Položaj i uloga arhiva i pismohrana u suvremenom društvu

Arhi­vi su nas­ta­li iz prak­tič­nih potre­ba da se saču­va­ju zapi­si o jav­no­prav­nim, pri­vat­no­prav­nim, sud­be­nim, uprav­nim, poli­tič­kim i osta­lim prav­nim pos­lo­vi­ma i doga­đa­nji­ma, doka­žu ili ilus­tri­ra­ju činje­ni­ce. Moder­ni su arhi­vi u Euro­pi nas­ta­li zbog odlu­ke tadaš­nje vlas­ti da gra­di­vo kon­cen­tri­ra na jed­nom, sre­diš­njem mjes­tu. Do kra­ja 19. st. u pot­pu­nos­ti su razvi­je­na dva osnov­na nače­la arhi­vis­ti­ke: nače­lo pro­ve­ni­jen­ci­je i nače­lo prvo­bit­nog reda, koja su temelj na kojem poči­va arhi­vis­tič­ka zna­nost 20. sto­lje­ća.

U Hrvat­skoj o arhiv­skoj ins­ti­tu­ci­ji kao tak­voj može­mo govo­ri­ti tek od 20. st. Polo­žaj i ulo­gu suvre­me­nih arhi­va i pismo­hra­na odre­đu­je niz ele­me­na­ta među koji­ma se isti­ču rele­vant­ni zako­ni, upra­va i ured­sko pos­lo­va­nje, kva­li­te­ta rada arhiv­ske služ­be i prak­se, kori­šte­nje gra­di­va, razvoj teh­no­lo­gi­je koji je pred arhiv­sku služ­bu sta­vio novi iza­zov – elek­tro­nič­ke zapi­se. Kla­sič­ne arhi­vis­tič­ke meto­de ne odgo­va­ra­ju novom gra­di­vu te se stru­ka s prak­tič­nih okre­će teorij­skim pita­nji­ma. Kla­sič­ni naci­onal­ni (sre­diš­nji) arhiv pro­izvod je poli­tič­ke tra­di­ci­je. IT otva­ra temelj­no pita­nje i o tome je li potreb­no zadr­ža­ti tra­di­ci­onal­ne, cen­tra­li­zi­ra­ne arhi­ve.

U arhi­vis­ti­ci tre­nut­no egzis­ti­ra­ju dvi­je para­dig­me: sta­ra para­dig­ma koja je povi­jes­no-teh­nis­tič­ka, i nova koja je znans­tve­no-infor­ma­cij­ska. Osnov­ni objekt arhi­vis­ti­ke sta­re para­dig­me je doku­ment, a karak­te­ris­tič­ne odred­ni­ce: naci­onal­na drža­va, važ­nost doku­me­na­ta za stu­dij povi­jes­ti, naci­onal­na arhiv­ska služ­ba (naci­onal­ni arhiv), arhi­vi su objek­tiv­ni, neutral­ni i pasiv­ni čuva­ri isti­ne, kon­cept fon­da, nače­la pro­ve­ni­jen­ci­je i prvo­bit­nog reda, život­ni cik­lus doku­men­ta… Nova teori­ja nadi­la­zi život­ni cik­lus gra­di­va u kojem se raz­li­či­te pro­fe­si­je bri­nu za doku­men­te ovis­no o fazi, i nagla­ša­va kon­ti­nu­um zapi­sa u koje­mu su ured­sko i arhiv­sko pos­lo­va­nje jedins­tve­ni pro­ces. Zada­ća­ma i polo­ža­jem arhi­va u bli­žoj ili daljoj buduć­nos­ti bave se mno­gi arhi­vis­ti, bez obzi­ra nazi­va­ju li sebe pri­pad­ni­ci­ma nove para­dig­me, ili se svr­sta­va­ju uz sta­ru. Pita­nja koji­ma se bave su vir­tu­al­ni arhi­vi, kori­šte­nje gra­di­va, pre­obi­lje infor­ma­ci­ja, ispla­ti­vost čuva­nja, vred­no­va­nje… Stru­ka više ni ne pos­tav­lja pita­nje o on-line dos­tup­nos­ti gra­di­va, to je pos­ta­lo impe­ra­ti­vom. Ogrom­na veći­na koris­ni­ka, izu­zev neko­li­ko znans­tve­ni­ka koji tre­ba­ju uvid u ori­gi­nal­ni doku­ment, zado­vo­lja­va svo­je potre­be sli­kom doku­men­ta, i nije im bit­no je li ori­gi­nal pohra­njen u arhi­vu, knjiž­ni­ci, muze­ju, pri­vat­noj zbir­ci ili nekom ure­du.

Arhi­vis­ti nisu jedi­ni koji se bave defi­ni­ra­njem i imple­men­ti­ra­njem okru­že­nja koje osi­gu­ra­va uprav­lja­nje gra­di­vom, time se bave i mno­ge dru­ge stru­ke, od pos­lov­nog svi­je­ta do medi­ci­na­ra, svi koji­ma je važ­no da saču­va­ju svo­je podat­ke. Arhi­vis­te se čes­to isklju­ču­je iz pro­ce­sa odgo­va­ra­nja na iza­zo­ve elek­tro­nič­kih zapi­sa zato jer ih osta­le stru­ke pod­cje­nju­ju, odnos­no, arhi­vis­ti nisu stek­li, u oči­ma dru­gih stru­ka, kre­di­bi­li­tet svo­jim poz­na­va­njem zako­na, pro­pi­sa, stan­dar­da i naj­bo­ljih meto­da rada, pismo­hra­na. Infor­ma­ti­za­ci­ja upra­ve pret­pos­tav­lja auto­ma­ti­za­ci­ju pro­ce­sa uprav­lja­nja spi­si­ma. IT nije pro­mi­je­ni­la osnov­nu pri­ro­du stva­ra­nja doku­me­na­ta, oni su izraz ili nus­pro­izvod admi­nis­tra­tiv­nih i pos­lov­nih pro­ce­sa. Nije pro­mi­je­nje­na ni potre­ba za čuva­njem doku­me­na­ta kao evi­den­ci­je. Hoće li tu bazič­nu funk­ci­ju i nada­lje obav­lja­ti arhi­vi, bili oni fizič­ki ili vir­tu­al­ni, ovi­si isklju­či­vo o današ­njim arhi­vis­ti­ma. O mje­ri u kojoj arhi­vis­ti budu pri­hva­ti­li i ispu­nja­va­li novu ulo­gu, onih koji brzo pru­ža­ju toč­ne i auten­tič­ne infor­ma­ci­je, ovi­sit će i nji­hov polo­žaj u druš­tvu. Današ­nje doba zah­ti­je­va i nagra­đu­je aktiv­no pona­ša­nje. Glav­ni će iza­zov stru­ci biti da osi­gu­ra dalj­nju važ­nost arhi­va upra­vi. Doku­men­ti su kre­aci­ja upra­ve, oni pos­to­je zato što upra­va ima potre­be za nji­ma zbog svog vlas­ti­tog rada, a sva­ko je dru­go kori­šte­nje gra­di­va, kao povi­jes­nog izvo­ra ili kul­tur­nog dobra, nus­pro­izvod činje­ni­ce da je gra­di­vo stvo­re­no i čuva se zbog potre­ba pos­lov­nih pro­ce­sa. Uko­li­ko stru­ka sama ne oprav­da potre­bu za svo­jim pos­to­ja­njem, neće ni pos­to­ja­ti. Pro­ces uče­nja i pri­hva­ća­nja nove ulo­ge je bolan i težak, ali nemi­no­van: “Ono što nas ne ubi­je, to nas oja­ča!”

Ključ­ne rije­či: arhiv, pismo­hra­na, sta­tus, arhiv­ska teori­ja, arhiv­ska prak­sa

Uvod
Arhi­vi su nas­ta­li iz prak­tič­nih potre­ba da se saču­va­ju zapi­si o jav­no­prav­nim, pri­vat­no­prav­nim, sud­be­nim, uprav­nim, poli­tič­kim i osta­lim prav­nim pos­lo­vi­ma i doga­đa­nji­ma, doka­žu ili ilus­tri­ra­ju činje­ni­ce. Pouz­da­nih poda­ta­ka o tome kada su nas­ta­li prvi arhi­vi nema, no arhi­vi su sta­ri koli­ko i sama pisme­nost. Moder­ni su arhi­vi u Euro­pi, naj­sta­ri­ji je Arc­hi­vio di Siman­cas (Špa­njol­ska) iz 1542. g., nas­ta­li zbog odlu­ke tadaš­nje vlas­ti da gra­di­vo kon­cen­tri­ra na jed­nom, sre­diš­njem mjes­tu. Držav­ni arhi­vi nas­ta­li do kra­ja 18. st. su taj­ni (nisu dos­tup­ni jav­nos­ti), i vla­da­re­vo su učin­ko­vi­to sred­stvo uprav­lja­nja.
Fran­cu­ska revo­lu­ci­ja, 1794. g., obi­lje­ža­va pre­kret­ni­cu u razvo­ju arhi­va: pra­vi­lo je Fran­cu­ske revo­lu­ci­je da arhi­vi pri­pa­da­ju naro­du i mora­ju biti na ras­po­la­ga­nju svim gra­đa­ni­ma čime se uvo­di nače­lo jav­nos­ti arhiv­skog gra­di­va, a glav­na ulo­ga arhi­va je kori­šte­nje gra­di­va od stra­ne koris­ni­ka. Razvi­ja se ide­ja o čuva­nju gra­di­va zbog širih inte­re­sa, kao izvo­ra infor­ma­ci­ja i svje­do­čans­ta­va o povi­jes­nom i kul­tur­nom iden­ti­te­tu naro­da. Arhi­vi se izdva­ja­ju iz upra­ve i pos­ta­ju mjes­ta gdje se istra­žu­je naci­onal­na povi­jest, a arhi­vis­ti (koji su sada pre­te­ži­to povjes­ni­ča­ri a ne prav­ni­ci) pri­kup­lja­ju sve što može svje­do­či­ti o naci­onal­noj povi­jest. Do kra­ja 19. st. u pot­pu­nos­ti su razvi­je­na dva osnov­na nače­la arhi­vis­ti­ke: nače­lo pro­ve­ni­jen­ci­je i nače­lo prvo­bit­nog reda, koja su temelj na kojem poči­va arhi­vis­tič­ka zna­nost 20. sto­lje­ća.
U Hrvat­skoj o arhiv­skoj ins­ti­tu­ci­ji kao tak­voj može­mo govo­ri­ti tek od 20. st. U tre­nut­ku ras­pa­da Aus­tro-ugar­ske na podru­čju Hrvat­ske, u sklo­pu uprav­nih nad­le­šta­va, pos­to­je tri arhi­va: u Zagre­bu, Dubrov­ni­ku i Zadru. U Hrvat­skoj su arhi­vis­ti, pose­bi­ce do 1945. g. goto­vo redo­vi­to i sami povjes­ni­ča­ri koji gra­di­vo tre­ti­ra­ju kao povi­jes­ni izvor. Kra­lje­vi­na Jugos­la­vi­ja i NDH nisu doni­je­le arhiv­ske zako­ne.
1950. g. done­sen je Opći zakon o držav­nim arhi­vi­ma.1 Pove­za­nost regis­tra­tu­ra i arhi­va dobi­va na zna­če­nju, orga­ni­zi­ra se vanj­ska služ­ba, a arhi­vi bri­nu za gra­di­vo u nas­ta­ja­nju. U razvo­ju arhiv­ske služ­be u Hrvat­skoj poseb­no je zna­čaj­no raz­dob­lje od 1956. do 1962. godi­ne kada je ute­me­lje­na mre­ža arhiv­skih usta­no­va, done­se­ni repu­blič­ki arhiv­ski pro­pi­si, te orga­ni­zi­ra­na služ­ba nad­zo­ra nad gra­di­vom izvan arhi­va.

