Položaj i uloga arhiva i pismohrana u suvremenom društvu

0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- 0 Flares ×

Arhivi su nastali iz praktičnih potreba da se sačuvaju zapisi o javnopravnim, privatnopravnim, sudbenim, upravnim, političkim i ostalim pravnim poslovima i događanjima, dokažu ili ilustriraju činjenice. Moderni su arhivi u Europi nastali zbog odluke tadašnje vlasti da gradivo koncentrira na jednom, središnjem mjestu. Do kraja 19. st. u potpunosti su razvijena dva osnovna načela arhivistike: načelo provenijencije i načelo prvobitnog reda, koja su temelj na kojem počiva arhivistička znanost 20. stoljeća.

U Hrvatskoj o arhivskoj instituciji kao takvoj možemo govoriti tek od 20. st. Položaj i ulogu suvremenih arhiva i pismohrana određuje niz elemenata među kojima se ističu relevantni zakoni, uprava i uredsko poslovanje, kvaliteta rada arhivske službe i prakse, korištenje gradiva, razvoj tehnologije koji je pred arhivsku službu stavio novi izazov – elektroničke zapise. Klasične arhivističke metode ne odgovaraju novom gradivu te se struka s praktičnih okreće teorijskim pitanjima. Klasični nacionalni (središnji) arhiv proizvod je političke tradicije. IT otvara temeljno pitanje i o tome je li potrebno zadržati tradicionalne, centralizirane arhive.

U arhivistici trenutno egzistiraju dvije paradigme: stara paradigma koja je povijesno-tehnistička, i nova koja je znanstveno-informacijska. Osnovni objekt arhivistike stare paradigme je dokument, a karakteristične odrednice: nacionalna država, važnost dokumenata za studij povijesti, nacionalna arhivska služba (nacionalni arhiv), arhivi su objektivni, neutralni i pasivni čuvari istine, koncept fonda, načela provenijencije i prvobitnog reda, životni ciklus dokumenta… Nova teorija nadilazi životni ciklus gradiva u kojem se različite profesije brinu za dokumente ovisno o fazi, i naglašava kontinuum zapisa u kojemu su uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni proces. Zadaćama i položajem arhiva u bližoj ili daljoj budućnosti bave se mnogi arhivisti, bez obzira nazivaju li sebe pripadnicima nove paradigme, ili se svrstavaju uz staru. Pitanja kojima se bave su virtualni arhivi, korištenje gradiva, preobilje informacija, isplativost čuvanja, vrednovanje… Struka više ni ne postavlja pitanje o on-line dostupnosti gradiva, to je postalo imperativom. Ogromna većina korisnika, izuzev nekoliko znanstvenika koji trebaju uvid u originalni dokument, zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i nije im bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili nekom uredu.

Arhivisti nisu jedini koji se bave definiranjem i implementiranjem okruženja koje osigurava upravljanje gradivom, time se bave i mnoge druge struke, od poslovnog svijeta do medicinara, svi kojima je važno da sačuvaju svoje podatke. Arhiviste se često isključuje iz procesa odgovaranja na izazove elektroničkih zapisa zato jer ih ostale struke podcjenjuju, odnosno, arhivisti nisu stekli, u očima drugih struka, kredibilitet svojim poznavanjem zakona, propisa, standarda i najboljih metoda rada, pismohrana. Informatizacija uprave pretpostavlja automatizaciju procesa upravljanja spisima. IT nije promijenila osnovnu prirodu stvaranja dokumenata, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih i poslovnih procesa. Nije promijenjena ni potreba za čuvanjem dokumenata kao evidencije. Hoće li tu bazičnu funkciju i nadalje obavljati arhivi, bili oni fizički ili virtualni, ovisi isključivo o današnjim arhivistima. O mjeri u kojoj arhivisti budu prihvatili i ispunjavali novu ulogu, onih koji brzo pružaju točne i autentične informacije, ovisit će i njihov položaj u društvu. Današnje doba zahtijeva i nagrađuje aktivno ponašanje. Glavni će izazov struci biti da osigura daljnju važnost arhiva upravi. Dokumenti su kreacija uprave, oni postoje zato što uprava ima potrebe za njima zbog svog vlastitog rada, a svako je drugo korištenje gradiva, kao povijesnog izvora ili kulturnog dobra, nusproizvod činjenice da je gradivo stvoreno i čuva se zbog potreba poslovnih procesa. Ukoliko struka sama ne opravda potrebu za svojim postojanjem, neće ni postojati. Proces učenja i prihvaćanja nove uloge je bolan i težak, ali neminovan: “Ono što nas ne ubije, to nas ojača!”

Ključne riječi: arhiv, pismohrana, status, arhivska teorija, arhivska praksa

Uvod
Arhivi su nastali iz praktičnih potreba da se sačuvaju zapisi o javnopravnim, privatnopravnim, sudbenim, upravnim, političkim i ostalim pravnim poslovima i događanjima, dokažu ili ilustriraju činjenice. Pouzdanih podataka o tome kada su nastali prvi arhivi nema, no arhivi su stari koliko i sama pismenost. Moderni su arhivi u Europi, najstariji je Archivio di Simancas (Španjolska) iz 1542. g., nastali zbog odluke tadašnje vlasti da gradivo koncentrira na jednom, središnjem mjestu. Državni arhivi nastali do kraja 18. st. su tajni (nisu dostupni javnosti), i vladarevo su učinkovito sredstvo upravljanja.
Francuska revolucija, 1794. g., obilježava prekretnicu u razvoju arhiva: pravilo je Francuske revolucije da arhivi pripadaju narodu i moraju biti na raspolaganju svim građanima čime se uvodi načelo javnosti arhivskog gradiva, a glavna uloga arhiva je korištenje gradiva od strane korisnika. Razvija se ideja o čuvanju gradiva zbog širih interesa, kao izvora informacija i svjedočanstava o povijesnom i kulturnom identitetu naroda. Arhivi se izdvajaju iz uprave i postaju mjesta gdje se istražuje nacionalna povijest, a arhivisti (koji su sada pretežito povjesničari a ne pravnici) prikupljaju sve što može svjedočiti o nacionalnoj povijest. Do kraja 19. st. u potpunosti su razvijena dva osnovna načela arhivistike: načelo provenijencije i načelo prvobitnog reda, koja su temelj na kojem počiva arhivistička znanost 20. stoljeća.
U Hrvatskoj o arhivskoj instituciji kao takvoj možemo govoriti tek od 20. st. U trenutku raspada Austro-ugarske na području Hrvatske, u sklopu upravnih nadleštava, postoje tri arhiva: u Zagrebu, Dubrovniku i Zadru. U Hrvatskoj su arhivisti, posebice do 1945. g. gotovo redovito i sami povjesničari koji gradivo tretiraju kao povijesni izvor. Kraljevina Jugoslavija i NDH nisu donijele arhivske zakone.
1950. g. donesen je Opći zakon o državnim arhivima.1 Povezanost registratura i arhiva dobiva na značenju, organizira se vanjska služba, a arhivi brinu za gradivo u nastajanju. U razvoju arhivske službe u Hrvatskoj posebno je značajno razdoblje od 1956. do 1962. godine kada je utemeljena mreža arhivskih ustanova, doneseni republički arhivski propisi, te organizirana služba nadzora nad gradivom izvan arhiva.

