i upra­ve, služ­be­ni­ci pismo­hra­ne pri­dr­ža­va­ju se odre­da­ba Zako­na o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma, ali i Zako­na o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma, Zako­na o općem uprav­nom pos­tup­ku kao i odre­đe­nih pro­ved­be­nih pro­pi­sa (Pra­vil­ni­ka o kori­šte­nju arhiv­skog gra­di­va ili inter­nog pra­vil­ni­ka kojeg dono­si ima­telj uz suglas­nost nad­lež­nog držav­nog arhi­va).

Da bi se pra­vo na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma što brže i učin­ko­vi­ti­je ostva­rio  zado­vo­lje­ne su odre­đe­ne pret­pos­tav­ke koje se oči­tu­ju u sli­je­de­ćem:

1. Pros­tor
   na svim loka­ci­ja­ma pos­to­je pri­jem­ne kan­ce­la­ri­je u koji­ma je omo­gu­ćen nepo­sre­dan pri­jem stra­na­ka (ne šal­ter), gdje je mogu­će stran­ku sas­lu­ša­ti i utvr­di­ti bit­ne podat­ke o infor­ma­ci­ji ili izvor­ni­ku koju stran­ka tra­ži, pru­ži­ti pomoć u ispu­nja­va­nju zah­tje­va, odnos­no upu­ti­ti stran­ku ako je za tra­že­nu infor­ma­ci­ju  nad­lež­na dru­ga služ­ba.
2. Pre­gled i sre­đe­nost gra­di­va
   u pismo­hra­ni je pohra­nje­no regis­tra­tur­no i arhiv­sko gra­di­vo od 1967. godi­ne do danas, u surad­nji s Vanj­skom služ­bom Držav­nog arhi­va u Zagre­bu isto je sis­te­ma­ti­zi­ra­no po fon­do­vi­ma, seri­ja­ma, teh­nič­kim jedi­ni­ca­ma — arhiv­skim zna­ko­vi­ma i  kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma, izra­đe­ni su regis­tri i popi­si zbir­ki.
3. Opre­ma
   sve loka­ci­je na koji­ma je pohra­nje­no gra­di­vo oprem­lje­ne su umre­že­nim osob­nim raču­na­li­ma, dije­lom s inter­ne­tom, poda­ci o gra­di­vu nala­ze se u bazi poda­ta­ka ili osob­nom raču­na­lu, što omo­gu­ća­va svim služ­be­ni­ci­ma, bez obzi­ra na loka­ci­ju, pre­tra­ži­va­nje i loci­ra­nje doku­men­ta­ci­je.
4. Struč­nost služ­be­ni­ka
   svi služ­be­ni­ci pismo­hra­ne ima­ju polo­žen struč­ni ispit za rad u upra­vi i pismo­hra­ni, tečaj za rad na osob­nom raču­na­lu i ter­mi­na­lu, a tije­kom rada duž­ni su stje­ca­ti nova zna­nja i vje­šti­ne te se slu­ži­ti suvre­me­nim meto­da­ma i teh­ni­ka­ma koje su ima na ras­po­la­ga­nju kako bi uslu­ge koje pru­ža­ju jav­nos­ti bile što kva­li­tet­ni­je i brže.

Ured­sko pos­lo­va­nje vodi se u obli­ku elek­tron­skih zapi­sa od 1988., a u tije­ku je unos poda­ta­ka o pred­me­ti­ma obra­đe­nim na konven­ci­onal­ni način, odnos­no koji su pohra­nje­ni po sis­te­mu arhiv­skih zna­ko­va, što zna­či da će poda­ci o kom­plet­nom gra­di­vu biti pre­ne­se­ni na elek­tron­ski medij, što omo­gu­ća­va brz pris­tup poda­ci­ma za pro­na­la­že­nje izvor­ni­ka, brzu infor­ma­ci­ju stran­ka­ma, pre­gled­nu pismo­hra­nu, a u buduć­nos­ti većim dije­lom digi­ta­li­zi­ra­nu.

Kako bi pismo­hra­na bila dos­tup­na koris­ni­ci­ma, poda­ci o regis­tra­tur­nom i arhiv­skom gra­di­vu nala­ze se na Web stra­ni­ci Gra­da Zagre­ba (www.zagreb.hr) — (vidi stra­ni­ce: Uprava — Info servis- Uredsko poslovanje — Pismohrana). Zah­tjev se može “ski­nu­ti” i pod­ni­je­ti i putem E- maila: arhiva@zagreb.hr.