Suvre­me­ni arhi­vi i pismo­hra­ne
Polo­žaj i ulo­gu suvre­me­nih arhi­va i pismo­hra­na odre­đu­je niz ele­me­na­ta među koji­ma se isti­ču rele­vant­ni zako­ni, upra­va i ured­sko pos­lo­va­nje, kva­li­te­ta rada arhiv­ske služ­be i prak­se, kori­šte­nje gra­di­va, razvoj teh­no­lo­gi­je koji je pred arhiv­sku služ­bu sta­vio novi iza­zov – elek­tro­nič­ke zapi­se.2

Zako­no­dav­s­tvo
Ustav je naj­vi­ši prav­no-poli­tič­ki zakon i doku­ment koji odre­đu­je nače­la i obli­ke držav­nog i druš­tve­nog ure­đe­nja i pro­pi­su­je pra­va i duž­nos­ti gra­đa­na. Odred­be usta­va raz­ra­đu­ju se zako­ni­ma. Zako­ni su nor­ma­tiv­ni akti koji­ma se una­pri­jed na neo­dre­đe­ni način regu­li­ra­ju odno­si odnos­no pre­dvi­đa­ju mogu­će situ­aci­je. Odred­be zako­na detalj­ni­je se odre­đu­ju pro­ved­be­nim pro­pi­si­ma.
Zako­nom o arhiv­skom gra­di­vu i arhi­vi­ma3 ure­đu­ju se zašti­ta i uvje­ti kori­šte­nja, čuva­nje, upo­ra­ba i obra­da arhiv­sko­ga gra­di­va, jav­na arhiv­ska služ­ba, te nad­lež­nos­ti i zada­će arhi­va. Odred­be arhiv­skog zako­na raz­ra­đe­ne su pro­ved­be­nim pro­pi­si­ma4 Glav­ni pro­pis o zašti­ti kul­tur­nih doba­ra je Zakon o zašti­ti i oču­va­nju kul­tur­nih dobara.((NN 69/1999, 151/2003, 157/2003)) Uprav­ni nad­zor nad radom držav­nih arhi­va, struč­ni nad­zor nad HDA, te dono­še­nje potreb­nih pra­vil­ni­ka u nad­lež­nos­ti je Minis­tar­stva kul­tu­re. U Minis­tar­stvu je i Odjel za arhiv­sku dje­lat­nost gdje se obav­lja­ju pos­lo­vi u vezi s arhi­vi­ma i arhiv­skom dje­lat­nos­ti, uspos­tav­lja koor­di­na­ci­ja razvo­ja i imple­men­ta­ci­ja mre­že arhi­va, vode se pro­gra­mi res­ti­tu­ci­je i suk­ce­si­je arhiv­sko­ga gra­di­va, vode se sre­diš­nji regis­tri arhi­va…
Rad pisar­ni­ca i pismo­hra­na upra­ve prvens­tve­no odre­đu­ju pro­pi­si koji se odno­se na ured­sko pos­lo­va­nje:
— Ured­ba o ured­skom pos­lo­va­nju,5
— Uput­stvo za izvr­še­nje Ured­be o ured­skom pos­lo­va­nju,6 i
— Pra­vil­nik o jedins­tve­nim kla­si­fi­ka­cij­skim ozna­ka­ma stva­ra­te­lja i pri­ma­te­lja aka­ta.7

Ured­sko pos­lo­va­nje tije­la jav­ne upra­ve nad­zi­re Sre­diš­nji držav­ni ured za upravu.((NN 11/2004)) Sre­diš­nji držav­ni ured za e-Hrvat­sku8 koor­di­ni­ra pos­lo­ve iz dje­lo­kru­ga tije­la držav­ne upra­ve i pove­zi­va­nje s pri­vat­nim sek­to­rom u pro­ved­bi pro­jek­ta e-Hrvat­ska.
ISO stan­dar­di odno­se se na uprav­lja­nje kla­sič­nim i digi­tal­nim doku­men­ti­ma, neo­vis­no o mate­ri­jal­nim zna­čaj­ka­ma i logič­koj struk­tu­ri zapi­sa. Među­na­rod­na orga­ni­za­ci­ja za nor­mi­za­ci­ju usvo­ji­la je 2001. g. među­na­rod­ni stan­dard ISO 15489 Infor­ma­ti­on and docu­men­ta­ti­on – Recor­ds mana­ge­ment. Stan­dard odre­đu­je sas­tav­ni­ce sva­kog sus­ta­va ured­skog pos­lo­va­nja. Zakon o nor­mi­za­ci­ji9 ure­đu­je nače­la i cilje­ve hrvat­ske nor­mi­za­ci­je, osni­va­nje, ustroj­stvo i dje­lat­nost naci­onal­no­ga nor­mir­nog tije­la, pri­pre­ma­nje i izda­va­nje hrvat­skih nor­ma i nji­ho­vu upo­ra­bu. Držav­ni zavod za nor­mi­za­ci­ju i mje­ri­telj­stvo10 vodi kata­log hrvat­skih nor­ma.

Pro­pi­si o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma su Zakon o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma,11 Zakon o zašti­ti osob­nih poda­ta­ka,12 Zakon o zašti­ti taj­nos­ti poda­ta­ka.13 Pro­pi­si o pru­ža­nju uslu­ga infor­ma­cij­skog druš­tva su Zakon o elek­tro­nič­kom pot­pi­su,14 i Zakon o elek­tro­nič­koj trgo­vi­ni.15

18. lip­nja 2004. g. Europ­sko vije­će je pro­mak­nu­lo RH u služ­be­nog kan­di­da­ta za člans­tvo u EU. EU, iako su se čla­ni­ce dogo­vo­ri­le o kul­tur­noj surad­nji, nije doni­je­la europ­ske, zajed­nič­ke pro­pi­se o arhiv­skom gra­di­vu no čla­ni­ce mogu koris­ti­ti pre­po­ru­ke i upu­te Vije­ća Euro­pe.16  Arhi­vi su, kao i knjiž­ni­ce, ostav­lje­ni suve­re­ni­te­tu poje­di­ne zem­lje-čla­ni­ce, narav­no, unu­tar prav­nog okvi­ra EU zako­na.

Upra­va i ured­sko pos­lo­va­nje
Doga­đa­nja 20. sto­lje­ća, glo­ba­li­za­ci­ja i glo­bal­na pri­vred­na utak­mi­ca, inte­gra­ci­ja europ­skih zema­lja u Europ­sku uni­ju, te nagli rast izda­ta­ka za soci­jal­nu drža­vu dove­li su do kri­ze nje­zi­na finan­ci­ra­nja odnos­no potre­be za sma­nje­njem tro­ško­va rada držav­nog apa­ra­ta što je dove­lo do nove ulo­ge (mjes­ta i polo­ža­ja) jav­ne upra­ve, u čemu je naj­o­či­ti­ji pri­mjer Veli­ka Bri­ta­ni­ja koja je preš­la na “novo jav­no uprav­lja­nje” (new public mana­ge­ment).
RH je od 1990. g. samos­tal­na drža­va koja je uki­nu­la jed­no­par­tij­ski sis­tem, preš­la na tržiš­nu pri­vre­du, pro­mi­je­ni­la dos­ta pro­pi­sa i dije­lom smi­je­ni­la neka­daš­nji kadar. Broj­ne reor­ga­ni­za­ci­je upra­ve 17 nisu dove­le do boljeg i učin­ko­vi­ti­jeg rada. Ured­sko pos­lo­va­nje tije­la upra­ve je neri­jet­ko loše, a uprav­ne ins­pek­ci­je uoča­va­ju niz nedos­ta­ta­ka veza­nih uz nepre­gled­no i neažur­no obav­lja­nje pos­lo­va ured­skog pos­lo­va­nja: ispre­pli­ta­nje i prek­la­pa­nje pos­lo­va izme­đu raz­nih orga­ni­za­cij­skih jedi­ni­ca odre­đe­nog tije­la, dje­lo­mič­no urudž­bi­ra­nje, neured­no vođe­nje inter­nih dos­tav­nih knji­ga, nepra­vil­ne pos­tup­ke s povjer­lji­vim spi­si­ma… Na rad dije­la pismo­hra­na utje­če nega­tiv­na selek­ci­ja služ­be­ni­ka koji su, rela­tiv­no čes­to, službenici/namještenici koji su radi­li na pot­pu­no raz­li­či­tim rad­nim mjes­ti­ma, na odre­đe­ni su način pos­ta­li “višak”, ali ih se zbog raz­nih raz­lo­ga zadr­ža­lo u rad­nom odno­su. Oso­be se šalje da “sla­žu spi­se” i po kaz­ni.18 U pismo­hra­na­ma su izu­ze­tak, a ne pra­vi­lo, dje­lat­ni­ci s viso­kom struč­nom spre­mom.

Arhiv­ska služ­ba i prak­sa
Arhiv­ska služ­ba u RH orga­ni­zi­ra­na je na kla­sič­nom mode­lu arhi­va kao usta­no­va koje pre­uzi­ma­ju, čuva­ju, obra­đu­ju i daju na kori­šte­nje gra­di­vo raz­li­či­tih stva­ra­te­lja. Suk­lad­no “život­nom cik­lu­su doku­me­na­ta” arhi­vi pre­uzi­ma­ju neak­tiv­no gra­di­vo, sta­ri­je od 30 godi­na, koje je izgu­bi­lo svo­ju teku­ću admi­nis­tra­tiv­nu, finan­cij­sku i prav­nu upo­treb­lji­vost. Regis­tra­tur­no gra­di­vo je raz­dvo­je­no od arhiv­skog, a arhiv­sko su i ured­sko pos­lo­va­nje raz­li­či­te stru­ke.
U Hrvat­skoj dje­lu­je, uz HDA, 13 držav­nih područ­nih arhi­va s 9 sabir­nih cen­ta­ra. Svi arhi­vi ukup­no koris­te 46 zgra­da, 19 24 zgra­de koje arhi­vi koris­te zašti­će­ni su spo­me­ni­ci kul­tu­re, a pita­nje vlas­niš­tva nad dije­lom zgra­da nije rije­še­no (dena­ci­ona­li­za­ci­ja). Ukup­na povr­ši­na svih zgra­da izno­si 50 785 m2 a od toga na spre­miš­ni pros­tor otpa­da 36 233 m2.20 Pro­ble­mi arhiv­ske služ­be nisu novi,21 i ne rje­ša­va­ju se godi­na­ma, što rezul­ti­ra time da arhiv­ska služ­ba ne izvr­ša­va u pot­pu­nos­ti svo­je zadat­ke i obve­ze. Naj­ve­ći je pro­blem pros­tor, te gra­di­vo van arhi­va, zbog nemo­guć­nos­ti pre­uzi­ma­nja, pro­pa­da i nes­ta­je. Dio zgra­da nema osnov­ne uvje­te koje suvre­me­ni stan­dar­di pre­po­ru­ča­ju za čuva­nje gra­di­va (tem­pe­ra­tu­ra, rela­tiv­na vlaž­nost, opre­ma…). Uz nedos­ta­tak pros­to­ra za pre­uzi­ma­nje “zre­log” gra­di­va veli­ki pro­blem arhi­va su dje­lat­ni­ci kojih nema dovolj­no. Pre­ma evi­den­ci­ji HDA u držav­nim je arhi­vi­ma zapos­le­no 386 oso­ba: 84 arhiv­ska teh­ni­ča­ra, 24 viša arhiv­ska teh­ni­ča­ra, 99 arhi­vis­ta, 29 arhi­vis­ta spe­ci­ja­lis­ta, 9 viših arhi­vis­ta i 7 arhiv­skih savjet­ni­ka.22 Fluk­tu­aci­ja rad­ne sna­ge je veli­ka,23 dio dje­lat­ni­ka arhi­vis­ti­ku nije iza­brao kao život­ni poziv već im je to bila jedi­na moguć­nost zapoš­lja­va­nja, dio dje­lat­ni­ka u jav­nim služ­ba­ma posao doživ­lja­va kao sigur­nu sine­ku­ru u kojoj su im pra­va i pogod­nos­ti zajam­če­ni bez obzi­ra na kva­li­te­tu i kvan­ti­te­tu rada. Nor­me rada ne pos­to­je ili se ne pri­mje­nju­ju.