Suvremeni arhivi i pismohrane
Položaj i ulogu suvremenih arhiva i pismohrana određuje niz elemenata među kojima se ističu relevantni zakoni, uprava i uredsko poslovanje, kvaliteta rada arhivske službe i prakse, korištenje gradiva, razvoj tehnologije koji je pred arhivsku službu stavio novi izazov – elektroničke zapise.2

Zakonodavstvo
Ustav je najviši pravno-politički zakon i dokument koji određuje načela i oblike državnog i društvenog uređenja i propisuje prava i dužnosti građana. Odredbe ustava razrađuju se zakonima. Zakoni su normativni akti kojima se unaprijed na neodređeni način reguliraju odnosi odnosno predviđaju moguće situacije. Odredbe zakona detaljnije se određuju provedbenim propisima.
Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima3 uređuju se zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, uporaba i obrada arhivskoga gradiva, javna arhivska služba, te nadležnosti i zadaće arhiva. Odredbe arhivskog zakona razrađene su provedbenim propisima4 Glavni propis o zaštiti kulturnih dobara je Zakon o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara.((NN 69/1999, 151/2003, 157/2003)) Upravni nadzor nad radom državnih arhiva, stručni nadzor nad HDA, te donošenje potrebnih pravilnika u nadležnosti je Ministarstva kulture. U Ministarstvu je i Odjel za arhivsku djelatnost gdje se obavljaju poslovi u vezi s arhivima i arhivskom djelatnosti, uspostavlja koordinacija razvoja i implementacija mreže arhiva, vode se programi restitucije i sukcesije arhivskoga gradiva, vode se središnji registri arhiva…
Rad pisarnica i pismohrana uprave prvenstveno određuju propisi koji se odnose na uredsko poslovanje:
– Uredba o uredskom poslovanju,5
– Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju,6 i
– Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama stvaratelja i primatelja akata.7

Uredsko poslovanje tijela javne uprave nadzire Središnji državni ured za upravu.((NN 11/2004)) Središnji državni ured za e-Hrvatsku8 koordinira poslove iz djelokruga tijela državne uprave i povezivanje s privatnim sektorom u provedbi projekta e-Hrvatska.
ISO standardi odnose se na upravljanje klasičnim i digitalnim dokumentima, neovisno o materijalnim značajkama i logičkoj strukturi zapisa. Međunarodna organizacija za normizaciju usvojila je 2001. g. međunarodni standard ISO 15489 Information and documentation – Records management. Standard određuje sastavnice svakog sustava uredskog poslovanja. Zakon o normizaciji9 uređuje načela i ciljeve hrvatske normizacije, osnivanje, ustrojstvo i djelatnost nacionalnoga normirnog tijela, pripremanje i izdavanje hrvatskih norma i njihovu uporabu. Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo10 vodi katalog hrvatskih norma.

Propisi o pravu na pristup informacijama su Zakon o pravu na pristup informacijama,11 Zakon o zaštiti osobnih podataka,12 Zakon o zaštiti tajnosti podataka.13 Propisi o pružanju usluga informacijskog društva su Zakon o elektroničkom potpisu,14 i Zakon o elektroničkoj trgovini.15

18. lipnja 2004. g. Europsko vijeće je promaknulo RH u službenog kandidata za članstvo u EU. EU, iako su se članice dogovorile o kulturnoj suradnji, nije donijela europske, zajedničke propise o arhivskom gradivu no članice mogu koristiti preporuke i upute Vijeća Europe.16  Arhivi su, kao i knjižnice, ostavljeni suverenitetu pojedine zemlje-članice, naravno, unutar pravnog okvira EU zakona.

Uprava i uredsko poslovanje
Događanja 20. stoljeća, globalizacija i globalna privredna utakmica, integracija europskih zemalja u Europsku uniju, te nagli rast izdataka za socijalnu državu doveli su do krize njezina financiranja odnosno potrebe za smanjenjem troškova rada državnog aparata što je dovelo do nove uloge (mjesta i položaja) javne uprave, u čemu je najočitiji primjer Velika Britanija koja je prešla na “novo javno upravljanje” (new public management).
RH je od 1990. g. samostalna država koja je ukinula jednopartijski sistem, prešla na tržišnu privredu, promijenila dosta propisa i dijelom smijenila nekadašnji kadar. Brojne reorganizacije uprave 17 nisu dovele do boljeg i učinkovitijeg rada. Uredsko poslovanje tijela uprave je nerijetko loše, a upravne inspekcije uočavaju niz nedostataka vezanih uz nepregledno i neažurno obavljanje poslova uredskog poslovanja: ispreplitanje i preklapanje poslova između raznih organizacijskih jedinica određenog tijela, djelomično urudžbiranje, neuredno vođenje internih dostavnih knjiga, nepravilne postupke s povjerljivim spisima… Na rad dijela pismohrana utječe negativna selekcija službenika koji su, relativno često, službenici/namještenici koji su radili na potpuno različitim radnim mjestima, na određeni su način postali “višak”, ali ih se zbog raznih razloga zadržalo u radnom odnosu. Osobe se šalje da “slažu spise” i po kazni.18 U pismohranama su izuzetak, a ne pravilo, djelatnici s visokom stručnom spremom.

