Pismohrana Gradskog ureda za opću upravu nakon Zakona o pravu na pristup informacijama

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Općenito

Gradski ured za opću upravu, obavlja među ostalima, i poslove što se odnose na pismohranu, u kojoj je pohranjeno registraturno i arhivsko gradivo tijela Grada Zagreba – Gradske skupštine, gradonačelnika, Gradskog poglavarstava i upravnih tijela Grada Zagreba, osim zavoda i njihovih prednika. Gradivo se nalazi u središnjoj pismohrani i pismohranama u Područnim uredima Gradske uprave.

U ophođenju s javnošću službenici pismohrane dužni su kao i svi drugi gradski službenici pridržavati se načela zakonitosti, nediskriminacije i ravnopravnosti, učinkovitosti, ekonomičnosti, primjerenosti, dosljednosti, objektivnosti, nepristranosti i dostupnosti informacijama- otvorenosti.

Radi dostupnosti informacija javnosti, gradske službe su ustrojene i organizirane na način da javnost najbrže dođe do tražene informacije, počevši od gradskih službenika koji rade na telefonskoj centrali, na porti, gdje se nalazi i služba za informiranje koja stranku upućuje u nadležnu službu, kao i posebna Služba za odnose s javnošću i protokol u Stručnoj službi Gradonačelnika i Gradskog poglavarstva.

Služba za odnose s javnošću i protokol uspostavlja komunikaciju s javnošću, organizira konferencije za novinare, davanje intervjua i izvješća, dostavlja informacije elektronskim i drugim medijima. Posebna pažnja se posvećuje razvijanju i unapređivanju komunikacije s građanima te su postavljeni informacijski stupovi u Gradu, organizirane dežurne službe, telefonske linije, knjige žalbi, sandučići za prijedloge i predstavke građana, a uspostavom Web stranice Grada Zagreba ubrzano je elektonsko komuniciranje gradskih službenika s javnošću.

Pristup informacijama u pismohrani

Polazeći od načela da je javno arhivsko ili registraturno gradivo, gradivo nastalo, među ostalima, i radom tijela državne vlasti, tijela lokalne samouprave i uprave, službenici pismohrane pridržavaju se odredaba Zakona o pravu na pristup informacijama, ali i Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Zakona o općem upravnom postupku kao i određenih provedbenih propisa (Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva ili internog pravilnika kojeg donosi imatelj uz suglasnost nadležnog državnog arhiva).

Da bi se pravo na pristup informacijama što brže i učinkovitije ostvario  zadovoljene su određene pretpostavke koje se očituju u slijedećem:

  1. Prostor
    na svim lokacijama postoje prijemne kancelarije u kojima je omogućen neposredan prijem stranaka (ne šalter), gdje je moguće stranku saslušati i utvrditi bitne podatke o informaciji ili izvorniku koju stranka traži, pružiti pomoć u ispunjavanju zahtjeva, odnosno uputiti stranku ako je za traženu informaciju  nadležna druga služba.
  2. Pregled i sređenost gradiva
    u pismohrani je pohranjeno registraturno i arhivsko gradivo od 1967. godine do danas, u suradnji s Vanjskom službom Državnog arhiva u Zagrebu isto je sistematizirano po fondovima, serijama, tehničkim jedinicama – arhivskim znakovima i  klasifikacijskim oznakama, izrađeni su registri i popisi zbirki.
  3. Oprema
    sve lokacije na kojima je pohranjeno gradivo opremljene su umreženim osobnim računalima, dijelom s internetom, podaci o gradivu nalaze se u bazi podataka ili osobnom računalu, što omogućava svim službenicima, bez obzira na lokaciju, pretraživanje i lociranje dokumentacije.
  4. Stručnost službenika
    svi službenici pismohrane imaju položen stručni ispit za rad u upravi i pismohrani, tečaj za rad na osobnom računalu i terminalu, a tijekom rada dužni su stjecati nova znanja i vještine te se služiti suvremenim metodama i tehnikama koje su ima na raspolaganju kako bi usluge koje pružaju javnosti bile što kvalitetnije i brže.