Obra­zo­va­nje arhi­vis­ta (VSS) je dvo­ja­ko. Filo­zof­ski fakul­tet Sve­uči­li­šta u Zagre­bu, Odsjek za infor­ma­cij­ske zna­nos­ti, kate­dra za arhi­vis­ti­ku, orga­ni­zi­ra dvo­go­diš­nji i četve­ro­go­diš­nji dodi­plom­ski stu­dij.24 Kra­jem 1980-tih HDA, HAD i Hrvat­sko arhiv­sko vije­će poče­li su orga­ni­zi­ra­ti teča­je­ve za izo­braz­bu novo­upos­le­nih arhi­vis­ta, što je dopun­sko obra­zo­va­nje i slu­ži kao pri­pre­ma za pola­ga­nje struč­nog ispi­ta. Struč­ni ispit je osnov­ni oblik dodje­le struč­nog zva­nja. Ne pos­to­ji jedins­tve­ni pri­ruč­nik odnos­no pra­vil­nik o meto­do­lo­gi­ji rada arhi­vis­ta,25 a za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma nad­lež­ni su držav­ni arhi­vi izda­li samo jedan priručnik.((Arhivistika za dje­lat­ni­ke u pismo­hra­na­ma. Zagreb : Arhiv Hrvat­ske, 1992.))
Uz sre­đi­va­nje gra­di­va arhi­vis­ti obav­lja­ju struč­ni nad­zor nad čuva­njem i oda­bi­ra­njem arhiv­sko­ga gra­di­va koje se nala­zi izvan arhi­va i odre­đu­je mje­re nje­go­ve zašti­te (vanj­ska služ­ba). Rad vanj­ske služ­be arhi­va nije stan­dar­di­zi­ran i regu­li­ran poseb­nim pro­pi­som. Pro­pi­si su ter­mi­no­lo­ški26 i kon­cep­tu­al­no neus­kla­đe­ni, što dovo­di do raz­li­či­tih tuma­če­nja te blo­ki­ra i uspo­ra­va rad pismo­hra­na i arhi­va.27 Opći popis gra­di­va s roko­vi­ma čuva­nja nije done­sen, iako je to tre­ba­lo biti uči­nje­no do 3. kolo­vo­za 2003. g. Uko­li­ko pre­gle­da­mo časo­pis “Arhiv­ski vjes­nik” una­trag zad­njih deset godi­na naići ćemo na vrlo malo čla­na­ka koji poma­žu pismo­hra­na­ma u radu.Malo je dje­lat­ni­ka pismo­hra­na učla­nje­no u arhi­vis­tič­ke udru­ge. Dje­lat­ni­ci pismo­hra­na rijet­ko su pozi­va­ni kao auto­ri na struč­na savje­to­va­nja. Kon­tak­ti izme­đu pismo­hra­na i arhi­va su sla­bi. Arhi­vi ne doživ­lja­va­ju pismo­hra­ne kao dio “vlas­ti­tog tima” koji radi na istom zadat­ku i ima isti cilj — pro­na­la­že­nje potreb­nog spi­sa ili pred­me­ta, bilo to 5 mje­se­ci, 20 ili 100 godi­na od nje­go­va nas­tan­ka. Dio arhi­vis­ta ima sni­shod­ljiv stav pre­ma pismo­hra­na­ma, i ne pre­poz­na­je ih kao dio vlas­ti­te stru­ke. Pismo­hra­ne pak uoča­va­ju da arhi­vi ne poz­na­ju pro­pi­se, ured­sko pos­lo­va­nje i “stvar­ni život” upra­ve.
1999. g.28
13 hrvat­skih arhi­va čuva­lo je 9 633 fonda/zbirke odnos­no 95 460 duž­nih meta­ra gra­di­va, od čega su 6 773 fonda/zbirke ili 73 550 d/m gra­di­va bili sre­đe­ni (70,3 %). U 2002. g.29 14 je arhi­va čuva­lo 11 166 fonda/zbirke odnos­no 99 213 duž­nih meta­ra gra­di­va, od čega su 7 473 fonda/zbirke ili 65 201 d/m gra­di­va bili sre­đe­ni (65,7 %). Poda­ta­ka o gra­di­vu u pismo­hra­na­ma nema. Gra­di­va nas­ta­log do 1970. g., dak­le onog koje se mora pre­uze­ti u arhi­ve, ima oko 44 000 d/m.((Vidi Kola­no­vić, J. Arhiv­ska služ­ba Repu­bli­ke Hrvat­ske: sta­nje i izgle­di razvo­ja. // Arhiv­ski vjes­nik. 44 (2001). str.11–32)) HDA ne vodi evi­den­ci­ju svih pismo­hra­na i stva­ra­te­lja i ima­te­lja jav­no­ga arhiv­skog gra­di­va u RH, nego samo evi­den­ci­ju stva­ra­te­lja i ima­te­lja u svo­joj nad­lež­nos­ti, u koju je upi­sa­no 306 stva­ra­te­lja, odnos­no ima­te­lja, kod kojih je pohra­nje­no oko 60 000 duž­nih meta­ra gra­di­va, s time da se ne može se pre­ciz­no utvr­di­ti koli­či­na gra­di­va do 1973. godi­ne.30
U arhi­vi­ma radi 252 arhi­vis­ta i teh­ni­ča­ra koji tre­ba­ju sre­di­ti 34 012 duž­nih kilo­me­ta­ra nesre­đe­nog gradiva,((Podaci pre­ma Sta­tis­tič­kom lje­to­pi­su Repu­bli­ke Hrvat­ske 2003, Zagreb : Držav­ni zavod za sta­tis­ti­ku, 2003)) što zna­či 139,96 duž­nih meta­ra po oso­bi. Pre­ma naj­bla­žim pro­cje­na­ma gra­di­va “zre­log” za pre­uzi­ma­nje ima oko 44 duž­na kilo­me­tra, što zna­či dodat­nih 181 duž­nih meta­ra gra­di­va po oso­bi koje tre­ba arhi­vis­tič­ki obra­di­ti i opi­sa­ti. Hrvat­ski držav­ni arhiv je 1999. g. imao 70 zapos­le­ni­ka arhiv­ske stru­ke, a pohra­nji­vao je 19 568 d/m gra­di­va, od toga je 9 598 d/m sređeno.((isto)) 2002. g. HDA ima jed­na­ki broj zapos­le­ni­ka arhiv­ske stru­ke – 70. Koli­či­na pohra­nje­nog gra­di­va se pove­ća­la i izno­si 23 138 d/m, od čega je sre­đe­no 12 386 d/m.37 Dak­le, može se zaklju­či­ti kako su dje­lat­ni­ci HDA za tri godi­ne sre­di­li 2 788 d/m gra­di­va, ili 39,8 d/m po zapos­le­ni­ku arhiv­ske stru­ke godiš­nje. Dje­lat­ni­ci­ma hrvat­skih arhi­va je, pri sadaš­njem bro­ju zapos­le­nih, uz pret­pos­tav­ku brzi­ne rada dje­lat­ni­ka HDA, sre­diš­nje i matič­ne arhiv­ske usta­no­ve u RH, potreb­no oko 3 i pol godi­ne rada za sre­đi­va­nje nesre­đe­nog gra­di­va koje se nala­zi u arhi­vi­ma.31

Arhi­vi gra­di­vo sre­đu­ju i opi­su­ju suk­lad­no nače­lu pro­ve­ni­jen­ci­je i nače­lu prvo­bit­nog reda. MAV je izda­lo opću među­na­rod­nu nor­mu za opis arhiv­sko­ga gra­di­va (ISAD(G))32 i Među­na­rod­nu nor­mu arhi­vis­tič­ko­ga nor­mi­ra­nog zapi­sa za prav­ne i fizič­ke oso­be te obi­te­lji ISAAR(CPF).33  Hrvat­ski su arhi­vi pri­hva­ti­li i koris­te nor­me opi­sa ISAD(G) i ISAAR(CPF). Usva­ja­nje nor­mi od stra­ne šire arhiv­ske zajed­ni­ce omo­gu­ća­va stan­dar­di­za­ci­ju rada, raz­mje­nu infor­ma­ci­ja o gra­di­vu izme­đu zema­lja koje ima­ju raz­li­či­to ured­sko pos­lo­va­nje i tra­di­ci­je sre­đi­va­nja i opi­sa gra­di­va. Nor­me su izra­đe­ne i usvo­je­ne pri­je dese­tak godi­na, te će se nji­hov puni uči­nak na stru­ku tek poka­za­ti.
“Elek­tro­nič­ki zapi­si odnos­no elek­tro­nič­ki doku­men­ti sadr­že podat­ke, infor­ma­ci­je i dru­ge sadr­ža­je koji nas­ta­ju odnos­no zapi­sa­ni su u elek­tro­nič­ko­mu (raču­nal­nom) pos­lo­va­nju pomo­ću infor­ma­cij­ske i komu­ni­ka­cij­ske teh­no­lo­gi­je, na mag­net­skim i optič­kim nosa­či­ma. Elek­tro­nič­ki poda­ci su poda­ci koji su obli­ko­va­ni, prim­lje­ni, pos­la­ni ili pohra­nje­ni u elek­tro­nič­koj for­mi.”34  Tije­kom zad­njih dese­tak godi­na svjet­ska je arhiv­ska zajed­ni­ca dos­ta i čes­to ras­prav­lja­la o elek­tro­nič­kim zapi­si­ma. Opće­ni­ti je zaklju­čak kako se elek­tro­nič­ki zapi­si po svom kon­cep­tu ne raz­li­ku­ju od kla­sič­nih: “Zapis je pisa­na evi­den­ci­ja o prav­nom činu, napi­sa­na u skla­du s odgo­va­ra­ju­ćom for­mom, utvr­đe­nom kako bi je uči­ni­la vje­ro­dos­toj­nom i kako bi je obda­ri­la sna­gom doka­za.”35 Kori­šte­nje IT nije pro­mi­je­ni­lo osnov­nu pri­ro­du stva­ra­nja doku­men­ta, oni su izraz ili nus­pro­izvod admi­nis­tra­tiv­nih pro­ce­sa. Nije pro­mi­je­nje­na niti temelj­na ulo­ga arhi­va, saču­va­ti doku­men­te kao evi­den­ci­ju aktiv­nos­ti.
Među­na­rod­no arhiv­sko vije­će je 1997. g. ute­me­lji­lo rad­nu gru­pu za prav­na pita­nja veza­na uz elek­tro­nič­ke zapi­se. Gru­pa je pro­uči­la sta­nje i usta­no­vi­la kako, kad govo­ri o elek­tro­nič­kim zapi­si­ma, stru­ka u raz­nim zem­lja­ma ne daje čak ni isto zna­če­nje rije­či­ma auten­tič­nost, pouz­da­nost, valja­nost. Ipak, opće­ni­to je pri­hva­će­no da auten­tič­nost zna­či da je doku­ment ono što je nami­je­njen da bude, a da pouz­da­nost zna­či da je doku­ment pouz­dan.36 Ista je rad­na gru­pa pro­uči­la glav­ne pro­jek­te o elek­tro­nič­kim zapi­si­ma i zaklju­či­la da pro­je­ka­ta ima dos­ta ali je nji­ho­va veza sa legis­la­ti­vom sla­ba, a zako­no­dav­ci nema­ju koris­ti od rezul­ta­ta pro­je­ka­ta. Pro­jek­te je potreb­no eva­lu­ira­ti kako bi se zna­nje koje je rezul­tat pro­je­ka­ta pre­ni­je­lo arhi­vis­ti­ma.