Arhivska služba i praksa
Arhivska služba u RH organizirana je na klasičnom modelu arhiva kao ustanova koje preuzimaju, čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih stvaratelja. Sukladno “životnom ciklusu dokumenata” arhivi preuzimaju neaktivno gradivo, starije od 30 godina, koje je izgubilo svoju tekuću administrativnu, financijsku i pravnu upotrebljivost. Registraturno gradivo je razdvojeno od arhivskog, a arhivsko su i uredsko poslovanje različite struke.
U Hrvatskoj djeluje, uz HDA, 13 državnih područnih arhiva s 9 sabirnih centara. Svi arhivi ukupno koriste 46 zgrada, 19 24 zgrade koje arhivi koriste zaštićeni su spomenici kulture, a pitanje vlasništva nad dijelom zgrada nije riješeno (denacionalizacija). Ukupna površina svih zgrada iznosi 50 785 m2 a od toga na spremišni prostor otpada 36 233 m2.20 Problemi arhivske službe nisu novi,21 i ne rješavaju se godinama, što rezultira time da arhivska služba ne izvršava u potpunosti svoje zadatke i obveze. Najveći je problem prostor, te gradivo van arhiva, zbog nemogućnosti preuzimanja, propada i nestaje. Dio zgrada nema osnovne uvjete koje suvremeni standardi preporučaju za čuvanje gradiva (temperatura, relativna vlažnost, oprema…). Uz nedostatak prostora za preuzimanje “zrelog” gradiva veliki problem arhiva su djelatnici kojih nema dovoljno. Prema evidenciji HDA u državnim je arhivima zaposleno 386 osoba: 84 arhivska tehničara, 24 viša arhivska tehničara, 99 arhivista, 29 arhivista specijalista, 9 viših arhivista i 7 arhivskih savjetnika.22 Fluktuacija radne snage je velika,23 dio djelatnika arhivistiku nije izabrao kao životni poziv već im je to bila jedina mogućnost zapošljavanja, dio djelatnika u javnim službama posao doživljava kao sigurnu sinekuru u kojoj su im prava i pogodnosti zajamčeni bez obzira na kvalitetu i kvantitetu rada. Norme rada ne postoje ili se ne primjenjuju.

Obrazovanje arhivista (VSS) je dvojako. Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu, Odsjek za informacijske znanosti, katedra za arhivistiku, organizira dvogodišnji i četverogodišnji dodiplomski studij.24 Krajem 1980-tih HDA, HAD i Hrvatsko arhivsko vijeće počeli su organizirati tečajeve za izobrazbu novouposlenih arhivista, što je dopunsko obrazovanje i služi kao priprema za polaganje stručnog ispita. Stručni ispit je osnovni oblik dodjele stručnog zvanja. Ne postoji jedinstveni priručnik odnosno pravilnik o metodologiji rada arhivista,25 a za djelatnike u pismohranama nadležni su državni arhivi izdali samo jedan priručnik.((Arhivistika za djelatnike u pismohranama. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1992.))
Uz sređivanje gradiva arhivisti obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove zaštite (vanjska služba). Rad vanjske službe arhiva nije standardiziran i reguliran posebnim propisom. Propisi su terminološki26 i konceptualno neusklađeni, što dovodi do različitih tumačenja te blokira i usporava rad pismohrana i arhiva.27 Opći popis gradiva s rokovima čuvanja nije donesen, iako je to trebalo biti učinjeno do 3. kolovoza 2003. g. Ukoliko pregledamo časopis “Arhivski vjesnik” unatrag zadnjih deset godina naići ćemo na vrlo malo članaka koji pomažu pismohranama u radu.Malo je djelatnika pismohrana učlanjeno u arhivističke udruge. Djelatnici pismohrana rijetko su pozivani kao autori na stručna savjetovanja. Kontakti između pismohrana i arhiva su slabi. Arhivi ne doživljavaju pismohrane kao dio “vlastitog tima” koji radi na istom zadatku i ima isti cilj – pronalaženje potrebnog spisa ili predmeta, bilo to 5 mjeseci, 20 ili 100 godina od njegova nastanka. Dio arhivista ima snishodljiv stav prema pismohranama, i ne prepoznaje ih kao dio vlastite struke. Pismohrane pak uočavaju da arhivi ne poznaju propise, uredsko poslovanje i “stvarni život” uprave.
1999. g.28
13 hrvatskih arhiva čuvalo je 9 633 fonda/zbirke odnosno 95 460 dužnih metara gradiva, od čega su 6 773 fonda/zbirke ili 73 550 d/m gradiva bili sređeni (70,3 %). U 2002. g.29 14 je arhiva čuvalo 11 166 fonda/zbirke odnosno 99 213 dužnih metara gradiva, od čega su 7 473 fonda/zbirke ili 65 201 d/m gradiva bili sređeni (65,7 %). Podataka o gradivu u pismohranama nema. Gradiva nastalog do 1970. g., dakle onog koje se mora preuzeti u arhive, ima oko 44 000 d/m.((Vidi Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str.11-32)) HDA ne vodi evidenciju svih pismohrana i stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog gradiva u RH, nego samo evidenciju stvaratelja i imatelja u svojoj nadležnosti, u koju je upisano 306 stvaratelja, odnosno imatelja, kod kojih je pohranjeno oko 60 000 dužnih metara gradiva, s time da se ne može se precizno utvrditi količina gradiva do 1973. godine.30
U arhivima radi 252 arhivista i tehničara koji trebaju srediti 34 012 dužnih kilometara nesređenog gradiva,((Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003)) što znači 139,96 dužnih metara po osobi. Prema najblažim procjenama gradiva “zrelog” za preuzimanje ima oko 44 dužna kilometra, što znači dodatnih 181 dužnih metara gradiva po osobi koje treba arhivistički obraditi i opisati. Hrvatski državni arhiv je 1999. g. imao 70 zaposlenika arhivske struke, a pohranjivao je 19 568 d/m gradiva, od toga je 9 598 d/m sređeno.((isto)) 2002. g. HDA ima jednaki broj zaposlenika arhivske struke – 70. Količina pohranjenog gradiva se povećala i iznosi 23 138 d/m, od čega je sređeno 12 386 d/m.37 Dakle, može se zaključiti kako su djelatnici HDA za tri godine sredili 2 788 d/m gradiva, ili 39,8 d/m po zaposleniku arhivske struke godišnje. Djelatnicima hrvatskih arhiva je, pri sadašnjem broju zaposlenih, uz pretpostavku brzine rada djelatnika HDA, središnje i matične arhivske ustanove u RH, potrebno oko 3 i pol godine rada za sređivanje nesređenog gradiva koje se nalazi u arhivima.31