Uredsko poslovanje vodi se u obliku elektronskih zapisa od 1988., a u tijeku je unos podataka o predmetima obrađenim na konvencionalni način, odnosno koji su pohranjeni po sistemu arhivskih znakova, što znači da će podaci o kompletnom gradivu biti preneseni na elektronski medij, što omogućava brz pristup podacima za pronalaženje izvornika, brzu informaciju strankama, preglednu pismohranu, a u budućnosti većim dijelom digitaliziranu.

Kako bi pismohrana bila dostupna korisnicima, podaci o registraturnom i arhivskom gradivu nalaze se na Web stranici Grada Zagreba (www.zagreb.hr) – (vidi stranice: Uprava – Info servisUredsko poslovanje – Pismohrana). Zahtjev se može “skinuti” i podnijeti i putem E- maila: arhiva@zagreb.hr.

Arhivsko i registraturno gradivo mogu bez ograničenja koristiti stvaratelji čijom je djelatnošću ono nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno služilo, a iz pismohrane se predmeti izdaju na potvrdu (revers) na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju i Uputstvom za provedbu Uredbe o uredskom poslovanju.

Ovlašteniku koji je podnio zahtjev za određenom informacijom, a koja  prema članku 80. Zakona o općem upravnom postupku je dostupna, informacija se pruža neposredno uvidom u  traženu dokumentaciju ili se na zahtjev izdaje u načelu ovjerovljena preslika dokumenta koji sadrži traženu informaciju. Za podnošenje pismenog zahtjeva i izradu ovjerovljene preslike naplaćuje se upravna pristojba odnosno stranka je oslobođena plaćanja upravne pristojbe u skladu sa Zakonom o upravnim pristojbama te bi se u elektronskom komuniciranju trebala razmotriti mogućnost uvođenja kartica, bonova ili nečeg sličnog za plaćanje upravne pristojbe.
Ako službenik pismohrane nije u mogućnosti dati cjelovitu informaciju (npr. informaciju iz oblasti graditeljstva- uvid u projektnu dokumentaciju), isti će zatražiti stručnu pomoć službenika nadležnog ureda koji će sa stručne strane ovlašteniku dati potrebnu informaciju (ovo je prednost u odnosu na državne arhive!). Praksa pokazuje da se u više od polovine ovlaštenika  radi o neukim strankama kojima je potrebno pružiti pomoć u ostvarivanju njihovih zakonskih i drugih prava. Radi što dostupnije informacije, na Web stranici Grada Zagreba, u dijelu “građani online”, u toku je izrada internet aplikacije koja bi ovlaštenicima omogućila uvid u status rješenosti predmeta odnosno uvid u sve akte njihovog podneska na način da bi pristup bio omogućen preko PIN- a i klasifikacijske oznake zahtjeva,  a koji se dobiju prilikom predaje zahtjeva ( vidi građani online primjer: matice@web , birači@web ). Ujedno se razmatra mogućnost da se u  aplikaciji  omogući uvid i pretraživanje registara registraturnog i arhivskog gradiva.

Komunikacija s Državnim arhivom u Zagrebu je vrlo dobra, u planu je instaliranje opreme u čitaonici Arhiva, koja bi omogućila obostrano korištenje baza podataka, a ovlaštenicima brži pristup traženim informacijama. Ujedno smatramo da je Zagrebačko i Hrvatsko arhivističko društvo  mjesto gdje bi trebalo doći do razmjene iskustava o primjeni i nedorečenosti zakonskih propisa koji reguliraju pravo na pristup informacijama.

(Izlaganje je održano 27. studenoga 2004. na 1. ZAD – danu)

One thought on “Pismohrana Gradskog ureda za opću upravu nakon Zakona o pravu na pristup informacijama