Ured­bom o ured­skom pos­lo­va­nju iz 1987. g. tije­li­ma upra­ve omo­gu­će­no je elek­tro­nič­ko vođe­nje ured­skih knji­ga. Danas se sko­ro u cije­loj upra­vi RH ured­ske knji­ge vode raču­nal­no, s time da se urudž­be­ni zapis­ni­ci i upis­ni­ci UP pred­me­ta, ali ne i kaza­la, po zavr­šet­ku godi­ne mora­ju ispi­sa­ti. To zna­či da je pre­tra­ži­va­nje gra­di­va mogu­će, uko­li­ko se ne zna toč­na kla­si­fi­ka­cij­ska ozna­ka i urudž­be­ni broj doku­men­ta, oba­vi­ti isklju­či­vo kori­šte­njem raču­na­la odnos­no pri­pa­da­ju­će apli­ka­ci­je. Kores­pon­den­ci­ja je i nada­lje kla­sič­na, odvi­ja se putem papir­nih doku­me­na­ta. Od 1987. g. do danas nad­lež­no minis­tar­stvo nije doni­je­lo nikak­ve upute/propise o har­dve­ru i sof­tve­ru tije­la upra­ve te su tije­la kupo­va­la i koris­te raz­li­či­te sof­tve­re i har­dve­re. Nije rije­dak slu­čaj da pro­izvo­đač sof­tve­ra i har­dve­ra s počet­ka 1990-ih više ne pos­to­ji ili da tadaš­nje apli­ka­ci­je nije mogu­će nado­gra­di­ti ili izmi­je­ni­ti. Veli­ko je pita­nje, s obzi­rom da će se gra­di­vo nas­ta­lo 1988. g. u arhi­ve pre­uzi­ma­ti 2018. g., hoće li biti uop­će mogu­će “išči­ta­va­ti” elek­tro­nič­ke upis­ni­ke sta­re 30 godi­na, te uko­li­ko ne, kako će se gra­di­vo pre­tra­ži­va­ti. Hrvat­ski arhi­vi, kra­jem 1980-ih i počet­kom 1990-ih, nisu pok­la­nja­li paž­nju infor­ma­ti­za­ci­ji i raču­na­li­ma, niti su, tako­đer, do današ­njih dana doni­je­li kon­kret­ne zah­tje­ve gle­de elek­tro­nič­kog gra­di­va.

Kori­šte­njem arhiv­sko­ga gra­di­va sma­tra se upo­ra­ba oba­vi­jes­nih poma­ga­la o arhiv­sko­me gra­di­vu i arhiv­skog gra­di­va bez obzi­ra na koje­mu je nosa­ču zapi­sa saču­va­no. U Hrvat­skoj je jav­no arhiv­sko gra­di­vo u pra­vi­lu dos­tup­no 30 godi­na nakon nas­tan­ka. 2002. g.37 gra­di­vo svih držav­nih arhi­va (koji ima­ju 243 zapos­le­ni­ka arhiv­ske stru­ke) koris­ti­lo je 4 602 koris­ni­ka koji su pre­gle­da­li 37 253 arhiv­ske jedi­ni­ce i pred­me­ta. Uspo­red­be radi, Naci­onal­ni arhiv u Dubli­nu u kojem je 35 zapos­le­ni­ka, godiš­nje posje­ti oko 20 000 koris­ni­ka koji kon­zul­ti­ra­ju oko 50 000 arhi­va­li­ja.38 Odnos hrvat­ske stru­ke pre­ma koris­ni­ci­ma dje­lo­mič­no je uvje­to­van malim kori­šte­njem gra­di­va i sla­bim kon­tak­ti­ma s koris­ni­ci­ma zbog čega arhi­vis­ti ne vide prak­tič­nu upo­ra­bu rezul­ta­ta svo­ga rada (sre­đe­no gra­di­vo i oba­vi­jes­na poma­ga­la).
Pomak s tiska­nih medi­ja na elek­tro­nič­ke, uoč­ljiv u znans­tve­no-istra­ži­vač­koj dje­lat­nos­ti u druš­tve­nim i huma­nis­tič­kim zna­nos­ti­ma i u bibli­ote­kar­skoj stru­ci, iza­zi­va slič­ne pro­mje­ne u kori­šte­nju arhiv­skog gra­di­va. Arhi­vis­ti su pod sve većim pri­ti­skom da izmi­je­ne koris­nič­ku služ­bu tako da odgo­vo­ri oče­ki­va­nji­ma koris­ni­ka. Oče­ki­va­nja i potre­be koris­ni­ka tra­že od arhi­va on-line pris­tup gra­di­vu što mije­nja usta­lje­ni način rada. Od 14 hrvat­skih arhi­va manji ih dio ima vlas­ti­tu web stra­ni­cu: HDA, DA Osi­jek, DA Rije­ka, DA Vara­ždin, DA Zagreb… U Hrvat­skoj do sada nije pro­ve­de­no istra­ži­va­nje koris­ni­ka arhi­va. Jedi­ni rele­vant­ni rad je anke­ta Arhi­vis­ta o arhi­vi­ma i istra­ži­va­či­ma39 iz 1962. godi­ne.))
Gra­di­vo pohra­nje­no u pismo­hra­na­ma do sada u nače­lu nije bilo dos­tup­no niti su pos­to­ja­li pro­pi­si o nje­go­vu kori­šte­nju. Nače­lo jav­ne dos­tup­nos­ti služ­be­nih doku­me­na­ta prvi je put izra­že­no 1766. g. u Šved­skoj. U 20. sto­lje­ću utje­caj jav­nos­ti na vlast je veći te se dono­se zako­ni o slo­bo­di infor­mi­ra­nja, u SAD-u je takav zakon (Fre­edom on Infor­ma­ti­on Act) usvo­jen 1966. g. Zakon o pra­vu na pris­tup infor­ma­ci­ja­ma40 učin­ci na rad upra­ve i arhi­va. Zakon je, uz odre­đe­ne izu­zet­ke, uči­nio jav­no gra­di­vo dos­tup­nim od tre­nut­ka stva­ra­nja.