Arhivi gradivo sređuju i opisuju sukladno načelu provenijencije i načelu prvobitnog reda. MAV je izdalo opću međunarodnu normu za opis arhivskoga gradiva (ISAD(G))32 i Međunarodnu normu arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji ISAAR(CPF).33  Hrvatski su arhivi prihvatili i koriste norme opisa ISAD(G) i ISAAR(CPF). Usvajanje normi od strane šire arhivske zajednice omogućava standardizaciju rada, razmjenu informacija o gradivu između zemalja koje imaju različito uredsko poslovanje i tradicije sređivanja i opisa gradiva. Norme su izrađene i usvojene prije desetak godina, te će se njihov puni učinak na struku tek pokazati.
“Elektronički zapisi odnosno elektronički dokumenti sadrže podatke, informacije i druge sadržaje koji nastaju odnosno zapisani su u elektroničkomu (računalnom) poslovanju pomoću informacijske i komunikacijske tehnologije, na magnetskim i optičkim nosačima. Elektronički podaci su podaci koji su oblikovani, primljeni, poslani ili pohranjeni u elektroničkoj formi.”34  Tijekom zadnjih desetak godina svjetska je arhivska zajednica dosta i često raspravljala o elektroničkim zapisima. Općeniti je zaključak kako se elektronički zapisi po svom konceptu ne razlikuju od klasičnih: “Zapis je pisana evidencija o pravnom činu, napisana u skladu s odgovarajućom formom, utvrđenom kako bi je učinila vjerodostojnom i kako bi je obdarila snagom dokaza.”35 Korištenje IT nije promijenilo osnovnu prirodu stvaranja dokumenta, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih procesa. Nije promijenjena niti temeljna uloga arhiva, sačuvati dokumente kao evidenciju aktivnosti.
Međunarodno arhivsko vijeće je 1997. g. utemeljilo radnu grupu za pravna pitanja vezana uz elektroničke zapise. Grupa je proučila stanje i ustanovila kako, kad govori o elektroničkim zapisima, struka u raznim zemljama ne daje čak ni isto značenje riječima autentičnost, pouzdanost, valjanost. Ipak, općenito je prihvaćeno da autentičnost znači da je dokument ono što je namijenjen da bude, a da pouzdanost znači da je dokument pouzdan.36 Ista je radna grupa proučila glavne projekte o elektroničkim zapisima i zaključila da projekata ima dosta ali je njihova veza sa legislativom slaba, a zakonodavci nemaju koristi od rezultata projekata. Projekte je potrebno evaluirati kako bi se znanje koje je rezultat projekata prenijelo arhivistima.

Uredbom o uredskom poslovanju iz 1987. g. tijelima uprave omogućeno je elektroničko vođenje uredskih knjiga. Danas se skoro u cijeloj upravi RH uredske knjige vode računalno, s time da se urudžbeni zapisnici i upisnici UP predmeta, ali ne i kazala, po završetku godine moraju ispisati. To znači da je pretraživanje gradiva moguće, ukoliko se ne zna točna klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj dokumenta, obaviti isključivo korištenjem računala odnosno pripadajuće aplikacije. Korespondencija je i nadalje klasična, odvija se putem papirnih dokumenata. Od 1987. g. do danas nadležno ministarstvo nije donijelo nikakve upute/propise o hardveru i softveru tijela uprave te su tijela kupovala i koriste različite softvere i hardvere. Nije rijedak slučaj da proizvođač softvera i hardvera s početka 1990-ih više ne postoji ili da tadašnje aplikacije nije moguće nadograditi ili izmijeniti. Veliko je pitanje, s obzirom da će se gradivo nastalo 1988. g. u arhive preuzimati 2018. g., hoće li biti uopće moguće “iščitavati” elektroničke upisnike stare 30 godina, te ukoliko ne, kako će se gradivo pretraživati. Hrvatski arhivi, krajem 1980-ih i početkom 1990-ih, nisu poklanjali pažnju informatizaciji i računalima, niti su, također, do današnjih dana donijeli konkretne zahtjeve glede elektroničkog gradiva.

Korištenjem arhivskoga gradiva smatra se uporaba obavijesnih pomagala o arhivskome gradivu i arhivskog gradiva bez obzira na kojemu je nosaču zapisa sačuvano. U Hrvatskoj je javno arhivsko gradivo u pravilu dostupno 30 godina nakon nastanka. 2002. g.37 gradivo svih državnih arhiva (koji imaju 243 zaposlenika arhivske struke) koristilo je 4 602 korisnika koji su pregledali 37 253 arhivske jedinice i predmeta. Usporedbe radi, Nacionalni arhiv u Dublinu u kojem je 35 zaposlenika, godišnje posjeti oko 20 000 korisnika koji konzultiraju oko 50 000 arhivalija.38 Odnos hrvatske struke prema korisnicima djelomično je uvjetovan malim korištenjem gradiva i slabim kontaktima s korisnicima zbog čega arhivisti ne vide praktičnu uporabu rezultata svoga rada (sređeno gradivo i obavijesna pomagala).
Pomak s tiskanih medija na elektroničke, uočljiv u znanstveno-istraživačkoj djelatnosti u društvenim i humanističkim znanostima i u bibliotekarskoj struci, izaziva slične promjene u korištenju arhivskog gradiva. Arhivisti su pod sve većim pritiskom da izmijene korisničku službu tako da odgovori očekivanjima korisnika. Očekivanja i potrebe korisnika traže od arhiva on-line pristup gradivu što mijenja ustaljeni način rada. Od 14 hrvatskih arhiva manji ih dio ima vlastitu web stranicu: HDA, DA Osijek, DA Rijeka, DA Varaždin, DA Zagreb… U Hrvatskoj do sada nije provedeno istraživanje korisnika arhiva. Jedini relevantni rad je anketa Arhivista o arhivima i istraživačima39 iz 1962. godine.))
Gradivo pohranjeno u pismohranama do sada u načelu nije bilo dostupno niti su postojali propisi o njegovu korištenju. Načelo javne dostupnosti službenih dokumenata prvi je put izraženo 1766. g. u Švedskoj. U 20. stoljeću utjecaj javnosti na vlast je veći te se donose zakoni o slobodi informiranja, u SAD-u je takav zakon (Freedom on Information Act) usvojen 1966. g. Zakon o pravu na pristup informacijama40 učinci na rad uprave i arhiva. Zakon je, uz određene izuzetke, učinio javno gradivo dostupnim od trenutka stvaranja.