Arhiv­sko i regis­tra­tur­no gra­di­vo mogu bez ogra­ni­če­nja koris­ti­ti stva­ra­te­lji čijom je dje­lat­noš­ću ono nas­ta­lo, u svr­he radi kojih je nas­ta­lo, odnos­no slu­ži­lo, a iz pismo­hra­ne se pred­me­ti izda­ju na pot­vr­du (revers) na način pre­dvi­đen Ured­bom o ured­skom pos­lo­va­nju i Uput­stvom za pro­ved­bu Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju.

Ovla­šte­ni­ku koji je pod­nio zah­tjev za odre­đe­nom infor­ma­ci­jom, a koja  pre­ma član­ku 80. Zako­na o općem uprav­nom pos­tup­ku je dos­tup­na, infor­ma­ci­ja se pru­ža nepo­sred­no uvi­dom u  tra­že­nu doku­men­ta­ci­ju ili se na zah­tjev izda­je u nače­lu ovje­rov­lje­na pres­li­ka doku­men­ta koji sadr­ži tra­že­nu infor­ma­ci­ju. Za pod­no­še­nje pisme­nog zah­tje­va i izra­du ovje­rov­lje­ne pres­li­ke napla­ću­je se uprav­na pris­toj­ba odnos­no stran­ka je oslo­bo­đe­na pla­ća­nja uprav­ne pris­toj­be u skla­du sa Zako­nom o uprav­nim pris­toj­ba­ma te bi se u elek­tron­skom komu­ni­ci­ra­nju tre­ba­la raz­mo­tri­ti moguć­nost uvo­đe­nja kar­ti­ca, bono­va ili nečeg slič­nog za pla­ća­nje uprav­ne pris­toj­be.
Ako služ­be­nik pismo­hra­ne nije u moguć­nos­ti dati cje­lo­vi­tu infor­ma­ci­ju (npr. infor­ma­ci­ju iz oblas­ti gra­di­telj­stva- uvid u pro­jek­t­nu doku­men­ta­ci­ju), isti će zatra­ži­ti struč­nu pomoć služ­be­ni­ka nad­lež­nog ure­da koji će sa struč­ne stra­ne ovla­šte­ni­ku dati potreb­nu infor­ma­ci­ju (ovo je pred­nost u odno­su na držav­ne arhi­ve!). Prak­sa poka­zu­je da se u više od polo­vi­ne ovla­šte­ni­ka  radi o neukim stran­ka­ma koji­ma je potreb­no pru­ži­ti pomoć u ostva­ri­va­nju nji­ho­vih zakon­skih i dru­gih pra­va. Radi što dos­tup­ni­je infor­ma­ci­je, na Web stra­ni­ci Gra­da Zagre­ba, u dije­lu “građani online”, u toku je izra­da inter­net apli­ka­ci­je koja bi ovla­šte­ni­ci­ma omo­gu­ći­la uvid u sta­tus rje­še­nos­ti pred­me­ta odnos­no uvid u sve akte nji­ho­vog pod­ne­ska na način da bi pris­tup bio omo­gu­ćen pre­ko PIN- a i kla­si­fi­ka­cij­ske ozna­ke zah­tje­va,  a koji se dobi­ju pri­li­kom pre­da­je zah­tje­va ( vidi gra­đa­ni onli­ne pri­mjer: matice@web , birači@web ). Ujed­no se raz­ma­tra moguć­nost da se u  apli­ka­ci­ji  omo­gu­ći uvid i pre­tra­ži­va­nje regis­ta­ra regis­tra­tur­nog i arhiv­skog gra­di­va.

Komu­ni­ka­ci­ja s Držav­nim arhi­vom u Zagre­bu je vrlo dobra, u pla­nu je ins­ta­li­ra­nje opre­me u čita­oni­ci Arhi­va, koja bi omo­gu­ći­la obos­tra­no kori­šte­nje baza poda­ta­ka, a ovla­šte­ni­ci­ma brži pris­tup tra­že­nim infor­ma­ci­ja­ma. Ujed­no sma­tra­mo da je Zagre­bač­ko i Hrvat­sko arhi­vis­tič­ko druš­tvo  mjes­to gdje bi tre­ba­lo doći do raz­mje­ne iskus­ta­va o pri­mje­ni i nedo­re­če­nos­ti zakon­skih pro­pi­sa koji regu­li­ra­ju pra­vo na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma.

(Izla­ga­nje je odr­ža­no 27. stu­de­no­ga 2004. na 1. ZAD — danu)