Moguć­nos­ti razvo­ja
Kla­sič­ne arhi­vis­tič­ke meto­de ne odgo­va­ra­ju novom gra­di­vu te se stru­ka s prak­tič­nih okre­će teorij­skim pita­nji­ma.41 Kla­sič­ni naci­onal­ni (sre­diš­nji) arhiv pro­izvod je poli­tič­ke tra­di­ci­je. IT otva­ra temelj­no pita­nje i o tome je li potreb­no zadr­ža­ti tra­di­ci­onal­ne cen­tra­li­zi­ra­ne arhi­ve. U arhi­vis­ti­ci tre­nut­no egzis­ti­ra­ju dvi­je para­dig­me:42 sta­ra para­dig­ma je povi­jes­no-teh­nis­tič­ka (his­to­ri­cal-tec­h­ni­cist), a nova znans­tve­no-infor­ma­cij­ska (sci­en­ti­fic-infor­ma­to­nal). Osnov­ni objekt arhi­vis­ti­ke sta­re para­dig­me je doku­ment, a karak­te­ris­tič­ne odred­ni­ce: naci­onal­na drža­va, važ­nost doku­me­na­ta za stu­dij povi­jes­ti, naci­onal­na arhiv­ska služ­ba (naci­onal­ni arhiv), arhi­vi su objek­tiv­ni, neutral­ni i pasiv­ni čuva­ri isti­ne, kon­cept fon­da, nače­la pro­ve­ni­jen­ci­je i prvo­bit­nog reda, život­ni cik­lus doku­men­ta…
Osnov­ni objekt nove para­dig­me je druš­tve­na infor­ma­ci­ja defi­ni­ra­na kao niz inte­lek­tu­al­nih, kodi­ra­nih i druš­tve­no kon­tek­s­tu­ali­zi­ra­nih zna­čaj­nih sim­bo­la koje je mogu­će zabi­lje­ži­ti na bilo kojem nosa­ču (papi­ru, raču­na­lu, mag­net­skoj tra­ci…) i sto­ga per­ma­nent­no pri­op­ća­va­ti. Osnov­ni objekt nove para­dig­me, infor­ma­ci­ja, može biti izo­li­ra­na i zna­nost je može pro­uča­va­ti. Arhi­vis­ti­ka je infor­ma­cij­ska zna­nost ali se od osta­lih infor­ma­cij­skih zna­nos­ti (bibli­ote­kar­stvo, doku­men­ta­lis­ti­ka) raz­li­ku­je po tome što gra­di­vo pro­ma­tra na holis­tič­ki način kao (polu) zatvo­re­ni sus­tav druš­tve­nih infor­ma­ci­ja, zabi­lje­že­nih na bilo kojoj vrsti medi­ja, a koje odre­đu­ju dva fak­to­ra, struk­tu­ra i kori­šte­nje, koji­ma se pri­dru­žu­je i tre­ći, memo­ri­ja, koji se prek­la­pa s prva dva.
Naj­za­pa­že­ni­je su ras­pra­ve nas­ta­le pod utje­ca­jem post-moder­niz­ma. Ras­pra­ve dekons­tru­ira­ju sve seg­men­te arhiv­ske teori­je i prak­se, a raz­ma­tra­ju i pita­nja koja su rani­je bila van dome­ne kla­sič­ne arhi­vis­ti­ke. Post-moder­ni­zam se poja­vio 1970-ih, no arhi­vis­ti su ga “otkri­li” tek 1990-ih. Od arhiv­skih teore­ti­ča­ra koji pišu pod utje­ca­jem post-moder­niz­ma, i sebe nazi­va­ju arhi­vis­ti­ma nove para­dig­me, valja istak­nu­ti Ter­rya Cooka, a sli­je­de Bri­en Brot­h­man, Eric Kete­la­ar, Joan Schwar­tz, Tom Nesmith, Ver­ne Har­ris, Bar­ba­ra Reed, Eli­za­beth Kaplan, Fran Blo­uin, Frank Upward, James O’Toole, Lil­ly Kol­tun, Mar­ga­ret Hed­strom, Nan­cy Bar­tlett, Pre­ben Mor­ten­sen, Ric­hard Brown, Ric­hard Cox, Robert McIn­tosh, Ste­ve Lubar, Sue McKem­mish, The­re­sa Rowat.…
Nova teori­ja nadi­la­zi život­ni cik­lus gra­di­va u kojem se raz­li­či­te pro­fe­si­je bri­nu za doku­men­te ovis­no o fazi, i nagla­ša­va kon­ti­nu­um zapi­sa u koje­mu su ured­sko i arhiv­sko pos­lo­va­nje jedins­tve­ni pro­ces. Record con­ti­nu­um43 pro­ma­tra gra­di­vo kao poseb­nu vrstu doku­me­na­ta u smis­lu nji­ho­ve namje­ne i funk­ci­onal­nos­ti, nagla­ša­va nje­go­vu dokaz­nu, tran­sak­ci­onu i kon­tek­s­tu­al­nu pri­ro­du, te odba­cu­je defi­ni­ci­ju gra­di­va usmje­re­nu na nje­gov sadr­žaj i oba­vi­jes­nu vri­jed­nost. Teži se inkor­po­ra­ci­ji osob­nih i kor­po­ral­nih arhi­va svih sek­to­ra druš­tva u kolek­tiv­ni arhiv, koji funk­ci­oni­ra kao kolek­tiv­na memo­ri­ja cije­le drža­ve.
Ame­ri­kan­ka Lin­da Hen­ry naj­za­pa­že­ni­ja je kri­ti­čar­ka arhiv­skog post-moder­niz­ma.44  Pre­ma auto­ri­ci sljed­be­ni­ci nove para­dig­me nisu dobro pojas­ni­li svo­je ide­je, a defi­ni­ci­ja gra­di­va je pre­uska. Pos­t­mo­der­nis­ti ne ute­me­lju­ju svoj rad na cje­lo­kup­noj arhiv­skoj teori­ji, a još manje na prak­si, bilo u radu s kla­sič­nim bilo u radu s elek­tro­nič­kim gra­di­vom. Ide­je nove para­dig­me nisu pro­vje­re­ne u prak­si, daje se malo koris­nih savje­ta i obes­hra­bru­je uče­nje, vje­ru­je se da će bri­gu o gra­di­vu pre­uze­ti stva­ra­te­lji. Žar­gon koji upo­treb­lja­va­ju sljed­be­ni­ci nove para­dig­me je nera­zum­ljiv veći­ni pri­pad­ni­ka stru­ke te se oni sto­ga ni ne uklju­ču­ju u ras­pra­vu. Auto­ri­ca priz­na­je kako su pobor­ni­ci nove para­dig­me nave­li stru­ku da pre­is­pi­ta svoj rad, što nije loše, no cije­na koja je za to pla­će­na pre­vi­so­ka je, arhi­vis­ti su odvra­će­ni od uče­nja o elek­tro­nič­kom gra­di­vu i od stva­ra­nja pro­gra­ma za nje­ga.
Zada­ća­ma i polo­ža­jem arhi­va u bli­žoj ili daljoj buduć­nos­ti bave se mno­gi arhi­vis­ti, bez obzi­ra nazi­va­ju li sebe pri­pad­ni­ci­ma nove para­dig­me, ili se svr­sta­va­ju uz sta­ru. Pita­nja koji­ma se bave su vir­tu­al­ni arhi­vi, kori­šte­nje gra­di­va, pre­obi­lje infor­ma­ci­ja, ispla­ti­vost čuva­nja, vred­no­va­nje… Stru­ka više ni ne pos­tav­lja pita­nje o on-line dos­tup­nos­ti gra­di­va, to je pos­ta­lo impe­ra­ti­vom. Ogrom­na veći­na koris­ni­ka, izu­zev neko­li­ko znans­tve­ni­ka koji tre­ba­ju uvid u ori­gi­nal­ni doku­ment, zado­vo­lja­va svo­je potre­be sli­kom doku­men­ta, i nije im bit­no je li ori­gi­nal pohra­njen u arhi­vu, knjiž­ni­ci, muze­ju, pri­vat­noj zbir­ci ili nekom ure­du.
Koris­ni­ci oče­ku­ju gra­di­vo dos­tup­no na svom raču­na­lu, bilo kada i bilo gdje. Prak­tič­ki se može reći da ono što nije na mre­ži ne pos­to­ji. Zbog pre­obi­lja infor­ma­ci­ja nagla­sak se cije­log infor­ma­tič­kog druš­tva pomi­če ka selek­ci­ji infor­ma­ci­ja. Arhi­vis­ti se tre­ba­ju pos­lu­ži­ti iskus­tvi­ma knjiž­ni­ča­ra, doku­men­ta­lis­ta, infor­ma­cij­skih struč­nja­ka, muze­olo­ga. S jed­ne stra­ne nave­de­ne su stru­ke dio pro­ble­ma odav­no rije­ši­le i ima­ju puno više iskus­tva u radu s koris­ni­ci­ma, a s dru­ge stra­ne neis­pla­ti­vo je da arhi­vis­ti pro­na­la­ze “svo­ja” rje­še­nja uko­li­ko pos­to­je isku­ša­ne i učin­ko­vi­te meto­de i prak­se. IT omo­gu­ća­va umre­že­nje arhi­va s osta­lim usta­no­va­ma. Arhi­vi on-line dos­tup­noš­ću gra­di­va gube dio svo­je dosa­daš­nje moći čis­te fizič­ke kon­tro­le nad gra­di­vom i ogra­ni­če­nji­ma pris­tu­pa. Nova moć arhi­va dje­lo­mič­no leži u tome da arhi­vi, kao i knjiž­ni­ce, pri­do­no­se šire­nju zna­nja i omo­gu­ću­ju zaba­vu. Koris­ni­ci sve više tra­že raz­li­či­to gra­di­vo: sli­ke, foto­gra­fi­je, video zapi­se, knji­ge, popu­lar­nu lite­ra­tu­ru, spi­se… prak­tič­ki sve što može razot­kri­ti pred­met nji­ho­va inte­re­sa. IT omo­gu­ća­va vir­tu­al­no pove­zi­va­nje raz­nih dis­ci­pli­na oko jed­ne teme, npr. pove­zi­va­nje baza poda­ta­ka povjes­ni­ča­ra umjet­nos­ti, arhe­olo­ga, eti­mo­lo­ga, povjes­ni­ča­ra… o sta­roj Grč­koj ili drvo­djel­s­tvu u rene­san­s­noj Ita­li­ji. Druš­tve­ne i huma­nis­tič­ke zna­nos­ti još nisu do kra­ja usvo­ji­le pred­nos­ti IT (e-mail i voice-mail, list ser­ve­re, elek­tron­ske kon­fe­ren­ci­je) dak­le teh­ni­ku koja pru­ža enor­man poten­ci­jal zajed­nič­kih istra­ži­va­nja, a kako oni budu usva­ja­li IT, tra­žit će sve više raz­nog gra­di­va što će doves­ti do pove­ća­nja ono­ga što podra­zu­mi­je­va­mo pod “istra­ži­vač­kim izvo­ri­ma”.
Arhi­vis­ti nisu jedi­ni koji se bave defi­ni­ra­njem i imple­men­ti­ra­njem okru­že­nja koje osi­gu­ra­va uprav­lja­nje gra­di­vom, time se bave i mno­ge dru­ge stru­ke, od pos­lov­nog svi­je­ta do medi­ci­na­ra, svi koji­ma je važ­no da saču­va­ju svo­je podat­ke. Arhi­vis­te se čes­to isklju­ču­je iz pro­ce­sa odgo­va­ra­nja na iza­zo­ve elek­tro­nič­kih zapi­sa zato jer ih osta­le stru­ke pod­cje­nju­ju, odnos­no, arhi­vis­ti nisu stek­li, u oči­ma dru­gih stru­ka, kre­di­bi­li­tet svo­jim poz­na­va­njem zako­na, pro­pi­sa, stan­dar­da i naj­bo­ljih meto­da rada, a i sama arhiv­ska stru­ka je nedo­volj­no stan­dar­di­zi­ra­na.
Ured za stra­te­gi­ju razvit­ka RH izra­dio je, uz surad­nju struč­nja­ka iz rele­vant­nih podru­čja,45 stra­te­gi­ju razvit­ka RH “Hrvat­ska u 21. sto­lje­ću”.46  Stra­te­gi­ja pokri­va 19 podru­čja, i daje ocje­nu sta­nja, objaš­nja­va nuž­nost refor­me te pre­ci­zi­ra cilje­ve koji se refor­mom žele pos­ti­ći. Pre­ma stra­te­gi­ji cilje­vi razvo­ja upra­ve su: moder­na i spo­sob­na upra­va koja je u tro­ško­vi­ma sve­de­na u okvi­re real­nih moguć­nos­ti, oda­nost zako­ni­tos­ti, anga­ži­ra­ni kva­li­te­tan rad dje­lat­ni­ka, pouz­da­na, otvo­re­na i tran­s­pa­rent­na, odgo­vor­na, efi­kas­na i učin­ko­vi­ta upra­va, pri­bli­ža­va­nje admi­nis­tra­ci­je koris­ni­ci­ma, pro­fe­si­ona­li­zi­ra­ni vrh struk­tu­re upra­ve, pri­mje­na “merit” nače­la na rad dje­lat­ni­ka, infor­ma­ti­za­ci­ja, part­ner­stvo drža­ve i civil­nog druš­tva… Stra­te­gi­ja razvit­ka zna­nos­ti nagla­ša­va kako je IT temelj eko­no­mi­je i druš­tva u 21. sto­lje­ću te potre­bu umre­ža­va­nje infor­ma­cij­skih sus­ta­va držav­nih ins­ti­tu­ci­ja i jav­nih služ­bi, izgrad­nju elek­tro­nič­ke upra­ve, digi­ta­li­za­ci­ju kul­tur­nih, naci­onal­nih, obra­zov­nih i pos­lov­nih sadr­ža­ja.
IT otva­ra pita­nje buduć­nos­ti pismo­hra­na.47 Infor­ma­ti­za­ci­ja upra­ve pret­pos­tav­lja auto­ma­ti­za­ci­ju pro­ce­sa uprav­lja­nja spi­si­ma. S jed­ne se stra­ne pos­tav­lja pita­nje može li, i u kojoj mje­ri, auto­ma­ti­za­ci­ja pro­ce­sa uprav­lja­nja spi­si­ma doves­ti do ured­ne komu­ni­ka­ci­je i evi­den­ti­ra­nja svih spi­sa koje tije­lo stva­ra ili pri­ma, ili će, kao i dosa­da, dio spi­sa biti van evi­den­ci­ja i kon­tro­le. S dru­ge stra­ne, e-upra­va je nemi­nov­na i neiz­bjež­na, a RH će je, kao sadaš­nji kan­di­dat, a budu­ća čla­ni­ca EU-a, mora­ti usvo­ji­ti.