Mogućnosti razvoja
Klasične arhivističke metode ne odgovaraju novom gradivu te se struka s praktičnih okreće teorijskim pitanjima.41 Klasični nacionalni (središnji) arhiv proizvod je političke tradicije. IT otvara temeljno pitanje i o tome je li potrebno zadržati tradicionalne centralizirane arhive. U arhivistici trenutno egzistiraju dvije paradigme:42 stara paradigma je povijesno-tehnistička (historical-technicist), a nova znanstveno-informacijska (scientific-informatonal). Osnovni objekt arhivistike stare paradigme je dokument, a karakteristične odrednice: nacionalna država, važnost dokumenata za studij povijesti, nacionalna arhivska služba (nacionalni arhiv), arhivi su objektivni, neutralni i pasivni čuvari istine, koncept fonda, načela provenijencije i prvobitnog reda, životni ciklus dokumenta…
Osnovni objekt nove paradigme je društvena informacija definirana kao niz intelektualnih, kodiranih i društveno kontekstualiziranih značajnih simbola koje je moguće zabilježiti na bilo kojem nosaču (papiru, računalu, magnetskoj traci…) i stoga permanentno priopćavati. Osnovni objekt nove paradigme, informacija, može biti izolirana i znanost je može proučavati. Arhivistika je informacijska znanost ali se od ostalih informacijskih znanosti (bibliotekarstvo, dokumentalistika) razlikuje po tome što gradivo promatra na holistički način kao (polu) zatvoreni sustav društvenih informacija, zabilježenih na bilo kojoj vrsti medija, a koje određuju dva faktora, struktura i korištenje, kojima se pridružuje i treći, memorija, koji se preklapa s prva dva.
Najzapaženije su rasprave nastale pod utjecajem post-modernizma. Rasprave dekonstruiraju sve segmente arhivske teorije i prakse, a razmatraju i pitanja koja su ranije bila van domene klasične arhivistike. Post-modernizam se pojavio 1970-ih, no arhivisti su ga “otkrili” tek 1990-ih. Od arhivskih teoretičara koji pišu pod utjecajem post-modernizma, i sebe nazivaju arhivistima nove paradigme, valja istaknuti Terrya Cooka, a slijede Brien Brothman, Eric Ketelaar, Joan Schwartz, Tom Nesmith, Verne Harris, Barbara Reed, Elizabeth Kaplan, Fran Blouin, Frank Upward, James O’Toole, Lilly Koltun, Margaret Hedstrom, Nancy Bartlett, Preben Mortensen, Richard Brown, Richard Cox, Robert McIntosh, Steve Lubar, Sue McKemmish, Theresa Rowat….
Nova teorija nadilazi životni ciklus gradiva u kojem se različite profesije brinu za dokumente ovisno o fazi, i naglašava kontinuum zapisa u kojemu su uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni proces. Record continuum43 promatra gradivo kao posebnu vrstu dokumenata u smislu njihove namjene i funkcionalnosti, naglašava njegovu dokaznu, transakcionu i kontekstualnu prirodu, te odbacuje definiciju gradiva usmjerenu na njegov sadržaj i obavijesnu vrijednost. Teži se inkorporaciji osobnih i korporalnih arhiva svih sektora društva u kolektivni arhiv, koji funkcionira kao kolektivna memorija cijele države.
Amerikanka Linda Henry najzapaženija je kritičarka arhivskog post-modernizma.44  Prema autorici sljedbenici nove paradigme nisu dobro pojasnili svoje ideje, a definicija gradiva je preuska. Postmodernisti ne utemeljuju svoj rad na cjelokupnoj arhivskoj teoriji, a još manje na praksi, bilo u radu s klasičnim bilo u radu s elektroničkim gradivom. Ideje nove paradigme nisu provjerene u praksi, daje se malo korisnih savjeta i obeshrabruje učenje, vjeruje se da će brigu o gradivu preuzeti stvaratelji. Žargon koji upotrebljavaju sljedbenici nove paradigme je nerazumljiv većini pripadnika struke te se oni stoga ni ne uključuju u raspravu. Autorica priznaje kako su pobornici nove paradigme naveli struku da preispita svoj rad, što nije loše, no cijena koja je za to plaćena previsoka je, arhivisti su odvraćeni od učenja o elektroničkom gradivu i od stvaranja programa za njega.
Zadaćama i položajem arhiva u bližoj ili daljoj budućnosti bave se mnogi arhivisti, bez obzira nazivaju li sebe pripadnicima nove paradigme, ili se svrstavaju uz staru. Pitanja kojima se bave su virtualni arhivi, korištenje gradiva, preobilje informacija, isplativost čuvanja, vrednovanje… Struka više ni ne postavlja pitanje o on-line dostupnosti gradiva, to je postalo imperativom. Ogromna većina korisnika, izuzev nekoliko znanstvenika koji trebaju uvid u originalni dokument, zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i nije im bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili nekom uredu.
Korisnici očekuju gradivo dostupno na svom računalu, bilo kada i bilo gdje. Praktički se može reći da ono što nije na mreži ne postoji. Zbog preobilja informacija naglasak se cijelog informatičkog društva pomiče ka selekciji informacija. Arhivisti se trebaju poslužiti iskustvima knjižničara, dokumentalista, informacijskih stručnjaka, muzeologa. S jedne strane navedene su struke dio problema odavno riješile i imaju puno više iskustva u radu s korisnicima, a s druge strane neisplativo je da arhivisti pronalaze “svoja” rješenja ukoliko postoje iskušane i učinkovite metode i prakse. IT omogućava umreženje arhiva s ostalim ustanovama. Arhivi on-line dostupnošću gradiva gube dio svoje dosadašnje moći čiste fizičke kontrole nad gradivom i ograničenjima pristupa. Nova moć arhiva djelomično leži u tome da arhivi, kao i knjižnice, pridonose širenju znanja i omogućuju zabavu. Korisnici sve više traže različito gradivo: slike, fotografije, video zapise, knjige, popularnu literaturu, spise… praktički sve što može razotkriti predmet njihova interesa. IT omogućava virtualno povezivanje raznih disciplina oko jedne teme, npr. povezivanje baza podataka povjesničara umjetnosti, arheologa, etimologa, povjesničara… o staroj Grčkoj ili drvodjelstvu u renesansnoj Italiji. Društvene i humanističke znanosti još nisu do kraja usvojile prednosti IT (e-mail i voice-mail, list servere, elektronske konferencije) dakle tehniku koja pruža enorman potencijal zajedničkih istraživanja, a kako oni budu usvajali IT, tražit će sve više raznog gradiva što će dovesti do povećanja onoga što podrazumijevamo pod “istraživačkim izvorima”.
Arhivisti nisu jedini koji se bave definiranjem i implementiranjem okruženja koje osigurava upravljanje gradivom, time se bave i mnoge druge struke, od poslovnog svijeta do medicinara, svi kojima je važno da sačuvaju svoje podatke. Arhiviste se često isključuje iz procesa odgovaranja na izazove elektroničkih zapisa zato jer ih ostale struke podcjenjuju, odnosno, arhivisti nisu stekli, u očima drugih struka, kredibilitet svojim poznavanjem zakona, propisa, standarda i najboljih metoda rada, a i sama arhivska struka je nedovoljno standardizirana.
Ured za strategiju razvitka RH izradio je, uz suradnju stručnjaka iz relevantnih područja,45 strategiju razvitka RH “Hrvatska u 21. stoljeću”.46  Strategija pokriva 19 područja, i daje ocjenu stanja, objašnjava nužnost reforme te precizira ciljeve koji se reformom žele postići. Prema strategiji ciljevi razvoja uprave su: moderna i sposobna uprava koja je u troškovima svedena u okvire realnih mogućnosti, odanost zakonitosti, angažirani kvalitetan rad djelatnika, pouzdana, otvorena i transparentna, odgovorna, efikasna i učinkovita uprava, približavanje administracije korisnicima, profesionalizirani vrh strukture uprave, primjena “merit” načela na rad djelatnika, informatizacija, partnerstvo države i civilnog društva… Strategija razvitka znanosti naglašava kako je IT temelj ekonomije i društva u 21. stoljeću te potrebu umrežavanje informacijskih sustava državnih institucija i javnih službi, izgradnju elektroničke uprave, digitalizaciju kulturnih, nacionalnih, obrazovnih i poslovnih sadržaja.
IT otvara pitanje budućnosti pismohrana.47 Informatizacija uprave pretpostavlja automatizaciju procesa upravljanja spisima. S jedne se strane postavlja pitanje može li, i u kojoj mjeri, automatizacija procesa upravljanja spisima dovesti do uredne komunikacije i evidentiranja svih spisa koje tijelo stvara ili prima, ili će, kao i dosada, dio spisa biti van evidencija i kontrole. S druge strane, e-uprava je neminovna i neizbježna, a RH će je, kao sadašnji kandidat, a buduća članica EU-a, morati usvojiti.