Temelj­ni zada­ci i cilj rada arhi­va u RH, u bli­skoj buduć­nos­ti, defi­ni­ra­ni su stra­te­gi­jom razvo­ja kul­tu­re RH u 21. sto­lje­ću: “U tom smis­lu, u pogle­du orga­ni­za­ci­je arhiv­ske služ­be mogu se iden­ti­fi­ci­ra­ti tri zadat­ka:
— uskla­đi­va­nje mre­že držav­nih arhi­va s admi­nis­tra­tiv­no-uprav­nom podje­lom Repu­bli­ke Hrvat­ske (u čemu je već pos­tig­nut odre­đe­ni napre­dak);
— stva­ra­nje boljih uvje­ta za obav­lja­nje arhiv­ske dje­lat­nos­ti u jedi­ni­ca­ma lokal­ne upra­ve i samo­upra­ve kroz uvo­đe­nje pro­gra­ma zašti­te i obra­de pre­du­vjet za decen­tra­li­za­ci­ju arhiv­ske služ­be;
— i poti­ca­nje osni­va­nja pri­vat­nih i spe­ci­ja­li­zi­ra­nih arhi­va. ”

Cilj
“Orga­ni­za­cij­ski i finan­cij­ski ospo­so­bi­ti arhiv­sku služ­bu za zašti­tu cje­lo­kup­nog arhiv­skog gra­di­va (u držav­nom vlas­niš­tvu, jav­no i pri­vat­no), razvi­ti i inte­gri­ra­ti sus­tav za uprav­lja­nje doku­men­ti­ma u upra­vi i arhi­vi­ma i osi­gu­ra­ti obra­zo­va­nje struč­nih dje­lat­ni­ka.”48

Uzev­ši u obzir sred­stva i kadar kojim arhi­vi ras­po­la­žu, a vrlo je vje­ro­jat­no kako se u bli­skoj buduć­nos­ti sta­nje neće popra­vi­ti na bolje, cilj zašti­te arhiv­skog i regis­tra­tur­nog gra­di­va bez obzi­ra na to u čijem je vlas­niš­tvu ili posje­du je dale­ko pre­am­bi­ci­ozan. Zašti­tu cje­lo­kup­nog gra­di­va ne mogu finan­ci­ra­ti i izves­ti ni dale­ko boga­ti­je zem­lje u koji­ma je svi­jest o važ­nos­ti gra­di­va dobro izgra­đe­na i izra­že­na. Arhi­vi u RH mora­ju usmje­ri­ti svo­ja ogra­ni­če­na sred­stva na zašti­tu i čuva­nje onog dije­la gra­di­va koje gra­đa­ni­ma daje potreb­ne doka­ze o nji­ho­vim općim i poje­di­nač­nim inte­re­si­ma i pra­vi­ma.

Zaključ­ci
Glo­ba­li­za­ci­ja, glo­bal­na pri­vred­na utak­mi­ca, gub­lje­nje ulo­ge i važ­nos­ti naci­onal­ne drža­ve, inte­gra­ci­ja europ­skih zema­lja u EU, poja­va novih ins­ti­tu­ci­ja moći kao što su među­na­rod­na udru­že­nja i mul­ti­na­ci­onal­ne kom­pa­ni­je, nagli rast izda­ta­ka za finan­ci­ra­nje drža­ve dove­li su do potre­be za sma­nje­njem tro­ško­va držav­nog apa­ra­ta. U upra­vu se uvo­de nemi­lo­srd­ne meto­de menadž­men­ta. Teži se e-upra­vi, što zna­či infor­ma­ti­zi­ra­nu upra­vu u kojoj pri obav­lja­nju uprav­nih pos­lo­va nema služ­be­ni­ka, ili im je broj uve­li­ke sma­njen, kao posred­ni­ka izme­đu gra­đa­na i uprav­nih čino­va (čime se pos­ti­že ogrom­na ušte­da). E-upra­va zna­či nor­mi­za­ci­ju i stan­dar­di­za­ci­ju pro­ce­sa, pro­izvo­da i uslu­ga i auto­ma­ti­za­ci­ju rada, u kojem stro­je­vi zamje­nju­ju neo­bra­zo­va­nu ili nisko obra­zo­va­nu rad­nu sna­gu, te pos­lo­va­nje putem raču­na­la kako bi gra­đa­ni dio pos­lo­va mogli oba­vi­ti sami. Glo­ba­li­za­ci­ja tra­ži i zah­ti­je­va istu razi­nu uslu­ga i iste uslu­ge bilo gdje u svi­je­tu kao i jed­na­ki tret­man sva­ko­ga. Upra­va i arhi­vi od ins­ti­tu­ci­ja i sim­bo­la moći pos­ta­ju usluž­na dje­lat­nost, “služ­be­ni­ci” čiji rad neka­daš­nji “poda­ni­ci” tre­ba­ju oci­je­ni­ti uspješ­nim u cilju oprav­da­va­nja tro­ško­va.

Arhiv­ska služ­ba u RH orga­ni­zi­ra­na je suk­lad­no devet­na­es­tos­to­ljet­nom poima­nju arhi­va kao usta­no­va i gra­di­va važ­nog za naci­onal­nu drža­vu i naci­onal­nu svi­jest. Regis­tra­tur­no gra­di­vo je raz­dvo­je­no od arhiv­skog, a arhiv­sko su i ured­sko pos­lo­va­nje raz­li­či­te stru­ke. Gra­di­vo se sre­đu­je i opi­su­je suk­lad­no tra­di­ci­onal­nim nače­li­ma pro­ve­ni­jen­ci­je i prvo­bit­nog reda.
Pro­ble­mi arhiv­ske služ­be ne rje­ša­va­ju se godi­na­ma. Arhi­vi, zbog nedos­tat­ka pros­to­ra, ne mogu izvr­ši­ti svo­ju obve­zu pre­uzi­ma­nja gra­di­va koje je dos­pje­lo za pre­da­ju. Toč­nih poda­ta­ka o gra­di­vu kod stva­ra­te­lja nema. Oko 34 duž­na kilo­me­tra gra­di­va pohra­nje­nog u arhi­vi­ma je nesre­đe­no, a za nje­go­vo sre­đi­va­nje potreb­no je oko tri i pol godi­ne. Struč­ni nad­zor nad čuva­njem i oda­bi­ra­njem arhiv­sko­ga gra­di­va koje se nala­zi izvan arhi­va nije stan­dar­di­zi­ran i regu­li­ran poseb­nim pro­pi­som. Opći popis gra­di­va ogra­ni­če­nih roko­va čuva­nja i gra­di­va traj­ne vri­jed­nos­ti nije done­sen. Pra­vil­ni­ci su ter­mi­no­lo­ški i kon­cep­tu­al­no neus­kla­đe­ni, a vid­lji­vi su i poku­ša­ji nekri­tič­ke pri­mje­ne stra­nih iskus­ta­va.
Dje­lat­ni­ka nema dovolj­no, a nji­ho­vi su rad­ni učin­ci dvoj­be­ni budu­ći da nor­me rada ne pos­to­je ili se ne pri­mje­nju­ju. Obra­zo­va­nje arhi­vis­ta je u nače­lu dopun­sko, slu­ži kao pri­pre­ma za pola­ga­nje struč­nog ispi­ta, te su arhi­vis­ti oso­be pri­uče­ne za arhiv­ski rad. Gra­di­vo pohra­nje­no u hrvat­skim arhi­vi­ma koris­ti se rela­tiv­no malo, a istra­ži­va­nje koris­ni­ka nika­da nije pro­ve­de­no. Arhi­vi se pre­ma koris­ni­ci­ma ne pona­ša­ju na user-fri­end­ly način. Od 14 hrvat­skih arhi­va sve­ga ih neko­li­ko ima svo­je Web stra­ni­ce koje daju štu­re podat­ke o gra­di­vu, ali ne i samo gra­di­vo.
Arhiv­ska se stru­ka s elek­tro­nič­kim zapi­si­ma u zad­njih dese­tak godi­na bavi iznim­no mno­go. Opće­ni­ti je zaklju­čak stru­ke kako se elek­tro­nič­ki zapi­si po svom kon­cep­tu ne raz­li­ku­ju od kla­sič­nih, oni su evi­den­ci­ja o prav­nom činu, napi­sa­na u skla­du s odgo­va­ra­ju­ćom for­mom, utvr­đe­nom kako bi je uči­ni­la vje­ro­dos­toj­nom i kako bi je obda­ri­la sna­gom doka­za. Temelj­na zada­ća arhi­va je saču­va­ti auten­tič­no gra­di­vo koje će koris­ti­ti nar­na­red­ne gene­ra­ci­je, pri čemu se mora saču­va­ti sadr­žaj, struk­tu­ra i kon­tekst gra­di­va.
Glo­ba­li­za­ci­ja utje­če na rad arhi­va. Glav­na roba infor­ma­tič­kog doba su infor­ma­ci­je, zna­nje ima tržiš­nu vri­jed­nost i objekt je i sred­stvo eks­plo­ata­ci­je. Arhi­vi pohra­nju­ju infor­ma­ci­je. Pro­blem je način na koji se dola­zi­lo do infor­ma­ci­ja pohra­nje­nih u gra­di­vu. Dola­že­nje do infor­ma­ci­ja putem tra­di­ci­onal­nih arhi­vis­tič­kih nače­la (stva­ra­telj) je teško bez aktiv­ne ulo­ge arhi­vis­ta kao posred­ni­ka izme­đu gra­di­va i koris­ni­ka. Kako se teži auto­ma­ti­za­ci­ji rada potreb­no je izna­ći tak­ve nači­ne pre­zen­ti­ra­nja gra­di­va koji će koris­ni­ku omo­gu­ći­ti pro­na­la­že­nje tra­že­ne infor­ma­ci­je bez pomo­ći posred­ni­ka. Budu­ći da dosa­daš­njom prak­som nije mogla odgo­vo­ri­ti na ovo pita­nje, stru­ka se okre­nu­la teori­ji. Post-moder­ni­zam nudi moguć­nos­ti obo­ga­ći­va­nja arhiv­ske prak­se, a arhi­vis­ti­ma pri­li­ku da se izvu­ku iz svo­je uča­hu­re­nos­ti. Nova teori­ja nadi­la­zi život­ni cik­lus gra­di­va i govo­ri o mode­lu recor­ds con­ti­nu­uma u kojem su ured­sko i arhiv­sko pos­lo­va­nje jedins­tve­ni pro­ces. Iako se arhi­vis­tič­ka post-moder­nis­tič­ka teori­ja tek tre­ba pro­vje­ri­ti u prak­si, ona daje dos­tat­no oprav­da­nje za napu­šta­nje sta­re para­dig­me i pri­hva­ća­nje nove, čiji je osnov­ni objekt infor­ma­ci­ja koju se može znans­tve­no pro­uča­va­ti. Elek­tro­nič­ke se infor­ma­ci­je pre­tra­žu­ju po sadr­ža­ju što zna­či da su dale­ko dos­tup­ni­je u odno­su na kla­sič­no gra­di­vo koje se pre­tra­ži­va­lo po stva­ra­te­lju. Post-moder­ni­zam je omo­gu­ćio dekons­truk­ci­ju temelj­nih ele­me­na­ta arhi­vis­tič­ke teori­je i prak­se. Nova para­dig­ma, koja ne mora nuž­no biti ute­me­lje­na na post-moder­nis­tič­kim pos­tav­ka­ma, tre­ba rekons­tru­ira­ti arhi­vis­ti­ku.
Hrvat­ska upra­va i arhi­vi nala­ze se u teškoj situ­aci­ji. S jed­ne stra­ne još nije ostva­ren ni Webe­rov ide­al upra­ve: neo­sob­na hije­rar­hi­ja, odgo­vor­no vod­stvo, nepo­li­ti­zi­ra­nost, struč­nost i pro­fe­si­onal­nost, ured­na pisme­na komu­ni­ka­ci­ja, pri­mje­re­ne i korek­t­ne pro­ce­du­re, dobri arhi­vi, zašti­ta poda­ta­ka, nepris­tra­nost i etič­nost, dos­ljed­no zas­tu­pa­nje jav­nog inte­re­sa…, a s dru­ge stra­ne tre­ba, radi kon­ku­rent­nos­ti, reali­zi­ra­ti e-upra­vu.
Ogrom­na veći­na koris­ni­ka zado­vo­lja­va svo­je potre­be sli­kom doku­men­ta, i nije im bit­no je li ori­gi­nal pohra­njen u arhi­vu, knjiž­ni­ci, muze­ju, pri­vat­noj zbir­ci ili ure­du. Koris­ni­ci oče­ku­ju gra­di­vo na svom raču­na­lu, bilo kada i bilo gdje. Prak­tič­ki se može reći da ono što nije na Inter­ne­tu ne pos­to­ji. IT rapid­no pove­ća­va dos­tup­nost infor­ma­ci­ja­ma, no veća koli­či­na infor­ma­ci­ja zna­či i teže pro­na­la­že­nje bit­nih, “pra­vih” infor­ma­ci­ja. Zbog pre­obi­lja infor­ma­ci­ja nagla­sak se cije­log infor­ma­tič­kog druš­tva pomi­če ka selek­ci­ji infor­ma­ci­ja. IT pos­tav­lja pita­nje adek­vat­nog obra­zo­va­nja, zapoš­lja­va­nja i ulo­ge infor­ma­cij­skih struč­nja­ka kako bi mogli zado­vo­lji­ti potre­be koris­ni­ka. IT nije pro­mi­je­ni­la osnov­nu pri­ro­du stva­ra­nja doku­me­na­ta, oni su izraz ili nus­pro­izvod admi­nis­tra­tiv­nih i pos­lov­nih pro­ce­sa. Nije pro­mi­je­nje­na ni potre­ba za čuva­njem doku­me­na­ta kao evi­den­ci­je. Hoće li tu bazič­nu funk­ci­ju i nada­lje obav­lja­ti arhi­vi, bili oni fizič­ki ili vir­tu­al­ni, ovi­si isklju­či­vo o današ­njim arhi­vis­ti­ma. O mje­ri u kojoj arhi­vis­ti budu pri­hva­ti­li i ispu­nja­va­li novu ulo­gu, onih koji brzo pru­ža­ju toč­ne i auten­tič­ne infor­ma­ci­je, ovi­sit će i nji­hov polo­žaj u druš­tvu. Današ­nje doba zah­ti­je­va i nagra­đu­je aktiv­no pona­ša­nje. Glav­ni će iza­zov stru­ci biti da osi­gu­ra dalj­nju važ­nost arhi­va upra­vi. Doku­men­ti su kre­aci­ja upra­ve, oni pos­to­je zato što upra­va ima potre­be za nji­ma zbog svog vlas­ti­tog rada, a sva­ko je dru­go kori­šte­nje gra­di­va, kao povi­jes­nog izvo­ra ili kul­tur­nog dobra, nus­pro­izvod činje­ni­ce da je gra­di­vo stvo­re­no i čuva se zbog potre­ba pos­lov­nih pro­ce­sa. Uko­li­ko stru­ka sama ne oprav­da potre­bu za svo­jim pos­to­ja­njem, neće ni pos­to­ja­ti. Pro­ces uče­nja i pri­hva­ća­nja nove ulo­ge je bolan i težak, ali nemi­no­van: “Ono što nas ne ubi­je, to nas oja­ča!”

Sum­mary

ROLE AND STATUS OF ARCHIVES AND REGISTRY OFFICES IN THE MODERN SOCIETY

Arc­hi­ves are esta­bli­shed due to the prac­ti­cal need to keep recor­ds of public, pri­va­te, court, admi­nis­tra­ti­ve, poli­ti­cal and other legal tran­sac­ti­ons and events, or to demons­tra­te and illus­tra­te fac­ts. Modern Euro­pe­an arc­hi­ves were cre­ated by the con­tem­po­rary aut­ho­ri­ti­es’ deci­si­on to cons­ter­na­te recor­ds at one, cen­tral pla­ce. By the end of the XIX cen­tury two basic arc­hi­val prin­ci­ples were deve­lo­ped: res­pect des fon­ds’ and regis­try prin­ci­ple, which are at the bot­tom of the XX cen­tury arc­hi­val sci­en­ce. Regar­ding Cro­atia one can spe­ak abo­ut arc­hi­val ins­ti­tu­ti­on as such only form the beg­ging of the XX cen­tury. Role and posi­ti­on of modern arc­hi­ves and recor­ds offi­ces are deter­mi­ned by a ran­ge of ele­ments. Pro­mi­nent ones are rele­vant laws, admi­nis­tra­ti­on and recor­ds mana­ge­ment, quality of the arc­hi­val ser­vi­ce and prac­ti­ce work, recor­ds con­sul­ta­ti­on, and rapid tec­h­no­logy defer­ment which give to
arc­hi­vist a new chal­len­ge – elec­tro­nic recor­ds. Sin­ce cla­ssic arc­hi­val met­hods are not adequ­ate for new recor­ds pro­fe­ssi­on is looking toward to the­ore­ti­cal issu­es. Cla­ssic, nati­onal (cen­tral) arc­hi­ves are pro­duct of poli­ti­cal tra­di­ti­on. IT raises a ques­ti­on if it is nece­ssary to keep tra­di­ti­onal, cen­tra­li­zed arc­hi­ves. In this moment arc­hi­val sci­en­ce has two para­dig­ms: the old one which is his­to­ri­cal-tec­h­ni­cist, and a new one which is sci­en­ti­fic-infor­ma­ti­onal. The basic object of the old para­digm is docu­ment, and dis­tin­gu­ishing mar­ks are nati­onal sta­te, impor­tan­ce of a docu­ment to his­to­ri­ograp­hy, nati­onal arc­hi­val ser­vi­ce (nati­onal arc­hi­ves), arc­hi­ves are objec­ti­ve, neutral and passi­ve guar­di­ans of truth, con­cep­ts of fon­ds, res­pect des fon­ds’ and regis­try prin­ci­ple, docu­ments life cycle…New the­ory exce­eds the docu­ments life cycle con­cept whe­re dif­fe­rent pro­fe­ssi­ons take care of recor­ds, depen­ding of its life sta­ge, and points out con­ti­nu­um of recor­ds whe­re recor­ds and arc­hi­val mana­ge­ment are inte­gral pro­cess. A gre­at num­ber of arc­hi­vis­ts, no mat­ter if they call them­sel­ves mem­ber of old or new para­digm, study missi­on and sta­tus of arc­hi­ves in near or far futu­re. Issu­es they deal with are vir­tu­al arc­hi­ves; recor­ds con­sul­ta­ti­on; infor­ma­ti­on abun­dan­ce; pre­ser­va­ti­on cost-effec­ti­ve­ness; appra­isal …Pro­fe­ssi­on does not ask itself anymo­re abo­ut need of on-line access, it has beco­me an impe­ra­ti­ve. Vast majo­rity of users, except a few sci­en­tis­ts that need to see the ori­gi­nal docu­ment, sati­sfi­es the­irs need with an ima­ge of the docu­ment, and they do not care if arc­hi­ves, library, muse­um, pri­va­te col­lec­ti­on on some offi­ce hol­ds the ori­gi­nals. Arc­hi­vis­ts are not the only ones, who deal with defi­ni­ti­on and imple­men­ta­ti­on of envi­ron­ment that ena­bles good mana­ge­ment of recor­ds, many other pro­fe­ssi­ons deals with that issue as well, from busi­ne­s­sman to medi­cal staff, all for whom is impor­tant to pre­ser­ve the­irs recor­ds. Arc­hi­vis­ts are often exclu­ded from the pro­cess of answe­ring to the elec­tro­nic recor­ds chal­len­ges beca­use other pro­fe­ssi­ons under­va­lue arc­hi­vis­ts, or arc­hi­vis­ts have gained, in the eyes of others, no cre­di­bi­lity with the­irs knowled­ge of laws, regu­la­ti­ons, stan­dar­ds, good work met­hods. Arc­hi­val pro­fe­ssi­on is purely stan­dar­di­zed as well. IT raises a ques­ti­on of the regis­try offi­ces futu­re. Admi­nis­tra­ti­ons com­pu­te­ri­za­ti­on pre­su­mes auto­ma­ti­on of the recor­ds mana­ge­ment pro­cess. IT has not chan­ged basic natu­re of the recor­ds cre­ati­on, recor­ds are mani­fes­ta­ti­on and by-pro­duc­ts of admi­nis­tra­ti­ve and busi­ness pro­ce­sses. The need to keep docu­ments as evi­den­ce has not been chan­ged as well. If that basic fun­c­ti­on will still be per­for­med by arc­hi­ves, no mat­ter vir­tu­al or natu­ral ones, is stric­tly and only deter­mi­ned by today’s arc­hi­vis­ts. Arc­hi­vis­ts’ sta­tus in soci­ety is depend to what degree arc­hi­vis­ts will accept and ful­fill the­irs new role, a role of the­se who quic­k­ly gives accu­ra­te and aut­hen­tic infor­ma­ti­on. Today’s soci­ety asks and gives a pri­ze for acti­ve beha­vi­or. Essen­ti­al chal­len­ge to pro­fe­ssi­on will be to ensu­re arc­hi­ves impor­tan­ce to admi­nis­tra­ti­on. Docu­ments are admi­nis­tra­ti­on cre­ati­ons. Docu­ments exist beca­use admi­nis­tra­ti­on needs them for its own work, and any other recor­ds con­sul­ta­ti­on, such as his­to­ri­cal sour­ce of cul­tu­ral heri­ta­ge, is by-pro­duct of the fact that recor­ds are cre­ated and kept beca­use of the busi­ness needs. If pro­fe­ssi­on by itself does not jus­tify need for its exis­ten­ce, it would not exist. Lear­ning pro­ce­sses and accep­tan­ce of new role is pain­ful and hard, but una­vo­ida­ble: What does not kill us, stren­g­t­hen us! (“Ono što nas ne ubi­je, to nas oja­ča!”)