Temeljni zadaci i cilj rada arhiva u RH, u bliskoj budućnosti, definirani su strategijom razvoja kulture RH u 21. stoljeću: “U tom smislu, u pogledu organizacije arhivske službe mogu se identificirati tri zadatka:
– usklađivanje mreže državnih arhiva s administrativno-upravnom podjelom Republike Hrvatske (u čemu je već postignut određeni napredak);
– stvaranje boljih uvjeta za obavljanje arhivske djelatnosti u jedinicama lokalne uprave i samouprave kroz uvođenje programa zaštite i obrade preduvjet za decentralizaciju arhivske službe;
– i poticanje osnivanja privatnih i specijaliziranih arhiva. ”

Cilj
“Organizacijski i financijski osposobiti arhivsku službu za zaštitu cjelokupnog arhivskog gradiva (u državnom vlasništvu, javno i privatno), razviti i integrirati sustav za upravljanje dokumentima u upravi i arhivima i osigurati obrazovanje stručnih djelatnika.”48

Uzevši u obzir sredstva i kadar kojim arhivi raspolažu, a vrlo je vjerojatno kako se u bliskoj budućnosti stanje neće popraviti na bolje, cilj zaštite arhivskog i registraturnog gradiva bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu je daleko preambiciozan. Zaštitu cjelokupnog gradiva ne mogu financirati i izvesti ni daleko bogatije zemlje u kojima je svijest o važnosti gradiva dobro izgrađena i izražena. Arhivi u RH moraju usmjeriti svoja ograničena sredstva na zaštitu i čuvanje onog dijela gradiva koje građanima daje potrebne dokaze o njihovim općim i pojedinačnim interesima i pravima.

Zaključci
Globalizacija, globalna privredna utakmica, gubljenje uloge i važnosti nacionalne države, integracija europskih zemalja u EU, pojava novih institucija moći kao što su međunarodna udruženja i multinacionalne kompanije, nagli rast izdataka za financiranje države doveli su do potrebe za smanjenjem troškova državnog aparata. U upravu se uvode nemilosrdne metode menadžmenta. Teži se e-upravi, što znači informatiziranu upravu u kojoj pri obavljanju upravnih poslova nema službenika, ili im je broj uvelike smanjen, kao posrednika između građana i upravnih činova (čime se postiže ogromna ušteda). E-uprava znači normizaciju i standardizaciju procesa, proizvoda i usluga i automatizaciju rada, u kojem strojevi zamjenjuju neobrazovanu ili nisko obrazovanu radnu snagu, te poslovanje putem računala kako bi građani dio poslova mogli obaviti sami. Globalizacija traži i zahtijeva istu razinu usluga i iste usluge bilo gdje u svijetu kao i jednaki tretman svakoga. Uprava i arhivi od institucija i simbola moći postaju uslužna djelatnost, “službenici” čiji rad nekadašnji “podanici” trebaju ocijeniti uspješnim u cilju opravdavanja troškova.

Arhivska služba u RH organizirana je sukladno devetnaestostoljetnom poimanju arhiva kao ustanova i gradiva važnog za nacionalnu državu i nacionalnu svijest. Registraturno gradivo je razdvojeno od arhivskog, a arhivsko su i uredsko poslovanje različite struke. Gradivo se sređuje i opisuje sukladno tradicionalnim načelima provenijencije i prvobitnog reda.
Problemi arhivske službe ne rješavaju se godinama. Arhivi, zbog nedostatka prostora, ne mogu izvršiti svoju obvezu preuzimanja gradiva koje je dospjelo za predaju. Točnih podataka o gradivu kod stvaratelja nema. Oko 34 dužna kilometra gradiva pohranjenog u arhivima je nesređeno, a za njegovo sređivanje potrebno je oko tri i pol godine. Stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva nije standardiziran i reguliran posebnim propisom. Opći popis gradiva ograničenih rokova čuvanja i gradiva trajne vrijednosti nije donesen. Pravilnici su terminološki i konceptualno neusklađeni, a vidljivi su i pokušaji nekritičke primjene stranih iskustava.
Djelatnika nema dovoljno, a njihovi su radni učinci dvojbeni budući da norme rada ne postoje ili se ne primjenjuju. Obrazovanje arhivista je u načelu dopunsko, služi kao priprema za polaganje stručnog ispita, te su arhivisti osobe priučene za arhivski rad. Gradivo pohranjeno u hrvatskim arhivima koristi se relativno malo, a istraživanje korisnika nikada nije provedeno. Arhivi se prema korisnicima ne ponašaju na user-friendly način. Od 14 hrvatskih arhiva svega ih nekoliko ima svoje Web stranice koje daju šture podatke o gradivu, ali ne i samo gradivo.
Arhivska se struka s elektroničkim zapisima u zadnjih desetak godina bavi iznimno mnogo. Općeniti je zaključak struke kako se elektronički zapisi po svom konceptu ne razlikuju od klasičnih, oni su evidencija o pravnom činu, napisana u skladu s odgovarajućom formom, utvrđenom kako bi je učinila vjerodostojnom i kako bi je obdarila snagom dokaza. Temeljna zadaća arhiva je sačuvati autentično gradivo koje će koristiti narnaredne generacije, pri čemu se mora sačuvati sadržaj, struktura i kontekst gradiva.
Globalizacija utječe na rad arhiva. Glavna roba informatičkog doba su informacije, znanje ima tržišnu vrijednost i objekt je i sredstvo eksploatacije. Arhivi pohranjuju informacije. Problem je način na koji se dolazilo do informacija pohranjenih u gradivu. Dolaženje do informacija putem tradicionalnih arhivističkih načela (stvaratelj) je teško bez aktivne uloge arhivista kao posrednika između gradiva i korisnika. Kako se teži automatizaciji rada potrebno je iznaći takve načine prezentiranja gradiva koji će korisniku omogućiti pronalaženje tražene informacije bez pomoći posrednika. Budući da dosadašnjom praksom nije mogla odgovoriti na ovo pitanje, struka se okrenula teoriji. Post-modernizam nudi mogućnosti obogaćivanja arhivske prakse, a arhivistima priliku da se izvuku iz svoje učahurenosti. Nova teorija nadilazi životni ciklus gradiva i govori o modelu records continuuma u kojem su uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni proces. Iako se arhivistička post-modernistička teorija tek treba provjeriti u praksi, ona daje dostatno opravdanje za napuštanje stare paradigme i prihvaćanje nove, čiji je osnovni objekt informacija koju se može znanstveno proučavati. Elektroničke se informacije pretražuju po sadržaju što znači da su daleko dostupnije u odnosu na klasično gradivo koje se pretraživalo po stvaratelju. Post-modernizam je omogućio dekonstrukciju temeljnih elemenata arhivističke teorije i prakse. Nova paradigma, koja ne mora nužno biti utemeljena na post-modernističkim postavkama, treba rekonstruirati arhivistiku.
Hrvatska uprava i arhivi nalaze se u teškoj situaciji. S jedne strane još nije ostvaren ni Weberov ideal uprave: neosobna hijerarhija, odgovorno vodstvo, nepolitiziranost, stručnost i profesionalnost, uredna pismena komunikacija, primjerene i korektne procedure, dobri arhivi, zaštita podataka, nepristranost i etičnost, dosljedno zastupanje javnog interesa…, a s druge strane treba, radi konkurentnosti, realizirati e-upravu.
Ogromna većina korisnika zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i nije im bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili uredu. Korisnici očekuju gradivo na svom računalu, bilo kada i bilo gdje. Praktički se može reći da ono što nije na Internetu ne postoji. IT rapidno povećava dostupnost informacijama, no veća količina informacija znači i teže pronalaženje bitnih, “pravih” informacija. Zbog preobilja informacija naglasak se cijelog informatičkog društva pomiče ka selekciji informacija. IT postavlja pitanje adekvatnog obrazovanja, zapošljavanja i uloge informacijskih stručnjaka kako bi mogli zadovoljiti potrebe korisnika. IT nije promijenila osnovnu prirodu stvaranja dokumenata, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih i poslovnih procesa. Nije promijenjena ni potreba za čuvanjem dokumenata kao evidencije. Hoće li tu bazičnu funkciju i nadalje obavljati arhivi, bili oni fizički ili virtualni, ovisi isključivo o današnjim arhivistima. O mjeri u kojoj arhivisti budu prihvatili i ispunjavali novu ulogu, onih koji brzo pružaju točne i autentične informacije, ovisit će i njihov položaj u društvu. Današnje doba zahtijeva i nagrađuje aktivno ponašanje. Glavni će izazov struci biti da osigura daljnju važnost arhiva upravi. Dokumenti su kreacija uprave, oni postoje zato što uprava ima potrebe za njima zbog svog vlastitog rada, a svako je drugo korištenje gradiva, kao povijesnog izvora ili kulturnog dobra, nusproizvod činjenice da je gradivo stvoreno i čuva se zbog potreba poslovnih procesa. Ukoliko struka sama ne opravda potrebu za svojim postojanjem, neće ni postojati. Proces učenja i prihvaćanja nove uloge je bolan i težak, ali neminovan: “Ono što nas ne ubije, to nas ojača!”

Summary

ROLE AND STATUS OF ARCHIVES AND REGISTRY OFFICES IN THE MODERN SOCIETY

Archives are established due to the practical need to keep records of public, private, court, administrative, political and other legal transactions and events, or to demonstrate and illustrate facts. Modern European archives were created by the contemporary authorities’ decision to consternate records at one, central place. By the end of the XIX century two basic archival principles were developed: respect des fonds’ and registry principle, which are at the bottom of the XX century archival science. Regarding Croatia one can speak about archival institution as such only form the begging of the XX century. Role and position of modern archives and records offices are determined by a range of elements. Prominent ones are relevant laws, administration and records management, quality of the archival service and practice work, records consultation, and rapid technology deferment which give to
archivist a new challenge – electronic records. Since classic archival methods are not adequate for new records profession is looking toward to theoretical issues. Classic, national (central) archives are product of political tradition. IT raises a question if it is necessary to keep traditional, centralized archives. In this moment archival science has two paradigms: the old one which is historical-technicist, and a new one which is scientific-informational. The basic object of the old paradigm is document, and distinguishing marks are national state, importance of a document to historiography, national archival service (national archives), archives are objective, neutral and passive guardians of truth, concepts of fonds, respect des fonds’ and registry principle, documents life cycle…New theory exceeds the documents life cycle concept where different professions take care of records, depending of its life stage, and points out continuum of records where records and archival management are integral process. A great number of archivists, no matter if they call themselves member of old or new paradigm, study mission and status of archives in near or far future. Issues they deal with are virtual archives; records consultation; information abundance; preservation cost-effectiveness; appraisal …Profession does not ask itself anymore about need of on-line access, it has become an imperative. Vast majority of users, except a few scientists that need to see the original document, satisfies theirs need with an image of the document, and they do not care if archives, library, museum, private collection on some office holds the originals. Archivists are not the only ones, who deal with definition and implementation of environment that enables good management of records, many other professions deals with that issue as well, from businessman to medical staff, all for whom is important to preserve theirs records. Archivists are often excluded from the process of answering to the electronic records challenges because other professions undervalue archivists, or archivists have gained, in the eyes of others, no credibility with theirs knowledge of laws, regulations, standards, good work methods. Archival profession is purely standardized as well. IT raises a question of the registry offices future. Administrations computerization presumes automation of the records management process. IT has not changed basic nature of the records creation, records are manifestation and by-products of administrative and business processes. The need to keep documents as evidence has not been changed as well. If that basic function will still be performed by archives, no matter virtual or natural ones, is strictly and only determined by today’s archivists. Archivists’ status in society is depend to what degree archivists will accept and fulfill theirs new role, a role of these who quickly gives accurate and authentic information. Today’s society asks and gives a prize for active behavior. Essential challenge to profession will be to ensure archives importance to administration. Documents are administration creations. Documents exist because administration needs them for its own work, and any other records consultation, such as historical source of cultural heritage, is by-product of the fact that records are created and kept because of the business needs. If profession by itself does not justify need for its existence, it would not exist. Learning processes and acceptance of new role is painful and hard, but unavoidable: What does not kill us, strengthen us! (“Ono što nas ne ubije, to nas ojača!”)