Key wor­ds: arc­hi­ves, regis­try offi­ces, sta­tus, arc­hi­val the­ory, arc­hi­val prac­ti­ce

  1. Služ­be­ni list FNRJ br. 12–15/1950 [↩]
  2. Vidi Heđ­be­li, Ž. Polo­žaj i ulo­ga arhi­va i pismo­hra­na u Repu­bli­ci Hrvat­skoj // Zbor­nik refe­ra­tov dopol­ni­ne­ga izo­bra­že­va­nja s podro­čij arhi­vis­ti­ke, doku­men­ta­lis­ti­ke in infor­ma­ti­ke v Raden­cih od 6. apri­la do 9. apri­la 2005. Mari­bor : Pokra­jin­ski arhiv Mari­bor, 2005., str. 388–393, Heđ­be­li, Ž. Zako­ni i pod­za­kon­ski pro­pi­si rele­vant­ni za rad regis­tra­tu­ra i arhi­va u Repu­bli­ci Hrvat­skoj. Arhiv, 2, 2004., str. 27–41, Heđ­be­li, Ž. Pri­vat­no arhiv­sko gra­di­vo. Arhiv­ska prak­sa, 6/2003., str. 203–211, Heđ­be­li, Ž. Dos­tup­ni i sre­đe­ni arhi­vi – pret­pos­tav­ka i temelj prav­ne drža­ve // Drža­va i poli­tič­ke stran­ke, Zagreb : Narod­ne novi­ne : Hrvat­ski prav­ni cen­tar, 2004., str. 123–128, Heđ­be­li, Ž. Pri­je­nos infor­ma­ci­ja izme­đu arhi­va i pismo­hra­na: komu­ni­ka­ci­ja ili mono­log “veli­kog bra­ta”?. www.daz.hr/zad (19.11.2004. [↩]
  3. Narod­ne novi­ne br. 105/1997, 64/2000 [↩]
  4. Sva je rele­vant­na arhiv­ska i legis­la­ti­va veza­na uz kul­tur­na dobra bes­plat­no dos­tup­na na web stra­ni­ci Minis­tar­stva kul­tu­re: http://www.min-kulture.hr/ [↩]
  5. NN 38/1987, 42/1988 [↩]
  6. NN 49/1987, 38/1988 [↩]
  7. NN 37/1988 [↩]
  8. NN 11/2004 [↩]
  9. NN 163/2003 [↩]
  10. Pre­ma poda­ci­ma na URL: http://dznm.hr. (15.03.2004.). [↩]
  11. NN 172/2003 [↩]
  12. NN 103/2003 [↩]
  13. NN 108/1996 [↩]
  14. NN 10/2002 [↩]
  15. NN 173/2003 [↩]
  16. Vidi Cadell, P. Arc­hi­ves and Gover­ment at a Euro­pe­an Level. // Arc­hi­vum. XLV (2000), str. 57 – 67., Semlič Rajh, Z. Arhi­vi in Europ­ska Uni­ja – enot­ni pred­spi­si ali zgolj skup­na pri­po­ro­či­la. // Arhi­vi in arhiv­sko gra­di­vo v času tran­zi­cij­skih spre­me­meb : Info­Arh : Zbor­nik refe­ra­tov : 21. zbo­ro­va­nje : Arhiv­sko druš­tvo Slo­ve­ni­je : Pokra­jin­ski arhiv Koper. Ljub­lja­na : Arhiv­sko druš­tvo Slo­ve­ni­je, 2003. str. 62–65., Baier, H. Com­pa­ti­bi­lity of Arc­hi­val The­ory and Prac­ti­ce in Euro­pe­an Uni­on. // Atlan­ti, 1–2 (2003). [↩]
  17. Vidi Doku­men­ti : Stra­te­gi­ja razvit­ka Repu­bli­ke Hrvat­ske. // Hrvat­ska jav­na upra­va. 3–4 (2001), str. 659–745, te Moder­ni­za­ci­ja hrvat­ske upra­ve. Zagreb : Druš­tve­no vele­uči­li­šte u Zagre­bu, 2003. [↩]
  18. Slu­čaj Želj­ka Bagi­ća koji je, pre­ma vijes­ti­ma objav­lje­nim u svim medi­ji­ma, s mjes­ta savjet­ni­ka pred­sjed­ni­ka RH sus­pen­di­ran na mjes­to arhi­va­ra [↩]
  19. Namjen­ski pros­tor je gra­đen jedi­no za HDA (1913. g. jed­no kri­lo zgra­de tadaš­nje nove zgra­de NSK) i za DA Kar­lo­vac (1980. g. [↩]
  20. Vidi Kola­no­vić, J. Arhiv­ska služ­ba Repu­bli­ke Hrvat­ske: sta­nje i izgle­di razvo­ja. // Arhiv­ski vjes­nik. 44 (2001). str.11–32. [↩]
  21. Vidi Giler B. O. Sta­nje i pro­ble­mi zašti­te arhiv­ske gra­đe i regis­tra­tur­skog mate­ri­ja­la van arhi­va na podru­čju SFRJ. // Arhi­vist. 1–2 (1986). str. 19–44., Ras­tić, M. Str­čić, P. Arhiv­ska služ­ba SR Hrvat­ske — sta­nje, pro­ble­mi, per­s­pek­ti­ve. // Arhi­vist, 1–2 (1988). str. 230–261. [↩]
  22. Pre­ma poda­ci­ma koje je HDA 25. ožuj­ka 2004. dos­ta­vio Ž. Heđ­be­li (Kla­sa: 612–06/04–31/03, Urbroj: 565–12-04–2). [↩]
  23. Vidi Hre­lja, D. Krat­ki pri­kaz aktu­al­nih pro­ble­ma Držav­nog arhi­va u Vara­ždi­nu. // Sre­ča­nje obmej­nih arhi­vov. Mari­bor : Pokra­jin­ski arhiv Mari­bor. 1999, str. 56–60. [↩]
  24. Poda­ci pre­ma URL: http://www.ffzg.hr. (29.03.2004.). [↩]
  25. Zad­nji je 1977. g. objav­ljen “Pri­ruč­nik iz arhi­vis­ti­ke”. [↩]
  26. Vidi Kasa­ba­šić, Š. Ured­sko pos­lo­va­nje u pri­mje­ni. // Infor­ma­tor, 5024–5025 (2002). str. 6–8, Heđ­be­li, Ž. Pos­lo­vi i obve­ze pismo­hra­na // Infor­ma­tor br. 5213, 21.2.2004., str. 15–16 [↩]
  27. Vidi Rub­čić, D. Sta­nje i pri­ori­te­ti rada arhiv­ske vanj­ske služ­be u Hrvat­skoj. // Arhiv­ski vjes­nik. 45 (2002). str. 11–17. [↩]
  28. Poda­ci pre­ma Sta­tis­tič­kom lje­to­pi­su Repu­bli­ke Hrvat­ske 2002. Zagreb : Držav­ni zavod za sta­tis­ti­ku, 2002. Nave­de­ni su poda­ci za 1999. g., a u rani­jim sta­tis­tič­kim lje­to­pi­si­ma (2000., 2001.) poda­ci za arhi­ve nisu dani [↩]
  29. Poda­ci pre­ma Sta­tis­tič­ki­om lje­to­pi­su Repu­bli­ke Hrvat­ske 2003, Zagreb : Držav­ni zavod za sta­tis­ti­ku, 2003. Lje­to­pis ne daje objaš­nje­nje manje koli­či­ne sre­đe­nog gra­di­va u odno­su na pret­hod­nu godi­nu [↩]
  30. Pre­ma poda­ci­ma koje je HDA 25. ožuj­ka 2004. dos­ta­vio Ž. Heđ­be­li (Kla­sa: 612–06/04–31/03, Urbroj: 565–12-04–2). [↩]
  31. isto [↩]
  32. ISAG(G) : opća među­na­rod­na nor­ma za opis arhiv­sko­ga gra­di­va. 2. izd., Zagreb : Hrvat­ski držav­ni arhiv, 2001 [↩]
  33. ISAAR(CPF) : Među­na­rod­na nor­ma arhi­vis­tič­ko­ga nor­mi­ra­nog zapi­sa za prav­ne i fizič­ke oso­be te obi­te­lji. Zagreb : Hrvat­ski držav­ni arhiv, 1999. [↩]
  34. Defi­ni­ci­ja pre­ma Žumer, V. Od nas­tan­ka zapi­sa do pre­da­je arhiv­skog gra­di­va u slo­ven­skoj jav­noj upra­vi. // Moder­ni­za­ci­ja hrvat­ske upra­ve. Zagreb : Druš­tve­no vele­uči­li­šte u Zagre­bu, 2003. str. 306–331. [↩]
  35. Defi­ni­ci­ju zapi­sa pre­ma Luci­ani Duran­ti u Guer­cio, M. Nače­la, meto­de i ins­tru­men­ti za stva­ra­nje, zašti­tu i kori­šte­nje arhiv­skih zapi­sa u digi­tal­nom okru­že­nju. // Moder­ni­za­ci­ja hrvat­ske upra­ve. Zagreb : Druš­tve­no vele­uči­li­šte u Zagre­bu, 2003., str. 247–278. [↩]
  36. Vidi Grans­trom, C., Hor­n­fel­dt, T., Peter­son i dru­gi. Aut­hen­ticy of Elec­tro­nic Recor­ds (ICA Study 13–1), URL: http://www.ica.org. (08.04.2004.). [↩]
  37. Poda­ci pre­ma Sta­tis­tič­kom lje­to­pi­su Repu­bli­ke Hrvat­ske 2003. Zagreb : Držav­ni zavod za sta­tis­ti­ku, 2003. [↩]
  38. Vidi Naci­onal­ni arhiv u Dubli­nu i sta­nje irske arhi­vis­ti­ke. // Arhiv­ski vjes­nik. 43 (2000). str. 276–279. [↩]
  39. Arhi­vist. 1 (1962). str. 94–106. [↩]
  40. NN 172/2003 [↩]
  41. Vidi Del­mas, B. Arc­hi­val Sci­en­ce Facing the Infor­ma­ti­on Soci­ety. // Arc­hi­val Sci­en­ce. 1 (2001). str. 25–37. [↩]
  42. Vidi Ribe­rio, F. Arc­hi­val Sci­en­ce and Chan­ges in the Para­digm. // Arc­hi­val Sci­en­ce. 1 (2001). str. 295–310. [↩]
  43. Vidi McKem­mish, S. Pla­cing Recor­ds Con­ti­nu­um The­ory and Prac­ti­ce. // Arc­hi­val Sci­en­ce. 1 (2001.) str. 333–359. [↩]
  44. Hen­ry, L. J. Schel­len­berg in Cyber­s­pa­ce, Arc­hi­vis­ts and Soci­ety. // The Ame­ri­can Arc­hi­vist. 61, 2 (1998). str. 309–327. [↩]
  45. Vodi­telj pro­jek­t­nog zadat­ka za podru­čje jav­ne upra­ve bio je prof.dr.sc. Josip Kre­gar, a član struč­nog tima koji se bavio kul­tu­rom dr.sc. Josip Kola­no­vić. [↩]
  46. Podat­ci o pro­jek­tu i stra­te­gi­je se mogu naći na URL: http://www.hrvatska21.hr [↩]
  47. Vidi Eržiš­nik, D. Infor­ma­ti­za­ci­ja i ured­sko pos­lo­va­nje – povi­jes­ni pre­gled i per­s­pek­ti­ve. // Arhiv­ski vjes­nik. 43 (2000). str. 67–76, i Eržiš­nik, D. Suvre­me­na pismo­hra­na i arhiv­ska služ­ba. neo­bjav­lje­ni refe­rat odr­žan na I. kon­gre­su arhi­vis­ta, Zagreb, 2001. [↩]
  48. Hrvat­ska u 21. sto­lje­ću : Kul­tu­ra. Zagreb : Ured za stra­te­gi­ju razvit­ka Repu­bli­ke Hrvat­ske. 2001., str. 67–69 [↩]