Key words: archives, registry offices, status, archival theory, archival practice


  1. Službeni list FNRJ br. 12-15/1950 []
  2. Vidi Heđbeli, Ž. Položaj i uloga arhiva i pismohrana u Republici Hrvatskoj // Zbornik referatov dopolninega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih od 6. aprila do 9. aprila 2005. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor, 2005., str. 388-393, Heđbeli, Ž. Zakoni i podzakonski propisi relevantni za rad registratura i arhiva u Republici Hrvatskoj. Arhiv, 2, 2004., str. 27-41, Heđbeli, Ž. Privatno arhivsko gradivo. Arhivska praksa, 6/2003., str. 203-211, Heđbeli, Ž. Dostupni i sređeni arhivi – pretpostavka i temelj pravne države // Država i političke stranke, Zagreb : Narodne novine : Hrvatski pravni centar, 2004., str. 123-128, Heđbeli, Ž. Prijenos informacija između arhiva i pismohrana: komunikacija ili monolog “velikog brata”?. www.daz.hr/zad (19.11.2004. []
  3. Narodne novine br. 105/1997, 64/2000 []
  4. Sva je relevantna arhivska i legislativa vezana uz kulturna dobra besplatno dostupna na web stranici Ministarstva kulture: http://www.min-kulture.hr/ []
  5. NN 38/1987, 42/1988 []
  6. NN 49/1987, 38/1988 []
  7. NN 37/1988 []
  8. NN 11/2004 []
  9. NN 163/2003 []
  10. Prema podacima na URL: http://dznm.hr. (15.03.2004.). []
  11. NN 172/2003 []
  12. NN 103/2003 []
  13. NN 108/1996 []
  14. NN 10/2002 []
  15. NN 173/2003 []
  16. Vidi Cadell, P. Archives and Goverment at a European Level. // Archivum. XLV (2000), str. 57 – 67., Semlič Rajh, Z. Arhivi in Europska Unija – enotni predspisi ali zgolj skupna priporočila. // Arhivi in arhivsko gradivo v času tranzicijskih sprememeb : InfoArh : Zbornik referatov : 21. zborovanje : Arhivsko društvo Slovenije : Pokrajinski arhiv Koper. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 2003. str. 62-65., Baier, H. Compatibility of Archival Theory and Practice in European Union. // Atlanti, 1-2 (2003). []
  17. Vidi Dokumenti : Strategija razvitka Republike Hrvatske. // Hrvatska javna uprava. 3-4 (2001), str. 659-745, te Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. []
  18. Slučaj Željka Bagića koji je, prema vijestima objavljenim u svim medijima, s mjesta savjetnika predsjednika RH suspendiran na mjesto arhivara []
  19. Namjenski prostor je građen jedino za HDA (1913. g. jedno krilo zgrade tadašnje nove zgrade NSK) i za DA Karlovac (1980. g. []
  20. Vidi Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str.11-32. []
  21. Vidi Giler B. O. Stanje i problemi zaštite arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva na području SFRJ. // Arhivist. 1-2 (1986). str. 19-44., Rastić, M. Strčić, P. Arhivska služba SR Hrvatske – stanje, problemi, perspektive. // Arhivist, 1-2 (1988). str. 230-261. []
  22. Prema podacima koje je HDA 25. ožujka 2004. dostavio Ž. Heđbeli (Klasa: 612-06/04-31/03, Urbroj: 565-12-04-2). []
  23. Vidi Hrelja, D. Kratki prikaz aktualnih problema Državnog arhiva u Varaždinu. // Srečanje obmejnih arhivov. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 1999, str. 56-60. []
  24. Podaci prema URL: http://www.ffzg.hr. (29.03.2004.). []
  25. Zadnji je 1977. g. objavljen “Priručnik iz arhivistike”. []
  26. Vidi Kasabašić, Š. Uredsko poslovanje u primjeni. // Informator, 5024-5025 (2002). str. 6-8, Heđbeli, Ž. Poslovi i obveze pismohrana // Informator br. 5213, 21.2.2004., str. 15-16 []
  27. Vidi Rubčić, D. Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj. // Arhivski vjesnik. 45 (2002). str. 11-17. []
  28. Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002. Navedeni su podaci za 1999. g., a u ranijim statističkim ljetopisima (2000., 2001.) podaci za arhive nisu dani []
  29. Podaci prema Statističkiom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. Ljetopis ne daje objašnjenje manje količine sređenog gradiva u odnosu na prethodnu godinu []
  30. Prema podacima koje je HDA 25. ožujka 2004. dostavio Ž. Heđbeli (Klasa: 612-06/04-31/03, Urbroj: 565-12-04-2). []
  31. isto []
  32. ISAG(G) : opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva. 2. izd., Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2001 []
  33. ISAAR(CPF) : Međunarodna norma arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1999. []
  34. Definicija prema Žumer, V. Od nastanka zapisa do predaje arhivskog gradiva u slovenskoj javnoj upravi. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 306-331. []
  35. Definiciju zapisa prema Luciani Duranti u Guercio, M. Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 247-278. []
  36. Vidi Granstrom, C., Hornfeldt, T., Peterson i drugi. Authenticy of Electronic Records (ICA Study 13-1), URL: http://www.ica.org. (08.04.2004.). []
  37. Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003. Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. []
  38. Vidi Nacionalni arhiv u Dublinu i stanje irske arhivistike. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 276-279. []
  39. Arhivist. 1 (1962). str. 94–106. []
  40. NN 172/2003 []
  41. Vidi Delmas, B. Archival Science Facing the Information Society. // Archival Science. 1 (2001). str. 25-37. []
  42. Vidi Riberio, F. Archival Science and Changes in the Paradigm. // Archival Science. 1 (2001). str. 295-310. []
  43. Vidi McKemmish, S. Placing Records Continuum Theory and Practice. // Archival Science. 1 (2001.) str. 333-359. []
  44. Henry, L. J. Schellenberg in Cyberspace, Archivists and Society. // The American Archivist. 61, 2 (1998). str. 309-327. []
  45. Voditelj projektnog zadatka za područje javne uprave bio je prof.dr.sc. Josip Kregar, a član stručnog tima koji se bavio kulturom dr.sc. Josip Kolanović. []
  46. Podatci o projektu i strategije se mogu naći na URL: http://www.hrvatska21.hr []
  47. Vidi Eržišnik, D. Informatizacija i uredsko poslovanje – povijesni pregled i perspektive. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 67-76, i Eržišnik, D. Suvremena pismohrana i arhivska služba. neobjavljeni referat održan na I. kongresu arhivista, Zagreb, 2001. []
  48. Hrvatska u 21. stoljeću : Kultura. Zagreb : Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske. 2001., str. 67-69 []